Fournisseurs - Programme de paiement. Projet SAFIR SITEL, Université de Neuchâtel Décembre 2001

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1 Fournisseurs - Programme de paiement Projet SAFIR SITEL, Université de Neuchâtel Décembre 2001

2 Paiements automatiques Fournisseurs Données de paiement 1 Proposition de paiement Programme de paiement Liste propositions Pièces Factures à payer (PNS) 2 Cycle de paiement Pièces Programme de paiement 3 Création des supports de paiement Programme d'impression Données de paiement Liste Formulaires Après sélection des fournisseurs et des postes à payer (Postes Non Soldés = PNS), le programme de paiement traite les PNS en trois étapes : 1. Il détermine les postes non soldés à payer et crée une liste de proposition. Vous pouvez traiter cette liste de manière interactive, en bloquant des postes ou en modifiant les données bancaires par exemple. 2. Il éxécute le paiement à l'aide de la liste de propositions. Le cycle de paiement ne prend en compte que les PNS contenus dans la liste de proposition. 3. Il enregistre les paiements en créant des formulaires de paiement et des données pour supports magnétiques.

3 Opérations de paiement - Statut Pour utiliser le programme de paiement, suivez le chemin : Gestion comptable -> Compta financière -> Fournisseurs -> Travaux périodiques -> Paiements. 1. Saisir la date d'éxécution désirée 2. Indiquer une identification (initiales de votre nom par exemple). Le programme de paiement ne peut être défini qu'une fois pour le même jour d'exécution et pour la même identification => si vous désirez effectuer plus d'un paiement le même jour, définissez une autre identification. Remarques : - les paiements automatiques ne sont prévus que pour les fournis- seurs suisses pour le moment - une seule personne à la fois peut traiter une proposition de paiement.

4 Opérations paiement - Paramètres Dans cet écran sont définis les paramètres pour la sélection des factures à payer : - date comptable (date à laquelle le paiement est comptabilisé) - pièces saisies au (sélection des pièces saisies jusqu'au...) - société : toujours UNIV - modes paiement : toujours EPRTU (tous les modes possibles) - prochaine date comptable = date prévue du prochain cycle de paiement. Cette date doit être fixée au moins 1 jour plus tard que la date comptable - fournisseurs à payer : saisir les numéros correspondants

5 Opération paiement - Sélection libre Dans cet écran sont définis des sélections supplémentaires pour la sélection des factures. Ce sont, par exemple : - les domaines d'activité - les numéros de pièces Les valeurs définies ici peuvent être inclues ou exclues de la sélection (cliquer sur exclure valeurs dans ce cas). Il est possible de définir jusqu'à trois critères de sélection. Il est possible de définir plusieurs valeurs (séparer par une virgule) ou un intervalle de valeurs (entre parenthèses et séparé par une virgule) pour un critère de sélection. Par exemple, par domaine d'activité : 0010, (0014,0024) veut dire que les domaines d'activité 0010 et 0014 à 0024 sont sélectionnés. Une autre possibilité d'obtenir le même résultat est d'exclure les domaines d'activité 0011 à 0013.

6 Opérations paiement - Protocole Dans cet écran sont définis les données du protocole : - Contrôle de l'échéance : le protocole montre les données d'échéance - Sélection modes de paiement non effectuée : le protocole montre si aucun mode de paiement ou aucune banque n'ont été définis - Postes des pièces de paiement : le protocole indique le poste de la pièce de paiement - Comptes souhaités : comptes fournisseurs pour lesquels le protocole est souhaité. Indiquer les mêmes comptes que dans les paramètres pour que le protocole soit cohérent. Seul le protocole donne les détails du traitement des factures à payer et des éventuelles erreurs.

7 Opérations paiement - Transfert I Dans cet écran sont définies les données pour transférer les opérations de paiement sur support magnétique et sur imprimante. Deux programmes sont définis pour le transfert des données : - RFFOCH_P = paiement par SOG (OPAE) - RFFOCH_U = paiement par DTA Pour les paiements par SOG, les variantes suivantes ont été définies : - SOGCG = variante pour la comptabilité générale - SOGFT = variante pour la comptabilité fonds de tiers Pour les paiements par DTA, les suivantes ont été définies : - DTA_IMT = variante pour l'institut de microtechnique - DTA_IPH = variante pour l'institut de physique Sélectionner le programme et la variante, puis cliquer sur l'icône "Gérer variantes".

8 Opérations paiement - Transfert II Définir - pour chaque proposition de paiement- les données suivantes : - date d'exécution (idem à celle du programme) - identification (idem à celle du programme) - imprimer support de paiement + définir l'imprimante (seulement si vous voulez imprimer les données) - identification expéditeur support de données - date de création support de données (idem à celle de l'exécution) - jour traitement souhaité : jour désiré pour le paiement effectif Sauvegarder les données et revenir en arrière : Saut -> Retour. Les autres données sont déjà définies.

9 Opérations paiement - Sauvegarder Une fois de retour sur l'écran des opérations de paiement, tous les paramètres saisis doivent être sauvegardés. Cliquer ensuite sur l'onglet "Statut" pour continuer.

10 Opérations paiement - Statut Le statut indique maintenant que les paramètres sont saisis. Vérifier les paramètres saisis, les corriger si nécessaire et sauvegarder à nouveau. La proposition de paiement peut maintenant être traitée en cliquant sur l'icône "Proposition".

11 Opérations paiement - Proposition Une boîte de dialogue "Planifier proposition" apparaît à l'écran. Cocher "Lancement immédiat" pour traiter immédiatement la proposition. Cocher "Créer support de paiement" si vous désirez créer un support de paiement (pas nécessaire pour la formation). Le statut indique maintenant "Proposition prête à lancer". Cliquer sur l'icône "Statut" jusqu'à ce que le statut indique : "Proposition de paiement générée".

12 Opérations paiement - Proposition Cliquez sur l'icône "Afficher proposition" pour consulter la liste des pièces sélectionnées par le programme de paiement. L'icône "Afficher protocole" protocole. vous permet de consulter le

13 Proposition : afficher paiements Les détails de la proposition par paiement sont affichés sur un premier écran. Par le menu : Options -> Structures lignes, vous pouvez sélectionner la variante de présentation "Standard Université". Vous pouvez contrôler ici par pièce les données suivantes : - domaine d'activité - nom du fournisseur - nombre de postes - banque société pour le décaissement - mode de paiement - compte du fournisseur - montant Avec un double-clic aur un ligne de paiement, vous accédez aux renseignements du poste de la pièce

14 Proposition : afficher postes Les détails des postes de la pièce sont affichés ici. Par le menu : Options -> Structures lignes, vous pouvez sélectionner la variante de présentation "Standard Université". Vous pouvez contrôler ici par pièce les données suivantes : - no pièce fournisseur - date de la pièce fournisseur (=date facture) - référence (=no facture) de la pièce fournisseur - conditions de paiement - montant Si votre proposition de paiement est correcte, vous pouvez revenir à l'écran de statut (menu : Saut -> Retour, deux fois) pour transférer les données de la proposition. Si des erreurs apparaissent, vous pouvez bloquer une ou plusieurs pièces pour le paiement ou corriger les erreurs et traiter à nouveau la proposition de paiement.

15 Proposition : traiter Si vous voulez bloquer une pièce pour le paiement en cours, revenez sur l'écran de statut et cliquez sur l'icône "Traiter proposition" Sur l'écran de sélection qui apparaît à l'écran, choisissez l'option "Tous les comptables" et validez avec ENTER. Vous arrivez sur l'écran affichant les paiements traités par la proposition. Double-clic sur le paiement que vous voulez bloquer. Vous arrivez sur l'écran affichant les postes des pièces de paiement.

16 Proposition : bloquer pièce Avec un double-clic sur le poste de la pièce, vous arrivez sur l'écran "Modifier postes individuels". Pour bloquer cette pièce pour le paiement : 1. Entrer la clé de blocage "A" dans le champ "Blocage paiement" 2. Cliquez sur "Suite" 3. Sauvegardez vos modifications en cliquant sur l'icône en forme de disquette. Le poste est maintenant bloqué pour cette proposition de paiement uniquement. Si vous annulez et traitez à nouveau la proposition de paiement, de même qui si vous traitez une nouvelle proposition de paiement, le poste ne sera plus bloqué.

17 Proposition : supprimer Si vous désirez traiter à nouveau votre proposition, vous devez d'abord supprimer la proposition générée auparavant. Menu : Traiter -> Proposition -> Supprimer Une fois la proposition supprimée, vous pouvez corrigez les données d'un fournisseur, d'une facture ou modifier les paramètres de sélection. Après les modifications, générez la proposition.

18 Proposition : transférer données Si votre proposition est correcte, vous pouvez transférer sur un fichier. Assurez-vous que vous êtes sur l'écran de statut. Menu : Environnement -> Support de paiement -> Gestion S.D.M Sélectionner la ligne de données et exportez les données. Menu : Traiter -> Télédéchargement. Indiquez l'adresse et le nom du fichier pour le transfert. Le fichier ainsi créé contient vos données de paiement et peut être envoyé par disquette ou Internet à la banque (respectivement poste) pour paiement. Si les données envoyées à votre banque/poste sont correctes, vous pouvez ensuite comptabiliser le paiement dans SAP.

19 Paiement : comptabiliser Pour comptabiliser votre proposition de paiement après envoi et acceptation à la banque/poste, revenez sur l'écran de statut. Cliquez sur l'icône "Cycle paiement". Cochez "Lancement immédiat" et laissez vide "Créer support paiement" (le support a été déjà créé avec la proposition). Validez avec "Enter". Le statut indique maintenant "Cycle paiement prêt à être lancé". Cliquer sur l'icône "Statut" jusqu'à ce que le statut indique : "Cycle de paiement éxécuté".

20 Paiement : protocole Vous pouvez afficher le détail de l'écriture de paiement en cliquant sur l'icône "Protocole de paiement".

21 Comptabilisations - I Fournisseur Paiement 2' '000.- Facture Cpte Décaissement Cpte Banque Avis débit 2' '000.- Paiement 2'000.- Avis débit Le paiement est maintenant comptabilisé sur le compte fournisseur et sur le compte de décaissement. Le compte de décaissement est un sous-compte bancaire ou postal utilisé uniquement dans le cadre du programme de paiement. Son numéro dans le plan comptable se termine par un 1. Le compte banque ou poste est défini dans le plan comptable avec un numéro se terminant par un 0. Lorsque vous recevez l'avis de débit de la banque/poste, vous le comptabiliser sur le compte de décaissement et sur le compte banque/poste.

22 Comptabilisations - II Pour comptabiliser l'avis de débit, suivez le chemin : Gestion comptable -> Compta financière -> Grand Livre -> Ecriture -> Saisir pièce compta générale.

23 Comptabilisations - III Après avoir comptabilisé l'avis de débit, il reste à rapprocher les écritures de paiement et de l'avis de débit dans le compte de décaissement. Gestion comptable -> Compta financière -> Grand Livre -> Comptes -> Rapprocher Entrez les données sur l'écran de sélection (no compte, date rapprochement, no pièce, montant, etc.) Cliquer sur "Traiter PNS". Si les données sélectionnées sont correctes, enregistrer le rapprochement en cliquant sur l'icône en forme de disquette.

24 Afficher pièces Pour afficher les pièces comptabilisées sur le compte de décaissement, suivez le chemin : Gestion comptable -> Compta financière -> Grand Livre -> Compte -> Afficher/modifier postes. Indiquez le no du compte et sélectionnez "Tous les postes". Vous voyez à l'écran la pièce de paiement (type ZP), la pièce d'avis de débit (type SA) et le numéro de pièce de rapprochement.