Système de Gestion Informatisée des. Exploitations Agricoles Irriguées avec Contrôle de l Eau

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1 MINISTERE DE L AGRICULTURE DE L ELEVAGE ET DE LA PECHE DIRECTION DU GENIE RURAL PROJET DE RENFORCEMENT DES CAPACITES NATIONALES DE SUIVI DES RESSOURCES EN EAU AXE SUR LA GESTION DE L EAU AGRICOLE Système de Gestion Informatisée des Exploitations Agricoles Irriguées avec Contrôle de l Eau GUIDE D'UTILISATION DU EAICE Pour la conception et la mise en place d'un Système Informatisé des Exploitations Agricoles Irriguées avec Contrôle de l Eau Financement : FAO FAO A/S KPOMASSE Martin, Consultant Septembre

2 TABLE DES MATIERES 1- LES OUTILS Ajout de Données (ou Nouvel Enregistrement) Modification de Données Consultation de Données Suppression d enregistrement Tri et Filtrage des données Rechercher La Tabulation Transfert de données :... 5 AUTRES OUTILS Fenêtre principale... 6 Installation... 6 Codification Module : Gestion des données de sites agricoles/eau... 8 Option : Gestion des Villages et localités... 9 Option : Sites agricoles Option : Sous bassins versants Option : Gestion des Ouvrages d Approvisionnement en Eau Potable (AEP) Option : Gestion des AEV/PEA pour l Approvisionnement en Eau Potable (AEP) Option : Gestion des données d hydrologie Module : Ajout de sites agricoles Option : Ajout d un site agricole Module Requêtes, Etats et Audit Option : Requêtes et Etats Option : Audit interne Option : Administration des requêtes et Etats Module Administration Option : Connecter une base Option : Mot de passe Option : Nouvel utilisateur Option : Contrôle des usagers Option : Gestion des listes systèmes Option : Import/Export données BDI-EAICE Modèle Conceptuel de Données / Modèle Logique de Données Définition des tables et des attributs ou champs Base de Données EAICE Annexe

3 1- LES OUTILS. Bouton Cardenas : permet de verrouiller les données c est à dire empêcher toute modification de Données ou de déverrouiller afin de permettre les modifications. Fermer le cadenas c est aussi enregistrer. Cliquer sur ce Bouton pour basculer d un mode à un autre. ATTENTION : en mode Consultation, le Cadenas doit être verrouillé afin de protéger les Données 1-1- Ajout de Données (ou Nouvel Enregistrement) Dans la Barre d Outils qui apparaît dès que vous ouvrez un formulaire, cliquer sur l Outil 4* (Nouvel enregistrement). Outil : Toute entrée de données est directement envoyée dans la base de données quel que soit l état du Cadenas. A la fermeture de la fenêtre en cours ou au passage à un autre enregistrement vos données saisies subissent des contrôles de validation avant que l enregistrement ne soit effectif Modification de Données Ouvrez le Cadenas pour modifier les données. Les données modifiées vont directement dans la base (A condition que les modifications soient permises dans cette fenêtre sinon vous recevrez un message d impossibilité d enregistrement de données). Appuyez sur la touche ECHAP pour annuler les modifications. A la fermeture de la fenêtre en cours ou au passage à un autre enregistrement vos données modifiées subissent des contrôles de validation avant que l enregistrement ne soit effectif Consultation de Données (Déplacement entre enregistrements) Maintenez le Cadenas fermé et cliquez sur l un des Outils de Navigation de base de données en bas de la fenêtre ou dans la Barre d outils afin de se déplacer d un enregistrement à un autre : 2

4 * Signification des outils dans l ordre : Aller à l enregistrement : - Premier. - Précédent. - Suivant. - Dernier. - Nouveau (Ajouter d un nouvel enregistrement). Ces mêmes options se trouvent aussi dans la menue Edition. ATTENTION : Si le Cadenas est ouvert, vos données peuvent être modifiées facilement par erreur de manipulation Suppression d enregistrement Sélectionnez l enregistrement avec l un des Outils de Navigation de base de données cidessus ( le numéro de l enregistrement apparaît en bas et à gauche de la fenêtre). Puis cliquez sur l outil 4 x dans la Barre d Outils, pour supprimer votre sélection. Outil : 1-5- Tri et Filtrage des données a.) Tri des données Cliquez sur l outil de Tri Croissant ou de Tri Décroissant dans la Barre d Outils, pour trier les enregistrements par ordre croissant ou décroissant. Outil : b.) Filtrage Les filtrages sont automatiques quand vous sélectionnez vos données dans des zones listes. Mais si le cas se présente, voici comment fonctionnent les outils de filtrage dans la Barre d Outils de MicroSoft Access : 3

5 - Le groupe d outils : Filtre par formulaire et Applique le filtre En étant dans le champ que vous voulez filtrer, cliquer sur l outil de Filtre par formulaire. Un champ vierge apparaît, tapez entre griffes (" " et si possible avec les opérateurs logiques AND et OU ) les premières lettres de votre filtre et ajouter * ou taper le mot du filtre. Cliquez sur l outil Applique le filtre pour que le filtre soit exécuté. Cliquez de nouveau sur l outil Applique le filtre pour enlever le filtrage. - Filtre par Sélection Sélectionnez le mot de filtre dans le champ à filtrer. Puis Cliquez sur l outil Filtre par Sélection. Outil : 1-6- Rechercher Outil : Cet outil permet de rechercher un enregistrement à base d une expression qui peut être un mot, un extrait de mot ou une phrase, spécifié dans la zone liste appelée «rechercher» après avoir position le curseur dans le champ de la recherche. Si «champ entier» est choisi dans la zone «où», seuls les enregistrements contenant exactement cette expression dans le champ de recherche seront retrouvés. Le bouton «Suivant» permet de lancer la recherche La Tabulation La touche de tabulation appelée TAB du clavier, vous permet de passer d un champ à un autre dans l ordre de parcours ou de saisie des champs prévus par le concepteur. Cliquez autant de fois sur TAB jusqu à atteindre le champ qui vous intéresse. 4

6 1-8- Transfert de données : Vous pouvez transférer vos données ou les résultats de votre requête dans Word ou dans Exel, en cliquant sur l outil de liaison office Word ou de liaison office Excel dans la barre d outils du MicroSoft Access en Haut de la fenêtre. AUTRES OUTILS Ferme le formulaire ouvert : retourne au menu principal de la BDI Mode de visualisation du formulaire : Mode Formulaire (défaut) ou Feuille de données (ici ce mode est inactif : il n est pas disponible pour tous les formulaires) Effacer l enregistrement en cours : quand ce bouton est actif (lorsque le formulaire n est pas en lecture seule, voir plus loin), cliquer dessus permet d effacer l enregistrement courant. Rechercher (et rechercher suivant) : ouvre la boîte de dialogue Access permettant de définir des critères de recherche pour afficher un enregistrement particulier. Trier (ordre croissant ou décroissant) : les enregistrements du formulaire sont triés selon l ordre alphabétique (croissant ou décroissant) pour le champ actif. Filtrer par sélection : lorsque du texte (ou une valeur) est sélectionné dans le champ actif, ce bouton permet de filtrer les enregistrements selon cette valeur. NB : si le début d un champ est sélectionné, tous les enregistrements dont la valeur débute ainsi sont retenus (id. pour la fin d un champ). Par exemple, en sélectionnant les 2 premiers caractères «05» du code village, on filtre sur tous les villages dont le code débute par 05, soit le département des Collines. Filtrer par formulaire : le formulaire de gestion passe en mode «Filtre» : on peut y saisir des critères de sélection avancés (en incluant éventuellement des opérateurs de comparaison). Pour appliquer le filtre et revenir en mode formulaire de gestion, il faut cliquer sur le bouton suivant «Appliquer le filtre». Appliquer/Retirer le filtre : ce bouton bascule permet d appliquer ou non un filtre sur les enregistrements du formulaire (lorsqu un filtre est actif, la mention «filtré» apparaît dans la partie basse du formulaire, au niveau des boutons de navigation) Imprimer les données : ce bouton ouvre le formulaire d impression associé : il présente les différents états (rapports) prédéfinis et permet d imprimer l enregistrement courant ou tous les enregistrements du filtre actif (voir le chapitre sur le formulaire d impression) Bouton «A Propos» : ouvre une boite d information qui redonne les coordonnées des développeurs de la BDI. 5

7 2- Fenêtre principale A l ouverture, si votre nom d utilisateur et votre mot de passe sont corrects, vous aurez accès à cette fenêtre. Installation La base de données de gestion des sites agricoles avec le contrôle de l eau est composée de trois (03) fichiers : DONNEES_EAICE.mdb: il contient les données de sites agricoles avec contrôle de l eau; EAICE.mdb : il contient les applications et programmes qui pilotent les données ; WORKGROUP_EAICE.mdw : pour la gestion des groupes de travail (nom d utilisateurs et mot de passe); Lancer_Gestion_EAICE (Raccourci) qui permet de lancer (accéder à) la base de données. Ce raccourci est configuré comme suit : Etape n 1 : Copier le répertoire «EAICE» du CD-ROM sur le C:\ Etape n 2 : vérifier lequel des chemins d accès suivants est juste pour retrouver le programme : «MSACCESS.EXE» "C:\Program Files\Microsoft Office\Office\MSACCESS.EXE" (pour Microsoft Office ACCESS 2000) "C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\MSACCESS.EXE" (pour Microsoft Office ACCESS XP) "C:\Program Files\Microsoft Office\Office11\MSACCESS.EXE" (pour Microsoft Office ACCESS 2003) "C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\MSACCESS.EXE" (pour Microsoft Office ACCESS 2007) Alors, configurer dans la propriété du fichier «Lancer_Gestion_ EAICE» la «cible :» comme cidessous selon le cas qui se présente : Exemple : 6

8 "C:\Program Files\Microsoft Office\Office11\MSACCESS.EXE" "C:\EAICE\EAICE.mdb" /wrkgrp "C:\EAICE\WORKGROUP_EAICE.mdw" (Cas où Microsoft office 2003 est installé sur votre ordinateur). Le raccourci ainsi configuré doit être copié sur le bureau. Codification Codification des données de gestion de sites agricoles irrigués avec contrôle de l eau. Les villages administratifs du Bénin Le numéro INSAE du village est pris comme le Code du village. Les sites agricoles Le code du site agricole est généré de la façon suivante : «Trois premières lettres du nom du département» - «Trois premières lettres du nom de la Commune» - «Nom du site (nom abrégé)» - «Nom du Bassin versant». Exemple : ATL-ABO/FERM. KOSSOU/SB-ZOU C est un site de l Atlantique dans la Commune d ABOMEY dont le nom est FERME de KOSSOU dans le sous bassin du Zou. Les Ouvrages Ces codes sont importés de la BDI. Ce sont les numéros IRH. Les stations d hydrologie Elles sont codifiées comme les ouvrages au niveau de la BDI. 7

9 Description des modules 3- Module : Gestion des données de sites agricoles/eau Lorsqu on active la rubrique «Gestion des données de sites agricoles/eau», le menu correspondant s ouvre et permet d accéder aux différentes options de gestion des principales tables de la Base : Sites agricoles Gestion des villages Sous bassins versants Gestion des ouvrages d AEP Gestion des AEV/PEA ; Gestion des données d hydrologie, Ces options dans le menu de gauche permettent d ouvrir le formulaire de gestion dédié avec la totalité des enregistrements de la base de données. Cependant, afin de faciliter la recherche du ou des enregistrements voulus, un écran de filtre est disponible dans la partie principale de l écran de gestion : il permet de choisir le type de données à visualiser (Village, Sites agricoles, Ouvrages et AEV/PEA) et de procéder à une sélection en fonction de l appartenance administrative des données recherchées (Département, Commune et/ou Arrondissement). 8

10 Option : Gestion des Villages et localités Dans la fenêtre gestion des villages, on distingue les pages suivantes : Sur la page ou onglet «Principal», on y trouve les informations d identifacation et de positionnement du village. Ici on peut consulter les villages avec le navigateur de base de données en bas de la fenêtre. On accède à cette page en cliquant sur l onglet population. On obtient sur cette page la liste des localités du village. Après avoir sélectionné une localité, à l aide des boutons «Ajouter» et «Supprimer» on peut ajouter ou supprimer une localité. Ouvrez le cadenas avant d ajouter ou modifier les données 9

11 On peut consulter sur cette page les données socioéconomiques et les infrastructures du village. De cette page, on peut visualiser les ouvrages et les sites agricoles du village affiché. Il suffit de cliquer sur le bouton «afficher tous les ouvrages», «afficher tous les sites», «double cliquer sur une valeur de l indice IRH de d ouvrage» ou «double cliquer sur une valeur du code du site» La barre d outils et le navigateur en bas de la fenêtre vous permettent de naviguer entre les enregistrements de village ou de chercher un enregistrement. 10

12 Option : Sites agricoles La fenêtre suivante s ouvre : Dans cette fenêtre et sur cette page «Identification/Organe» saisissez les informations sur la nature de l organe d exploitation et sur les groupements et structures coopératives On peut se servir du navigateur de cette page pour saisir ou consulter les informations relatives aux autres sites. Sur cette page «Evolution/Eau» saisissez les informations sur l évolution de l exploitation et les sources d eau. La barre d outils et le navigateur en bas de la fenêtre vous permettent de naviguer entre les enregistrements, de chercher un enregistrement ou d ajouter un nouvel enregistrement. On peut se servir du navigateur de cette page pour saisir ou consulter les informations relatives aux sites. 11

13 Sur cette page «Exploitations/Accès» saisissez les informations sur le mode de transport et de distribution, système de drainage et les problèmes environnementaux,. Sur cette page «Production» saisissez les informations sur la production. Définir également sur cette page, les liens entre le lot d étude et les pistes y afférentes d une part et entre le lot d étude et les lots de travaux y afférents. 12

14 Sur cette page «Spéculations» saisissez les informations sur les Spéculations. Sur cette page «Calendrier/Utilisation» saisissez les informations sur les Calendriers/Utilisations. 13

15 Sur cette page «Limites du périmètre» saisissez les informations sur les Limites du périmètre. Option : Sous bassins versants La fenêtre suivante s ouvre : Dans cette fenêtre et sur cette page «Sous bassin versants», saisissez les informations retenues sur les sous bassins. La barre d outils et le navigateur en bas de la fenêtre vous permettent de naviguer entre les enregistrements, de chercher un enregistrement ou d ajouter un nouvel enregistrement. 14

16 Option : Gestion des Ouvrages d Approvisionnement en Eau Potable (AEP) NB : Ces données sont importées de la BDI à la DGEau. C est depuis ce formulaire que sont gérés les ouvrages de la BDI, quel que soit leur type : ouvrage, puits, source aménagée ou simple sondage. Ainsi, certaines données présentes ici sont plus spécifiques d un type que d un autre (notamment, de nombreuses données ne concernent que les forages). Pour un ouvrage donné, il conviendra de ne saisir que les données pertinentes et ignorer celles spécifiques des autres types. Huit onglets permettent de saisir les données techniques des ouvrages : Onglet Identification Onglet Description Onglet Equipement Onglet Visite 15

17 Onglet Pompes Onglet Hydrogéologie Onglet Log Hydro. Onglet Log Technique Option : Gestion des AEV/PEA pour l Approvisionnement en Eau Potable (AEP) La fenêtre suivante s ouvre : Dans cette fenêtre et sur l onglet «Identification» vous pouvez saisir les informations nécessaires pour localiser ou identifier l AEV/PEA. Ouvrer le cadenas avant d ajouter ou modifier les données. 16

18 La barre d outils et le navigateur en bas de la fenêtre vous permettent de naviguer entre les enregistrements d usagers de pistes ou d apports des communes, chercher un enregistrement ou d ajouter un nouvel enregistrement. Dans cette fenêtre et sur l onglet «AEV/PEA» vous pouvez saisir les données complémentaires sur l AEV/PEA et les points de distribution. Ouvrer le cadenas avant d ajouter ou modifier les données. Dans cette fenêtre et sur l onglet «Infrastructures» vous pouvez saisir les informations sur les réservoirs et faire le lien avec l ouvrage de captage. Ouvrer le cadenas avant d ajouter ou modifier les données. 17

19 Option : Gestion des données d hydrologie 18

20 4- Module : Ajout de sites agricoles Option : Ajout d un site agricole La fenêtre suivante s ouvre : Sur cette fenetre, saisissez les informations nécessaires et cliquer sur le bouton validation pour ajouter un site agricole. Le bouton «Ajouter» permet d ajouter une nouvelle localité. 5- Module Requêtes, Etats et Audit Option : Requêtes et Etats La fenêtre suivante s ouvre : Pour exécuter des requêtes et des états affichés à droite dans la fenêtre après le choix d une catégorie proposée. - Sélectionner un type d interrogation - Sélectionner une catégorie proposée. - Dans la liste de requêtes ou états proposés, affichée à droite, sélectionner un élément. - Cliquer sur le bouton <.lancer >pour l exécuter. 19

21 Option : Audit interne La fenêtre suivante s ouvre : Pour exécuter des requêtes d audit interne affichées à droite dans la fenêtre après le choix d une catégorie proposée. - Sélectionner un type d interrogation - Sélectionner une catégorie proposée. - Dans la liste des requêtes proposées, affichée à droite, sélectionner un élément. - Cliquer sur le bouton < lancer >pour l exécuter. Option : Administration des requêtes et Etats La fenêtre suivante s ouvre : Pour élaborer (éditer) et standardiser (programmer) des requêtes et des états à exécuter périodiquement. A une nouvelle ligne : 1.) Taper un texte dans le champ catégorie qui correspond à un groupe de requêtes et d états. 2.) Taper dans le champ Option, un texte qui vous permet d expliquer ou de rappeler ce que fait la requête ou l état dans ce groupe. 3.) Cliquer dans le champ requête ou état. La liste des requêtes ou états existants vous sera proposée, afin que vous fassiez votre choix. Cliquer sur le bouton <Nouvelle requête> ou <Nouvel état> pour ouvrir l assistant de définition de nouvelle requête ou de nouvel état. Cette nouvelle définition apparaîtra dans l une des listes du point 3.). 20

22 6- Module Administration Option : Connecter une base Une boîte d exploration de dossiers s ouvre, vous devriez parcourir les répertoires et sélectionner la base de données que vous désirez ouvrir ou qui contient vos données («DONNEES_SGIPPC.mdb»). Cliquer après sur Ouvrir : La connexion commence automatiquement. Option : Mot de passe Le nom de l utilisateur en cours est affiché en haut. Seul l utilisateur en cours peut définir ou changer son mot de passe. Donner votre l ancien mot de passe (si vous en avez), le nouveau mot de passe et confirmer le nouveau mot de passe dans les contrôles correspondants. Et enfin, cliquer sur le bouton de validation. Cliquer sur le bouton! pour la validation. Cliquer sur l autre bouton pour annuler. Option : Sécurité Les droits augmentent dans l ordre du groupe de travail Utilisateur0 au groupe de travail Admins. Les utilisateurs du groupe Utilisateur0 peuvent lire les données et exécuter les menus du logiciel. Les utilisateurs du groupe Admins sont des administrateurs de base de données et peuvent donc tout faire dans cet ordre de droits augmentant: exécuter, lire, modifier, supprimer, etc. des données et la structure de la base. Ouvrez le cadenas, sélectionner un utilisateur et l affecter à un groupe en cliquant sur un ou plusieurs groupes d utilisateurs. Sélectionner un utilisateur et cliquer sur le bouton <Effacer le mot de passe de l usager sélectionné> pour effacer son mot de passe. Seul un administrateur peut faire cette opération. Vous pouvez aussi le supprimer en utilisant la barre d outils. 21

23 Option : Nouvel utilisateur Donner votre nom d utilisateur. Donner un numéro personnel quelconque au moins de quatre chiffres. Cliquer sur le bouton <OK> pour enregistrer comme un utilisateur. Aller dans le sous menu <Droits d accès> pour affecter ce nouvel utilisateur à un groupe de travail. Option : Contrôle des usagers Vous avez la liste des usagers ayant accédé à la base. Les dates et heures d accès. Vous pouvez supprimer périodiquement avec la barre d outils cette liste après l avoir consulté. Option : Gestion des listes systèmes Ces données des listes systèmes ( lexiques) alimentent la base de données. Elles permettent d uniformiser l écriture de certaines informations dans la base. Ce sont des données standards. Une modification de ces données se répercute sur tous les enregistrements ayant cette information. 22

24 Option : Import/Export données BDI-EAICE La base de données EAICE (DGR) a été arrimée avec la BDI (DGEau). On a choisi de prendre de la BDI et d intégrer dans la base de données EAICE : - les forages à gros débit (débit > 5 m 3 /h) ; - les Adductions d eau Villageoises reliées aux forages à gros débit - les stations hydrologiques avec les débits (journaliers, mensuels et annuels) mesurés en ces stations. A cet effet, le module Import/Export suivant a été conçu dans la base pour faire cette opération. 23

25 8- Modèle Conceptuel de Données / Modèle Logique de Données Les entités, les associations et les liens entre entités définis pour la mise en place de la structure d une base de données de gestion de sites agricoles avec contrôle de l eau se présentent comme suit : 24

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27 9- Définition des tables et des attributs ou champs Voir liste en annexe. 10- Base de Données EAICE Voir le CD-ROM. 25

28 Annexe Définition des tables et des attributs ou champs de la base de données Liste des formulaires 26