DIRECTIVE CONCERNANT LES FRAIS DE DÉPLACEMENT ET LE REMBOURSEMENT DES DÉPENSES

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1 Titre : DIRECTIVE CONCERNANT LES FRAIS DE DÉPLACEMENT ET LE REMBOURSEMENT DES DÉPENSES Numéro : D-2 Approbation par : Direction des Services administratifs Mise en application : Adoption le 29 septembre 1981 Révision le 8 novembre 1988 Révision le 27 novembre 1990 Révision le 3 mai 1994 Révision le 7 février 1995 Révision le 4 décembre 2006 Révision le 13 décembre 2010 Révision le 25 novembre OBJECTIFS AVANCE DE FONDS AUTORISATION DE PARTICIPER À UNE ACTIVITÉ SE DÉROULANT À L EXTÉRIEUR DU CÉGEP MODES DE TRANSPORT PRIVILÉGIÉS Covoiturage Location d une voiture Utilisation de voiture personnelle Autres frais de transport FRAIS DE SÉJOUR Hébergement Frais de repas FRAIS NON REMBOURSÉS FRAIS DE DÉPLACEMENT ET DE SÉJOUR HORS CANADA DEMANDE DE REMBOURSEMENT RESPONSABLE DE LA DIRECTIVE ENTRÉE EN VIGUEUR... 4 ANNEXE A LOCATION D UNE VOITURE... 5 ANNEXE B AIDE-MÉMOIRE... 6 Page 1 de 6

2 1 OBJECTIFS Informer la communauté collégiale des modalités d application de la Politique concernant les frais de déplacement et le remboursement des dépenses (P-30), notamment les procédures de remboursement des frais et indemnités ainsi que le mode de calcul des taux de remboursement des frais de séjour et de déplacement en vigueur. 2 AVANCE DE FONDS Une avance de 75 % du montant estimé des dépenses à encourir peut être émise par le Service des ressources financières si une demande en ce sens, autorisée par le supérieur immédiat, est faite soixante-douze (72) heures avant le départ. 3 AUTORISATION DE PARTICIPER À UNE ACTIVITÉ SE DÉROULANT À L EXTÉRIEUR DU CÉGEP Tout membre du personnel qui désire participer à des rencontres, congrès ou d autres activités à l'extérieur du cégep doit obtenir une autorisation préalable de son supérieur immédiat ou de son directeur de service avant la tenue de l activité. Le cadre qui autorise le déplacement doit vérifier si les disponibilités budgétaires sont suffisantes et s assurer que le moyen le plus économique sera utilisé pour le déplacement. 4 MODES DE TRANSPORT PRIVILÉGIÉS Afin de s assurer de la saine gestion des fonds publics, le cégep privilégie le moyen de transport le plus économique. Tout administrateur ou employé qui se déplace dans le cadre de ses fonctions a la responsabilité de comparer les différents modes de transport et favoriser celui qui est le plus avantageux pour le cégep. 4.1 Covoiturage Le covoiturage représente un moyen de transport économique et écologique. Lorsque plusieurs personnes ont à se rendre vers une destination commune, le covoiturage doit être considéré. Une indemnité additionnelle de cinq cents (0,05 $) du kilomètre sera versée pour le transport d au moins trois personnes incluant le conducteur. 4.2 Location d une voiture Le cégep prescrit la location de voiture à chaque fois que cela est plus économique (voir le fichier Excel disponible sur le portail des services aux usagers pour comparer entre la location et le tarif au kilomètre). La location de voiture doit s'effectuer à partir d une liste de fournisseurs spécialisés pour lesquels les services administratifs du cégep ont obtenu une grille de tarif de location (voir l annexe A). L employé qui loue un véhicule n a pas à payer la facture de location. Il fait le plein à son arrivée et sera remboursé sur présentation de la ou des factures d essence au coût réel. Page 2 de 6

3 4.3 Utilisation de voiture personnelle Pour les courts trajets, l utilisation de la voiture personnelle est recommandée. Le kilométrage est remboursé selon le tarif de quarante-trois cents (0,43 $) le kilomètre parcouru. Ce taux est révisé annuellement. Le kilométrage est établi à partir du cégep à moins que le lieu de départ soit plus près du lieu de destination. Pour un voyage comportant plusieurs destinations, le kilométrage est établi sur la distance totale parcourue. Il est possible pour un employé d utiliser sa voiture personnelle même si la location de voiture a été désignée comme le moyen le plus économique. À ce moment, le remboursement sera limité au coût d une location de voiture pour la durée du voyage, en plus de l estimation du coût de l essence. 4.4 Autres frais de transport Les frais de stationnement, de taxis, d avion, de train ou de métro sont remboursables sur présentation des pièces justificatives. 5 FRAIS DE SÉJOUR 5.1 Hébergement Les frais d hébergement seront remboursés sur présentation de pièces justificatives originales. Lorsque l'activité se déroule dans un établissement hôtelier reconnu, la personne désignée s'y loge lorsque les coûts d'hébergement sont raisonnables et concurrentiels pour le secteur. L usager se prévalant d un hébergement privé au lieu d un hébergement en établissement hôtelier peut réclamer un montant de 30 $ sans pièce justificative. 5.2 Frais de repas Les indemnités pour les frais de repas incluant les pourboires et les taxes sont les suivants : Déjeuner : 10 $ Dîner : 15 $ Souper : 25 $ Aucuns frais de repas ne seront remboursés si la réunion a lieu au Cégep de Matane durant les heures normales de travail. 6 FRAIS NON REMBOURSÉS Les frais suivants ne sont pas remboursés : Amendes pour infractions à la Loi; Vol, perte ou endommagement des effets ou biens personnels; Déductibles d assurance en cas d accident; Blanchissage et pressage (textiles); Frais de déplacement qui sont déjà remboursés par un autre organisme; Repas offerts par un organisme qui organise une activité à l extérieur du cégep. Page 3 de 6

4 7 FRAIS DE DÉPLACEMENT ET DE SÉJOUR HORS CANADA Pour un déplacement international, les frais admissibles sont remboursés conformément à la directive du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, et ce, selon le pays et la région de destination. 8 DEMANDE DE REMBOURSEMENT Toute demande de remboursement de frais de déplacement doit être présentée sur le formulaire «Remboursement de frais de déplacement». Seules les factures originales sont admissibles à un remboursement en vertu de la présente directive. Les états de compte, les reçus de carte de débit ou de crédit ne sont pas acceptés. Toute demande de remboursement incomplète est retournée au demandeur. Toute demande non conforme aux présentes normes est corrigée par le Service des ressources financières. Personne désignée Autorisation requise Présidente ou Président du conseil d administration Membres du conseil d administration Directrice générale ou directeur général Directrices ou directeurs Cadres Autres corps d emplois Comité exécutif Présidente ou président du conseil d administration Présidente ou président du conseil d administration Directrice générale ou directeur général Directrices ou directeurs de service Cadre responsable 9 RESPONSABLE DE LA DIRECTIVE La direction des Services administratifs est responsable de l application et de la révision de cette directive. 10 ENTRÉE EN VIGUEUR Cette directive entre en vigueur le jour de son adoption. Elle est révisée au besoin. Page 4 de 6

5 ANNEXE A LOCATION D UNE VOITURE Afin de s assurer de la disponibilité d une voiture, toute demande de location doit être adressée au comptoir de la comptabilité par courriel préférablement quelques jours avant la date requise. Les voitures de location sont disponibles chez les fournisseurs suivants : Fournisseurs Adresse Heures d ouverture Location Sauvageau 1150, av. du Phare ouest, Matane Du lundi au vendredi de 8 h à 17 h Discount location d autos et camions 50 rue Émile-Pinel, Matane Du lundi au vendredi de 8 h à 17 h National location d autos et camions 370 av. D'Amours, Matane Du lundi au vendredi de 8 h à 17 h 30 Samedi et dimanche de 9 h à 17 h Seules les voitures standards (compact) ou intermédiaires seront admissibles à la location. Pour des déplacements de plus de quatre (4) personnes, la location d une fourgonnette de sept (7) passagers est recommandée. Vous devez faire le plein avant de rapporter la voiture chez le fournisseur. En dehors des heures d ouverture de l entreprise, les clés de la voiture peuvent être déposées dans une boîte prévue à cet effet. Vous devez inscrire l heure de retour et le kilométrage effectué sur votre contrat de location et l attacher à votre formulaire de remboursement. IMPORTANT La location de véhicule fonctionne par période de 24 heures. Par exemple, un employé qui prend possession d une voiture à 16 h un lundi doit la ramener au plus tard le mardi à 16 h. Si l heure limite est dépassée, une deuxième journée est automatiquement facturée. Page 5 de 6

6 ANNEXE B AIDE-MÉMOIRE Nature des frais Remboursement Pièces justificatives requises Voiture personnelle 0,43 $ / km Utilisation de la voiture personnelle Même si la location de voiture est plus économique. Le remboursement sera limité au coût d une location de voiture pour la durée du voyage et l estimation du coût de l essence. Covoiturage 0,43 $ / km de base + 0,05 $ / km pour le transport d au moins trois personnes incluant le conducteur. Inscrire les noms des personnes qui vous ont accompagné sur le formulaire de remboursement. Location de voiture Coûts réels d essence Reçus d achat d essence Transport en commun et stationnement Avion, bateau, train, taxi, métro, Autobus, stationnement Coûts réels Reçus ou factures Repas (incluant taxes et pourboires) 10 $ / déjeuner 15 $ / dîner 25 $ / souper Hébergement dans un établissement hôtelier Coûts réels Facture Hébergement privé sans facture 30 $/nuit Avance monétaire avant le départ 75 % du montant estimé des dépenses Page 6 de 6