Le SERVEUR de LISTE SYMPA

Transcription

1 Le SERVEUR de LISTE SYMPA

2 Cette documentation est un condensé de l aide accessible via l interface du serveur SYMPA (bouton «aide»). Elle en reprend les grande lignes, et les principales fonctionnalité qu il est necessaire de connaître pour utiliser convenablement cet outil. Le service DATSICOM ([email protected]) est en charge de la gestion du serveur SYMPA. Pour toute question relative à son utilisation, n hesitez pas à nous adresser vos interrogations. Documentation Sympa Introduction générale page 2

3 SOMMAIRE INTRODUCTION GENERALE Qu est-ce qu une liste de diffusion? page 5 Intérêt des listes de diffusion page 5 Types de listes de diffusion Possibilités offertes Fonctionnement des listes de diffusion : qui fait quoi? Listmasters Propriétaires Modérateurs Abonnés Cadre reglementaire FONCTIONNALITES UTILISATEURS page 5 page 5-6 page 6 page 6 page 6 page 7 page 7 page 7 Fonctionnement du service de listes page 9 S abonner à des listes page 9-10 Se connecter au serveur de liste SYMPA page 10 Consulter ses abonnements page 11 Gérer ses préférences page 12 Modifier ses options d abonné page 12 Modifier ses préférences générales page 13 Rechercher une liste de diffusion page 14 Se désabonner des listes page 14 FONCTIONNALITES ADMINISTRATEURS Demander la création d une liste de diffusion Administrer une liste Configurer la liste Personnaliser la liste Gérer l espace de stockage partagé Gérer les abonnés Gérer les erreurs Modérer les messages envoyés à la liste Gérer les archives Renommer la liste Supprimer la liste Règles de bonne pratique page page 18 page 19 page 19 page page page 22 page page 23 page 23 page 24 page 24 Documentation Sympa Introduction générale page 3

4 INTRODUCTION GENERALE Documentation Sympa Introduction générale page 4

5 Qu est qu une liste de diffusion? Une liste de diffusion est une liste d envoi permettant à un groupe d abonnés de recevoir automatiquement par courrier électronique l ensemble des messages expédiés à la liste : tout message envoyé à la liste par un abonné est reçu par chacun des autres abonnés. Lorsque l on est abonné à une liste de diffusion, il est possible d envoyer des messages, d y répondre ou de lire les messages envoyés sans participer. Cas particuliers : Il est parfois possible d envoyer des messages à une liste de diffusion sans y être abonné. Néanmoins, il faut impérativement être abonné à la liste pour en recevoir les messages. Il est parfois impossible d envoyer des messages à la liste même lorsque l on y est abonné : c est le cas pour les listes de type annonce, qui servent à diffuser des informations d un émetteur unique vers un grand nombre de destinataires. Intérêt des listes de diffusion On s abonne à un liste de diffusion (ou «mailing list», parfois abrégé en ML) pour se tenir au courant d un sujet en particulier et pour participer à des échanges sur ce sujet. On peut citer en exemple : liste de diffusion à destination de tous les salariés d une entreprise liste de diffusion réservée aux participants d un projet liste de diffusion regroupant tous les étudiants d une promotion liste de diffusion sur l actualité de la sécurité informatique liste de diffusion d entraide entre bricoleurs liste de diffusion restreinte à une famille et destinée à organiser les grands rassemblements familiaux etc... Types de listes de diffusion Il existe des milliers de listes de diffusion de toutes sortes sur Internet : publiques ou privées, gratuites ou payantes, avec inscription soumise à conditions ou non, etc. Ces listes peuvent rassembler un nombre de personnes allant d une dizaine à plusieurs milliers. En fonction de leur mode de fonctionnement, on distingue généralement deux types de listes : Les listes de type annonce permettent aux abonnés de recevoir des messages sans pouvoir en poster eux-mêmes. Il s agit en fait de lettres d information (ou «newsletters») : magazines électroniques, services quotidiens (horoscope du jour, météo du jour, alerte de sécurité du jour, etc.), bulletins d informations sur les mises à jour d un site, etc. Avec ce type de liste de diffusion, l information circule d un émetteur unique vers un grand nombre de destinataires. Les listes de type discussion permettent à tous les abonnés de participer. Ces listes peuvent être modérées ou non modérées : Dans une liste de discussion modérée, les messages sont transmis à tous les abonnés après validation par un des modérateurs de la liste. La modération est un gage de qualité pour la liste. Elle garantit, par exemple, que les abonnés ne recevront pas de messages hors-sujet, de sollicitations commerciales non désirées (spams), de messages contenant des pièces jointes volumineuses, etc. Dans une liste de discussion non modérée, les messages sont transmis à tous les abonnés dès réception par l automate de gestion de listes. Possibilités offertes Une fois abonné à un service de listes, vous pouvez : chercher des listes correspondant à vos centres d intérêts ou à votre situation particulière gérer vos abonnements : vous abonner à des listes vous désabonner de listes auxquelles vous êtes abonné modifier vos options d abonné liste par liste modifier vos préférences générales relatives à votre environnement de listes (nom, mot de passe, langue de l interface web du serveur de listes, etc.) Documentation Sympa Introduction générale page 5

6 Possibilités offertes (suite) utiliser des listes de diffusion : consulter les archives des listes auxquelles vous n êtes pas abonné (c est-à-dire lire en ligne les archives des messages envoyés sur ces listes) si ces archives sont publiques et que vos droits vous permettent d accéder à ces listes consulter les archives des listes auxquelles vous êtes abonné effectuer des recherches dans les archives des listes envoyer des messages aux listes auxquelles vous êtes abonné télécharger des documents à partir de l espace de stockage partagé publier des documents dans l espace de stockage partagé administrer des listes de diffusion : créer de nouvelles listes (accès restreint) - soumis à autorisation configurer les listes dont vous êtes propriétaire gérer les abonnements gérer l espace de stockage partagé modérer les listes dont vous êtes modérateur Fonctionnement des listes de diffusion : qui fait quoi? Autour des listes de diffusion, on trouve quatre types d acteurs : listmasters propriétaires modérateurs abonnés Il est possible de jouer plusieurs rôles à la fois (par exemple, il est possible d être propriétaire et modérateur d une liste et d être abonné à plusieurs autres). Listmasters Les listmasters sont les personnes qui s occupent de la gestion d un service de listes. Leurs rôles : administrer le service de listes (mise en place, maintenance, etc.) définir les orientations générales du service de listes : qui aura l autorisation de demander la création d une liste quelles seront les options disponibles pour l administration des listes (définition de scénarii) que contiendront les fichiers par défaut (création de templates) à quoi ressemblera l interface web du serveur de listes fixer les règles d utilisation du service de listes et les documenter en rédigeant des chartes d utilisation à destination des abonnés, des modérateurs et des propriétaires valider les demandes de création de listes se substituer temporairement aux propriétaires de listes en cas de besoin; en revanche, les listmasters ne sont pas censés se substituer aux modérateurs Les propriétaires et modérateurs de listes peuvent se tourner vers les listmasters en cas de problème auquel la documentation ne répond pas ou pour toute remarque. Néanmoins, afin que les listmasters ne soient pas submergés de messages, il est préférable que les simples abonnés s adressent plutôt aux propriétaires de listes. Propriétaires Le propriétaire d une liste est généralement son créateur, ou à défaut, la personne qui a exprimé le souhait que la liste soit créée ou qui en a hérité. Son rôle : définir le mode de fonctionnement de la liste rédiger une charte d utilisation de la liste à destination des abonnés désigner un ou plusieurs modérateur(s) gérer les abonnements et désabonnements décider de mettre ou non à la disposition des abonnés un espace de stockage partagé répondre aux questions des abonnés et futurs abonnés à propos de la liste etc... Une liste peut avoir plusieurs propriétaires. Néanmoins, le profil Privileged est réservé au créateur de la liste; les autres propriétaires ont un profil du type Normal, qui possède moins de prérogatives. Documentation Sympa Introduction générale page 6

7 Modérateurs Les modérateurs sont désignés par le propriétaire de la liste. Ils sont chargés de réguler la diffusion des messages envoyés sur la liste : après lecture, ils peuvent décider de les accepter ou de les rejeter. La modération intervient avant la diffusion du message sur la liste. Le rejet d un message est éventuellement suivi d une notification à l expéditeur du message afin de l informer des raisons de ce rejet. Une liste peut avoir un ou plusieurs modérateurs ; généralement, le propriétaire de la liste en est aussi le modérateur. Ceci ne concerne que les listes modérées. Abonnés Un abonné est tout simplement une personne dont l adresse de messagerie appartient à une liste de diffusion. Cette personne recevra donc tous les messages adressés à cette liste. Une liste, ou une adresse de messagerie fonctionnelle peuvent également être abonnées à une liste de diffusion. Cadre réglementaire L utilisation d un service de listes de diffusion implique le respect d un certain nombre de règles : Dans la plupart des services de listes, les abonnés reçoivent lors de leur abonnement une Charte des abonnés de la liste. Ils sont alors tenus de respecter l ensemble des règles contenues dans cette charte. Lorsque celle-ci existe, les propriétaires et modérateurs de listes doivent se conformer à la Charte du propriétaire, animateur ou modérateur de liste. L utilisation des listes de diffusion implique naturellement de respecter les règles de bonne utilisation de la messagerie. Documentation Sympa Introduction générale page 7

8 FONCTIONNALITES UTILISATEURS Documentation Sympa Introduction générale page 8

9 Fonctionnement du service de listes Le service de listes fonctionne grâce à un logiciel de gestion de listes : Sympa. Ce logiciel est associé à une interface web d environnement de listes. Pour effectuer des actions relatives aux listes (vous abonner, changer vos options, etc.), vous avez deux possibilités : passer par l interface web du serveur de listes ; envoyer des commandes par à l automate Sympa à l adresse [email protected]. Pour envoyer des commandes à Sympa, procédez comme suit : Si vous n envoyez qu une seule commande, inscrivez-la dans l objet de votre message et laissez le corps du message vide. Si vous envoyez plusieurs commandes, laissez l objet de votre message vide et tapez les différentes commandes dans le corps du message. Attention : Sympa ne traitera pas votre message si vous ne respectez pas scrupuleusement les règles suivantes : Chaque commande doit être placée seule sur une ligne. Le message doit être envoyé en texte brut et non en HTML (aucun formatage). Le message ne doit rien contenir d autre que des commandes reconnaissables par Sympa (pas de signature automatique). S abonner à des listes Pour s abonner à une liste, la procédure est très simple : 1. Choisissez l adresse avec laquelle vous souhaitez vous abonner à la liste. Choisissez de préférence une adresse que vous pouvez consulter fréquemment et qui vous offre une bonne capacité de stockage : certaines listes voient passer de très nombreux messages, parfois accompagnés de pièces jointes volumineuses. Vous pouvez choisir de vous abonner à la même liste avec plusieurs adresses différentes. Pour cela, vous devrez recommencer la procédure d abonnement avec votre client de messagerie, mais en utilisant un autre compte de messagerie. 2. Envoyez un message à [email protected] avec l adresse à partir de laquelle vous souhaitez vous abonner. Sympa n est pas une personne mais un automate de gestion de listes de diffusion. Inutile donc de lui envoyer des mots doux! ;-) 3. En objet du message, écrivez : subscribe nomdelaliste Prénom Nom (remplacez nomdelaliste par le nom de la liste à laquelle vous souhaitez vous abonner et indiquez vos propres prénom et nom). 4. Laissez le corps du message vide. Vous pouvez également envoyer plusieurs commandes dans le même message pour gagner du temps. Pour cela, procédez comme indiqué dans la section Fonctionnement du service de listes. Vous recevrez ensuite un message vous informant que votre demande a été acceptée ou rejetée : si l inscription à la liste est soumise à approbation, le propriétaire peut choisir de ne pas vous abonner. Dans ce cas, il est inutile de renvoyer plusieurs demandes d abonnement, car le résultat sera toujours le même. Vous pouvez éventuellement envoyer un message directement au propriétaire de la liste ([email protected]) en justifiant le pourquoi de votre demande d abonnement. Note : dans certains cas, on vous demandera au préalable de confirmer votre demande d abonnement. Conformez-vous aux instructions contenues dans le message expédié le cas échéant. En fonction du type de liste (liste à inscription soumise à conditions ou non) et de la disponibilité du propriétaire, le délai de réception de la notification peut varier. Il est inutile d envoyer plusieurs demandes. Si votre demande a été acceptée, le message que vous recevez confirme votre inscription à la liste. Ce message (la Charte des abonnés de la liste) contient plusieurs informations capitales : votre mot de passe de listes. Ce mot de passe sera le même pour l ensemble des listes auxquelles vous serez abonné avec la même adresse. Vous pouvez le modifier en ligne en vous connectant sur l environnement de listes des informations détaillées sur la liste : son objet, l adresse web où aller consulter les archives, etc les conditions d utilisation de la liste : sujets de discussion autorisés et exclus, nétiquette, informations légales, politique de confidentialité, etc Documentation Sympa Introduction générale page 9

10 S abonner à des listes (suite) Conservez précieusement votre notification de confirmation d inscription : vous pourriez en avoir besoin ultérieurement pour vous rappeler votre mot de passe ou pour envoyer une commande précise à Sympa (exemple : commande de désabonnement). D une manière générale, nous vous conseillons d archiver toutes les notifications de confirmation d inscription à une liste de diffusion. Une autre solution pour s abonner à une liste de diffusion est d en faire la demande au propriétaire de la liste. Le service DATSICOM est en mesure de vous fournir les coordonnées de ce propriétaire dans la mesure où cette information peut être divulgée. Se connecter au serveur de liste SYMPA Pour vous connecter sur l environnement de liste, la première chose à faire est d acceder à l interface web du serveur SYMPA en se rendant à l adresse suivante grâce à votre navigateur web habituel : utilisez la zone d authentification suivante située dans la colonne gauche de l interface web : L adresse demandée est l adresse de messagerie du compte avec lequel vous souhaitez vous connecter à SYMPA. Le mot de passe correspond au mot de passe du compte dont l adresse est saisie auparavant. Si vous êtes déjà authentifié, votre adresse et votre profil (abonné, modérateur, propriétaire,...) s affichent à cet endroit : Les informations précédemment citées s affichent ainsi qu un bouton «Logout» vous permettant de vous deconnecter. Documentation Sympa Introduction générale page 10

11 Consulter ses abonnements Pour voir toutes les listes auxquelles vous êtes abonné, vous devez tout d abord être authentifié. Vous voyez apparaître dans la boîte Vos listes de la colonne de gauche, le nom de toutes les listes auxquelles vous êtes abonné, suivi chacun d une brève description de la liste : Pour aller consulter la page d information d une liste, cliquez sur son nom. La page d information comporte une description succinte ainsi que des liens vers les differentes pages d informations (Options d abonné, Info, Archives, etc...) : Options d abonnés : Permet de parametrer le mode de reception ainsi que la visibilité de l abonné dans la liste. Désabonnement : Permet de vous désabonner de la liste. Info : Permet de consulter les informations de la liste. Archives : Permet de consulter les archives. Poster : Permet d envoyer un message à la liste. RSS : Fonctionnalité désactivée. Documents partagés : Permet de consulter et/ou de publier des documents dans l espace partagé. Voir les abonnés : Permet de consulter la liste des abonnés (lorsqu elle est disponible). Le nombre de personnes abonnées à la liste est affiché de manière permanente dans le menu de gauche. Pour accéder à la liste des abonnés, cliquez sur le lien Voir les abonnés dans le menu de gauche (si le propriétaire de la liste n a pas autorisé l accès à la liste des abonnés, ce bouton n apparaît pas). La liste des abonnés s affiche et vous présente l adresse et le nom de chacun des abonnés (la mention ou non du nom dépend de la méthode employée lors de l abonnement). Par défaut, 25 abonnés sont affichés sur chaque page. Vous pouvez naviguer entre les pages au moyen des flèches de navigation ou choisir d afficher davantage d abonnés sur chaque page. Vous pouvez également trier les abonnés en fonction de leur adresse , de leur domaine ou de leur nom en cliquant sur l intitulé de la colonne correspondante. Les noms des propriétaires et des modérateurs de la liste sont indiqués dans le menu de gauche. N écrivez jamais directement à un propriétaire ou à un modérateur de liste. Lorsque vous avez une question ou une remarque, l adresse que vous devez utiliser est : [email protected] (remplacez nomdelaliste par le nom de la liste en question). Pour voir la date de votre inscription à la liste et la date de dernière mise à jour de vos options d abonné, cliquez sur le lien Options d abonné dans le menu de gauche. Documentation Sympa Introduction générale page 11

12 Gérer ses préférences Pour une plus grande souplesse dans votre utilisation des listes, il vous est possible de définir certaines préférences personnelles. Ces préférences se décomposent en deux volets : vos options d abonné, qui sont à choisir liste par liste vos préférences générales, valables pour tout l environnement de listes Sympa Modifier ses options d abonné Les options d abonné sont relatives à chaque liste et peuvent donc différer d une liste à l autre. Pour modifier vos options d abonné, procédez comme suit : Allez sur la page d accueil de l environnement de listes et authentifiez-vous. Allez sur la page d information de la liste pour laquelle vous souhaitez modifier vos options d abonné. Dans le menu de gauche, cliquez sur le lien Options d abonné. Choisissez un mode de réception des messages (ces options sont exclusives, vous ne pouvez donc pas en sélectionner deux différentes. Pour savoir à quoi correspond chacune de ces options, veuillez vous rendre à l adresse suivante : : 5. Choisissez une option de visibilité (Pour savoir à quoi correspond chacune de ces options, veuillez vous rendre à l adresse suivante : 6. Cliquez sur le bouton Mise à jour. Documentation Sympa Introduction générale page 12

13 Modifier ses préférences générales Les préférences générales sont relatives à l ensemble de vos abonnements et à la manière dont se présente votre interface de listes Sympa. Pour modifier vos préférences, procédez comme suit : Allez sur la page d accueil de l environnement de listes et authentifiez-vous. Dans la boîte en haut de la colonne de gauche, cliquez sur le lien Vos préférences. 3. Modifiez vos préférences. 4. Cliquez sur Valider pour chaque option que vous modifiez. Vous pouvez modifier : votre nom ; si vous vous abonnez à une liste depuis l interface web du serveur de listes, le champ Nom sera automatiquement renseigné dans la liste des abonnés la langue de l interface de listes Sympa (le choix de la langue est disponible sur toutes les pages de l interface de listes ; votre choix sera conservé même si vous modifiez la langue de l interface sans passer par la page Préférences la durée de vie du cookie stocké sur votre ordinateur par Sympa ( Expiration de la connexion ). Par défaut, la session expire lorsque vous fermez votre navigateur ; si vous utilisez les listes de manière intensive, nous vous conseillons de choisir une durée plus longue Un cookie est un petit fichier qu un serveur web enregistre, le plus souvent temporairement, sur votre disque dur, pour vous identifier sur son service. Il contient quelques informations de référence vous concernant : nom, adresse , date de dernière connexion, etc. l adresse avec laquelle vous êtes abonné aux listes (si vous êtes abonné aux listes avec plusieurs adresses, l adresse remplacée sera celle avec laquelle vous êtes authentifié) votre mot de passe de listes Ces deux dernieres possibilités sont à exclure car cela pourrait engendrer de nombreux problemes d acces aux applications academiques. Documentation Sympa Introduction générale page 13

14 Rechercher une liste de diffusion Vous pouvez avoir besoin de rechercher une liste. Pour cela, vous avez trois possibilités : parcourir les différentes rubriques listées en page d accueil du serveur de listes rechercher une liste grâce au champ de recherche : la chaîne recherchée renverra tous les résultats trouvés dans les noms et les descriptions des listes (les descriptions des listes se résument généralement à une courte phrase) cliquer sur l onglet Liste des listes en haut de page pour afficher l intégralité des listes. Se désabonner des listes Pour vous désabonner d une liste, procédez comme suit : À partir de l adresse avec laquelle vous êtes abonné à la liste, envoyez un message à [email protected]. En objet du message, écrivez : unsubscribe nomdelaliste (remplacez nomdelaliste par le nom de la liste dont vous souhaitez vous désabonner). Laissez le corps du message vide. Vous pouvez également vous désabonner à partir de l interface de listes (vous devrez répéter l opération pour chaque liste dont vous souhaitez vous désabonner) : Allez sur la page d accueil de l environnement de listes et authentifiez-vous. Allez sur la page d information de la liste dont vous souhaitez vous désabonner. Dans le menu de gauche, cliquez sur le lien Désabonnement. Documentation Sympa Introduction générale page 14

15 FONCTIONNALITES ADMINISTRATEURS Documentation Sympa Introduction générale page 15

16 Demander la création d une liste de diffusion La demande de création d une liste de diffusion peut être soumise à conditions. Si vous remplissez les conditions nécessaires pour effectuer une demande, la création de la liste sera néanmoins soumise à approbation par les listmasters. Pour demander la création d une liste de diffusion, procédez comme suit : Allez sur la page d accueil de l environnement de listes et authentifiez-vous. Dans le menu supérieur, cliquez sur le lien Création de liste. Si le bouton n apparait pas, cela signifie que vous n avez pas les privilèges nécessaires pour créer une liste. 3. Donnez un nom à votre liste (n entrez que le nom sans l arobase et le domaine ; exemple : lettres_grec et non pas lettres_grec@ ac-aix-marseille.fr). N utilisez pas d espaces, d accents, ni de caractères spéciaux dans les noms des listes : ces caractères peuvent créer des problèmes. Choisissez un nom explicite mais pas trop long : pensez aux abonnés qui devront taper ce nom à chaque fois qu ils voudront envoyer un message à la liste! Si vous administrez un ensemble de listes, vous pouvez préfixer le nom de vos listes avec un préfixe commun afin qu elles soient classées à la suite et clairement identifiables par tous (exemple : xx-utilisateurs, xx-support(@)cru.fr, etc.). 4. Choisissez un type de liste parmi les types prédéfinis suivants (il ne s agit là que d exemples de configurations type modifiables par les propriétaires de listes après création ; il est même possible de configurer la liste au delà des options proposées dans le module d administration de liste, en en faisant la demande auprès des listmasters). Documentation Sympa Introduction générale page 16

17 Demander la création d une liste de diffusion (suite) 5. Saisissez un objet pour votre liste. Cet objet apparaîtra en tête de toutes les pages de la liste, ainsi que sur les pages d index de listes (liste des listes, liste de vos abonnements, etc.) et dans la barre de titre du navigateur. 6. Choisissez une catégorie dans la liste déroulante Catégories. Si aucune des catégories existantes ne répond à vos besoins, vous pouvez demander la création d une nouvelle catégorie en vous adressant aux listmasters. 7. Saisissez une description pour votre liste. La description apparaîtra sur la page d information de la liste ainsi que dans la Charte des abonnés de la liste envoyée par à chaque nouvel abonné, à la rubrique Objet de cette liste. Cette description peut comporter des explications sur les points suivants : objet de la liste et publics visés sujets abordés fonctionnement de la liste (responsabilités, statut de la liste, etc.) règles d utilisation en vigueur présentation des abonnés type (leurs métiers, les projets dont ils s occupent, leur nationalité, etc.) Documentation Sympa Introduction générale page 17

18 Demander la création d une liste de diffusion (suite) 8. Cliquez sur le bouton Envoyer votre demande de création. Un message s affiche alors et vous informe que votre demande de création de liste est enregistrée et que vous pouvez dès à présent modifier la liste en cliquant sur le bouton Admin. Il vous avertit néanmoins que la liste ne sera effectivement installée et rendue visible sur le serveur que lorsqu un listmaster aura approuvé sa création. Vous devrez ensuite attendre que la création de la liste soit approuvée par l un des listmasters. Vous recevrez alors un de notification intitulé Création de la liste nomdelaliste vous informant que votre liste a bien été créée. Abonnez-vous ensuite à votre liste : la création d une liste ou le fait d en devenir propriétaire ou modérateur n implique pas l abonnement automatique à la liste! Administrer une liste Pour administrer une liste dont vous êtes propriétaire, procédez comme suit : 1. Allez sur la page d accueil de l environnement de listes et authentifiez-vous. Si vous êtes abonné à la liste avec plusieurs adresses, utilisez celle avec laquelle vous avez demandé la création de la liste Allez sur la page d information de la liste que vous souhaitez administrer. Dans le menu de gauche, cliquez sur le lien Admin. Pour passer d une section à une autre, cliquez sur le menu de gauche sous l intitulé Admin. Documentation Sympa Introduction générale page 18

19 Administrer une liste (suite) Les différentes sections du module d administration de la liste vous permettent : de configurer la liste de personnaliser les fichiers associés à la liste de gérer les abonnés de gérer les archives de messages de la liste de gérer les erreurs de créer, fermer ou restaurer l espace de stockage partagé de supprimer la liste de renommer la liste Configurer la liste Cette section permet d etablir tout le parametrage de la liste à administrer. De nombreuses options sont disponibles. Pour consulter leur description, veuillez vous rendre à l adresse : Personnaliser la liste À partir de cette page, vous pouvez éditer certains fichiers associés à votre liste, parmi lesquels : messages type envoyés aux abonnés dans certains cas particuliers : message de bienvenue : ce message correspond à la notification envoyée aux personnes qui viennent de s abonner. Il est fortement conseillé de rédiger une charte d utilisation pour votre liste et de l inclure dans ce message de bienvenue. Vous pouvez créer un message MIME structuré (réservé aux experts du format MIME) message de désabonnement : ce message est envoyé aux personnes qui se désabonnent de la liste message de suppression : ce message est envoyé aux personnes que vous désabonnez (commande DEL), notamment parce que leur adresse a généré des erreurs message de rappel individualisé : ce message est envoyé aux abonnés lors d un rappel individualisé (commande REMIND). La commande REMIND est importante pour la bonne gestion de votre liste, car de nombreuses erreurs d acheminement du courrier (bounces) sont dues à des personnes dont l adresse courante ne correspond plus à l adresse d abonnement, ou même qui ont oublié leur abonnement invitation à s abonner : ce message est envoyé aux personnes que vous invitez à s abonner à la liste via la commande INVITE message de rejet par le modérateur : ce message est envoyé à l expéditeur lors du rejet d un message par le modérateur rejet d un message contenant un virus : ce message est envoyé à l expéditeur en cas de détection d un virus dans un message fichiers divers : description de la liste : la description de la liste est envoyée par en réponse à la commande INFO. Par défaut, elle est également incluse automatiquement dans le message de bienvenue (notification d abonnement à la liste). Elle ne doit pas être confondue avec la page de présentation de la liste qui est affichée sur l interface web du serveur de listes Sympa page d accueil de la liste : cette description est affichée sur la page d information de la liste. Elle peut être au format HTML. Même si vous n utilisez pas ce format, employez quand même les balises <br /> pour marquer les sauts de ligne attachement de début de message : s il est défini, une partie MIME comprenant le texte sera ajoutée au début de chaque message diffusé sur la liste attachement de fin de message : s il est défini, une partie MIME comprenant le texte sera ajoutée en fin de chaque message diffusé sur la liste Par défaut, Sympa utilise des fichiers par défaut ; dans ce cas, le fichier correspondant spécifique à votre liste est vide. Pour modifier un fichier, choisissez-le dans la liste déroulante puis cliquez sur le bouton Éditer. Vous pourrez entre autres modifier le champ From (expéditeur), le champ Subject (objet) et le corps des messages. Attention : les valeurs entre crochets sont des variables. Ne les modifiez pas, à moins de réellement savoir ce que vous faites... Gérer l espace de stockage partagé Par défaut, les listes ne possèdent pas toujours d espace de stockage partagé. Il faut donc le créer. Pour cela, allez dans le module d administration de la liste et cliquez sur Créer un espace documents. Pour que les abonnés puissent publier des documents dans l espace de stockage partagé, vous devez modifier les droits par défaut : dans le module d administration de la liste, cliquez sur Configurer la liste puis sur Droits d accès (ou Privilèges ). Au bas de la page, vous trouverez une liste déroulante intitulée Droit d édition ; choisissez l option Limité aux abonnés (private). Documentation Sympa Introduction générale page 19

20 Gérer l espace de stockage partagé (suite) Attention : si vous avez créé des dossiers avant d effectuer cette opération, ces dossiers resteront interdits en écriture. Si vous souhaitez les autoriser en écriture, vous devrez modifier leurs droits d accès dossier par dossier. Découvrez également comment créer des quotas pour l espace de stockage partagé via la page Privilèges de la section Configurer la liste. Pour tout savoir sur la gestion de l espace de stockage partagé (organisation de l espace de stockage partagé, modification des droits d accès, nommage des documents, etc.), reportez-vous à la section Utiliser l espace de stockage partagé du Guide de l utilisateur. Pour supprimer tout accès à l espace de stockage partagé, cliquez sur Fermer l espace documents dans le menu supérieur du module d administration de liste. Vous pourrez ensuite le rouvrir en cliquant sur Restaurer l espace documents. Le fait de fermer et de rouvrir l espace de stockage partagé n a aucun impact sur les documents qu il contient. Gérer les abonnés La section Abonnés vous présente la liste de toutes les personnes abonnées à la liste. Pour chaque abonné, les informations affichées sont : adresse domaine auquel appartient l adresse utilisée pour l etc.) vignette si la fonctionnalité a été activée pour la liste nom (pas toujours affiché : la mention ou non du nom dépend de la méthode employée lors de l abonnement) mode de réception des messages source de données indiquant l origine si l utilisateur est inclus dans la liste et pas directement abonné date d abonnement à la liste date de dernière mise à jour des options d abonné Par défaut, 25 abonnés sont affichés sur chaque page. Vous pouvez naviguer entre les pages au moyen des flèches de navigation ou choisir d afficher davantage d abonnés sur chaque page. Vous pouvez également trier les abonnés en fonction de différents critères en cliquant sur l intitulé des colonnes correspondantes. Pour rechercher un abonné dans la liste, entrez tout ou partie de son adresse ou de son nom dans le champ de saisie puis cliquez sur le bouton Recherche. Documentation Sympa Introduction générale page 20

21 Gérer les abonnés (suite) Vous pouvez abonner de nouvelles personnes à la liste à partir de cette page : Pour ajouter une seule personne, entrez l adresse de la personne que vous souhaitez abonner dans le champ de saisie et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour ajouter plusieurs personnes, cliquez sur Abonnements par lots. Dans la zone de texte qui apparaît, entrez les adresses et les noms des personnes que vous souhaitez abonner à la liste (une personne par ligne). Supprimez le texte d exemple puis cliquez sur Ajout d abonnés. Si vous souhaitez abonner des personnes sans qu elles ne reçoivent de notification, cochez la case Sans prévenir. Sachez néanmoins qu il est déconseillé d abonner des gens sans les prévenir. Pour désabonner des abonnés à partir de cette page, sélectionnez les abonnés en cochant les cases situées en bout de ligne et cliquez sur le bouton Désabonner les adresses sélectionnées. Si vous souhaitez que le désabonnement ne soit pas suivi d une notification, cochez la case Sans prévenir. Il est déconseillé de désabonner des abonnés sans les prévenir, excepté dans le cas où il s agit d abonnés en erreur. Pour modifier les options d abonnés d un abonné, cliquez sur son adresse . À partir de cette page, vous pouvez modifier le nom, l adresse et le mode de réception des messages de l abonné. Vous pouvez également le désabonner. Si l abonné est en erreur, un second bandeau apparaît sous le bandeau Information abonné : Les informations affichées sont : type d erreur (en anglais) nombre d erreurs période au cours de laquelle des erreurs ont été observées Vous pouvez consulter la dernière erreur ou effacer toutes les erreurs. Si vous effacez toutes les erreurs, le score de l abonné sera remis à zéro. Pour gérer plus facilement les adresses en erreur, allez à la page Erreurs du module d administration de la liste. Documentation Sympa Introduction générale page 21

22 Gérer les erreurs Lorsqu il y a un problème avec les adresses de certains abonnés (adresses qui n existent plus, adresses momentanément indisponibles au moment de l envoi de messages, capacité de la boîte de réception atteinte, etc.), un pourcentage d adresses en erreur est affiché dans le menu de gauche sous le texte Taux d adresses en erreur. Pour consulter les adresses en erreur, allez à la page Erreurs du module d administration de la liste. Le logiciel Sympa gère automatiquement les abonnés en erreur : en fonction du nombre d erreurs et du trafic dans la liste, les abonnés en erreur sont soit notifiés, soit désabonnés, soit leur score est remis à zéro lorsque l erreur ne se reproduit plus. Pour faire en sorte que des adresses ne soient plus en erreur, sélectionnez ces adresses en cochant les cases situées en bout de ligne et cliquez sur le bouton Annuler les erreurs pour les abonnés sélectionnés. Si l erreur persiste, les adresses concernées seront de nouveau marquées en erreur lors du prochain envoi de message. Vous pouvez aussi désabonner les abonnés dont les adresses sont toujours en erreur : un nombre trop grand d adresses en erreur cause une charge significative sur le serveur de listes. Pour désabonner des abonnés, sélectionnez leurs adresses en cochant les cases situées en bout de ligne et cliquez sur le bouton Supprimer les adresses sélectionnées. Modérer les messages envoyés à la liste Lorsqu une liste est modérée, tous les messages doivent être approuvés par l un des modérateurs avant de pouvoir être diffusés sur la liste. Lorsqu un abonné envoie un message à la liste, il reçoit un message de notification de la part de l automate de gestion de listes Sympa, l informant que son message va être modéré avant de pouvoir être diffusé. Les modérateurs, quant à eux, reçoivent également un message de Sympa, contenant le message à modérer. Vous pouvez effectuer des tâches de modération soit par , en répondant aux messages que vous adresse Sympa, soit via l interface web du serveur de listes. Pour cela, il vous suffit d aller dans le module d administration de la liste et de cliquer sur Modérer dans le menu supérieur : la page qui s affiche contient tous les messages en attente de modération (les messages les plus récents sont en haut de la page). Pour consulter un message, cliquez sur son objet. Vous avez trois possibilités de modération : autoriser la diffusion du message sur la liste rejeter le message rejeter le message avec notification : lorsque vous rejetez un message, il est préférable de notifier son expéditeur... Attention : le rejet avec notification n est disponible que via l interface web du serveur de listes. Tous les modérateurs peuvent décider de diffuser ou non un message. Néanmoins, c est le premier modérateur à intervenir sur le message qui emporte la décision. Si vous essayez d intervenir sur un message qui a déjà été modéré, vous recevrez un message de Sympa vous informant que le message a déjà été traité. Si vous êtes plusieurs modérateurs, il est préférable de modérer les messages depuis l interface web du serveur de listes : ainsi, vous verrez précisément quels messages restent à modérer. Documentation Sympa Introduction générale page 22

23 Modérer les messages envoyés à la liste (suite) En cas de rejet avec notification, l abonné qui avait envoyé le message rejeté reçoit un message de notification. Vous pouvez personnaliser ce message. Rappel : vous pouvez ajouter ou supprimer des modérateurs via le module d administration de la liste. Pour cela, à partir de la page d information de la liste, cliquez sur Admin, puis sur Configurer la liste, et enfin sur Définition de la liste. Il est aussi possible d intervenir sur les messages après leur diffusion sur la liste ; ceci est utile dans le cas d une liste non modérée. Si vous souhaitez supprimer un message, allez le consulter en ligne dans la section Archives et cliquez sur le bouton Marquer ce message pour suppression situé en haut à droite du message. Un message de confirmation s affiche ; cliquez sur OK. Le message sera supprimé au bout de quelques secondes. Attention : cette manipulation est irréversible!!! Si vous supprimez un message, vous ne pourrez en aucun cas le récupérer. Gérer les archives L automate de gestion de listes Sympa peut générer des archives compressées téléchargeables (format.zip) des messages envoyés sur la liste. Pour télécharger ces archives, sélectionnez les mois qui vous intéressent dans la liste et cliquez sur le bouton Télécharger le Zip. Vous recevrez un fichier du type nomdelaliste_archives.zip contenant des dossiers du type nomdelaliste_annee-mois (exemple : cri-exemple_ ) pour chaque mois. À l intérieur de chaque dossier, les fichiers ont pour seul nom un numéro qui représente leur place dans la chronologie des messages envoyés (exemple : le fichier 1 contient le premier message envoyé dans le mois). Les fichiers de messages n ont pas d extension ; utilisez l éditeur de texte de votre choix (Bloc-notes, WordPad, Vim, etc.) pour les ouvrir. Chaque fichier correspond à un message entier (en-tête détaillé). À partir de la page Gérer les archives, vous pouvez également supprimer des messages (suppression mois par mois et non message par message). Pour cela, sélectionnez les mois qui vous intéressent dans la liste et cliquez sur le bouton Détruire les mois sélectionnés. Attention : cette manipulation est irréversible!!! Lorsque vous cliquez sur Détruire les mois sélectionnés, gardez bien à l esprit que vous ne supprimez pas simplement un fichier d archives, mais bien toutes les archives de messages du mois sélectionné!!! Renommer la liste Dans le module d administration de la liste, cliquez sur Renommer la liste. Entrez le nom de votre choix puis cliquez sur le bouton Renommer la liste. Un message de demande de confirmation s affiche ; cliquez sur OK. ATTENTION : lors du renommage d une liste, vous devez informer les listmasters, sans quoi le changement de nom ne pourra être effectif. Documentation Sympa Introduction générale page 23

24 Supprimer la liste Dans le module d administration de la liste, cliquez sur Supprimer la liste. Un message de demande de confirmation s affiche ; cliquez sur OK. Attention : si vous supprimez la liste, vous ne pourrez pas la rouvrir vous-même!!! Si vous désirez rouvrir la liste, il vous faudra faire appel aux listmasters. Concrètement, quelles sont les conséquences d une fermeture de liste? Tous les abonnés sont immédiatement désabonnés de façon automatique (y compris les propriétaires et modérateurs). Les archives de messages sont préservées mais plus personne ne peut y accéder. Les documents publiés dans l espace de stockage partagé sont préservés mais plus personne ne peut y accéder. Seuls les listmasters ont le pouvoir de rouvrir la liste ; tous les anciens abonnés seront réabonnés automatiquement. Attention : en raison d un petit temps de latence, les pages relatives à la liste restent accessibles à quiconque connaît leur adresse pendant un petit moment. Elles deviendront ensuite complètement inaccessibles. Si vous souhaitez que la liste et tous les fichiers associés soient supprimés définitivement, vous devrez vous adresser aux listmasters. Règles de bonne pratique Pour que vos listes de diffusion soient dynamiques, vous devez être impliqué dans leur fonctionnement : une liste non contrôlée risque de partir à vau l eau, de voir la qualité de ses messages se dégrader et de finalement s éteindre... L utilisation de la messagerie en général et pour les listes de diffusion répond à un ensemble de règles très précises et indispensables pour une communication harmonieuse : la «Nétiquette». En tant que propriétaire ou modérateur de liste, vous devez veiller à la faire respecter. Vous pourrez trouver les principes généraux de la Nétiquette ainsi que de nombreux liens sur la page de la Wikipédia consacrée à la Nétiquette. Documentation Sympa Introduction générale page 24