GUIDE MISSIONS EN FRANCE MÉTROPOLITAINE ET À L ÉTRANGER

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1 GUIDE MISSIONS EN FRANCE MÉTROPOLITAINE ET À L ÉTRANGER

2 POUR PRÉPARER VOTRE MISSION Vous devez remplir suffisamment tôt une demande ordre de mission que vous transmettez pour accord à votre directeur d unité. Vous êtes en mission lorsque vous vous déplacez dans le cadre de votre activité professionnelle, hors de votre résidence administrative et familiale. Avant votre départ, un ordre de mission signé par votre directeur d unité vous est remis. Il vous permet de bénéficier d une garantie d assurance en cas d accident et d obtenir le remboursement des frais engagés (sous réserve de produire les pièces justificatives). S il s agit de votre première mission ou si vous changez de compte bancaire, n oubliez pas de joindre un RIB. Pour un colloque, vous devez joindre à votre demande d ordre de mission les pages du programme du colloque indiquant la date de la manifestation et les prestations éventuellement comprises dans les frais d inscription: nombre de repas, de nuitées et frais de transport. Si vous utilisez votre véhicule personnel, vous devez: > recueillir l accord de votre directeur d unité ; > justifier auprès de votre gestionnaire de la souscription d une police d assurance.

3 Un ordre de mission vous est alors délivré. Il indique notamment: > le mode de transport et la classe autorisés: avion classe économique, train 1 re ou 2 e classe, véhicule de location, véhicule personnel, autocar, navette > la prise en charge des frais annexes: taxi, péage, parking, bus, RER, métro Pour que les frais non prévus avant votre départ soient pris en charge, vous devez les mentionner, à votre retour, sur l état de frais et les faire viser par le directeur d unité. Si vous n êtes pas titulaire d une Carte Affaires qui vous permet de régler tous vos frais de mission, vous pouvez bénéficier d une avance sur mission > vous devez remplir une demande d avance sur mission et joindre une copie de l ordre de mission ainsi qu un RIB (première demande de mission ou changement de compte bancaire); > vous devez ensuite remettre ces documents à votre gestionnaire. LES PIÈCES À FOURNIR AU RETOUR DE MISSION Que vous ayez engagé ou non des frais durant votre mission, vous devez remplir l état de frais de mission (page verso de l ordre de mission), le signer, le remettre à votre gestionnaire et joindre les pièces justificatives* (voir tableaux ci-après). N omettez pas de cocher les cases correspondant à votre situation sur l état de frais. Nous vous rappelons que les frais d inscription aux colloques doivent normalement être réglés directement par le CNRS à l organisateur du colloque. Toutefois, dans les cas où vous avez fait l avance des fonds, vous devez joindre la facture ou le reçu de paiement et si l inscription et le paiement ont été effectués par internet, le formulaire électronique d inscription et le reçu électronique associé. * Attention, si vous perdez votre billet de train ou d avion, vous serez remboursé sur la base du prix du billet de train 2 e classe ou du prix du billet d avion en classe la plus économique

4 REMBOURSEMENT POUR UNE MISSION EN FRANCE MÉTROPOLITAINE Consultez les taux de remboursement à l adresse suivante: * Vous pouvez utiliser ces moyens de transport en l absence de transports en commun ou ** si vous transportez du matériel lourd, fragile, encombrant ou précieux. DÉPENSE REMBOURSEMENT PIÈCES JUSTIFICATIVES HÉBERGEMENT Indemnité forfaitaire* Facture d hôtel établie à votre nom ou toute autre pièce justifiant d un hébergement à titre onéreux REPAS Indemnité forfaitaire* Cocher les cases appropriées de l état de frais de mission TRAIN, FRAIS DE SUPPLÉMENT Hors bon de transport pris en charge Billet ou ticket SNCF OBLIGATOIRE ET DE RÉ SERVATION directement par le CNRS, remboursement tarif SNCF 1 re ou 2 e classe selon la classe autorisée par l ordre de mission TRAIN COUCHETTE OU WAGON-LIT Hors bon de transport pris en charge Billet ou ticket SNCF directement par le CNRS, remboursement tarif SNCF 1 re ou 2 e classe selon la classe autorisée par l ordre de mission AVION Hors bon de transport pris en charge Coupon de la carte d embarquement, facture ou reçu électronique directement par le CNRS, si vous avez avancé les fonds remboursement tarif de la classe la plus économique METRO, RER, BUS (orlybus, orlyval) Frais réels Indication du montant payé sur l état de frais de mission VÉHICULE PERSONNEL** Indemnités kilométriques* ou Justification d assurance remboursement sur la base du tarif SNCF 2 e classe LOCATION DE VÉHICULE** Frais réels Facture de la société de location FRAIS DE PÉAGE D AUTOROUTE Frais réels Ticket ou reçu FRAIS DE PARKING À PROXIMITÉ Frais réels Ticket ou reçu DES GARES ET AÉROPORTS FRAIS DE CARBURANT (VÉ HICULES Frais réels Facture ou reçu DE LOCATION ET DE SERVICE) TAXI** Frais réels Facture ou reçu

5 REMBOURSEMENT POUR UNE MISSION À L ÉTRANGER Consultez les taux de remboursement à l adresse suivante: * DÉPENSE REMBOURSEMENT PIÈCES JUSTIFICATIVES HÉ BERGE MENT Indemni té forf ai taire* Cocher les cas es appropri é es de l état de fr ais de mission RE PAS Indemni té forf ai taire* Cocher les cas es appropri é es de l état de fr ais de mission FRAIS DE TRANSPORT EN COMMUN OU DE TAXI ENGAGÉS À L INTÉRIEUR DE LA LOCALITÉ DE MISSION Indemnité forfaitaire* TRAIN, FRAIS DE SUPPLÉMENT Hors bon de transport pris en charge Billet ou ticket de train OBLIGATOIRE ET DE RÉ SERVATION directement par le CNRS, remboursement tarif train 1 re ou 2 e classe selon la classe autorisée par l ordre de mission AVION Hors bon de transport pris en charge Coupon de la carte d embarquement, facture ou reçu électronique directement par le CNRS, si vous avez avancé les fonds remboursement tarif de la classe la plus économique FRAIS DE DÉ PLACEMENT ANNEXES Frais réels Ticket, reçu ou facture OBLIGATOIRES QUI PRÉCÈDENT L EMBARQUEMENT ET QUI SUIVENT LE DÉ BARQUEMENT : TRANSPORTS EN COMMUN, NAVETTE, TAXI (si absence de transports en commun) VÉHICULE PERSONNEL Indemnités kilométriques* Justification d assurance ou remboursement forfaitaire LOCATION DE VÉHICULE Frais réels (nécessités de service) Facture de la société de location ou remboursement forfaitaire (convenances personnelles) FRAIS LIÉS À LA DÉ LIVRANCE Frais réels Facture ou reçu UN PASSEPORT, D UN VISA, AUX VACCINATIONS OBLIGATOIRES

6 EN CAS D URGENCE NUMÉRO À APPELER: NUMÉRO DE POLICE D ASSURANCE: Ce guide est disponible sous une forme plus détaillée sur le site du CNRS, à l adresse: