TECHNOLOGIES DU DÉVELOPPEMENT DURABLE CANADA Politique de remboursement des frais de déplacement et d accueil

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1 TECHNOLOGIES DU DÉVELOPPEMENT DURABLE CANADA Politique de remboursement des frais de déplacement et d accueil

2 Objet La présente politique vise à établir des normes équitables et constantes de remboursement des frais de déplacement et d accueil engagés par les employés de TDDC dans le cadre de leurs fonctions. Les employés qui voyagent pour raison d affaires pourront se faire rembourser tous les frais raisonnables et approuvés liés à leur déplacement. On s attend à ce que les employés s assurent que le déplacement est utile à la Fondation et s organisent pour atteindre leurs objectifs d affaires à moindres frais. Un ou une employée de TDDC ne devrait jamais tirer ni gain ni perte personnelle à la suite d un voyage effectué dans le cadre de ses fonctions professionnelles. Toutes les demandes de remboursement doivent être accompagnées des reçus originaux ou de preuves suffisantes (c est-à-dire une confirmation électronique de réservation et un relevé bancaire indiquant la transaction correspondante). TDDC fournit une assurance personnelle en cas d accident et d urgence médicale ainsi qu une assurance de voyage par l entremise du programme d avantages sociaux souscrit auprès de Great West Life. Toute couverture supplémentaire est considérée comme une dépense personnelle, à l exception de la location de véhicule (se référer à la section appropriée plus bas). Tous les employés sont personnellement responsables de se conformer à la présente politique. La responsabilité de la personne qui approuve les dépenses se limite à examiner avec soin la demande de remboursement et les documents fournis à l appui, tels que les reçus, pour assurer leur conformité aux principes établis. TDDC réserve le droit de ne pas rembourser aux employés les dépenses qui sortent du cadre défini par la présente politique. On encourage tous les employés à recourir autant que possible aux téléconférences afin de limiter le nombre de voyages qui ne sont pas absolument nécessaires. Procédures Tout voyage d affaires doit être approuvé avant le départ de la façon suivante : 1. Remplir un Formulaire d autorisation de déplacement (section «Finances» de l Intranet) en sélectionnant le moyen de transport le plus économique. 2. Soumettre le Formulaire d autorisation de déplacement accompagné des documents requis au supérieur direct. Les documents à l appui doivent comprendre, par exemple, une description détaillée du congrès, la raison du voyage, ainsi que des documents justifiant les coûts. 3. Soumettre le Formulaire d autorisation de déplacement approuvé avec la demande de remboursement. Les nouveaux employés devront remplir au préalable le Profil de voyage (section «Finances» de l Intranet), où ses préférences en matière de moyen de transport et de type d hébergement seront enregistrées. Ils devront ensuite transmettre ces informations à l agence de voyage désignée par TDDC, ainsi qu à l adjoint ou adjointe de direction de leur service qui les conserveront pour consultation ultérieure. Page 2

3 Recours à une agence de voyages désignée Les employés peuvent soit faire leurs propres réservations, soit recourir aux services de l agence de voyages désignée par TDDC pour effectuer de telles réservations en conformité avec des principes directeurs précis. Transport ferroviaire et aérien Le moyen de transport ainsi que la classe doivent être sélectionnés de façon à équilibrer le coût, le confort et les contraintes. La norme établie pour le transport par avion est le voyage en classe économique. On doit s efforcer de réserver les vols les plus économiques possible, y compris des vols nolisés ou autres vols à tarif réduit. On tirera avantage des tarifs réduits et offres spéciales disponibles dans tous les cas où le calendrier d affaires le permet. Toute dépense supplémentaire résultant de la sélection d un vol à prix réduit sera à la charge de TDDC, sauf dans les cas où ces coûts supplémentaires surpassent les coûts associés à un vol à tarif régulier. Tout voyage en classe d affaires doit être préalablement approuvé par le supérieur responsable, et ne s applique qu aux cas où la durée d un vol est supérieure à six (6) heures, et/ou la durée totale du voyage est supérieure à dix (10) heures. Dans les cas où une dépense liée à un voyage non effectué est engagée en raison de la négligence d un employé, par exemple dans les cas où une réservation n a pas été annulée à temps, TDDC pourra éventuellement en assumer le coût, tout en réservant le droit d exiger le remboursement de cette dépense auprès de l employé, après avoir vérifié les raisons pour lesquelles la réservation n a pas été annulée. Un voyage personnel précédant ou suivant immédiatement un déplacement professionnel doit être préalablement approuvé, et tous les frais liés au voyage personnel devront être remboursés à TDDC. Pour les trajets vers et en provenance d un aéroport ou d une gare, le mode de transport le plus économique et le plus pratique doit être sélectionné. Dans la mesure du possible, lorsque plusieurs employés voyagent ensemble, on les encourage à coordonner ces trajets de façon à limiter les coûts. VÉHICULES PERSONNELS ET VÉHICULES DE LOCATION Véhicules de location Il est possible de louer un véhicule dans les cas où cela est le moyen de transport le plus pratique et le plus économique au vu des objectifs du voyage d affaires. Pour les trajets de plus de 300 km liés à un voyage d affaires, les employés doivent louer un véhicule plutôt qu utiliser leur véhicule personnel. Ils doivent louer le véhicule adapté et disponible le plus économique (bas ou milieu de gamme), sauf dans les cas où quatre personnes ou plus voyagent ensemble, ou en cas de trajet exceptionnellement long. Dans ces cas, il est possible de louer un véhicule de gamme supérieure. Toute option payante (par exemple, un navigateur GPS) devra être justifiée et approuvée au préalable par le supérieur responsable. Les employés doivent souscrire à l assurance offerte par l agence de location de véhicule, avec une franchise nulle (0 $) si possible. Les frais liés au retour du véhicule dans une autre agence ne sont pas remboursés, sauf dans les cas où il s agit d une exigence liée au voyage préalablement approuvée ou lorsqu il s agit de la solution la plus économique. Page 3

4 Il est possible de louer un véhicule à destination, mais cela doit être approuvé au préalable dans le cadre de la demande d autorisation de déplacement. Dans les cas où plusieurs employés voyagent ensemble, on encourage fortement le covoiturage. Véhicule personnel Pour assurer leur protection, les employés qui utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leurs déplacements professionnels doivent avoir une assurance adéquate (habituellement $ de dommages corporels ou matériels aux tiers). Une indemnité calculée en fonction de la distance parcourue sera versée selon le barème kilométrique établi par TDDC et indiqué ci-dessous. Les employés doivent obtenir une autorisation avant d utiliser leur véhicule personnel dans le cadre de leurs déplacements professionnels, et s assurer qu il s agit de l option la plus économique. Ils doivent fournir un relevé kilométrique et une note expliquant la raison du déplacement avec leur demande de remboursement. Barème kilométrique L utilisation d un véhicule personnel aux fins de déplacement professionnel sera indemnisée à hauteur de 0,55 $ CA par kilomètre. Ce taux sera révisé au début de chaque année. Le coût total de l utilisation d un véhicule personnel aux fins de déplacements professionnels ne doit pas dépasser celui d un voyage en train, d une location de voiture ou d un autre moyen de transport équivalent. L indemnité établie couvre l ensemble des frais liés à l utilisation d un véhicule, notamment : le carburant, l entretien, les réparations, le remplacement de pièces, et l assurance. Par conséquent, les employés qui demandent un remboursement pour utilisation de leur véhicule personnel dans le cadre d un déplacement d affaires doivent demander uniquement l indemnité susmentionnée, et s abstenir de demander en sus le remboursement de ces dépenses. Les frais de stationnement et de péage ne sont pas compris dans l indemnité et sont remboursés séparément. La distance parcourue est calculée en fonction du nombre de kilomètres indiqué par Google Maps. Stationnement et taxis Les frais de stationnement et de taxis sont remboursés en totalité aux employés ou aux personnes (par exemple les consultants) en déplacement professionnel pour le compte de TDDC. Le transport par taxi peut être autorisé dans certains cas. Des bons de taxi sont disponibles auprès de l adjointe administrative. Dans les cas où le stationnement a été payé à un parcomètre, une brève note explicative indiquant le montant exact devra être fournie avec la demande de remboursement. Les amendes résultant du non-respect des règles de stationnement et de circulation ne seront pas remboursées. HÉBERGEMENT L hébergement en hôtel doit assurer aux employés en déplacement d affaires un degré raisonnable de confort à moindre coût. La norme établie pour l hébergement en hôtel est la réservation d une chambre standard plutôt qu une chambre à tarif supérieur. Les hôtels et suites de luxe doivent être évités. Il convient de comparer différentes options avant de sélectionner la plus avantageuse, et de conserver une copie des différentes options. En cas d arrivée tardive, l employé devra fournir son numéro de carte de crédit pour retenir la chambre d hôtel. La plupart des hôtels retiennent la chambre jusqu à 18 h à la date prévue. Les employés doivent s assurer d annuler la réservation, d avertir leur délégué ou l agence de Page 4

5 voyages s ils ne sont pas en mesure de se présenter à temps. Les employés doivent prendre connaissance de la politique d annulation de l hôtel pour éviter d engager des frais supplémentaires. Dans les cas où un montant est facturé à la suite d une négligence de la part d un (par exemple s il a omis d annuler la réservation), TDDC peut refuser de rembourser ledit montant, après avoir déterminé la raison pour laquelle la réservation n a pas été annulée. Les locations de vidéos et les boissons du minibar ne sont pas remboursées. Les employés doivent s assurer d obtenir un reçu, y compris le détail des repas et frais supplémentaires associés à la chambre, et s assurer qu aucun frais non remboursable au titre de la présente politique ne soit ajouté au coût de l hébergement. Lorsqu un proche ou ami accompagne un employé en voyage d affaires, TDDC contribue aux dépenses d hébergement de l employé à hauteur de 50 $ par nuit, pour un maximum de 100 $ par séjour. Cette contribution est accordée à titre de participation aux frais ou de marque d hospitalité, en lieu et place du remboursement des frais d hébergement, sur présentation d un justificatif indiquant le lieu et les dates du séjour. Cette participation aux frais ou marque d hospitalité doit être approuvée au préalable par le supérieur responsable. REPAS, ACCUEIL ET AUTRES DÉPENSES Dans une mesure raisonnable, les repas et boissons consommés dans le cadre des affaires de TDDC peuvent être remboursés. Un reçu doit être fourni. Lorsque plusieurs employés sont présents, l employé ayant le plus haut niveau de responsabilité doit payer la note. Le nom de tous les convives doit apparaître sur la demande de remboursement. Si les employés sont tous au même niveau de responsabilité, chacun doit payer sa propre note et joindre son reçu à sa demande de remboursement personnelle. Indemnités de repas L indemnité de repas couvre tous les frais liés aux repas, y compris les pourboires et les taxes. Les employés qui doivent partir de chez eux avant 6 h peuvent demander le remboursement de leur déjeuner. Les employés qui rentrent chez eux après 20 h peuvent demander le remboursement de leur souper. Les repas compris dans le cadre de conférences, de réunions ou autre ne sont pas remboursables. Le barème suivant est fourni à titre de référence. Tous les reçus devront être fournis. Le remboursement sera effectué en fonction de la somme indiquée sur les reçus. Repas Montant Déjeuner 15 $ Dîner 25 $ Souper 30 $ Total 70 $ En règle générale, les employés doivent s abstenir d offrir et de recevoir tout cadeau ou avantage qui pourrait influencer leur jugement ou celui d autrui dans le cadre de leur travail, car cela pourrait constituer un conflit d intérêts. Les repas pris à la maison avant le départ ou après le retour, ainsi que les repas inclus dans les frais de transport, d hébergement ou d inscription à un séminaire ou une conférence, ne seront pas remboursés. Page 5

6 Dans les cas où l exercice de leurs fonctions l exige, les employés pourront se faire rembourser les repas pris lorsque l employé travaille pendant ce qui serait normalement une pause-repas, à condition d obtenir l autorisation de la personne compétente. En général, ces repas travaillés sont fournis et commandés par l adjointe administrative. Repas d affaires On entend par «repas d affaires» les repas pris entre employés de TDDC au cours desquels on aborde un sujet directement lié aux activités de TDDC. Ces repas doivent servir un objectif de travail. Ils doivent être envisagés uniquement lorsqu il est impossible de se réunir à un autre moment de la journée et/ou lorsque la durée d une réunion s étend sur l heure du dîner. Le plus haut responsable présent doit régler la note. La demande de remboursement doit être accompagnée du nom de tous les convives et d une note justifiant le repas d affaires. Le coût des repas d affaires doit être raisonnable en fonction des circonstances et suivre le barème suggéré. Il doit être approuvé par un supérieur non présent lors du repas. Si le montant par personne dépasse le montant suggéré par le barème, cette dépense supplémentaire doit être motivée. Les boissons alcoolisées ne sont pas remboursées. Repas d accueil On entend par «repas d accueil» les repas auxquels on invite des tiers et au cours desquels on aborde un sujet directement lié aux affaires de TDDC. Les repas d accueil ne doivent être organisés que dans les cas où ils favorisent une meilleure issue qu une rencontre aux bureaux de TDDC. L objectif de ces repas est de forger de nouvelles relations d affaires. Les employés de TDDC doivent donc veiller à ne pas inviter trop souvent les mêmes personnes ou des représentants de la même organisation. Les demandes de remboursement doivent être accompagnées du nom et du titre de tous les convives, le nom des organisations qu ils représentent, et de la raison motivant le repas d accueil. Si le montant par personne dépasse le montant suggéré par le barème, cette dépense supplémentaire doit être motivée. Autres dépenses Blanchisserie Un employé peut demander le remboursement de dépenses raisonnables engagées pour des services de lavage ou de nettoyage à sec, lorsque la durée du voyage dépasse cinq jours. Dépenses non remboursables Les dépenses de nature personnelle ne seront pas remboursées. Ces dépenses comprennent sans s y limiter : Divertissement personnel (location de vidéos, minibar, etc.) Effets personnels Amendes résultant du non-respect des règles de stationnement et de circulation SOUMETTRE UNE DEMANDE DE REMBOURSEMENT Reçus Les reçus originaux (et non pas des photocopies) doivent accompagner toutes les demandes, sauf indication contraire dans la présente politique. Les relevés de carte bancaire seuls ne suffisent pas à justifier le remboursement d une dépense. Page 6

7 Date limite Les demandes de remboursement de frais de déplacement doivent être soumises rapidement, au plus tard à la fin du mois suivant la dépense concernée. Les reçus détaillés ainsi que la raison d affaires motivant le voyage doivent être fournis. Demandes de remboursement Un Formulaire de demande de remboursement (section «Finances» de l Intranet) doit être rempli pour chaque voyage d affaires. Toutes les dépenses liées à un même voyage doivent figurer sur le même formulaire et être accompagnées du Formulaire d autorisation de déplacement approuvé. Une justification écrite doit être fournie lorsque le total des dépenses engagées dépasse le montant approuvé au préalable ou les barèmes fournis. Toutes les demandes de remboursement doivent être vérifiées et approuvées par le supérieur direct avant d être soumises au service des finances. Lorsque le total des dépenses engagées dépasse le montant approuvé au préalable, la demande de remboursement doit être approuvée au niveau de la vice-présidence. Toute demande de remboursement doit être accompagnée des reçus originaux. Page 7