Guide d administration RÉGIME VOLONTAIRE D ÉPARGNE-RETRAITE (RVER) RÉGIME DE PENSION AGRÉÉ COLLECTIF (RPAC)

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1 Guide d administration RÉGIME VOLONTAIRE D ÉPARGNE-RETRAITE (RVER) RÉGIME DE PENSION AGRÉÉ COLLECTIF (RPAC)

2 Gestion de votre RVER/RPAC Vous avez eu raison de mettre en place un régime d épargne au travail pour vos employés. En établissant un RVER/RPAC, vous avez donné une plus-value à votre programme d avantages sociaux et démontré votre engagement à aider vos employés à épargner en vue de la retraite. Le RVER/RPAC de Manuvie est simple et facile à gérer, puisque Manuvie se charge de la majorité des tâches administratives, comme la vérification de l admissibilité de vos employés et l adhésion automatique des employés admissibles. Voici les responsabilités qui vous incombent au chapitre de la gestion du régime : remettre les cotisations à Manuvie en vue de leur traitement; tenir à jour votre liste de paie en fonction du taux de cotisation de chaque participant au régime; signaler à Manuvie l arrivée de nouveaux employés et les changements de situation d emploi; protéger la confidentialité des renseignements personnels de vos employés. Pour gérer votre régime, ouvrez une session dans le site Web sécurisé de Manuvie à l intention des employeurs ( en cliquant sur Entrer, puis sur Employeur dans le menu déroulant. Remarque : Si vous n avez encore jamais utilisé ce site, vous devrez d abord vous y inscrire en cliquant sur Inscription à la page d accueil. Nous sommes à votre service! Si vous avez des questions au sujet du présent guide ou de la gestion de votre régime, veuillez composer le du lundi au vendredi, de 8 h à 20 h, heure de l Est, pour parler à un représentant du Service à la clientèle. Si vous êtes un participant à un RVER du Québec, veuillez envoyer un courriel à l adresse rver@manuvie.com. Si vous participez à un RPAC d une autre province ou d un territoire, veuillez envoyer un courriel à l adresse rpac@manuvie.com.

3 Sommaire du guide Adhésion des employés Ajout d employés...4 Renseignements bancaires...8 Instructions relatives aux retenues sur le salaire...9 Versement de vos cotisations...10 Rapport sur les cotisations maximales de l employeur...13 Mise à jour des renseignements personnels des employés...14 Sortie du régime...14 Modification du régime...15 Relevés en ligne

4 Adhésion des employés Ajout d employés Une fois votre régime établi, il vous faut fournir les données sur vos employés. Cette étape est très importante. Veuillez vous assurer que les renseignements sur vos employés sont exacts. Ces données permettront à Manuvie de savoir à quel moment vos employés deviendront admissibles au régime. Manuvie procédera à l adhésion automatique de vos employés et leur fera parvenir un avis d adhésion conformément à la loi applicable. Vous pouvez vous y prendre de deux façons pour transmettre ces données à Manuvie : CONSEIL : DE LA MÉTHODE Pour commencer, créez un nouveau dossier consacré à l administration de votre régime. Rangez-y tous les documents pertinents pour faciliter la gestion de votre régime. Option 1 : Ajout d un employé à la fois (si votre entreprise compte peu d employés) Option 2 : Envoi d un fichier de données (si votre entreprise compte de nombreux employés) Choisissez l option qui vous convient et suivez les instructions ci-après. Quand vous embaucherez de nouveaux employés, vous devrez répéter cette marche à suivre pour transmettre leurs données à Manuvie. REMARQUE IMPORTANTE : Afin que tous les employés admissibles adhèrent au régime conformément à la législation applicable, vous devez transmettre à Manuvie les données sur vos employés dans les 30 jours suivant la date d effet du régime. suite à la page suivante 4

5 Option 1 : Ajout d un employé à la fois ÉTAPE N O 1 : Ouvrez une session. ÉTAPE N O 2 : Cliquez sur GESTION DE VOTRE RÉGIME, puis sur Ajouter des employés. ÉTAPE N O 3 : Cliquez sur Ajout d un employé à la fois dans un écran de saisie et suivez les instructions à l écran. ÉTAPE N O 4 : Saisissez tous les renseignements demandés. ÉTAPE N O 5 : Cliquez sur Transmettre. Les renseignements sur vos employés seront téléchargés sur-le-champ dans le système d administration de Manuvie. Option 2 : Envoi d un fichier de données ÉTAPE N O 1 : Remplissez le modèle de fichier de données Cliquez sur GESTION DE VOTRE RÉGIME, puis sur Ajouter des employés. Sélectionnez Envoi d un fichier, puis téléchargez le modèle de fichier de données. Remplissez le modèle de fichier en respectant le format indiqué ci-dessous. Exemple de fichier de données : Option 2 - Suite à la page suivante 5

6 Remplissez le fichier de données en respectant le format indiqué ci-dessous : Champ Numéro de participant Prénom et nom de famille Mesure à prendre Attribuez un numéro d identification propre à chaque employé. Ce numéro peut comporter un maximum de 10 caractères numériques et(ou) alphabétiques. Inscrivez le prénom et le nom de famille de l employé tels qu ils doivent figurer dans son compte et dans les communications qui lui seront adressées (par exemple, ayez soin d utiliser les majuscules au bon endroit). Numéro d assurance sociale (NAS) Inscrivez les neuf chiffres du NAS de l employé, sans insérer d espaces ni de traits d union (p. ex. : ). Date de naissance Inscrivez la date selon le format AAAAMMJJ (exemple : ). Sexe Langue Ligne d adresse 1 Ligne d adresse 2 Pays Ville Province/État de résidence Code postal Inscrivez H pour un homme ou F pour une femme. Inscrivez F pour français ou A pour anglais. Inscrivez l adresse de l employé telle qu elle doit figurer dans son compte et dans les communications qui lui sont adressées.* Champ facultatif. Inscrivez l information complémentaire telle qu elle doit figurer dans le compte et dans les communications.* Inscrivez l abréviation de deux lettres (par exemple, CA pour le Canada et US pour les États-Unis). Inscrivez la ville telle qu elle doit figurer dans le compte et dans les communications adressées à l employé.* Utilisez l abréviation de deux lettres pertinente : AB, BC, MB, NB, NL, NS, NT, NU, ON, PE, QC, SK ou YT.* Inscrivez le code postal sans espace.* Date d embauche Inscrivez la date selon le format AAAAMMJJ (par exemple, ). Type d emploi Province d emploi Inscrivez 1 (temps plein) ou 2 (temps partiel). Utilisez l abréviation de deux lettres pertinente : AB, BC, MB, NB, NL, NS, NT, NU, ON, PE, QC, SK ou YT. *Ayez soin d inscrire ces données sans erreur pour que le courrier se rende à destination. suite à la page suivante 6

7 REMARQUE IMPORTANTE : Les données seront reproduites exactement de la manière dont vous les aurez saisies. Assurez-vous que toutes les données sont exactes et à jour avant de transmettre votre fichier à Manuvie. ÉTAPE N O 2 : Enregistrez le fichier Une fois l étape 1 terminée, enregistrez le fichier dans un format séparé par des virgules (CSV) en cliquant sur Fichier, puis sur Enregistrer sous. ÉTAPE N O 3 : Transmission du fichier Voici comment transmettre à Manuvie le fichier de données sur vos employés. CONSEIL : ATTRIBUTION D UN NOM Ajoutez la date dans le nom du fichier pour qu il soit plus facile à retrouver ultérieurement. Cliquez sur le bouton Choisir un fichier et sélectionnez le fichier que vous souhaitez télécharger. Cliquez sur Envoyer le fichier. Manuvie vous enverra un courriel confirmant le traitement de votre fichier de données. Une fois votre fichier traité, vous pouvez voir son état en cliquant sur Afficher l état des fichiers de renseignements dans le menu Rapports. Si le fichier renferme des renseignements erronés, le champ État du fichier indique que le fichier n a pas pu être traité. Cliquez sur Afficher le relevé d erreurs pour prendre connaissance des erreurs contenues dans le fichier. Corrigez toutes les erreurs avant de soumettre de nouveau le fichier. Si le fichier ne contient aucune erreur, le champ État du fichier indique que le fichier a été traité avec succès et la mention «Aucune erreur à signaler» apparaît dans la colonne Relevé. Vous recevrez un courriel indiquant que le fichier a été traité avec succès. Remarque : Si un employé souhaite adhérer au régime avant d y devenir admissible, veuillez communiquer avec le Service à la clientèle de Manuvie au Prochaines étapes Une fois le fichier de données dûment traité, Manuvie surveillera l admissibilité de vos employés. Dès qu un employé deviendra admissible, Manuvie procédera à son adhésion au régime et lui fera parvenir directement une trousse d information. Si l employé préfère ne pas participer au régime, il disposera de 60 jours pour en aviser Manuvie. 7

8 Renseignements bancaires Pour transmettre vos cotisations à Manuvie, vous devez procéder par prélèvements automatiques sur le compte (PAC). Voici comment ajouter ou modifier les renseignements sur le compte bancaire de votre entreprise : Cliquez sur GESTION DE VOTRE RÉGIME, puis sur Renseignements bancaires. Saisissez les de votre entreprise en suivant les instructions. 8

9 Instructions relatives aux retenues sur le salaire Manuvie recueille les instructions relatives au taux de cotisation de chaque employé participant au régime. Chaque employé peut choisir de verser un certain pourcentage de sa rémunération ou un montant fixe par période de paie. Si le nouveau participant ne choisit pas de taux de cotisation durant la période de 60 jours suivant son adhésion, le taux par défaut s applique. Pour consulter votre rapport mensuel, cliquez sur RAPPORTS, puis sur Consulter les rapports sur les retenues salariales. Prenez connaissance du rapport et mettez à jour vos documents relatifs à la paie en fonction des instructions de chacun des employés figurant dans le rapport. Durant la première semaine de chaque mois, Manuvie produit un Rapport sur les instructions relatives aux retenues salariales des participants qui fait état des instructions de chaque employé qui vient d adhérer au régime ou qui a modifié son taux de cotisation le mois précédent. Vous recevez un avis par courriel dès que le nouveau rapport mensuel peut être consulté dans le site sécurisé. S il n y a pas eu de nouvelles instructions relatives au taux de cotisation depuis un mois, vous recevrez un courriel qui vous en avisera. DÉFINITIONS : RVER Le salaire brut correspond au salaire de base que l employé reçoit de son employeur (selon la définition du paragraphe de la Loi sur les impôts), à l exclusion des primes et de la rémunération des heures supplémentaires. RPAC La rémunération des employés servant au calcul des cotisations est établie par l employeur. suite à la page suivante 9

10 Versement de vos cotisations Vous pouvez vous y prendre de deux façons pour transmettre les cotisations de vos employés à Manuvie : Option 1 : Envoi d une liste de cotisations (si votre entreprise ne compte que quelques employés) Option 2 : Envoi d un fichier de cotisation (si votre entreprise compte de nombreux employés) Choisissez l option qui vous convient et suivez les instructions ci-après. Les cotisations transmises avant 16 h, heure de l Est, un jour ouvrable sont traitées et affectées au compte des participants le même jour. Sinon, les cotisations sont traitées le jour ouvrable suivant. Option 1 : Envoi d une liste de cotisations ÉTAPE N O 1 : Cliquez sur GESTION DE VOTRE RÉGIME, puis sur Versement fichier cotisation. Tous les participants actifs au régime figurent sur la liste. ÉTAPE N O 2 : Précisez la période de cotisation (c est-à-dire les dates de début et de fin de la période pour laquelle les cotisations ont été versées). ÉTAPE N O 3 : Inscrivez le montant des cotisations destinées au compte de chaque employé, en indiquant séparément les cotisations salariales et les cotisations patronales (le cas échéant). ÉTAPE N O 4 : Vérifiez les montants et corrigez-les au besoin, puis cliquez sur Transmettre. ÉTAPE N O 5 : Prenez note du numéro de référence inclus dans le message de confirmation que vous recevez ou imprimez ce message et conservez-le dans vos dossiers. Remarque : La prochaine fois que vous transmettrez vos cotisations, la liste conservera les montants inscrits pour la période précédente. Il vous suffira de mettre à jour les montants qui ont changé. suite à la page suivante 10

11 Option 2 : Envoi d un fichier de cotisation ÉTAPE N O 1 : Préparez votre fichier Téléchargez le modèle de fichier de cotisation que vous trouverez à l adresse sous l onglet Employeurs. Inscrivez les données sur les cotisations dans le modèle de fichier de cotisation en respectant le format ci-dessous. Ne modifiez pas le format du fichier ni l ordre du modèle, sans quoi Manuvie ne sera pas en mesure de traiter votre fichier. Exemple de modèle de fichier de cotisation Cet exemple montre le format et les renseignements nécessaires au traitement de vos cotisations par voie électronique. Il est impératif de respecter le format indiqué pour que Manuvie traite votre fichier. CONSEIL : REMPLIR LE MODÈLE DE FICHIER DE COTISATION Caractères Les caractères ci-après ne doivent figurer dans aucun champ : $ _ ( ) / \ %, & * Montants négatifs Ne vous servez pas de ce fichier pour corriger les cotisations versées en trop en faisant des rajustements (montants négatifs). Réduisez plutôt la cotisation du mois suivant pour les employés visés. Commentaires Ne joignez pas de commentaires à ce fichier. Si vous avez des commentaires à nous communiquer, envoyez-nous un courriel ou composez le numéro indiqué dans la section «Nous sommes à votre service», à la page 2. suite à la page suivante 11

12 ÉTAPE N O 2 : Envoyez votre fichier de cotisation Après avoir saisi toutes les données requises, sauvegardez votre modèle au format texte (*.txt), en cliquant sur Fichier, puis sur Enregistrer sous. Une fois votre fichier de cotisation rempli, vérifiez vos données, corrigez-les au besoin et transmettez le fichier en vue de son traitement en cliquant sur GESTION DE VOTRE RÉGIME, puis sur Versement fichier cotisation. Conservez dans vos dossiers une copie du fichier de cotisation transmis. Vous pourrez vous servir de votre dernier fichier pour produire le suivant. Il vous suffira de mettre à jour les renseignements et les montants qui auront changé. CONSEIL : Si le fichier que vous transmettez est incomplet ou comporte des erreurs de formatage, vous recevrez un message d erreur. Lisez chaque message d erreur, apportez les corrections nécessaires, puis transmettez de nouveau le fichier. RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS : La loi sur les RVER oblige l employeur à remettre les cotisations de ses employés au plus tard à la fin du mois de leur perception ou de leur versement ou du mois suivant si leur perception ou leur versement a eu lieu le dernier jour du mois. Si les cotisations ne sont pas remises au plus tard à cette date, l employeur doit payer des intérêts sur les cotisations à verser et s expose à des amendes. La loi sur les RPAC oblige chaque employeur à remettre les cotisations salariales au plus tard 30 jours après la fin de la période où elles sont prélevées. Les cotisations patronales doivent être transmises au moins une fois par mois et au plus tard 30 jours après la fin de la période au cours de laquelle elles doivent être versées en vertu de la loi sur les RPAC. suite à la page suivante 12

13 Rapport sur les cotisations maximales de l employeur Si vous versez des cotisations au nom de vos employés et que vous vous êtes fixé un plafond annuel par employé, Manuvie surveillera vos cotisations totales et vous fera parvenir un Rapport sur les cotisations maximales de l employeur dès que vos cotisations à l égard d un employé atteindront 85 % de ce plafond. Vous recevrez un avis par courriel dès que ce rapport pourra être consulté dans le site sécurisé. Aucun rapport n est produit s il n y a rien à signaler. RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS : Manuvie n interrompra pas automatiquement vos cotisations si elles atteignent le plafond que vous vous êtes fixé. Il vous incombe de modifier vos cotisations futures à l égard des employés visés pour ne pas dépasser votre plafond annuel. 13

14 Mise à jour des renseignements personnels des employés Si les renseignements personnels d un employé (voir ci-dessous) sont inexacts ou doivent être modifiés, vous devez en aviser Manuvie ou votre fournisseur de services de paie. De plus, vous devez communiquer avec Manuvie et votre fournisseur de services de paie lorsqu un employé sort du régime. Date de naissance Sexe Langue Adresse postale Date d embauche Type d emploi Province d emploi Sortie du régime Si un participant quitte son emploi, il vous incombe de modifier sa situation d emploi. Voici comment procéder : Cliquez sur GESTION DE VOTRE RÉGIME, puis sur Gestion des employés. Servez-vous de la fonction de recherche pour repérer le dossier de l employé, cliquez sur Fin de participation et indiquez le motif pertinent cessation d emploi, départ à la retraite ou décès. Indiquez la date du départ et la date de fin de la dernière période de cotisation pour laquelle vous transmettrez à Manuvie des cotisations à l égard de l employé (le cas échéant). Pour modifier des renseignements avant qu un employé adhère au régime : Cliquez sur, puis sur Gestion des employés. Servez-vous de la fonction de recherche pour repérer le dossier de l employé, puis mettez à jour ses données. Une fois qu un employé a adhéré au régime, veuillez communiquer avec le Service à la clientèle de Manuvie pour apporter des modifications à ses renseignements personnels. RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS : RVER : Lorsqu un employé sort du RVER ou fixe son taux de cotisation à zéro, vous devez faire un suivi tous les deux ans et donner à l employé la possibilité d adhérer de nouveau au régime. Remarque : Une fois qu un employé a adhéré au régime, il lui incombe d aviser Manuvie de tout changement d adresse. 14

15 Modification du régime Pour apporter des modifications à votre régime, sélectionnez l élément dont vous avez besoin dans le menu DONNÉES SUR LE COMPTE : Renseignements sur les cotisations modification du taux, du montant ou de la fréquence de vos cotisations. Note : Si vous modifiez votre taux de cotisation, il est impératif d en aviser l administrateur de même que vos employés. Si vous réduisez le montant des cotisations patronales, le nouveau taux doit entrer en vigueur au moins 30 jours après l envoi de l avis à l administrateur et aux employés. Renseignements sur l entreprise mise à jour de l adresse postale de votre entreprise. Relevés en ligne Vous trouverez les rapports suivants sous Rapports : Rapport sur les opérations financières présente des données sur les opérations financières effectuées dans le cadre du régime au cours des périodes visées. Il indique entre autres le total des cotisations et des retraits. Rapport sur les opérations financières par fonds présente des données sur les opérations financières effectuées à l égard de chaque fonds dans le cadre du régime au cours des périodes visées. Il vous renseigne sur les fonds choisis par vos employés et sur le rendement de ces fonds. Pour produire ces rapports, indiquez une période de référence ou programmez des rapports périodiques selon vos préférences. Personnes-ressources mise à jour des coordonnées des signataires autorisés ou de l administrateur du régime. Modification Renseignements sur l administrateur changement d administrateur 15

16 Le nom Manuvie, le logo qui l accompagne, les quatre cubes et les mots «solide, fiable, sûre, avant-gardiste» sont des marques de commerce de La Compagnie d Assurance-Vie Manufacturers qu elle et ses sociétés affiliées utilisent sous licence. CS0137F 04/15