Guide de l usager - Libre-service de bordereaux de paie en ligne

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1 Procédures d inscription Inscription au libre-service de bordereaux de paie en ligne Vous devez d abord vous inscrire à titre d usager avant de pouvoir accéder à vos bordereaux de paie en ligne. Pour vous enregistrez, vous avez besoin de l information figurant sur votre dernier bordereau de paie en format papier que vous avez reçu. Vous aurez à effectuer les procédures d enregistrement qu une seule fois, par la suite vous aurez seulement à ouvrir une session pour accéder au service libre-service de relevés de paie en ligne. Pour vous enregistrer au libre-service en ligne, suivez les étapes suivantes : 1. Vous devez utiliser votre ordinateur de type PC au bureau, au kiosque de courtoisie du bureau ou votre ordinateur personnel à la maison (La plateforme MAC n est pas encore disponible pour ce service). Assurezvous également d utiliser l explorateur Internet Explorer de Microsoft. 2. Tapez l adresse dans la fenêtre Adresse de votre navigateur web et appuyez sur la touche Retour. Il est recommandé d ajouter cette adresse à votre liste d adresses favorites ou encore de créer un raccourci sur votre bureau pour vous y référer plus rapidement par la suite. En plus des options d enregistrement et d ouverture se session, vous trouverez sur cette page web toutes les informations que vous devez connaître sur le service de bordereaux de paie en ligne incluant un guide détaillé de l usager, un guide de référence rapide et une liste de questions & réponses fréquemment demandées. Vous pourrez ainsi vous référez à ces documents à n importe quel moment si vous avez des questions ou pour obtenir plus de détails. 3. Lorsque vous êtes prêt à vous inscrire pour la première fois, cliquez sur le bouton Inscription ou sur le bouton Ouverture de session si vous êtes déjà un utilisateur inscrit. En cliquant sur le bouton Inscription le système vous mènera automatiquement à la page d accueil d ADP. 4. Choisissez votre langue de préférence. La page de conditions en matière de vie privée et de consentement s affichera.

2 NOTE : Lisez les conditions en matière de vie privée et choisissez une option. Vous devez acceptez les Conditions en matière de respect de la vie privée de l employé pour accéder au site d inscription du libre-service de bordereaux de paie en ligne. 5. Une fois ces conditions acceptées, la fenêtre du formulaire d auto-inscription des employés s affichera. 6. Remplissez les champs obligatoires de la section Renseignements personnels et de la section Renseignements sur la paie. Champs Nom Complet No de Client Numéro d assurance sociale Date de naissance Code(s) d entreprise Date de paiement du dernier relevé de paie Salaire net du dernier relevé Description Votre prénom et votre nom de famille tel qu ils apparaissent sur votre relevé de paie en LETTRES MAJUSCULES. Le numéro de client attribué par ADP pour Société Trader est: DE9391 Il s agit de votre numéro à 9 chiffres attribué par le gouvernement fédéral. Votre date de naissance selon le format : Année(AAAA), Mois(MM), et Jour(JJ). Les codes d entreprise attribués par ADP pour Société Trader sont: Employés syndiqués du Québec: RASS L ensemble des autres employés de Société Trader: RAD8 Date de votre paiement sur votre dernier relevé de paie en format Année (AAAA), Mois(MM), et Jour(JJ). Cette date se situe dans le coin supérieur droit sur votre relevé de paie en papier. Montant inscrit vis-à-vis Net Pay sur votre dernier relevé de paie en papier.

3 7. Cliquez sur Continuer. La section Renseignements relatifs à la sécurité apparaîtra. Un message confirmant la validité des renseignements entrés s affichera. 8. Cliquez sur OK. La section Renseignements relatifs à la sécurité apparaîtra. Le système génèrera automatiquement votre code d utilisateur et affichera la fenêtre suivante : NOTE : Vous devez noter votre code d utilisateur car vous aurez à l utiliser ultérieurement lors d une ouverture de session. Le code d utilisateur est un code de 8 caractères ou moins généré automatiquement par le système suivant une convention spécifique contenant la première lettre majuscule de votre prénom suivi des sept premières lettres majuscules (ou moins selon le cas) de votre nom de famille. Par exemple, si un employé se nomme Jean Tremblay, le système lui attribuera automatiquement le code d utilisateur suivant : JTREMBLA. 9. Choisissez votre mot de passe, entrez le dans la case «Mot de passe» puis confirmez-le dans la case «Confirmer le mot de passe». Votre mot de passe doit : Contenir un minimum de 8 caractères; Contenir au moins un chiffre; Contenir au moins une lettre majuscule; Contenir au moins une lettre minuscule.

4 10. Une fois votre mot de passe confirmé, cliquez sur Continuer. La page Créer votre profil d utilisateur apparaîtra. Inscrivez l adresse électronique de votre choix (adresse du bureau ou personnelle) dans le champ adresse de courriel. Si vous oubliez votre mot de passe, l application vous enverra un nouveau mot de passe temporaire à cette adresse. Les trois questions obligatoires suivantes serviront à vérifier votre identité lors de l oubli du mot de passe. a. Sélectionnez une première question d identification dans la liste déroulante Première question et répondez à la question dans le champ Première réponse. b. Sélectionnez une deuxième question d identification dans la liste déroulante Deuxième question et répondez à la question dans le champ Deuxième réponse. c. Sélectionnez une troisième question d identification dans la liste déroulante Troisième question et répondez à la question dans le champ Troisième réponse.

5 11. Cliquez sur Continuer. La page Option(s) du relevé libre-service s affichera. 12. Cliquez la case Relevés de paie et ensuite cliquez sur Continuer. NOTE : L option Formulaires fiscaux n est pas encore disponible. Votre inscription est terminée. La page de Félicitations suivante s affichera. Cette page confirme votre identificateur d utilisateur et votre numéro de client. Veuillez garder ces renseignements en lieu sûr. Vous en aurez besoin pour ouvrir une session libre-service de relevés de paie en ligne. Vous serez en mesure d accéder à votre relevé de paie à compter de 13:00 la veille du jour de dépôt. Les employés syndiqués du Québec seront en mesure d accéder aux relevés de paie à compter de 13:00 le jour du dépôt.

6 Procédures d ouverture de session Une fois inscrit, vous pouvez ouvrir une session du libre-service de relevés. Tapez l adresse dans la fenêtre Adresse de votre navigateur web et appuyez sur la touche Retour. 1. Cliquez sur le bouton Ouverture de session. La page d accueil du libre-service de relevés s affichera. 2. Saisissez les données d identification reçu lors de votre inscription (nom d utilisateur, mot de passe et numéro de client DE9391) puis cliquez sur Ouverture. La page Sélection d un dossier s affichera 3. Sélectionnez Mon bulletin de paie et cliquez sur Ouvrir. La page de recherche Mon bulletin de paie s affichera.

7 4. Entrez une période de paie spécifique ou cliquez sur Recherche pour voir tous les relevés de paie disponibles. 5. Un tableau comprenant les résultats de la recherche demandée s affichera. Pour afficher un relevé de paie de la colonne Date de paie, cliquez directement sur sa date de paie. Lorsque vous avez terminé de sauvegarder, de consulter et/ou d imprimer les relevés choisis, n oubliez pas fermer la session ainsi que la fenêtre d Internet Explorer.

8 Mise à jour du profil d utilisateur Une fois le libre-service de relevés ouvert, vous pouvez modifier les renseignements de votre profil d utilisateur en tout temps. Ces renseignements servent à vous identifier si vous oubliez votre mot de passe. Suivez les étapes ci-dessous pour mettre votre profil d utilisateur à jour : Dans la barre de menus de l application : 1. Sélectionnez Profil d utilisateur, Renseignements sur l utilisateur. L écran de saisie s affichera. 2. Apportez les modifications nécessaires à votre profil. a. Vous devez inscrire une adresse électronique valide pour recevoir un mot de passe temporaire. b. Les questions d identification ne peuvent être utilisées plus d une fois. c. Vous devez répondre à toutes les questions d identification. d. Les réponses aux questions d identification doivent comporter de 4 à 20 caractères. 3. Pour enregistrer les modifications, cliquez sur Enregistrer. Un message confirmant la modification des renseignements apparaît. Modification du mot de passe Une fois que vous avez ouvert une session dans l application, vous pouvez modifier votre mot de passe quand vous le désirez. Suivez les étapes suivantes pour modifier votre mot de passe. Dans la barre de menus de l application : 1. Sélectionnez Profil d utilisateur, Modification du mot de passe. L écran de saisie s affichera. 2. Entrez le mot de passe que vous utilisez actuellement dans le champ Ancien mot de passe. 3. Entrez le nouveau mot de passe dans le champ Nouveau mot de passe. Le nouveau mot de passe doit être différent de votre mot de passe actuel et contenir au moins 8 caractères dont au moins un chiffre, au moins une majuscule et au moins une minuscule. 4. Confirmez le nouveau mot de passe en le saisissant à nouveau dans le champ Confirmation du nouveau mot de passe. 5. Cliquez sur Soumettre et un message confirmant la modification de votre mot de passe apparaîtra. Le nouveau mot de passe entrera en vigueur la prochaine fois que vous ouvrirez une session du libre-service de relevés. Foire aux questions Q Que faire si j ai oublié mon mot de passe? R Ouvrez une session libre-service à partir l adresse Dans la droite de l écran de la page d accueil, vous pouvez voir le lien «J ai oublié mon mot de passe». Remplissez les champs demandés (nom d utilisateur, et numéro client : DE9391). La page suivante vous demandera de répondre aux 3 questions établies lors de votre inscription. Le système réinitialisera votre mot de passe et vous l enverra à l adresse que vous avez fournie lors de votre inscription. Vous pourrez par la suite, accéder au système libre-service et rechanger votre mot de passe pour quelque chose de plus personnel.

9 Q Que faire si j ai oublié mon identificateur ou code d utilisateur? R Le code d utilisateur est un code de 8 caractères ou moins généré automatiquement par le système suivant une convention spécifique contenant la première lettre majuscule de votre prénom suivi des sept premières lettres majuscules (ou moins selon le cas) de votre nom de famille. Par exemple, si un employé se nomme Jean Tremblay, le système lui attribuera automatiquement le code d utilisateur suivant : JTREMBLA. Ainsi, il est facile de vous remémorer votre code d utilisateur en suivant simplement la convention établie. Q Aurais-je accès aux relevés de paie antérieurs qui étaient en format papier? R A partir du moment de votre inscription, vous serez en mesure d accéder à vos relevés de paie électroniques pour une période rétroactive allant jusqu à 13 mois. Q Le logiciel Adobe Reader est-il nécessaire pour accéder au libre-service de relevés en ligne? R Pour accéder à vos relevés de paie en ligne, vous devez avoir installé la version ou une version ultérieure d Adobe Reader sur chaque ordinateur que vous prévoyez utiliser pour les visualiser. Vous pouvez télécharger le logiciel Adobe Reader à partir de la barre du menu de l application. Cliquez sur Téléchargement d Adobe Reader et suivez les instructions pour télécharger la version du logiciel convenant à votre système d exploitation.

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