Gestion de parc informatique - Prise en main

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1 EdSoft - Gparc.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk - Inventaire page 1 Gestion de parc informatique - Ce document a pour objectif de vous guider dans une première prise en main de Gparc, sachant que vous pouvez vous référer à la documentation détaillée pour approfondir tous les aspects du produit. Après une présentation schématique de l'organisation des données, nous vous guiderons dans quelques fonctions de base : Ajout d'une machine avec ses différents attributs, Affecter un logiciel à une machine, Création d'une intervention, Elaboration d'une requête. 1- Organisation schématique des informations dans Gparc On peut définir trois grands domaines de gestion, dont l'élément central est la machine (élément du parc) : le Parc et son contenu, provenant d une saisie ou de l inventaire GPSCAN l'organisation des personnes et des lieux, l'activité et la gestion liée au parc. Marque Type Machine (parc) Logiciel affecté à la machine Composant affecté à la machine Composant Fournisseur Logiciel Opération (interventions / planning) Organisation Lieu Planning des tâches Gestion des Interventions Utilisateur Requêtes enregistrées Statistiques GPSCAN Inventaire automatique Machines, utilisateurs Gestion des Contrats Intranet, Importations, exportations, Fonctions techniques, etc. Logiciels, éditeurs 2- Ajout d'une machine EdSoft - Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk - Inventaire page 1

2 page 2 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk EdSoft - Gparc.doc L'ajout de machines peut se faire par importation de données existantes, soir à partir de fichiers texte ou autres que vous possédez, soit à partir de l inventaire automatique GPSCAN, option de GPARC, mais l'enrichissement du parc peut se faire par saisie manuelle, ce que nous allons suivre par la succession des fenêtres présentées : 2-1 Fenêtre d'accueil au lancement de Gparc Cliquer sur l'icône Liste du Parc 2-2 Fenêtre "Les machines du Parc" Parmi les nombreuses possibilités, en particulier la sélection par critères des machines à afficher, nous choisissons la saisie d'une nouvelle machine : Cliquer "Nouveau" EdSoft - Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk - Inventaire page 2

3 EdSoft - Gparc.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk - Inventaire page Fenêtre "La fiche d'un matériel du Parc" : saisie d'une machine Seule la saisie de l'identifiant, qui doit être unique, est impérative. Exemple des différents types de champs : Saisie directe. Recherche d'un élément existant dans le fichier correspondant à l'aide de l'icône, (s'il n'existe pas, il pourra être ajouté dans la foulée). Recherche de la valeur dans la table correspondante, ou saisie directe (qui enrichit la table). Les zones grisées sont renseignées ou calculées automatiquement et ne peuvent pas être modifiées directement. Recherche d'une Marque Choisir une Marque dans la liste (positionnement par saisie du début de libellé) OU Saisie d'une nouvelle Marque qui viendra enrichir la liste, puis Choisir. EdSoft - Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk - Inventaire page 3

4 page 4 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk EdSoft - Gparc.doc La marque choisie est donc renseignée dans la fiche matériel. Continuez ainsi la saisie des différentes rubriques utiles, sachant que vous pourrez revenir en modification de la fiche pour compléter ou ajuster vos saisies. Pour terminer, cliquez sur le bouton "OK". En version d'évaluation, vous pouvez saisir jusqu'à 10 machines. 3- Affectation d'un logiciel à une machine L'affectation de composants à une machine se traite de façon semblable à celle de logiciels. L'affectation d'un logiciel à une machine peut se faire de deux façons : Soit en choisissant un logiciel dans le fichier général des logiciels, Soit par transfert d'un logiciel déjà affecté au stock. Cette fonction affectera le fichier RELATLOG. Comme pour la marque, l'utilisateur et autres éléments de la machine, le fichier général des logiciels (LOGICIEL) peut être renseigné dans la foulée d'un ajout de logiciel à une machine ou indépendamment (depuis la fenêtre d'accueil, à l'aide des icônes appropriées ou.en passant par menu Fichiers) EdSoft - Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk - Inventaire page 4

5 EdSoft - Gparc.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk - Inventaire page Démarrer l'affectation d'un logiciel à une machine Soit depuis la liste du Parc : sélectionner la ligne et cliquer sur l'icône "Logiciels de la machine" : Sélectionner la ligne, puis cliquer sur l'icône Soit depuis la fiche machine, Cliquer sur une des deux icônes "logiciels de cette machine" 3-2 Fenêtre "Les logiciels de la machine" Nous allons suivre l'ajout d'un nouveau logiciel à la machine. A ce niveau, il est possible également de transférer un exemplaire de logiciel en stock vers la machine. Cliquer sur l'icône Nouveau/Ajout Sur la fiche d'un logiciel, faire en premier lieu la recherche du logiciel à ajouter. Les autres champs, optionnels, peuvent être saisis maintenant ou plus tard. EdSoft - Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk - Inventaire page 5

6 page 6 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk EdSoft - Gparc.doc Sur la liste des Logiciels, choisir un logiciel existant, après l'avoir créé le cas échéant. Renseigner optionnellement les autres champs, y compris contrats, etc. et cliquer sur "OK". Le logiciel apparaît sur la liste des logiciels de la machine. Fermer la fenêtre, puis "OK" sur la fiche machine. L'ajout de composants à une machine se fait de façon comparable en utilisant les icônes 4- Création d'une intervention La création d'une intervention consiste en quelque sorte à actualiser une Opération type. Comme toujours, plusieurs chemins pour y parvenir : à partir d'une machine, d'un utilisateur ou depuis la liste générale des Interventions. Par exemple, pour créer une intervention liée à la machine que l'on vient de saisir, cliquer sur l'icône Interventions soit après sélection dans la liste du Parc, soit sur la Fiche Machine. La liste des interventions liées à cette machine est présentée. Sur cette fenêtre, cliquer sur l'icône "Nouveau" La fiche Intervention est proposée, Les rubriques afférentes à la machine ont été renseignées automatiquement : EdSoft - Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk - Inventaire page 6

7 EdSoft - Gparc.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk - Inventaire page 7 Rechercher une Opération. Pour voir le détail de l'opération sélectionnée et si besoin la modifier, utiliser le bouton "Modifier". Choisir l'opération La fiche Opération : La fiche Intervention de la machine : "OK" pour enregistrer l'intervention Les champs renseignés dans la fiche Opération vont apparaître dans la fiche Intervention de la Machine et peuvent être modifiés en fonction de l'intervention en cours. D'autres champs sont pré-renseignés, mais modifiables : Intervenant = utilisateur de la machine, Statut = Action en cours Priorité = basse EdSoft - Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk - Inventaire page 7

8 page 8 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk EdSoft - Gparc.doc Remarque concernant les Opérations : pour plus de facilité par la suite (regroupements, sélections, etc.), il est préférable d'avoir un nombre limité d'opérations, avec des indications générales, et donner le maximum de précisions au niveau de l'intervention. Dans un deuxième temps, il est possible de revenir sur la fiche intervention pour saisir des "détails" de l'intervention qui permettent le cas échéant de suivre ses différentes étapes. 5- Formuler une requête L'icône "Requêteur" est accessible depuis la fenêtre d'accueil, mais également dans d'autres contextes : Parc, Interventions, Composants ou Logiciels affectés aux machines, etc. On peut aussi passer par le menu Outils. Icône "Requêteur" La fenêtre proposée permet : De formuler une nouvelle requête Menu obtenu par clic droit De lister les requêtes enregistrées (Clic droit pour dérouler tout, ou double clic sur le dossier sur lequel porte la requête recherchée). Le requête sélectionnée peut être : Exécutée Modifiée Supprimée Copiée Nous allons suivre maintenant une requête simple sur le fichier Parc. Donc, cliquer sur Nouveau requête :, pour arriver sur la fenêtre qui va vous permettre d'exprimer votre EdSoft - Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk - Inventaire page 8

9 EdSoft - Gparc.doc Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk - Inventaire page 9 Onglet Fichiers : 1- Donner un titre à la requête, en vue de l'enregistrer par la suite. 2- Double cliquer sur le fichier à interroger, ici, PARC, l'onglet Champs et sélection est alors présenté. Onglet Champs et sélection : Plusieurs colonnes : Rubrique à tester : toutes les rubriques du fichier sont proposées, Voir : les rubriques cochées donneront lieu à une colonne dans la liste résultante, Condition : le menu déroulant permet de choisir le type de condition, Valeur testée : valeur à tester ; la colonne Info spot indique : "double clic" lorsque la valeur est à rechercher dans un fichier ou une table, le format lorsqu'il s'agit d'une date. Autrement il s'agit d'une valeur alphanumérique. Fichier : rappel du fichier en cours, Nom variable dans le fichier, Taille de la rubrique dans le fichier, et indication OUI à Clé s'il s'agit d'une clé dans un autre fichier. Le choix d'une condition sur Identifiant de Fournisseur débouche sur la liste des fournisseurs, il vous suffit de sélectionner et Choisir Sélectionner et Choisir EdSoft - Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk - Inventaire page 9

10 page 10 Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk EdSoft - Gparc.doc C'est le numéro interne (clé) du fournisseur choisi qui vient s'inscrire dans la colonne Valeur testée. Vous pouvez combiner des conditions sur plusieurs rubriques, elles seront liées entre elles par l'opérateur ET. Cliquer sur le bouton requête. Vous pourrez, en bas de la fenêtre pour déboucher sur la liste résultante de la la requête seulement après l'avoir exécutée une fois. Résultat de la requête : Vous pouvez explorer toutes les possibilités offertes à partir de cette liste, depuis les menus et les icônes. EdSoft - Gparc Gestion du Parc Informatique Help Desk - Inventaire page 10