PASSEPORT INNOVATION Guide de présentation des demandes Mai 2015

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1 PASSEPORT INNOVATION Guide de présentation des demandes Mai 2015

2 Le présent document a été produit par le ministère de l Économie, de l Innovation et des Exportations Coordination et rédaction Direction du soutien aux organisations Révision linguistique Sous la responsabilité de la Direction des communications Pour tout renseignement, s adresser à : Direction du soutien aux organisations Ministère de l Économie, de l Innovation et des Exportations 1150 B, Grande Allée Ouest, RC Québec (Québec) G1S 4Y9 Téléphone : , poste 3876 Télécopieur : Gouvernement du Québec Ministère de l Économie, de l Innovation et des Exportations, 2015 Dépôt légal Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2015.

3 TABLE DES MATIÈRES AIDE-MÉMOIRE V INTRODUCTION 6 OBJECTIFS 6 CLIENTÈLE ADMISSIBLE 6 PROJETS ADMISSIBLES 6 DÉPENSES ADMISSIBLES 7 FINANCEMENT 8 Modalités de versement de l aide financière... 8 PRÉSENTATION DE LA DEMANDE 9 Procédure... 9 Cheminement de la demande... 9 Formulaire de demande d aide financière ÉVALUATION DES DEMANDES 10 RAPPORT FINAL 11 DROIT DE GESTION 12 ANNEXE I : NIVEAUX DE MATURITÉ TECHNOLOGIQUE (NMT) 13 ANNEXE II : OFFRE DE SERVICE 14 iii

4 ANNEXE III : PRÉCISIONS SUR CERTAINES DÉPENSES ADMISSIBLES RELATIVES AUX FRAIS DE DÉPLACEMENT 15 ANNEXE IV : DEMANDE D AIDE FINANCIÈRE 17 ANNEXE V : RAPPORT FINANCIER 21 ANNEXE VI : FICHE D APPRÉCIATION 22 iv

5 AIDE-MÉMOIRE Veuillez noter que les demandes incomplètes seront jugées inadmissibles. 1. Assurez-vous de faire une lecture complète du Guide de présentation des demandes. 2. Remplissez et signez le formulaire Passeport innovation : demande d aide financière. 3. Transmettez la demande à la Direction du soutien aux organisations sous forme électronique à l adresse L original signé de la demande doit également être transmis par courrier à l adresse suivante : Passeport innovation Direction du soutien aux organisations Ministère de l Économie, de l Innovation et des Exportations 1150 B, Grande Allée Ouest, RC Québec (Québec) G1S 4Y9 Liste des documents à fournir Formulaire de demande d aide financière signé Offre de service du membre de QuébecInnove v

6 INTRODUCTION Le gouvernement du Québec considère l innovation comme un vecteur clé du développement économique et social. En effet, celle-ci permet aux différentes sociétés de maintenir la compétitivité de leur économie. Pour toute organisation, l innovation peut représenter des coûts initiaux importants. Conséquemment, plusieurs hésitent à mettre en place des pratiques qui la favorisent. Passeport innovation permet non seulement de répondre à des besoins non comblés au sein de la chaîne d innovation, mais il facilite aussi l accès à un ensemble de services utiles à l avancement d un projet de recherche appliquée, d essai, d expérimentation, etc., nécessitant le soutien d un organisme spécialisé. Ces services sont donnés par des organismes membres de QuébecInnove, anciennement nommé Réseau recherche innovation Québec (RRIQ). OBJECTIFS Passeport innovation offre un appui financier afin : d appuyer les petites et moyennes entreprises (PME) 1, les coopératives 2 et les organismes à but non lucratif (OBNL) de développement social aux différentes étapes d un projet et de les aider à renforcer leur capacité en matière d innovation; de favoriser le recours aux organismes membres de QuébecInnove 3 dans les projets d innovation. CLIENTÈLE ADMISSIBLE Sont admissibles les PME, les coopératives et les OBNL de développement social légalement constitués au Québec (ci-après «le demandeur»). PROJETS ADMISSIBLES Sont admissibles les projets d innovation technologique, organisationnelle et sociale présentant un niveau de maturité technologique (NMT) situé entre 1 et 6 (voir l annexe 1) et nécessitant le recours à l expertise d un ou de plusieurs organismes membres de QuébecInnove effectuant de la recherche et du développement. Toute demande présentant une apparence de conflit d intérêts entre les organismes de recherche, leurs membres et le demandeur pourra être jugée inadmissible. 1 Une PME est une entreprise de moins de 250 employés légalement constituée au Québec. 2 Les coopératives légalement constituées au Québec de moins de 250 employés. 3 Les organismes membres de QuébecInnove qui effectuent de la recherche et du développement sont qualifiés, c est-à-dire les centres collégiaux de transfert de technologie (CCTT), les collèges, les universités, les centres et les instituts de recherche universitaires et les centres de recherche appliquée. 6

7 Ces projets doivent répondre à la définition suivante de la recherche et du développement expérimental : «La recherche et le développement expérimental (R-D) englobent les travaux de création entrepris de façon systématique en vue d accroître la somme des connaissances, y compris la connaissance de l homme, de la culture et de la société, ainsi que l utilisation de cette somme de connaissances pour de nouvelles applications. Le terme R-D recouvre trois activités : la recherche fondamentale, la recherche appliquée et le développement expérimental. La recherche fondamentale consiste en des travaux expérimentaux ou théoriques entrepris principalement en vue d acquérir de nouvelles connaissances sur les fondements des phénomènes et des faits observables, sans envisager une application ou une utilisation particulière. La recherche appliquée consiste également en des travaux originaux entrepris en vue d acquérir des connaissances nouvelles. Cependant, elle est surtout dirigée vers un but ou un objectif pratique déterminé. Le développement expérimental consiste en des travaux systématiques fondés sur des connaissances existantes obtenues par la recherche et/ou l expérience pratique, en vue de lancer la fabrication de nouveaux matériaux, produits ou dispositifs, d établir de nouveaux procédés, systèmes et services ou d améliorer considérablement ceux qui existent déjà. La R-D comprend à la fois la R-D formelle des unités de R-D et la R-D informelle ou occasionnelle d autres unités 4.» Le projet est d une durée générale d un an, mais peut atteindre une durée maximale de deux ans. Tous les secteurs d activité sont admissibles. Afin d être admissible à Passeport innovation, le demandeur doit joindre à sa demande une offre de service (voir l annexe 2) signée par les parties concernées. DÉPENSES ADMISSIBLES Les dépenses rattachées à des services offerts pour la réalisation d un projet sont admissibles, pourvu qu elles soient raisonnables, nécessaires et imputables à celui-ci. Elles doivent en outre être réalisées au Québec. Les dépenses admissibles comprennent l ensemble des coûts directs et indirects liés à la réalisation des projets de recherche ou d innovation. Les coûts directs sont les dépenses directement imputables aux projets financés ou réalisés par l organisme : Salaires, traitements et avantages sociaux; Salaires versés à des étudiants; Matériel, produits consommables et fournitures; Achat et location d équipements; 4 OCDE, Manuel de Frascati 2002 : méthode type proposée pour les enquêtes sur la recherche et le développement expérimental, Paris, Éditions OCDE, 2013, p

8 Frais de gestion et d exploitation de propriété intellectuelle; Frais liés aux contrats de sous-traitance (honoraires professionnels); Frais de déplacement au Québec (voir l annexe 3); Frais d animaleries et de plateformes. Les coûts indirects sont les dépenses de fonctionnement additionnelles qui découlent des projets de recherche, mais qui ne sont pas directement attribuables à ceux-ci. Ces coûts comprennent, notamment les frais liés à la gestion et à l administration des projets. Seuls les coûts des projets engagés après le dépôt de la demande sont admissibles. FINANCEMENT Pour chacun des projets, l aide financière accordée au demandeur prend la forme d une contribution non remboursable. Dans tous les cas, la contribution octroyée dans le cadre de Passeport innovation ne pourra excéder la valeur de l offre de service du membre de QuébecInnove. Pour les projets de niveau de maturité technologique (NMT) se situant entre 1 et 3 inclusivement, l aide accordée peut atteindre 75 % des dépenses admissibles du projet, sans toutefois dépasser $. Le demandeur doit compléter l aide financière octroyée par une contribution minimale en espèces de 25 %. Pour les projets de niveau de maturité technologique (NMT) se situant entre 4 et 6 inclusivement, l aide accordée peut atteindre 50 % des dépenses admissibles du projet, sans toutefois dépasser $. Le demandeur doit contribuer en espèces au financement du projet de recherche, à raison d un minimum de 50 % de l aide financière octroyée. Les aides gouvernementales combinées, de même que la contribution de partenaires disposant de fonds d intervention dont le financement provient de ces mêmes sources, ne peuvent excéder 80 % des dépenses admissibles du projet. MODALITÉS DE VERSEMENT DE L AIDE FINANCIÈRE La subvention accordée par le ministère de l Économie, de l Innovation et des Exportations est versée au demandeur. Chaque demande fait l objet d un protocole d entente conclu entre le Ministère et le demandeur qui prévoit les conditions régissant le versement de l aide financière. La subvention doit être utilisée pour couvrir les dépenses admissibles et elle doit être administrée conformément aux règles énoncées dans le présent guide. Le demandeur est responsable de la gestion de la subvention et de l application des règles. 8

9 Un premier versement de 50 % de l aide financière accordée est effectué à la suite de la signature du protocole d entente. Le second et dernier versement est fait à la réception du rapport final du projet et de la documentation afférente. Toute dérogation au protocole doit faire l objet d une demande expresse adressée à la personne responsable de Passeport innovation au Ministère, sans quoi une récupération partielle ou totale de la subvention allouée peut être exigée. PRÉSENTATION DE LA DEMANDE PROCÉDURE Afin de faciliter l accès à Passeport innovation, les demandes sont déposées et analysées en continu. Toute demande doit être rédigée en français 5 et acheminée sous forme électronique à l adresse et par courrier à l adresse suivante : Passeport innovation Direction du soutien aux organisations Ministère de l Économie, de l Innovation et des Exportations 1150 B, Grande Allée Ouest, RC Québec (Québec) G1S 4Y9 Veuillez noter que les demandes incomplètes seront jugées inadmissibles. CHEMINEMENT DE LA DEMANDE À la suite de la réception d une demande, celle-ci est soumise consécutivement à : un examen initial par la Direction du soutien aux organisations pour s assurer que la demande est complète et qu elle satisfait aux exigences administratives de la mesure (admissibilité, documentation obligatoire, pourcentages à respecter, etc.); une évaluation par un comité formé par le Ministère. 5 En vertu de la Charte de la langue française ainsi que de la Politique gouvernementale relative à l emploi et à la qualité de la langue française dans l Administration, «l Administration requiert des personnes morales et des entreprises que les documents qui font partie d un dossier établi en vue de l obtention d une subvention [ ] soient rédigés en français». 9

10 FORMULAIRE DE DEMANDE D AIDE FINANCIÈRE Le formulaire de demande d aide financière doit être dûment rempli et signé (voir l annexe 4). Il doit compter un maximum de 4 pages (excluant l offre de service). Pour chacun des projets, la demande doit présenter de façon claire et succincte les renseignements suivants : a. Une description du projet (section 2 du formulaire) Décrire le projet de manière concise en démontrant son caractère innovant tout en démontrant le niveau de maturité technologique (NMT) visé. b. La raison d être du projet (section 2 du formulaire) Décrire à quel besoin ou à quelle problématique répond le projet. Pour ce faire, décrire le contexte et la nature du ou des problèmes à résoudre. c. Les objectifs (section 2 du formulaire) Décrire quels sont les objectifs poursuivis par le projet. d. Les retombées (section 2 du formulaire) Décrire les bénéfices économiques, environnementaux, sociaux et organisationnels que procurera le projet au demandeur. e. Le coût et le financement du projet pour le demandeur (section 4 du formulaire) Présenter le montage financier complet du projet. f. Les documents à joindre en annexe à la demande Joindre à la demande l offre de service du membre de QuébecInnove signée par les parties concernées. ÉVALUATION DES DEMANDES Les demandes sont analysées par un comité relevant du Ministère, en fonction des critères suivants : La pertinence du projet : o o o Clarté et démonstration du besoin; Adéquation de l offre de service avec le besoin manifesté par le demandeur; Adéquation de l expertise du membre de QuébecInnove avec le projet. 10

11 La qualité du projet : o o o o Originalité de la solution; Réalisme du plan de travail et du budget; Qualité de la méthodologie; Engagement du demandeur. Les retombées attendues : o o o Augmentation du chiffre d affaires et du nombre d emplois prévus par le demandeur; Potentiel de rayonnement; Participation d étudiants ou de stagiaires au projet. Lors de l analyse des demandes, le comité prend également en compte les principes issus de la Loi sur le développement durable. RAPPORT FINAL Un rapport final succinct (maximum huit pages) est demandé au plus tard deux mois après la conclusion du projet. Ce rapport doit comprendre : le titre du projet; la description détaillée des services rendus; le rapport financier du projet (gabarit du rapport présenté à l annexe 5); les pièces justificatives démontrant la contribution financière du demandeur, soit : o o la facture du membre de QuébecInnove et la preuve de paiement du demandeur; toute autre pièce justificative démontrant la contribution financière du demandeur; la fiche d appréciation du demandeur qui démontre les retombées du projet (annexe 6). 11

12 DROIT DE GESTION La Direction du soutien aux organisations se réserve le droit : de récupérer, en tout ou en partie, la contribution versée si le demandeur subventionné fait défaut aux obligations qui lui sont faites dans le protocole d entente ou a utilisé à d autres fins l argent versé; de refuser d évaluer une demande si celle-ci n est pas conforme aux conditions de Passeport innovation; de réclamer toute pièce justificative supplémentaire liée à la demande. Le Ministère se réserve le droit de privilégier les nouveaux demandeurs dans le choix des projets. 12

13 ANNEXE I : NIVEAUX DE MATURITÉ TECHNOLOGIQUE (NMT) Basés sur le système TRL (Technology Readiness Level) de la NASA Niveau de maturité technologique (NMT) NMT 1 Principes de base observés et signalés NMT 2 Formulation du concept technologique ou de l application NMT 3 Critique analytique et expérimentale ou validation pertinente du concept NMT 4 Validation du composant ou de la maquette en laboratoire NMT 5 Validation du composant ou de la maquette dans un environnement pertinent NMT 6 Démonstration d un modèle ou d un prototype du système ou du sous-système dans un environnement pertinent NMT 7 Démonstration du prototype de système dans un environnement opérationnel NMT 8 Système réel achevé et qualifié au moyen d essais et de démonstrations NMT 9 Système réel éprouvé lors d opérations réussies en cours de mission Jalon atteint pour l élément Le niveau le plus bas de maturité technologique. La recherche scientifique commence à être convertie en recherche et développement (R-D) appliquée. Exemples : études papier des propriétés fondamentales de la technologie. Début de l invention. Une fois les principes de base observés, il s agit d inventer les applications pratiques. Les applications sont hypothétiques et il se peut que des hypothèses ne s appuient sur aucune preuve ni aucune analyse détaillée. Seuls exemples : études analytiques. La R-D active est lancée. Cela comprend des études analytiques et en laboratoire visant à valider physiquement les prédictions analytiques des divers éléments de la technologie. Exemples : composants qui ne sont encore ni intégrés ni représentatifs. Les composants technologiques de base sont intégrés pour valider le bon fonctionnement commun. Il s agit là d une «fidélité relativement basse» par rapport au système éventuel. Exemple : intégration d un matériel spécial en laboratoire. Le caractère représentatif de la technologie de la maquette augmente significativement. Les composants technologiques de base sont intégrés à des éléments raisonnablement réalistes à l appui et peuvent donc être testés en environnement simulé. Exemple : intégration très représentative des composants en laboratoire. Le modèle ou prototype représentatif du système, nettement supérieur à celui du NMT 5, fait l objet d essais en milieu pertinent. Stade de développement marquant dans le développement éprouvé d une technologie. Exemples : essais d un prototype dans un milieu très représentatif en laboratoire ou en milieu opérationnel simulé. Le prototype s approche d un système opérationnel ou est rendu à ce niveau. Représente un progrès significatif par rapport au NMT 6, ce qui exige la démonstration d un prototype du système réel dans un milieu opérationnel (par ex. : dans un aéronef, dans un véhicule ou dans l espace). Il est prouvé que la technologie fonctionne dans sa forme finale et dans les conditions prévues. Dans presque tous les cas, ce NMT représente la fin du développement comme tel d un système. Exemples : essais et évaluations du développement du système prévu afin de déterminer s il répond aux spécifications de conception. Application réelle de la technologie sous sa forme finale et dans les conditions d une mission, semblables à celles qui ont été enregistrées lors d essais et d évaluations opérationnels. Exemple : utilisation du système dans des conditions opérationnelles d une mission. Source : Industrie Canada, «Annexe Niveau de Maturité Technologique», Programme de démonstration de technologies (PDT) Guide de programme, [En ligne], mis à jour le 26 mai [ (Consulté le 25 novembre 2014). 13

14 ANNEXE II : OFFRE DE SERVICE Offre de service des organismes de recherche membres de QuébecInnove Les offres de service des organismes de recherche membres de QuébecInnove doivent comporter au minimum les éléments suivants : 1. DÉFINITION DU MANDAT Précisez votre offre de service en fonction du problème à corriger, de la situation à améliorer ou des objectifs poursuivis. Déterminez les résultats attendus et décrivez les biens livrables au cours et à la fin du projet. 2. MÉTHODOLOGIE Précisez la méthodologie proposée et les techniques de travail qui seront utilisées en fonction des étapes et des activités du plan de mise en œuvre. Selon la nature du projet, spécifiez : les travaux qui seront réalisés; les incertitudes à résoudre; les différents livrables. 3. PLAN DE MISE EN ŒUVRE Veuillez présenter le plan de mise en œuvre des principales étapes et activités qui seront réalisées dans le cadre du présent projet en fonction des ressources humaines affectées au projet. Une présentation graphique, par exemple à l aide d un diagramme de Gantt, est exigée. 4. RÉPARTITION DES COÛTS Précisez les coûts rattachés aux différents postes de dépense. 5. PRÉCISIONS Précisez, dans votre offre, les modalités de facturation, les modes de paiement, la durée de validité de l offre, les conditions de confidentialité et les modalités de gestion de la propriété intellectuelle. De plus, l entente devra préciser, s il y a lieu, les contributions humaines, matérielles et financières au projet. 14

15 ANNEXE III : PRÉCISIONS SUR CERTAINES DÉPENSES ADMISSIBLES RELATIVES AUX FRAIS DE DÉPLACEMENT FRAIS DE DÉPLACEMENT Les frais de déplacement correspondent aux frais encourus lorsqu une personne se déplace à l extérieur de son lieu de travail habituel. La présente annexe concerne les frais de déplacement liés à certains modes de transport, à l hébergement en établissement hôtelier ainsi qu aux frais de repas. D autres frais de déplacement ou des remboursements supérieurs à ceux établis peuvent également être jugés nécessaires. Dans tous les cas, à moins de circonstances exceptionnelles, l approche retenue doit démontrer un souci d économie. TRANSPORT Le recours au transport en commun doit être privilégié dans la mesure où cela est plus économique que l usage d un véhicule personnel. Lors de l utilisation d un véhicule personnel, les taux suivants sont admissibles selon le kilométrage applicable : Kilométrage annuel Taux 1 re tranche : km 0,430 $/km 2 e tranche : plus de km 0,375 $/km Si un moyen de transport en commun approprié est disponible et qu un véhicule personnel est utilisé, le taux admissible est réduit à 0,145 $ par kilomètre parcouru. HÉBERGEMENT EN ÉTABLISSEMENT HÔTELIER Les indemnités quotidiennes maximales sont les suivantes pour l hébergement dans un établissement hôtelier : Ville Indemnités maximales Basse saison 1 Haute saison 2 Territoire de la ville de Montréal 126 $ 138 $ Territoire de la ville de Québec 106 $ Villes de Laval, Gatineau, Longueuil, Lac Beauport et Lac Delage 102 $ 110 $ Établissements situés ailleurs au Québec 83 $ 87 $ Tout autre établissement 79 $ 1 Du 1 er novembre au 31 mai. 2 Du 1 er juin au 31 octobre. 15

16 FRAIS DE REPAS Les indemnités quotidiennes maximales sont les suivantes : Taux applicables Déjeuner 10,40 $ Dîner 14,30 $ Souper 21,55 $ Total 46,25 $ Les taux ci-dessus incluent les taxes et les pourboires. 16

17 ANNEXE IV : DEMANDE D AIDE FINANCIÈRE 17

18 18

19 19

20 20

21 ANNEXE V : RAPPORT FINANCIER 21

22 ANNEXE VI : FICHE D APPRÉCIATION 22

23 23

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