CaRMS en ligne Guide d aide pour les candidats Connexion à la plateforme CaRMS en ligne et remplir votre candidature

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1 CaRMS en ligne Guide d aide pour les candidats Connexion à la plateforme CaRMS en ligne et remplir votre candidature Le 22 juillet 2015

2 Ce guide a été conçu afin de faciliter votre utilisation de la plateforme CaRMS en ligne. Compatibilité avec les navigateurs CaRMS soutient les navigateurs internet suivants : Pour les ordinateurs PC Chrome (recommandé pour une meilleure expérience utilisateur) Firefox 14.0 ou ultérieur Internet Explorer 9* Pour les ordinateurs Mac Chrome (recommandé pour une meilleure expérience utilisateur) Safari 5.0 ou ultérieur * Si vous avez mis à niveau à la nouvelle version d Internet Explorer (IE) 10, vous aurez certaines difficultés à accéder à la plateforme CaRMS en ligne. Il est recommandé d activer «l affichage de compatibilité» dans le menu Outils du navigateur. IE8 a également une fonctionnalité limitée. Si vous n utilisez pas un navigateur compatible, des erreurs inattendues se produiront. Nous sommes désolés pour les inconvénients occasionnés, et nous vous conseillons d utiliser un navigateur compatible. Contactez-nous Si vous avez des questions concernant ce guide, veuillez communiquer avec nous à l adresse communication@carms.ca.

3 Table des matières Inscription au jumelage... 5 Participation à un jumelage sur la plateforme CaRMs en ligne... 7 Mes informations... 8 Profil... 8 Renseignements personnels... 8 Compétences linguistiques... 8 Permis d exercice... 9 Réussites et champs d intérêt... 9 Éducation... 9 Formation non médicale... 9 Formation médicale Stages à option clinique Formation postdoctorale et internat Stages à option en résidence Formation non clinique et certifications Examens Transferts à partir du site inscriptionmed.ca United States Medical Licensing Examination Compétences linguistiques Évaluations Certifications Expérience CaRMS Guide d aide Candidats 3

4 Emploi Activités académiques et expériences de recherche Stage d observation Bénévolat Expérience clinique Bourses de recherche Publications et présentations Mes documents Lettre de motivation Lettres de recommandation Joindre les documents Suivi des documents Demande de traduction Retour des documents Ma candidature Déclaration CaRMS Guide d aide Candidats 4

5 Inscription au jumelage Avant de vous inscrire à un jumelage, vous devez vous assurer que vous êtes admissible de participer dans les provinces où vous désirez postuler. Vous pouvez consulter les critères provinciaux d admissibilité pour chaque jumelage sur le site Web CaRMS.ca. Si vous avez déjà participé à un jumelage sur la plateforme CaRMS en ligne, vous n êtes pas obligé de vous inscrire. Une fois que la plateforme CaRMS en ligne sera accessible, vous pourrez vous connecter en utilisant votre nom d utilisateur et mot de passe existant. Si vous n avez jamais participé à un jumelage de CaRMS, vous pouvez vous inscrire sur le site Web CaRMS.ca en suivant les étapes ci-dessous. 1. Visitez CARMS.ca pour vous inscrire au jumelage auquel vous désirez participer. 2. Sous le menu «RÉSIDENCE», sélectionnez le jumelage auquel vous désirez participer et cliquez «Inscription». 3. Lisez attentivement les instructions détaillées et inscrivez-vous au jumelage. 4. Sur la page d inscription, sélectionnez Non (nouvel utilisateur) lorsqu on vous demande si vous avez déjà un compte d utilisateur CaRMS en ligne. 5. Indiquez l adresse électronique que vous désirez utiliser pour votre compte d utilisateur CaRMS en ligne. 6. Indiquez votre code du candidat du CMC (s il y a lieu) et cliquez sur «ENREGISTRER». 7. Lisez le texte de bienvenue et cliquez sur SUIVANT. 8. Sélectionnez le pays dans lequel vous avez obtenu votre diplôme en médecine. Sélectionnez le nom de la faculté de médecine de laquelle vous avez obtenu votre diplôme. Si vous avez obtenu un diplôme de plus d une faculté de médecine, inscrivez les informations de votre faculté la plus récente. CaRMS Guide d aide Candidats 5

6 9. Sélectionnez la date à laquelle vous avez obtenu votre diplôme en médecine. Il s agit de la date à laquelle vous avez reçu votre diplôme. Si vous êtes incertain de la date exacte, sélectionnez la première date du mois pendant lequel vous avez reçu votre diplôme. Relisez attentivement l information et cliquez sur Suivant pour passer à la prochaine étape. 10. Complétez la section «Renseignements personnels» de votre inscription. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). 11. Complétez la section «Renseignements CaRMS» de votre inscription. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). La formation postdoctorale au Canada ou aux États-Unis ne comprend pas de stages. 12. Examinez attentivement la déclaration concernant l accord politique de CaRMS. Sélectionnez «J ACCEPTE» et cliquez sur SUIVANT pour passer à la prochaine étape. 13. Créez un nom d utilisateur et un mot de passe pour votre compte d utilisateur Vous devez également établir trois questions de sécurité pour votre compte. Veuillez sélectionner de véritables questions et réponses, car nous ne pouvons pas les réinitialiser en votre nom. 14. Complétez les sections de paiement et de confirmation de paiement de l inscription. Une fois inscrit, vous recevrez une confirmation par courriel que nous avons reçu votre information. Lorsque le jumelage commencera, vous recevrez une confirmation de votre nom d utilisateur et des instructions concernant la façon de créer un mot de passe et de vous connecter à la plateforme CaRMS en ligne. CaRMS Guide d aide Candidats 6

7 Participation à un jumelage sur la plateforme CaRMs en ligne Lorsque vous recevez votre confirmation d accès/jeton, cliquez sur le lien inclus dans le courriel. Lisez les instructions, suivez les étapes et payez le frais de candidature pour commencer à remplir votre candidature sur CaRMS en ligne. Vous devez également sélectionner la langue de votre candidature : anglais, français ou anglais et français. Vous pouvez modifier cette information plus tard dans la section Renseignements personnels de votre candidature si vous changez d idée. Une fois que vous avez fourni cette information, vous devez participer au jumelage de votre choix. 1. Pour participer à un jumelage, sélectionnez «participation au jumelage» dans le menu MA CANDIDATURE et sélectionnez le jumelage de votre choix. 2. Lisez attentivement les instructions et cliquez sur SUIVANT pour continuer. 3. Examinez attentivement le contrat du candidat. Cochez la case et cliquez sur ACCEPTER pour passer à l étape suivante. 4. Entrez votre numéro de carte de crédit et la date d expiration. Cliquez sur TRAITEMENT DE LA TRANSACTION pour passer à l étape suivante. CaRMS Guide d aide Candidats 7

8 Mes informations Une fois que vous avez payé vos frais de jumelage, vous pouvez commencer à remplir votre candidature. Si vous avez déjà participé à un jumelage sur CaRMS en ligne, l information et les documents que vous avez soumis antérieurement seront toujours disponibles dans votre compte d utilisateur. Profil Renseignements personnels Dans cette section, vous pouvez sélectionner la langue de votre candidature, indiquer l information à l intention de votre futur employeur et vos numéros d identification médicale. Vous pouvez continuer à mettre à jour la plupart des champs de cette section tout au long du jumelage. 1. Entrez les renseignements exigés. Les champs obligatoires sont marqués d un astérisque rouge (*). Remarque : vous recevrez un numéro de licencié du Conseil médical du Canada (LCMC) lorsque vous aurez réussi l examen d aptitude du Conseil médical du Canada, partie II (EACMC, partie II). Si vous êtes inscrit pour subir cet examen, vous pouvez inscrire six zéros (000000) comme numéro LCMC temporaire. Ceci vous permettra de soumettre la section de votre candidature concernant les examens. Compétences linguistiques Dans cette section, indiquez toutes les langues que vous parlez et écrivez couramment. 1. Pour ajouter une langue, faites un choix à partir de la colonne de droite en cliquant sur le (+). Si la langue que vous cherchez n est pas listée dans la colonne de droite, vous pouvez l indiquer dans le champ «Autres langues». 2. Cliquez sur «ENREGISTRER» pour sauvegarder votre liste de langues. CaRMS Guide d aide Candidats 8

9 Permis d exercice Dans cette section, indiquez l information relative à votre permis d exercice de la médecine. Habituellement, les diplômés canadiens en médecine (DCM) n auront pas de licence médicale avant d avoir terminé leur formation de résidence et subi tous les examens du CMC. Plusieurs diplômés hors Canada et États-Unis (DHCEU) auront une licence médicale. Remarque : Le fait de subir tous les examens du CMC et l obtention de votre certificat du LCMC ne signifie pas nécessairement que vous possédez votre licence pour exercer la médecine au Canada. Réussites et champs d intérêt Dans cette section, indiquez vos réussites et prix académiques. 1. Pour créer plusieurs entrées, cliquez sur + Ajouter et remplissez les champs. Éducation Formation non médicale Dans cette section, indiquez votre formation non médicale de premier cycle, y compris le CÉGEP. La formation de premier cycle désigne toute formation scolaire que vous avez reçue après avoir terminé vos études secondaires et avant de commencer vos études en médecine. La formation supérieure est toutes études entreprises après votre formation du premier cycle. Les types de formation les plus courants dans cette catégorie sont : Baccalauréat CÉGEP Études non médicales de premier cycle Maîtrise Doctorat CaRMS Guide d aide Candidats 9

10 Pour ajouter plusieurs entrées, cliquez d abord sur «ENREGISTRER» et ensuite sur + Ajouter. Formation médicale Dans cette section, indiquez toute information concernant votre diplôme en médecine. Veuillez communiquer avec CaRMS si vous avez fréquenté plus d une faculté de médecine et nous ajouterons un champ supplémentaire. Stages à option clinique Dans cette section, inscrivez tous les stages que vous avez accomplis ou que vous accomplirez pendant votre éducation médicale. Un stage est défini comme toute rotation pendant votre éducation médicale qui n était pas obligatoire. Si vous le désirez, vous pouvez également inscrire les stages que vous accomplirez ultérieurement. Si vous le désirez, vous pouvez également inscrire les stages obligatoires dans cette section. En règle générale, les stages obligatoires sont inclus dans le DREM. Formation postdoctorale et internat Dans cette section, inscrivez toute formation supérieure accréditée en médecine à laquelle vous avez participé. La formation supérieure est définie comme étant toute formation en médecine entreprise après l obtention d un diplôme en médecine, dans un contexte clinique, avec un contact supervisé avec les patients et qui peut mener à un permis d exercice général et/ou une pratique spécifique. Stages à option en résidence Dans cette section, indiquez les stages à option en résidence que vous avez accomplis ou que vous accomplirez pendant votre résidence. Un stage à option en résidence est défini comme toute rotation pendant votre résidence qui n était pas obligatoire. La CaRMS Guide d aide Candidats 10

11 plupart des diplômés canadiens en médecine n auront pas accompli de résidence et n auront donc pas de stages en résidence. Formation non clinique et certifications Dans cette section, inscrivez toute formation que vous avez accomplie qui n est pas directement liée à votre éducation en médecine. Ceci inclut, sans s y limiter, la réanimation cardiopulmonaire, la technique spécialisée de réanimation cardiorespiratoire et la technique de base de réanimation cardio-respiratoire. Si vous ne savez où inscrire votre formation parce qu elle ne s inscrit pas dans une catégorie, vous pouvez l inscrire dans cette section. Examens Transferts à partir du site inscriptionmed.ca Dans cette section, suivez les étapes ci-dessous afin de récupérer vos résultats et vos documents d examen directement à partir de votre compte d utilisateur inscriptionmed.ca. Une fois connecté à votre compte inscriptionmed.ca, vous trouverez une liste de documents et de renseignements que vous pouvez partager via CaRMS en ligne directement sur cette page. Vous pourrez partager vos résultats d examens du Conseil médical du Canada (CMC) et de la Collaboration nationale en matière d évaluation (CNE) les plus récents qui sont actuellement dans votre compte. Vous pourrez également partager des examens que vous allez subir et pour lesquels les résultats ne sont pas encore disponibles. 1. Connectez-vous à votre compte d utilisateur inscriptionmed.ca. CaRMS Guide d aide Candidats 11

12 2. Sélectionnez les documents et les renseignements que vous désirez transférer à CaRMS et cliquez sur «CONFIRMER». 3. Lorsque vous retournez sur votre compte CaRMS en ligne, vos renseignements d examen seront immédiatement transférés à votre candidature de CaRMS. Les documents partagés, si disponibles, seront transférés dans un délai d un jour ouvrable. Les documents qui ne sont pas encore disponibles seront transférés lorsqu ils seront disponibles. United States Medical Licensing Examination Dans cette section, indiquez tous les United States Medical Licensing Examination (USMLE) que vous avez subits. Le USMLE n est pas une exigence pour le jumelage, mais vous pouvez indiquer vos résultats dans votre candidature si vous désirez. Compétences linguistiques Dans cette section, indiquez tous les tests de langue que vous avez subis afin d indiquer votre compétence en français ou en anglais. Si votre langue de formation pendant vos études en médecine n était pas le français ou l anglais, certains critères provinciaux ou de programmes pourraient vous obligez à subit et à fournir le résultat de test de compétences linguistiques. Veuillez vous reporter à la section concernant les descriptions de programmes et les critères provinciaux sur carms.ca pour de plus amples renseignements. Évaluations Dans cette section, indiquez tous les examens administrés par les provinces que vous avez subis. CaRMS Guide d aide Candidats 12

13 Certifications Dans cette section, indiquez tout examen de certification que vous avez subi afin de pouvoir pratiquer la médecine dans un domaine ou une discipline. Afin de fournir des preuves que vous avez réussi avec succès ces examens, téléchargez vers l amont les documents correspondants dans la section «Joindre les documents» de votre candidature. Expérience Emploi Dans cette section, indiquez toute expérience de travail qui n est pas de la pratique clinique, y compris du travail accompli avant l obtention de votre diplôme en médecine. Nous vous encourageons de saisir les expériences de travail qui n est pas nécessairement lié au domaine médical. Activités académiques et expériences de recherche Dans cette section, indiquez toutes les activités académiques et les expériences de recherche, y compris la participation à la recherche, des discussions cliniques organisées, des discussions table ronde, des clubs de lecture et des conférences. Aux fins de la présente candidature, une activité académique est définie comme étant une occasion de participer à la recherche, ainsi qu à des discussions cliniques organisées, des discussions table ronde, des clubs de lecture et des conférences. L expérience de recherche que vous indiquez ici ne doit pas être des publications. Il peut simplement CaRMS Guide d aide Candidats 13

14 s agir de projets de recherche auxquels vous avez été un participant actif. Veuillez saisir vos projets de recherche publiés dans la section «Publications/présentations». Le ECFMG décrit une activité académique comme étant «une occasion pour les résidents/chercheurs et les facultés de participer à la recherche, ainsi qu à des discussions cliniques organisées, des discussions table ronde, des clubs de lecture et des conférences.» Stage d observation Dans cette section, indiquez tous les stages d observation que vous avez complétés. Un stage d observation est une période de temps pendant laquelle vous observez de la pratique clinique, habituellement sans contact avec les patients. Le stage d observation dure généralement entre une semaine et un mois. Il n implique pas un engagement de service ou un salaire et est non accrédité. Plusieurs DHCEU auront de l expérience qui est semblable à la définition d un stage d observation, mais qui inclut un certain nombre de contacts avec les patients. Cette expérience peut tout de même être inscrite dans la section Stage d observation, mais le contact avec les patients doit être indiqué dans la boîte Description. Bénévolat Dans cette section, indiquez toute expérience de bénévolat ou travail non rémunéré pertinent pour lesquels vous n avez pas reçu de crédit d étude. Une expérience de bénévolat ne doit pas nécessairement être liée au domaine médical. Vous pouvez indiquer du bénévolat qui a eu lieu avant l obtention de votre diplôme en médecine. CaRMS Guide d aide Candidats 14

15 Expérience clinique Dans cette section, indiquez toute expérience clinique que vous avez accomplie. Ceci peut inclure un travail rémunéré ou non rémunéré. L expérience clinique est définie comme étant la pratique active de la médecine avec un permis indépendant sans surveillance. Bourses de recherche Dans cette section, indiquez toute bourse de recherche que vous avez obtenue. Des bourses de recherche sont des programmes non accrédités qui sont considérés comme étant de l expérience de formation spécialisée additionnelle qui inclut le contact avec les patients. Les boursiers en clinique doivent également fournir une preuve qu ils sont reconnus comme spécialiste dans la juridiction dans laquelle ils pratiquent actuellement la médecine. Une formation en tant que boursier clinique ou boursier en recherche dans une faculté de médecine n est pas agréé ni approuvé comme formation en résidence allant vers la certification par le Collège royal. Les postes d enseignement sont habituellement basés sur la recherche. Les postes d enseignement (et les stages d observation) ne sont pas des stages facultatifs. Publications et présentations Dans cette section, indiquez toutes vos présentations et/ou publications. Une fois que l information aura été saisie dans cette section, nous recommandons que vous téléchargiez vers l amont les résumés correspondants dans la section «Joindre les CaRMS Guide d aide Candidats 15

16 documents». Des affiches seront incluses comme document de soutien. Les fichiers devraient être de taille de moins de 2 Mo et devraient être d une longueur de quatre pages au plus. Mes documents Lettre de motivation Dans cette section, vous pouvez créer des lettres de motivation que vous soumettrez aux programmes auxquels vous postulez. Les lettres de motivation ont pour but d exprimer votre intérêt pour les programmes auxquels vous posez votre candidature. Vous pouvez créer une lettre de motivation et l utiliser pour tous les programmes, ou créer plusieurs lettres de motivation et les adapter à une faculté ou un programme spécifique. Consultez les descriptions de programmes pour des exigences spécifiques. Lettres de recommandation Dans cette section, vous pouvez faire des demandes pour des lettres de recommandation ou des documents d appui du candidat auprès de vos répondants choisis. Avant de faire parvenir des demandes de recommandation, consultez les descriptions de programmes affichées sur carms.ca afin de déterminer les exigences de chaque programme en ce qui concerne les lettres de recommandation (c.-à-d. le type et le nombre). Remarque : une page couverture pour lettre de recommandation ne peut pas être modifiée une fois qu elle a été finalisée. CaRMS Guide d aide Candidats 16

17 2. Remplissez les champs requis et cliquez sur «IMPRIMER LA PAGE COUVERTURE» ou «ENVOYER». Joindre les documents Dans cette section, vous pouvez ajouter des documents à votre candidature sur CaRMS en ligne. Vous pouvez télécharger la plupart des documents requis pour votre demande. Les seuls documents que vous ne pouvez pas télécharger sont votre DREM, votre relevé de notes en médecine et les lettres de recommandation. Les diplômés hors Canada et États-Unis (DHCEU) peuvent télécharger vers l amont leur DREM et leur relevé de notes en médecine. Vous pouvez télécharger vers l amont des copies certifiées de tout autre type de document. 1. Remplissez les champs requis et cliquez sur «TÉLÉCHARGER». Suivi des documents Dans cette section, vous trouverez une liste de tous les documents disponibles ou que vous avez demandé pour votre candidature. Si un document se retrouve dans la section «Suivi des documents», cela veut dire qu une entrée électronique pour ce document a été créée. Cependant, cela ne veut pas nécessairement dire que le document est en place. Vous pouvez vérifier si le statut du document est disponible dans la colonne «Statut». Tous les documents dans la section Documents actuels sont disponibles aux fins d attribution aux programmes. Les programmes ne pourront pas voir le titre que vous ajoutez à vos documents. Le statut du document indique si ce dernier est présent dans votre compte d utilisateur. Les options incluent : Soumise : Le document a été soumis en ligne. Numérisé : Le document a été reçu par la poste et le centre des documents de CaRMS l a numérisée dans votre compte. Téléchargé : Le document a été téléchargé dans votre dossier. Créé : Vous avez créé une demande de recommandation (page couverture) et cette dernière a été enregistrée, mais n a pas été finalisée. CaRMS Guide d aide Candidats 17

18 Imprimé : Vous avez imprimé une demande de lettre de recommandation (page couverture). Demandé : Vous avez envoyé une demande (page couverture) à un répondant. Finalisé : Une demande de lettre de recommandation (page couverture) a été finalisée, mais vous n avez pas fait parvenir de demande à votre répondant par courriel ni imprimer la page couverture. 1. Si vous désirez visionner un document, cliquez sur «VISIONNER». Certains types de documents ne peuvent pas être visionnés, mais ceci ne veut pas dire qu ils ne sont pas dans votre compte. Les documents qui ne peuvent pas être visionnés sont les DREM et les lettres de recommandation, car ces documents doivent demeurer confidentiels. 2. Si vous désirez remplacer un document existant, cliquez sur «MODIFIER» afin de télécharger un nouveau document. Demande de traduction Vous pouvez faire une demande pour la traduction de certains documents par l entremise du service de traduction de CaRMS. Seuls les lettres de recommandation, les DREM et les relevés de notes en médecine peuvent être traduits. La traduction est offerte uniquement de l anglais vers le français et du français vers l anglais. Remarque : Afin de pouvoir faire une demande de traduction par l entremise de CaRMS en ligne, vous devez soumettre une candidature bilingue. 1. Sélectionnez le document que vous désirez traduire et cliquez sur «SOUMETTRE AUX FINS DE TRADUCTION». 2. Révisez votre sélection et cliquez Confirmer pour poursuivre la demande de traduction. Retour des documents Dans cette section, vous pouvez présenter une demande afin que les versions originales de vos documents imprimés vous soient retournées. CaRMS Guide d aide Candidats 18

19 Remarque : Nous ne pouvons pas retourner les documents créés en ligne, les documents téléchargés vers l amont par les candidats ou les documents soumis par une tierce partie. Ma candidature Déclaration Dans cette section, lisez attentivement l information et complétez la page Déclaration. Cette section est obligatoire afin de postuler aux programmes. CaRMS Guide d aide Candidats 19

20 Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) est un organisme sans but lucratif opérant en vertu du principe de la rémunération des services, établi en 1969 à la demande des étudiants en médecine à la recherche d une entité indépendante pour offrir un service de candidature et de jumelage équitable et transparent à des programmes de formation médicale postdoctorale partout au Canada. CaRMS.ca , rue Nepean Street Ottawa, Ontario K2P 0B4, Canada (Toll free / Sans frais) 877.CARMS.42