Guide d usage pour Word 2007

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1 Formation TIC Septembre 2012 Guide d usage pour Word 2007 ETSUP 8 villa du Parc Montsouris PARIS

2 SOMMAIRE Interface... 2 Organiser son espace de travail... 3 La barre d outils «Accès Rapide»... 3 Régler les marges... 4 Marques de format... 5 Les listes... 6 Les listes à puces... 6 Liste numérotées... 7 Liste à plusieurs niveaux... 7 Les styles... 8 Intérêt des styles Personnaliser les styles... 8 Styles et numérotation... 9 Table des matières automatiques Tableaux Images Sauts de page Sauts de section et numérotation des pages Enregistrement et sauvegarde Références Note Le guide

3 INTERFACE L interface de Word 2007 peut se décomposer de la manière suivante : - Bouton office : Le bouton Office, situé dans le coin supérieur gauche de l interface, donne accès aux fonctionnalités suivantes: o Nouveau : Pour créer un nouveau document. o Ouvrir : pour modifier ou consulter un document déjà existant. o Enregistrer : enregistrer les modifications du document en cours. o Enregistrer sous : enregistrer un nouveau document ou une copie d un document déjà existant. o Imprimer. o Fermer : fermer le document en cours. - Ruban : élément principal de l interface de Word 2007, il regroupe tous les boutons, classés par onglets. Ces onglets sont initialement au nombre de sept (de «Accueil» à «Affichage») mais lorsque l on travaille sur un objet particulier (une image, un tableau, un pied de page ) des nouveaux onglets s ajoutent pour pouvoir modifier l objet en question. - La page : C est votre document. - Le bandeau : il fournit des informations telles que : o Le nombre de page et le numéro de la page active o Le nombre de mots o Le dictionnaire utilisé pour la correction orthographique Dans sa partie droite, on peut changer le mode d affichage et changer le facteur de zoom. 2

4 ORGANISER SON ESPACE DE TRAVAIL Afin d adapter l ergonomie de Word à son usage, il est possible de personnaliser son espace de travail. Ainsi les différents menus peuvent être organisé des différentes manières et s adapter à l utilisateur. LA BA RRE D OU TILS «A CCÈS RA PIDE» La barre d outils «Accès Rapide» se trouve dans la barre de titre, à droite du bouton Office. Elle regroupe un ensemble de fonctions à portée de clic. Ces fonctions de base sont «Enregistrer», «Annuler» et «Rétablir» mais il est également possible de choisir parmi une liste de fonctions celles que l ont désire être accessible depuis cette barre d outils. On peut personnaliser le ruban en cliquant droit sur la barre d'outils Accès rapide et en cochant Réduire le ruban. Le ruban disparaît alors pour ne laisser apparaître que les différents onglets. Cette manipulation peut être utile pour travailler avec un petit écran. FIGURE 1 VOLET «PERSONNALISER LA BARRE D OUTILS ACCÈS RAPIDE» Pour obtenir des majuscules accentuées, cliquez sur le bouton «Office > Options Word > Vérification». Décochez «Ignorer les mots en majuscules». Cochez «Majuscules accentuées en français». Lors de la vérification orthographique, Word proposera systématiquement d'accentuer les majuscules. 3

5 RÉGLE R LE S MA RGES FIGURE 2 LE RÉGLET DES MARGES Situé en haut de votre page et en dessous du bandeau de menu, le réglet vous permet de régler la taille des marges. Pour ce faire, il existe deux manières : - Soit en déplaçant les repères sur le réglet - Soit en double cliquant sur la zone bleue du réglet et vous accédez ainsi au menu suivant. FIGURE 3 LE MENU DE MISE EN PAGE ET DE MODIFICATION DES MARGES 4

6 Vous pouvez entrer la taille des différentes marges et choisir la position de la reliure. MA RQUES DE FORMA T Les marques de format permettent d afficher les caractères non imprimables. Cette option permet de repérer les fautes d espacement et de mieux contrôler la structure du texte. FIGURE 4 EXEMPLE DE MARQUES DE FORMAT La méthode la plus efficace en termes de traitement de texte consiste à saisir le texte «au kilomètre». 5

7 LES LISTES LES LISTE S À PUCE S On peut rapidement rajouter des puces à une liste ou à des paragraphes en sélectionnant le texte auquel on veut ajouter des puces puis dans l onglet «Insertion», le groupe «Paragraphe», il faut cliquer sur le bouton «Puces». Exemple : Élément 1 Élément 2 Élément 3 Élément 4 On peut également créer des sous-listes de listes : en plaçant le curseur sur la ligne d un sous-élément puis en cliquant sur le bouton «Augmenter le retrait», l élément se décale à droite et change de puce. Exemple : Élément 1 o Sous-élément a Élément 2 o Sous-élément b Note : Pour utiliser un autre style de puce, cliquez sur une des puces de votre liste (l ensemble des puces de votre liste devrait être en surbrillance grise, puis cliquez sur la partie droite du bouton «Puces» pour ouvrir le menu de sélection des styles de puces. Sélectionnez un style de puces en cliquant dessus. Note 2 : Pour faire passer un sous-élément au niveau d élément, il faut cliquer sur le bouton «Diminuer le retrait». 6

8 LISTE NU MÉROTÉE S Les listes numérotées fonctionnent sur le même principe que les listes à puces. Quand vous voulez numéroter un titre, placez le curseur de saisie sur la ligne de votre titre puis cliquez sur le bouton «Numérotation». Pour utiliser un autre style de numérotation (en chiffres romains par exemple) cliquez sur la partie droite du bouton «Numérotation». Exemple : 1. Premier titre 2. Deuxième titre 3. Troisième titre LISTE À PLU SIEURS NIVEAUX Sur le même principe que les listes à puces, on peut inclure des sous titres à notre numérotation (en utilisant le bouton «Augmenter le retrait») Exemple : 1. Premier titre 2. Deuxième titre a. Premier sous titre b. Deuxième sous titre 3. Troisième titre Le bouton «liste à plusieurs niveaux» permet de modifier tous les niveaux de la numérotation (que ce soit les 1, 2, 3, ou les a, b, Ėc, ). Par exemple si je souhaite avoir la numérotation suivante : 1. Premier titre 2. Deuxième titre 2.1. Premier sous titre 2.2. Deuxième sous titre 3. Troisième titre Il faut tout d abord cliquer sur un des numéros pour sélectionner la numérotation puis cliquer sur le bouton «liste à plusieurs niveaux» pour choisir le modèle 1, 1.1,

9 LES STYLES Un style est un ensemble de caractéristiques de mise en forme. Un style peut être appliqué à plusieurs parties d un document. INTÉ RÊT DE S STYLE S. Auparavant, lorsque l on souhaiter appliquer une même mise en forme a plusieurs groupes de textes, il fallait sélectionner chaque groupe de texte individuellement et y appliquer les paramètres de mise en forme. Ainsi pour n groupes de texte, il fallait répéter l opération n fois, ce qui pouvait se révéler demander beaucoup de temps. Désormais, il est possible de définir des styles, et ainsi obtenir une mise en forme uniforme pour tous les groupes de textes. Vous pouvez donc définir un style commun pour tous les titres, sous-titres, paragraphes, etc. PERSONNA LISE R LE S STY LE S Le menu «Style» se trouve dans l onglet accueil et propose une sélection de styles préétablis. Pour appliquer un style, il faut sélectionner le texte à mettre en forme et cliquer sur le style à lui appliquer. Vous pouvez modifier un style (clic droit > Modifier) et les modifications seront effectives sur toutes les parties de textes ayant ce style. FIGURE 5 MENU «STYLE» Un style peut être une copie d un autre style en sélectionnant le style parent dans «style basé sur». Il est ensuite possible de modifier la police, la taille de corps, mettre en gras, italique, sous-ligné ainsi que sélectionner l indentation du texte. Par défaut, les styles que vous définissez et modifiez dans un document ne sont pas utilisables dans les autres documents. Si vous le désirez vous pouvez rendre un style utilisable dans tous vos documents en sélectionnant la case «Nouveaux document basés sur ce modèle» dans la fenêtre «modifier le style». 8

10 FIGURE 6 FENÊTRE «MODIFIER LE STYLE» STYLES ET NUMÉROTATION Mise en garde Si vous appliquez un style à une partie de texte intégrée à une numérotation, la numérotation va disparaitre. Il est toutefois possible de sélectionner un modèle de numérotation associant automatiquement un style. 9

11 TABLE DES MATIÈRES AUTOMATIQUES Maintenant que votre document est mis en page est que chaque partie du document est rattachée à un style, vous allez pouvoir générer une table des matières automatique (ou sommaire automatique). Il existe une organisation hiérarchique entre les différents styles, en effet un titre est considéré comme étant de niveau supérieur à un sous-titre. titre titre sous-titre paragraphe sous-titre paragraphe... sous-titre paragraphe paragraphe... FIGURE 7 ORGANIGRAMME DES STYLES Dans le menu «Référence», le bouton «Table des matières» permet de générer automatiquement un sommaire. FIGURE 8 LA FONCTION «TABLE DES MATIÈRES» DANS LE MENU «RÉFÉRENCES» Le volet déroulant vous présente les tables automatiques prédéfinies mais il est préférable de sélectionner l option «Insérer une table des matières» quand l on travaille sur un document à l arborescence plus complexe. Ainsi on peut modifier le nombre de niveaux à afficher. Exemple : Dans une table des matières à 3 niveaux, figurent Titres1, Titres2 et sous-titres. 10

12 Vous pouvez également sélectionner les styles des parties à faire figurer dans la table en allant dans le menu «option» depuis la fenêtre «Insérer une table des matières». Note : Si vous modifiez votre document après avoir généré la table des matières, vous devez cliquer sur la fonction «mettre à jour la table» (cf. Figure 8) pour que les modifications soient apportées à la table des matières. TABLEAUX Sous l onglet Insertion, cliquez sur Tableau Un volet avec un quadrillage apparait vous permettant de choisir le nombre de colonnes et de lignes. Note: Une fois votre tableau créé, vous pouvez l agrandir comme pour une fenêtre en étirant les coins du tableau. Vous pouvez également faire glisser les traits entre les colonnes et les cellules 11

13 IMAGES Sous l onglet Insertion, dans le groupe Illustrations, cliquez sur Image. Recherchez l'image à insérer. Double-cliquez sur l'image à insérer. Note : Cette manipulation nécessite que l image soit enregistrée sur votre ordinateur. Si vous voulez enregistrer une image depuis une page internet, il vous fait faire un clic-droit sur l image puis cliquer sur «Enregistrer l image sous» SAUTS DE PAGE Le saut de page permet de commencer la suite du texte au début d une nouvelle page. Pour insérer un saut de page: o Dans l onglet «Insertion», cliquer sur le bouton «Saut de page». o Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier CTRL+ENTRÉE 12

14 SAUTS DE SECTION ET NUMÉROTATION DES PAGES Il est souvent demandé de numéroter les pages d un document long à partir de la première page d écriture et de ne pas numéroter les pages précédentes (la page de garde, le sommaire, etc.). Pour cela, on se sert des sauts de section. Un saut de section permet de placer une démarcation virtuelle entre deux parties d un document. Ainsi, après avoir posé cette démarcation, on peut travailler la mise en page (entêtes, pieds de page, orientation de la page) d une partie du document sans affecter les autres. Pour insérer un saut de section, il faut aller dans l onglet «Mise en page», puis sur le bouton «Sauts de pages» (fig 1). Ce menu est séparé en deux parties : sauts de pages et sauts de section. 13

15 Note : Il est important d activer les marques de format pour pouvoir visualiser le saut de section Par défaut, les pieds de page des différentes sections sont identiques. Quand l on modifie le pied de page d une page de la section 2, nous avons une indication «Identique au précédent». Pour pouvoir travailler le pied de page des pages de section 2 indépendamment des pieds de page des pages de section 1, il faut décocher dans le ruban le bouton «Lier au précédent». Une fois ce bouton décoché, on peut insérer le numéro de page dans notre pied de page de section 2. Aller dans l onglet «Insertion», puis «Numéro de page» et sélectionner les numéros de page «en bas à droite». Nous obtenons la numérotation des pages sur les pages de la section 2. Cependant, la numérotation ne commence pas à 1 mais au rang réel de la page dans le décompte des pages. 14

16 Pour rectifier ça, cliquez sur «Format numéro de page» (cf. image ci-dessus) et dans le champ «A partir de» Insérer 0 ou 1 selon que vous avez inséré un saut de section continu ou à la page suivante. 15

17 ENREGISTREMENT ET SAUVEGARDE Pour enregistrer un fichier, dans le bouton Office, cliquer sur «Enregistrer sous». Si votre fichier a déjà été enregistré, vous pouvez sauvegarder les modifications apportées en cliquant sur «Enregistrer». Quand on clique sur «Enregistrer sous», Word 2007 propose différents formats de fichiers. Le premier, nommé «Document Word», est le format Word Le nom des fichiers enregistrés dans ce format se termine par *.docx Attention! Ces fichiers ne sont pas lisibles par Word 2003 Le second, nommé «Document Word » est le compatible avec les versions de Word antérieures à Le nom des fichiers enregistrés dans ce format se termine par *.doc 16

18 Quand on enregistre un fichier, il y a trois éléments à préciser: Son emplacement : où il se situe dans l arborescence Son nom : veillez à toujours donner des noms explicites à vos fichiers. Son format : cela détermine le type du fichier et ainsi le logiciel a utiliser pour l ouvrir et le modifier Attention : Si vous donner à votre fichier le même nom, le même emplacement et le même format à votre fichier qu un fichier déjà existant, il le remplacera. 17

19 RÉFÉRENCES Videotips.fr est un blog regroupant des tutoriels vidéo. Ce tutoriel est dédié aux sommaires automatiques sous Word / Ce site permet d appréhender l usage des outils bureautiques tels que Word, Powerpoint ou encore Excel. Une autre source de tutoriels vidéo. «Aide et procédures Word 2007 Office.com», le manuel officiel de Word 2007, Microsoft. 18

20 NOTE LE GUIDE La version 2007 de Word intègre un outil en ligne fort utile qui permet aux utilisateurs plus à l aise avec la version précédente de Word de transposer leurs connaissances vers Word En effet, l interface de ce guide reprend celle de Word 2003, vous pouvez parcourir l interface et sélectionner une fonction, et ensuite le guide vous montre où trouver cette fonction dans Word «Vous vous demandez où se trouvent vos commandes Word 2003 favorites dans la nouvelle interface Word 2007? Ou bien vous souhaitez simplement découvrir la nouvelle interface avec un peu d'aide? Vous êtes au bon endroit. Nous avons développé un guide de référence interactif pour vous permettre de vous y retrouver rapidement dans la nouvelle interface. Lorsque vous cliquez sur le lien ci-dessous, le guide interactif démarre. Une fois ouvert, placez le pointeur de la souris sur un menu ou un bouton Word 2003 pour connaître son nouvel emplacement dans Word Pour visualiser une animation de l'emplacement de la commande ou du bouton dans Word 2007, cliquez dessus.» FIGURE 9 DESCRIPTION DE L OUTIL «INTERACTIF» DANS LA RUBRIQUE «AIDE» DE WORD2007 Cet outil est accessible par le menu «Aide» situé en haut à droite de la fenêtre Word2007, sous la croix de fermeture rapide. A I D E > O B T E N I R D E L A I D E > I N T E R A C T I F : G U I D E D E R É F É R E N C E D E S C O M M A N D E S D E W O R D E T WORD