Manuel de l utilisateur à l intention des candidats externes

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1 Manuel de l utilisateur à l intention des candidats externes Version 13A Société canadienne d hypothèques et logement Août 2013 Élaboré pour la SCHL par : Rémi R. Paquette Révisé par : Kristen Provost Document Version: 1.0

2 Table des matières Introduction... 3 Accéder à la liste des emplois de la SCHL... 3 Disposition de la liste d emplois... 4 Caractéristiques ou fonctions pouvant vous aider... 5 Le compte... 6 Créer un compte... 7 Changer le mot de passe... 9 Changer les renseignements personnels Régler l adresse courriel Autres réglages Avis d offre d emploi disponible Accusé de réception d une candidature Désactiver un compte Profil Créer un nouveau profil Accéder au profil professionnel Modifier votre profil Processus de demande d emploi Étapes Information personnelle Et Vous? Prérequis Questions de présélection Documents de demande d'emploi Équité en matière d emploi Sommaire de la demande d emploi Enregistrer ébauche Présenter la demande Page Merci Messages Centre de messages Langue de correspondance Impossible d ouvrir une session Page 2 of 30

3 Introduction SCHL Manuel de l utilisateur Taleo à l intention des candidats externes Vous voulez postuler un emploi à la SCHL, mais vous ne savez pas trop comment procéder? Le présent manuel vous aidera tout au cours du processus de la demande d emploi, depuis la présentation de vos renseignements jusqu au changement du mot de passe de votre compte. Accéder à la liste des emplois de la SCHL Avant de postuler un emploi à la SCHL, vous devez savoir quels emplois sont disponibles. Vous pouvez accéder aux emplois à pourvoir actuellement à la SCHL en suivant les trois étapes faciles ci-après: 1. Ouvrez votre navigateur Internet sur votre ordinateur. 2. Accédez au site Web de la SCHL et cliquez sur Carrières. 3. Cliquez ensuite sur Possibilités d emploi courantes dans la section Carrières. Page 3 de 30

4 Disposition de la liste d emplois Après avoir cliqué sur le lien Possibilités d emploi courantes, vous accéderez à la liste des emplois. L écran suivant désigne les différentes parties de la liste et la manière dont elles pourraient vous aider. Recherche d emploi Cet onglet appellera tous les emplois actuellement affichés à la SCHL. Mes activités Cet onglet affiche l état de toutes vos transmissions. Page 4 of 30

5 Si vous n avez alors postulé aucun emploi, votre onglet sera vide. Si vous désirez vous retirer de cette possibilité d emploi, cliquer sur «Retirer». Mes messages Cet onglet affiche tous les messages qui vous ont été envoyés au cours des six derniers mois (jusqu'à un maximum de 100). Cliquez sur Ouverture de session si vous voulez vous connecter au système. Si vous n avez pas de compte, vous pouvez en créer un facilement. Il suffit de suivre les instructions fournies plus loin dans le présent document. Désigne le nombre de postes disponibles à la SCHL. Le lien de la description d emploi. Cliquez sur le titre pour en savoir plus sur l offre d emploi. Certains renseignements pertinents sur le poste sont affichés. Cliquez sur Postuler maintenant pour transmettre une demande. Cliquez sur Accéder au profil professionnel pour modifier l information accessible uniquement dans votre profil de candidat. Cette légende explique la signification des différents icônes qui se trouvent sur la page de la liste des emplois ou à la page Mes activités. L icône signifie que vous avez entamé une demande d emploi correspondant à cette offre et qu elle n a jamais été terminée et enregistrée sous ébauche. L icône signifie que vous avez effectivement présenté une demande correspondant à cette offre. Cliquez sur Mon compte pour modifier votre mot de passe, l information sur votre compte ou votre adresse courriel. Caractéristiques ou fonctions pouvant vous aider En plus des actions énumérées ci-haut, certaines autres caractéristiques ou fonctions pourraient permettre de rétrécir le champ de vos recherches. Page 5 de 30

6 Si les emplois sont nombreux, vous pouvez spécifier que vous voulez visionner seulement un certain nombre de postes par page. Par défaut, ce champ est réglé à 25. Vous pouvez également choisir la manière dont la liste est triée. Vous pouvez trier en fonction : de la date de publication ou d affichage, du titre du poste ou du lieu. La ligne immédiatement sous le titre du poste désigne toujours l endroit. Ainsi, si vous cherchez une offre d emploi en un lieu particulier, vous pouvez facilement retracer l information sur les emplois en vue d une correspondance parfaite. Les informations telles que le niveau du poste, état du poste, désignation linguistique, admissibilité ainsi que la date à laquelle le poste fût affiché sont indiquées. Le compte Pour postuler à l occasion d une offre d emploi, vous devez, au minimum, créer un compte dans le système. Si vous n avez pas de compte, la SCHL ne sait pas qui vous êtes, et vous ne pouvez pas présenter la demande d emploi. Page 6 of 30

7 Créer un compte Il est facile de créer un compte. Il existe deux façons de le faire : en ouvrant une session ou en postulant un emploi. Voici la marche à suivre pour créer un compte en ouvrant une session : 1. Cliquez sur le lien Ouverture de session à la page des postes disponibles. 2. À l écran suivant, cliquez sur le bouton Nouvel utilisateur. 3. Sélectionnez J accepte et cliquez sur Continuer. Page 7 de 30

8 4. Entrez votre Nom d utilisateur, votre mot de passe et entrez votre mot de passe de nouveau. 5. Entrez une adresse courriel. Page 8 of 30

9 6. Cliquez sur Inscription. 7. À l écran suivant, on vous posera une question de sécurité (au cas où vous oublieriez votre mot de passe). Entrez votre question et précisez la réponse. 8. Lorsque c est terminé, cliquez sur OK.. Vous serez dirigé vers la liste d emplois. Changer le mot de passe Voici la marche à suivre pour changer votre mot de passe : Page 9 de 30

10 1. Ouvrez une session dans votre compte à l aide du lien Mon compte dans la partie supérieure de l écran de votre liste d emplois. 2. Entrez votre Nom d utilisateur et votre Mot de passe et cliquez sur Entrer. 3. Déroulez jusqu à la section Information d identification. Cliquez sur Modifier. 4. Entrez votre Mot de passe actuel, puis confirmez votre nouveau Mot de passe à deux reprises. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer. Page 10 of 30

11 5. Vous pouvez également changer votre Question de sécurité et la réponse à partir de cet écran. Changer les renseignements personnels Voici la marche à suivre pour modifier vos renseignements personnels : 1. Ouvrez une session dans votre compte à l aide du lien Mon compte dans la partie supérieure de l écran de votre liste d emplois. 2. Déroulez jusqu à la section Renseignements personnels. Cliquez sur Modifier. 3. Saisissez ou modifiez vos renseignements personnels et, lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer. Page 11 de 30

12 Régler l adresse courriel Voici la marche à suivre pour changer votre adresse courriel : 1. Ouvrez une session dans votre compte à l aide du lien Mon compte dans la partie supérieure de l écran de votre liste d emplois. 2. Déroulez jusqu à la section sur les Renseignements personnels. Cliquez sur Modifier. 3. Déroulez jusqu au bas de l écran. 4. Saisissez votre nouvelle adresse courriel et cliquez sur Enregistrer. Page 12 of 30

13 Autres réglages Il existe d autres options dans Mon compte. Sous la section de l information d ouverture de session, se trouve la section Correspondance. Cette section vous permet de modifier votre langue de correspondance. En cliquant sur Modifier, vous pouvez activer d autres avis par courriel comme l avis d offre d emploi disponible et l accusé de reception d une candidature. Avis d offre d emploi disponible En cliquant sur Oui, vous recevrez un avis par courriel chaque fois qu un emploi correspondant à votre profil est affiché. Afin de décider si un emploi correspond à votre profil, le système tiendra compte de vos Préférences de travail, dans Mon compte. Pour activer cette fonctionnalité, il faut choisir l option ci-dessous : L option se trouve au bas de la page Préférences de travail. Page 13 de 30

14 Accusé de réception d une candidature Lorsque vous choisissez Oui, et si vous soumettez une candidature à un poste, vous recevrez dans votre centre de messages un accusé de réception. Le message confirmera que votre candidature a été reçue. Ces réglages peuvent être modifiés en tout temps. Désactiver un compte Voici la marche à suivre pour désactiver votre compte : 1. Ouvrez une session dans votre compte à l aide du lien Mon compte dans la partie supérieure de l écran de votre liste d emplois. 2. Cliquez sur Désactiver à côté du titre de la page. Page 14 of 30

15 3. Un écran d avertissement s affichera et vous demandera si vous êtes certain de vouloir désactiver votre compte. L avertissement signalera également qu en désactivant le compte, le système retire automatiquement toutes vos demandes d emploi actives. Cliquez sur Oui. 4. Après la désactivation, le système vous dirigera vers la liste d emplois. Profil Contrairement à votre compte dans le système, vous n avez pas besoin de créer un profil pour présenter une demande d emploi. Toutefois, il est recommandé d avoir un profil actif dans le système, car cela vous aidera au cours du processus de demande d emploi. C est un moyen rapide et facile de remplir la demande à l aide de renseignements déjà connus. Créer un nouveau profil Vous pouvez créer un nouveau profil de deux façons différentes : Au moyen d une demande d emploi (les données transmises au cours du processus de demande d emploi serviront également à créer votre profil) Au moyen du lien Accéder au profil professionnel. Les étapes pour créer un nouveau profil au moyen de la demande d emploi sont énumérées dans la section du présent manuel sur le processus de demande d emploi. Accéder au profil professionnel Voici la marche à suivre pour créer votre profil : 1. Ouvrez une session dans votre compte à l aide du lien Ouverture de session dans la partie supérieure droite de l écran de votre liste d emplois. Page 15 de 30

16 2. Lorsque la session est ouverte, cliquez sur le lien Accéder au profil professionnel. Lorsque la session sera ouverte, vous apercevrez un écran totalement nouveau. Voici l explication du nouvel écran. La page active à laquelle vous vous trouvez sera mise en évidence pour que vous la retrouviez facilement. La barre de progression vous indique le nombre de pages que contient le profil. Utilisez les icônes et pour naviguer dans les pages (s il y en a plus de sept). Cliquez sur le bouton Enregistrer ébauche si vous ne pouvez pas remplir votre profil et que vous voulez enregistrer l information et y revenir plus tard. Lorsque vous avez fini de saisir les renseignements appropriés, cliquez sur Enregistrer et Continuer. Page 16 of 30

17 Le titre de la page à laquelle vous vous trouvez actuellement. Suivent les champs textes que vous devez remplir afin de compléter votre profil. Les champs obligatoires sont marqués de l icône. Désigne l étape à laquelle vous êtes rendu et combien d étapes il reste. Ce lien vous permet d accéder à votre Compte. Sortez à l aide de ce lien. Utiliser le bouton Abandonner si vous ne désirez plus présenter votre demande d emploi. Modifier votre profil Lorsque votre profil est créé, vous pouvez en modifier le contenu en tout temps. Il suffit de cliquer sur le lien Accéder au profil professionnel et de suivre les mêmes étapes que si vous créiez un nouveau profil. La seule différence est qu il y aura déjà des renseignements inscrits dans les champs. Processus de demande d emploi Le processus de la demande d emploi de la SCHL comprend sept pages. Signalons que les mêmes champs sont également accessibles à partir du profil du candidat. Ainsi, si vous avez saisi votre profil correctement, il n y a que quelques champs qui exigent votre attention au cours du processus de demande d emploi. Étapes Pour présenter votre demande correctement, vous devez remplir (ou confirmer) sept pages différentes. Dans la partie supérieure de la première page, vous apercevrez une Barre de progression pour vous aider à naviguer dans les diverses pages. Si le texte dans la case est souligné, cela signifie que vous avez terminé cette étape correctement et que vous pouvez y retourner en tout temps. Si le texte n est pas souligné, alors aucun lien n est prévu, ce qui signifie que vous n avez pas encore rempli cette partie de la demande d emploi. Le titre et le numéro du poste. Page 17 de 30

18 La page en cours est toujours mise en évidence. Les pages sans liens (sans partie soulignée) ne peuvent pas être visionnées. Vous devez suivre les étapes et remplir chaque page correctement. Vous pouvez naviguer dans les pages en utilisant les boutons et. Utilisez le bouton Enregistrer ébauche pour enregistrer vos renseignements sans présenter votre demande d emploi. Utilisez le bouton Enregistrer et Continuer pour enregistrer vos renseignements et continuer à la page logique suivante. Indique l étape actuelle et le nombre total d étapes que vous devez franchir pour présenter votre demande d emploi. Utiliser le bouton Abandonner si vous ne désirez plus présenter votre demande d emploi. Voici les diverses étapes que vous devrez franchir : Information personnelle Et Vous? Prérequis Questions de présélection Documents de demande d emploi Équité en matière d emploi Sommaire de la demande d emploi Information personnelle Vous devez remplir les champs marqués d un astérisque rouge. Page 18 of 30

19 Inscrivez le Titre. Inscrivez vos Prénom et Nom. Spécifiez votre Lieu de résidence. Après avoir sélectionné un Pays, le champ d une Province s affichera automatiquement. Après avoir sélectionné une Province, le champ d une Ville s affichera automatiquement. Saisissez une adresse courriel valide. Précisez quel numéro de téléphone est le numéro principal. Lorsque le numéro de téléphone principal est inscrit, ce champ devient alors obligatoire. Remplir le reste du formulaire de la même façon et cliquez sur Enregistrer et Continuer. Page 19 de 30

20 Et Vous? Répondez aux six questions du questionnaire général et déterminez le Type de source au bas de la fenêtre. Choisissez les réponses appropriées et cliquez sur Enregistrer et Continuer. Prérequis Vous devez répondre aux questions suivantes : Choisissez les réponses appropriées et cliquez sur Enregistrer et Continuer. Page 20 of 30

21 Questions de présélection Veuillez répondre aux questions spécifiques au poste le plus précisément possible. Cliquez sur Enregistrer et Continuer afin de passer à l étape suivante. Documents de demande d'emploi L écran Documents de demande d emploi comprend trois parties principales : Pièces jointes Lettre de présentation Curriculum vitae Voici une capture d écran qui explique la portion des Pièces jointes de l écran. Signalons que joindre un curriculum vitae est facultatif. La SCHL n exige pas de curriculum vitae dans un autre format que celui en texte clair. Page 21 de 30

22 Pour joindre un curriculum vitae, vous devez d abord choisir le fichier dans votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Browse afin d afficher l assistant de sélection de fichier. Lorsque le fichier est repéré, cliquez sur le bouton Joindre. Vous pouvez formuler des commentaires sur chacun des fichiers que vous joignez à votre demande. Vous pouvez visionner les fichiers qui sont actuellement joints à votre demande. Vous pouvez cliquer sur le lien afin de visionner votre fichier. La Lettre de présentation doit être collée directement dans le champ approprié. Pour copier et coller une lettre de présentation : 1. Ouvrez le fichier de la lettre de présentation et mettez en évidence le texte à copier. 2. Appuyez simultanément sur les touches Ctrl + C. 3. Le texte est maintenant copié. 4. Placez le curseur dans le champ de texte de la lettre de présentation et appuyez simultanément sur les touches Ctrl + V. 5. Le texte est maintenant collé dans la zone texte. La longueur maximale autorisée dans la zone texte de la lettre de présentation est de caractères (y compris les espaces). Page 22 of 30

23 Le Curriculum vitae en texte clair doit être collé directement dans le champ approprié. Pour copier et coller un curriculum vitae : 1. Ouvrez le fichier du curriculum vitae original et mettez en évidence le texte à copier. 2. Appuyez simultanément sur les touches Ctrl + C. 3. Le texte est maintenant copié. 4. Placez le curseur dans le champ de texte du curriculum vitae et appuyez simultanément sur les touches Ctrl + V. 5. Le texte est maintenant collé dans la zone texte. La longueur maximale autorisée de la zone texte du curriculum vitae est de caractères (y compris les espaces). Lorsque vous avez saisi tout ce qui est nécessaire, cliquez sur Enregistrer et Continuer. Équité en matière d emploi L écran sur l équité en matière d emploi est une page d identification volontaire dans laquelle vous pouvez spécifier si vous êtes : un Autochtone une personne handicapée un membre d une minorité visible un homme ou une femme Personne autochtone L expression «personne autochtone» désigne une personne qui fait partie du peuple des Amérindiens, des Inuits ou des Métis. believe that an employer or potential employer is likely to consider them to be disadvantaged in employment by reason of that impairment, and includes persons whose functional limitations owing to their impairment have been accommodated in their current job or workplace. Page 23 de 30

24 Personne handicapée L expression «personne handicapée» désigne une personne qui a une déficience durable ou récurrente physique, mentale, sensorielle, psychiatrique ou en matière d apprentissage de longue durée ou récurrente et qui se considère défavorisée en emploi en raison de cette déficience; estime probable qu un employeur ou employeur éventuel les classera dans cette catégorie en raison d une telle déficience, ce qui comprend des personnes dont les limites fonctionnelles attribuables à leur déficience ont fait l objet de mesures d adaptation dans leur emploi ou à leur lieu de travail actuel. Membre d une minorité visible L expression «membre d une minorité visible» désigne une personne qui n est pas autochtone et qui n est pas de couleur ou de race blanche. Sexe Cette information sert pour l équité entre les sexes. Les définitionss affichent dans les zones d information, à droite de l écran. Si vous désirez ne pas répondre à la question, choisissez l option Je préfère m abstenir dans le menu déroulant. Après avoir répondu aux questions, cliquez sur Enregistrer et Continuer. Sommaire de la demande d emploi Le dernier écran avant la présentation de votre demande d emploi est l écran Sommaire. Si vous voulez en modifier le contenu, cliquez sur le bouton Modifier de chaque section. Page 24 of 30

25 Enregistrer ébauche Pendant tout le processus de demande, vous pouvez enregistrer votre présentation comme une ébauche et y revenir plus tard. Vous pouvez alors accéder à la liste d emplois et poursuivre votre demande plus tard, ou quitter si l offre ne vous intéresse plus. Pour récupérer l ébauche de votre candidature, allez à l onglet Mes activités. Pour pouvoir présenter votre demande, l ébauche doit être remplie avant la date limite pour postuler (qui se trouve dans la description de poste). Page 25 de 30

26 Présenter la demande Lorsque votre présentation est complète et que vous êtes rendu au dernier écran (sommaire), vous pouvez soumettre votre candidature. Toutefois, avant de soumettre la demande, vous pouvez soit vous envoyer par courriel une copie ou l imprimer en cliquant sur Imprimer/ Envoyer un courriel. La demande s affichera alors en format imprimable. Utilisez la fonction d impression pour imprimer une copie ou cliquez sur Copie courriel pour recevoir une version électronique. Cliquez sur Retour à la page précédente pour revenir à la demande en cours, pour la soumettre. Page Merci Après avoir présenté votre demande, vous serez dirigez vers la page Merci. C est à ce stade du processus seulement que votre demande est considérée comme terminée. Page 26 of 30

27 Vous recevrez un message indiquant que votre candidature a été recue, si vous avez choisi cette option. Pour visualiser ce message, allez à l onglet Mes messages. Messages Centre de messages Chaque fois que vous recevez un message dans le centre de messages, (dans l onglet Mes messages), vous recevrez un avis par courriel vous informant de vérifier le centre de messages; le message sera identique à celui ci-dessous : Il existe deux façons d accéder au centre de messages : 1) Cliquez sur le lien, dans le courriel. La section Carrières s affichera où vous devrez ouvrir une session. 2) Allez directement à la section Carrières, accéder à votre compte et allez à l onglet Mes messages. Page 27 de 30

28 Vous pouvez supprimer les messages en cliquant sur Supprimer dans la colonne de droite. Une fois les messages supprimés, vous ne pouvez plus les récupérer. Langue de correspondance La langue de correspondance recue correspond à la langue de préférence choisie dans votre compte. Pour modifier la langue, allez à Mon compte. Ensuite, cliquez sur Modifier dans les options de Correspondance. Choisissez votre langue de correspondence et cliquez sur Enregistrer. Page 28 of 30

29 Impossible d ouvrir une session Vous avez droit à cinq essais d ouverture de session avant que le système verrouille votre accès, pour des raisons de sécurité. Vous devriez d abord récupérer votre nom d utilisateur ou votre mot de passe en cliquant sur Vous avez oublié votre nom d utilisateur? Ou sur Vous avez oublié votre mot de passe? Page 29 de 30

30 Si vous avez oublié votre nom d utilisateur : Entrez votre adresse courriel et cliquez sur Valider. Votre nom d utilisateur s affichera. Si vous avez oublié votre mot de passe : Entrez votre nom d utilisateur et votre adresse courriel. Vous recevrez par courriel un mot de passe temporaire. On vous demandera de changer votre mot de passé la prochaine fois que vous accéderez à la section Carrières. Lorsque le compte est verrouillé : À votre dernière tentative, un message d avertissement s affichera. Si vous entrez encore le mauvais mot de passe, le message suivant s affichera : Si vous devez faire déverrouiller immédiatement votre compte, faites parvenir une demande à recrutement@schl.ca Si vous avez des questions d ordre général au sujet du système de suivi des candidatures de la SCHL ou du processus de dotation, veuillez faire parvenir une note à la même adresse : recrutement@schl.ca. Page 30 of 30