LISTES DE DISTRIBUTION GÉRÉES PAR SYMPA DOCUMENT EXPLICATIF DE L'INTERFACE WEB À L'INTENTION DES ABONNÉS

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1 LISTES DE DISTRIBUTION GÉRÉES PAR SYMPA DOCUMENT EXPLICATIF DE L'INTERFACE WEB À L'INTENTION DES ABONNÉS MAI 2013

2 Table des matières 1. Introduction Interface d accueil Zone d authentification Onglet Accueil Onglet Aide Onglet Liste des listes Langue d affichage Chercher une liste Authentification Personnels et étudiants Mot de passe oublié Personnes externes de Polytechnique Premier accès Mot de passe oublié Accès avec authentification Déconnexion Vos préférences Gérer vos abonnements Consultation des listes Contacter le propriétaire Options d'abonné Nom Mode de réception Visibilité Abonnement Abonnement sans authentification Désabonnement Désabonnement sans authentification Info Archives Poster Documents partagés Voir les abonnés Annexe 1 Table des illustrations Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 2 sur 21

3 1. Introduction Actuellement, il y a deux gestionnaires de listes de distribution à l École Polytechnique. Le premier gestionnaire de listes héberge les listes générées automatiquement. Il est utilisé pour les listes de distribution pour les besoins d'un programme, d'un cours ou d'une section et pour créer les listes spécifiques pour les besoins administratifs de l'enseignement. Les mises à jour de ces listes se font régulièrement à l'aide d'informations extraites du système de gestion des données académiques (SAGE). Le deuxième gestionnaire de listes est Sympa. Ce gestionnaire de listes héberge les listes dites à la demande pour l'ensemble de la communauté polytechnicienne. Le présent document est un aide-mémoire pour les abonnés des listes de distribution hébergées sur le serveur de listes de diffusion du Service informatique de l École Polytechnique de Montréal, SYMPA Veuillez noter que seuls le personnel et les associations étudiantes de l'école Polytechnique de Montréal peuvent demander la création d une liste de diffusion sur le serveur de listes Sympa du Service informatique. Sympa est accessible via une interface Web. Polytechnique, tapez l'adresse suivante: Pour accéder au système de l'école La page d accueil présente le répertoire des catégories de liste de distribution de l'école. Seules les fonctions qui vous sont autorisées sont affichées dans chaque page. Cette interface sera plus complète lorsque vous vous serez identifié. Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 3 sur 21

4 Il est à noter que les résultats présentés peuvent ne pas être exhaustifs, puisque l'affichage des listes de distribution peut être visible par tous ou cachées même aux abonnés. Ce critère est déterminé par le propriétaire de la liste. 2. Interface d accueil 2.1. Zone d authentification Figure 1 - Authentification Cette zone d authentification (Figure 1) vous permet de vous connecter à Sympa ou bien d obtenir votre mot de passe Sympa lié à votre adresse de courrier électronique d abonné Onglet Accueil La section Catégories de liste (Figure 2) affiche les rubriques auxquelles peuvent appartenir une liste. Si vous cherchez une liste servant à un département, cliquez sur la rubrique du département désiré et recherchez la liste désirée. Le nombre de listes affichées dans chaque catégorie variera selon la configuration de la liste et selon que vous vous êtes authentifié ou non. Le système différencie les minuscules des majuscules. Il faut utiliser votre code d identification (CIP) unique de l'école, soient : pmatricule, unuméro ou code d identification étudiant Figure 2 - Catégories de liste Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 4 sur 21

5 2.3. Onglet Aide Cette section vous permet de consulter l aide liée à l utilisation du système de listes Sympa. Veuillez prendre note que l aide est générale et que certaines options peuvent ne pas être mis à la disposition des abonnés et des propriétaires Onglet Liste des listes Cet onglet (Figure 3) affiche toutes les listes du système Sympa, par ordre alphabétique, qu il sera permis de voir en tant que visiteur ou qu abonné à Sympa. Figure 3 - Liste des listes Il est à noter que cette liste n'est pas exhaustive, puisque l'affichage des listes de distribution peut être visible par tous ou cachée même pour les abonnés. Ce critère est déterminé par le propriétaire de la liste. Si vous cliquez sur le lien d une liste, différentes informations et menus liés à la liste s afficheront (Figure 4). Ces informations et possibilités varient selon la configuration de la liste et selon si vous vous êtes authentifiés ou non. Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 5 sur 21

6 L encadré de gauche indique : le nombre d abonnés à la liste le ou les propriétaire(s) le ou les modérateur(s) Figure 4 - Informations et menu Contacter le propriétaire Permet d expédier un courriel au propriétaire de la liste. Abonnement Permet de s abonner à la liste. Désabonnement Permet de se désabonner de la liste. Info Affiche l objet de la liste. Admin Permet d administrer la liste. Vous devez être connecté. Archives Permet de consulter les archives de la liste. Poster Permet d expédier un message à l ensemble des abonnés. RSS Permet de consulter les dernières mises à jour liées à la liste. Documents partagés Permet de consulter les documents partagés de la liste Langue d affichage Vous pouvez choisir la langue d affichage du système de listes (Figure 5). Figure 5 - Langue d'affichage Le changement sera effectif tant que le fureteur ne sera pas fermé ou qu un nouveau choix ne sera pas effectué. Pour effectuer un changement permanent, veuillez apporter la modification dans les préférences de votre compte Sympa. Veuillez consulter la section 4.2 ci-après Chercher une liste Sympa vous permet d effectuer une recherche sur le nom et la définition des listes pour trouver une liste en particulier. Inscrire le texte à rechercher et cliquer sur le bouton (Figure 6). Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 6 sur 21

7 Figure 6 - Recherche 3. Authentification Il y a deux types d authentification. L authentification CAS («Central Authentication Service») (Figure 7) pour le personnel et les étudiants de Polytechnique et l authentification Sympa pour les personnes n ayant pas de code d identification de Polytechnique (Figure 8). Figure 7 - Authentification (Polytechnique) Figure 8 - Authentification pour les personnes hors Polytechnique 3.1. Personnels et étudiants Cette section est réservée au personnel et aux étudiants de l École. Veuillez cliquer sur le bouton (Authentification) (Figure 7). La page Web d authentification (Figure 9) s affichera : Figure 9 - Authentification CAS Veuillez inscrire votre Code d identification (CIP ou Identifiant) (personnel : pmatricule, étudiant : code étudiant, invité : unuméro) et votre Mot de passe. Votre CIP Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 7 sur 21

8 est directement lié à votre adresse d abonnement. Ensuite, cliquer sur le bouton pour établir une connexion Mot de passe oublié Si vous ne connaissez pas votre mot de passe ou que vous avez oublié votre mot de passe, veuillez-vous présenter au comptoir de service au L-6630 avec votre carte d identité. La fenêtre (Figure 10) ci-dessous va s afficher si vous tentez d utiliser le lien Mot de passe perdu. Figure 10 - Erreur - fonction de rappel de mot de passe 3.2. Personnes externes de Polytechnique Premier accès Figure 11 - Première connexion et mot de passe perdu Si vous ne disposez pas d un code d identification de Polytechnique (CIP) et que c est la première fois que vous accédez au système Sympa, veuillez cliquer sur le lien «Première Connexion?» (Figure 11). Vous serez alors invité à indiquer votre adresse courriel (celle avec laquelle vous êtes abonné au système) dans l espace réservé à cet effet (Figure 12). Pressez, ensuite, le bouton. Le système vous transmettra alors un courriel qui vous permettra de définir votre mot de passe. Veuillez consulter votre boite aux lettres et suivre les instructions. Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 8 sur 21

9 Figure 12 - Créer un mot de passe En cliquant sur le lien indiqué dans ce courriel, vous aurez la possibilité de choisir un mot de passe pour votre environnement Sympa (Figure 13). Figure 13 - Définir un mot de passe Mot de passe oublié Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur l'hyperlien «Mot de passe perdu?» (Figure 11). Figure 14 - Demander un nouveau mot de passe Vous serez alors invité à indiquer votre adresse courriel (celle avec laquelle vous êtes abonné au système). Par la suite, cliquez sur le bouton (Figure 14). Le système vous transmettra un courriel contenant un lien hypertexte qui vous mènera à une page Web (Figure 15) où vous pourrez définir votre nouveau mot de passe. Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 9 sur 21

10 Figure 15 - Choisir un nouveau mot de passe Saisissez votre nouveau mot de passe aux endroits réservés à cet effet et cliquez sur le bouton Valider pour confirmer votre nouveau mot de passe. 4. Accès avec authentification Lorsqu une connexion au système de listes Sympa est établie, des options supplémentaires sont accessibles (Figure 16). Figure 16 - Accès avec authentification 4.1. Déconnexion Pour mettre fin à votre session Sympa, veuillez cliquer sur le bouton 4.2. Vos préférences Les préférences générales (Figure 17) sont relatives à l'ensemble de vos abonnements et à la manière dont se présente votre interface de listes Sympa. Figure 17 - Vos préférences Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 10 sur 21

11 Afin que les modifications soient effectives, vous devez cliquer sur le bouton Valider pour chaque option modifiée. Vous pouvez modifier : VOTRE NOM si vous vous abonnez à une liste depuis l'interface web du serveur de listes, le champ «Nom» sera automatiquement rempli dans la liste des abonnés ; Figure 18 - Modification des préférences LA LANGUE DE L'INTERFACE DE LISTES SYMPA permet de changer la langue d affichage (Figure 18). Veuillez noter qu il est possible de choisir une autre langue sur toutes les pages de l'interface de listes. Ce changement demeurera effectif seulement lors d une session et tant que le fureteur n est pas fermé. LE DÉLAI D EXPIRATION DE LA CONNEXION par défaut, la session expire lorsque vous fermez votre navigateur (Figure 18); si vous utilisez les listes de manière intensive, nous vous conseillons de choisir une durée plus longue. La durée de vie de la connexion est contrôlée par un témoin («cookie») déposé sur votre ordinateur ; Un témoin («cookie») est un petit fichier qu'un serveur Web enregistre, le plus souvent temporairement, sur votre disque dur, pour vous identifier sur son service. Il contient quelques informations de référence vous concernant : nom, adresse courriel, date de dernière connexion, etc. Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 11 sur 21

12 Ceci modifiera vos abonnements à l'ensemble des listes. Si vous souhaitez changer l'adresse courriel que pour une seule liste, il vaut mieux vous désabonner de cette liste et vous y réabonner avec l'adresse appropriée. L'ADRESSE AVEC LAQUELLE VOUS ÊTES ABONNÉ AUX LISTES; si vous êtes abonné aux listes avec plusieurs adresses, l'adresse remplacée sera celle avec laquelle vous êtes authentifié (Figure 17); VOTRE MOT DE PASSE SYMPA; Vous pouvez aussi changer le mot de passe de l adresse avec laquelle vous êtes abonné à la liste (Figure 17). Pour les gens ne possédant pas de code d identification de Polytechnique seulement; 4.3. Gérer vos abonnements Cet encadré affiche le nom de toutes les listes auxquelles vous êtes abonné (Figure 19) et vous êtes propriétaire ou modérateur. Pour consulter l une des listes, veuillez cliquer sur le nom de la liste. Figure 19 - Listes auxquelles vous êtes abonné Si vous êtes propriétaire d une liste, le lien d administration de la liste. vous permettra d avoir accès à la page Vous pouvez obtenir plus d informations sur l administration d une liste en consultant le document «Document explicatif de l'interface Web à l'intention des gestionnaires de listes» disponible sur le site Web du Service informatique à l adresse : Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 12 sur 21

13 Consultation des listes Lorsque vous cliquez sur une liste que vous n administrez pas, différentes options s affichent (Figure 20). Les choix suivants pourraient être disponibles: Figure 20 - Options des abonnés Contacter le propriétaire En cliquant sur ce lien (Figure 20), votre logiciel de courriel (par défaut) démarrera avec pour destinataire Ceci aura pour effet de faire parvenir votre courriel à tous les propriétaires de la liste Options d'abonné Figure 21 - Options d'abonné pour une liste Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 13 sur 21

14 Nom Permet d associer votre adresse courriel et vos prénom et nom (Figure 21). Affiche la date d'inscription à la liste et la date de la dernière mise à jour de vos options d abonné (Figure 21) Mode de réception Cette option (Figure 21) permet de choisir les options relatives au mode de réception et à la visibilité. Figure 22 - Modes de réception des messages Réception au format «Html» : Ce mode permet de ne recevoir que la version «html» («text/html») des messages postés sous les 2 formes texte et «HTML». Normal : Permet de recevoir tous les courriels individuels transmis par la liste. Ce mode est le mode par défaut. Interrompre la réception des messages : Ce mode permet de ne plus recevoir les messages de la liste. Vous restez cependant abonné à la liste. Cela évite de se désabonner puis de se réabonner à la liste. C est utile pour les absences prolongées. Réception au format texte uniquement : Ce mode permet de ne recevoir que la version texte («text/plain») des messages postés sous les 2 formes texte et «HTML» Visibilité Référencé dans la liste des abonnés : Votre nom sera affiché dans la liste des abonnés. Non visible : Votre nom ne sera pas affiché dans la liste des abonnés. Cliquez ensuite sur le bouton pour confirmer vos choix. Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 14 sur 21

15 Abonnement Abonnement avec authentification Cliquez sur le lien Abonnement (Figure 20) pour vous abonner à la liste sélectionnée. Le message suivant (Figure 23) apparaîtra si l opération d abonnement réussie. Figure 23- Abonnement réussi Un message de confirmation d abonnement sera aussitôt expédié à votre adresse courriel. En plus de recevoir un message de bienvenue par courriel, le lien Abonnement se transformera en lien Désabonnement et un nouveau lien Options d'abonné apparaîtra Abonnement sans authentification Il est possible de s abonner à certaines listes même si vous n êtes pas authentifié. Cliquez sur le lien Abonnement (Figure 20) pour vous abonner à la liste sélectionnée. Veuillez, par la suite, inscrire votre adresse d abonnement et cliquer sur le lien (Figure 24). Figure 24 - Abonnement à une liste Vous devrez confirmer votre abonnement en procédant telle que l indique la procédure cidessous : Figure 25 - Procédure de confirmation d'abonnement Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 15 sur 21

16 Désabonnement Désabonnement avec authentification Si vous êtes autorisé à vous désabonner, cliquez sur le lien Désabonnement (Figure 20) pour ne plus faire partie de cette liste d'envoi. Figure 26 - Désabonnement à une liste - demande de confirmation Le message suivant (Figure 27) apparaîtra si l opération de désabonnement réussie. Figure 27 - Désabonnement réussi Un message de de confirmation de désabonnement sera expédié à votre adresse courriel. En plus de recevoir un message de désabonnement par courriel, le lien Désabonnement se transformera en lien Abonnement et le lien Options d'abonné disparaîtra Désabonnement sans authentification Il est possible de se désabonner de certaines listes même si vous n êtes pas authentifié. Cliquez sur le lien Désabonnement (Figure 20) pour vous désabonner de la liste. Veuillez, par la suite, inscrire l adresse à désabonner et cliquer sur le lien (Figure 28). Figure 28 - Désabonnement sans authentification Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 16 sur 21

17 Un courriel (Figure 29) comprenant un lien de validation sera expédié à l adresse mentionnée. Vous devrez relever votre boîte de courriels afin de valider la demande de désabonnement en cliquant sur le lien. Figure 29 - Courriel de confirmation de désabonnement Info Donne une description sommaire de la liste Archives Affiche sous forme de liste les courriels et discussions du groupe. Les listes sont regroupées par mois (Figure 30 numéro 1). On peut les afficher par ordre chronologique ou par discussions (Figure 30 numéro 2). Pour consulter le message, cliquez sur le lien (Figure 30 numéro 3). Figure 30 - Archives Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 17 sur 21

18 Poster Ce lien offre un formulaire pour la saisie des messages à envoyer aux abonnés de la liste (Figure 31). Veuillez inscrire l objet de votre message et le contenu de votre message dans la boîte prévue à cet effet. Enfin, cliquez sur le bouton pour confirmer votre envoi. Figure 31 - Formulaire de postage Cette façon de faire n'est pas très souple car il est impossible de modifier ou d'ajouter des destinataires, d'ajouter une pièce jointe ou encore de mettre en forme les messages envoyés Documents partagés Ce lien est disponible seulement si un espace documents a été créé pour permettre le partage des fichiers (Figure 32). Figure 32 - Arborescence - espace documents Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 18 sur 21

19 La section «Documents partagés» peut contenir trois types de ressources : des dossiers, des fichiers et des signets (Figure 33). Les dossiers sont précédés de l'icône nom.. Pour creuser dans un dossier, cliquez sur son Pour remonter d'un niveau, cliquez sur le lien situé en haut à droite de votre écran. Les fichiers sont précédés d'icônes propres à chaque type de fichier. Les signets sont signalés par l'icône. Il s'agit de raccourcis permettant d'aller d'un simple clic à un site web particulier. Si vous cliquez sur l'intitulé d'un signet, le site lié s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. Figure 33 - Gestion espace documents Pour afficher le contenu du document, cliquez sur le lien du document. Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 19 sur 21

20 Voir les abonnés Ce lien (Figure 34) est disponible seulement si le propriétaire de la liste permet aux abonnés ou à tous ceux qui accèdent au système de listes de voir la liste des abonnés. Figure 34 - Recherche d'un abonné L espace Rechercher un utilisateur par (Figure 34) permet de rechercher un utilisateur dans la liste. Il faut inscrire l adresse courriel ou le nom de l utilisateur en tout ou en partie et cliquer sur le bouton Recherche. Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 20 sur 21

21 Annexe 1 Table des illustrations Figure 1 - Authentification... 4 Figure 2 - Catégories de liste... 4 Figure 3 - Liste des listes... 5 Figure 4 - Informations et menu... 6 Figure 5 - Langue d'affichage... 6 Figure 6 - Recherche... 7 Figure 7 - Authentification (Polytechnique)... 7 Figure 8 - Authentification pour les personnes hors Polytechnique... 7 Figure 9 - Authentification CAS... 7 Figure 10 - Erreur - fonction de rappel de mot de passe... 8 Figure 11 - Première connexion et mot de passe perdu... 8 Figure 12 - Créer un mot de passe... 9 Figure 13 - Définir un mot de passe... 9 Figure 14 - Demander un nouveau mot de passe... 9 Figure 15 - Choisir un nouveau mot de passe Figure 16 - Accès avec authentification Figure 17 - Vos préférences Figure 18 - Modification des préférences Figure 19 - Listes auxquelles vous êtes abonné Figure 20 - Options des abonnés Figure 21 - Options d'abonné pour une liste Figure 22 - Modes de réception des messages Figure 23- Abonnement réussi Figure 24 - Abonnement à une liste Figure 25 - Procédure de confirmation d'abonnement Figure 26 - Désabonnement à une liste - demande de confirmation Figure 27 - Désabonnement réussi Figure 28 - Désabonnement sans authentification Figure 29 - Courriel de confirmation de désabonnement Figure 30 - Archives Figure 31 - Formulaire de postage Figure 32 - Arborescence - espace documents Figure 33 - Gestion espace documents Figure 34 - Recherche d'un abonné Document pour abonnés Sympa version Mai 2013 Page 21 sur 21

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