Guide rapide IDEP. Helpdesk

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1 Guide rapide Auteur : Sonnetti Francis IDEP BALANCE DES PAIEMENTS IDEP Helpdesk Contact Logiciel IDEP Francis Sonnetti francis.sonnetti@statec.etat.lu Réception données IDEP J-P Jossa jean-pierre.jossa@statec.etat.lu Informations et codes marchandises Pascal Harsch Luc Kohnen luc.kohnen@statec.etat.lu Rappels P. Harsch (Papier) J. Jossa (IDEP) Responsable Alain Hoffmann alain.hoffmann@statec.etat.lu Adresse Statec (Intrastat) B.P. 304 L-2013 Luxembourg (Fax : ) data-intrastat@statec.etat.lu BALANCE DES PAIEMENTS Informations Adresse Homepage J. Schmitt G. Schuster balance@statec.etat.lu Statec (Balance des paiements) B.P. 304 L-2013 Luxembourg (Fax : ) balance@statec.etat.lu 1

2 Configuration requise Plate-forme à partir de Windows 2000 sp3 Espace disque 100 Mb Support CD ou connexion Internet Langue français, anglais, allemand, luxembourgeois Résolution écran 800 x 600 Configuration optimale Microsoft. Net Framework Version 2.0 Microsoft Data Access Component (MDAC) Version 2.8 Microsoft Windows Installer Version 3 Microsoft Windows XP, Windows 7 Résolution écran 1024 x 768 Si une de ces composantes n est pas optimale, IDEP vous affichera un message et vous donnera la possibilité de mettre cette composante à une version plus récente (sous condition que vous disposez d une connexion Internet active). Installation IDEP Pour une installation ou une mise à jour sur un PC isolé, continuez à la page 3. Pour une installation ou une mise à jour sur réseau, continuez à la page 9. 2

3 Installation IDEP Les utilisateurs disposant déjà d une version IDEP sur leur PC, doivent d abord faire une sauvegarde de leurs données, avant d installer IDEP. Cette sauvegarde pourra se faire facilement à partir d IDEP, à l aide du menu «Maintenance» et de son option «Sauvegarde données IDEP». Insérez le CD «IDEP 201x». (201x représente l année : 2011, 2012, etc.) Un menu apparaît : Pour installer le logiciel IDEP, cliquez sur à côté de «Déclarations sur PC». Activez ensuite l installation IDEP, en cliquant sur. 3

4 Si vous avez déjà le logiciel IDEP sur votre PC, le message suivant apparaît (ce message n apparaît pas, si vous installez IDEP pour la première fois) : Cliquez sur «Oui» (ici : Yes) pour continuer : L écran suivant vous permet de choisir les langages IDEP à installer. Désactivez simplement les langages que vous ne voulez pas installer. Pour continuer, cliquez sur. 4

5 , car le choix défaut «Mono- Sur cet écran vous pouvez cliquer sur poste» est déjà activé. IDEP vérifiera votre espace disque et vous proposera un répertoire d installation : 5

6 Il vous est conseillé de ne pas installer IDEP dans le répertoire «\Program Files» (français : \Programmes). Pour changer le répertoire, cliquez sur : Ensuite changez le répertoire (p.ex. : sur «\IDEP») et sauvegardez avec. Remarque : Si vous changez le répertoire d une version IDEP précédente, les données seront entièrement transférées dans ce nouveau répertoire. 6

7 L installateur revient sur l écran précédent (avec le nouveau répertoire). Pour continuer, cliquez sur. 7

8 La progression de l installation IDEP sera visualisée à votre écran. 8

9 Dès que l installation sera terminée, le message suivant apparaîtra : Cliquez sur pour terminer. Le menu CD réapparaît : Cliquez sur et retirez ensuite le CD de votre lecteur. Vous pouvez maintenant commencer à utiliser le programme IDEP (continuez simplement à la page 20). 9

10 Installation IDEP sur réseau Les utilisateurs disposant déjà d une version IDEP sur leur réseau, doivent d abord faire une sauvegarde de leurs données, avant d installer IDEP. Cette sauvegarde pourra se faire facilement à partir d IDEP, à l aide du menu «Maintenance» et de son option «Sauvegarde données IDEP». Pour pouvoir faire l installation, tous les utilisateurs devront quitter IDEP. En premier lieu, vous devez faire une installation sur votre serveur et puis sur toutes les stations clientes où vous voulez utiliser IDEP. Insérez le CD «Intrastat 201x» sur un poste où vous avez accès au serveur. (201x représente l année : 2011, 2012, etc.) Un menu apparaît : Pour installer le logiciel IDEP, cliquez sur à côté de «Déclarations sur PC». Activez ensuite l installation IDEP, en cliquant sur. 10

11 Si vous avez déjà le logiciel IDEP sur votre réseau, le message suivant apparaît (ce message n apparaît pas si vous installez IDEP pour la première fois) : Cliquez sur «Oui» (ici : Yes) pour continuer : L écran suivant vous permet de choisir les langages IDEP à installer. Désactivez simplement les langages que vous ne voulez pas installer. Pour continuer, cliquez sur. 11

12 Vu que le défaut est déjà «serveur», vous pouvez cliquer sur. IDEP vérifiera votre espace disque et vous proposera un répertoire d installation : 12

13 Vous devrez accéder le serveur en cliquant sur. Accédez ensuite le serveur et sauvegardez avec. indiquez un répertoire d installation, puis Remarque : Si vous changez le répertoire d une version IDEP précédente, les données seront transférées dans ce nouveau répertoire. L installateur revient sur l écran précédent (avec le nouveau répertoire). Pour continuer, cliquez sur. 13

14 L installation commencera : Dès que l installation sera terminée, le message suivant apparaîtra : Cliquez sur pour terminer. Veuillez maintenant continuer avec l installation (mise à jour) sur les stations clientes (page 14). 14

15 Installation IDEP sur PC clients Vous devez maintenant installer IDEP sur les stations clientes connectées au réseau (où vous venez d installer IDEP). Insérez le CD «Intrastat 201x» (201x représente l année : 2011, 2012, etc.) sur une des stations clientes : Pour installer le logiciel IDEP, cliquez sur à côté de «Déclarations sur PC». Activez ensuite l installation IDEP, en cliquant sur. 15

16 Si vous avez déjà le logiciel IDEP sur votre station, le message suivant apparaît (ce message n apparaît pas si vous installez IDEP pour la première fois) : Cliquez sur «Oui» (ici : Yes) pour continuer : L écran suivant vous permet de choisir les langages IDEP à installer. Désactivez simplement les langages que vous ne voulez pas installer. Pour continuer, cliquez sur. 16

17 Choississez «Client» et continuez avec. IDEP vérifiera votre espace disque et vous demandera où est installée la version serveur d IDEP : Cliquez sur. 17

18 Changez d abord sur le «lecteur» du serveur et indiquez ensuite dans quel répertoire IDEP a été installé sur le serveur : Cliquez sur pour valider votre entrée. Cliquez ensuite sur pour continuer. 18

19 L installation se fera sur le poste client. Dès que l installation sera terminée, le message suivant apparaîtra : Cliquez sur pour terminer. Certaines composantes IDEP seront installées sur les postes clients, pour que le programme puisse réagir plus rapidement. Par contre les données des différents postes clients seront rassemblées dans une même base de données se trouvant sur le serveur. 19

20 Finalement, le menu CD réapparaît : Cliquez sur et retirez ensuite le CD de votre lecteur. 20

21 Initialisation IDEP/CN8 A l écran, sur votre bureau (desktop), vous trouverez cette icône :. Pour lancer IDEP/CN8 vous devez double-cliquer sur cette icône. Pour lancer IDEP, cliquez simplement sur. Certains fichiers d IDEP seront encore initialisés. 21

22 Si vous accédez le logiciel IDEP pour la première fois, pratiquement tous les menus et options sont encore bloqués. Pour que le progiciel IDEP devienne fonctionnel, vous devrez d'abord entrer les coordonnées de la société pour laquelle vous devrez établir des déclarations «Intrastat» ou «Balance des paiements». Exemple pour une société : Les champs importants à remplir seront: Identité : numéro d identité (LU...) de la société, p.ex. si votre numéro est LU , il faudra entrer deux 0 seront automatiquement ajoutés à la fin Nom de la société: nom de l entreprise Intrastat (arrivées ): Si vous devez faire une déclaration Intrastat pour les importations, vous devez indiquer ici quel type de formulaire vous devez remplir (simplifié, détaillé, étendu) Intrastat (expéditions) : Si vous devez faire une déclaration Intrastat pour les exportations, vous devez indiquer ici quel type de formulaire vous devez remplir (simplifié, détaillé, étendu) Balance des paiements (BdP) : Activez cette rubrique si vous devez établir une déclaration pour la «Balance des paiements». Après avoir entré toutes ces coordonnées, vous devez sauvegarder les coordonnées en cliquant sur. 22

23 Vous saurez que tout a bien fonctionné, si vous verrez apparaître le numéro d'identification et le nom de la société dans la table "Société(s)" et dans la première ligne en haut de l'écran: Vous verrez aussi apparaître votre société dans un tableau : Cliquez sur. Après avoir défini la société, les menus et options du logiciel IDEP deviennent accessibles. Seulement pour les utilisateurs désirant faire des déclarations pour plusieurs sociétés : - si vous devez faire des déclarations pour plusieurs sociétés, vous devez répéter l'action précédente pour toutes ces sociétés. Pour ajouter une autre société, passez sous le menu "Partenaires" et prenez l'option "Sociétés" et activez ensuite le menu "Action" et l'option "Ajouter"). - répétez cette action jusqu'à introduction de toutes les sociétés pour lesquelles vous désirez déclarer. Seulement pour les tiers-déclarants : - si vous êtes tiers-déclarant, alors vous devez vous déclarez comme tel (voir menu "Partenaires" option "Tiers déclarant"). 23

24 Aide online Vous pouvez à tout moment avoir de l aide, en passant par le menu «Aide» : Sous l option «Aide», vous avez différents guide à votre disposition : - FAQ (les questions fréquentes des utilisateurs et leur solution) - Messages fréquents (les messages IDEP et leur explication) - Guide rapide (un guide rapide à l utilisation IDEP) - Idep.Net (des explications sur IDEP menu par menu, option par option). Continuez maintenant simplement suivant la déclaration que vous voulez établir : - pour une déclaration Intrastat, continuez à la page 24 - pour une déclaration «Balance des paiments», continuez à la page

25 Création d une déclaration «Intrastat» Pour créer votre première déclaration Intrastat, activez d'abord le menu "Déclarations", suivi de l'option "Aperçu". Un aperçu des déclarations encore vide apparaîtra: Pour pouvoir faire une action quelconque dans IDEP (ex.: ajouter, modifier, etc.), vous avez trois possibilités: - passer par le menu "Actions" et choisir une des options (pour un débutant le moyen le plus facile) - cliquer sur la touche fonction correspondante (ex.: F4 pour "Ajouter") - cliquer sur l'icône correspondante en haut de la table (exemple ) Pour créer une nouvelle déclaration, cliquez sur le menu "Actions" et puis sur l'option "Ajouter" (alternative: F4) : Dans l exemple ci-dessus, l utilisateur va créer une déclaration des arrivées du mois de décembre Finalement il faut cliquer sur. 25

26 La table "Aperçu des lignes" apparaît: Entrée des lignes Vu que vous voulez ajouter des lignes à votre déclaration, vous devez cliquer sur le menu «Actions» et puis sur l option «Ajouter» (alternative : F4). Le formulaire d entrée d une déclaration s ouvre. Il diffère selon le type de déclaration que vous devez faire. Exemple pour une déclaration détaillée des arrivées : (Remarque : les champs en jaune/vert sont les champs obligatoires (ex. : pays de provenance et d origine, code marchandise NC8), tandis que les autres champs (en blanc) sont des champs à disposition de l utilisateur (ex. : référence, devise) Après avoir entré une ligne, vous pouvez cliquer sur pour la sauvegarder et pour libérer à nouveau le formulaire pour l entrée d une autre ligne. Continuez ainsi jusqu à ce que vous ayez entré toutes les lignes. 26

27 Lorsque vous aurez entré la dernière ligne, cliquez sur pour la sauvegarder et quittez ensuite l entrée des lignes en cliquant sur. Un aperçu de toutes les lignes que vous aurez entré apparaît : Si vous voulez faire une correction sur une des lignes, vous devez simplement double-cliquer sur cette ligne pour pouvoir l accéder et faire les changements nécessaires. Cliquez sur pour revenir sur l aperçu des déclarations. 27

28 Création d une déclaration «Balance des paiements» Pour créer votre première déclaration pour la «Balance des paiements», activez d'abord le menu "Déclarations", suivi de l'option "Aperçu". Un aperçu des déclarations encore vide apparaîtra: Pour pouvoir faire une action quelconque dans IDEP (ex.: ajouter, modifier, etc.), vous avez trois possibilités: - passer par le menu "Actions" et choisir une des options (pour un débutant le moyen le plus facile) - cliquer sur la touche fonction correspondante (ex.: F4 pour "Ajouter") - cliquer sur l'icône correspondante en haut de la table (exemple ) Pour créer une nouvelle déclaration, cliquez sur le menu "Actions" et puis sur l'option "Ajouter" (alternative: F4) : Pour une déclaration pour la «Balance des paiements», vous devez choisir comme type «B» (ou «N» pour un Néant. Indiquez ensuite la période concernée (mois, trimeestre ou année) et cliquez finalement sur. 28

29 La table "Aperçu des lignes" apparaît: Entrée des lignes Vu que vous voulez ajouter des lignes à votre déclaration, vous devez cliquer sur le menu «Actions» et puis sur l option «Ajouter» (alternative : F4). Le formulaire d entrée d une déclaration s ouvre. Il diffère selon le type de déclaration que vous devez faire. Exemple pour une déclaration «Balance des paiements» : ou bien : 29

30 (Remarque : les champs en jaune/vert sont les champs obligatoires (ex. : pays, créances ou engagements), tandis que les autres champs (en blanc) sont des champs à disposition de l utilisateur (ex. : référence, devise) Après avoir entré une ligne, vous pouvez cliquer sur pour la sauvegarder et pour libérer à nouveau le formulaire pour l entrée d une autre ligne. Continuez ainsi jusqu à ce que vous ayez entré toutes les lignes. Lorsque vous aurez entré la dernière ligne, cliquez sur pour la sauvegarder et quittez ensuite l entrée des lignes en cliquant sur. Un aperçu de toutes les lignes que vous aurez entré apparaît : Si vous voulez faire une correction sur une des lignes, vous devez simplement double-cliquer sur cette ligne pour pouvoir l accéder et faire les changements nécessaires. Cliquez sur pour revenir sur l aperçu des déclarations. 30

31 Clôturer une déclaration Si vous n êtes pas positionné sur l aperçu des déclarations, vous pouvez y arriver en cliquant sur «Déclarations» et l option «Aperçu». Avant de pouvoir faire un envoi des déclarations, vous devez d abord clôturer le mois. Pour le faire, positionnez vous sur le mois (cliquez UNE fois) la ligne changera de couleur. Ensuite, vous devez sélectionner le menu «Actions» et son option «Approuver» (alternative F8 ou icône ). Le message #19 sera affiché : Voulez-vous approuver la déclaration? Vous devez l accepter en cliquant sur «Oui». Vous pouvez ensuite vérifier que la colonne «Approuvé» passera de l état «Non» sur «Oui» (si tel n est pas le cas, alors l état de la colonne «Correct» est «Non» et il faudra vérifier et corriger vos lignes de déclaration, car au moins une d entreelles sera non-correcte). La déclaration est maintenant prête à être transmise. Vous devez retenir le numéro de la déclaration qui devra être transmise (dans l exemple «AA000001» - voir colonne à gauche). 31

32 Transmission de la déclaration Pour transmettre une déclaration au Statec, vous devez passer au menu «Déclarations» et son option «Transmission». (Remarque : uniquement une déclaration ayant l état «Approuvé» sur «Oui» pourra être transmise). Vous devez d abord choisir le moyen, par lequel vous voulez transmettre les déclarations : disquette, ou FTP (ici : ). Remarque : pour faire envoyer les s automatiquement, il faut activer le champ « automatique». Dans le champ «Du numéro» vous devez mettre le numéro de la première déclaration à envoyer (pour AA000004, vous mettez 4). Dans le champ «Au numéro» vous devez mettre le numéro de la dernière déclaration à envoyer (pour AA000006, vous mettez 6). Un clic sur lancera la transmission. Si tout se passe bien, un message semblable à celui qui suit sera affiché : 32

33 Un clic sur transférées : vous fournira un résumé des données qui auront été Avec vous revenez sur l aperçu des déclarations : La colonne «Sortie» sera passée sur «Oui» et une «Date de sortie» sera ajoutée à cette déclaration. Seulement pour les envois par s : Quelque temps plus tard un accusé de réception vous parviendra de la part du Statec : 33