Table des matières 1. INSTALLATION DE POPSY... 3

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2 Table des matières 1. INSTALLATION DE POPSY CRÉATION D UN DOSSIER ET STRUCTURE DES FICHIERS BACKUP DES FICHIERS RESTAURATION DES FICHIERS RÉPARATION ET COMPACTAGE DES BASES DE DONNÉES VÉRIFICATION COMPTABLE MENU OUTILS CRÉATION D UN NOUVEAU DOSSIER MODULE COMPTABILITÉ LES PÉRIODES COMPTABLES ET LES DIFFÉRENTES CLÔTURES CODES TVA ET DÉCLARATION DE TVA DEVISES AUTRES PARAMÈTRES DU DOSSIER Centralisateurs Journaux Différence de paiement Echéances Modes de paiements Lettres de rappel Liste de Prix Catégories Zones libres Zones de tris OUTILS DU DOSSIER Lettrage automatique Remise à zéro de l exercice Calculatrice Options MENU FICHES Gestion des fiches signalétiques Consultation des fiches SAISIES Factures de ventes Réédition d une facture Factures d achats Financiers Opérations diverses Lettrage manuel LISTES Historiques Balances Journaux Livres centralisateurs Echéanciers et balances âgées Lettres de rappel chiffre d affaires Analyse d exploitation Tableau d amortissements Bilan

3 Listes des comptes DIVERS TOUCHES DE RACCOURCI LES SERVICES EN CONCLUSION

4 1. Installation de Popsy. 1. Sous Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Windows NT 4.0, Windows ME ou Windows XP insérez le CD d'installation dans le lecteur de CD-Rom. 2. Si la fonction de démarrage automatique est activée sur votre ordinateur, la procédure d'installation sera directement lancée après l'insertion du CD-Rom. 3. Si la fonction de démarrage automatique n'est pas disponible, double cliquez sur l'icône Setup. (Via l explorateur Windows) Vous pouvez également utiliser la Barre des Tâches Démarrage Exécuter. Lorsque la boîte de dialogue «Exécuter» apparaît, tapez: "D:\Expl\Popsy\SETUP" (ou la lettre appropriée du disque de votre lecteur de CD-Rom). Choisissez ensuite "OK" ou tapez sur "Enter" pour appeler le programme d'installation. Remarque : Il se peut que lors de l installation Popsy redémarre à plusieurs reprises votre ordinateur. Ne vous inquiétez pas, c est tout à fait normal ; Popsy installe certains composants s il ne les retrouve pas sur votre ordinateur avant de passer à l installation du programme lui-même. 3

5 2. Création d un dossier et structure des fichiers Backup des fichiers Il est conseillé de protéger votre travail en enregistrant régulièrement une copie de vos fichiers. Cette copie de sauvegarde vous permettra de récupérer votre travail après une panne de courant ou tout autre problème lié à votre ordinateur. Pour créer une copie de sauvegarde, il faut au préalable quitter Popsy. Si vous travaillez en réseau, assurez-vous que chaque utilisateur a quitté Popsy. Utilisez le programme «Microsoft Backup» ou un autre logiciel pour sauvegarder les bases de données vers le support de votre choix. Les fichiers à sauvegarder se trouvent dans le répertoire principal où vous avez installé Popsy et, ont comme extension «.mdb». Fichier «.mdb» Common.mdb nnnsoc.mdb nnnaxx.mdb nnn = numéro de dossier xx = exercice comptable (00 pour le premier exercice, 01 pour le suivant, etc.) Exemple: Vous traitez la comptabilité de deux sociétés, vous travaillez donc avec deux dossiers. Le premier ne possède qu'un seul exercice comptable, le second en comprend 2. Les fichiers à sauvegarder pour chaque dossier sont: Dossier 1 Dossier 2 Fichier commun 001soc.mdb 002soc.mdb Common.mdb 001a00.mdb 002a00.mdb 002a01.mdb Au total, vous devez sauvegarder 6 fichiers. 4

6 2.2. Restauration des fichiers Cette fonction d importation vous permet d importer des dossiers comptables provenant d autres répertoires de votre disque dur ou d autres sources (Disquettes - Réseaux -...). Cette fonctionnalité peut être très intéressante, notamment pour les fiduciaires, qui sont amenées régulièrement à importer des dossiers provenant de clients et qui ont une référence déjà existante. - Répertoire source Indiquez le répertoire source où sont installés les fichiers relatifs au(x) dossier(s) à importer. Pour rechercher un répertoire situé sur votre disque dur, sur une disquette ou sur un réseau, cliquez sur le bouton de recherche «...». Le contenu de votre disque s affiche, sélectionnez le répertoire désiré et cliquez sur «OK» pour valider. 5

7 - Liste des dossiers à importer Une fois le répertoire sélectionné, la liste des dossiers disponibles s affiche. Sélectionnez les dossiers comptables à importer vers Popsy pour Windows. La colonne «Référence - Nom» vous affiche tous les dossiers présents dans le répertoire source. La colonne «Réf. importée» vous présente la nouvelle référence qui sera appliquée par défaut à ce dossier. La modification de cette nouvelle référence est possible : positionnez-vous sur la référence à changer dans la colonne et tapez votre nouvelle référence et validez par «Enter». - Le bouton «Tous» sélectionne tous les dossiers affichés. - Le bouton «Aucun» désactive les différents choix. - Le bouton «Sélectionner» choisit le dossier sur lequel vous êtes positionné. - Le bouton «Désélectionner» efface de votre sélection le dossier sur lequel vous êtes positionné. - La fonction «Copier» va directement copier les dossiers sélectionnés vers le répertoire où se trouve vos fichiers Popsy. - La fonction «Déplacer» va copier les dossiers sélectionnés vers le répertoire où se trouve vos fichiers Popsy et ensuite supprimer les fichiers du répertoire d origine Réparation et compactage des bases de données Suite à un problème non spécifié (une coupure de courant, une opération illégale, un problème hardware), il se peut que vos bases de données soient endommagées. Dans la plupart des cas, Popsy détecte que ses bases de données sont corrompues. Pour résoudre ce problème, réparez et compactez la base de données. 6

8 Les utilitaires fichiers se composent de deux rubriques, la réparation et le compactage; par défaut ces outils sont activés. Procédure à suivre: 1. Fermer le dossier 2. Sélectionner le/les dossiers à réparer et/ou compacter 3. appuyer sur la touche OK 2.4. Vérification comptable La vérification comptable permet à tout moment de vérifier la concordance de votre comptabilité. Popsy vérifie vos écritures, les compare aux soldes des fiches Clients et Fournisseurs, aux totaux des comptes Collectifs, etc. Si lors de la visualisation de la vérification comptable il y a des erreurs, vous pouvez tenter de corriger celles-ci en relançant la vérification comptable et en activant les options documents et lettrage. 7

9 2.5. Menu Outils. Rapports Il vous est possible grâce à ce menu d éditer en une seule fois un certain nombre de listes pour un même dossier. Pour ce faire, il faut tout d abord procéder à la sélection des listes. Une fois cette sélection effectuée, vous pouvez l enregistrer comme modèle afin de pouvoir la réutiliser dans le futur. Etapes à suivre : 1. Sélectionner le dossier 8

10 2. Appuyer sur «Suivant» pour passer à la fenêtre suivante ou sélectionner un modèle d impression 3. Lorsque la fenêtre suivante apparaît, vous pouvez ajouter autant de listes que vous le souhaitez. Pour ce faire, il vous faut maintenir la touche «CTRL» enfoncée et cliquer sur chacune des listes désirées. 4. Le bouton propriétés vous permet d effectuer une sélection plus précise sur un rapport sélectionné. 5. Pour enregistrer votre sélection comme modèle d impression, cliquez sur le bouton et donnez lui un nom. Vous pouvez également renseigner ce modèle d impression par défaut en cochant la case «Défaut». Modèle Il est possible de définir un modèle de dossier pour un exercice comptable. Celui-ci reprend toutes vos données (le Plan Comptable, les Fiches, les Devises, les Journaux,...) exceptés les mouvements comptables de l exercice. Déterminez le nom du dossier qui sera «Modèle» ainsi que l exercice et cliquez ensuite sur «OK». Références Cet utilitaire se compose de deux rubriques - Transférer Vous pouvez transférer toutes vos fiches Clients, Fournisseurs, Comptes Généraux et Comptes Analytiques d'un dossier source vers un dossier cible. Définissez le type de fiches à copier, éventuellement la fourchette de références, et ensuite, validez l opération. - Mise à jour références Popsy vous permet de modifier la référence de vos Clients, de vos Fournisseurs, de vos Comptes Généraux, de vos Comptes Analytiques, de vos Journaux, de vos Devises et de vos Codes TVA. Sélectionnez la fiche et encodez la nouvelle référence. Popsy vérifiera si cette nouvelle référence existe. Si ce n est pas le cas, il mettra à jour la fiche et tous les mouvements qui lui sont liés. Mise à zéro du dossier Popsy vous permet de remettre à zéro toutes les données d un dossier. Cette opération peut être utile pour effacer les fiches et les mouvements d un dossier. Personnaliser - Barre d outils 9

11 Pour afficher une barre d outils, activez la case à cocher située à côté de son nom. Pour masquer une barre d outils, désactivez la case à cocher. - Boutons en couleur Pour afficher des boutons en couleur dans les barres d'outils, activez la case à cocher Boutons en couleur. Si vous utilisez un écran noir et blanc et si vous voulez afficher les boutons avec davantage de contraste, désactivez cette case à cocher. - Boutons agrandis Pour agrandir des boutons de barre d'outils afin qu'ils soient plus faciles à visualiser, activez la case à cocher Boutons agrandis. - Afficher les info-bulles Pour afficher la description des boutons de barre d'outils sur lesquels vous pointez à l'aide de la souris, activez la case à cocher Afficher les Info-bulles de barre d'outils. Options Vous avez accès à différentes options qui vous permettent de paramétrer au mieux Popsy et ses différents modules. Ce menu est accessible également via le module comptabilité et permet ainsi de paramétrer individuellement chaque dossier comptable que vous traitez. - Image de fond Popsy vous permet de choisir une image de fond et de l'afficher à l'écran. Cliquez sur le bouton «...» et sélectionnez un fichier à extension «.bmp» dans le répertoire de votre choix. - Utiliser le nom réseau pour l utilisateur Vous pouvez utiliser par défaut le même nom d utilisateur que celui renseigné dans Windows. Si la zone est désactivée, aucun nom d utilisateur ne sera proposé par défaut au démarrage de Popsy. - Fenêtre d application maximale Vous pouvez également demander un affichage maximal de l'écran au lancement de Popsy. - Liste en mode Listing Affiche toutes les listes de vos fenêtres de recherche en mode listing, avec lignes colorées. - Avertissement touche ESCAPE Popsy vous demandera de confirmer l annulation d un document en cours. - Impression dans la langue du dossier Edite tous les documents dans la langue du dossier. - Impression de la page de paramètres Imprime votre page de sélection de liste comme entête d impression. - Module par défaut Popsy démarrera directement le module sélectionné sans passer par l écran initial reprenant la liste des dossiers. - Langue par défaut Popsy démarrera directement Popsy dans la langue sélectionnée. - Maximiser Cette option vous permet de maximiser la fenêtre Popsy mais aussi les fenêtres de saisies et de fiches Création d un nouveau dossier. La création du dossier comptable d une société est relativement simple et rapide. Cliquez sur le bouton de création (zone «Dossier», bouton «Nouveau») dans la fenêtre contenant la liste des dossiers. Vous accédez dans un premier temps à une fenêtre de renseignements. 10

12 Indiquez-y les informations nécessaires pour la création de votre nouveau dossier, c est-à-dire : son nom (zone alphanumérique à 35 positions) et son exercice de départ (zone alphanumérique à 9 positions). Popsy vous propose par la suite de choisir un Modèle éventuel de dossier.10 modèles standards sont disponibles, 4 en français, 4 en néerlandais et 2 luxembourgeois, pour vous permettre de créer un dossier avec un Plan Comptable Minimum Normalisé à 4 ou 6 chiffres ainsi que certains paramètres : - des Comptes Centralisateurs renseignés par défaut, c est-à-dire des comptes collectifs clients et fournisseurs, des comptes centralisateurs de change et de réestimation. - des Codes TVA de ventes, d achats et financiers pour les factures et les notes de crédit. - des Journaux comptables de ventes, d achats, financiers et d opérations diverses. - des Périodes Comptables calquées sur l année civile, c est-à-dire 12 périodes accompagnées d une période de report pour encoder les reports «A-nouveaux» ainsi qu une période de Clôture. - une Table de différence de paiement utile lors du lettrage. - des Echéanciers. - des Textes de rappel paramétrables sur 5 niveaux et dans 4 langues. La création à partir de ces modèles vous permet de débuter directement votre travail de saisie, tous les paramètres indispensables étant déjà définis pour vous. Cependant, vous pouvez personnaliser plus précisément votre dossier en modifiant, ajoutant ou supprimant des paramètres. Leur création est illimitée. Popsy permet également la création de modèles de sociétés à partir du Menu «Outils - Création modèles». Lors de la création de dossiers, ces modèles seront alors disponibles dans la liste des modèles. Sélectionnez la langue de base du nouveau dossier : Français, Néerlandais ou Anglais. Popsy est intégralement trilingue pour l interface, pour les impressions et les aides. Indiquez la devise de base du dossier. Toutes les imputations comptables seront exprimées par défaut dans cette devise. Depuis 1999, une devise secondaire ainsi qu une devise européenne sont également requises. Terminez la création du dossier par le choix des décimales. Sélectionnez cette option si les montants exprimés dans la devise de base comportent des décimales. 11

13 Validez l opération de création en cliquant sur «OK», le programme va ensuite créer physiquement la base de données pour le nouveau dossier et enchaînera directement sur la procédure de consultation des «Propriétés» d'un dossier. Tapez-y les informations désirées concernant votre dossier, en sélectionnant l'onglet approprié Signalétique : Vous y encodez toutes les informations relatives à l identité de votre dossier : le nom de la société qui constitue le dossier, votre contact dans cette société, l activité de cette personne, l adresse, le code postal, la localité,... Commercial : Renseignez toutes les données commerciales relatives à la TVA, aux comptes bancaires et au Registre de Commerce de votre société. 12

14 Exemple : Tapez : - Le numéro de TVA de la société. Un clic droit au niveau de cette zone vous affichera les formats d encodages disponibles : Pas de format : Popsy ne vérifie pas la validité du numéro de TVA que vous encodez. Choisissez cette option, par exemple, pour les numéros de TVA étrangers qui n utilisent pas la structure de vérification numérique belge. Format belge : Popsy vérifie l exactitude du numéro de TVA encodé quand vous quittez la zone. Si le numéro est faux, Popsy vous le signale par un message sonore. Autres Format : Popsy vous propose aussi une grande partie des formats européens. - Le numéro de TVA du comptable. Ce numéro de TVA apparaîtra par défaut sur les déclarations de TVA. - Le numéro d agrégation est nécessaire pour certains domaines du secteur de la construction - Un ou plusieurs numéros de compte bancaire. Un clic droit au niveau de cette zone vous affichera les trois formats d encodages disponibles : Pas de format : Popsy ne vérifie pas la validité du numéro de compte bancaire. Format belge ou Format hollandais : Popsy vérifie l exactitude du numéro de compte bancaire encodé quand vous quittez la zone. - Le numéro de Registre de Commerce de la société, le code postal et la localité où celui-ci est enregistré. Popsy vous permet à tout moment de consulter, modifier ou supprimer les informations relatives à un dossier, au départ de la liste des dossiers. Une fois votre dossier créé et l encodage des propriétés terminé, Popsy vous donne alors accès au module de Comptabilité. Pour le démarrer, il vous suffit de cliquer sur le bouton correspondant dans la fenêtre contenant la liste des dossiers. 13

15 3. Module comptabilité Les Périodes comptables et les différentes clôtures. Avant de commencer l encodage de vos fiches et la saisie de vos documents, il est essentiel de paramétrer de manière optimale votre dossier. Votre travail n en sera que facilité. Popsy vous permet soit d utiliser une configuration standard (par la création d un dossier à partir d un modèle), soit de paramétrer votre dossier de manière à l adapter à votre gestion spécifique. Périodes comptables Au moment de la création de votre dossier, Popsy établit automatiquement une table de 14 périodes : une période d ouverture, les 12 périodes de l année civile et la période de clôture. Créez, modifiez ou supprimez (en partant du bas) ces périodes au départ du menu «Paramètres/Périodes Comptables», vous accédez alors à la liste des périodes pour l exercice en cours. Popsy vous affiche le libellé de l exercice comptable ainsi que ses dates de début et de clôture. Vous pouvez modifier ces informations en cours d exercice. Popsy indique également si la clôture provisoire et la clôture définitive du dossier ont été effectuées. Popsy gère automatiquement ces points relatifs aux clôtures. Après avoir choisi «Créer», encodez le libellé de la période. La date de début doit être supérieure ou égale à la date de fin de la période précédente s il en existe une. La date de fin, quant à elle, doit être supérieure ou égale à la date de début. Popsy gère automatiquement les trois zones suivantes : Utilisée : Indique que des écritures ont déjà été imputées sur cette période. Si c est le cas, vous ne pourrez modifier que le libellé de la période. Clôture TVA : Indique que la déclaration TVA définitive a été éditée. Cette clôture TVA bloque vos encodages au niveau des ventes, des achats et des financiers. Seuls les encodages des OD peuvent encore être exécutés pour les périodes clôturées. Clôturée : Indique que la période est clôturée et que plus aucune écriture ne peut être effectuée sur celle-ci. Clôture provisoire de l exercice et passage à l Euro. La conversion à l Euro s effectue au moment de la clôture provisoire d exercice, étape permettant initialement de créer un nouvel exercice comptable. Popsy propose systématiquement la gestion de votre comptabilité en deux devises de base, une primaire et une secondaire (Bef et Euro par exemple). En complément à ces devises de base, Popsy vous donne la possibilité de gérer un nombre illimité de devises de référence (Luf - Frf Nlg Dem Usd - ). Dans votre comptabilité Popsy, la gestion des deux devises de base vous permet de visualiser, d'éditer ou d'imprimer toutes vos informations comptables dans la devise de votre choix, et ce à n importe quel moment! 14

16 La conversion à l Euro consiste simplement à inverser l ordre des devises de base, l Euro devenant devise de base primaire. Popsy vous permet d effectuer cette conversion en souplesse avant la date fatidique du premier janvier 2002, date à laquelle tous les comptes et opérations comptables des sociétés devront être tenus en Euro Nous vous conseillons d effectuer cette opération avant le 1 er janvier Pour vous guider dans cette étape voici ci-après un «mémento» des opérations à effectuer le jour de votre «passage à l Euro». CONSEILS ET RECOMMANDATIONS : Ne négligez pas votre passage à l Euro! Pendant la durée de la période transitoire, il vous appartient de choisir le moment de votre passage à l Euro. Des considérations commerciales jouent un très grand rôle à ce niveau. On prévoit que les grandes entreprises adopteront rapidement l Euro comme devise de base. Si vous êtes fournisseur d une grande entreprise, vous pouvez bénéficier d un avantage par rapport à vos concurrents si vous exprimez également vos prix en Euro le plus rapidement possible. Il en va bien évidemment de même si votre fournisseur est une grande entreprise. Ne tombez pas dans le piège du big bang! L effet de masse de la conversion définitive au 1 er janvier 2002 aura plus que probablement des répercussions sur l activité économique et financière. Anticiper votre conversion, c est éviter un probable ralentissement de votre activité! Quoi qu il en soit, prenez des arrangements clairs en temps utile. Soyez extrêmement vigilants si votre société est gérée sur un exercice comptable qui chevauche deux années civiles (qui ne court pas du 1 janvier au 31 décembre). Votre conversion devra dès lors s effectuer au plus tard dans le courant de l année 2001! La conversion à l Euro est irréversible!!! Tout mauvais paramétrage lors de la conversion n est réparable que par la fonction de mise à zéro du nouvel exercice. Popsy ouvre le nouvel exercice en devise primaire Euro. Les historiques de tous les exercices présents peuvent être consultés aussi bien en devise primaire qu en devise secondaire. Tant que les deux exercices sont actifs, on comptabilisera en devise primaire Bef le premier exercice et en devise primaire Euro le nouvel exercice. Sauvegardez vos données après avoir exécuté les outils : Réparer Compacter Vérification comptable avant de démarrer la clôture et la conversion. Avant la clôture, réconciliez un maximum d écritures via la fonction de lettrage. Le lettrage avant clôture allège l historique de réouverture et évite les «mélanges» de mouvements en francs belges et en Euros. Popsy se charge du calcul des différences de conversion. Il est donc normal de démarrer le nouvel exercice «Euro» avec des comptes 65 ou 75 déjà mouvementés de quelques Eurocents! Conformément aux règlements édictés par la Commission des Normes Comptables, la prise en charge des écarts de conversions générés durant la clôture doit avoir lieu dans l opération diverse de réouverture (des comptes de différences de change sont associés en standard à vos devises, ce paramétrage peut être personnalisé). 15

17 Les différentes étapes de la clôture : 1. L écran initial de clôture provisoire d exercice Onglet «Général» Vous devrez indiquer le journal dans lequel seront inscrites les écritures provisoires de clôture (Paramètres Clôture) et les écritures provisoires de réouverture du nouvel exercice (Paramètres A Nouveau). Attention, Popsy propose par défaut la date du jour en commentaire. Les périodes «CLO» et «REP» sont deux périodes que Popsy propose par défaut. Celles-ci servent essentiellement aux écritures de clôture et de réouverture. Les comptes de répartition (69 /79 à définir) sont les comptes dans lesquels Popsy passera les écritures d affectation du résultat. Le compte de résultat reporté (1400) peut également être un compte d attente que vous répartirez manuellement par OD ultérieurement. Le résultat reporté de l exercice précédent sera mis à jour automatiquement à chaque nouvelle écriture que vous passerez dans l exercice précédent. Si vous possédez le module de gestion des amortissements, Popsy vous propose de passer lui-même les écritures de dotations annuelles. Pour cela, il vous faut cliquer sur le bouton «amortissement» présent dans l écran. Un écran apparaîtra, permettant de paramétrer le journal dans lequel Popsy passera les écritures de dotations. NB : Pour paramétrer les dotations, allez dans le menu «Outils \ Amortissements» Onglet «Analytique» Si vous possédez le module analytique, l écran suivant vous permettra essentiellement de paramétrer le report des imputations analytiques, il faut donc définir le journal, la date et, pour chaque compte le type de report souhaité (aucun, balancé ou associé). Notez que ces reports sont paramétrables directement dans les fiches signalétiques des comptes analytiques. Au cas où le total des soldes pour les comptes analytiques n est pas nul, vous pouvez utiliser un compte de contrepartie Onglet «Périodes» Par défaut, Popsy vous propose une structure d exercice calquée sur l année précédente. Attention donc aux sociétés qui ont commencé leur activité sur plus d un an. Il faudra supprimer une par une toutes les périodes afin de reconstituer les périodes du nouvel exercice. 16

18 2. L écran de paramétrage des devises. Lors de la clôture, Popsy vous propose par défaut une devise primaire et une devise secondaire identiques à l exercice précédent. Dans le cas du passage à l Euro, il vous faudra donc, dans la majorité des cas, modifier la devise primaire en «EUR» et la devise secondaire en «Bef». (Voir exemple ci dessous) Attention : Il se peut que les autres devises (par exemple le DEM) soient encore au cours calculé sur le franc belge! Veillez donc à vérifier chaque devise et son cours par rapport à l Euro. Lisez également attentivement les conseils affichés sur la droite de l écran. Pour information, voici la liste des cours des principales devises européennes par rapport à l Euro : ATS (schillings autrichiens) DEM (deutsche mark) ESP (pesetas espagnoles) FRF (francs français) IEP (livres irlandaises) ITL (lires italiennes) LUF (francs luxembourgeois) NLG (florins néerlandais) PTE (escudos portugais) FIM (mark finlandais) BEF (francs belges) 3. Les écrans de conversion des comptes. Popsy vous proposera ensuite de convertir vos comptes clients, vos comptes fournisseurs et vos comptes généraux en nouvelle devise de base (l Euro probablement). Attention, vous n êtes pas obligé de convertir tous les comptes. Par exemple, si vous avez un compte de banque en dollars, ne le convertissez pas en Euro. Les comptes non-convertis resteront dans votre comptabilité dans la devise de l exercice précédent. Selon les écrans ci-après, vous pouvez soit convertir compte par compte, soit convertir tous les comptes. Le cadre de haut indique les comptes qui resteront en devise de base primaire; le cadre du bas reprend quant à lui les comptes qui seront convertis lors de la clôture provisoire. 17

19 Une fois tous ces tableaux correctement complétés, il vous suffira de confirmer votre demande et votre clôture provisoire sera effectuée. Cette opération de clôture peut être reproduite à plusieurs reprises (les opérations d amortissement, d ajustements de périodes et de paramétrage des devises ne pourront quant à elles être exécutées qu une seule fois). Nous vous conseillons d ailleurs de relancer une clôture provisoire ainsi qu une vérification comptable avant de clôturer définitivement votre exercice. Après la clôture, Popsy se positionnera automatiquement dans le nouvel exercice comptable. Cependant, il vous est possible de changer d exercice. Clôture définitive de l exercice. La Clôture Définitive d Exercice rend impossible toute opération sur l année clôturée (seul l'édition des listes reste accessible). Démarrez-la lorsque vous avez comptabilisé toutes les opérations de clôture y compris les écritures d affectation du résultat. Avant de Clôturer définitivement un exercice comptable (opération irréversible), Popsy lance automatiquement une vérification comptable 3.2. Codes TVA et déclaration de TVA. Un dossier créé à partir du modèle standard est composé à l origine de différents codes TVA de ventes, d achats pour les factures et les notes de crédit et financiers avec TVA. Il n est donc pas nécessaire d en créer de nouveaux, hormis le cas où vous désirez configurer plus en détail votre comptabilité ou utiliser un code TVA propre à votre activité. Le Code TVA permet d associer toutes les opérations relatives à la TVA : - à une case TVA pour la Déclaration TVA - à des comptes d imputation pour les montants. Il est très important d utiliser le code adéquat lors des encodages car, c est celui-ci qui permettra d obtenir une déclaration de TVA correcte. 18

20 La création se fait par le menu «Paramètres/Codes TVA», vous accédez alors à la liste des codes TVA. Ceux-ci sont groupés : 1) Par type de Journal : de Ventes, d Achats ou Financiers. 2) Par type de Document; pour les Ventes et les Achats à savoir facture ou note de crédit. Sélectionnez le bouton «Créer» pour l encodage de la fiche de votre nouveau code TVA. Encodez la référence, le libellé du code et le taux de TVA à appliquer sur le montant HTVA. Le régime TVA (pour les Ventes et les Achats) indique à quel régime de TVA doit être associé le code TVA. Vous pouvez choisir entre les types suivants : Un code particulier peut être attribué aux opérations intra-communautaires. Il doit être mentionné dans le relevé relatif à ces opérations (en colonne 4), selon la catégorie à laquelle elles appartiennent. Le relevé des opérations intra-communautaires recouvre 2 codes : - «T» pour les opérations triangulaires, - «Aucun» pour les livraisons de biens et les prestations de services. Indiquez également si le code TVA doit apparaître dans la liste des codes proposés lors des encodages (utilisable ou non). Imputation base HTVA Encodez un compte général. Ce compte sera proposé par défaut lors de l encodage des documents. Exemple : 6000 Achats de matières premières 7000 Ventes et prestations de services Sélectionnez ensuite la case TVA dans laquelle doit être imputé le montant HTVA. 19

21 Exemple : Ventes, services, etc. : Achats et autres opérations à l entrée : Encodez le commentaire par défaut qui peut apparaître dans la zone de commentaire lors de l encodage des lignes d imputations des documents et, indiquez si le montant de base HTVA doit être additionné au chiffre d affaires du Client ou du Fournisseur en cochant ou non la case «chiffre d affaires». Imputation TVA Sélectionnez un compte de bilan sur lequel sera imputé le montant de TVA au débit. Exemple : Achats : 4110 TVA déductible. Sélectionnez la case TVA dans laquelle doit être imputé le montant de TVA. (case 59 TVA deductible). Sélectionnez un compte de bilan sur lequel sera imputé le montant de TVA au crédit. Exemple : Ventes : 4510 TVA à payer. Sélectionnez la case TVA dans laquelle doit être imputé le montant de TVA. (cases: en fonction des opérations de marchandises, de services,..). Définissez pour les achats le pourcentage de TVA non-déductible pour ce code ainsi qu un éventuel compte (différent de la base d imputation) sur lequel sera imputé le montant de TVA nondéductible. Si aucun compte n est renseigné, Popsy imputera d office le montant de TVA non-déductible sur le compte d imputation de la base. Exemple : - Un code TVA d achat avec pourcentage de TVA non-déductible : 20