Facturation 1. DLex Facturation. DLex permet plusieurs niveaux d automatisation de la facturation.

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1 DLex Facturation Copyright Pyramiq 27 décembre 2013 DLex permet plusieurs niveaux d automatisation de la facturation. Encodage des factures ligne par ligne: vous permet d encoder vos factures de vente et d achat ligne par ligne en gardant toute latitude dans le choix des catégories comptables et des taux de TVA. Ce niveau ne permet pas de produire automatiquement des états de frais et honoraires détaillés, uniquement un détail des lignes de factures encodées. Il est parfois inéluctable d utiliser ce mode d encodage, notamment quand vous demandez une provision. Facturation automatique des prestations: vous permet, via le module «Valorisation», de facturer vos prestations, refacturer vos frais et vos débours en déduisant éventuellement des provisions versées. Le module Valorisation nécessite d avoir encodé en amont vos prestations, vos débours (comme des paiements), frais (comme des factures d achat) et provisions. Ce module vous offre une grande souplesse dans la réadaptation de toutes les prestations encodées avant qu elles ne figurent sur votre état. Il est très facile d adapter la facturation selon le résultat du dossier, la nature de relation avec votre client ou toute autre spécificité du dossier. Le module produit alors automatiquement des factures de vente reprenant les imputations adéquates aux taux TVA adéquats. Des véritables états de frais et honoraires avec annexes détaillées peuvent également être produits automatiquement via ce module. Facturation automatique des dossiers: vous permet, via le module «Facturation automatique» de facturer d un seul clic l ensemble de l encours d un dossier ou d une série de dossiers. À la différence du module valorisation, DLex ne vous laisse pas le loisir de retravailler tout l encodage des prestations mais vous permet par contre de créer vos documents d état de frais et honoraires en masse. Facturation des projets de valorisation : ceci constitue une option intermédiaire entre la valorisation et la facturation automatique des dossiers. Elle nécessite que des valorisations soient constituées dossier par dossier avec les outils propres au module «valorisation» puis enregistrées comme des «projets de valorisation». La facturation proprement dite peut alors être opérée d un clic en transformant l ensemble ou une sélection des projets en facture de vente. Facturation 1

2 Contenu Séquence normale de facturation des prestations... 3 Encodage des factures ligne par ligne... 4 Créer une nouvelle facture... 4 Facture de vente (exemple : provision)... 5 Facture de vente «Pro Forma»... 9 Facture d achat Eclater une ligne Facturation automatique des prestations Valorisation les prestations d un dossier Fenêtre «Provision en attente» avant valorisation Utilisation de l écran de valorisation Détail des actions possibles dans la valorisation Gérer les projets de valorisation Créer une facture à partir d un projet de valorisation Schéma d application automatique de la TVA Gérer l application automatique de la TVA Créer un document à partir d une facture Facturation automatique des dossiers Module de facturation automatique Créer des projets de valorisation ou des factures en masse Retrouver les factures créées et créer les documents de factures en masse Facturation 2

3 Séquence normale de facturation des prestations La séquence normale de facturation est la suivante : 1. Envoi d une demande de paiement de provision par simple lettre pour des devoirs à accomplir et donc non liée à des prestations (B2B et B2C). Il est possible d encoder au préalable une facture de provision non centralisée à partir de laquelle il est également possible de constituer la lettre de demande de paiement de provision. Cette facture devra être «basculée» dans le journal centralisé lors du paiement. 2. Paiement de cette demande par le client 3. En cas de facture initiale non centralisée (pro forma), la facture doit être basculée vers le journal de vente centralisé après le paiement. Sinon il faut encoder une facture de vente. Envoi de la facture correspondant au montant payé (obligatoire pour les B2B au plus tard pour le 15 du mois suivant le paiement). Ce montant comprend la TVA si elle est d application (voir exemptions) 4. Emission d une facture d honoraires avec application de la TVA si elle est d application (voir exemptions) : a. dont le montant est basé sur les prestations encodées et revalorisées, b. comprenant également les frais, les débours encodés en comptabilité, c. et les provisions à déduire. Cette facture d honoraires doit se trouver dans un journal centralisé pour les B2B. Cette facture peut être encodée dans un facturier non centralisé pour les B2C (pas d obligation de facture) mais devra alors être «basculée» dans le journal centralisé lors du paiement. 5. Paiement de cette facture par le client. En cas de facture initiale non centralisée (pro forma), la facture doit être basculée vers le journal de vente centralisé après le paiement. Seules les factures centralisées seront reprises dans le chiffre d affaire et la déclaration TVA, pour autant que le compte d imputation soit dans la classe 7 (société) ou A (personne physique), et que le facturier soit de type centralisable (pour l utilisation d un facturier «pro forma» voir chapitre suivant). En personne physique, depuis le passage à la TVA, il est désormais nécessaire de tenir, comme pour les sociétés, un facturier de vente qui reprend les factures envoyées aux B2B et les factures payées par les particuliers. L usage du facturier non centralisé est donc aussi d application pour les factures envoyées aux particuliers et pour les demandes de provisions (B2B et B2C). Facturation 3

4 Encodage des factures ligne par ligne Créer une nouvelle facture Pour encoder une nouvelle facture rendez-vous : Depuis l interface générale module Comptabilité > Facturiers > Nouveau Depuis un dossier onglet Comptabilité > Nouvelle facture Et choisissez un facturier selon que vous voulez encoder une facture d achat, de vente, une note d envoi ou des notes de crédit. Facturation 4

5 Facture de vente (exemple : provision) Que vous utilisiez la facturation automatique ou non il vous sera toujours nécessaire d encoder certaines factures de vente, notamment lorsque vous établissez une demande de provision. Si vous avez créé la facture depuis le dossier, les informations du dossier s encodent automatiquement dans la facture. Sinon vous devez encoder le dossier. Pour peu qu il soit unique, DLex saisit aussi automatiquement le client comptable, sinon il faut le choisir. La facture de vente s ouvre alors. Tous les champs soulignés sont des champs obligatoires mais la plupart sont déjà remplis. Le n de facture est celui qui suit la dernière facture (ou le n inscrit dans le signalétique du facturier), la date de la facture est la date de la dernière facture, et la période celui de la dernière facture. Facturation 5

6 Changez la date d émission de la facture si nécessaire Attention, si vous sortez de la période d encodage (et à fortiori de l année comptable), le facturier adapte la période d encodage et il ne vous sera plus possible de revenir en arrière DLex calcule automatiquement la date d échéance sur base du délai encodé par défaut dans le facturier, encodé dans la fiche contact du client, ou sur celui que vous stipulez pour cette facture particulière Encodez la première ligne de facture en introdusant les premiers chiffres de la catégorie comptable (dans notre cas 70) puis tapez sur DLex retrouve toutes les catégories comptables commencant par 70 et vous offre le choix. Choissisez Provision Déplacez vous vers le champ suivant en utilisant votre souris ou la touche TAB. Encodez éventuellement une description pour la ligne encodée Facturation 6

7 Déplacez vous vers le champ suivant en utilisant votre souris ou la touche TAB. DLex encode le champ TVA automatiquement en se basant sur la TVA du compte comptable de la ligne (ici V21) OU le code TVA intracom (PRT0) si il détecte que le client est européen OU le code TVA exportations (EXP0) si il est hors CEE OU exonéré (E440) si il détecte que le dossier est exonéré. Voir le chapitre «Gérer l application automatique de la TVA» pour plus de détails. Il vous est encore possible de choisir un autre taux parmi les différents taux TVA de ventes actifs (e.g. de V21 en V0) Encodez le montant de la ligne de facture HTVA DLex se charge d ajouter un montant de TVA sur cette ligne en fonction du code TVA indiqué. Appuyez sur ENTER afin de clôturer l encodage de la ligne DLex vous propose alors d encoder une deuxième ligne de facture. Si cela est nécessaire procédez exactement comme pour la première ligne. Facturation 7

8 Encodez alors la remarque de la facture si vous le jugez nécessaire. Cette remarque permet de conserver une description globale de la facture et est aussi visible lorsque vous opérez le matching entre les paiements et les différentes factures. Pour valider la facture Cliquez sur Enregistrer Lorsque la facture est validée la plupart des champs sont bloqués et se grisent. Une communication structurée est générée automatiquement pour cette facture. Cette communication peut considérablement accélérer vos matchings client si vous utilisez en outre la fonction CODA (voir note explicative à ce sujet). Il reste cependant possible de modifier la date d échéance et la remarque (pour toute autre modification, voir la note explicative à ce sujet). Dès que la facture est validée il vous est par ailleurs possible de créer un document de facture en cliquant sur le bouton Créer document. Des liens vers tous les documents de factures produits à partir de la facture encodée se retrouvent en haut à droite de la facture. Facturation 8

9 Facture de vente «Pro Forma» Il est possible de définir dans DLex des facturiers centralisables, ce qui signifie qu ils sont pris en compte dans les balances, historiques, bilans et déclaration TVA, et des facturiers non centralisables, que l on appelle «pro forma» ou «note d envoi» n affectant pas les comptes mais qui peuvent tout de même être visibles au niveau des dossiers. Les facturiers non-centralisables offrent plusieurs facilités par rapport aux facturiers centralisables. Attention, ces facilités n enlèvent en rien l obligation de tenir un facturier de vente centralisable à numérotation continue et constituant l ensemble de votre chiffre d affaire. Basculement de facturier : La première facilité est que le facturier non centralisable vous permet de gérer vos factures de sortie sans devoir les prendre en compte avant que celles-ci soient acquittées par vos clients. Cela permet de n être redevable de l impôt ou de la TVA qu au moment du paiement. Attention! La circulaire TVA est très claire en ce qui concerne l obligation d émettre des factures, assurez-vous de bien comprendre ce que cela implique avant d utiliser ces fonctionnalités! B2B B2C Demande de provision Émission d une facture pro-forma montant TVAC mais ne mentionnant pas la TVA Paiement Transfert du montant payé vers le facturier de vente centralisable Réédition et envoi d un document de facture de Réédition et option d envoi d un document de provision avec toutes les mentions obligatoires facture de provision avec toutes les mentions obligatoires Etat de frais et honoraires Obligation d envoi d une facture de vente Émission d une facture pro-forma d état de frais centralisable conforme dans les délais prévus et honoraires avec les mentions TVA (ou (pas de pro-forma!) émission directe d une facture de vente) Paiement Transfert du montant payé vers le facturier de vente centralisable DLex prévoit à cet effet une fonction qui permet en un clic de transférer l ensemble ou la partie acquittée de la facture vers le facturier centralisable. Dans cet exemple nous avons trois factures dans notre facturier pro-forma. Une apparait en blanc car elle n est pas du tout acquittée, une en bleu car elle est entièrement acquitté et une en gris car elle est partiellement acquittée. Il est possible via un clic droit de transférer l ensemble ou la partie acquittée de la facture vers un facturier centralisable. Facturation 9

10 DLex vous demande vers quel facturier centralisable vous désirez transférer le montant, ainsi que date d émission et la date d échéance du paiement. Si vous avez opté pour «transférer le montant payé vers un facturier» DLex crée un nouvelle facture dans le facturier centralisable pour le montant payé uniquement suivant l ordre de la séquence de facturation et conserve cependant une facture avec le solde à acquiter dans le facturier non centralisable Facturation 10

11 Si vous avez opté pour «changer de facturier» l ensemble de la facture est transférée vers un facturier centralisable avec sa partie aquitée et non aquitée. Elle disparait alors du facturier proforma. Plus grande souplesse : La seconde facilité du facturier non centralisable est qu il est régit par moins de contraintes que le facturier centralisable. Il vous est plus facile d éditer les informations encodées dans la facture que ce soit à des fins de travail collaboratif ou de validation. Il est également moins contraignant de supprimer une facture. Facturation 11

12 Facture d achat L encodage des factures «d entrée» ou «d achat» suit globalement la même logique que pour les factures de vente à quelques exceptions près. Si vous avez créé la facture depuis le dossier, les informations du dossier s encodent automatiquement dans la facture. Sinon vous pouvez encoder le dossier si nécessaire. Notez qu au contraire du facturier de vente, le facturier d achat n est pas toujours lié aux dossiers puisqu il couvre non seulement les éventuels frais que vous voulez refacturer aux clients mais surtout tous vos frais généraux et de fonctionnement. Le n de facture est celui qui suit la dernière facture (ou le n inscrit dans le signalétique du facturier), la date de la facture est la date de la dernière facture, et la période celui de la dernière facture. Modifiez ces champs si besoin. Encodez le fournisseur. Si dans l onglet «Comptabilité» de la fiche contact du fournisseur, des comptes (classe 4 ou 6) ont été encodés, ces comptes seront proposés par défaut comme imputation pour cette facture. DLex vous propose alors de choisir parmi ces comptes. Une ligne est créée pour chaque compte sélectionné laissant seuls les montants HTVA à encoder. Un champ de contrôle de la somme totale de la facture à encoder peut être activé. Il suffit d'activer cette fonction dans la configuration du facturier d achat. L utilisateur encode d abord le montant total de la facture (TVAC) puis encode la facture ligne par ligne (HTVA). A chaque nouvelle ligne, la balance est recalculée avec le solde restant à encoder. Lors de la validation de la facture, le total de la facture doit correspondre au montant encodé dans le champ de contrôle sinon l utilisateur est averti est ne peut pas procéder à l enregistrement de la facture. Facturation 12

13 Le taux TVA proposé sur chaque ligne est le taux indiqué dans la configuration du compte comptable. Il est toujours possible de modifier ce code TVA suivant les besoins. La communication structurée communiquée par votre fournisseur peut être encodée. De plus, un champ supplémentaire pour indiquer le numéro de facture du fournisseur est disponible. Lors de la création automatique de virements à partir de la facture d achat dans DLex, ces informations sont reprises automatiquement dans le virement déjà pré-rempli (voir note explicative à ce sujet). Facturation 13

14 Eclater une ligne Si une ligne de facture est propre à plusieurs dossiers, DLex propose un petit utilitaire permettant «d éclater» la ligne dans les différents dossiers via la création d opérations diverses. Pour ce faire, ouvrez une facture d achat, cliquez droit sur la ligne à éclater et sélectionner Eclater la ligne. DLex vous demande à quelle date vous voulez encoder l extrait et ouvre automatiquement la fenêtre d encodage du journal d OD comprenant déjà une écriture qui annule la ligne de facture. Il ne vous reste plus qu à encoder les différentes écritures afin de solder l extrait. Dans notre exemple nous allons éclater la ligne de facture de 132 euros sur deux dossiers. Facturation 14

15 L extrait indique en bas à droite le solde 132,00 En ajoutant des écritures dans les deux dossiers, le solde s adapte jusqu à atteindre 0. La ligne de facture est alors précédée par une icône indiquant que cette ligne a été éclatée. Dans les actions avancées de la facture, il est possible de retrouver facilement les écritures qui ont été passées dans les différents dossiers sur base de cette facture. Facturation 15

16 Facturation automatique des prestations Valorisation les prestations d un dossier Pour créer un état de frais et honoraires dans un dossier, rendez-vous dans le menu Prestations du dossier. Dans le menu Prestations : effectuez une recherche afin de retrouver les prestations à facturer. Parmi les critères de recherche : vous pouvez filtrer sur le statut de facturation des prestations (prendre uniquement les prestations à facturer), le type de prestation et un critère de temps. Les prestations déjà facturées ou non facturables apparaissent en bleu, les autres sans couleur. Depuis cette interface, il vous est possible de procéder de deux manières : Activation directe de la touche Valorisation Clic droit sur une sélection Envoyer vers la valorisation Toutes les prestations non facturées apparaissant à l écran sont alors envoyées vers la valorisation Seules les prestations sélectionnées (non facturées) sont envoyées vers la valorisation Facturation 16

17 Fenêtre «Provision en attente» avant valorisation Avant de procéder à la valorisation des prestations, DLex vous propose un aperçu de toutes les provisions en attente dans les facturiers de vente non-centralisables. Cette fonction a essentiellement pour but de faciliter la gestion des provisions dans les dossiers. En effet, les factures non transférées dans un facturier de vente sont omises de la valorisation. Cet écran vous assure de pouvoir gérer de manière optimale votre facturier pro-forma. Depuis la liste des provisions en attente il est possible de transférer la provision, ou la part du montant payé, dans un facturier de vente centralisable via l action du clic droit. Ces fonctions sont bien entendu soumises aux droits spécifiques. Les codes couleurs sont identiques à ceux présents dans la liste des factures afin de distinguer les factures payées, matchées etc. Clôturez cet écran pour passer à l écran de valorisation Facturation 17

18 Utilisation de l écran de valorisation L écran de valorisation est une grande calculatrice qui vous permet de réajuster les taux de toutes les prestations présentes dans la liste selon vos besoins, tout en gardant une trace de leurs valeurs avant et après le processus de valorisation. 1. La liste des prestations que vous avez envoyées à la valorisation apparaît au centre de la fenêtre. Dans cette liste, il vous est loisible de modifier tout champ apparaissant en bleu. 2. Dans le bas de la fenêtre se trouve un espace qui vous permet de sélectionner dans la liste un sous-ensemble de prestations répondant à certains critères (par type de prestation, par utilisateur, etc.) et de leurs assigner un nouveau taux via les champs de la zone En haut de la fenêtre se trouvent trois champs qui permettent d adapter les taux des prestations sélectionnées (grisées) de trois manières. Ici, se trouvent également les fonctions de création de documents au terme de la valorisation. 4. Tout en bas à droite, vous pouvez voir les totaux et sous-totaux avant et après valorisation. Facturation 18

19 Détail des actions possibles dans la valorisation 1. Liste des prestations : Il est possible de modifier individuellement tous les champs bleus de la liste en double cliquant sur ceux-ci : la description, la durée, le nombre d unité ou le montant de chaque prestation. Modifier la description Modifier la durée Modifier le nombre d unités Modifier le montant Un clic-droit sur une ou plusieurs prestations sélectionnées offre plusieurs actions avancées : Indiquer comme non facturable : la prestation sort de la valorisation, son statut est mis-à-jour et elle ne sera plus prise en compte lors de la prochaine valorisation Indiquer comme déjà facturé : la prestation sort de la valorisation, son statut est mis-à-jour et elle ne sera plus prise en compte lors de la prochaine valorisation Enlever de la valorisation : la prestation sort de la valorisation provisoirement Voir la note de facturation : Réafficher la note qui s affiche par défaut à l ouverture de la fenêtre de valorisation. Cette note doit être introduite dans l onglet comptabilité de la fiche signalétique du client comptable. Changer le montant de la provision : Il est possible d adapter le montant des provisions jusqu à concurrence du total de la facture (clic droit sur la ligne de provision). Facturation 19

20 2. Regroupement et sélection par critère : Regroupements par critères disponibles Détail des regroupements : Double-cliquer pour sélectionner les prestations d une sous-classe dans la liste Pour sélectionner un sous-ensemble des prestations, utilisez la partie inférieure de la fenêtre de valorisation. Choisissez d abord un critère ou une combinaison de deux critères parmi : Catégorie Dossier Utilisateur Type Unité Honoraire, frais ou débours Si la valorisation porte sur plusieurs sousdossiers d un dossier Les différents prestataires Les types de prestations encodés dans votre DLex (Courrier, Honoraire consultation, ) Les différentes unités encodées dans votre DLex (minute, pages dactylographiées, ) Un double-clic sur une des lignes du résultat a pour effet de sélectionner les prestations répondant aux critères. 3. Application de nouveaux taux et montants Il vous est loisible de modifier les taux des prestations sélectionnées à l étape suivante via les trois champs présents dans le haut de la fenêtre. Vous avez le choix entre : appliquer un autre taux existant, un nouveau montant total (le taux est alors recalculé par règle de trois pour que le total des prestations sélectionnées soit égal au montant), ou un nouveau taux quelconque (ne s applique à toutes les unités : heures, pages, km ). Appliquer un nouveau taux existant Créer un document sans facture (Configuration spéciale) Appliquer un nouveau montant total forfaitaire Appliquer un nouveau taux quelconque Actions sur les sélections Sauvegarder le projet de valorisation Créer la facture Visualiser la note de facturation Infos sur la sélection en cours Facturation 20

21 4. Ajouter les débours et déduire les provisions Ajoutez ou enlevez à la liste des prestations les débours et les provisions via les boutons Provisions : enlever/ajouter Débours : enlever/ajouter tout en haut à droite de la fenêtre. 5. Terminer le processus Au terme de votre valorisation vous avez le choix entre Enregistrer le projet pour y revenir plus tard, Créer une facture depuis la valorisation, ou créer un document sans créer de facture (demande une configuration spéciale). Facturation 21

22 Gérer les projets de valorisation Si vous avez décidé d enregistrer votre valorisation sans créer de facture, le «Projet de valorisation» est alors conservé dans DLex. Le statut des prestations présentes dans un projet enregistré devient «en projet» dans la liste et il n est plus possible d envoyer cette prestation dans un autre projet. Cependant, il vous est à tout moment loisible de continuer votre travail sur un projet existant ou de le supprimer afin de recommencer un tout autre projet à partir d un autre ensemble de prestations. Pour retrouver un projet de valorisation : Hors dossier : via le menu Comptabilité > Projet de valorisation Vous pouvez accéder à tous les projets existants et éventuellement tous les transformer en facture d un seul clic de souris (clic droit > Facturer) Dans un dossier : via le menu Comptabilité > ONGLET Projet de valorisation Vous pouvez accéder aux projets existant dans le dossier Facturation 22

23 Créer une facture à partir d un projet de valorisation À partir de l écran de valorisation, lorsque vous êtes satisfait de votre valorisation, actionnez le bouton Facturation afin de générer une facture. DLex vous propose une prévisualisation des lignes qui apparaîtront sur la facture, ainsi que la TVA qui sera appliquée sur chaque ligne si vous appliquez la TVA automatiquement. Continuez ou annulez. NB : Il est encore possible de redéfinir la TVA à l étape suivante! Une fenêtre d encodage s ouvre afin d entrer les informations propres à la facture : Le facturier de vente (centralisable ou pro-forma) La remarque Le montant éventuel de la remise La date : attention, la date par défaut est celle de la dernière facture envoyée, si vous changez de période, DLex vous demandera de confirmer et vous ne pourrez plus revenir en arrière Un délai en jour qui adapte la Date d échéance de la facture Le mode d application de la TVA (voir chapitre suivant) Exercice comptable précédent : cette case vous permet d encoder une facture sur la dernière période de l exercice comptable précédent pour autant que cette période ne soit pas cloturée. Facturation 23

24 Schéma d application automatique de la TVA Lors de la génération de la facture, DLex opère une série de tests afin d appliquer la TVA Débours comptable dont le code TVA est EXS0? NON OUI Application automatique de la TVA? OUI NON Choix de l utilisateur E44, V21, PRT0, EXP0, V0 Dossier Exempté? NON OUI Exemptions article 44 Code E44 Localisation du client? Belge Européen Non Européen Code déterminé par le plan comptable V21 par défaut Prestations hors Belgique Code PRT0 Facturation 24 Exportations Code EXP0 Autres exemptions Code EXS0

25 Gérer l application automatique de la TVA Autres exemptions : EXS0 Tout débours encodé dans la comptabilité avec un code TVA EXS0 sera refacturé obligatoirement avec un code TVA EXS0 même en dérogeant à l application automatique de la TVA. Ce mécanisme assure que ces débours restent en dehors de la base imposable à la TVA et n affectent pas la déclaration TVA. Application automatique de la TVA Par défaut, la TVA est appliquée automatiquement >>Mode Auto<< Il vous est cependant possible de sortir du mode auto en actionnant la touche. DLex vous propose alors de choisir un mode d application de la TVA. La TVA choisie s appliquera à l ensemble de la facture. Pour revenir en mode auto, il vous suffit d actionner la baguette magique Dossiers exemptés : Code E44 Un champ «Soumis à la TVA» présent dans la fiche du dossier permet de déterminer si ce dossier est soumis à la TVA ou exempté. Cette case est cochée par défaut. Si cette case est décochée et que vous optez pour l application automatique de la TVA, toute votre facture passera en E440 : Exemptions Art.44 (sauf les EXS0) Facturation des prestations 25

26 Client Belge : Code V21 Si le client comptable est non assujetti ou assujetti avec une référence tva belge (BE) Et que par ailleurs, le dossier n est pas exempté, et que vous avez opté pour l application automatique de la TVA. >>>La TVA appliquée sur votre facture est celle définie au niveau de votre plan comptable (V21 par défaut sauf les EXS0) Client Européen : Code PRT0 Si le client comptable est assujetti avec une référence TVA européenne Et que par ailleurs, le dossier n est pas exempté, et que vous avez opté pour l application automatique de la TVA. >>>La TVA appliquée sur toute votre facture sera PRT0 : prestations hors Belgique (sauf les EXS0) Client Non Européen : Code EXP0 Si le client comptable est assujetti avec une référence TVA non européenne ou s il est exonéré Et que par ailleurs, le dossier n est pas exempté, et que vous avez opté pour l application automatique de la TVA. >>>La TVA appliquée sur toute votre facture sera EXP0 : exportations (sauf les EXS0) Facturation des prestations 26

27 Créer un document à partir d une facture L activation de la touche OK à l étape précédente génère une facture dans DLex. Cette facture s ouvre alors dans une nouvelle fenêtre. 1. De cette facture, il est possible de créer un document d état de frais et honoraires en actionnant le bouton Créer document. Ceci nécessite d avoir des modèles adéquats. 2. Vous pouvez voir l ensemble des documents produits à partir de cette facture en haut à droite de la fenêtre. 3. Retrouvez le détail des prestations, provisions, frais et débours repris dans cette facture en cliquant sur le bouton Voir valorisation. Facturation des prestations 27

28 Facturation automatique des dossiers Module de facturation automatique Pour accéder au module de facturation automatique des dossiers allez dans le menu Comptabilité > Facturation automatique Ce module vous permet de filtrer vos dossiers sur base du montant d encours de prestations, frais, débours et provisions encodées. D autres critères de recherche rapides incluent les intervenants des dossiers au sein du cabinet (titulaire, responsable, etc.) et le statut de facturation (facturation manuelle, facturation automatique, ou tout autre type de facturation configuré). Enfin il vous est possible de définir la date sur base de laquelle l état comptable du dossier est calculé. Il vous est bien entendu possible d enregistrer des filtres de recherche pour enregistrer une recherche spécifique : par exemple les dossiers d un titulaire particulier pour lesquels l encours est supérieur à Le résultat de la recherche est un descriptif de l encours à facturer par dossier L aperçu avant impression vous permet de générer des fiches récapitulatives de l encours à facturer par dossier. Facturation des prestations 28

29 Créer des projets de valorisation ou des factures en masse Via un clic droit sur une sélection de dossiers du module Facturation automatique, il vous est possible de reprendre l ensemble de l encours et soit : De générer un projet de valorisation automatiquement pour chaque dossier sélectionné De créer une facture automatiquement pour chaque dossier sélectionné Si vous avez généré des projets de valorisation, il vous est possible de les retravailler un à un via le module Projet de valorisation. Double cliquez sur les projets pour accéder aux outils de la valorisation qui sont strictement les mêmes que ceux utilisés pour la valorisation depuis un dossier. Un clic-droit sur un projet vous offre la possibilité de modifier son nom (voir détails du projet), d envoyer une notification en lien à ce projet à un collègue via , de créer des documents en masse, ou de créer des factures en masse. Facturation des prestations 29

30 Si vous facturez tout l encours d une série de dossier depuis le module de facturation automatique ou si vous transformez une série de projet de valorisation en facture, il vous faut définir les informations qui seront propres à ces factures, telles que le facturier, le délai de paiement, ou la TVA. Attention, ces informations sont propres à toutes les factures! Si vous sortez de l application automatique de la TVA, pour choisir par exemple d appliquer un taux exempté, TOUTES les factures seront exemptées. Facturation des prestations 30

31 Retrouver les factures créées et créer les documents de factures en masse Pour retrouver les factures générées automatiquement, allez dans le menu Comptabilité > Facturiers et faites une recherche avancée avec les critères suivants : Cette recherche vous permet de retrouver toutes les factures créées aujourd hui pour lesquelles un document n a pas encore été créé. Envisagez de sauvegarder ce filtre. Un clic droit sur le résultat vous permet de créer un document de facture pour toutes les factures sélectionnées. Facturation des prestations 31

32 Une fenêtre de progression s ouvre, vous indiquant l état d avancement de la création des documents et les éventuelles erreurs. En parallèle, les documents sont constitués et s ouvrent dans MS Word. Au terme du processus, DLex vous offre la possibilité d imprimer tout, de fermer tous les documents sans les sauver, ou de simplement fermer tous les documents. Facturation des prestations 32