Manuel Utilisateur ENTREPRISE Assistance téléphonique : (0.34 / min)

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1 Manuel Utilisateur ENTREPRISE Assistance téléphonique : (0.34 / min)

2 Sommaire : 1. Introduction 2. Pré requis techniques 2.1. Configuration minimale requise pour la consultation des annonces de marchés publics et le téléchargement des DCE 2.2. Configuration minimale requise pour le dépôt de plis électroniques dans le coffre-fort sécurisé 2.3. Utilisation d un certificat électronique 3. Utilisation des services en ligne 3.1. Consultation des annonces 3.2 Comment inscrire son organisation? 3.3 Mon espace candidat Pour rechercher une annonce Pour accéder aux marchés pour lesquels vous avez déjà interagi Pour télécharger des Dossiers de Consultation des Entreprises Pour s inscrire à la veille des marchés gratuite Pour tester la réponse électronique 4. Réponse à une consultation et envoi des dossiers de candidature et d offre par voie électronique 4.1 Pré requis technique 4.2 Constitution des enveloppes

3 1. Introduction Vous allez utiliser les services en ligne proposés par la plate-forme MODULA Dématérialisation des Marchés Publics. Ces services sont gratuits et vous permettent de : - Consulter les avis de marchés mis en ligne par les acheteurs publics, - Télécharger les pièces des dossiers de consultation des entreprises (DCE) associées aux annonces qui sont dématérialisées sur cette plate-forme, - Envoyer de manière sécurisée par voie électronique vos dossiers de candidature et d offre à l acheteur public. A partir du 18 Mai 2013, pour pouvoir effectuer cette action il vous faudra impérativement disposer d un certificat électronique référencé RGS et votre poste informatique devra respecter les prés requis techniques mentionnés ci-après, - Et vous inscrire à une veille des marchés pour recevoir quotidiennement les annonces de marchés qui vous intéressent.

4 2. Pré requis techniques 2.1. Configuration minimale requise pour la consultation des annonces de marchés publics et le téléchargement des DCE La consultation des avis ne nécessite aucune installation particulière. L accès au progiciel et son utilisation nécessitent toutefois une connexion Internet (ADSL : Asymetric Digital Subscriber Line) haut débit. L accès au Portail et son utilisation nécessitent une configuration minimale du ou des postes de travail utilisés. La configuration minimale requise est la suivante : Un PC équipé d un OS : Windows XP, Vista, Seven et doté d un navigateur Internet (Internet Explorer 8.0 ou supérieur, Mozilla Firefox 4.0 ou supérieur, Google Chrome 20.0 ou supérieur ou tout navigateur compatible W3C HTML 4.01 et plus, CSS 1 et 2 et XHTML 1.0). Un mac OS X.4 ou supérieur équipé d un logiciel de virtualisation permettant de passer sous environnement Windows Configuration minimale requise pour le dépôt de plis électroniques dans le coffre-fort sécurisé L accès au Portail et son utilisation nécessitent une connexion Internet illimitée (ADSL : Asymetric Digital Subscriber Line) haut débit. Un PC équipé d un OS : Windows XP et supérieur doté d un navigateur Internet (Internet Explorer 8.0 ou supérieur, Mozilla Firefox 11.0 ou supérieur, Google Chrome 10.0 ou supérieur ou tout navigateur compatible W3C HTML 4.01 et plus, CSS 1 et 2 et XHTML 1.0). Un mac OS X.4 ou supérieur équipé d un logiciel de virtualisation permettant de passer sous environnement Windows. La JVM (machine virtuelle Java) version 7 ou supérieures du navigateur doit être activée pour l accès au coffre-fort électronique. Les librairies JAVA obligatoires associées au coffre-fort électronique s installeront automatiquement lors de votre connexion sur la page de dépôt des plis électroniques.

5 2.3. Utilisation d un certificat électronique Un certificat électronique est l équivalent électronique de votre signature. Il sert à vous authentifier sur le réseau Internet et assure l intégrité des documents électroniques envoyées. Conformément au Code des Marchés Publics, dans le cadre d une procédure dématérialisée l acquisition d un certificat électronique est à la charge des candidats. IMPORTANT : Le nouveau décret sur la signature électronique vient préciser les certificats à utiliser pour répondre par voir électronique. L'arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique entre en vigueur le 1er octobre Nous tenons à vous informer que notre plateforme est conforme à la nouvelle réglementation. Les certificats de signature conforme au Référentiel général de sécurité (RGS) sont acceptés dès le 1er octobre (niveaux ** et *** RGS). Les formats de signature de référence sont le PAdES, CAdES, XAdES mais d'autres formats peuvent être autorisés par le pouvoir adjudicateur. Ci-dessous les grandes étapes du changement de la réglementation et les certificats acceptés : - Avant le 1er octobre : les certificats PRIS V1 - Entre le 1er octobre 2012 et le 18 mai 2013 : les certificats PRIS V1 et les certificats RGS - Au-delà du 18 mai 2013 : seuls les certificats RGS seront autorisés.

6 3. Utilisation des services en ligne 3.1. Consultation des annonces Pour afficher la liste des annonces de marchés disponibles, cliquez sur le lien nommé «ANNONCES» et utilisez le moteur de recherche et les fonctions de tri proposées. L Avis d Appel Public à Concurrence (AAPC) et le Règlement de consultation associés à chaque annonce peuvent être, le cas échéant, téléchargés librement en cliquant sur «Détail de l annonce». Les annonces dématérialisées (celles dont le dossier de consultation (DCE) est disponible au téléchargement et/où il est possible de se porter candidat en ligne) sont signalées par le bouton «Accéder au dossier».

7 3.2 Comment inscrire son organisation? Cliquez sur le lien nommé «Demande d inscription» (voir ci-dessous) afin d afficher le formulaire d inscription. Renseigner tous les champs obligatoires du formulaire (sur fond bleu). Renseigner ici le gérant ou la personne habilitée par l entreprise à signer les propositions envoyées sur la plate-forme. Remarques importantes : - L adresse que vous fournirez servira d identifiant pour vous connecter à votre espace réservé, il est donc important de fournir une adresse valide.

8 Vous recevrez alors un de confirmation d inscription contenant un lien sur lequel il vous faudra cliquer afin d activer votre compte (Pensez à vérifier vos spams). Une fois votre compte activé, vous recevrez un deuxième contenant votre mot de passe afin de vous connecter à votre bureau virtuel. NB : votre identifiant est toujours votre adresse Mon Espace Candidat Une fois connecté vous arrivez alors sur «Mon Espace Candidat» : Pour rechercher une annonce, cliquez sur : «Rechercher des annonces» depuis votre espace candidat. Vous pourrez alors rechercher les annonces correspondant à votre activité grâce au moteur de recherche multicritères. Sur chaque annonce dématérialisée vous trouverez un bouton sur la droite de l annonce : «Accéder au dossier» En cliquant sur le bouton vous pourrez alors demander officiellement à télécharger le Dossier de Consultation des Entreprise (DCE) associé à un marché donné Pour accéder aux marchés pour lesquels vous avez déjà interagi, cliquez sur : «Mes Candidatures» de votre Espace candidat.

9 Pour chaque marché, vous trouverez 4 onglets vus ci-dessous, où vous pourrez consulter la «Petite annonce», télécharger le «DCE», déposer votre «Candidature et Offre», posez ou découvrir les «Questions des candidats». Lorsque qu une pièce du DCE a été modifiée, supprimée ou ajoutée, vous serez averti par un mail sur votre adresse électronique (celle avec laquelle vous êtes identifié). Il vous suffira alors de revenir sur votre espace candidat et consulter l onglet «DCE». Toutes les modifications seront indiquées en rouge Pour télécharger des Dossiers de Consultation des Entreprises Pour accéder à l espace de téléchargement du Dossier de Consultation de Entreprises (DCE) associé à une annonce donnée, vous pouvez soit : - Accéder au dossier sans inscription, c'est-à-dire de façon anonyme - Accéder au dossier, après vous être identifié Accéder au dossier sans inscription Si vous accédez au dossier sans inscription, conformément à l'arrêté du 14 Décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics, l'inscription des entreprises pour l'accès au Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) d'un marché n'est plus obligatoire. Vous êtes donc en mesure de télécharger le dossier de façon anonyme. Toutefois, nous vous informons qu'aucunes des informations suivantes liées au marché ne pourront vous être communiquées si vous ne vous êtes pas identifié : - Modification du DCE en cours de marché - Publication d'un Avis Rectificatif - Publication des questions / réponses destinées aux candidats Accéder au dossier, après vous être identifié Pour ce faire il vous faudra suivre les 4 étapes suivantes : 1/ Si vous n êtes pas encore inscrit sur le portail, il faudra inscrire votre organisation et son responsable en cliquant sur «Demande d inscription». En remplissant et en validant le formulaire vous recevrez par un couple Identifiant / Mot de passe.

10 L identifiant sera toujours votre adresse . 2/ Vous connecter au portail en saisissant votre couple Identifiant / Mot de passe dans l espace Entreprise, 3/ Recherchez votre annonce par le bais du moteur de recherche 4/ Demander à télécharger le Dossier de Consultation associé à une annonce depuis le bouton «Accéder au dossier» Pour s inscrire à la veille des marchés gratuite : Cliquez sur «Ma Veille des marchés» : Vous pourrez alors définir les paramètres de votre recherche par : - Mot(s) clé(s) - Secteur(s) d activité(s) - Département(s) Cochez la case d acceptation et cliquez sur «Valider» pour terminer votre enregistrement. Un mail quotidien vous sera dés lors envoyé à l adresse enregistrée pour vous avertir des marchés correspondant à votre recherche et actuellement en cours de publication sur le portail Pour tester la réponse électronique, cliquez sur «accéder au marché de test» et suivez le paragraphe 4 ci-dessous

11 4. Réponse à une consultation et envoi des dossiers de candidature et d offre par voie électronique 4.1 Pré requis technique Afin d envoyer électroniquement les pièces constitutives de vos candidatures et de vos offres, votre poste devra être configuré conformément aux pré requis techniques décrits dans les paragraphes 2.2 et 2.3 «Les pré requis techniques». 4.2 Constitution des enveloppes En fonction de la procédure (MAPA, Appel d Offres Ouvert, etc.) et du nombre de lots associés au marché, vous devrez envoyer les différentes pièces constitutives de votre candidature dans l enveloppe A (Candidature) prévue à cet effet et les différentes pièces constitutives de vos offres dans la ou les enveloppes B (Offres) prévues à cet effet (en cas de marché séparé en lots, la plate-forme propose une enveloppe B par lot afin de permettre une réponse ciblée au marché). Vous pourrez également être amenés à déposer tous vos plis dans une seule enveloppe dans le cas de procédure à enveloppe unique. Après vous être identifié sur la plate-forme en saisissant votre couple identifiant/mot de passe et après avoir sélectionné le dossier pour lequel vous désirez envoyer votre candidature et offre électronique, cliquez sur l onglet «Candidature et Offre» pour afficher la page suivante :

12 Commencer par «Sélectionner les lots» en cas de marché alloti puis cliquez sur «Constituez ma candidature» ou «Constituer mon offre» le cas échéant. Après le téléchargement de l Applet Java vous arrivez alors sur le Coffre fort pour gérer votre certificat électronique et les documents à ajouter. 1/ Sélectionner votre certificat (s il ne s affiche pas rendez vous en haut de la page à la rubrique Assistance - Méthodologie pour la configuration de Modula) 2/ Cliquez sur «Ajouter un fichier» afin de sélectionner le ou les fichiers que vous souhaitez déposer dans le coffre fort électronique.

13 3/ Les fichiers sélectionnés seront temporairement stockés dans la partie «Fichiers en attente de téléchargement» 4/ Une fois le ou les fichiers sélectionnés vous pouvez cliquer sur «Signer, Chiffrer et Envoyer» afin de crypter et déposer vos documents dans le coffre fort. 5/ Entrez le code PIN de votre certificat. Cette opération ne sera nécessaire que pour la 1 ère enveloppe constituée. 6/ Les fichiers seront traités par la plateforme. En fonction de la taille de vos fichiers et de la qualité de votre réseau Internet cette opération peut durer un temps variable. Il est donc fortement conseillé de prévoir un délai suffisant pour déposer votre réponse car aucun dépôt ne sera accepté après la date et heure limite du marché. 7/ Une fois les plis déposés dans le coffre fort, cliquez sur «Retour au dossier» en bas de page afin de revenir sur la vue globale des enveloppes. 8/ Répétez l opération pour chacune des enveloppes que vous devez compléter. 9/ Pour terminer votre dépôt, il est indispensable de cliquer sur le bouton «CACHETER LE DOSSIER». Votre dépôt ne sera pris en compte qu à cette condition. Vous recevrez alors un accusé de réception par mail pour confirmer la bonne prise en compte de votre dépôt par la plateforme. Dans tous les cas, vous pourrez si vous le souhaitez, annuler et remplacer votre candidature et/ou votre offre tant que la date limite de remise des plis n est pas arrivée à échéance. POUR TOUTE INFORMATION COMPLEMENTAIRE N HESITEZ PAS A CONTACTER NOTRE SERVICE D ASSISTANCE TELEPHONIQUE : (0.34 / min)