Documentation produit SAP Business ByDesign Mai Gestion des flux de trésorerie

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1 Documentation produit PUBLIC Gestion des flux de trésorerie

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3 Table des matières 1 Gestion des flux de trésorerie Contexte de gestion Traitement des transactions au point de vente Avis de remise fournisseur Avis de remise client Transmission électronique des avis de remise émis Détermination du mode de paiement/réservation de paiements Créer des formats de fichiers de paiement personnalisés Encaissements par prélèvement SEPA Réévaluation en devise étrangère Reclassement Annuler une facture fournisseur Annuler une facture client Comptabilité fournisseurs Contexte de gestion Postes fournisseurs non soldés Gestion de compte fournisseur Escomptes pour la comptabilité fournisseurs dans la gestion financière Acomptes versés dans la gestion financière Vues Guide de consultation rapide Fournisseurs (Comptabilité fournisseurs) Guide de consultation rapide Paiements automatiques (Comptabilité fournisseurs) Guide de consultation rapide Compensation des paiements (Comptabilité fournisseurs) Guide de consultation rapide Cycles de paiement (Comptabilité fournisseurs) Guide de consultation rapide Exécutions de la confirmation de solde (Comptabilité fournisseurs) 47 Guide de consultation rapide Cycles de réévaluation en devise étrangère (Comptabilité fournisseurs) Guide de consultation rapide Reclassement des comptes fournisseurs Rapports Liste chronologique de la comptabilité fournisseurs Liste des prévisions pour la comptabilité fournisseurs Détails des postes fournisseurs Liste des postes non soldés Fournisseurs Statistiques des paiements - Fournisseurs Statistiques des paiements Escompte Liste des fournisseurs Table des matières P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 3

4 4 Comptabilité clients Contexte de gestion Postes clients non soldés Gestion de compte client Relance automatique Escomptes pour la comptabilité clients dans la gestion financière Acomptes reçus dans la comptabilité financière Remboursement de paiements reçus Vues Guide de consultation rapide Clients (Comptabilité clients) Guide de consultation rapide Paiements automatiques (Comptabilité clients) Guide de consultation rapide Compensation des paiements (Comptabilité clients) Guide de consultation rapide Relance Guide de consultation rapide Cycles de relance Guide de consultation rapide Cycles de paiement (Comptabilité clients) Guide de consultation rapide Exécutions de la confirmation de solde (Comptabilité clients) Guide de consultation rapide Cycles de réévaluation en devise étrangère (Comptabilité clients). 82 Guide de consultation rapide Reclassement des comptes clients Guide de consultation rapide Reporting auprès de la banque centrale Rapports Liste chronologique de la comptabilité clients Liste des prévisions pour la comptabilité clients Historique de relance - Clients Historique de relance - Documents Statistiques de relance Détails des postes clients Détails des postes clients non soldés Liste des clients Données financières du compte Liste des mandats SEPA Comptabilité clients Cession des postes non soldés Gestion des paiements Contexte de gestion Affectation et compensation des paiements Demandes de remboursement de paiements par carte de crédit Activité de fin de période pour paiements externes Paiements clients par paiements externes Paiements clients par carte de crédit Écritures relatives aux effets à recevoir Bulletins de paiement (Suisse) Vues Guide de consultation rapide Moniteur des paiements Guide de consultation rapide Affectation du paiement SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Table des matières

5 5.2.2 Affectation et compensation des paiements Guide de consultation rapide Fonds de caisse (Gestion des paiements) Guide de consultation rapide Remises de chèques Guide de consultation rapide Lots lockbox Guide de consultation rapide Remises d'effets Affectation et compensation des paiements Guide de consultation rapide Paiements d'effets Affectation et compensation des paiements Guide de consultation rapide Avis de remise Guide de consultation rapide Extraits de chambre de compensation Guide de consultation rapide Cycles de support de paiement Guide de consultation rapide Cycles de remises de paiement Guide de consultation rapide Cycles de règlement de carte de crédit Guide de consultation rapide Réévaluation en devise étrangère pour liquidités Guide de consultation rapide Exécutions de rejet pour prélèvement automatique Rapports Statistiques des paiements - Clients Registre des chèques Gestion des liquidités Contexte de gestion Situation de trésorerie Répertoire des banques et mises à jour associées Extraits de compte Virements bancaires Avis de paiement bancaire Séquences de chèques et numéros de chèques pour chèques émis Banques et comptes bancaires Suivre le traitement des affectations de paiements Chambres de compensation et comptes chambre de compensation Formats de fichier d'extrait de compte électronique Modalités de paiement électronique Contrôle des liquidités Prévisions de liquidités Téléchargement du répertoire des banques pour SIX Interbank Clearing (Suisse) Poste de prévision en planification Paiements BVR (Suisse) Traitement des paiements à l'aide de BVR (Suisse) Vues Guide de consultation rapide Données principales (Gestion des liquidités) Guide de consultation rapide Situation de trésorerie Guide de consultation rapide Gestion de fichiers Avis de paiement bancaire Guide de consultation rapide Extraits de compte Guide de consultation rapide Moniteur des paiements Guide de consultation rapide Avis de paiement bancaire Table des matières P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 5

6 Guide de consultation rapide Notifications de statuts d'opérations bancaires Guide de consultation rapide Prévisions de liquidités Rapports Situation de trésorerie par mode de paiement Situation de trésorerie par origine de la transaction Prévisions des liquidités par niveau de liquidités Prévisions de liquidités par mode de paiement Prévisions de liquidités par devise de la transaction Prévisions de liquidités par origine de la transaction Gestion des taxes Contexte de gestion Poste de travail Gestion des taxes Déclarations de taxes Paiements de taxes Transactions fiscales et comptabilisation de taxes Détermination de la taxe Détermination de la taxe Accès des administrations fiscales aux données fiscales (GDPdU) Vues Guide de consultation rapide Administrations fiscales Guide de consultation rapide Saisies de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation Guide de consultation rapide Saisies TVA Guide de consultation rapide Saisies des montants de base de la déclaration d'honoraires Guide de consultation rapide Déclarations de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation Guide de consultation rapide Déclarations de TVA Guide de consultation rapide Déclarations d'échange de biens Guide de consultation rapide Déclarations des honoraires (États-Unis) Guide de consultation rapide Paiements de taxes Guide de consultation rapide Exécutions de déclaration de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation 292 Guide de consultation rapide Exécutions de déclarations de TVA Guide de consultation rapide Exécutions de la déclaration d'échange de biens Guide de consultation rapide Exécutions de déclarations d'honoraires Guide de consultation rapide Déclarations de taxes sur les services/de droits d'accise (Inde) Guide de consultation rapide Ajustements de taxes (Inde) Guide de consultation rapide Autres déclarations de taxes (Inde) Guide de consultation rapide Autres cycles de déclaration de taxe (Inde) Guide de consultation rapide Déclarations A-29 (Mexique) Guide de consultation rapide Cycles de déclarations de taxes sur les services/déclaration de droits d'accise (Inde) Rapports Postes de TVA/taxes sur les ventes non soldés Postes de TVA/taxes sur les ventes déclarés SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Table des matières

7 Tous les postes de TVA/taxes sur les ventes Tous les postes de TVA/taxes sur les ventes avec détails d'écritures au journal Synthèse du calcul de la TVA / taxe sur les ventes Postes de déclaration d'honoraires Gestion des déplacements professionnels Contexte de gestion Avances Revue et approbation des décomptes des frais Règle des 183 jours (Autriche) Règle des 5/5/15 jours (Autriche) Avantages en nature (Allemagne) Vues Guide de consultation rapide Accords sur les frais Guide de consultation rapide Décomptes des frais Guide de consultation rapide Nouveau décompte des frais Guide de consultation rapide Cumul kilométrique Guide de consultation rapide Cumul journalier (Autriche) Rapports Décomptes des frais par support de coûts Décomptes des frais : synthèse Décomptes des frais : justificatifs et remboursements Décomptes des frais - Montants imposables et exonérés pour la paie Décomptes des frais : remboursement de TVA déductible Décomptes des frais : itinéraires Décomptes des frais - Synthèse des déplacements dans des communes en Autriche Décomptes des frais - Montants imposables et exonérés pour l'autriche Table des matières P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 7

8 1 Gestion des flux de trésorerie Synthèse Dans la solution SAP Business ByDesign, la gestion des flux de trésorerie aide votre entreprise à effectuer le suivi des flux de trésorerie, à les optimiser et à assurer un contrôle étroit des créances, dettes, paiements et liquidités. L'automatisation accélère la collecte des créances et les fonctions d'analyse évaluent votre situation de trésorerie en temps réel. SAP Business ByDesign vous aide à optimiser vos liquidités afin que vous disposiez à tout moment de suffisamment de ressources financières. Pertinence Le domaine de gestion Gestion des flux de trésorerie est pertinent si vous avez besoin d'une assistance pour les aspects suivants : Dettes/créances Gestion des paiements et des liquidités Gestion des taxes Gestion des déplacements professionnels Avantages Vos opérations principales deviennent entièrement intégrées. Presque tous les processus de gestion pris en charge par la solution SAP Business ByDesign sont connectés au domaine de la comptabilité financière. Les données sont automatiquement transférées aux activités financières telles que le traitement des dettes et créances, ainsi qu'aux activités comptables telles que la comptabilité des stocks. Cette forte intégration permet d'utiliser des fonctions innovantes pour automatiser la réalisation des produits ou pour prévoir et analyser la rentabilité. Vous améliorez le contrôle des créances, dettes, paiements et liquidités. Dans SAP Business ByDesign, les fonctions de gestion des liquidités vous permettent d'optimiser votre actif circulant. Vous pouvez évaluer la situation de trésorerie en temps réel, identifier les problèmes critiques et générer des tâches destinées au personnel financier responsable du traitement de ces problèmes. Ceci a pour effet de raccourcir les cycles d'exploitation financiers. Le logiciel peut également vous aider à optimiser vos processus de paiement en tirant parti des remises pour paiement anticipé qui, si elles sont susceptibles de réduire les flux de trésorerie à court terme, représentent en fin de compte des économies et contribuent directement aux résultats financiers de la société. Vous pouvez collaborer plus étroitement avec vos partenaires tout au long de la chaîne de valeur. Grâce au logiciel de gestion des flux de trésorerie dans SAP Business ByDesign, vous pouvez diminuer les coûts et réagir plus vite face aux changements économiques. La fonctionnalité complète et intégrée (incluant les rappels de paiement, les avis de paiement, les virements bancaires et les extraits de compte électroniques) vous permet de rationaliser et d'accélérer le traitement de vos opérations financières. SAP Business ByDesign fournit des fonctions de collaboration globales et flexibles afin de communiquer avec votre écosystème, qui comprend par exemple les banques, les chambres de compensation, les administrations fiscales et les fournisseurs lockbox. Note : Si la gestion des flux de trésorerie n'est pas activée, les données principales des administrations fiscales, banques ou chambres de compensation par exemple, peuvent également être saisies dans le poste de travail Données des partenaires SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des flux de trésorerie

9 Les tâches gagnent en automatisation et les performances de vos salariés augmentent. SAP Business ByDesign vous permet d'automatiser les tâches de routine autant que possible. Par exemple, les processus de rapprochement, de relance et de paiement sont automatiques. En présence d'exceptions, SAP Business ByDesign alerte le responsable de façon proactive et, le cas échéant, propose des fonctions additionnelles. Par exemple, lors du rapprochement, le logiciel fournit d'emblée des correspondances potentielles entre postes non soldés et encaissements. Gestion des flux de trésorerie P UB LI C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 9

10 2 Contexte de gestion 2.1 Traitement des transactions au point de vente Synthèse La vue Transactions au point de vente vous permet de traiter les transactions de vente et les opérations de caisse, telles que les opérations de transfert de fonds ou de solde de caisse, à partir d'un système externe. Une transaction au point de vente est une transaction commerciale effectuée au niveau du point de vente, puis saisie dans un système externe (distant) avant d'être transférée au système SAP Business ByDesign. Lorsqu'une transaction de vente ou une opération de caisse est complète et cohérente, elle est automatiquement traitée par le système et transférée à la gestion financière et à la gestion des stocks. Cependant, si elle est incomplète ou incohérente, les sous-vues Transactions de vente et Opérations de caisse vous permettent de recevoir, d'analyser et de traiter les données des transactions de vente ou d'opérations de caisse. Vous pouvez alors afficher et corriger les données avant leur validation pour la gestion financière et la gestion des stocks. Vous pouvez, si nécessaire, contrôler les transactions de vente manquantes en affichant, dans la vue Synthèses des ventes, les synthèses des ventes envoyées régulièrement par le système externe. Vous pouvez accéder à la sousvue Synthèses des ventes à partir du poste de travail Facturation client, sous Synthèses des ventes. Notez que le client peut payer pour une transaction de vente (achat) à l'aide d'espèces, par carte de crédit ou suite à une facture (le client reçoit une facture créée dans le système externe). Si un client retourne un article acheté au point de vente, une nouvelle transaction de vente est envoyée. Elle comporte un poste de vente avec un code de motif de retour associé et des quantités et montants négatifs. La procédure permettant de traiter la transaction de vente est identique à celle d'une transaction de vente comportant des quantités et montants positifs. Le traitement des transactions au point de vente prend en charge la vente et le rachat de chèques-cadeaux. Conditions préalables Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Vous devez disposer d'un accord écrit conclu avec SAP ou conclu entre le client et un fournisseur de solutions externes approuvé par SAP pour cette fonctionnalité donnée, car elle n'est pas comprise dans la licence SAP Business ByDesign. Les transactions au point de vente doivent être activées dans la configuration de votre solution. Pour rechercher cette option de gestion, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. Au cours de l'étape Sélection du périmètre du projet, assurez-vous que l'option Point de vente est sélectionnée sous Facturation client. Au cours de l'étape Questions, développez l'élément Ventes et sélectionnez Facturation client. Sélectionnez Point de vente et répondez aux questions portant sur l'intégration du point de vente SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

11 Vérifiez que toutes les données de base requises ont été créées, par exemple : Données de compte Les données de compte doivent être régulièrement synchronisées entre le système (distant) externe et le système SAP Business ByDesign. Données d'article (pour les ventes d'articles gérés en stock) Les données d'article doivent être régulièrement synchronisées entre le système externe (distant) et le système SAP Business ByDesign. Fonds de caisse Chambre de compensation Compte chambre de compensation Comptes généraux de recettes Projets et tâches correspondantes pour les événements mappés par le système externe Site (pour les ventes d'articles gérés en stock) Zone logistique (pour les ventes d'articles gérés en stock) Conditions de paiement Données de carte de crédit pour les clients (si nécessaires) Données de compte bancaire pour la représentation de comptes pour les services de paiement en ligne (si nécessaires) Flux de processus Scénario 1 : Transactions de vente 1. Le client effectue un achat via un canal de distribution externe. Les variantes d'achat standard suivantes sont disponibles : achat payé comptant ; achat réglé par carte de crédit ; achat avec édition d'une facture ; achat par carte de crédit sans données client et autres cartes de paiement ; achat via un service de paiement en ligne ; achat avec paiement mixte combinant, par exemple, un paiement par carte de crédit et un paiement comptant. 2. Le système externe lance un téléchargement en arrière-plan et envoie les données au traitement des transactions au point de vente. 3. Le traitement des transactions au point de vente procède comme suit : Si les données de la transaction de vente sont incohérentes, la transaction de vente n'est pas validée automatiquement, et une correction manuelle des données est nécessaire avant leur validation pour la gestion financière et la gestion des stocks. Si les données de la transaction de vente sont cohérentes, la transaction est automatiquement validée pour la gestion financière et la gestion des stocks. Scénario 2 : Opérations de caisse Transfert de fonds 1. La caissière transfère des espèces d'un fonds de caisse à un autre, de la caisse enregistreuse au coffre principal par exemple, puis saisit le montant du transfert dans le terminal point de vente. Contexte de gestion P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 11

12 2. Le système externe lance un téléchargement en arrière-plan et envoie les données au traitement des transactions au point de vente. 3. Le traitement des transactions au point de vente procède comme suit : Si les données de l'opération de caisse sont incohérentes, l'opération n'est pas validée automatiquement, et une correction manuelle des données est nécessaire avant leur validation pour la gestion financière. Pour plus d'informations sur la correction manuelle, voir Corriger et valider une opération de caisse. Si les données de transfert de l'opération de caisse sont cohérentes, l'opération est automatiquement validée pour la gestion financière. Scénario 3 : Opérations de caisse Solde de caisse 1. L'agent de caisse compte le montant du fonds de caisse, puis le saisit dans le terminal point de vente. Cette opération s'effectue généralement à la fin d'une période définie, par exemple en fin de journée. 2. Le système externe calcule l'écart entre le montant compté et le montant escompté et transfère ces données au traitement des transactions au point de vente. Les montants absolus (comptés et escomptés) ne sont pas transférés au traitement des transactions au point de vente. 3. Le traitement des transactions au point de vente procède comme suit : Si les données de l'opération de solde caisse sont incohérentes, l'opération n'est pas validée automatiquement, et une correction manuelle des données est nécessaire avant leur validation pour la gestion financière. Pour plus d'informations sur la correction manuelle, voir Corriger et valider une opération de caisse. Si les données de l'opération de solde caisse sont cohérentes, l'opération est automatiquement validée pour la gestion financière. Voir aussi Guide de consultation rapide Transactions au point de vente Traitement des transactions au point de vente dans la gestion financière 2.2 Avis de remise fournisseur Synthèse L'avis de remise est un message échangé entre le payeur et le bénéficiaire, qui automatise la compensation des postes non soldés en indiquant la date à laquelle les factures seront réglées et le montant des règlements respectifs. Le message peut être émis par l'acheteur et le vendeur. Les postes de l'avis de remise émis contiennent les éléments suivants : montants (montant du paiement et montant brut) et devise ; numéro de facture pour le poste non soldé. Les postes de l'avis de remise reçu contiennent les éléments suivants : montants (montant du paiement et montant brut) et devise ; entrées liées au poste non soldé (telles que le numéro de facture). Selon la politique de l'entreprise, les fournisseurs reçoivent un avis pour tous les paiements ou bien uniquement pour ceux qui concernent plusieurs factures. La création d'un avis de remise vise à informer le bénéficiaire des postes SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

13 non soldés compensés par un paiement. L'affectation du paiement au poste non soldé s'en trouve facilitée pour le bénéficiaire. Si vous avez permis le prélèvement automatique avec autorisation pour vos fournisseurs, ils peuvent émettre un avis de remise pour annoncer le prélèvement automatique sur le compte et pour indiquer les factures en cours qui sont compensées par ce paiement. Vous traitez les avis de remise dans le poste de travail Gestion des paiements. Le principe suivant s'applique au processus de gestion d'avis de remise : Un avis de remise peut faire référence à une ou plusieurs transactions commerciales mais à un seul paiement. Un avis de remise peut contenir une note pour un mode de paiement, comme un virement bancaire ou un chèque, par exemple. Un avis de remise individuel peut faire référence au traitement de paiements nationaux et internationaux. Chaque avis de remise fait référence à une seule date de paiement. Selon les accords passés, un avis de remise peut être créé par et pour chaque client ou partenaire. Les avis de remise sont imprimés par le biais du cycle de paiement si la zone pertinente a été sélectionnée dans le cycle de support de paiement et si certaines conditions sont remplies (voir la section Créer des avis de remise fournisseur ci-dessous). Les avis de remise reçus sont affectés aux paiements par défaut. Ceux qui présentent une échéance postérieure à la date du jour sont automatiquement intégrés dans les prévisions de liquidités. Pour afficher les prévisions de liquidités, dans le poste de travail Gestion des liquidités, sélectionnez la vue Situation de trésorerie. Conditions préalables Vous avez défini les options suivantes dans le poste de travail Configuration de gestion : Sélection du périmètre Sous Questions Gestion des flux de trésorerie, vous avez défini les options de base pour vos processus de paiement. Configuration personnalisée Dans la phase Configuration personnalisée, vous avez défini les options suivantes pour la gestion des flux de trésorerie : Pour les avis de remise émis : Vous avez configuré le motif de l'opération au cas où l'avis de remise doit être imprimé. Pour les avis de remise reçus : Stratégies de compensation Les options que vous définissez ici s'appliquent également aux avis de remise. Vous définissez les options relatives aux limites de tolérance et à la date à laquelle la compensation manuelle ou l'affectation manuelle doit avoir lieu. Fonctionnalités Saisir les avis de remise reçus des fournisseurs Copiez manuellement ou électroniquement dans le système tous les avis de remise reçus. Vous saisissez les avis de remise reçus dans la vue Avis de remise du poste de travail Gestion des paiements. Créer des avis de remise fournisseur Si plusieurs factures d'un fournisseur sont payées par un décaissement, le système crée automatiquement un avis de remise lorsque vous utilisez le cycle de support de paiement. Ces avis sont créés quand cela a été indiqué dans Contexte de gestion P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 13

14 les données principales ou que l'espace prédéfini pour le motif de l'opération du mode de paiement concerné ne suffit pas pour contenir les explications relatives à chacune des factures. Les avis de remise envoyés aux fournisseurs ne sont pas sauvegardés. Toutefois, vous pouvez imprimer les avis aussi souvent que vous le souhaitez. Vous pouvez créer des avis de remise pour chacun des paiements ou uniquement pour des paiements sélectionnés : Pour chaque paiement Vous définissez si des avis de remise doivent être créés pour les paiements dans les données principales du fournisseur. Pour activer la création d'un avis pour chaque paiement, procédez de la manière suivante : 1. Dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs, ouvrez la vue Fournisseurs, puis la sous-vue Fournisseurs. 2. Sélectionnez le fournisseur pour lequel vous voulez effectuer ce paramétrage. 3. Cliquez sur Traiter et sélectionnez Données financières. 4. Sous Pilotage des avis de paiement, cochez la case Avis requis. Vous devez effectuer ce paramétrage individuellement pour chacun des fournisseurs. Au cas où l'espace prédéfini pour le motif de l'opération n'est pas suffisant : l'avis de remise est créé avec le support de paiement. Pour des paiements sélectionnés Si vous ne voulez créer d'avis de remise que pour les paiement de factures individuelles ou de plusieurs factures sans l'avoir défini dans les données principales, procédez comme suit : 1. Dans le poste de travail Gestion des paiements, accédez à la vue Moniteur des paiements. 2. Sélectionnez les paiements requis. 3. Cliquez sur Créer avis de remise. Le système accède aux données de la facture pendant la création. Le nouveau statut de l'avis pour le paiement, Émis, est affiché dans la zone de détails de cet écran, sous Données de l'avis de remise. Transmettre un avis de remise fournisseur Vous pouvez envoyer les avis de remise émis par voie électronique si vous avez défini les options pertinentes dans la configuration et pour les données principales. Pour plus d'informations, voir Transmission électronique des avis de remise émis [Page 18]. Envoyer un avis de remise fournisseur par Vous pouvez envoyer les avis de remise émis par si vous avez défini les options pertinentes dans la configuration et saisi les données principales voulues, notamment l'adresse du fournisseur concerné. Si vous voulez envoyer un chiffré, vous devez également vérifier qu'un certificat valide a été affecté à l'adresse du fournisseur. Vous pouvez aussi signer les s. Si vous voulez utiliser le chiffrement et les signatures, vous devez activer le scénario Gestion des paiements - Avis de remise dans la configuration. Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Configuration : Chiffrement des e- mails et contrôle des signatures. Pour des informations plus générales, voir Sécurité des s. Générer un avis de remise fournisseur Pour imprimer les avis de remise fournisseur ou les envoyer par voie électronique ou par , procédez comme suit : 1. Dans le poste de travail Gestion des paiements, ouvrez la vue Tâches périodiques, puis la sous-vue Cycles de support de paiement. 2. Cliquez sur Créer Cycle de support de paiement SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

15 L'écran Nouveau cycle de support de paiement s'affiche. 3. Renseignez les zones concernées dans l'écran Nouveau cycle de support de paiement et cochez la case Avec avis. Sauvegardez vos entrées. 4. Cliquez sur Activer. Les avis de remise sont générés automatiquement au cours du cycle de support de paiement suivant. Vous pouvez générer plusieurs fois un avis de remise fournisseur. 5. Pour planifier l'impression régulière ou l'envoi périodique par voie électronique d'avis de remise à des dates/ heures spécifiques, cliquez sur Planifier. L'écran Planifier job s'affiche. Saisissez les données requises pour la planification et sauvegardez vos entrées. Afficher le statut d'un avis de remise fournisseur Vous pouvez afficher le statut de l'avis pour chaque décaissement dans le poste de travail Gestion des paiements, dans la vue Moniteur des paiements. Le statut est affiché dans la zone de détails sous Données d'avis. Dans la zone Avis requis, le système indique également si un avis de remise est requis si cela a été indiqué dans les données principales du fournisseur ou si l'espace prédéfini est insuffisant pour indiquer le motif de l'opération. 2.3 Avis de remise client Synthèse L'avis de remise est un message échangé entre le payeur et le bénéficiaire, qui automatise la compensation des postes non soldés en indiquant la date à laquelle les factures seront réglées et le montant des règlements respectifs. Le message peut être émis par l'acheteur et le vendeur. Les postes de l'avis de remise émis contiennent les éléments suivants : Montants (montant du paiement et montant brut) et devise Numéro de facture pour le poste non soldé Les postes de l'avis de remise reçu contiennent les éléments suivants : Montants (montant du paiement et montant brut) Entrées liées au poste non soldé (telles que le numéro de facture) Selon la politique de l'entreprise, les clients reçoivent un avis de remise pour chaque paiement ou uniquement pour les paiements qui concernent plusieurs factures. Dans la mesure où vous savez quels postes non soldés le client règle avec le paiement, il est plus simple pour vous, en tant que bénéficiaire du paiement, d'affecter le paiement au poste non soldé. Si vous avez permis le prélèvement automatique avec autorisation pour vos clients, ils peuvent émettre un avis de remise pour annoncer le prélèvement automatique sur le compte et pour indiquer les postes non soldés compensés par le paiement. Vous traitez les avis de remise dans le poste de travail Gestion des paiements. Le principe suivant s'applique au processus de gestion d'avis de remise : Un avis de remise peut faire référence à une ou plusieurs transactions commerciales mais à un seul paiement. Un avis de remise peut contenir une note pour un mode de paiement, comme un virement bancaire ou un chèque, par exemple. Un avis de remise individuel peut faire référence au traitement de paiements nationaux et internationaux. Chaque avis de remise fait référence à une seule date de paiement. Contexte de gestion P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 15

16 Selon les accords passés avec le partenaire, un avis de remise peut être créé par et pour chaque partenaire. Les avis de remise émis sont imprimés par le biais du cycle de support de paiement si la zone pertinente a été sélectionnée dans le cycle de support de paiement et si certaines conditions sont remplies (voir la section Créer des avis de remise client). Les avis de remise reçus sont affectés aux paiements par défaut. Ceux qui présentent une échéance postérieure à la date du jour sont automatiquement intégrés dans les prévisions de liquidités. Pour afficher les prévisions de liquidités, dans le poste de travail Gestion des flux de trésorerie et des liquidités, sélectionnez la vue Prévisions de liquidités. Conditions préalables Vous avez défini les options suivantes dans le poste de travail Configuration de gestion : Sélection du périmètre Sous Questions Gestion des flux de trésorerie, vous avez défini les options de base pour vos processus de paiement. Configuration personnalisée Dans la phase Configuration personnalisée, vous avez défini les options suivantes pour la gestion des flux de trésorerie : Pour les avis de remise émis : Vous avez configuré le motif de l'opération au cas où l'avis de remise doit être imprimé. Pour les avis de remise reçus : Période de suppression d'avis de remise (facultatif) Indiquez la durée pendant laquelle les données d'avis doivent être conservées. Stratégies de compensation (obligatoire) Les options que vous définissez ici s'appliquent également aux avis de remise. Vous définissez les options relatives aux limites de tolérance et à la date à laquelle la compensation manuelle ou l'affectation manuelle doit avoir lieu. Fonctionnalités Saisir les avis de remise reçus des clients Copiez les avis de remise reçus de façon manuelle ou électronique dans le système. Vous saisissez les avis de remise reçus dans la vue Avis de remise du poste de travail Gestion des paiements. Affectation automatique des avis de remise reçus aux encaissements L'affectation automatique des avis de remise reçus aux factures en cours et encaissements associés est prise en charge. Une fois que vous avez transféré les avis de remise dans le système, une affectation automatique aux encaissements associés est exécutée à l'aide du numéro d'avis. En conséquence, vous n'avez plus à rechercher les postes non soldés ni à les affecter manuellement aux encaissements. Ce processus ne génère aucune écriture. Une proposition de compensation des postes est créée automatiquement sur la base du paiement conseillé. Une fois reçu, le paiement est affecté à l'avis, puis la compensation proposée est effectuée. Si des différences ayant une incidence sur le montant ou la date de la facture sont détectées lors de l'affectation de l'avis à des encaissements, ces différences sont affichées avec les avis de remise qui ne peuvent être affectés à aucune facture. Une liste des avis de remise est affichée dans le poste de travail Gestion des paiements SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

17 Créer des avis de remise client Si plusieurs factures d'un client sont débitées par prélèvement automatique, un avis de remise est créé automatiquement via le cycle de support de paiement. Ces avis sont créés quand cela a été indiqué dans les données principales ou quand l'espace prédéfini pour le motif de l'opération du mode de paiement ne suffit pas pour contenir les explications relatives à chacune des factures. Les avis de remise envoyés aux clients ne sont pas sauvegardés. Toutefois, vous pouvez imprimer les avis aussi souvent que vous le souhaitez. Vous pouvez créer des avis de remise pour chacun des paiements ou pour certains paiements : Pour chaque paiement Vous définissez si des avis de remise doivent être créés pour les paiements dans les données principales du client. Pour activer la création d'un avis de remise pour chaque paiement pour lequel vous êtes autorisé à débiter les montants de facture par prélèvement automatique sur le compte du client, procédez comme suit : 1. Dans le poste de travail Comptabilité clients, ouvrez la vue Clients, puis la sous-vue Clients. 2. Sélectionnez le client, cliquez sur Traiter Données financières. 3. Sous Pilotage des avis de paiement, sélectionnez Avis de remise requis. Vous devez effectuer ce paramétrage pour chaque client. Pour les paiements dans lesquels l'espace prédéfini pour la ligne de note est insuffisant, l'avis de remise est créé avec le support de paiement. Pour des paiements sélectionnés : Si vous ne voulez créer d'avis de remise que pour les paiement de factures individuelles ou de plusieurs factures sans l'avoir défini dans les données principales, procédez comme suit : 1. Dans le poste de travail Gestion des paiements, accédez à la vue Moniteur des paiements. 2. Sélectionnez les paiements requis et cliquez sur Créer avis de remise. 3. Le système accède aux données de la facture pendant la création. Le nouveau statut de l'avis pour le paiement, Émis, est affiché dans la zone de détails de cet écran, sous Données de l'avis de remise. Transmettre un avis de remise client Vous pouvez transmettre les avis de remise sortants par voie électronique si vous avez défini les options pertinentes dans la configuration et pour les données principales. Pour plus d'informations, voir Transmission électronique des avis de remise émis [Page 18]. Générer un avis de remise client Pour imprimer des avis de remise client ou les envoyer par voie électronique si le client a autorisé le prélèvement automatique, procédez comme suit : 1. Dans le poste de travail Gestion des paiements, ouvrez la vue Tâches périodiques, puis la sous-vue Cycles de support de paiement. 2. Cliquez sur Créer Cycle de support de paiement. 3. Renseignez les zones concernées dans l'écran Nouveau cycle de support de paiement et cochez la case Avec avis de paiement. Sauvegardez vos entrées. 4. Cliquez sur Activer. Les avis de remise sont générés automatiquement au cours du cycle de support de paiement suivant. Vous pouvez générer plusieurs fois un avis de remise client. 5. Pour planifier l'impression régulière ou l'envoi périodique par voie électronique d'avis de remise à des dates/ heures spécifiques, cliquez sur Planifier. Saisissez les données requises pour la planification et sauvegardez vos entrées. Contexte de gestion P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 17

18 Afficher le statut d'un avis de remise client Vous pouvez afficher le statut de l'avis pour chaque décaissement dans le poste de travail Gestion des paiements, dans la vue Moniteur des paiements. Le statut est affiché dans la zone de détails sous Données d'avis. Dans la zone Avis requis, le système indique également si un avis de remise est requis, dans le cas où cela est spécifié dans les données principales du client ou si l'espace prédéfini est insuffisant pour indiquer le motif de l'opération. Afficher l'historique des avis de remise 1. Dans le poste de travail Gestion des paiements, accédez à la vue Avis de remise. 2. Pour afficher le paiement d'un client spécifique, sélectionnez la fonction de filtre et entrez le client dans la zone ID payeur/bénéficiaire. Tous les avis du client sélectionné s'affichent. Vous pouvez trier les avis en fonction de leur statut (par exemple, Validé, Annulé, Confirmé). 2.4 Transmission électronique des avis de remise émis Vous pouvez envoyer des avis de remise émis à vos clients ou fournisseurs via une interface électronique si les options requises ont été définies du côté de l'expéditeur et du destinataire. Conditions préalables Configuration de gestion L'utilisation des virements bancaires et des chèques émis est activée dans la configuration de votre solution. Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. À l'étape Sélection du périmètre du projet, vérifiez que Gestion des paiements et liquidités est sélectionné dans Gestion des flux de trésorerie. À l'étape Questions, développez l'élément Gestion des flux de trésorerie, sélectionnez Gestion des paiements et liquidités et répondez aux questions liées aux virements bancaires et chèques émis. Données principales La société émettrice et la société destinataire de l'avis de remise doivent avoir leur propre forme d'identification standard, telle qu'un numéro DUNS (Data Universal Numbering System) affecté aux sociétés par Dun & Bradstreet. Cet ID est saisi par les deux parties dans les données principales et requis dans chaque cas par le système pour l'affectation univoque de l'échange électronique de données entre les deux sociétés. Les ID suivants peuvent être utilisés comme forme standard d'identification : numéro de douane allemande ; numéro DUNS ; code lieu-fonction ; Standard Carrier Alpha Code (pour les sociétés de transport). Pour saisir un ID standard, accédez au poste de travail Gestion de l'organisation et sélectionnez Tâches courantes Traiter structures organisationnelles. Dans l'onglet Général, vous pouvez saisir votre ID standard à l'aide du lien Identifiants de gestion externes. L'expéditeur et le destinataire doivent convenir d'utiliser un ID standard et se le communiquer entre eux SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

19 Les procédures suivantes utilisent le numéro DUNS comme ID standard. 1. Récupération des données et saisie du numéro DUNS pour l'expéditeur de l'avis de remise : Du côté de l'expéditeur : Passez au poste de travail Comptabilité fournisseurs et sélectionnez Tâches courantes Afficher structures organisationnelles. Dans l'écran Structure organisationnelle : <Nom de la société>, l'onglet Général affiche le numéro DUNS. Indiquez ce numéro au destinataire. Du côté du destinataire : Accédez au poste de travail Comptabilité clients et sélectionnez Clients. Sélectionnez le client approprié, puis choisissez Traiter Général. Dans l'écran Compte entreprise : <Nom de la société>, dans la zone Numéro DUNS, saisissez le numéro DUNS que vous avez reçu de l'expéditeur. 2. Récupération des données et saisie du numéro DUNS pour le destinataire de l'avis de remise : Du côté du destinataire : Accédez au poste de travail Comptabilité clients et sélectionnez Tâches courantes Afficher structures organisationnelles. Dans l'écran Structure organisationnelle : <Nom de la société>, l'onglet Général affiche le numéro DUNS. Indiquez ce numéro à l'expéditeur. Du côté de l'expéditeur : Accédez au poste de travail Comptabilité fournisseurs et sélectionnez Fournisseurs. Sélectionnez le fournisseur approprié, puis choisissez Traiter Général. Dans l'écran Fournisseur : <Nom de la société>, dans la zone Numéro DUNS, saisissez le numéro DUNS que vous avez reçu de l'expéditeur. Flux de processus Pour que votre société puisse envoyer des avis de remise par voie électronique, vous devez vérifier que le canal de sortie XML est défini et que l'interface est configurée, également du côté fournisseur, comme décrit ci-dessous. Configurer la transmission électronique des avis de remise La fonction permettant de transmettre les avis de remise par voie électronique doit être activée des deux côtés : expéditeur et destinataire. Définir l'accord de communication du côté du destinataire 1. Accédez au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs et sélectionnez Gestion des entrées et sorties Accords de communication. Cliquez sur Créer. 2. Dans l'écran Nouvel accord de communication, saisissez les données requises, y compris votre client, dans la zone ID partenaire. Saisissez Numéro Dun & Bradstreet sous Type d'identification. Sous Service sélectionné, choisissez les valeurs suivantes : Document commercial : Entrée d'avis de remise Modèle de collaboration : Avis de remise (réception via SAP ESD) Type de modèle de collaboration : entrée XI Sous la section Sécurité, dans la zone Authentification, sélectionnez la valeur Certificat client SSL. Vous pouvez aussi sélectionner la valeur Nom d'utilisateur/mot de passe et modifier la zone Nom d'utilisateur en conséquence. 3. Un URL est généré et affiché sous Options techniques. Indiquez cet URL à l'expéditeur. 4. Sauvegardez. L'interface configurée vous permet désormais de recevoir des avis de remise par voie électronique pour être tenu informé des demandes de paiement. Contexte de gestion P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 19

20 Définir l'accord de communication du côté de l'expéditeur 1. Accédez au poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs et sélectionnez Gestion des entrées et sorties Accords de communication. Cliquez sur Créer. 2. Dans l'écran Nouvel accord de communication, saisissez les données requises, y compris votre fournisseur, dans la zone ID partenaire. Dans la zone Type d'identification, saisissez Numéro Dun & Bradstreet. Sous Service sélectionné, choisissez les valeurs suivantes : Document commercial : Sortie d'avis de remise Modèle de collaboration : Avis de remise (sortie via SAP ESD) Type de modèle de collaboration : Sortie XI Sous Options techniques, dans la zone URL, saisissez l'url que le destinataire de l'avis de remise vous a fourni. Sous la section Sécurité, dans la zone Authentification, sélectionnez la valeur Certificat client SSL. Dans la zone Nom d'utilisateur, sélectionnez Clé système, qui vous permet ensuite d'utiliser la fonction Télédécharger certificat qui est affichée. Vous pouvez aussi sélectionner la valeur Nom d'utilisateur/mot de passe et modifier la zone Nom d'utilisateur en conséquence. Sauvegardez. 3. Dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs, sélectionnez Fournisseurs. Sélectionnez votre fournisseur, puis cliquez sur Traiter Adresses. Sur l'onglet Communication, sélectionnez Collaboration. 4. Dans la zone Sortie d'avis de remise, sélectionnez XML puis Sauvegarder. Vous pouvez maintenant initier des transactions de paiement à l'aide des factures fournisseurs correspondantes et envoyer des avis de remise à vos fournisseurs par voie électronique avec notification de vos demandes de paiement. Si le destinataire de l'avis de remise n'utilise pas cette solution mais un service Web, il peut indiquer à l'expéditeur l'url fourni par ce service Web. L'avis de remise peut alors être transmis à l'aide de cet URL. 2.5 Détermination du mode de paiement/réservation de paiements Synthèse Le mode de paiement spécifie les modalités de l'exécution des paiements, par exemple, au moyen d'un chèque ou d'un virement bancaire. Vous créez les options de mode de paiement pour les paiements générés en interne et les informations de compte de votre société. Vous spécifiez le mode de paiement aux emplacements suivants : dans les données principales client ou fournisseur ; dans les postes non soldés. Vous pouvez aussi définir les informations détaillées (par exemple, le numéro de compte et le code d'identification bancaire pour un virement). Le système accède à ces données lorsqu'il crée la liste des propositions de paiement : Si aucun mode de paiement n'est spécifié dans les données principales, vous pouvez en saisir un dans les postes non soldés au moment de traiter la liste des propositions de paiement. Le mode de paiement indiqué de cette façon remplace celui indiqué dans la fiche. Il est également possible de définir dans les postes non soldés un mode de paiement absent de la fiche SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

21 Si plusieurs modes de paiement sont spécifiés dans les données principales mais aucun dans les postes non soldés, le système vérifie, dans l'ordre de saisie des modes de paiement, si les modes en question peuvent être utilisés pour le cycle de paiement. Il tente de déterminer le mode de paiement le plus rapide et favorable. Concernant les décaissements en devises étrangères, le système vérifie si les modes de paiement autorisent les règlements pour les fournisseurs, clients ou banques situés à l'étranger. Pour les encaissements en devises étrangères, le mode de paiement correspondant doit être autorisé. Conditions préalables Options de configuration Configuration personnalisée La détermination du mode de paiement/réservation de paiements est activée dans la configuration de votre solution. Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis sélectionnez les activités suivantes dans la liste des activités. Modes de paiement du pays sous Paramétrage de base pour les paiements : il s'agit des définitions spécifiques du pays pour un mode de paiement. Cet aspect est indispensable pour l'ensemble des modes de paiement utilisés par votre société dans un pays. Par exemple, si vous avez des sociétés en Allemagne, en France et aux États-Unis, vous définissez le contrôle des modes de paiement séparément pour chaque pays. Modes de paiement de la société sous Détermination et priorisation de comptes bancaires et de modes de paiement pour paiements automatiques Prioriser comptes bancaires et modes de paiement en fonction du montant : Définissez les modes de paiement utilisés pour chaque société avec les montants maximum et maximum. Données principales fournisseur Si vous avez convenu d'un mode de paiement avec un partenaire, vous pouvez l'indiquer directement dans la fiche. Vous pouvez aussi indiquer plusieurs modes de paiement dans la fiche. Le système en sélectionne un lors du cycle de paiement en fonction du mode de paiement indiqué dans le document ou sélectionne l'un des modes de paiement indiqués dans la configuration lors de la hiérarchisation des banques. Pour spécifier des modes de paiement dans les données principales, sélectionnez Comptabilité fournisseurs Fournisseurs, sélectionnez un fournisseur et cliquez sur Traiter. Puis sélectionnez Données financières Données de paiement. Sous Modes de paiement, vous pouvez sélectionner tous les modes de paiement définis pour votre société. Données principales client Vous définissez un mode de paiement dans la fiche client si vous souhaitez exécuter des paiements générés en interne. Il peut, par exemple, s'agir d'un accord visant à débiter les factures client directement sur le compte d'un client donné par prélèvement automatique. Si vous définissez des modes de paiement dans les données principales client, ils figurent également dans la liste des propositions de paiement. Sélectionnez Comptabilité clients Clients, puis cliquez sur Lancer. Sélectionnez un client, puis cliquez sur Traiter et sélectionnez Données financières Données de paiement. Sous Modes de paiement, vous pouvez sélectionner le mode de paiement souhaité parmi ceux définis pour votre société. Contexte de gestion P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 21

22 Fonctionnalités Modes de paiement dans les postes non soldés Vous pouvez spécifier le mode de paiement pour chaque décaissement pendant la saisie de la facture. Ce mode de paiement apparaît ensuite dans la liste des propositions de paiement. En revanche, si aucun mode de paiement n'est indiqué, c'est le mode standard défini dans les données principales qui apparaît dans la liste des propositions de paiement. Vous pouvez remplacer cette valeur par un autre des modes de paiement définis dans la fiche. Pour modifier le mode de paiement dans les postes non soldés, procédez comme suit : 1. Dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs, choisissez Paiements automatiques. Cette vue affiche la liste des propositions de paiement, avec tous les postes non soldés échus. 2. Sélectionnez le paiement pour lequel vous souhaitez modifier le mode de paiement ou saisissez le mode de paiement, puis cliquez sur Traiter. L'écran Proposition de paiement:<numéro de proposition de paiement> apparaît. 3. Saisissez un mode de paiement sous Mode de paiement ou modifiez la valeur existante. Si un mode de paiement est indiqué dans le poste à régler, cette entrée est prioritaire sur les entrées présentes dans la fiche. 4. Sauvegardez vos entrées. Réservation de paiements L'exécution du paiement nécessite une affectation de liquidité. Lors de l'affectation de liquidité, le système vérifie si les liquidités disponibles en banque sont suffisantes pour le décaissement et il réserve le montant correspondant au paiement concerné. Lors de règlements importants, vous pouvez décider de ne pas procéder à une affectation de liquidité. Le paiement est ensuite effectué indépendamment des liquidités disponibles. 2.6 Créer des formats de fichiers de paiement personnalisés Synthèse SAP Business ByDesign prend en charge les formats de fichiers de virements bancaires électroniques les plus courants pour les pays disposant d'une solution intégralement localisée. Votre banque peut cependant aussi utiliser ses propres formats de paiement ou une variante de l'un des formats usuels. Vous avez désormais la possibilité de créer des formats de fichiers de paiement personnalisés suivant les indications de votre banque, à l'aide de l'activité de configuration personnalisée Virements bancaires émis. Pour créer un format de fichier de paiement, vous devez d'abord créer une structure de fichier de paiement dans Structures de fichier de paiement. Vous affectez ensuite cette structure à un format de support de paiement. Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis sélectionnez l'activité Virements bancaires émis dans la liste des activités. Vous pouvez créer des formats de fichiers de paiement personnalisés correspondant à des fichiers plats à l'aide de cette activité. Vous ne pouvez en revanche pas créer de formats XML SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

23 Conditions préalables Un format de support de paiement approprié doit exister. Si ce n'est pas le cas, vous devez créer un format de support de paiement. Pour plus d'informations, voir Traiter les formats de supports de paiement sous Virements bancaires émis. Flux de processus 1. Dans Virements bancaires émis Structures de fichiers de paiement, créez une structure de fichier de paiement suivant les indications de la banque pour le format. 1. Saisissez les données générales telles que l'id structure du fichier de paiement. 2. Définissez les enregistrements à utiliser dans la structure. 3. Définissez les zones utilisées dans chacun de ces enregistrements. Pour plus d'informations, voir Créer une structure de fichier de paiement 2. Vous devez ensuite affecter cette structure de fichier de paiement à un format de support de paiement. Dans Affecter une structure de fichier de paiement à un format de support de paiement, affectez la structure du fichier de paiement à un format de support de paiement existant. Pour plus d'informations, voir Affecter une structure de fichier de paiement à un format de support de paiement. 3. Vous devez ensuite sélectionner le nouveau format de fichier de paiement sous Ma banque. Si lors de l'étape précédente, vous avez affecté la structure du fichier de paiement à un format de fichier déjà utilisé sous Mes banques, vous pouvez ignorer cette étape. 1. Allez à Gestion des liquidités Mes banques. 2. Sélectionnez la banque pertinente et cliquez sur Traiter. 3. Sous Modalités de paiement, ajoutez le format du fichier de paiement que vous avez créé. 4. Vous pouvez ensuite créer des virements bancaires émis à l'aide de ce format de fichier de paiement. 1. Allez à Gestion des paiements Moniteur des paiements, créez un nouveau paiement en cliquant sur Nouveau paiement par Virement bancaire émis. 2. Saisissez les informations requises pour le virement bancaire, telles que le bénéficiaire, le numéro de compte bancaire du bénéficiaire, et le montant du paiement. Pour plus d'informations, voir la tâche Créer un virement bancaire émis dans le guide de consultation rapide Moniteur des paiements. Une fois le virement bancaire émis validé, le paiement utilisant votre format de fichier de paiement est désormais affiché sous Moniteur des paiements. 5. Vous pouvez alors créer un fichier de paiement à l'aide de ce format de fichier de paiement. 1. Dans le moniteur des paiements, sélectionnez le virement bancaire émis que vous avez validé lors de l'étape précédente. Ce dernier doit avoir le statut Prêt pour transfert. 2. Cliquez sur Actions pour opérations bancaires et sélectionnez Créer fichier de paiement. 3. Procédez de la manière suivante pour télédécharger le fichier de paiement en local : Dans la sous-vue Fichiers sortants de la vue Gestion des fichiers, sélectionnez le nouveau fichier de paiement et cliquez sur Traiter Dans Fichier sortant, allez à l'onglet Pièces jointes et sélectionnez le fichier de paiement. Pour télédécharger le fichier via la fenêtre du navigateur de votre ordinateur, cliquez sur Télédécharger. Contexte de gestion P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 23

24 La banque peut refuser le fichier de paiement à cause de la présence d'erreurs dans la mise en forme ou le contenu du fichier, par exemple. Si tel est le cas, vous devez revérifier l'exactitude de la structure du fichier de paiement par rapport aux indications de la banque, et prendre en compte le feedback de votre banque. 2.7 Encaissements par prélèvement SEPA Synthèse L'espace unique de paiements en euros (SEPA) permet d'effectuer des prélèvements automatiques dans l'espace européen. Pour effectuer des prélèvements SEPA, vous devez obtenir une autorisation de prélèvement légale sous forme de mandat. Si vous avez créé un mandat valide d'un client, ce mandat est sélectionné lors du cycle de paiement ou lors du prélèvement manuel, puis les données pertinentes sont envoyées à la banque. Pour les transactions SEPA, il convient de saisir le code d'identification bancaire international (code BIC ou SWIFT), qui remplace le code d'identification bancaire conventionnel. Le numéro IBAN, qui remplace le numéro de compte national, doit lui aussi être saisi. Les nouveaux formats de paiement XML sont également utilisés. Les fonctions de prélèvement automatique pour les clients (des pays membres de l'espace SEPA) sont disponibles dans les postes de travail Comptabilité clients, Gestion des paiements et Gestion des liquidités. Les prélèvements SEPA sortants initiés par un fournisseur ne sont, par exemple, pas pris en charge. Conditions préalables Vous devez paramétrer les options prédéfinies suivantes dans la configuration de gestion et les données principales : Configuration de gestion Sélection du périmètre Sous Questions Gestion des flux de trésorerie, vous avez défini les options de base pour vos processus d'encaissement. Configuration personnalisée Dans l'activité de configuration personnalisée Paramétrage de base pour le paiement, vous devez indiquer que vos modes de paiement doivent inclure en priorité le prélèvement SEPA pour chaque pays concerné. Pour cela, vous devez sélectionner Prélèvement automatique et déplacer l'entrée jusqu'à la position souhaitée. Données principales Dans la vue Mes banques du poste de travail Gestion des liquidités, vous devez définir les options suivantes pour la banque : Dans l'onglet Modalités de paiement, vous devez sélectionner le format de support de paiement Prélèvement SEPA. Dans l'onglet Comptes bancaires Mode de paiement, vous devez sélectionner l'entrée Prélèvement SEPA. Vous avez reçu un numéro d'identification unique du créancier de la part de la banque nationale de votre pays et entré votre société dans les données principales du poste de travail Gestion de l'organisation. Dans la vue Clients du poste de travail Comptabilité clients ou Partenaires : SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

25 Dans l'onglet Données financières Coordonnées bancaires, vous devez saisir le numéro IBAN. Dans l'onglet Données financières Données de paiement, vous devez sélectionner le mode de paiement Prélèvement automatique. Vous devez obtenir et activer l'autorisation de prélèvement du client sous forme de mandat SEPA et vous devez l'entrer dans le poste de travail Comptabilité clients ou Partenaires. Étapes préliminaires Demander et saisir le numéro d'identification du créancier Le numéro d'identification unique du créancier (UCI) permet d'identifier l'auteur d'un prélèvement automatique. Conjointement avec le numéro de mandat, il permet à la banque qui effectue le paiement ou au payeur de contrôler le mandat. Le bénéficiaire demande ce numéro à un organisme émetteur central. Un seul numéro peut être demandé. Si des données comme la société ou la forme juridique du demandeur sont modifiées, il convient de demander un nouveau numéro et de soumettre l'ancien pour suppression. Créer et traiter un mandat SEPA Le mandat SEPA est comparable à l'autorisation de prélèvement conventionnelle ; il tient lieu d'approbation du payeur vis-à-vis du bénéficiaire pour le lancement d'un prélèvement automatique sur le compte bancaire du payeur. En tant que bénéficiaire, vous créez le mandat SEPA, vous l'imprimez puis vous envoyez le formulaire au client par la poste. Le client signe le mandat et le renvoie, vous donnant ainsi l'autorisation de débiter son compte. Vous ajoutez les informations manquantes dans la solution et activez le mandat. Vous devez conserver ce formulaire et envoyer les données requises pour chaque prélèvement automatique à la banque via le fichier de paiement. Vous devez tenir la banque informée des modifications suivantes en mettant à jour les données dans le fichier de paiement : ID mandat Nom du payeur IBAN ou BIC du payeur Nom de la société En ce qui concerne les mandats, vous avez l'obligation légale de différencier les prélèvements de base pour les particuliers des prélèvements interentreprises. Le type de mandat détermine les périodes au cours desquelles les banques doivent effectuer les prélèvements SEPA. Les informations relatives au mandat sont toujours définies dans les données principales du payeur. Pour plus d'informations, voir Créer une autorisation de prélèvement SEPA. Si vous voulez effectuer le suivi des mandats pour vos clients ou pour des périodes définies, par exemple, vous pouvez utiliser le rapport Liste de mandats SEPA qui fournit une synthèse de tous les mandats SEPA. Flux de processus Créer la commande client et la facture manuelle 1. Votre client a demandé des services ou commandé des marchandises à l'aide d'une commande client via le poste de travail Commandes clients. Dans la commande client, le commercial saisit le mode de paiement Prélèvement automatique. Le mode de paiement est automatiquement transféré avec la note sur la facture Contexte de gestion P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 25

26 indiquant que le montant a été débité ("Le montant de la facture fera l'objet d'un prélèvement automatique conformément aux conditions de paiement", par exemple). 2. Facultatif : en l'absence de document précédent (commande client), vous pouvez créer une facture manuellement. Vous effectuez cette opération dans le poste de travail Facturation client, où le commercial de votre société a saisi la facture manuelle pertinente pour le client. Lors de la saisie de la facture, le commercial indique le mode de paiement Prélèvement automatique. La facture contient automatiquement la note indiquant que le montant a été débité par prélèvement automatique. Le commercial envoie la facture au client. En tant que comptable en charge des comptes clients, vous pouvez ensuite rapprocher les postes non soldés de la facture. Lancer le prélèvement automatique Dans la vue Cycles de paiement du poste de travail Comptabilité clients, créez un cycle de paiement et saisissez le client dont vous voulez compenser les dettes par prélèvement SEPA. Pour plus d'informations sur la procédure, voir Créer et traiter des propositions de paiement pour la comptabilité clients. Vérifier la proposition de paiement et exécuter le paiement : 1. Dans la vue Paiements automatiques du poste de travail Comptabilité clients, ouvrez la proposition de paiement générée précédemment en cliquant sur Traiter. 2. Vérifiez la proposition de paiement et apportez les modifications nécessaires. Dans l'onglet Données générales, par exemple, vous pouvez sélectionner un autre ID de mandat si le mandat pertinent n'est pas proposé. 3. Pour déclencher le paiement, cliquez sur Effectuer le paiement. Lancer le prélèvement manuel 1. Dans la vue Comptes clients du poste de travail Comptabilité clients, sélectionnez le client dont les dettes doivent être compensées par prélèvement SEPA et cliquez sur Afficher. 2. Sélectionnez les postes non soldés à compenser, puis sélectionnez Payer manuellement par Prélèvement automatique. 3. Dans l'écran Nouveau prélèvement automatique reçu, vérifiez si les entrées prérenseignées sont correctes. Sélectionnez par exemple un autre ID de mandat si le mandat proposé est incorrect. 4. Cliquez sur Compléter coordonnées bancaires. Les zones ID compte bancaire et Nom de la banque doivent être renseignées automatiquement. Pour accéder aux informations facultatives, comme les instructions de paiement, cliquez sur Afficher tout. Pour accéder aux options utilisées afin de renseigner vos coordonnées bancaires et données de paiement, cliquez sur Vous pouvez également et sélectionnez Ouvrir options de banque et de paiement. Vous pouvez aussi prévisualiser la ligne de note d'un prélèvement automatique reçu en sélectionnant Aperçu Ligne de note. Pour modifier la configuration d'une ligne de note, fermez la fenêtre pop-up, cliquez sur Vous pouvez également et sélectionnez Traiter profils de correspondance de paiement. Vous devez disposer de droits d'accès au poste de travail Configuration de gestion. 5. Cliquez sur Valider. Le paiement passe par un processus d'approbation, puis il est compensé. Vous pouvez suivre le statut du paiement dans le poste de travail Gestion des paiements, au niveau de la vue Moniteur des paiements SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

27 Créer et télédécharger le support de paiement 1. Pour créer le support de paiement automatiquement, passez à la vue Cycles de support de paiement du poste de travail Gestion des paiements. 2. Créez un cycle de support de paiement. Dans l'écran Nouveau cycle de support de paiement, saisissez votre société et le client pour lequel vous voulez effectuer le prélèvement SEPA. Cochez la case Y compris opérations bancaires. Dans la zone Format, sélectionnez Prélèvement SEPA. 3. Sauvegardez vos données, puis activez et planifiez le cycle de support de paiement. Le cycle est lancé à l'heure que vous avez indiquée et un fichier de paiement à envoyer à la banque est généré. Pour plus d'informations, voir la documentation relative à la vue Cycles de support de paiement. 4. Télédéchargez le fichier de paiement et sauvegardez une copie locale en passant à la vue Fichiers sortants du poste de travail Gestion des liquidités. Dans l'écran Fichier sortant : <numéro>, sélectionnez le fichier pertinent et cliquez sur Télédécharger. Le fichier est transféré à l'aide d'un logiciel bancaire spécifique que vous recevez normalement de votre banque. 5. Transmettez le fichier sortant local en ligne à votre banque à l'aide du logiciel bancaire. Facultatif : Créer le support de paiement manuellement 1. Pour créer le support de paiement manuellement, passez à la vue Moniteur des paiements. Cette vue est disponible dans les postes de travail Gestion des paiements et Gestion des liquidités. 2. Dans la liste, sélectionnez le prélèvement SEPA souhaité, qui a été initié dans le poste de travail Comptabilité clients et présente le statut Prêt pour transfert. 3. Cliquez sur Actions pour opérations bancaires Créer fichier de paiement. Un fichier de paiement à envoyer à la banque est généré. Le statut du paiement passe à En cours de transfert. 4. Télédéchargez le fichier de paiement et sauvegardez une copie locale en passant à la vue Fichiers sortants du poste de travail Gestion des liquidités. Dans l'écran Fichier sortant : <numéro>, sélectionnez le fichier pertinent et cliquez sur Télédécharger. Le fichier est transféré à l'aide d'un logiciel bancaire spécifique que vous recevez normalement de votre banque. 5. Transmettez le fichier sortant local en ligne à votre banque à l'aide du logiciel bancaire. Traiter l'extrait de compte 1. Pour saisir l'extrait de compte qui contient l'encaissement du poste de prélèvement SEPA, passez au poste de travail Gestion des liquidités et sélectionnez la vue Extraits de compte. 2. En fonction des processus standard de votre société, vous disposez des options suivantes pour saisir les données d'extrait de compte dans la solution : Saisie manuelle des données d'extrait de compte soumises sur papier Lorsque vous créez l'extrait de compte, sélectionnez manuellement les paiements par prélèvement SEPA et validez l'extrait de compte. Saisie électronique des données d'extrait de compte soumises par voie électronique La vue Fichiers entrants permet de télécharger un fichier d'extrait de compte sauvegardé en local vers la solution. Vérifiez les données de l'extrait de compte dans la vue Extraits de compte et validez le document. Les données du fichier d'extrait de compte sauvegardé en local sont automatiquement transférées vers la solution. Si l'extrait de compte a été validé, le paiement correspondant est indiqué comme confirmé. Pour plus d'informations, voir Extraits de compte [Page 171]. Contexte de gestion P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 27

28 Informations supplémentaires sur les délais de traitement bancaire La législation stipule que les banques doivent traiter les paiements par prélèvement SEPA dans des délais précis. Ces délais diffèrent pour un client particulier qui utilise un mandat de base et un client entreprise qui utilise un mandat interentreprises. Les dates par défaut pour le traitement bancaire sont calculées automatiquement d'après la date de la pièce, qui correspond à la date du paiement concerné. Ces zones de dates peuvent néanmoins être modifiées. Les dates par défaut suivantes sont déterminées automatiquement d'après la réglementation en vigueur : Nouveau mandat de base Dans le cas d'un mandat de base utilisé pour la première fois, le délai de traitement bancaire par défaut correspond à cinq jours ouvrables de la banque après la date de la pièce. Mandat de base modifié Dans le cas d'un mandat de base qui est en cours d'utilisation mais a fait l'objet d'une modification, le délai de traitement bancaire par défaut pour la première utilisation suivant la modification correspond à cinq jours ouvrables de la banque après la date de la pièce. Mandat de base périodique Dans le cas d'un mandat de base périodique qui a déjà été utilisé, le délai de traitement bancaire par défaut correspond à deux jours ouvrables de la banque après la date de la pièce. Mandat interentreprises Dans le cas d'un mandat interentreprises, le délai de traitement bancaire par défaut correspond toujours à un jour ouvrable de la banque après la date de la pièce. Notez que les calculs ci-dessus reposent sur l'hypothèse que vous envoyez le fichier de paiement à la banque le jour même de sa création. La banque est ainsi en mesure de traiter vos paiements dans ces délais. Vous pouvez également suivre le statut de chaque paiement dans le poste de travail Gestion des paiements, au niveau de la vue Moniteur des paiements. Les mandats SEPA utilisés pour un prélèvement automatique sont affichés dans le moniteur des paiements. 2.8 Réévaluation en devise étrangère Synthèse La réévaluation en devise étrangère est une procédure exécutée en fin de période pour retraiter la valeur des dettes, des créances et des soldes de caisse comptabilisés en devise étrangère dans la devise de la société. Les écritures sont ensuite annulées à la fin de la période suivante. Vous pouvez exécuter la réévaluation en devise étrangère pour les dettes, créances et liquidités libellées en devise étrangère. La réévaluation en devise étrangère est une partie importante de la clôture de période. Réévaluation en devise étrangère des dettes, créances et liquidités Les cycles de réévaluation en devise étrangère des dettes, créances et liquidités se déroulent comme suit : 1. Le cycle sélectionne l'ensemble des dettes, créances et soldes en cours dont la devise de transaction diffère de la devise de la société. Les postes non soldés sont ajoutés, soit par transaction commerciale, soit pour toutes les transactions commerciales d'un partenaire. 2. Le jour de référence du cycle est le dernier jour de la période ou de l'exercice comptable indiqué dans le cycle. Les postes non soldés sont valorisés selon le taux de change en vigueur au jour de référence et comparés aux montants comptabilisés initialement SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

29 3. Le cycle génère des écritures de correction pour les postes non soldés de sorte que les gains et pertes résultant de la fluctuation des cours apparaissent dans le bilan. Les cycles de réévaluation des dettes et créances reposent sur la méthode de réévaluation en devise étrangère. Pour plus d'informations, voir Configuration : Méthodes de réévaluation des dettes et créances en devise étrangère. 4. Les écarts sont imputés sur le compte de dettes, créances ou solde pertinent. L'écriture de contrepartie est passée sur un compte de charges et de produits séparé pour les différences de change. 5. Cette écriture est annulée au premier jour de la nouvelle période car elle n'est pas utile pour la gestion quotidienne. Si vous ne voulez pas que l'écriture soit annulée au début de la nouvelle période, votre administrateur peut apporter des modifications dans la configuration de gestion. Cette possibilité existe uniquement pour la réévaluation en devise étrangère des liquidités. Pour apporter cette modification à la configuration, dans le poste de travail Configuration de gestion, sous Méthodes de réévaluation en devise étrangère pour liquidités, sélectionnez Règles comptables puis Utilisation pour liquidités. Dans la zone Affectations pour liquidités, cochez la case Aucune écriture d'annulation consécutive pour la méthode de réévaluation en devise étrangère pertinente. Les cycles de réévaluation en devise étrangère des dettes et créances portent uniquement sur les postes non soldés. Si vous relancez un cycle, en aucun cas un poste qui était non soldé au cours du premier cycle ne doit être rapproché lors du deuxième cycle. Avant de lancer le cycle, assurez-vous que la période comptable est clôturée pour les écritures opérationnelles. Annulation de la réévaluation Les options de la configuration de gestion déterminent si l'annulation d'un cycle de réévaluation génère des écritures négatives, ou des écritures au débit ou au crédit équivalentes. Les écritures au journal issues du cycle de réévaluation initial sont annulées le premier jour de la nouvelle période comptable dans la mesure où elles ne sont pas utiles pour les opérations quotidiennes. Si vous annulez tous les cycles de réévaluation en devise étrangère pour une période, le bilan et le compte de résultat de la période n'afficheront pas les valeurs correctes. Pour remédier à ce problème, exécutez le cycle de réévaluation en devise étrangère une fois de plus au moins. Exemple d'écriture Réévaluation Débit Crédit Comptabilité clients 5000 Différences de change issues de la réévaluation 5000 Annulation dans la nouvelle période Débit Crédit Différences de change issues de la réévaluation 5000 Comptabilité clients 5000 Contexte de gestion P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 29

30 2.9 Reclassement Synthèse Un cycle de reclassement comptabilise automatiquement les dettes et les créances correspondantes au moyen d'écritures au journal, en fonction de leurs durées résiduelles. Conditions préalables Vous devez configurer la détermination des comptes pour le reclassement. Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis sélectionnez l'activité Plan comptable, structures du rapport financier, détermination des comptes dans la liste des activités. Sous Détermination des comptes, sélectionnez Comptabilité fournisseurs ou Comptabilité clients. Vous indiquez les comptes de reclassement respectifs dans l'onglet Reclassement. La détermination des comptes standard pour le reclassement contient les comptes par défaut pour les fournisseurs et les clients. Tous les autres comptes, tels que les comptes de retenues ou les comptes ajoutés manuellement à votre plan comptable doivent être indiqués séparément. Pour plus d'informations sur la détermination des comptes, voir Définir la détermination des comptes pour chaque livre auxiliaire. Il est possible de laisser la zone non renseignée pour un groupe de détermination des comptes. Le compte de cette ligne s'applique alors à toutes les valeurs du groupe de détermination des comptes (compte par défaut). Si vous avez configuré la détermination des comptes pour une valeur spécifique du groupe de détermination des comptes, cette valeur est toujours prioritaire sur le compte par défaut. Toutefois, SAP vous recommande de toujours préciser le groupe de détermination des comptes. Reclassement des comptes fournisseurs et clients En fonction du système comptable, la comptabilité fournisseurs et la comptabilité clients sont reclassées comme suit : 1. Comptes clients/fournisseurs Pour chaque débiteur et chaque créancier, le cycle détermine s'il s'agit d'un véritable compte de créances ou de dettes, ou s'il s'agit en fait d'un compte client avec un solde créditeur et d'un compte fournisseur avec un solde débiteur. La détermination se fonde sur le solde final : Si le solde final est un montant au débit, il est classé sous les comptes fournisseurs. Si le solde final est un montant au crédit, il est classé sous les comptes clients. 2. Durées résiduelles Selon que le débiteur ou créancier appartient à la comptabilité clients ou fournisseurs, les postes de dettes et de créances sont reclassés selon la durée résiduelle : Pour tous les comptes clients/fournisseurs, toutes les dettes et créances pour lesquelles la durée résiduelle est supérieure à un an sont reclassées dans des comptes généraux séparés. Des comptes sont proposés pour les durées résiduelles supérieures à un an et supérieures à cinq ans. L'écriture de contrepartie est directement passée sur le compte clients/fournisseurs utilisé précédemment SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

31 Pour les comptes fournisseurs avec un solde débiteur/comptes clients avec un solde créditeur, toutes les créances et dettes disponibles sont reclassées dans des comptes généraux séparés, par exemple des écritures au débit. L'écriture de contrepartie est directement passée sur le compte clients/fournisseurs utilisé précédemment. 3. Annulation d'un reclassement En fonction des options de la configuration de gestion, l'annulation d'un cycle de reclassement entraîne soit des écritures négatives soit des écritures au débit ou au crédit équivalentes. Les écritures au journal créées automatiquement par le cycle de reclassement d'origine sont annulées le premier jour de la nouvelle période comptable, puisqu'elles ne sont pas nécessaires à vos opérations quotidiennes. Si vous relancez le cycle avec les mêmes paramètres, seuls les postes ayant été modifiés depuis le dernier cycle sont traités. Le cycle comprend uniquement les postes non soldés. Si vous le relancez, en aucun cas un poste non soldé au cours du premier cycle ne doit être rapproché lors du deuxième cycle. Il est important de s'assurer que la période comptable correspondante est clôturée pour les écritures d'opération avant de lancer le cycle. Exemple 1) Créancier Le créancier 2 a un solde créditeur de EUR. Ce solde créditeur peut être structuré d'après les durées résiduelles suivantes : Moins d'un an : 500 EUR Plus d'un an : EUR Créancier 1 : reclassement des comptes fournisseurs Débit Crédit Dettes 1500 Dettes > 1 an ) Débiteur Le débiteur 1 a un solde débiteur de EUR. Ce solde débiteur peut être structuré d'après les durées résiduelles suivantes : Moins d'un an : 400 EUR Plus d'un an : 600 EUR Les écritures d'ajustement pertinentes sont passées : Débiteur 1 : Reclassement des comptes clients Débit Crédit Créances 600 Créances > 1 an 600 3) Compte fournisseur avec solde débiteur Le créancier 2 a un solde débiteur de 200 EUR. Contexte de gestion P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 31

32 Créancier 2 : compte fournisseur avec solde débiteur : reclassement du solde débiteur du créancier Débit Crédit Dettes 200 Compte fournisseur avec solde débiteur Annuler une facture fournisseur Synthèse Vous pouvez annuler des factures fournisseurs que vous avez déjà payées ou dont vous avez demandé le paiement. La procédure d'annulation dépend du statut de la facture et du paiement. Il est préférable de ne pas annuler une facture déjà payée ou compensée. Si vous devez néanmoins annuler une facture qui a déjà été payée, passez au poste de travail Comptabilité fournisseurs pour annuler la compensation, puis annulez la facture dans le poste de travail Facturation fournisseur. Si la facture fournisseur est annulée dans le poste de travail Facturation fournisseur, la compensation initiale existe toujours et un nouveau poste non soldé est généré (pièce d'annulation). Flux de processus Annuler le paiement En premier lieu, vérifiez qu'il est possible d'annuler le paiement. Par exemple, il n'est pas possible d'annuler un paiement si un chèque a déjà été envoyé au fournisseur ou si des fonds ont été transférés par voie électronique à la banque. Si l'annulation du paiement n'est pas possible Dans ce cas, annulez la compensation du paiement dans le moniteur des comptes fournisseurs. 1. Passez au poste de travail Comptabilité fournisseurs et accédez au compte fournisseur sous Comptes fournisseurs, puis cliquez sur Afficher. Sélectionnez la facture pertinente et cliquez sur Pièce de rapprochement. Cliquez sur Afficher tout, puis sur Réinitialiser compensation. le statut passe de Rapproché à Non soldé. Si l'annulation du paiement est possible Une fois que le paiement a été effectué par virement bancaire ou par chèque, le statut Rapproché est affiché dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs. Le poste de travail Gestion des paiements affiche le statut Prêt pour transfert si aucun chèque n'a encore été imprimé. Dans ce cas, vous pouvez passer directement à l'étape 2 ci-dessous pour annuler le paiement. Le poste de travail Gestion des paiements affiche le statut En transfert si un chèque a déjà été imprimé. Dans ce cas, suivez les étapes ci-dessous pour réinitialiser en premier lieu le statut sur Prêt pour transfert, puis annulez le paiement. 1. Passez au poste de travail Gestion des paiements et sélectionnez le paiement dans la vue Moniteur des paiements. Pour un chèque, par exemple, sélectionnez Actions pour chèques transféré. le statut Prêt pour transfert est affiché dans le moniteur des paiements. Activer sur Non SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

33 2. Passez au poste de travail Comptabilité fournisseurs et accédez au compte fournisseur sous Comptes fournisseurs, puis cliquez sur Afficher. Sélectionnez le paiement et cliquez sur la valeur dans la colonne ID pièce. Cliquez sur Afficher tout, puis sur Actions Annuler. le paiement et la compensation sont annulés. Le statut Annulé est affiché dans le moniteur des comptes fournisseurs et le moniteur des paiements. Annuler la facture 1. Pour annuler la facture, passez au poste de travail Facturation fournisseur. 2. Sous Factures et avoirs, sélectionnez la facture que vous voulez annuler (avec le statut Comptabilisé) et cliquez sur Annuler pièce. le système génère une facture d'annulation. Simultanément, dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs, sous le moniteur des comptes fournisseurs, le statut de la facture passe de Non soldé à Annulé. Les factures et les montants des paiements correspondants peuvent seulement être annulés en intégralité. Voir aussi Gestion de compte fournisseur [Page 36] Affectation et compensation des paiements [Page 104] 2.11 Annuler une facture client Synthèse Vous pouvez annuler des factures clients qui ont déjà été payées par prélèvement automatique. La procédure d'annulation dépend du statut de la facture et du paiement. Il est préférable de ne pas annuler une facture déjà payée ou compensée. Si vous devez néanmoins annuler une facture qui a déjà été payée, passez au poste de travail Comptabilité clients pour annuler la compensation avant d'annuler la facture dans le poste de travail Facturation client. En effet, si la facture est annulée dans le poste de travail Facturation client, la compensation initiale existe toujours dans le système qui génère un nouveau poste non soldé (pièce d'annulation). Flux de processus Annuler le paiement En premier lieu, vérifiez qu'il est possible d'annuler le paiement. Par exemple, il n'est pas possible d'annuler un paiement si un prélèvement automatique a déjà été envoyé dans un fichier de paiement à la banque. Si l'annulation du paiement n'est pas possible Dans ce cas, vous avez déjà reçu le paiement de votre client et vous annulez la compensation du paiement dans la gestion de compte client : Contexte de gestion P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 33

34 1. Passez au poste de travail Comptabilité clients et accédez au compte client via Comptes clients Afficher. Sélectionnez la facture pertinente et cliquez sur Pièce de rapprochement. Cliquez sur Afficher tout, puis sur Réinitialiser compensation. le statut passe de Rapproché à Non soldé. Si l'annulation du paiement est possible Il est possible d'annuler le paiement uniquement s'il a été effectué par prélèvement automatique et n'a pas encore été traité par votre banque. Dans ce cas, le poste de travail Comptabilité clients affiche le statut Compensé. Le poste de travail Gestion des paiements affiche le statut Prêt pour transfert si aucun fichier de paiement n'a encore été créé. Dans ce cas, vous pouvez passer directement à l'étape 2 ci-dessous pour annuler le paiement. Le poste de travail Gestion des paiements affiche le statut En cours de transfert si un fichier de paiement a déjà été créé. Si vous n'avez pas encore envoyé le fichier à la banque, procédez comme suit pour réinitialiser d'abord le statut Prêt pour transfert puis annuler le paiement. 1. Passez au poste de travail Gestion des paiements et sélectionnez le paiement dans le moniteur des paiements. Pour un prélèvement automatique, par exemple, sélectionnez Actions pour opérations bancaires Activer sur "Non transféré". le statut Prêt pour transfert est affiché dans le moniteur des paiements. 2. Passez au poste de travail Comptabilité clients et accédez au compte client via Comptes clients Afficher. Sélectionnez le paiement et cliquez sur la valeur dans la colonne ID pièce. Cliquez sur Afficher tout, puis sur Actions Annuler. le paiement et la compensation sont annulés. Le statut Annulé est affiché dans la gestion de compte client et le moniteur des paiements. Annuler la facture 1. Pour annuler la facture, passez au poste de travail Facturation client. 2. Sous Factures et avoirs, sélectionnez la facture que vous voulez annuler et sélectionnez Annuler. Dans l'écran Nouvelle annulation - Facture, sélectionnez Sauvegarder et valider. le système génère une facture d'annulation. Simultanément, dans le poste de travail Comptabilité clients, sous la gestion de compte client, le statut de la facture passe de Non soldé à Annulé. Les factures et les montants des paiements correspondants peuvent seulement être annulés en intégralité. Voir aussi Gestion de compte client [Page 64] Affectation et compensation des paiements [Page 104] SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Contexte de gestion

35 3 Comptabilité fournisseurs 3.1 Contexte de gestion Postes fournisseurs non soldés Synthèse Les postes non soldés sont des factures en cours enregistrées pour des biens et services ou des avoirs qui n'ont pas encore été réglés. Les listes des postes fournisseurs non soldés permettent de contrôler les dates des décaissements afin non seulement d'éviter de payer des intérêts de retard de paiement, mais également de bénéficier d'escomptes. Les paiements non soldés sont aussi présentés sur cette liste. De plus, vous obtenez une synthèse des comptes fournisseurs pour lesquels vous devez traiter des postes non soldés. Conditions préalables Pour afficher les postes non soldés, vous devez entrer et comptabiliser une facture fournisseur. Si vous n'affectez pas de société à un fournisseur lorsque vous créez les données principales, cela sera fait automatiquement à la première facture comptabilisée. Vous pouvez également affecter la société comme suit : 1. Dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs, sélectionnez la vue Fournisseurs. 2. Sélectionnez le fournisseur, cliquez sur Traiter, puis sur Données financières. 3. Sous Sociétés, ajoutez la société et le groupe de détermination des comptes. Pour plus d'informations, voir Configuration de la détermination des comptes pour les transactions commerciales. Vue des listes de postes non soldés Pour obtenir une synthèse de vos postes non soldés, utilisez les rapports suivants dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs : Liste chronologique de la comptabilité fournisseurs Ce rapport affiche les postes fournisseurs non soldés en retard de paiement, structurés selon le nombre de jours de retard. Les postes qui ne sont pas encore arrivés à échéance apparaissent aussi dans le total. Liste des prévisions pour la comptabilité fournisseurs Ce rapport affiche les dettes pour lesquelles la date d'échéance est postérieure au jour de référence spécifié et dans le futur, et vous donne une vue d'ensemble des décaissements devant être effectués. Statistiques des paiements Fournisseurs Ce rapport affiche les postes non soldés. Vous pouvez également utiliser la Gestion de compte fournisseur pour consulter les postes non soldés d'un fournisseur donné. Pour plus d'informations, voir Gestion de compte fournisseur [Page 36]. Comptabilité fournisseurs P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 35

36 3.1.2 Gestion de compte fournisseur Synthèse La gestion de compte fournisseur propose une synthèse de vos dettes vis-à-vis des fournisseurs. Vous voyez, par exemple, les factures qui doivent être réglées dans les prochains jours. Vous pouvez également l'utiliser pour traiter les demandes fournisseurs ou compenser des postes non soldés sur un compte. Elle propose également une synthèse des dettes vis-à-vis de vos salariés. Cela vous permet de vérifier les décomptes de frais à payer, par exemple. Pour accéder à la gestion de compte fournisseur : 1. Dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs, ouvrez la vue Comptes fournisseurs. 2. Sélectionnez un fournisseur et cliquez sur Afficher. Pour consulter un compte salarié, utilisez le filtre pour afficher les salariés. Les onglets suivants sont affichés : Général Vous pouvez consulter l'adresse du fournisseur, les totaux des postes non soldés dans la devise de la transaction et les soldes évalués dans la devise de la société. Vous pouvez également afficher les données comptables, notamment la devise de la société ou le système comptable par défaut. Vous pouvez accéder au compte client si vous avez défini des rôles pour le client et le fournisseur dans les données principales. Dettes fournisseurs Factures/paiements Vous pouvez consulter les transactions effectuées sur un compte fournisseur donné. Vous pouvez également créer des paiements manuels et lancer la compensation manuelle des paiements. Vous pouvez filtrer les factures, avoirs et paiements en fonction de leurs statuts : Postes non soldés affiche les postes non soldés et les postes partiellement compensés. Postes compensés affiche les postes compensés et les postes annulés. Le cas échéant, vous pouvez inclure des postes statistiques (demandes d'acompte, par exemple) dans l'affichage. Les informations concernant les postes sont présentées sous forme de table : statut, référence externe, type de pièce, date de pièce, date d'échéance nette, date comptable, montant non soldé dans la devise de la transaction et ID de compensation. La zone de détail au-dessous de la table affiche des informations complémentaires sur le poste sélectionné dans la table. Ces informations incluent le montant dans la devise de la transaction, le montant de l'escompte, les conditions de paiement et les dates d'échéance, le mode de paiement et les détails du blocage de paiement. Les colonnes Montant de la pièce en devise de la transaction ou Montants compensés peuvent afficher une somme différente de zéro. Autrement dit, la somme des paiements et des avoirs n'est pas égale à la somme des factures. Cela se produit quand un poste est transféré à un autre compte ou qu'un escompte est obtenu. Dettes fournisseurs - Écritures Vous pouvez consulter les transactions effectuées sur un compte fournisseur donné au cours d'une période indiquée, y compris le solde initial et le solde final. Il est également possible de trier les ID de référence de poste non soldé afin d'afficher ensemble les écritures au débit et au crédit associées. Modifications SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité fournisseurs

37 Vous pouvez consulter l'historique des modifications pour un compte fournisseur. Rapports Ici vous pouvez générer des rapports sur les soldes et accéder aux rapports sur la chronologie et les prévisions pour le fournisseur sélectionné. Fonctionnalités Détails du poste Les détails du poste affichent le statut, l'échéance, le montant, le montant de l'escompte, l'id de la pièce de rapprochement, la date de création ainsi que d'autres informations pour chaque facture, avoir ou paiement. Vous pouvez aussi afficher toutes les écritures relatives à ce poste. Pour les postes qui n'ont pas encore été inclus dans les processus de paiement ou de compensation et qui ont le statut Non soldé, vous pouvez apporter des modifications aux conditions d'escompte ou aux informations de blocage/mode de paiement. Postes de fractionnement Si seul un paiement partiel a été effectué pour une facture, entraînant une compensation partielle de la facture, le système crée des postes de fractionnement pour cette facture avec des ID poste de fractionnement. Chacun de ces postes de fractionnement possède son propre statut (Non soldé ou Compensé). En conséquence, une facture qui n'est que partiellement compensée a précisément un poste de fractionnement non soldé. Nouveau débit/crédit Cette fonction permet de créer un poste non soldé pour lequel il n'existe actuellement aucune facture, par exemple, pour représenter des frais ou des loyers. Vous pouvez saisir un poste pour des frais, puis le supprimer une fois ces frais payés, par exemple. Compensation manuelle La fonction de compensation manuelle dans le sous-onglet Factures/paiements de l'onglet Dettes fournisseurs vous permet de compenser manuellement des paiements fournisseurs avec des factures en cours si la compensation n'a pas pu être effectuée de manière automatique. Vous pouvez aussi compenser des avoirs avec des factures ou des décaissements du fournisseur (un remboursement par virement bancaire ou d'autres remboursements par exemple) avec des avoirs. Lorsque vous effectuez la compensation, le solde du poste sélectionné peut ne pas être nul. Les différences peuvent être rectifiées ou conservées sous forme de postes non soldés restants qui peuvent être compensés ultérieurement avec des paiements futurs. Pour lancer la compensation manuelle : 1. Sélectionnez les factures requises, puis cliquez sur Rapprocher manuellement. Seuls les postes qui ne sont pas déjà en cours de compensation (pour lesquels aucune proposition de paiement n'a été créée) sont disponibles pour le traitement. 2. Sélectionnez les postes non soldés pertinents et cliquez sur Rapprocher postes. Le solde total des postes sélectionnés s'affiche. Si vous utilisez la fonction de fractionnement des postes non soldés, vous pouvez utiliser la gestion de compte fournisseur pour effectuer la compensation manuelle uniquement. Les postes ayant la même référence externe doivent être compensés manuellement et inclus dans des compensations distinctes. Comptabilité fournisseurs P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 37

38 Paiement manuel La fonction de paiement manuel (bouton Payer manuellement par ) dans le sous-onglet Factures/paiements de l'onglet Dettes fournisseurs vous permet de payer les factures ou les avoirs, par exemple par chèque, virement bancaire ou prélèvement automatique. Les modes de paiement disponibles dépendent de la définition présente dans les données principales du fournisseur. Moins-perçu Si un écart est constaté du fait que les paiements effectués sont inférieurs au montant de la facture et entraînent des revenus d'exploitation divers, vous pouvez représenter cette situation comme suit : Vous pouvez ventiler le montant de l'écart entre les postes sélectionnés conjointement : 1. Cliquez sur Rapprocher manuellement. 2. Sélectionnez Appliquer remise ou crédit. 3. Saisissez le montant et le motif. Le montant total de l'écart est ventilé entre les postes. Vous pouvez ventiler le montant de l'écart entre les postes sélectionnés individuellement : 1. Cliquez sur Rapprocher manuellement. 2. Sélectionnez le poste approprié dans la table. 3. Sélectionnez Remises et crédits supplémentaires. 4. Cliquez sur Ajouter ligne. 5. Saisissez le montant et le motif. Le comportement exact dépend également des options de la stratégie de compensation définies dans la configuration de gestion. La consolidation des taxes associée au moins-perçu est exécutée automatiquement. Trop-perçu Si un écart provenant d'un décaissement est supérieur au montant de la facture (lorsque vous avez accordé la procédure de prélèvement à un fournisseur qui a prélevé un montant trop important), vous pouvez affecter le montant total du paiement au compte fournisseur et laisser le montant sur le compte fournisseur comme acompte. Si des paiements ont été affectés aux factures en cours à partir des références de facture et que la compensation a eu lieu, une tâche pour compensation des paiements est créée en cas de trop-perçus. Cela dépend des options définies pour la stratégie de compensation dans la configuration de gestion. Vous disposez des options suivantes pour traiter l'écart : Dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs, dans la vue Compensation des paiements, vous pouvez laisser le solde restant comme un acompte. Vous pouvez contacter votre fournisseur et convenir d'un remboursement pour le montant trop-perçu. Vous pouvez compenser le montant de l'écart manuellement : 1. Cliquez sur Rapprocher manuellement. 2. Sélectionnez les postes pertinents. 3. Sélectionnez Appliquer remise ou crédit et saisissez un motif pour l'écart et le montant. Les ajustements de taxes relatifs au montant trop-perçu ne sont pas automatiquement générés. Pour effectuer un ajustement de taxes sur le montant excédentaire, utilisez la vue Saisie manuelle des taxes du poste de travail Gestion des taxes SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité fournisseurs

39 Réinitialiser la compensation Vous pouvez réinitialiser la compensation, par exemple si une facture a été affectée à un paiement erroné, puis compensée. Pour ce faire, procédez comme suit : Si vous devez annuler une facture fournisseur qui a déjà été payée, annulez d'abord la compensation dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs, puis annulez la facture dans le poste de travail Facturation fournisseur. En effet, si la facture fournisseur est d'abord annulée dans le poste de travail Facturation fournisseur, la compensation initiale existe toujours dans le système qui génère un nouveau poste non soldé (pièce d'annulation). Si vous avez déjà transféré la facture d'origine manuellement sur un autre compte, un poste d'annulation est affiché dans le compte initial. Transférez le poste d'annulation de la même façon que la facture d'origine. Puis, compensez la facture d'origine avec le document d'annulation. Pour plus d'informations, voir Annuler une facture fournisseur [Page 32]. 1. Dans l'écran Gestion de compte fournisseur, cliquez sur Factures/Paiements et appliquez le filtre aux postes compensés. 2. Sélectionnez le poste dont vous voulez annuler la compensation et cliquez sur Pièce de rapprochement. 3. Cliquez sur Afficher tout. Vous accédez à une liste avec les pièces de rapprochement relatives au poste. 4. Cliquez sur Réinitialiser compensation. 5. Saisissez une date d'annulation et une description pour la pièce (si vous le souhaitez). 6. Cliquez sur OK. Le poste n'est plus rapproché et s'affiche avec le statut Non soldé ou Partiellement compensé. Compensation lors de l'annulation d'une facture Si vous créez une facture compensée en totalité ou en partie, ou une facture faisant référence à un acompte, une partie de la facture est automatiquement compensée. En général, la facture reste partiellement non soldée et l'acompte est compensé. En revanche, la facture et l'acompte peuvent être partiellement compensés en fonction de vos sélections de montants. Si vous annulez cette facture, une facture annulée est créée. En outre, une pièce d'annulation est créée dans le registre de la comptabilité fournisseurs et clients. Vous disposez désormais des options suivantes pour la compensation : Annulez la compensation de la facture dans la gestion de compte fournisseur, puis opérez une compensation manuelle entre la facture et la facture d'annulation. La facture et la facture annulée prennent alors le statut Rapproché et l'acompte prend le statut Non soldé. Si vous ne voulez pas utiliser la pièce de compensation pour la facture, par exemple parce que vous avez défini un escompte ou des déductions pour d'autres pièces à rapprocher, vous pouvez alors utiliser la facture d'annulation pour compenser les autres postes non soldés (de la même façon que pour un avoir). Si ces considérations ne sont pas applicables et que vous n'avez aucun autre poste à compenser, vous pouvez alors compenser le remboursement une fois que vous avez reçu le paiement du fournisseur. Autres fonctions Vous pouvez également effectuer les actions suivantes dans le sous-onglet Factures/paiements de l'onglet Dettes fournisseurs : Recomptabiliser un ou plusieurs paiements ou factures Transférer tous les postes vers un autre compte fournisseur Fractionner les postes non soldés Comptabilité fournisseurs P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 39

40 Vous pouvez fractionner un paiement entre différents comptes collectifs, par exemple pour représenter un dépôt de sécurité pour l'achat d'une maison. Exporter les détails d'un compte fournisseur vers Microsoft Excel Définir ou redéfinir des blocages de paiement Le blocage de paiement ne s'applique qu'aux paiements déclenchés par votre société. Il n'a pas d'effet sur les encaissements. Le blocage de paiement n'entraîne pas de blocage de livraison. Intégration Si l'un de vos fournisseurs est également un client, vous pouvez aussi le voir dans la gestion de compte client du poste de travail Comptabilité clients. Vous devez créer les données principales de ce partenaire deux fois. Voir aussi Affectation et compensation des paiements [Page 104] Escomptes pour la comptabilité fournisseurs dans la gestion financière Synthèse Un escompte peut être appliqué au paiement d'une facture fournisseur. Cette opération peut se faire automatiquement ou manuellement. Le système comptabilise automatiquement la déduction de l'escompte. Conditions préalables Options de configuration Configuration personnalisée Vous activez les escomptes relatifs à la comptabilité fournisseurs au niveau de la gestion financière dans la configuration de la solution. Pour ce faire, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis sélectionnez l'activité Escomptes pour la comptabilité fournisseurs dans la comptabilité financière dans la liste des activités. Vous devez définir les conditions de paiement. Pour ce faire, sélectionnez Données générales de gestion Fournisseurs Traiter les conditions de paiement. Il doit exister un compte pour les escomptes déduits ; ce compte doit avoir été entré dans vos structures de rapport financier et affecté dans la détermination des comptes pour la transaction commerciale Escompte pour paiement/remise. Sélectionnez Comptabilité financière et de gestion Plan comptable, Structures de rapports financiers, Détermination des comptes. Vous devez définir votre stratégie de paiement. Pour cela, sélectionnez Gestion des flux de trésorerie Stratégie de paiement SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité fournisseurs

41 Déduction automatique d'un escompte Un escompte peut être déterminé automatiquement et déduit lorsqu'une facture fournisseur est payée, à l'aide des données suivantes : Conditions de paiement pour chaque fournisseur : les conditions de paiement ont été affectées dans les données principales du fournisseur concerné. Conditions de paiement pour chaque facture : les conditions de paiement ont été affectées lors de la saisie de la facture fournisseur. S'il existe des conditions de paiement pour une facture fournisseur, le système applique toujours ces conditions et non les conditions de paiement saisies dans les données principales pour ce fournisseur. Dans les autres cas, le système applique les conditions de paiement du fournisseur concerné. Stratégie de paiement : la stratégie de paiement détermine la façon dont le montant de l'escompte et la date du paiement sont déterminés à partir des conditions de paiement. La stratégie de paiement peut être appliquée à un fournisseur donné ou à une société. Le montant de l'escompte et la date du paiement d'une facture fournisseur sont affichés par défaut dans la liste des propositions de paiement, mais vous pouvez modifier ces valeurs. Vous trouverez la liste de propositions de paiement dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs -> Paiements automatiques. Déduction manuelle d'un escompte Compensation manuelle Vous pouvez entrer un escompte tout en traitant un poste non soldé dans la gestion de compte fournisseur. Dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs, sélectionnez Fournisseurs Comptes fournisseurs et procédez comme suit : 1. Sélectionnez un fournisseur et cliquez sur Afficher. 2. Sélectionnez les postes voulus, puis cliquez sur Compenser manuellement. 3. Entrez le montant requis dans la zone Escompte de la facture. Liste de propositions de paiement L'escompte est affiché par défaut dans la liste de propositions de paiement. Vous pouvez modifier la proposition. Vous trouverez la liste de propositions de paiement dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs -> Paiements automatiques. Comptabiliser un escompte déduit Lorsque vous payez une facture fournisseur, l'escompte est comptabilisé à l'aide de la procédure brute. La TVA déductible est automatiquement corrigée à la date de paiement de la facture. Les escomptes sont comptabilisés différemment selon qu'ils sont combinés ou non à une entrée de marchandises : Entrée de facture avec entrée de marchandises : l'escompte est seulement comptabilisé une fois la compensation EM/EF effectuée. Entrée de facture sans entrée de marchandises : l'escompte est comptabilisé sur le compte d'origine dans l'écriture au journal relative à la facture fournisseur, c'est-à-dire, sur le compte de charges ou d'immobilisation. Escomptes pour paiements partiels Si une facture n'est que partiellement rapprochée, l'escompte est calculé et comptabilisé sur le montant du paiement. Si vous traitez un décaissement initié en externe et s'il a été défini dans la configuration du système qu'une tâche est toujours générée pour les moins-perçus, le poste n'est pas compensé et le système crée une tâche correspondante. Comptabilité fournisseurs P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 41

42 Pour une facture de EUR avec un escompte de 3 %, un paiement partiel de 97 EUR est effectué. De plus, le système comptabilise proportionnellement l'escompte de 3 EUR. Il s'ensuit donc un montant de compensation de 100 EUR. Les montants sont proposés automatiquement pour la compensation. Escomptes pour rapprochement d'avoirs Si les conditions de paiement de l'avoir correspondent à celles de la facture (dans le cas d'un avoir pertinent pour la facture, par exemple), un escompte est comptabilisé pour les deux documents. Pour une facture de EUR avec un escompte de 3 % et un avoir de 100 EUR avec un escompte de 3 %, un escompte de 3 EUR est calculé pour le montant de compensation de 100 EUR. L'escompte est comptabilisé en tant que montant négatif pour la facture et en tant que montant positif pour l'avoir, ce qui signifie qu'aucun escompte n'est payé. Si l'avoir ne comporte aucune condition de paiement d'escompte, un escompte est calculé et comptabilisé dans l'avoir lors de la compensation manuelle. Pour une facture de EUR avec un escompte de 3% et un avoir de ristourne de 97 EUR sans escompte, un escompte de 3 EUR est aussi comptabilisé. Il s'ensuit donc montant de rapprochement de 100 EUR. Escomptes pour acomptes Lors de la compensation d'une facture fournisseur comprenant un acompte, aucun escompte n'est comptabilisé. Si le paiement final est créé lors du cycle de paiement automatique, par exemple, le système calcule l'escompte pour le paiement restant. Si vous voulez appliquer l'escompte au montant total de la facture, vous pouvez choisir, lors du traitement de la proposition de paiement, les factures fournisseurs pour lesquelles vous avez reçu des acomptes et ajuster l'escompte au montant total de la facture. Pour consulter et traiter une proposition de paiement, sélectionnez Comptabilité fournisseurs Compensation automatique. Voir aussi Gestion de compte fournisseur [Page 36] Acomptes versés dans la gestion financière Synthèse Avant la production des biens ou la prestation des services, il est parfois nécessaire de verser un acompte sur le montant d'une facture, par exemple pour garantir une réservation. Dans ce cas, le fournisseur envoie une demande d'acompte qui est entrée dans le système. La demande d'acompte est affichée dans le solde des dettes sous forme de poste non soldé statistique. Le montant de la demande d'acompte n'est pas comptabilisé initialement, et le montant de taxe n'est pas saisi. Ces opérations interviennent à un stade ultérieur, une fois le paiement effectué. Les acomptes peuvent être versés manuellement ou automatiquement dans un cycle de paiement planifié. Si le paiement est créé automatiquement, les montants de taxe et d'acompte sont comptabilisés dans les comptes généraux correspondants SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité fournisseurs

43 Une fois la facture finale du montant total reçue, le poste de facture total est affecté automatiquement au poste d'acompte correspondant. Une écriture de transfert est passée entre le compte des acomptes versés et le compte fournisseur. L'écriture de TVA résultant de l'acompte versé est annulée et une nouvelle écriture de TVA est entrée avec le montant total de la facture. Pour plus d'informations sur la comptabilisation des acomptes, voir Comptabilisation des acomptes (méthode de la valeur brute) [Page 243]. Conditions préalables Les comptes pertinents pour les acomptes sont proposés dans le poste de travail Configuration de gestion, vue Liste des activités, étape Configuration personnalisée. Pour accéder à cette étape, sélectionnez Comptabilité financière et de gestion > Plan comptable, structures du rapport financier, détermination des comptes -> Comptabilité fournisseurs ou Comptabilité clients. Pour plus d'informations sur la détermination des comptes, voir Configuration de la détermination des comptes pour les transactions commerciales et Comptes collectifs. Flux de processus 1. Créer une demande d'acompte Vous créez une demande d'acompte dans le poste de travail Facturation fournisseur. Si un acompte est basé sur une commande d'achat définie dans le poste de travail Demandes et commandes d'achat, vous devez indiquer la commande d'achat pertinente lorsque vous saisissez la demande d'acompte. Si vous saisissez une facture ultérieurement, l'acompte référencé est identifié par le numéro de commande d'achat. Pour plus d'informations, voir Créer une demande d'acompte. 2. Afficher un compte fournisseur Dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs, dans la vue Fournisseurs sous Comptes fournisseurs, vous pouvez afficher la demande d'acompte dotée du statut En cours. 3. Verser un acompte Vous pouvez payer la demande d'acompte manuellement ou automatiquement dans le cadre d'un cycle de paiement. Vous payez la demande d'acompte manuellement dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs, vues Fournisseurs et Comptes fournisseurs. Votre demande d'acompte est affichée dans la gestion de compte fournisseur avec le statut En cours. Sélectionnez l'action Payer manuellement par <mode de paiement> (exemple : Payer manuellement par chèque émis). Une fois le chèque validé, vous pouvez consulter le flux de documents en sélectionnant Chèque émis -> Afficher tout. Vous voyez que le chèque a été comptabilisé en tant qu'acompte versé et qu'un montant de TVA provisoire a été entré. Vous payez la demande d'acompte via un cycle de paiement automatique dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs, vue Paiements automatiques. Une fois le cycle de paiement automatique terminé, une proposition de paiement où figure votre demande d'acompte dotée du statut En cours est affichée. En planifiant un cycle de paiement, et selon les options de la configuration de gestion, votre demande d'acompte est payée à la date d'échéance. La compensation partielle des demandes d'acompte n'est pas prise en charge. Seul le montant total peut être rapproché. 4. Entrer la facture finale L'acompte est affiché dans la gestion de compte fournisseur, avec le statut En cours. Vous saisissez la facture finale dans le poste de travail Facturation fournisseur. Pour la création de la facture finale, le système propose la compensation de tous les acomptes existants versés au fournisseur dans la page à onglet Acomptes. Cette page vous permet de modifier le montant de l'acompte à rapprocher. Vous pouvez rapprocher tout montant restant avec une facture future du fournisseur. 5. Payer la facture finale Annuler des demandes d'acompte, des acomptes et des factures totales Comptabilité fournisseurs P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 43

44 Vous pouvez invalider une demande d'acompte dans le poste de travail Facturation fournisseur avant la comptabilisation, si l'acompte n'a pas encore été payé. Si l'acompte a déjà été versé, vous devez commencer par annuler la compensation dans la gestion de compte fournisseur. Pour plus d'informations sur l'annulation d'une compensation et sur la compensation en cas d'annulation d'une facture en référence à un acompte, voir la section associée dans Gestion de compte fournisseur [Page 36]. Escompte appliqué aux factures fournisseurs avec acomptes Lorsqu'une facture fournisseur avec un acompte est compensée, aucun escompte n'est comptabilisé. Si le système crée le paiement final lors du cycle de paiement automatique, il propose le montant d'escompte uniquement pour le montant restant de la facture. Si vous voulez appliquer l'escompte au montant total de la facture, vous pouvez choisir, lors du traitement de la proposition de paiement, les factures fournisseurs pour lesquelles vous avez reçu des acomptes et ajuster l'escompte au montant total de la facture. Pour consulter et traiter une proposition de paiement, sélectionnez Comptabilité fournisseurs -> Rapprochement automatique. Pour plus d'informations, voir Escomptes pour la comptabilité fournisseurs dans la gestion financière [Page 40]. 3.2 Vues Guide de consultation rapide Fournisseurs (Comptabilité fournisseurs) La vue Fournisseurs du poste de travail Comptabilité fournisseurs offre l'accès à l'ensemble des données principales des fournisseurs pour la comptabilité fournisseurs. Vous pouvez vérifier les détails des transactions et des comptes et contrôler et valider les confirmations de solde fournisseur créées lors de l'exécution de la confirmation du solde. La vue Fournisseurs contient trois sous-vues : Comptes fournisseurs Vous pouvez afficher ici les soldes des comptes de vos fournisseurs, ou accéder à des postes de comptes fournisseurs et les traiter (en effectuant un rapprochement manuel, par exemple). Fournisseurs Ici, vous pouvez afficher, traiter et créer des fiches fournisseurs. Vous pouvez également vérifier différents détails relatifs aux fournisseurs, notamment le site, le contact principal et les informations de contact. Confirmation de solde Ici, vous pouvez afficher une liste des confirmations de solde proposées, les vérifier et de les valider pour les envoyer à vos fournisseurs. Si vous choisissez d'envoyer la lettre de confirmation de solde par , vous devez vérifier qu'une adresse est présente dans le système pour le fournisseur concerné. Si vous voulez envoyer un chiffré, vous devez également vérifier qu'un certificat valide a été affecté à l'adresse du fournisseur. Vous pouvez aussi signer les s. Si vous voulez utiliser le chiffrement et les signatures, vous devez activer le scénario Comptabilité clients et fournisseurs - Confirmation de solde dans la configuration. Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Configuration : Chiffrement des s et contrôle des signatures. Pour des informations plus générales, voir Sécurité des s SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité fournisseurs

45 Contexte de gestion Moniteur des comptes fournisseurs [Page 36] Postes fournisseurs non soldés [Page 35] Tâches Créer et traiter un fournisseur 1. Dans la sous-vue Fournisseurs, cliquez sur Créer et sélectionnez Fournisseur. 2. Saisissez le nom du fournisseur, son adresse, les données de communication et toute autre information utile. 3. Pour revenir à la sous-vue Fournisseurs, cliquez sur Sauvegarder et fermer Guide de consultation rapide Paiements automatiques (Comptabilité fournisseurs) Cette vue est disponible dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs, sous Paiements automatiques. Elle permet d'afficher tous les décaissements créés par les cycles de paiement, ainsi que les paiements manuels créés dans la gestion de compte fournisseur via Payer manuellement par, puis Autres modes de paiement. Le cycle de paiement crée des propositions de paiement qui contiennent toutes les factures arrivées à échéance et les escomptes accordés pour paiement immédiat. Vous pouvez contrôler les propositions et, si nécessaire, les valider, les différer ou les annuler. Ainsi, les paiements à vos fournisseurs sont effectués dans les délais, mais pas prématurément, ce qui permet à votre société de profiter des escomptes. Tâches Approuver une proposition de paiement automatique Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Approuver une proposition de paiement automatique. Afficher des propositions de paiement 1. Dans la vue Paiements automatiques, sélectionnez un paiement et cliquez sur Afficher propositions de paiement. 2. L'écran Liste de propositions de paiement : <ID>, affiche une liste de toutes les propositions de paiement créées par l'exécution du cycle de paiement qui comprend le paiement sélectionné. Comptabilité fournisseurs P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 45

46 3.2.3 Guide de consultation rapide Compensation des paiements (Comptabilité fournisseurs) La vue Compensation des paiements qui apparaît dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs vous permet de clarifier un paiement fournisseur, comme un décaissement manuel pour une facture fournisseur, par compensation ou par nouvelle comptabilisation. Ces paiements sont généralement clarifiés automatiquement. Si le système ne trouve aucun poste non soldé correspondant au paiement ou si les postes non soldés trouvés ne correspondent pas aux postes non soldés référencés (date de pièce ou montant de facture incorrect(e) par exemple), une tâche Compensation des paiements est créée. Pour vous aider à établir la correspondance entre un décaissement et la facture en cours appropriée, le système crée des propositions de compensation reposant sur des facteurs tels que le montant, la date d'échéance et les références du paiement. Vous pouvez simplement accepter ces propositions ou les modifier. Vous pouvez, par exemple, modifier les remises à appliquer à chaque facture ou encore changer les factures à régler au moyen du paiement. Le système propose une liste des différentes remises et déductions applicables. Une fois éliminée la différence entre le montant du paiement et le montant de la facture, la compensation du décaissement est possible. La tâche Compensation des paiements est terminée une fois le paiement clarifié. Un paiement est considéré comme clarifié si l'une des conditions suivantes est remplie : Il est appliqué à des postes non soldés et est compensé. Il est comptabilisé à nouveau sur un compte client ou fournisseur différent. Le solde résiduel est accepté sur le compte. Plusieurs des conditions précédentes sont réunies. Si un paiement partiel doit compenser entièrement une facture, vous pouvez appliquer une remise supplémentaire manuellement au poste en question ou utiliser l'action Appliquer remise ou crédit qui répartit la remise selon la stratégie de compensation configurée. Vous ne pouvez pas appliquer une telle remise sur un trop-perçu. Dans le cas d'un trop-perçu, vous devez accepter le trop-perçu en acompte et le compenser plus tard, par exemple avec un poste créditeur fournisseur. Vous pouvez également accéder aux tâches de compensation manuelle des paiements à partir de la vue Travail du poste de travail Comptabilité fournisseurs. Contexte de gestion Affectation et compensation des paiements [Page 104] Escomptes pour la comptabilité fournisseurs dans la gestion financière [Page 40] Tâches Compenser un décaissement manuellement Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Compenser un décaissement manuellement. Vue Compensation 1. Dans la vue Compensation des paiements, sélectionnez la compensation que vous voulez afficher et cliquez sur Afficher compensation SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité fournisseurs

47 2. Dans l'éditeur Synthèse de compensation : <ID>, vous pouvez afficher des détails, tels que le solde résiduel à compenser pour finaliser l'ensemble du processus de compensation, les montants affectés à d'autres clients et fournisseurs, les données de comptabilité, les postes non soldés et le montant du paiement. Pour compenser manuellement le décaissement, cliquez sur Afficher tout pour accéder à la compensation manuelle Guide de consultation rapide Cycles de paiement (Comptabilité fournisseurs) La sous-vue Cycles de paiement de la vue Tâches périodiques du poste de travail Comptabilité fournisseurs vous permet de créer, de traiter, de planifier et d'exécuter des cycles automatiques qui génèrent des propositions de paiement pour les paiements initiés en interne. Vous pouvez également afficher les journaux d'applications des cycles qui ont été exécutés. Cette vue ne permet pas de générer de virements bancaires, de prélèvements automatiques ni de chèques. Pour cela, vous utilisez la fonction Cycle de support de paiement dans le poste de travail Gestion des paiements. Contexte de gestion Exécutions en masse Tâches Créer et traiter des propositions de paiement pour la comptabilité fournisseurs Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Créer et traiter des propositions de paiement pour la comptabilité fournisseurs Guide de consultation rapide Exécutions de la confirmation de solde (Comptabilité fournisseurs) Les exécutions de confirmation de solde de la comptabilité fournisseurs permettent de compiler les données de confirmation de solde des fournisseurs et de créer les lettres correspondantes. Ces lettres informent vos fournisseurs de leurs soldes et leur en demandent la confirmation. Vous pouvez ainsi rapprocher vos enregistrements avec ceux de vos fournisseurs. La fonctionnalité d'exécution de la confirmation de solde pour la comptabilité fournisseurs est disponible dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs, vue Tâches périodiques, sous-vue Exécutions de la confirmation de solde. Comptabilité fournisseurs P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 47

48 Contexte de gestion Exécutions en masse Confirmation de solde pour la comptabilité fournisseurs Postes fournisseurs non soldés [Page 35] Tâches Créer une exécution de la confirmation de solde Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Créer une exécution de la confirmation de solde Guide de consultation rapide Cycles de réévaluation en devise étrangère (Comptabilité fournisseurs) La réévaluation en devise étrangère vous permet de convertir les dettes non soldées exprimées en devises étrangères dans la devise de la société à un jour de référence spécifique. Cette activité de clôture est pertinente pour les sociétés dans lesquelles les transactions de certains fournisseurs sont libellées dans une devise autre que celle de la société. À l'origine, les montants de ces dettes non soldées ont été convertis dans la devise de la société au taux de change alors en vigueur. Lors de la création du bilan, un taux de change différent s'applique, ce qui vous oblige à réévaluer les postes non soldés. Vous pouvez répéter la réévaluation aussi souvent que nécessaire jusqu'au rapprochement ou jusqu'à la rectification des dettes. Contexte de gestion Réévaluation en devise étrangère [Page 28] Configuration : Méthodes de réévaluation des dettes et créances en devise étrangère Devises Tâches Vérifier les conditions préalables La réévaluation en devise étrangère est soumise aux conditions préalables suivantes : Les taux de change en cours doivent être entrés dans le système. Pour plus d'informations sur ces options, voir Taux de change, type de taux de change et type de conversion. Les comptes fournisseurs doivent avoir été reclassés. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Reclassement des comptes fournisseurs [Page 51] SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité fournisseurs

49 Vous devez définir et configurer les comptes à réévaluer à l'aide de la détermination des comptes. Pour plus d'informations, voir Configuration de la détermination des comptes pour les transactions commerciales. Pour ce faire, vous devez affecter le système comptable approprié à la méthode de réévaluation en devise étrangère. Cela définit la manière dont les différences de change sont valorisées et comptabilisées. Pour plus d'informations, voir Configuration : Méthodes de réévaluation des dettes et créances en devise étrangère. Exécuter la réévaluation en devise étrangère pour les dettes 1. Vous disposez des options suivantes pour créer le cycle : Pour créer un cycle de bout en bout, cliquez sur Créer et sélectionnez Cycle de réévaluation en devise étrangère. Pour créer un cycle à l'aide des données d'un cycle précédent, sélectionnez le cycle souhaité et cliquez sur Copier. Les données du cycle sélectionné sont copiées dans l'écran de sélection du nouveau cycle. Vous pouvez ensuite modifier les paramètres du cycle et les données de sélection, si besoin. 2. Pour exécuter le cycle en mode test, cochez la case Test. Vous accédez ainsi à une simulation des résultats sans créer aucune écriture. Seuls les tests et les exécutions planifiées peuvent être supprimés. 3. Saisissez les données du cycle, comme la société, l'étape de clôture et la période/ l'exercice. Système comptable Si vous saisissez un système comptable, la réévaluation est exécutée pour ce système comptable seulement. Si vous n'indiquez aucun système comptable, la réévaluation est exécutée pour tous les systèmes comptables de la société sélectionnée. Si vous utilisez plusieurs systèmes comptables avec différentes versions d'exercice, le mieux est d'exécuter la réévaluation séparément pour chaque système comptable. Le jour de référence est déterminé d'après la version d'exercice du système comptable. Étape de clôture Sélectionnez l'étape de clôture que le système doit utiliser lors de la création des écritures au jour de référence dans la période comptable correspondante. Cette période comptable doit être ouverte pour l'étape de clôture que vous avez sélectionnée. Pour plus d'informations, voir la rubrique Étapes de clôture. 4. Vous pouvez exécuter le cycle immédiatement ou le planifier à une date ultérieure. Le cycle démarre immédiatement si vous le planifiez sans saisir de date et heure. 5. Lorsque l'exécution du cycle est terminée, celui-ci apparaît dans la liste des cycles. Vous pouvez vérifier les résultats. Exécuter l'annulation de la réévaluation en devise étrangère pour les dettes Si vous procédez à l'annulation d'une réévaluation exécutée dans une période comptable alors que cette période est clôturée, vous êtes autorisé à exécuter le cycle. Cependant, à la fin du cycle, vous ne verrez aucune écriture mais seulement un message d'erreur vous indiquant que l'annulation est impossible car l'étape de clôture pour la période a déjà été effectuée. Comptabilité fournisseurs P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 49

50 1. Sélectionnez le cycle de réévaluation à annuler. Il doit s'agir d'un cycle en mode de mise à jour et son statut d'exécution doit être Terminé. Les cycles de réévaluation en devise étrangère doivent être annulés dans la séquence opposée à leur exécution. Ainsi, si vous avez exécuté plusieurs cycles avec les mêmes données, vous devez annuler le dernier cycle en premier, puis l'avant-dernier cycle, etc. 2. Cliquez sur Annuler, saisissez une description du cycle et planifiez-le. Si vous planifiez le cycle pour une exécution ultérieure, il est répertorié dans la vue avec un statut vide. Le statut passe à Terminé une fois le cycle exécuté. Une fois l'exécution terminée, le cycle annulé apparaît dans la liste des cycles de réévaluation en devise étrangère terminés. Vous pouvez maintenant vérifier les résultats du cycle. La case Annulé est cochée pour tous les cycles d'annulation. Afficher et vérifier le journal 1. Afficher le journal Si vous avez exécuté la réévaluation en devise étrangère immédiatement, un message statut est émis. Pour afficher la liste des journaux, cliquez sur Afficher journal dans le message de statut. Si vous avez planifié la réévaluation en devise étrangère, vous pouvez afficher la liste des journaux une fois le cycle terminé en sélectionnant celui-ci dans la vue. 2. Contrôler le journal Le journal contient les informations suivantes : Général Affiche le résultat du cycle, la date d'exécution, les messages éventuellement générés, ainsi que l'étendue du profit ou de la perte résultant de l'évaluation. Sélection des données Affiche les informations que vous avez saisies lors du lancement du cycle. Messages Affiche une liste des messages émis (notamment les messages d'avertissement). Écritures Affiche tous les mouvements de compte et écritures au journal comptabilisés pour l'évaluation au jour de référence. Traité correctement Affiche, pour chaque compte réévalué, toutes les pièces avec leur ID de pièce d'origine, le montant historique et le montant au jour de référence, ainsi que les bénéfices et les pertes. Non traité Affiche, pour chaque compte réévalué, les pièces pour lesquelles des erreurs sont survenues lors du traitement (impossibilité de déterminer un compte, par exemple). Pour vérifier si un cycle s'est bien déroulé, vous pouvez effectuer les contrôles suivants : Journal Vous trouverez un journal du cycle dans la sous-vue correspondante. Chaque cycle a un statut (Information, Erreur). Pour afficher les détails d'un journal, sélectionnez le cycle pertinent et cliquez sur Afficher SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité fournisseurs

51 Si des erreurs se sont produites au cours d'un cycle, vous devez les résoudre. Vous trouverez des informations sur les erreurs dans l'onglet Messages. Une fois les corrections apportées, lancez à nouveau le cycle. Le système repasse les écritures qui n'ont pas pu être passées lors du premier cycle. Moniteur de jobs Si un cycle ne s'est pas déroulé correctement et si vous ne parvenez pas à identifier et résoudre la cause de l'échec, vous pouvez afficher les détails techniques correspondants dans le moniteur de jobs. Sélectionnez le cycle souhaité et cliquez sur Afficher jobs. En cas d'erreurs dans un job, contactez votre administrateur Guide de consultation rapide Reclassement des comptes fournisseurs La fonctionnalité de reclassement des comptes fournisseurs vous aide à afficher correctement votre comptabilité fournisseurs. Le reclassement des comptes fournisseurs et clients est une étape de clôture importante. Le solde final de chaque débiteur et créancier détermine la classification des montants : sous les comptes fournisseurs pour les montants au débit et sous les comptes clients pour les montants au crédit. Le système reclasse ensuite les postes des comptes fournisseurs et clients en fonction de la durée résiduelle (0 12 mois, mois, > 60 mois). Un reclassement peut être annulé. La périodicité du reclassement est dérivée automatiquement des règles comptables spécifiées dans la configuration de gestion. Contexte de gestion Reclassement [Page 30] Tâches Reclasser des comptes fournisseurs 1. Pour exécuter un nouveau reclassement, cliquez sur Créer et sélectionnez Reclassement des comptes fournisseurs. 2. Vous disposez des options suivantes : Reclassement avec référence Pour réutiliser les données d'un précédent reclassement, sélectionnez le reclassement que vous voulez utiliser et cliquez sur Copier. Les données sont directement copiées dans l'écran de saisie du nouveau reclassement. Vous pouvez ensuite ajuster les données copiées. Test Pour exécuter un reclassement en mode test, cochez la case Test. L'aperçu des résultats du test est affiché mais aucune écriture n'est réellement créée. Les écritures sont seulement simulées. Système comptable Comptabilité fournisseurs P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 51

52 Vous pouvez exécuter un reclassement pour un système comptable unique ou pour tous les systèmes comptables. Si vous utilisez plusieurs systèmes comptables avec des versions d'exercice comptable différentes, il est préférable d'exécuter le report de solde séparément pour chaque système comptable. Le jour de référence est déterminé d'après la version d'exercice du système comptable. Étape de clôture Sélectionnez l'étape de clôture que le système doit utiliser lors de la création des écritures au jour de référence dans la période comptable pertinente. Cette période comptable doit être ouverte pour l'étape de clôture que vous avez sélectionnée. Pour plus d'informations, voir la rubrique Étapes de clôture. 3. Planification Vous pouvez exécuter un reclassement immédiatement ou le planifier en vue d'une exécution ultérieure : Pour exécuter un reclassement immédiatement, cliquez sur Lancer maintenant. Pour planifier un reclassement à une date ultérieure, cliquez sur Planifier et indiquez la date et l'heure auxquelles le système devra exécuter le reclassement. Si vous ne renseignez pas les zones Date et Heure, l'exécution est lancée immédiatement. Le bouton Afficher jobs permet d'afficher les reclassements planifiés. Vérifiez les résultats du reclassement et terminez-les en conséquence. Afficher et vérifier le journal 1. Afficher le journal Si vous avez exécuté un reclassement immédiatement, un message de statut apparaît. Pour afficher les détails, cliquez sur Afficher journal dans le message de statut. Si vous avez planifié un reclassement, vous pouvez afficher la liste des journaux une fois le reclassement exécuté. Pour cela, sélectionnez le reclassement pertinent. 2. Vérifier le journal Le journal contient les informations suivantes : Général Affiche le résultat du reclassement, la date d'exécution, les messages éventuellement générés, ainsi que l'étendue du profit ou de la perte résultant de l'évaluation. Sélection des données Affiche les informations que vous avez saisies lors du lancement du reclassement. Messages Affiche une liste des messages émis (notamment les messages d'avertissement). Écritures Affiche toutes les écritures de compte et écritures au journal réalisées par le système pour l'évaluation au jour de référence et pour l'annulation d'évaluation. Vous pouvez afficher les écritures par compte collectif ou par pièce. Traité correctement Affiche, pour chaque compte collectif, toutes les écritures au journal avec les données relatives au fournisseur, l'id écriture au journal, les groupes de durées résiduelles et le montant dans la devise de la société. Non traité SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité fournisseurs

53 Affiche les pièces ayant généré des erreurs pendant le traitement (en raison d'une détermination des comptes manquante, par exemple). Pour vérifier si un cycle s'est bien déroulé, vous pouvez effectuer les contrôles suivants : Journal Un journal du cycle est disponible dans la sous-vue correspondante. Chaque cycle a un statut (Information, Erreur). Pour afficher les détails d'un journal, sélectionnez le cycle pertinent et cliquez sur Afficher. Si des erreurs se sont produites au cours d'un cycle, vous devez les résoudre. Vous trouverez des informations sur les erreurs dans la page à onglet Messages. Une fois les erreurs corrigées, lancez à nouveau le cycle. Les écritures qui n'ont pas pu être passées lors de la précédente tentative sont répétées. Moniteur de jobs Si un cycle ne s'est pas déroulé correctement et que vous ne parvenez pas à identifier et résoudre la cause de l'échec, vous pouvez afficher les détails techniques correspondants dans le moniteur de jobs. Sélectionnez le cycle souhaité et cliquez sur Afficher jobs. En cas d'erreurs dans un job, contactez votre administrateur. Annuler un reclassement des comptes fournisseurs Si vous exécutez l'annulation dans une période comptable après la clôture de cette période, le système vous autorise à exécuter le cycle. Cependant, à la fin du cycle, vous ne verrez aucune écriture mais seulement un message d'erreur vous indiquant que l'annulation est impossible car l'étape de clôture pour la période a déjà été effectuée. 1. Sélectionner le cycle à annuler Sélectionnez le reclassement à annuler. Il doit s'agir d'un cycle en mode de mise à jour et son statut d'exécution doit être Terminé. 2. Planifier le cycle d'annulation Cliquez sur Annuler, saisissez une description du cycle et planifiez-le. 3. Vérifiez les résultats du cycle et terminez-les en conséquence. 4. Résultat Suite au reclassement, des écritures négatives ou des écritures au débit ou au crédit équivalentes sont passées. Cela est déterminé par la configuration de gestion. 3.3 Rapports Liste chronologique de la comptabilité fournisseurs Synthèse Ce rapport affiche pour chaque fournisseur les dettes en retard en fonction d'un jour de référence et d'une période chronologique. Comptabilité fournisseurs P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 53

54 Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques. Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Ces variables sont décrites ci-dessous : Date butoir La date butoir désigne la date de la transaction (qui fait référence à la date comptable dans la transaction d'origine, affichée comme date comptable proposée). Période 1 à période 4 Vous pouvez spécifier quatre périodes chronologiques de façon à regrouper les dettes en retard. Ces périodes sont calculées à partir de la date butoir indiquée. Dans l'affichage par défaut, la structure de période se présente comme suit : 30 jours (période 1), 60 jours (période 2), 90 jours (période 3), 120 jours (période 4). Autrement dit, la période 2 affiche les dettes en retard avec une échéance comprise entre 31 et 60 jours dans le passé, que ces dettes aient été compensées à la date courante ou pas. Ces valeurs peuvent être modifiées. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Outre les dettes en retard, ce rapport affiche également, pour chaque période, les dettes qui ne sont pas encore échues et le montant total des dettes (total des postes en retard de paiement et des postes non encore échus). Notez ce qui suit pour les types de pièces individuels : Les factures fournisseurs sont affichées sous forme de montants négatifs. Les avoirs fournisseurs sont affichés sous forme de montants positifs. Les paiements n'ont pas d'échéance spécifique. La date d'échéance nette affichée correspond en conséquence à la date de transaction. Les données de ce rapport sont affichées sous forme de tableau. Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport : Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. À partir des postes non soldés affichés, vous pouvez afficher les détails de chaque poste. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le menu correspondant. Pour pouvoir accéder à la pièce d'origine, ajoutez les caractéristiques suivantes au rapport : Type de pièce d'origine Numéro de pièce et/ou Référence externe Vous devez insérer le Type de pièce d'origine sur la gauche du Numéro de pièce et de la Référence externe. Vous pouvez alors accéder à la pièce d'origine à partir du Numéro de pièce ou de la Référence externe SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité fournisseurs

55 Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Liste des prévisions pour la comptabilité fournisseurs Synthèse Ce rapport affiche pour chaque fournisseur les dettes en cours dont la date d'échéance est postérieure au jour de référence indiqué et se situe dans le futur. Ce rapport présente également les postes non soldés que les fournisseurs doivent vous payer. Les postes annulés ne sont pas inclus. Vues Ce rapport propose les vues suivantes : Liste des prévisions pour la comptabilité fournisseurs (standard) Affiche les informations suivantes pour chaque fournisseur : montant en retard de paiement au jour de référence, périodes chronologiques futures, montant dû total futur, montant total non soldé. Le calcul de l'échéance fait référence à la date d'échéance nette (cible du paiement). Escompte normal Affiche les informations suivantes pour chaque fournisseur : montant en retard de paiement au jour de référence, périodes chronologiques futures, montant dû total futur, montant total non soldé. Le calcul de l'échéance fait référence à la date d'échéance de l'escompte normal, comme le montre l'exemple ci-dessous : conditions d'escompte 2. Escompte maximum Affiche les informations suivantes pour chaque fournisseur : montant en retard de paiement au jour de référence, périodes chronologiques futures, montant dû total futur, montant total non soldé. Le calcul de l'échéance fait référence à la date d'échéance de l'escompte maximum, comme le montre l'exemple cidessous : conditions d'escompte 1. Vous recevez une facture en date du comportant les conditions de paiement suivantes : 1) Paiement sous 8 jours : 3 % d'escompte 2) Paiement sous 14 jours : 2 % d'escompte 3) Paiement sous 30 jours : net Autrement dit, il existe trois dates d'échéance possibles pour cette facture : Conditions d'escompte 1) (escompte maximum) : peut être payée jusqu'au Conditions d'escompte 2) (escompte normal) : peut être payée jusqu'au Net (cible du paiement : conditions 3) : peut être payée jusqu'au Le système affiche différents montants nets et périodes chronologiques pour la facture, en fonction de la vue que vous sélectionnez. Comptabilité fournisseurs P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 55

56 Selon la vue sélectionnée, les factures sont regroupées par date d'échéance nette, date d'échéance avec escompte normal ou date d'échéance avec escompte maximum. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques. Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Ces variables sont décrites ci-dessous : Jour de référence Le jour de référence correspond toujours à la date de transaction des postes non soldés et non à la date comptable. Le système n'affiche que les postes ayant une date de transaction antérieure au jour de référence. Période 1 à période 4 Vous pouvez spécifier quatre périodes chronologiques pour regrouper les dettes à une date future. Ces périodes sont calculées à partir du jour de référence indiqué. Dans l'affichage par défaut, la structure de période se présente comme suit : 30 jours (période 1), 60 jours (période 2), 90 jours (période 3), 120 jours (période 4). Cela signifie, par exemple, que la période 2 présente les dettes dues à compter du jour 31 jusqu'au jour 60 après le jour de référence spécifié. Ces valeurs peuvent être modifiées. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Outre les postes échus pour chaque période dans le futur, le rapport affiche les dettes en retard au jour de référence et le montant total de tous les postes non soldés (total des postes en retard de paiement et postes non encore échus). Notez ce qui suit pour les types de pièces individuels : Les factures fournisseurs sont affichées sous forme de montants négatifs. Les avoirs fournisseurs sont affichés sous forme de montants positifs. Les paiements n'ont pas d'échéance spécifique. La date d'échéance affichée correspond en conséquence à la date de transaction. Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport : Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. À partir des postes non soldés, vous pouvez afficher les détails de chaque poste. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le menu correspondant. Pour pouvoir accéder à la pièce d'origine, ajoutez les caractéristiques suivantes au rapport : Type de pièce d'origine Numéro de pièce et/ou Référence externe Vous devez insérer le Type de pièce d'origine sur la gauche du Numéro de pièce et de la Référence externe. Vous pouvez alors accéder à la pièce d'origine à partir du Numéro de pièce ou de la Référence externe SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité fournisseurs

57 Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Détails des postes fournisseurs Synthèse Ce rapport répertorie tous les postes relatifs à un fournisseur pour une période particulière. Les postes annulés ne sont pas inclus. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques. Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont indiquées par un astérisque (*). Ces variables sont décrites ci-dessous : Date de saisie Le système sélectionne par défaut les deux semaines passées pour les pièces saisies. Statut du poste Vous pouvez restreindre l'affichage à un statut de poste spécifique, tel que non soldé, compensé ou non affecté. Pour cela, utilisez l'aide à la saisie. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Le rapport affiche pour chaque poste le montant du document complet ainsi que tout escompte disponible ou obtenu et les montants impayés. Le niveau de relance est également indiqué pour tous les postes en retard de paiement. Les données de ce rapport sont affichées sous forme de tableau. Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport : Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Vous pouvez accéder aux détails de chaque fournisseur affiché. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le menu correspondant. Pour pouvoir accéder à la pièce d'origine, ajoutez les caractéristiques suivantes au rapport : Type de pièce d'origine Numéro de pièce et/ou Référence externe Vous devez insérer le Type de pièce d'origine sur la gauche du Numéro de pièce et de la Référence externe. Vous pouvez alors accéder à la pièce d'origine à partir du Numéro de pièce ou de la Référence externe. Comptabilité fournisseurs P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 57

58 Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Liste des postes non soldés Fournisseurs Synthèse Ce rapport répertorie les postes non soldés pour chaque fournisseur et un jour de référence spécifique. Les postes annulés ne sont pas inclus. Vues Ce rapport vous fournit les vues suivantes : Liste de postes non soldés Fournisseurs (Standard) Cette vue affiche pour chaque fournisseur tous les postes non soldés pour un jour de référence spécifique ainsi que les informations sur les escomptes disponibles ou obtenus. Liste de postes non soldés Tous les postes par fournisseurs Affiche la liste de tous les postes non soldés par numéro de pièce dans l'ordre croissant. Liste de postes non soldés Synthèse par fournisseurs Affiche le nombre total des postes non soldés pour tous les fournisseurs ou une sélection d'entre eux. Liste des postes non soldés Rapprochement Affiche les postes non soldés pour chaque fournisseur et devise de transaction. Vous pouvez utiliser cette vue pour un rapprochement technique sur la base du rapport Rapprochement des comptes fournisseurs. Pour plus d'informations, voir Rapprochement des comptes fournisseurs. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques. Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Ce faisant, tenez compte des points suivants : Jour de référence Le jour de référence correspond toujours à la date de transaction des postes non soldés et non à la date comptable. Le système n'affiche que les postes ayant une date de transaction antérieure au jour de référence. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Les données de ce rapport sont affichées sous forme de tableau SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité fournisseurs

59 Notez ce qui suit pour les types de pièces individuels : Les factures fournisseurs sont affichées sous forme de montants négatifs. Les avoirs fournisseurs sont affichés sous forme de montants positifs. Les paiements n'ont pas d'échéance spécifique. La date d'échéance nette affichée correspond en conséquence à la date de transaction. Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport : Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Vous pouvez accéder aux informations détaillées correspondantes pour les postes non soldés affichés. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le menu correspondant. Pour pouvoir accéder à la pièce d'origine, ajoutez les caractéristiques suivantes au rapport : Type de pièce d'origine Numéro de pièce et/ou Référence externe Vous devez insérer le Type de pièce d'origine sur la gauche du Numéro de pièce et de la Référence externe. Vous pouvez alors accéder à la pièce d'origine à partir du Numéro de pièce ou de la Référence externe. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Statistiques des paiements - Fournisseurs Synthèse Ce rapport offre un aperçu des habitudes de paiement de votre société vis-à-vis de ses fournisseurs sur une période donnée. Les postes annulés ne sont pas inclus. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez effectuer une sélection de valeurs pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont indiquées par un astérisque (*). Des informations supplémentaires sont disponibles pour la variable sélectionnée suivante : Date comptable proposée Le système sélectionne par défaut les deux semaines passées pour les pièces saisies. Comptabilité fournisseurs P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 59

60 Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Ce rapport présente les valeurs suivantes : nombre de jours à compter de la réception de facture jusqu'au paiement (dettes), montant du paiement, nombre moyen de jours jusqu'à la date d'échéance nette, nombre de jours en retard dans la période spécifiée en pourcentage et escomptes autorisé, demandé et perdu. Les données de ce rapport sont affichées sous forme de tableau. Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport : Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Vous pouvez accéder aux détails de chaque fournisseur affiché. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le menu correspondant. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Statistiques des paiements Escompte Synthèse Le rapport affiche une synthèse de tous les escomptes que votre société a obtenus ou perdus en effectuant des paiements sur une période donnée. Tous les escomptes que votre société peut encore utiliser sont également affichés. Les postes annulés ne sont pas inclus. Vues Statistiques des paiements Escomptes Affiche tous les escomptes, y compris ceux obtenus ou non utilisés, sur une période donnée, ainsi que l'ensemble des escomptes actuellement disponibles. Cette période correspond par défaut à 365 jours. Statistiques des paiements Top escomptes perdus Affiche les dix montants d'escompte les plus élevés qui n'ont pas été utilisés au cours des 365 derniers jours. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez effectuer une sélection de valeurs pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Des informations supplémentaires sont disponibles pour les variables sélectionnées suivantes : SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité fournisseurs

61 Date de compensation Vous pouvez limiter l'affichage aux paiements qui ont été rapprochés lors de la période spécifiée, par exemple le mois courant ou les 14 derniers jours. La valeur par défaut de cette variable correspond aux 365 derniers jours. Devise d'affichage Ce rapport est affiché dans la devise de la société en standard. Néanmoins, vous pouvez également le générer dans une autre devise. Devise d'affichage Date de conversion Si vous voulez générer le rapport dans une devise autre que celle de la société, vous pouvez spécifier une date de conversion. La date du jour est utilisée comme date de conversion standard. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Ce rapport affiche le montant des escomptes que votre société a obtenus ou perdus, ou qu'elle peut encore utiliser pour chaque fournisseur. Des informations supplémentaires sont disponibles pour les ratios suivants : Escompte accordé Affiche l'escompte que vous pouvez ou avez pu utiliser pour un paiement défini. Escompte obtenu Affiche l'escompte que vous avez pu utiliser en fonction du fournisseur, et dont vous avez bénéficié. Escompte supplémentaire obtenu Affiche l'escompte que vous avez obtenu en plus du montant que vous pouviez utiliser en fonction du fournisseur. Il s'agit donc de la différence entre le montant total de l'escompte obtenu et le montant de l'escompte accordé. Escompte perdu Affiche l'escompte que vous auriez pu utiliser mais dont vous n'avez pas bénéficié. Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport : Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour ce faire, cliquez sur le symbole de filtre et sélectionnez les valeurs requises. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Vous pouvez utiliser les différents fournisseurs affichés pour naviguer directement vers une synthèse de leurs données principales. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le menu correspondant. Si vous voulez afficher plus de montants d'escomptes perdus que ceux présentés dans la vue standard, procédez comme suit : Sous Colonnes, sélectionnez la liste déroulante Ratios, puis Gérer conditions. Dans la boîte de dialogue affichée, sélectionnez Traiter. Dans l'écran Traiter conditions, remplacez la valeur affichée au niveau de la colonne De la valeur et saisissez le nombre de lignes requis. Vous pouvez sauvegarder vos modifications et définir la vue modifiée comme standard. À partir de ce rapport, vous pouvez accéder aux éléments suivants : Synthèse partenaire Détails de tous les postes Fournisseurs Statistiques des paiements Fournisseurs [Page 59] Comptabilité fournisseurs P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 61

62 Pour pouvoir accéder à la pièce d'origine, ajoutez les caractéristiques suivantes au rapport : Type de pièce d'origine Numéro de pièce et/ou Référence externe Vous devez insérer le Type de pièce d'origine sur la gauche du Numéro de pièce et de la Référence externe. Vous pouvez alors accéder à la pièce d'origine à partir du Numéro de pièce ou de la Référence externe. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Liste des fournisseurs Synthèse La liste des fournisseurs présente une liste de tous les fournisseurs enregistrés dans le système. Vous pouvez afficher différentes données sur les fournisseurs, comme : l'id et le nom du partenaire ; les données d'adresse ; le statut ; la date de création ; l'auteur de l'enregistrement SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité fournisseurs

63 4 Comptabilité clients 4.1 Contexte de gestion Postes clients non soldés Synthèse Les postes non soldés sont soit des factures en cours enregistrées pour des biens et services, soit des avoirs qui n'ont pas encore été réglés. Les listes de postes non soldés de tous les clients vous aident à identifier les impayés et à recouvrer les montants correspondants en temps utile avec des relances optimisées. Vous obtenez également une synthèse des comptes clients pour lesquels vous devez traiter des postes non soldés. Conditions préalables Pour afficher les postes non soldés, vous devez entrer et comptabiliser une facture client. Si vous n'affectez pas de société à un client lorsque vous créez les données principales, cela sera fait automatiquement à la première facture comptabilisée. Cette valeur est dérivée de la société vendeuse qui a créé la facture, ainsi que de la gestion de l'organisation. Vous pouvez également affecter la société comme suit : 1. Dans le poste de travail Comptabilité clients, passez à la vue Clients. 2. Sélectionnez le client, cliquez sur Traiter, puis sur Données financières. 3. Sous Sociétés, ajoutez la société et le groupe de détermination des comptes. Pour plus d'informations, voir Configuration de la détermination des comptes pour les transactions commerciales. Vue des listes de postes non soldés Les rapports suivants du poste de travail Comptabilité clients présentent des informations sur les postes non soldés de vos clients : Liste chronologique de la comptabilité clients Ce rapport affiche les postes clients non soldés en retard de paiement, structurés selon le nombre de jours de retard. Liste des prévisions pour la comptabilité clients Ce rapport affiche les créances en cours pour lesquelles la date d'échéance est postérieure au jour de référence spécifié et dans le futur, et vous donne une vue d'ensemble des encaissements à venir. Vous disposez également des rapports suivants pour afficher les postes non soldés et les habitudes des clients : Historique de relance Clients Historique de relance Documents Statistiques de relance Statistiques des paiements Clients Liste des paiements Clients Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 63

64 Vous pouvez également utiliser la gestion de compte client pour consulter les postes non soldés d'un client donné. Pour plus d'informations, voir Gestion de compte client [Page 64] Gestion de compte client Synthèse La gestion de compte client propose une synthèse de vos postes clients échus (factures, paiements, avoirs) pour vous permettre, par exemple, de vérifier les paiements attendus dans les prochains jours. Sur la base de ces données, vous pouvez décider des activités liées à exécuter (par exemple, engager une procédure de relance) et planifier vos liquidités. Vous pouvez également utiliser la gestion de compte client lors du traitement des demandes d'offre client ou du rapprochement des postes non soldés d'un compte. Pour accéder à la gestion de compte client : 1. Dans le poste de travail Comptabilité clients, ouvrez la vue Comptes clients. 2. Sélectionnez un client et cliquez sur Afficher. Les onglets suivants sont affichés : Général Vous pouvez consulter l'adresse du client, les totaux des postes non soldés dans la devise de la transaction et les soldes valorisés dans la devise de la société. Vous pouvez également afficher les informations de relance, le plafond de crédit et des données comptables, notamment la devise de la société ou le système comptable par défaut. Vous pouvez accéder au compte fournisseur si vous avez défini à la fois les rôles du fournisseur et du client dans les enregistrements de données principales. Créances clients - Factures/Paiements Affiche les transactions sur un compte client. Vous pouvez également créer des paiements manuels et compenser les paiements manuellement. Vous pouvez filtrer les factures, avoirs et paiements en fonction de leurs statuts : Postes non soldés affiche les postes non soldés et les postes partiellement compensés. Postes compensés affiche les postes compensés et les postes annulés. Vous pouvez également activer ou réactiver des blocages de relance sous Actions. Les colonnes Montant de la pièce en devise de la transaction ou Montant rapproché peuvent afficher une somme différente de zéro. Autrement dit, la somme des paiements et des avoirs n'est pas égale à la somme des factures. Cela se produit quand un poste est transféré à un autre compte ou qu'un escompte est obtenu. Créances clients Écritures Affiche les transactions sur un compte client dans une période spécifique. Modifications Affiche l'historique des modifications pour un compte client. Rapports Permet de générer des rapports sur les soldes et d'accéder aux rapports d'historique, de prévisions et de relance pour le client sélectionné SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

65 Fonctionnalités Détails du poste Les détails du poste affichent le statut, l'échéance, le montant, le montant de l'escompte, l'id de la pièce de rapprochement, la date de création ainsi que d'autres informations pour chaque facture, avoir ou paiement. Vous pouvez aussi afficher les écritures relatives à ce poste. Pour les postes qui n'ont pas encore été inclus dans les processus de paiement ou de compensation et qui ont le statut Non soldé, vous pouvez apporter des modifications aux conditions d'escompte, aux données de relance ou aux informations de blocage/mode de paiement. Postes de fractionnement Si seul un paiement partiel pour une facture entraîne une compensation partielle de la facture, des postes de fractionnement sont créés pour la facture. Chacun de ces postes de fractionnement possède son propre statut (Non soldé ou Compensé). En conséquence, une facture qui n'est que partiellement compensée a précisément un poste de fractionnement non soldé. Nouveau débit/crédit Cette fonction permet de créer un poste non soldé pour lequel il n'existe actuellement aucune facture, par exemple, pour représenter des frais ou des loyers. Vous pouvez saisir un poste pour des frais de relance, puis le supprimer une fois ces frais payés, par exemple. Néanmoins, cette fonction n'est pas prévue pour remplacer une facture. Lorsque vous entrez manuellement des postes non soldés de cette manière, vous ne pouvez pas affecter de conditions de paiement. Compensation manuelle La fonction de compensation manuelle dans le sous-onglet Factures/paiements de l'onglet Créances clients vous permet de compenser manuellement des paiements clients avec des factures en cours si la compensation n'a pas pu être effectuée de manière automatique. Vous pouvez également compenser des avoirs avec des factures ou des décaissements du client avec des avoirs. Lorsque vous effectuez la compensation, le solde du poste sélectionné peut ne pas être nul. Les différences peuvent être rectifiées ou conservées sous forme de postes non soldés restants qui peuvent être compensés ultérieurement avec des paiements futurs. Pour lancer la compensation manuelle : 1. Sélectionnez les factures requises, puis cliquez sur Rapprocher manuellement. Seuls les postes qui ne sont pas déjà en cours de compensation (pour lesquels aucune proposition de paiement n'a été créée) sont affichés pour le traitement. 2. Sélectionnez les postes non soldés pertinents et cliquez sur Rapprocher postes. Le solde total des postes sélectionnés s'affiche. Si vous utilisez la fonction de fractionnement des postes non soldés, vous pouvez utiliser la gestion de compte client pour effectuer la compensation manuelle uniquement. Les postes ayant la même référence externe doivent être compensés manuellement et inclus dans des compensations distinctes. Paiement manuel La fonction Payer manuellement par sur le sous-onglet Factures/Paiements de l'onglet Créances clients vous permet de payer les factures ou les avoirs. Les modes de paiement disponibles dépendent de la définition présente dans les données principales du client. Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 65

66 Moins-perçu Si un écart est créé parce que les paiements reçus sont inférieurs aux paiements facturés, vous pouvez gérer ce cas comme suit : Vous pouvez ventiler le montant de l'écart entre les postes sélectionnés conjointement : 1. Cliquez sur Rapprocher manuellement. 2. Sélectionnez Appliquer remise ou crédit. 3. Saisissez le montant et le motif. Le montant total de l'écart est ventilé entre les postes. Vous pouvez ventiler le montant de l'écart entre les postes sélectionnés individuellement : 1. Cliquez sur Rapprocher manuellement. 2. Sélectionnez le poste approprié dans la table. 3. Sélectionnez Remises et crédits supplémentaires. 4. Cliquez sur Ajouter ligne. 5. Saisissez le montant et le motif. Le comportement exact dépend également des options de la stratégie de compensation définies dans la configuration de gestion. La consolidation des taxes associée au moins-perçu est exécutée automatiquement. Perte sur créance en cas d'insolvabilité Vous pouvez annuler un poste non soldé pour lequel vous n'avez reçu aucun paiement et n'attendez plus d'encaissement. 1. Dans la gestion de compte client, filtrez les postes non soldés. 2. Sélectionnez la ou les factures en cours. 3. Cliquez sur Rapprocher manuellement. 4. Sous Autres remises/crédits, saisissez le montant total et sélectionnez le motif S01 - Insolvabilité. 5. Cliquez sur Rapprocher. La créance est annulée ou amortie sur le compte Dévaluation des actifs circulants. La TVA ayant déjà été payée est automatiquement recalculée et corrigée en conséquence sur le compte de taxes. Dans le poste de travail Comptabilité générale, la vue Écritures au journal vous permet de reclasser la créance dans les créances douteuses, de définir les provisions pour créances irrécouvrables et de compenser les provisions pour créances douteuses. Pour plus d'informations, voir Provisions pour créances irrécouvrables. Trop-perçu Si un écart résulte d'un encaissement supérieur au montant de la facture, vous pouvez imputer le montant total du paiement sur le compte du client et laisser le montant sur son compte en tant qu'acompte. Si des paiements ont été affectés aux factures en cours à partir des références de facture et que la compensation a eu lieu, une tâche pour compensation des paiements est créée en cas de trop-perçus. Cela dépend des options définies pour la stratégie de compensation dans la configuration de gestion. Vous disposez des options suivantes pour traiter l'écart : Dans le poste de travail Comptabilité clients, dans la vue Compensation des paiements, vous pouvez laisser le solde restant comme un acompte. Vous pouvez contacter le client et lui rembourser le montant excédentaire SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

67 Vous pouvez compenser le montant de l'écart manuellement : 1. Cliquez sur Rapprocher manuellement. 2. Sélectionnez les postes pertinents. 3. Sélectionnez Appliquer remise ou crédit et saisissez un motif pour l'écart et le montant. Les ajustements de taxes relatifs au montant trop-perçu ne sont pas générés. Pour effectuer un ajustement de taxes sur le montant excédentaire, passez à la vue Saisies manuelles des taxes du poste de travail Gestion des taxes. Réinitialiser la compensation Vous pouvez réinitialiser la compensation, par exemple si une facture a été affectée au mauvais paiement avant d'être compensée. Si vous devez annuler une facture client qui a déjà été payée, annulez d'abord la compensation dans le poste de travail Comptabilité clients, puis annulez la facture dans le poste de travail Facturation client. En effet, si la facture client est annulée en premier dans le poste de travail Facturation client, la compensation initiale existe toujours et un nouveau poste non soldé (pièce d'annulation) est généré. Si vous avez déjà transféré la facture d'origine manuellement sur un autre compte, un poste d'annulation est affiché dans le compte initial. Transférez le poste d'annulation de la même façon que la facture d'origine. Puis, compensez la facture d'origine avec le document d'annulation. Pour plus d'informations, voir Annuler une facture client [Page 33]. 1. Dans la gestion de compte client, accédez au sous-onglet Factures/paiements de l'onglet Créances clients et filtrez les postes rapprochés. 2. Sélectionnez le poste dont vous voulez annuler la compensation et cliquez sur Pièce de rapprochement. 3. Cliquez sur Afficher tout. Vous accédez à une liste avec les pièces de rapprochement relatives au poste. 4. Cliquez sur Réinitialiser compensation. 5. Saisissez une date d'annulation. 6. Cliquez sur OK. Le poste n'est plus rapproché et s'affiche avec le statut Non soldé ou Partiellement compensé. Compensation lors de l'annulation d'une facture Si vous créez une facture compensée en totalité ou en partie, ou une facture faisant référence à un acompte, une partie de la facture est automatiquement compensée. En général, la facture reste partiellement non soldée et l'acompte est compensé. En revanche, la facture et l'acompte peuvent être partiellement compensés en fonction de vos sélections de montants. Si vous annulez cette facture, une facture annulée est générée. En outre, une pièce d'annulation est créée dans le registre de la comptabilité fournisseurs et clients. Vous disposez désormais des options suivantes pour la compensation : Annulez la compensation de la facture dans la gestion de compte client, puis opérez une compensation manuelle entre la facture et la facture annulée. La facture et la facture annulée prennent alors le statut Rapproché et l'acompte prend le statut Non soldé. Si vous ne voulez pas utiliser la pièce de compensation pour la facture (par exemple parce que vous avez défini un escompte ou des déductions pour d'autres pièces à compenser), vous pouvez alors utiliser la facture annulée pour compenser les autres postes non soldés de la même façon que pour un avoir. Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 67

68 Si ces points ne sont pas applicables et qu'il n'existe aucun autre poste disponible pour la compensation, vous pouvez utiliser la fonction de paiement manuel Payer manuellement par dans la gestion de compte client pour créer un paiement relatif à la facture annulée. Une facture client est alors payée de la même façon qu'un avoir. Autres fonctions Vous pouvez également effectuer les opérations suivantes dans le sous-onglet Factures/paiements de l'onglet Créances clients : Recomptabiliser un ou plusieurs paiements ou factures Transférer tous les postes vers un autre compte client Fractionner les postes non soldés Vous pouvez fractionner un paiement entre différents comptes collectifs, par exemple pour représenter un dépôt de sécurité pour l'achat d'une maison. Vous pouvez également répartir un poste non soldé sur plusieurs échéances en prévision de paiements par versements. Exporter les détails d'un compte client vers Microsoft Excel Activer ou réactiver des blocages de paiement ou des blocages de relance Le blocage de paiement ne s'applique qu'aux paiements déclenchés par votre société. Il n'a pas d'effet sur les encaissements. Le blocage de paiement n'entraîne pas de blocage de livraison. Intégration Si l'un de vos clients est également un fournisseur, vous pouvez aussi accéder à son compte dans la gestion de compte fournisseur du poste de travail Comptabilité fournisseurs. Vous devez créer les données principales de ce partenaire deux fois. Voir aussi Affectation et compensation des paiements [Page 104] Relance automatique Synthèse Vous pouvez utiliser des avis de relance ou des rappels de paiement pour rappeler à vos clients les montants dus (créances résiduelles). Vous pouvez utiliser un cycle de relance pour déterminer régulièrement toutes les factures et demandes d'acompte dont le paiement est en retard ou arrive prochainement à échéance. Le cycle génère une liste de propositions de relance que vous pouvez vérifier et traiter avant la création des avis de relance ou des rappels de paiement. Le cycle de relance base ses propositions sur la stratégie de relance définie dans la configuration. Une fois que vous avez vérifié (et traité si nécessaire) la liste des propositions de relance, vous pouvez la valider. Les avis de relance ou les rappels de paiement sont ensuite envoyés à vos clients par fax ou ou imprimés et envoyés par courrier. Notez que si vous effectuez des envois par courrier, vous pouvez configurer une autre adresse de destinataire de la relance si vous souhaitez envoyer toutes les lettres de rappel et lettres de relance à une adresse différente de l'adresse principale du client SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

69 Conditions préalables Vous avez défini les options suivantes : Sélection du périmètre Vous avez saisi les procédures de relance spécifiques au pays. Configuration personnalisée Vous avez défini la stratégie de relance dans le poste de travail Configuration de gestion sous Configuration personnalisée Gestion des flux de trésorerie. Liste des activités Vous pouvez indiquer les stratégies de relance à utiliser lors de la création d'une liste de propositions de relance. Ces options déterminent à quel moment les postes en retard de paiement sont inclus dans la liste. Données principales Le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs vous permet de sélectionner le formulaire de relance à utiliser et d'indiquer comment l'envoyer. Flux de processus Créer une liste de propositions de relance Vous créez la liste de propositions de relance à l'aide du cycle de relance. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Cycles de relance (Comptabilité clients) [Page 79]. En fonction des critères saisis lors de la définition du cycle de relance, tous les postes pertinents sont déterminés. Les postes clients ne sont pas inclus dans la liste dans les cas suivants : Vous n'avez pas défini de niveau de relance pour le type de pièce (facture ou demande d'acompte). La créance a déjà fait l'objet d'une relance et n'a pas encore atteint le niveau de relance suivant. Le niveau de relance le plus élevé a déjà été atteint. Vous avez convenu avec votre client de paiements par prélèvement automatique. Vous avez bloqué la relance de la créance. Vous avez bloqué la relance du client. Afficher les créances qui ont atteint le niveau de relance le plus élevé Lorsqu'un poste en retard de paiement a déjà atteint le niveau de relance le plus élevé, il n'apparaît plus dans aucune liste de propositions de relance. Tout poste de relance supplémentaire peut en effet invalider la correspondance précédente. Le fournisseur lance généralement une action en justice dans ce cas. Si vous voulez afficher les postes qui ont déjà atteint le niveau de relance le plus élevé, procédez comme suit : 1. Dans le poste de travail Comptabilité clients, sélectionnez Rapports. 2. Sélectionnez le rapport Historique de relance - Par document. 3. Sélectionnez la date jusqu'à laquelle les données doivent être recherchées. 4. Copiez la caractéristique libre Niveau de relance dans votre sélection de colonnes et triez la caractéristique dans l'ordre décroissant pour que la valeur la plus élevée se trouve au début de la liste. Vous pouvez également filtrer les données d'après le niveau de relance le plus élevé. Traiter les propositions de relance Vous traitez les propositions de relance dans la vue Relance du poste de travail Comptabilité clients. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Relance [Page 79]. Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 69

70 4.1.4 Escomptes pour la comptabilité clients dans la gestion financière Synthèse Les clients peuvent déduire un escompte lors du paiement d'une facture. Lorsque le poste non soldé correspondant est compensé, le montant de l'escompte est entré soit automatiquement, soit manuellement. L'escompte accordé est automatiquement comptabilisé. Conditions préalables Options de configuration Configuration personnalisée Les escomptes relatifs à la comptabilité clients dans la gestion financière sont activés lors de la configuration de la solution. Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis sélectionnez les activités suivantes dans la liste des activités : Vous devez définir les conditions de paiement. Pour ce faire, sélectionnez Données générales de gestion Comptes Gérer les conditions de paiement. Il doit exister un compte pour les escomptes accordés et ce compte doit avoir été entré dans vos structures de rapport financier et affecté dans la détermination des comptes pour la transaction commerciale Escompte pour paiement/remise. Sélectionnez Comptabilité financière et de gestion Plan comptable, Structures de rapports financiers, Détermination des comptes. Vous devez définir votre stratégie de compensation. Pour ce faire, sélectionnez Gestion des flux de trésorerie Stratégies de rapprochement. Déterminer automatiquement les escomptes accordés Les montants d'escompte éventuels sont calculés lors de la création du poste non soldé. Pour cela, le système utilise les données suivantes : Conditions de paiement pour chaque client : les conditions de paiement ont été affectées dans les données principales du client concerné. Conditions de paiement pour chaque facture : les conditions de paiement ont été affectées pendant la facturation client. S'il existe des conditions de paiement pour une facture client, le système applique toujours ces conditions et non celles qui ont été saisies dans les données principales pour ce client. Si aucune condition de paiement n'a été affectée pendant la facturation client, le système applique les conditions de paiement pour le client correspondant. Déductions d'escompte pour les encaissements automatiques Les escomptes déduits par le client sont pris en compte pour les encaissements automatiques, comme les virements reçus sur un extrait de compte. Le système utilise la stratégie de compensation pour comparer le montant d'escompte qu'il a calculé à la date de traitement du paiement et le montant d'escompte réellement déduit par le client. Vous pouvez aussi définir des jours de tolérance pour la déduction d'escomptes ou configurer une règle SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

71 générant toujours une tâche pour moins-perçu. Si le montant d'escompte déduit par le client est supérieur aux limites de tolérance et que vous n'avez pas défini de tâche pour moins-perçu, le poste n'est pas rapproché et une tâche est créée. Déductions d'escompte pour les encaissements manuels Lors de la saisie d'un encaissement manuel, le montant d'escompte est proposé automatiquement. Vous pouvez modifier la proposition. Déduire des escomptes pendant le rapprochement manuel Vous pouvez saisir un escompte tout en compensant manuellement un poste non soldé dans la gestion de compte client. Dans le poste de travail Comptabilité clients, sélectionnez Clients Comptes clients et procédez comme suit : 1. Sélectionnez le client approprié, puis sélectionnez Afficher. 2. Sélectionnez les postes voulus, puis cliquez sur Compenser manuellement. 3. Entrez le montant requis dans la zone Escompte de la facture. Comptabiliser un escompte accordé Lorsqu'une facture client est payée, l'escompte déduit est comptabilisé à l'aide de la procédure brute. La TVA est automatiquement corrigée à la date de paiement de la facture. Les escomptes sont toujours comptabilisés sur un compte spécifique pour les escomptes accordés. Escomptes pour paiements partiels Si une facture n'est que partiellement rapprochée, l'escompte est calculé et comptabilisé sur le montant du paiement. Pour une facture de EUR avec un escompte de 3 %, un paiement partiel de 97 EUR est effectué. En outre, l'escompte de 3 EUR est comptabilisé proportionnellement. Il s'ensuit donc un montant de compensation de 100 EUR. Si vous traitez un encaissement automatique et s'il a été défini dans la configuration du système qu'une tâche est toujours générée pour moins-perçus, le poste n'est pas compensé et une tâche correspondante est créée. Les montants utilisés dans cet exemple sont automatiquement proposés pour rapprochement. Escomptes pour rapprochement d'avoirs Si les conditions de paiement de l'avoir correspondent à celles de la facture (pour un avoir correspondant à une facture, par exemple), un escompte est comptabilisé pour la facture et l'avoir. Pour une facture de EUR avec un escompte de 3 % et un avoir de 100 EUR avec un escompte de 3 %, un escompte de 3 EUR est calculé pour le montant de compensation de 100 EUR. L'escompte est comptabilisé en tant que montant négatif pour la facture et, simultanément, en tant que montant positif pour l'avoir, ce qui signifie qu'aucun escompte n'est payé. Si aucune condition d'escompte n'est définie pour l'avoir, comme un autre avoir de ristourne, un escompte est calculé et comptabilisé sur l'avoir pendant le rapprochement manuel. Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 71

72 Pour une facture de EUR avec un escompte de 3 % et un avoir de ristourne de 97 EUR sans escompte, un escompte de 3 EUR est aussi comptabilisé. Il s'ensuit donc un montant de rapprochement de 100 EUR. Escomptes pour acomptes Lors de la compensation automatique d'une facture client avec un acompte, aucun escompte n'est comptabilisé. Si le système traite le paiement final, il calcule l'escompte pour le paiement restant. Si le client a appliqué un escompte supérieur, le système crée une tâche de compensation de paiement. Si vous souhaitez appliquer l'escompte au montant total de la facture, vous pouvez le faire lors du traitement de la tâche de compensation. Pour afficher une tâche de compensation, dans le poste de travail Comptabilité clients, sélectionnez l'id compte de votre choix. Cliquez ensuite sur Créer et sélectionnez Tâche. Montants des escomptes pour transactions au point de vente Des montants d'escomptes peuvent être indiqués pour des postes échus issus de transactions au point de vente. Ces escomptes se substituent aux conditions de paiement. Voir aussi Gestion de compte client [Page 64] Acomptes reçus dans la comptabilité financière Synthèse Avant la production des biens ou la prestation des services, il est parfois nécessaire de recevoir de la part du client un acompte sur le montant d'une facture. Dans ce cas, vous envoyez une demande d'acompte au client. Cette opération est entrée dans le système. La demande d'acompte est affichée dans le solde des créances sous forme de poste non soldé statistique. Le montant de la demande d'acompte n'est pas comptabilisé initialement, et le montant de taxe n'est pas saisi. Cela se produira ultérieurement, lorsque vous recevrez le paiement. Une fois que votre société a reçu le paiement qui compense la demande de paiement, les montants de taxes sont mis à jour et utilisés pour établir la déclaration de taxes. Les écritures sont aussi passées sur les comptes généraux correspondants. Si votre société émet une facture finale, l'acompte reçu est automatiquement affecté à la facture correspondante. Une écriture de transfert est passée entre le compte des acomptes reçus et le compte de créances. L'écriture de taxe résultant de l'acompte reçu est annulée et une nouvelle écriture de taxe est entrée avec le montant de la facture totale. Le montant restant peut alors être compensé avec le paiement total. Pour plus d'informations sur la comptabilisation des acomptes, voir Comptabilisation des acomptes (méthode de la valeur brute) [Page 243]. Conditions préalables Les comptes pertinents pour les acomptes sont proposés dans le poste de travail Configuration de gestion, vue Liste des activités, étape Configuration personnalisée. Pour accéder à cette étape, sélectionnez Comptabilité financière SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

73 et de gestion Plan comptable, structures du rapport financier, détermination des comptes Comptabilité fournisseurs ou Comptabilité clients. Pour plus d'informations sur la détermination des comptes, voir Configuration de la détermination des comptes pour les transactions commerciales et Comptes collectifs. Flux de processus 1. Créer une demande d'acompte Vous créez une demande d'acompte dans le poste de travail Facturation clients.. 2. Afficher un compte client Pour afficher la demande d'acompte avec le statut En cours, dans le poste de travail Comptabilité clients, sélectionnez les vues Clients Comptes clients. La gestion de compte client s'affiche. 3. Créer un paiement pour une demande d'acompte Pour créer un paiement pour la demande d'acompte, allez à l'onglet Créances clients dans Gestion de compte client et sélectionnez, par exemple, l'action Payer manuellement par Chèque reçu. Vous pouvez inclure d'autres paiements pour ce chèque reçu. Si le client a transféré un montant inférieur à celui affiché dans la demande d'acompte, vous pouvez indiquer le montant de l'écart comme déduction. Le système ne prend pas en charge les paiements partiels. Une fois le chèque validé, la demande d'acompte est payée. Après la compensation, le statut de la demande d'acompte passe de Non soldé à Rapproché. Le système génère un nouveau poste, autrement dit un acompte, avec le statut Non soldé. Pour afficher le flux de documents, vous pouvez aussi sélectionner Afficher tout Chèque reçu. Vous pouvez voir que le chèque a été comptabilisé en tant qu'acompte reçu et qu'un montant de taxe provisoire a été entré. La compensation partielle des demandes d'acompte n'est pas prise en charge. Seul le montant total peut être rapproché. 4. Entrer la facture finale Vous pouvez créer les factures finales dans le poste de travail Facturation client. Dans l'onglet Acomptes, le système propose les acomptes existants pour le compte client. Si le montant de l'acompte reçu correspond au montant attribuable affiché sur la facture pour cet acompte, la facture est automatiquement rapprochée. Le montant de la taxe est automatiquement comptabilisé pendant le rapprochement automatique. L'écriture de taxe résultant de l'acompte reçu est annulée et une nouvelle écriture de taxe est entrée avec le montant total de la taxe de la facture. Dans les cas suivants, le système crée une tâche pour le rapprochement manuel que le gestionnaire accepte si les montants concordent ou diffèrent légèrement ou qu'il saisit manuellement s'il existe déjà un acompte : le système ne trouve pas d'acompte pour la facture finale ; le système trouve un acompte utilisé ailleurs ; les montants de l'acompte et du poste dans la facture finale sont différents. 5. Entrer le montant total Annuler des demandes d'acompte, des acomptes et des factures totales Vous pouvez invalider une demande d'acompte dans le poste de travail Facturation client avant la comptabilisation, si l'acompte n'a pas encore été payé. Si vous avez déjà reçu l'acompte et l'avez saisi dans le système, vous devez d'abord annuler le rapprochement dans la gestion de compte client. Pour plus d'informations sur l'annulation d'une compensation, voir la section associée dans Gestion de compte client [Page 64]. Escompte appliqué à des factures client avec acomptes Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 73

74 Lorsqu'une facture client avec un acompte est compensée automatiquement, aucun escompte n'est comptabilisé. Si le système traite le paiement final, c'est-à-dire lors du rapprochement automatique du paiement final, le système calcule l'escompte pour le paiement restant. Si le client a appliqué un escompte supérieur, le système crée une tâche de compensation du paiement. Si vous souhaitez appliquer l'escompte au montant total de la facture, vous pouvez le faire lors du traitement de la tâche de compensation. Pour afficher une tâche de compensation, sélectionnez clients Tâches. Comptabilité Pour plus d'informations, voir Escomptes pour la comptabilité clients dans la comptabilité financière [Page 70] Remboursement de paiements reçus Synthèse Le remboursement des paiements reçus s'avère nécessaire si l'affectation des paiements est impossible car ces derniers n'étaient pas destinés à votre société (paiement incorrect effectué par les clients) ou en cas de retour de marchandises, de trop-perçu ou de paiement en double. Le remboursement peut se faire par virement. Pour cela, il faut accéder à la vue Affectation du paiement du poste de travail Gestion des paiements. Conditions préalables Assurez-vous d'avoir au préalable activé les options prédéfinies suivantes lors de la configuration : Sélection du périmètre Sous Questions Gestion des flux de trésorerie, vous avez défini les options de base pour vos processus de paiement. Configuration personnalisée Vous avez sélectionné les options suivantes dans le poste de travail Configuration de gestion, sous activités Configuration personnalisée Gestion des flux de trésorerie : Liste des Définition des seuils de tolérance dans la stratégie de compensation : Vous indiquez l'écart accepté par le système entre le montant de la facture et le paiement réalisé par le client, écart compensant automatiquement les comptes clients avec les paiements reçus. Configuration du format d'importation de votre extrait de compte : Cela permet au système d'interpréter les codes des transactions commerciales de la banque et de les représenter correctement comme décaissement ou encaissement. Flux de processus Après la réception des encaissements, le système affecte automatiquement les postes non soldés (créances). Suite à un manque d'informations ou à des erreurs de virement de la part du partenaire, aucune affectation automatique n'intervient et le système se trouve dans l'impossibilité de procéder à une compensation automatique. Autrement dit, l'affectation et la compensation doivent se faire manuellement. Selon la transaction commerciale, les scénarios suivants sont envisageables : Affectation automatique et écart de montant SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

75 Affectation manuelle du montant total au débiteur et compensation du montant total Affectation partielle du montant total au débiteur Compensation du montant partiel Remboursement par virement d'un montant partiel Aucune affectation et remboursement du montant total Affection impossible et compensation manuelle du montant total Affectation des montants Comptabilisation du montant total sur le compte du débiteur Encaissements reçus qu'il est possible d'affecter Il est possible d'affecter un encaissement à un débiteur mais, pour une raison quelconque, le système n'est pas en mesure de réaliser la compensation automatique. Par exemple, le montant ne peut pas être affecté sans équivoque ou le client a appliqué des déductions impossibles à suivre dans le système. Dans ce cas, vous trouvez l'encaissement dans la vue Compensation des paiements du poste de travail Comptabilité clients. Un encaissement s'accompagne d'un signe moins dans cette vue car il vient en diminution du compte client. Affectation manuelle du montant total 1. Dans le poste de travail Comptabilité clients, sélectionnez Compensation des paiements. 2. Affichez tous les postes non soldés, sélectionnez l'encaissement concerné, puis cliquez sur Traiter. L'écran Compensation manuelle de paiement apparaît. 3. Pour comptabiliser le montant sur le compte du débiteur, cliquez sur Affecter le paiement d'avance. 4. Sélectionnez Sauvegarder. Affectation manuelle d'un montant partiel : Il est impossible de n'accepter qu'une partie du montant et de rembourser directement le montant non affecté. Remboursement par virement d'un montant partiel ou total : Vous pouvez refuser le paiement total dans le poste de travail Comptabilité clients, dans la vue Compensation des paiements sous Actions. Vous retrouvez alors ce paiement en sélectionnant les paiements refusés. Cette transaction ne permet pas de rembourser le montant par virement. Pour procéder au remboursement par virement, accédez au poste de travail Gestion des paiements et créez un décaissement manuel pour le montant à rembourser. Pour plus d'informations, voir Décaissements manuels dans Décaissements. Une fois approuvé, le décaissement est visible en tant que paiement approuvé non soldé dans le poste de travail Comptabilité clients, vue Clients, sous-vue Comptes clients. Vous devez compenser ces paiements du montant à rembourser via un processus de compensation manuelle. Vous préparez les décaissements pour la banque dans le poste de travail Gestion des paiements, vue Décaissements. Encaissements reçus qu'il est impossible d'affecter La vue Affectation du paiement du poste de travail Gestion des paiements affiche tous les paiements qui n'ont pas pu être affectés automatiquement. Ces paiements présentent le statut En cours de traitement. Un encaissement s'accompagne d'un signe plus dans cette vue car il s'agit d'une entrée de trésorerie. 1. Sélectionnez le paiement adéquat, puis cliquez sur Traiter. L'écran Traiter affectation du paiement s'affiche. Vous pouvez sélectionner Marquer comme retour pour un paiement. Saisissez les données suivantes pour procéder au remboursement : Montant affecté Devise Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 75

76 Motif du retour (exemple : paiement comptant, compte clôturé, coordonnées bancaires incorrectes) 2. Sauvegardez vos entrées. L'affectation du paiement prend le statut Validé. Le système comptabilise le montant retourné en fonction du motif du retour. Le remboursement doit être déclenché manuellement. Pour annuler un paiement, dans l'écran Traiter affectation du paiement, cliquez sur le bouton Annuler. 4.2 Vues Guide de consultation rapide Clients (Comptabilité clients) La vue Clients du poste de travail Comptabilité clients permet d'accéder à l'ensemble des données principales des clients pour la comptabilité clients. Vous pouvez vérifier les détails des transactions et des comptes et contrôler et valider les confirmations de solde client créées lors de l'exécution de la confirmation du solde. La vue Clients contient trois sous-vues : Comptes clients Ici, vous pouvez afficher les soldes des comptes de vos clients et appeler individuellement des postes clients. Vous pouvez également créer des paiements manuels et lancer la compensation manuelle. Clients Ici, vous pouvez afficher, traiter et créer des fiches clients. Vous pouvez également vérifier différents détails relatifs aux clients : site, contact principal, informations de contact, etc. Confirmation de solde Ici, vous pouvez afficher une liste des confirmations de solde proposées, les vérifier et les valider pour les envoyer à vos clients. Si vous choisissez d'envoyer la lettre de confirmation de solde par , vous devez vérifier qu'une adresse est présente dans le système pour le client concerné. Si vous voulez envoyer un chiffré, vous devez également vérifier qu'un certificat valide a été affecté à l'adresse du client. Vous pouvez aussi signer les s. Si vous voulez utiliser le chiffrement et les signatures, vous devez activer le scénario Comptabilité clients et fournisseurs - Confirmation de solde dans la configuration. Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Configuration : Chiffrement des s et contrôle des signatures. Pour des informations plus générales, voir Sécurité des s. Autorisations de prélèvement pour SEPA Si les codes IBAN et BIC sont disponibles, une autorisation SEPA peut être générée à partir des détails de prélèvement automatique dans les données principales du client. Vous pouvez décider si l'autorisation est imprimée et envoyée au client pour signature ou si elle est activée directement. Pour plus d'informations, voir Guide de migration vers SEPA SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

77 Contexte de gestion Gestion de compte client [Page 64] Postes clients non soldés [Page 63] Tâches Créer et traiter un client 1. Dans la sous-vue Clients, cliquez sur Créer puis Client entreprise ou Client privé. 2. Saisissez le nom du client, son adresse, les données de communication et toute autre information utile. 3. Pour revenir à la sous-vue Clients, cliquez sur Sauvegarder et fermer. Créer une autorisation de prélèvement SEPA Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Créer une autorisation de prélèvement SEPA Guide de consultation rapide Paiements automatiques (Comptabilité clients) Cette vue est disponible dans le poste de travail Comptabilité clients, sous Paiements automatiques. Elle vous permet de vérifier les encaissements proposés et de les valider pour paiement ainsi que de créer et suivre les paiements périodiques. Tâches Approuver une proposition de paiement automatique Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Approuver une proposition de paiement automatique. Afficher des propositions de paiement 1. Dans la vue Paiements automatiques, sélectionnez un paiement et cliquez sur Afficher propositions de paiement. 2. L'écran Liste de propositions de paiement : <ID>, affiche une liste de toutes les propositions de paiement créées par l'exécution du cycle de paiement qui comprend le paiement sélectionné. Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 77

78 4.2.3 Guide de consultation rapide Compensation des paiements (Comptabilité clients) La vue Compensation des paiements qui apparaît dans le poste de travail Comptabilité clients vous permet de clarifier un paiement client, comme un encaissement pour une facture client, par compensation ou par nouvelle comptabilisation. Ces paiements sont généralement clarifiés automatiquement. Si le système ne trouve aucun poste non soldé correspondant au paiement ou si les postes non soldés trouvés ne correspondent pas aux postes non soldés référencés (date de pièce ou montant de facture incorrect(e) par exemple), une tâche Compensation des paiements est créée. Pour vous aider à établir la correspondance entre un encaissement et la facture en cours appropriée, le système crée des propositions de compensation reposant sur des facteurs tels que le montant, la date d'échéance et les références du paiement. Vous pouvez simplement accepter ces propositions ou les modifier. Vous pouvez, par exemple, modifier les remises à appliquer à chaque facture ou encore changer les factures à régler au moyen du paiement. Le système propose une liste des différentes remises et déductions applicables. Une fois éliminée la différence entre le montant du paiement et le montant de la facture, la compensation de l'encaissement est possible. La tâche Compensation des paiements est terminée une fois le paiement clarifié. Un paiement est considéré comme clarifié si l'une des conditions suivantes est remplie : Il est appliqué à des postes non soldés et est compensé. Il est comptabilisé à nouveau sur un compte client ou fournisseur différent. Le solde résiduel est accepté sur le compte. Plusieurs des conditions précédentes sont réunies. Si un paiement partiel doit compenser entièrement une facture, vous pouvez appliquer une remise supplémentaire manuellement au poste en question ou utiliser l'action Appliquer remise ou crédit qui répartit la remise selon la stratégie de compensation configurée. Vous ne pouvez pas appliquer une telle remise sur un trop-perçu. Dans le cas d'un trop-perçu, vous devez accepter le trop-perçu sur le compte et le compenser plus tard, par exemple avec un poste de frais client. Vous pouvez également accéder aux tâches de compensation manuelle des paiements à partir de la vue Travail du poste de travail Comptabilité clients. Contexte de gestion Affectation et compensation des paiements [Page 104] Escomptes pour la comptabilité clients dans la gestion financière [Page 70] Tâches Compenser un encaissement manuellement Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Compenser un encaissement manuellement. Vue Compensation 1. Dans la vue Compensation des paiements, sélectionnez la compensation que vous voulez afficher et cliquez sur Afficher compensation SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

79 2. Dans l'éditeur Synthèse de compensation : <ID>, vous pouvez afficher des détails, tels que le solde résiduel à compenser pour finaliser l'ensemble du processus de compensation, les montants affectés à d'autres clients et fournisseurs, les données de comptabilité, les postes non soldés et le montant du paiement. Pour compenser manuellement l'encaissement, cliquez sur Afficher tout pour accéder à la compensation manuelle Guide de consultation rapide Relance Dans la vue Relance du poste de travail Comptabilité clients, vous pouvez utiliser les propositions de relance créées automatiquement pour générer des avis de relance destinés aux clients qui ont des postes de paiement en retard. Pour créer des propositions de relance, utilisez le cycle de relance accessible via Comptabilité clients Tâches périodiques Cycles de relance. Contexte de gestion Relance automatique [Page 68] Tâches Traiter et exécuter une relance Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Traiter et exécuter une relance Guide de consultation rapide Cycles de relance Dans le poste de travail Comptabilité clients, la sous-vue Cycles de relance de la vue Tâches périodiques permet de créer, traiter et exécuter des cycles automatiques qui génèrent des listes de propositions de paiement contenant des factures dont le paiement est en retard ou qui arrivent prochainement à échéance. Contexte de gestion Exécutions en masse Relance automatique [Page 68] Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 79

80 Tâches Créer un cycle de relance Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Créer un cycle de relance. Activer un cycle de relance 1. Sélectionnez un cycle de relance ayant le statut En préparation ou En révision et cliquez sur Traiter. 2. Dans l'éditeur Cycle de relance : <ID> vous pouvez vérifier les données disponibles et apporter des modifications, si nécessaire.. 3. Cliquez sur Activer. Vous pouvez aussi activer un cycle de relance directement à partir de la sous-vue Cycles de relance. Pour cela, sélectionnez un cycle de relance ayant le statut En préparation ou En révision ; cliquez ensuite sur Actions puis sélectionnez Activer.. Vous ne pouvez pas traiter un cycle ayant le statut Actif. Planifier un cycle de relance 1. Sélectionnez un cycle de relance ayant le statut Actif et cliquez sur Planifier. L'écran Planifier job s'affiche. 2. Si vous voulez lancer un cycle de relance immédiatement et que vous ne prévoyez pas de répéter l'exécution, sélectionnez Lancer immédiatement. Vous pouvez aussi indiquer une date et une heure de début ou planifier l'exécution de ce cycle après un job donné ou périodiquement. 3. Cliquez sur Sauvegarder et fermer. Traiter un cycle de relance 1. Sélectionnez un cycle de relance ayant le statut En préparation et cliquez sur Traiter. L'éditeur Cycle de relance : <ID> s'affiche. 2. Apportez les modifications souhaitées. 3. Cliquez sur Sauvegarder. Afficher les cycles planifiés 1. Sélectionnez le cycle de relance que vous voulez consulter et cliquez sur Afficher jobs. Vous accédez à l'écran Moniteur de jobs. 2. Vous pouvez vérifier les cycles planifiés et modifier ou annuler certains d'entre eux si nécessaire. Si vous voulez modifier la date d'exécution d'un job, sélectionnez le job pertinent et cliquez sur Replanifier. Si vous voulez annuler un job qui a déjà été planifié, cliquez sur Annuler job SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

81 Afficher le journal des applications 1. Pour afficher les détails d'un cycle de relance ayant déjà été exécuté, sélectionnez-le. Les détails sont affichés dans la table inférieure. 2. Pour afficher le journal des applications, cliquez sur l'id dans la colonne ID journal des applications de la table inférieure Guide de consultation rapide Cycles de paiement (Comptabilité clients) La sous-vue Cycles de paiement de la vue Tâches périodiques du poste de travail Comptabilité clients vous permet de créer, de traiter, de planifier et d'exécuter des cycles automatiques qui génèrent des propositions de paiement pour les paiements initiés en interne. Vous pouvez également afficher les journaux d'applications des cycles qui ont été exécutés. Cette vue ne permet pas de générer de virements bancaires, de prélèvements automatiques ni de chèques. Pour cela, vous utilisez la fonction Cycle de support de paiement dans le poste de travail Gestion des paiements. Contexte de gestion Exécutions en masse Tâches Créer et traiter des propositions de paiement pour la comptabilité clients Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Créer et traiter des propositions de paiement pour la comptabilité clients Guide de consultation rapide Exécutions de la confirmation de solde (Comptabilité clients) Les exécutions de confirmation de solde de la comptabilité clients permettent de compiler les données de confirmation de solde de vos clients et de créer les lettres correspondantes. Ces lettres informent vos clients de leurs soldes et leur en demandent la confirmation. Vous pouvez ainsi rapprocher vos enregistrements avec ceux de vos clients. La fonctionnalité d'exécution de confirmation de solde de la comptabilité clients est disponible dans le poste de travail Comptabilité clients, vue Tâches périodiques, sous-vue Exécutions de confirmation de solde. Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 81

82 Contexte de gestion Exécutions en masse Confirmation du solde des comptes clients Postes clients non soldés [Page 63] Provisions pour créances irrécouvrables Tâches Créer une exécution de la confirmation de solde Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Créer une exécution de la confirmation de solde Guide de consultation rapide Cycles de réévaluation en devise étrangère (Comptabilité clients) Vous utilisez la réévaluation en devise étrangère pour convertir les créances en cours exprimées en devises étrangères dans la devise de la société à un jour de référence donné. Cette activité de clôture est pertinente pour les sociétés dans lesquelles les transactions de certains clients sont libellées dans une devise autre que celle de la société. Les montants de ces créances en cours sont initialement convertis dans la devise de la société au taux de change en vigueur à cette date-là. Lors de la création du bilan, un taux de change différent s'applique, ce qui vous oblige à réévaluer les postes non soldés. Vous pouvez répéter la réévaluation aussi souvent que nécessaire jusqu'à la compensation ou jusqu'à la rectification des créances. Contexte de gestion Réévaluation en devise étrangère [Page 28] Configuration : Méthodes de réévaluation des dettes et créances en devise étrangère Devises Tâches Vérifier les conditions préalables La réévaluation en devise étrangère est soumise aux conditions préalables suivantes : Les taux de change en cours doivent être entrés dans le système. Pour plus d'informations sur ces options, voir Taux de change, type de taux de change et type de conversion. Les créances doivent avoir été reclassées. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Reclassement des comptes clients [Page 85] SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

83 Vous devez définir et configurer les comptes à réévaluer à l'aide de la détermination des comptes. Pour plus d'informations, voir Configuration de la détermination des comptes pour les transactions commerciales. Vous devez définir le mode d'évaluation et de comptabilisation des écarts de taux de change. Pour ce faire, vous devez d'abord affecter le système comptable approprié à la méthode de réévaluation en devise étrangère. Pour plus d'informations, voir Configuration : Méthodes de réévaluation des dettes et créances en devise étrangère. Exécuter la réévaluation en devise étrangère pour les créances 1. Vous disposez des options suivantes pour créer le cycle : Pour créer un cycle de bout en bout, cliquez sur Créer et sélectionnez Cycle de réévaluation en devise étrangère. Pour créer un cycle à l'aide des données d'un cycle précédent, sélectionnez le cycle souhaité et cliquez sur Copier. Les données du cycle sélectionné sont copiées dans l'écran de sélection du nouveau cycle. Vous pouvez ensuite modifier les paramètres du cycle et les données de sélection, si besoin. 2. Pour exécuter le cycle en mode test, cochez la case Test. Vous accédez ainsi à une simulation des résultats sans créer aucune écriture. Seuls les tests et les exécutions planifiées peuvent être supprimés. 3. Saisissez les données du cycle, comme la société, l'étape de clôture et la période/ l'exercice. Système comptable Si vous saisissez un système comptable, la réévaluation est exécutée pour ce système comptable seulement. Si vous n'indiquez aucun système comptable, la réévaluation est exécutée pour tous les systèmes comptables de la société sélectionnée. Si vous utilisez plusieurs systèmes comptables avec différentes versions d'exercice, le mieux est d'exécuter la réévaluation séparément pour chaque système comptable. Le jour de référence est déterminé d'après la version d'exercice du système comptable. Étape de clôture Sélectionnez l'étape de clôture que le système doit utiliser lors de la création des écritures au jour de référence dans la période comptable correspondante. Cette période comptable doit être ouverte pour l'étape de clôture que vous avez sélectionnée. Pour plus d'informations, voir la rubrique Étapes de clôture. 4. Vous pouvez exécuter le cycle immédiatement ou le planifier à une date ultérieure. Le cycle démarre immédiatement si vous le planifiez sans saisir de date et heure. 5. Lorsque l'exécution du cycle est terminée, celui-ci apparaît dans la liste des cycles. Vous pouvez vérifier les résultats. Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 83

84 Exécuter l'annulation de la réévaluation en devise étrangère pour la comptabilité clients Si vous procédez à l'annulation d'une réévaluation exécutée dans une période comptable alors que cette période est clôturée, vous êtes autorisé à exécuter le cycle. Cependant, à la fin du cycle, vous ne verrez aucune écriture mais seulement un message d'erreur vous indiquant que l'annulation est impossible car l'étape de clôture pour la période a déjà été effectuée. 1. Sélectionnez le cycle de réévaluation à annuler. Il doit s'agir d'un cycle en mode de mise à jour et son statut d'exécution doit être Terminé. Les cycles de réévaluation en devise étrangère doivent être annulés dans la séquence opposée à leur exécution. Ainsi, si vous avez exécuté plusieurs cycles avec les mêmes données, vous devez annuler le dernier cycle en premier, puis l'avant-dernier cycle, etc. 2. Cliquez sur Annuler, saisissez une description du cycle et planifiez-le. Si vous planifiez le cycle pour une exécution ultérieure, il est répertorié dans la vue avec un statut vide. Le statut passe à Terminé une fois le cycle exécuté. Une fois l'exécution terminée, le cycle annulé apparaît dans la liste des cycles de réévaluation en devise étrangère terminés. Vous pouvez maintenant vérifier les résultats du cycle. La case Annulé est cochée pour tous les cycles d'annulation. Afficher et vérifier le journal 1. Afficher le journal Si vous avez exécuté la réévaluation en devise étrangère immédiatement, un message statut est émis. Pour afficher la liste des journaux, cliquez sur Afficher journal dans le message de statut. Si vous avez planifié la réévaluation en devise étrangère, vous pouvez afficher la liste des journaux une fois le cycle terminé en sélectionnant celui-ci dans la vue. 2. Contrôler le journal Le journal contient les informations suivantes : Général Affiche le résultat du cycle, la date d'exécution, les messages éventuellement générés, ainsi que l'étendue du profit ou de la perte résultant de l'évaluation. Sélection des données Affiche les informations que vous avez saisies lors du lancement du cycle. Messages Affiche une liste des messages émis (notamment les messages d'avertissement). Écritures Affiche tous les mouvements de compte et écritures au journal comptabilisés pour l'évaluation au jour de référence. Traité correctement Affiche, pour chaque compte réévalué, toutes les pièces avec leur ID de pièce d'origine, le montant historique et le montant au jour de référence, ainsi que les bénéfices et les pertes. Non traité SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

85 Affiche, pour chaque compte réévalué, les pièces pour lesquelles des erreurs sont survenues lors du traitement (impossibilité de déterminer un compte, par exemple). Pour vérifier si un cycle s'est bien déroulé, vous pouvez effectuer les contrôles suivants : Journal Vous trouverez un journal du cycle dans la sous-vue correspondante. Chaque cycle a un statut (Information, Erreur). Pour afficher les détails d'un journal, sélectionnez le cycle pertinent et cliquez sur Afficher. Si des erreurs se sont produites au cours d'un cycle, vous devez les résoudre. Vous trouverez des informations sur les erreurs dans l'onglet Messages. Une fois les corrections apportées, lancez à nouveau le cycle. Le système repasse les écritures qui n'ont pas pu être passées lors du premier cycle. Moniteur de jobs Si un cycle ne s'est pas déroulé correctement et si vous ne parvenez pas à identifier et résoudre la cause de l'échec, vous pouvez afficher les détails techniques correspondants dans le moniteur de jobs. Sélectionnez le cycle souhaité et cliquez sur Afficher jobs. En cas d'erreurs dans un job, contactez votre administrateur Guide de consultation rapide Reclassement des comptes clients La fonctionnalité de reclassement des comptes clients vous aide à afficher correctement votre comptabilité clients. Le reclassement des comptes fournisseurs et clients est une étape de clôture importante. Le solde final de chaque débiteur et créancier détermine la classification des montants : sous les comptes fournisseurs pour les montants au débit et sous les comptes clients pour les montants au crédit. Le système reclasse ensuite les postes des comptes fournisseurs et clients en fonction de la durée résiduelle (0 12 mois, mois, > 60 mois). Un reclassement peut être annulé. La périodicité du reclassement est dérivée automatiquement des règles comptables spécifiées dans la configuration de gestion. Avant de procéder au reclassement, vous devez avoir exécuté les étapes Provision pour créances irrécouvrables et Provision pour créances douteuses. Contexte de gestion Reclassement [Page 30] Provisions pour créances irrécouvrables Provision pour créances douteuses Tâches Reclassement des comptes clients 1. Pour exécuter un nouveau reclassement, cliquez sur Créer puis Reclassement des comptes clients. Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 85

86 2. Vous disposez des options suivantes : Reclassement avec référence Pour réutiliser les données d'un précédent reclassement, sélectionnez le reclassement que vous voulez utiliser et cliquez sur Copier. Les données sont directement copiées dans l'écran de saisie du nouveau reclassement. Vous pouvez ensuite ajuster les données copiées. Test Pour exécuter un reclassement en mode test, cochez la case Test. L'aperçu des résultats du test est affiché mais aucune écriture n'est réellement créée. Les écritures sont seulement simulées. Système comptable Vous pouvez exécuter un reclassement pour un système comptable unique ou pour tous les systèmes comptables. Si vous utilisez plusieurs systèmes comptables avec des versions d'exercice comptable différentes, il est préférable d'exécuter le report de solde séparément pour chaque système comptable. Le jour de référence est déterminé d'après la version d'exercice du système comptable. Étape de clôture Sélectionnez l'étape de clôture que le système doit utiliser lors de la création des écritures au jour de référence dans la période comptable pertinente. Cette période comptable doit être ouverte pour l'étape de clôture que vous avez sélectionnée. Pour plus d'informations, voir la rubrique Étapes de clôture. 3. Planification Vous pouvez exécuter un reclassement immédiatement ou le planifier en vue d'une exécution ultérieure : Pour exécuter un reclassement immédiatement, cliquez sur Lancer maintenant. Pour planifier un reclassement à une date ultérieure, cliquez sur Planifier et indiquez la date et l'heure auxquelles le système devra exécuter le reclassement. Si vous ne renseignez pas les zones Date et Heure, l'exécution est lancée immédiatement. Le bouton Afficher jobs permet d'afficher les reclassements planifiés. Vérifiez les résultats du reclassement et terminez-les en conséquence. Afficher et vérifier le journal 1. Afficher le journal Si vous avez exécuté un reclassement immédiatement, un message de statut apparaît. Pour afficher les détails, cliquez sur Afficher journal dans le message de statut. Si vous avez planifié un reclassement, vous pouvez afficher la liste des journaux une fois le reclassement exécuté. Pour cela, sélectionnez le reclassement pertinent. 2. Vérifier le journal Le journal contient les informations suivantes : Général Affiche le résultat du reclassement, la date d'exécution, les messages éventuellement générés, ainsi que l'étendue du profit ou de la perte résultant de l'évaluation. Sélection des données Affiche les informations que vous avez saisies lors du lancement du reclassement. Messages SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

87 Affiche une liste des messages émis (notamment les messages d'avertissement). Écritures Affiche toutes les écritures de compte et écritures au journal réalisées par le système pour l'évaluation au jour de référence et pour l'annulation d'évaluation. Vous pouvez afficher les écritures par compte collectif ou par pièce. Traité correctement Affiche, pour chaque compte collectif, toutes les écritures au journal avec les données relatives au fournisseur, l'id écriture au journal, les groupes de durées résiduelles et le montant dans la devise de la société. Non traité Affiche les pièces ayant généré des erreurs pendant le traitement (en raison d'une détermination des comptes manquante, par exemple). Pour vérifier si un cycle s'est bien déroulé, vous pouvez effectuer les contrôles suivants : Journal Un journal du cycle est disponible dans la sous-vue correspondante. Chaque cycle a un statut (Information, Erreur). Pour afficher les détails d'un journal, sélectionnez le cycle pertinent et cliquez sur Afficher. Si des erreurs se sont produites au cours d'un cycle, vous devez les résoudre. Vous trouverez des informations sur les erreurs dans la page à onglet Messages. Une fois les erreurs corrigées, lancez à nouveau le cycle. Les écritures qui n'ont pas pu être passées lors de la précédente tentative sont répétées. Moniteur de jobs Si un cycle ne s'est pas déroulé correctement et que vous ne parvenez pas à identifier et résoudre la cause de l'échec, vous pouvez afficher les détails techniques correspondants dans le moniteur de jobs. Sélectionnez le cycle souhaité et cliquez sur Afficher jobs. En cas d'erreurs dans un job, contactez votre administrateur. Annuler un reclassement des comptes clients Si vous exécutez l'annulation dans une période comptable après la clôture de cette période, le système vous autorise à exécuter le cycle. Cependant, à la fin du cycle, vous ne verrez aucune écriture mais seulement un message d'erreur vous indiquant que l'annulation est impossible car l'étape de clôture pour la période a déjà été effectuée. 1. Sélectionner le cycle à annuler Sélectionnez le reclassement à annuler. Il doit s'agir d'un cycle en mode de mise à jour et son statut d'exécution doit être Terminé. 2. Planifier le cycle d'annulation Cliquez sur Annuler, saisissez une description du cycle et planifiez-le. 3. Vérifiez les résultats du cycle et terminez-les en conséquence. 4. Résultat Suite au reclassement, des écritures négatives ou des écritures au débit ou au crédit équivalentes sont passées. Cela est déterminé par la configuration de gestion. Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 87

88 Guide de consultation rapide Reporting auprès de la banque centrale Une documentation sur ce sujet est disponible pour les pays suivants : Autriche, Danemark, France, Allemagne et Pays-Bas. Afin de garantir que la version de document spécifique de votre pays est affichée, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez le pays voulu. Sauvegardez vos options. La sous-vue Reporting auprès de la banque centrale permet de déclarer vos transactions commerciales étrangères aux administrations. Ces informations sont utilisées lors du calcul de la balance des paiements pour votre pays ; pour le reporting auprès de la banque centrale, différentes règlementations s'appliquent selon le pays. Utilisez la sous-vue Reporting auprès de la banque centrale pour gérer et préparer manuellement ces données collectées à partir de la facturation client et fournisseur, en vue du reporting auprès de la banque centrale. Outre la collecte automatique des données, il est possible de saisir manuellement des données dans la réserve de travail du reporting auprès de la banque centrale. Cette sous-vue est disponible dans les postes de travail Comptabilité fournisseurs ou Comptabilité clients sous Tâches périodiques. S'il n'existe aucune entrée pour votre société dans la liste Reporting auprès de la banque centrale, il se peut que votre société ne soit pas activée pour le reporting auprès de la banque centrale. Vérifiez, dans l'activité Reporting auprès de la banque centrale Exclusion de la configuration de gestion, si le reporting auprès de la banque centrale est désactivé pour votre société. Tâches Déterminer les codes banque centrale La vue Reporting auprès de la banque centrale vous permet de configurer des règles pour déterminer automatiquement les codes banque centrale par défaut à utiliser pour les factures présentant les attributs pertinents. Pour garantir que la version de document spécifique du pays est affichée, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, sélectionnez le pays concerné. Sauvegardez vos options. Les activités Détermination du code banque centrale Facturation client et Détermination du code banque centrale Facturation fournisseur de la configuration de gestion sont désormais obsolètes et sont conservées à titre de référence seulement. Pour créer des règles, il est recommandé d'utiliser l'activité Déterminer code banque centrale dans la vue Reporting auprès de la banque centrale. Si certaines des règles existantes ont été créées à l'aide de l'ancienne méthode pour l'autriche, l'allemagne ou la France, vous devez les recréer dans la nouvelle activité. Effectuer le reporting auprès de la banque centrale La sous-vue Reporting auprès de la banque centrale de la vue Tâches périodiques vous permet d'effectuer le reporting auprès de la banque centrale, une activité englobant la collecte et la SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

89 gestion des transactions commerciales internationales. Ces transactions sont déclarées aux administrations compétentes pour créer la balance des paiements du pays concerné. Pour plus d'informations, voir Effectuer le reporting auprès de la banque centrale. Affecter un statut pour un poste de reporting auprès de la banque centrale Sous Tâches périodiques Reporting auprès de la banque centrale, sélectionnez le ou les postes pertinents, cliquez sur Modifier statut et sélectionnez le statut approprié. Par exemple, si vous avez déjà signalé un poste, vous devez mettre à jour le statut en conséquence afin de ne pas le signaler de nouveau par erreur. Les statuts suivants sont disponibles : Le statut Non pertinent indique un poste qui inclut un code banque centrale mais n'a pas besoin d'être déclaré. Le statut En préparation indique un poste créé manuellement ou automatiquement pour lequel la saisie de données n'est pas encore terminée, par exemple parce qu'il manque un code banque centrale. Ce statut passe automatiquement à Reporting en cours quand les données sont complètes, par exemple dès lors que vous saisissez un code banque centrale. Il n'est pas possible de modifier manuellement ce statut. Le statut Reporting en cours de traitement indique un poste créé manuellement ou automatiquement pour lequel toutes les données sont complètes mais qui n'a pas encore été déclaré aux administrations concernées. Dès que vous déclarez ce poste, vous modifiez son statut en Déclaré. Le statut Déclaré indique un poste qui a été déclaré aux administrations concernées pour la période de reporting considérée. Si vous modifiez incidemment le statut d'un poste en Déclaré, vous pouvez rétablir le statut Reporting en cours de traitement. Le statut Annulation du reporting en cours de traitement indique que la facture correspondant au poste a été annulée mais que l'annulation n'a pas encore été déclarée aux administrations. Dès que vous déclarez l'annulation, vous modifiez le statut de ce poste en Annulation déclarée. Si la facture correspondante est annulée au cours du même mois avant d'être déclarée aux administrations, le poste est supprimé de la réserve de travail du reporting auprès de la banque centrale. Le statut Annulation déclarée indique que la facture correspondant au poste a été annulée et que l'annulation a été déclarée aux administrations pour la période de reporting concernée. Si vous modifiez incidemment le statut d'un poste en Annulation déclarée, vous pouvez rétablir le statut Annulation du reporting en cours de traitement. Affecter un partenaire à une organisation internationale Autriche Si l'un de vos partenaires appartient à une organisation de développement international ou est assimilé à ce type d'organisation, il est soumis au reporting auprès de la banque centrale. Tout échange avec ce client ou fournisseur est donc intégré dans le reporting auprès de la banque centrale établi par votre société. Pour plus d'informations, voir Détermination des organisations internationales pour le reporting auprès de la banque centrale - Autriche. Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 89

90 Cette tâche est uniquement pertinente pour l'autriche. 4.3 Rapports Liste chronologique de la comptabilité clients Synthèse Ce rapport affiche pour chaque client les créances en retard en fonction d'un jour de référence et d'une période chronologique. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques. Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Ces variables sont décrites ci-dessous : Date butoir La date butoir désigne la date de la transaction (qui fait référence à la date comptable dans la transaction d'origine, affichée comme date comptable proposée). Période 1 à période 4 Vous pouvez spécifier quatre périodes chronologiques de façon à regrouper les créances en retard. Ces périodes sont calculées à partir de la date butoir indiquée. Dans l'affichage par défaut, la structure de période se présente comme suit : 30 jours (période 1), 60 jours (période 2), 90 jours (période 3), 120 jours (période 4). Autrement dit, la période 2 affiche les créances en retard avec une échéance comprise entre 31 et 60 jours dans le passé, que ces créances aient été compensées à la date courante ou pas. Ces valeurs peuvent être modifiées. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Outre les créances en retard, ce rapport affiche également, pour chaque période, les créances qui ne sont pas encore échues et le montant total des créances (total des postes en retard de paiement et postes non encore échus). Notez ce qui suit pour les types de pièces individuels : Les factures clients sont affichées sous forme de montants positifs. Les avoirs clients sont affichés sous forme de montants négatifs. Les paiements n'ont pas d'échéance spécifique. La date d'échéance nette affichée correspond en conséquence à la date de transaction. Les données de ce rapport sont affichées sous forme de tableau. Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport : SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

91 Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Vous pouvez accéder aux informations détaillées correspondantes pour les postes non soldés affichés. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le menu correspondant. Pour pouvoir accéder à la pièce d'origine, ajoutez les caractéristiques suivantes au rapport : Type de pièce d'origine Numéro de pièce et/ou Référence externe Vous devez insérer le Type de pièce d'origine sur la gauche du Numéro de pièce et de la Référence externe. Vous pouvez alors accéder à la pièce d'origine à partir du Numéro de pièce ou de la Référence externe. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Liste des prévisions pour la comptabilité clients Synthèse Ce rapport affiche pour chaque client les créances non soldées dont la date d'échéance est postérieure au jour de référence indiqué et se situe dans le futur. Ce rapport présente également les postes non soldés que les clients doivent vous payer. Les postes annulés ne sont pas inclus. Vues Ce rapport propose les vues suivantes : Liste des prévisions pour la comptabilité clients (standard) Affiche les informations suivantes pour chaque client : montant en retard de paiement au jour de référence, périodes chronologiques futures, montant dû total futur, montant total non soldé. Le calcul de l'échéance fait référence à la date d'échéance nette (cible du paiement). Escompte normal Affiche les informations suivantes pour chaque client : montant en retard de paiement au jour de référence, périodes chronologiques futures, montant dû total futur, montant total non soldé. Le calcul de l'échéance fait référence à la date d'échéance de l'escompte normal, comme le montre l'exemple ci-dessous : conditions d'escompte 2. Escompte maximum Affiche les informations suivantes pour chaque client : montant en retard de paiement au jour de référence, périodes chronologiques futures, montant dû total futur, montant total non soldé. Le calcul de l'échéance fait référence à la date d'échéance de l'escompte maximum, comme le montre l'exemple ci-dessous : conditions d'escompte 1. Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 91

92 Vous recevez une facture en date du comportant les conditions de paiement suivantes : 1) Paiement sous 8 jours : 3 % d'escompte 2) Paiement sous 14 jours : 2 % d'escompte 3) Paiement sous 30 jours : net Autrement dit, il existe trois dates d'échéance possibles pour cette facture : Conditions d'escompte 1) (escompte maximum) : peut être payée jusqu'au Conditions d'escompte 2) (escompte normal) : peut être payée jusqu'au Net (cible du paiement : conditions 3) : peut être payée jusqu'au Le système affiche différents montants nets et périodes chronologiques pour la facture, en fonction de la vue que vous sélectionnez. Selon la vue sélectionnée, les factures sont regroupées par date d'échéance nette, date d'échéance avec escompte normal ou date d'échéance avec escompte maximum. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques. Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Ces variables sont décrites ci-dessous : Jour de référence Le jour de référence correspond toujours à la date de transaction des postes non soldés et non à la date comptable. Le système n'affiche que les postes ayant une date de transaction antérieure au jour de référence. Période 1 à période 4 Vous pouvez spécifier quatre périodes chronologiques pour regrouper les créances à une date future. Ces périodes sont calculées à partir du jour de référence indiqué. Dans l'affichage par défaut, la structure de période se présente comme suit : 30 jours (période 1), 60 jours (période 2), 90 jours (période 3), 120 jours (période 4). Cela signifie, par exemple, que la période 2 présente les créances dues à compter du jour 31 jusqu'au jour 60 après le jour de référence spécifié. Ces valeurs peuvent être modifiées. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Outre les postes échus pour chaque période dans le futur, le rapport affiche les créances en retard au jour de référence et le montant total de tous les postes non soldés (total des postes en retard de paiement et postes non encore échus). Notez ce qui suit pour les types de pièces individuels : Les factures clients sont affichées sous forme de montants positifs. Les avoirs clients sont affichés sous forme de montants négatifs. Les paiements n'ont pas d'échéance spécifique. La date d'échéance affichée correspond en conséquence à la date de transaction. Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport : Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

93 Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. À partir des postes non soldés, vous pouvez afficher les détails de chaque poste. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le menu correspondant. Pour pouvoir accéder à la pièce d'origine, ajoutez les caractéristiques suivantes au rapport : Type de pièce d'origine Numéro de pièce et/ou Référence externe Vous devez insérer le Type de pièce d'origine sur la gauche du Numéro de pièce et de la Référence externe. Vous pouvez alors accéder à la pièce d'origine à partir du Numéro de pièce ou de la Référence externe. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Historique de relance - Clients Synthèse Ce rapport affiche, pour chaque client, un historique détaillé des relances associées aux postes en retard de paiement. Les postes annulés ne sont pas inclus. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques. Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Pour chaque client, le rapport affiche le nombre de postes en retard de paiement, la date de la relance, le statut de la relance, le niveau de relance le plus élevé, le montant de la relance et les frais de relance encourus. Les données de ce rapport sont affichées sous forme de tableau. Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport : Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Vous pouvez accéder aux informations détaillées correspondantes pour les postes affichés. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le menu correspondant. Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 93

94 Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Historique de relance - Documents Synthèse Ce rapport affiche l'historique de relance détaillé de chaque client à l'aide de pièces individuelles. Les postes annulés ne sont pas inclus. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques. Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont indiquées par un astérisque (*). Ce faisant, tenez compte des points suivants : Jour de référence La date courante est définie dans l'affichage par défaut. Le système ne traite que les avis de relance qui ont été créés jusqu'à la date sélectionnée. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Les postes en retard de paiement peuvent faire l'objet de relances conformément aux étapes configurées. Si toutes les étapes ont été exécutées, les postes concernés ne seront pas sélectionnés dans un cycle de relance supplémentaire. SAP vous déconseille d'utiliser ces postes dans un document de relance supplémentaire car vous risquez alors d'invalider la correspondance précédente. En général, une société serait alors amenée à intenter une action en justice. Ce rapport peut servir à déterminer des postes en retard de paiement. Dans l'écran des variables, spécifiez la date de relance jusqu'à laquelle vous souhaitez effectuer la recherche. Utilisez l'option Caractéristiques libres pour copier la zone Niveau de relance concernant les postes affichés et pour trier cette zone dans l'ordre décroissant, la valeur la plus élevée figurant en haut de la liste. Analyse du rapport Pour chaque client, le rapport présente les numéros de pièce, la date d'échéance, la période en jours de retard pour les postes au moment où l'avis de relance est envoyé et le montant de la relance. Les données de ce rapport sont affichées sous forme de tableau. Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport : Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

95 Vous pouvez accéder aux informations détaillées correspondantes pour les postes affichés. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le menu correspondant. Pour pouvoir accéder à la pièce d'origine, ajoutez les caractéristiques suivantes au rapport : Type de pièce d'origine Numéro de pièce et/ou Référence externe Vous devez insérer le Type de pièce d'origine sur la gauche du Numéro de pièce et de la Référence externe. Vous pouvez alors accéder à la pièce d'origine à partir du Numéro de pièce ou de la Référence externe. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Statistiques de relance Synthèse Ce rapport présente les activités de relance de votre société pour chaque client. Ainsi, vous pouvez suivre en détail les postes de paiement en retard pour tous vos clients. Les postes annulés ne sont pas inclus. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques. Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Ces variables sont décrites ci-dessous : Partenaire Vous pouvez restreindre l'affichage à un client que vous choisissez avec l'aide à la saisie. Date de saisie Les deux semaines passées sont sélectionnées par défaut pour les pièces saisies. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Ce rapport vous fournit des détails sur vos activités de relance, notamment le montant total des créances pour chaque client avec décompte des créances en retard, le niveau de relance et le montant de relance. Par ailleurs, il présente le nombre de postes de relance ainsi que les postes et les montants transmis au service juridique. Les informations statistiques suivantes sont également fournies : Statistiques de montant de relance : la valeur affichée est calculée à partir du montant de la relance divisé par le montant des créances. Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 95

96 Statistiques du service juridique : la valeur affichée est calculée à partir de la partie du montant de relance qui a été transmis au service juridique, que divise ensuite le montant total de la relance. Les données de ce rapport sont affichées sous forme de tableau. Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport : Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Vous pouvez accéder aux informations détaillées correspondantes pour les postes affichés. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le menu correspondant. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Détails des postes clients Synthèse Ce rapport affiche tous les postes relatifs à un client sur une période particulière. Les postes annulés ne sont pas inclus. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques. Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Ces variables sont décrites ci-dessous : Date de saisie Le système sélectionne par défaut les deux semaines passées pour les pièces saisies. Statut du poste Vous pouvez restreindre l'affichage à un statut de poste spécifique, tel que non soldé, compensé ou non affecté. Pour cela, utilisez l'aide à la saisie. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Le rapport affiche pour chaque poste le montant du document complet ainsi que tout escompte disponible ou obtenu et les montants impayés. Le niveau de relance est également indiqué pour tous les postes en retard de paiement. Les données de ce rapport sont affichées sous forme de tableau. Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport : Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

97 Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Vous pouvez visualiser les détails de chaque client affiché. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le menu correspondant. Pour pouvoir accéder à la pièce d'origine, ajoutez les caractéristiques suivantes au rapport : Type de pièce d'origine Numéro de pièce et/ou Référence externe Vous devez insérer le Type de pièce d'origine sur la gauche du Numéro de pièce et de la Référence externe. Vous pouvez alors accéder à la pièce d'origine à partir du Numéro de pièce ou de la Référence externe. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Détails des postes clients non soldés Synthèse Ce rapport affiche les postes non soldés d'un client à un jour de référence donné. Les postes annulés ne sont pas inclus. Vues Ce rapport vous fournit les vues suivantes : Liste des postes non soldés Clients (Standard) Affiche pour chaque client tous les postes non soldés à un jour de référence spécifique ainsi que les informations sur les escomptes disponibles ou obtenus. Liste des postes non soldés Tous les postes par clients Affiche la liste de tous les postes non soldés par numéro de pièce dans l'ordre croissant. Liste des postes non soldés Synthèse par clients Affiche le nombre total des postes non soldés pour tous les fournisseurs ou une sélection d'entre eux. Liste des postes non soldés Rapprochement Affiche les postes non soldés pour chaque client et devise de transaction. Vous pouvez utiliser cette vue pour un rapprochement technique sur la base du rapport Rapprochement des comptes fournisseurs. Pour plus d'informations, voir Rapprochement des comptes fournisseurs. Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 97

98 Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez définir les données à afficher en sélectionnant des variables spécifiques. Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Ce faisant, tenez compte des points suivants : Jour de référence Le jour de référence correspond toujours à la date de transaction des postes non soldés et non à la date comptable. Le système n'affiche que les postes ayant une date de transaction antérieure au jour de référence. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Les données de ce rapport sont affichées sous forme de tableau. Notez ce qui suit pour les types de pièces individuels : Les factures clients sont affichées sous forme de montants négatifs. Les avoirs clients sont affichés sous forme de montants positifs. Les paiements n'ont pas d'échéance spécifique. La date d'échéance nette affichée correspond en conséquence à la date de transaction. Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport : Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Vous pouvez visualiser les détails de chaque client affiché. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le menu correspondant. Pour pouvoir accéder à la pièce d'origine, ajoutez les caractéristiques suivantes au rapport : Type de pièce d'origine Numéro de pièce et/ou Référence externe Vous devez insérer le Type de pièce d'origine sur la gauche du Numéro de pièce et de la Référence externe. Vous pouvez alors accéder à la pièce d'origine à partir du Numéro de pièce ou de la Référence externe. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

99 4.3.8 Liste des clients Synthèse La liste des clients présente une liste de tous les clients enregistrés dans le système. Vous pouvez afficher différentes données sur les clients, comme : l'id et le nom du partenaire ; les données d'adresse ; le statut ; la date de création ; l'auteur de l'enregistrement Données financières du compte Synthèse Fournit une synthèse des données financières des comptes, qui peut être utilisée par les directeurs commerciaux et les commerciaux pour un résumé des données principales de leurs comptes. Cette synthèse présente les données financières telles que les données de paiement, les coordonnées bancaires et les données de carte de crédit, ainsi que des informations relatives aux comptes liés. Conditions préalables Vous devez sélectionner le rapport dans la configuration de votre solution. Pour rechercher cette option de gestion, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. Au cours de l'étape Sélection du périmètre du projet, assurez-vous d'avoir sélectionné Partenaires dans Données générales de gestion. Au cours de l'étape Questions, développez l'élément Données générales de gestion et sélectionnez Partenaires. Sélectionnez Reporting et Analyse des partenaires et répondez à la question portant sur les rapports pour les comptes. Vues Les vues suivantes sont disponibles avec ce rapport : Données de paiement du compte Affiche les données de paiement telles que l'id société, le groupe de détermination des comptes et le motif du blocage du paiement. Cette vue est également la vue du rapport fournie par défaut. Coordonnées bancaires du compte Affiche les coordonnées bancaires telles que la banque et les données du compte bancaire. Données de carte de crédit du compte Affiche les données carte de crédit telles que le type, le titulaire et la date d'expiration de la carte de crédit. Données fiscales du compte Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 99

100 Affiche les données fiscales telles que le type de taxe, le numéro d'identification fiscale et la catégorie de numéro d'identification fiscale. Fonctionnalités Exécuter le rapport Avant d'exécuter le rapport, vous pouvez spécifier les données à afficher en sélectionnant les valeurs pour les variables. Les variables suivantes sont disponibles pour ce rapport : Société compte ; ville ; pays ; statut. Analyser le rapport Le rapport affiche les données suivantes : Les données de paiement d'un compte, notamment : ID société ; groupe de détermination des comptes ; motif du blocage du paiement ; date d'expiration du blocage du paiement ; motif du blocage de relance ; date d'expiration du blocage de relance ; montant du plafond de crédit. Les coordonnées bancaires d'un compte, notamment : pays de la banque ; nom de la banque ; code d'identification bancaire ; numéro IBAN ; numéro du compte bancaire ; titulaire du compte bancaire ; période de validité du compte bancaire. Les données carte de crédit d'un compte, notamment : type de carte de crédit ; numéro de carte de crédit ; titulaire de la carte de crédit ; date d'expiration de la carte de crédit ; motif de blocage de la carte de crédit ; indication précisant si une carte de crédit est la carte de crédit par défaut du compte. Les données fiscales d'un compte, notamment : type de taxe ; SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

101 numéro d'identification fiscale ; type de numéro d'identification fiscale ; motif d'exonération fiscale ; pays du numéro d'identification fiscale ; pays de l'exonération fiscale. Les données de base du compte correspondant, notamment : ID et nom de compte ; données d'adresse. Pour analyser plus précisément les données de ce rapport, vous pouvez faire glisser des caractéristiques vers des lignes et des colonnes. Voir aussi Synthèse des rapports dans les données générales de gestion Synthèse des sources de données dans les données générales de gestion Vue Rapports Liste des mandats SEPA Synthèse Le rapport affiche une synthèse des mandats SEPA qui ont été créés dans votre société pour vous permettre de percevoir des paiements de la part de vos clients via la procédure de prélèvement SEPA. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Des informations supplémentaires sont disponibles pour les variables sélectionnées suivantes : ID mandat Vous pouvez limiter l'affichage à des mandats particuliers. Vous pouvez utiliser l'aide à la saisie pour sélectionner un ou plusieurs ID mandat. Type de mandat Vous pouvez effectuer une sélection via l'aide à la saisie pour limiter l'affichage à un type de mandat particulier. Si vous voulez consulter les informations relatives aux mandats de particuliers seulement, sélectionnez SEPA de base via l'aide à la saisie. En revanche, pour consulter les informations relatives aux mandats de comptes entreprise, sélectionnez SEPA interentreprises. Statut Vous pouvez limiter l'affichage aux mandats qui présentent un statut particulier. Ce statut indique, par exemple, si un mandat peut être utilisé actuellement. Ci-dessous les statuts possibles : En cours de préparation En attente de confirmation Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 101

102 Actif Annulé Obsolète Analyse du rapport Ce rapport affiche tous les mandats SEPA de votre société avec leurs données respectives, comme la date de leur dernière utilisation ou leur blocage éventuel pour les paiements. Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport : Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour ce faire, cliquez sur le symbole de filtre et sélectionnez les valeurs requises. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Ce rapport vous permet d'accéder au document de mandat de votre choix en cliquant sur l'id mandat correspondant. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Comptabilité clients Cession des postes non soldés Synthèse Vous pouvez utiliser ce rapport pour afficher tous les postes cédés à titre de garantie. Il peut s'agir de postes non soldés individuels ou, si le compte client est cédé, de tous les postes non soldés de ce client. Ce rapport est uniquement pertinent pour l'autriche. Vues La vue suivante est disponible dans ce rapport : Comptabilité clients - Cession des postes non soldés Affiche tous les postes par compte général et par client. Par défaut, tous les postes non soldés et partiellement rapprochés sont affichés. Si un poste est cédé, l'id et la description associés de la cession sont affichés. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez indiquer les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez sélectionner des valeurs pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Des informations supplémentaires sont disponibles pour les variables sélectionnées suivantes : SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Comptabilité clients

103 Statut Vous pouvez indiquer le statut des postes. Par défaut, les postes non soldés et partiellement rapprochés sont affichés, mais vous pouvez aussi afficher les postes ayant déjà été rapprochés. ID cession Si un compte client ou un poste non soldé a été cédé à titre de garantie, l'id cession associé est affiché. Si le poste n'est pas cédé, le symbole dièse (#) est affiché. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Vous pouvez sauvegarder les entrées que vous avez créées dans l'écran de sélection comme variante. Vous pourrez ainsi réutiliser cette variante lors de la prochaine génération de ce rapport. Analyse du rapport Le rapport est présenté sous forme de tableau. Vous disposez des options suivantes pour l'analyser : Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer. Vous pouvez afficher les détails de chaque poste. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le menu correspondant. Ainsi, vous pouvez afficher l'écriture au journal correspondant à un poste ainsi que les pièces correspondantes. Voir aussi Comptes clients : postes non soldés Comptabilité clients P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 103

104 5 Gestion des paiements 5.1 Contexte de gestion Affectation et compensation des paiements Synthèse L'affectation et la compensation de paiement sont deux étapes distinctes mais liées l'une à l'autre dans le traitement des paiements. L'affectation et la compensation de paiement sont nécessaires pour les encaissements comme les décaissements. Les deux étapes sont généralement effectuées automatiquement. Dans certains cas, le système ne peut pas exécuter ces processus automatiquement et crée des tâches manuelles d'affectation ou de compensation de paiement nécessitant l'intervention de l'utilisateur. Les différentes situations pouvant donner lieu à ces tâches manuelles, ainsi que la relation entre l'affectation et la compensation de paiement, sont expliquées ci-après. Les affectations manuelles de paiement s'effectuent depuis le poste de travail Gestion des paiements dans la vue Affectation de paiement. La compensation manuelle de paiement s'effectue dans la vue Compensation des paiements du poste de travail Comptabilité fournisseurs (pour les paiements fournisseurs) ou Comptabilité clients (pour les paiements clients). L'affectation de paiement correspond à l'affectation d'un paiement à un domaine de paiement donné, tel que comptes fournisseurs, comptes clients ou taxe. Ce paiement est ensuite affecté à un partenaire donné, tel qu'un fournisseur, un client, ou une administration fiscale dans ce domaine. La compensation du paiement survient lorsque le paiement est comparé à un poste non soldé et que le paiement et le poste sont compensés. Les informations de partenaire et de référence du paiement (numéro de facture, montant du paiement et compte bancaire) sont utilisées d'abord pour sélectionner le partenaire pertinent, puis le poste non soldé correspondant. Dans certains cas, ce processus utilise également la date d'échéance du paiement ainsi que le mode de paiement. Si toutes les informations pertinentes sont disponibles et correctes, l'affectation du paiement et la compensation du paiement sont effectués automatiquement. Scénarios d'affectation manuelle du paiement Le processus automatique d'affectation de paiement décrit ci-dessus n'est pas possible dans certains cas : les différentes situations susceptibles de se produire sont décrites ci-dessous : Informations client ou fournisseur manquantes Configuration incorrecte de l'extrait de compte électronique frais de transaction sur les paiements internationaux ; frais bancaires ou intérêts dans l'extrait de compte. Informations client ou fournisseur manquantes Les paiements peuvent être reçus avec des informations manquantes sur le client ou le fournisseur pour différentes raisons, par exemple, si un paiement est reçu de la part d'un payeur tiers payant une facture en cours pour le compte d'un client. Cette tierce partie peut être une société mère ou une filiale de ce client, par exemple. Si ce payeur n'est pas enregistré dans les données principales du client, le paiement doit être affecté manuellement au client. De même, SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

105 il se peut que les informations sur le client/fournisseur aient été perdues ou corrompues à un moment donné avant la réception du paiement. Les avis de paiement peuvent également être concernés par ces problèmes. S'il existe un extrait de compte avec un ID de compte bancaire inconnu, une recherche est exécutée dans le motif de l'opération en fonction des numéros de factures. Si un numéro de facture approprié est identifié, le paiement est comptabilisé pour le client ou fournisseur correspondant. Configuration incorrecte de l'extrait de compte électronique Les avis de paiement peuvent être reçus sous forme de postes d'extrait de compte, vous informant qu'un paiement a été effectué sur l'un de vos comptes bancaires. Si des fichiers d'extrait de compte électronique sont utilisés à cette fin, le format d'importation utilisé doit être configuré de façon à ce que le code d'opération bancaire externe utilisé par votre banque pour un mode de paiement donné (virement bancaire, par exemple) corresponde au code d'opération bancaire externe utilisé par votre société pour ce mode de paiement. Si ces codes ne sont pas enregistrés correctement dans votre système, les paiements correspondants doivent être affectés manuellement au partenaire pertinent. Vous définissez les codes d'opération bancaire externe dans la vue Liste des activités du poste de travail Configuration de gestion. Dans l'étape Configuration personnalisée, sélectionnez Gestion des flux de trésorerie Formats d'importation pour extraits de compte. Frais de transaction sur les paiements internationaux Dans les cas où les paiements impliquent des partenaires dans d'autres pays, votre banque peut facturer des frais de traitement ou de gestion selon le mode de paiement choisi et les accords passés avec la banque. Si ces paiements sont reçus ou confirmés par un extrait de compte, ces frais de transaction peuvent alors être inclus dans le poste d'extrait de compte de chaque paiement. Dans ce cas, une tâche d'affectation de paiement manuelle est créée. Grâce à cette tâche, les frais sont comptabilisés sur le compte général pertinent et le solde du paiement est affecté au partenaire correspondant. Frais bancaires ou intérêts dans l'extrait de compte Si un extrait de compte contient des postes de frais bancaires ou d'intérêts, vous devez procéder à l'affectation manuelle du paiement de ces postes. Dans ce cas, toutefois, l'affectation du paiement ne concerne pas un partenaire et les frais ou intérêts sont comptabilisés directement sur le compte général pertinent. Une tâche d'affectation de paiement manuelle est créée pour effectuer cette comptabilisation. Les paiements de loyers effectués par prélèvement automatique sont également traités de cette manière. Une documentation relative à ce sujet est disponible pour le Japon. Afin de garantir que la version de document spécifique de votre pays est affichée, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, sélectionnez Japon. Sauvegardez vos options. Scénarios de compensation manuelle du paiement Une fois l'affectation de paiement (manuelle ou automatique) effectuée, une tâche de compensation manuelle de paiement peut être nécessaire dans les circonstances suivantes : référence de paiement manquante ; écart de paiement ; paiement effectué avant réception de la facture. Référence de paiement manquante Un paiement peut être reçu sans référence aux postes non soldés à payer par le paiement. Il se peut également que des partenaires traitent des décaissements initiés en externe par votre société sans inclure les informations de référence de paiement. Les références de paiement peuvent aussi se révéler incorrectes ou comporter des Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 105

106 inversions de chiffres. Les avis de paiement peuvent également être concernés par ces problèmes. Si l'une de ces situations survient, une tâche de compensation manuelle des paiements est créée pour établir une correspondance entre les paiements ou avis et les postes non soldés correspondants ainsi que leur compensation. Écart de paiement Les montants de paiement ne correspondent pas toujours aux montants de facture : il est possible que des remises incorrectes soient appliquées aux paiements ou que d'autres déductions soient appliquées sur les montants de paiement, en raison, par exemple, d'un litige ou d'un avoir. Parfois, il se peut tout simplement que le montant de paiement erroné soit traité. Dans de tels cas, une tâche de compensation de paiement manuel peut être créée si l'écart de paiement dépasse la tolérance définie dans votre stratégie de compensation. Vous définissez une tolérance de paiement dans le poste de travail Configuration de gestion, au niveau de la vue Liste des activités. Dans l'étape Configuration personnalisée, sélectionnez Gestion des flux de trésorerie Stratégie de compensation. Pour plus d'informations, voir Configuration : Stratégies de compensation. Paiement avant réception de la facture Dans certaines circonstances, un paiement peut apparaître avant la facture correspondante. Cela peut arriver lorsqu'un fournisseur traite un décaissement par prélèvement automatique puis émet la facture pour le paiement. De la même manière, il se peut qu'un client achète un produit en ligne et paie immédiatement, mais qu'il reçoive la facture en même temps que le produit commandé. Dans ces cas-là, une tâche de compensation manuelle du paiement est créée car il n'est pas possible de retrouver automatiquement la facture qui correspond au paiement. Incidence du type de paiement sur l'affectation et la compensation manuelles La table ci-dessous présente la relation entre le type de paiement impliqué (encaissement ou décaissement, initié en interne ou en externe) et les causes les plus probables d'une tâche d'affectation ou de compensation manuelle du paiement. Les tâches manuelles pour les encaissements initiés en interne se produisent dans des circonstances extrêmement exceptionnelles. Motifs de tâches manuelles selon le type de paiement Type de paiement Encaissement initié en externe (chèque ou virement bancaire) Décaissement initié en interne (chèque ou virement bancaire) Décaissement initié en externe (prélèvement automatique) Scénario d'affectation manuelle du paiement Informations client ou fournisseur manquantes ou configuration incorrecte de l'extrait de compte électronique Configuration incorrecte de l'extrait de compte électronique Informations client ou fournisseur manquantes Scénario de compensation manuelle du paiement Tous scénarios possibles Écart de paiement Écart de paiement Demandes de remboursement de paiements par carte de crédit En tant que comptable aux comptes clients, vous effectuez le traitement des opérations de paiement nationales et internationales réalisées par votre société avec les clients. Cela comprend les encaissements, ainsi que le traitement des avoirs ou des demandes de remboursement de paiements par carte de crédit initiées par les clients. Les sections suivantes présentent ces deux scénarios SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

107 Conditions préalables Dans les données principales client, vous avez indiqué le paiement par carte de crédit comme mode de paiement. Vous avez saisi une facture de commande client et spécifié les paiements par carte de crédit comme mode de paiement. Au cours de cette étape, vous avez vérifié l'autorisation de paiement par carte de crédit. La demande de remboursement peut être effectuée si le paiement du client a déjà été reçu, mais le client peut aussi déclencher l'interruption de l'opération par la société émettrice de cartes de crédit avant le virement du paiement. Au cours de la phase de configuration personnalisée, l'approbation des paiements effectués par la société est définie dans deux tables, afin de différencier clairement les encaissements et les décaissements par carte de crédit. Pour plus d'informations, voir Remboursement de paiements reçus [Page 74]. Flux de processus Les sections suivantes présentent la procédure de demande de remboursement de paiements par carte de crédit. Deux scénarios distincts sont possibles : Création d'un avoir sur le compte de carte de crédit du client Demande de remboursement effectuée directement par le client auprès de la société émettrice de cartes de crédits Scénario 1 Un client dépose une réclamation concernant des marchandises reçues et retournées à votre société. Vous convenez avec le client de comptabiliser un avoir sur le compte de carte de crédit. Vous informez la société émettrice de cartes de crédit du client que le montant doit être recrédité sur le compte de ce dernier. Comptabilisation d'un avoir sur le compte de carte de crédit Le client a effectué un paiement et ce dernier a été reçu. Vous souhaitez créer un avoir pour le client et comptabiliser le montant correspondant sur le compte de carte de crédit. 1. Accédez au poste de travail Facturation client et sélectionnez la vue Factures et avoirs. 2. Sélectionnez la facture validée puis Suivi Avoir manuel. Cliquez sur Valider. 3. Dans le poste de travail Comptabilité clients, sélectionnez Clients Comptes clients. Sélectionnez le compte client, puis cliquez sur Afficher le compte. L'écran Gestion de compte client : <Nom - ID client> est affiché. 4. Sélectionnez l'avoir puis Payer manuellement par Autres modes de paiement. Dans l'écran Nouveau paiement manuel, cliquez sur Fermer. Vous pouvez faire en sorte que ce processus se déroule automatiquement en sélectionnant le poste de travail Comptabilité clients puis Tâches périodiques Cycles de paiement. Le paiement est alors lancé dans le cycle de paiement. Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 107

108 5. En cas d'approbation nécessaire du paiement, accédez en votre qualité de responsable au poste de travail Gérer mon équipe et sélectionnez la vue Approbations. Sélectionnez le paiement et cliquez sur Traiter. Cliquez sur Approuver. 6. Dans le poste de travail Gestion des paiements, sélectionnez la vue Moniteur des paiements. Sélectionnez le décaissement par carte de crédit puis Actions pour carte de crédit Régler. Vous pouvez faire en sorte que ce processus se déroule automatiquement en sélectionnant le poste de travail Gestion des paiements puis Tâches périodiques Cycles de règlement de carte de crédit. Le paiement par carte de crédit est alors lancé pendant le cycle en question. 7. Créez l'extrait de compte pour le décaissement dans la vue Extraits de compte du poste de travail Gestion des liquidités. Sélectionnez Créer Extrait de compte. 8. Dans l'écran Extrait de compte : <Numéro>, à l'étape Saisir les données générales, saisissez dans la zone Solde final la différence entre le solde initial et le montant décaissé, puis cliquez sur Suivant à deux reprises. Il est également possible d'importer l'extrait de compte automatiquement au moyen d'un fichier. 9. Au cours de l'étape Créer et traiter des postes, cliquez sur Ajouter ligne. Dans la colonne Mode de paiement, sélectionnez Virement bancaire émis, puis saisissez le décaissement dans la colonne Montant au débit. Cliquez sur Valider. 10. Dans le poste de travail Gestion des paiements, sélectionnez la vue Affectation de paiement. Sélectionnez l'extrait de compte ayant le statut En cours de préparation dans le traitement des paiements et cliquez sur Traiter. 11. Dans l'écran Affectation de paiement : <Numéro>, sélectionnez l'onglet Affectation de paiement et sélectionnez le paiement. Copiez ce paiement dans la zone inférieure de l'écran au moyen de la flèche vers le bas. Cliquez sur Valider. 12. Dans la vue Moniteur des paiements du poste de travail Gestion des paiements, vous pouvez maintenant voir le paiement avec le statut Confirmé. Scénario 2 Un client effectue une demande de remboursement d'un paiement directement auprès de la société émettrice de cartes de crédit. Vous êtes informé de cette demande par le biais de l'extrait de compte ou via le règlement de carte de crédit de la société émettrice de cartes de crédit. Demande de remboursement du client auprès de la société émettrice de cartes de crédit Le client peut demander le remboursement d'un paiement sur une carte de crédit alors que vous avez déjà reçu le paiement en question. La société émettrice de cartes de crédit lance la demande de remboursement à partir de votre compte. Vous pouvez voir le prélèvement sur l'extrait de compte. Deux cas de figure sont possibles : dans le premier cas, l'encaissement a déjà été confirmé par la banque sur l'extrait de compte. Le prochain extrait de compte reçu de la banque contient alors le décaissement. Dans le second cas, l'encaissement et le décaissement figurent sur le même extrait de compte. Toutefois, la société émettrice de cartes de crédit peut annuler le paiement même si aucun paiement n'a été effectué sur votre compte à un moment donné. Dans ce cas, vous serez informé en ligne au moyen d'un avis de paiement ou d'un règlement de carte de crédit. La section suivante présente la procédure à respecter si vous avez reçu un paiement par carte de crédit pour un extrait de compte existant et que le montant doit être recrédité SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

109 1. Vous créez un extrait de compte avec le décaissement. Accédez au poste de travail Gestion des liquidités et sélectionnez la vue Extraits de compte. Sélectionnez Créer Extrait de compte. 2. Dans l'écran Extrait de compte : <Numéro>, à l'étape Saisir les données générales, saisissez dans la zone Solde final la différence entre le solde initial et le montant décaissé, puis cliquez sur Suivant à deux reprises. 3. Au cours de l'étape Créer et traiter des postes, cliquez sur Ajouter ligne. Dans la colonne Mode de paiement, sélectionnez Virement bancaire émis, puis saisissez le décaissement dans la colonne Montant au débit. Cliquez sur Valider. 4. Dans le poste de travail Gestion des paiements, sélectionnez la vue Affectation de paiement. Sélectionnez l'extrait de compte, puis cliquez sur Traiter. Dans l'écran Affectation de paiement : <Numéro>, sélectionnez l'onglet Affectation de paiement. 5. Sélectionnez le paiement confirmé au moyen des options de la liste déroulante Afficher Tous les paiements confirmés par la banque. Vous pouvez alors copier ce paiement dans la zone inférieure de l'écran au moyen de la flèche vers le bas. Le code dans la colonne Paiement retourné est activé automatiquement. Cliquez sur Valider. 6. Le décaissement s'affiche désormais dans la vue Moniteur des paiements du poste de travail Gestion des paiements avec un signe négatif et le statut Retourné. La section suivante présente la procédure employée lorsque l'encaissement et le décaissement recrédité figurent sur le même extrait de compte délivré par la banque. 1. Vous créez un extrait de compte avec l'encaissement et le décaissement. Accédez au poste de travail Gestion des liquidités et sélectionnez la vue Extraits de compte. Sélectionnez Créer Extrait de compte. 2. Entrez le solde final de votre extrait de compte dans l'écran Extrait de compte : <Numéro>, à l'étape Saisir les données générales. Dans l'exemple suivant, ce solde correspond au solde initial additionné au montant encaissé. Cliquez sur Suivant à deux reprises. 3. Au cours de l'étape Créer et traiter des postes, cliquez sur Ajouter ligne. Dans la colonne Mode de paiement, sélectionnez Virement bancaire émis, puis saisissez le décaissement dans la colonne Montant au débit. Le montant résultant intègre tous les encaissements par carte de crédit et le décaissement (demande de remboursement) figurant sur l'extrait de compte. Cliquez sur Valider. 4. Dans le poste de travail Gestion des paiements, sélectionnez la vue Affectation de paiement. Sélectionnez l'extrait de compte, puis cliquez sur Traiter. 5. Dans l'écran Affectation de paiement : <Numéro>, sélectionnez l'onglet Affectation de paiement, puis sélectionnez tous les encaissements par carte de crédit qui entrent dans le montant total saisi sur l'extrait de compte. Copiez ce paiement dans la zone inférieure de l'écran au moyen de la flèche vers le bas. Concernant le paiement remboursé, activez le code dans la colonne Paiement retourné. Cliquez sur Valider. 6. Vous pouvez désormais afficher vos encaissements et décaissements dans la vue Moniteur des paiements du poste de travail Gestion des paiements. Le statut des encaissements devient Confirmé et celui du décaissement ou du paiement remboursé devient Retourné. La section suivante présente la procédure employée lorsque votre société émettrice de cartes de crédit vous envoie un avis de paiement stipulant que la transaction a été annulée et que le transfert ne peut donc pas être exécuté. 1. Le paiement a le statut En transfert et peut être contrôlé dans la vue Moniteur des paiements du poste de travail Gestion des paiements. 2. Accédez au poste de travail Gestion des liquidités. Dans la vue Avis de paiement bancaire, sélectionnez Créer Avis de paiement bancaire. Saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Valider : Type d'avis : avoir bancaire Mode de paiement : carte de crédit Montant du paiement : 0,00 Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 109

110 Paiement confirmé : activez le code. Compte : sélectionnez le compte pour l'encaissement. 3. Dans le poste de travail Gestion des paiements, sélectionnez la vue Affectation de paiement. Sélectionnez l'affectation du paiement pour l'avis de paiement, puis cliquez sur Traiter. 4. Dans l'écran Affectation de paiement : <Numéro>, sélectionnez l'onglet Affectation de paiement. Sélectionnez l'encaissement par carte de crédit qui a été retourné et copiez-le dans la zone inférieure de l'écran au moyen de la flèche vers le bas. Activez le code dans la colonne Paiement retourné. Cliquez sur Valider. 5. Le paiement annulé s'affiche désormais dans la vue Moniteur des paiements du poste de travail Gestion des paiements avec le statut Retourné. Voir aussi Encaissements automatiques Encaissements manuels Guide de consultation rapide Retours (Commandes clients) Activité de fin de période pour paiements externes Synthèse Les paiements dits externes sont enregistrés en dehors du système SAP Business ByDesign et réalisés par l'intermédiaire d'un prestataire. Les paiements par carte de crédit, dans un point de vente, ou via une société d'ecommerce en sont des exemples. Si une boutique en ligne est reliée à votre système, elle recueille la confirmation de paiement après du prestataire pour opérations de paiement en ligne et transmet l'information au système. Les paiements externes effectués par le biais d'une boutique en ligne sont généralement reçus avant que les marchandises ou les services ne soient fournis et facturés. Dans certains pays comme l'allemagne, ce type de paiement doit être déclaré séparément dans le cadre du reporting de fin de période de la société, au même titre que les acomptes. Notez que ces paiements-là ne peuvent pas être comptabilisés sous forme d'acomptes dans le système. Peu pratique, cette solution vous obligerait en effet à réenregistrer l'écriture d'acompte sur le compte de créances approprié dès l'expédition des marchandises ou la prestation de services. Le réenregistrement de l'écriture s'avère inefficace en présence d'un gros volume de paiements externes. De plus, l'intervalle entre l'écriture et le réenregistrement peut être mesuré en heures, voire en minutes. Selon le pays dans lequel votre société est implantée, vous pouvez être amené à déclarer toutes les avances reçues séparément et à déclarer les taxes relatives à ces paiements, qui demeurent des postes non soldés. Ce document traite des activités à effectuer pour préparer le reporting des paiements externes dans votre société. Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Configuration personnalisée (obligatoire) Créer des comptes généraux SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

111 Vous avez créé au moins trois nouveaux comptes généraux : un premier pour la correction des créances, un deuxième pour afficher les paiements reçus comme acomptes et un troisième pour l'écriture de contrepartie des taxes. Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez votre projet d'implémentation. Dans la phase Configuration personnalisée, sélectionnez l'activité Plan comptable, structures du rapport financier, détermination des comptes. Pour plus d'informations, voir Afficher et traiter un plan comptable.. Nouveaux groupes de détermination des comptes Pour pouvoir utiliser les nouveaux comptes généraux pour la correction des écritures, vous devez créer trois groupes de détermination des comptes dans la comptabilité générale : un premier dans le type de groupe Groupes pour autres actifs circulants (sous le nom Compte client de correction, par exemple), un deuxième dans le type de groupe Groupes pour autres dettes (sous le nom Acomptes reçus, par exemple) et un troisième dans le type de groupe Groupes pour autres actifs circulants (sous le nom Compensation manuelle des taxes, par exemple). Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez votre projet d'implémentation. Dans la phase Configuration personnalisée, sélectionnez l'activité Plan comptable, structures du rapport financier, détermination des comptes. Sélectionnez Traiter groupes de détermination des comptes et créez vos groupes de comptes. Affecter les nouveaux comptes généraux aux nouveaux groupes de détermination des comptes Ces nouveaux comptes doivent être affectés aux nouveaux groupes de détermination des comptes. Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez votre projet d'implémentation. Dans la phase Configuration personnalisée, sélectionnez l'activité Plan comptable, structures du rapport financier, détermination des comptes. Dans la section Détermination des comptes, sélectionnez Comptabilité générale, Autres, Autres actifs circulants et Autres dettes. Affectez les comptes à leurs groupes de détermination. Pour plus d'informations, voir Configuration de la détermination des comptes pour les transactions commerciales. Flux de processus Pour répondre aux exigences des règles générales comptables, vous devez corriger manuellement vos paiements reçus en entrant une écriture de correction de fin de période. 1. Vérifier le rapport des postes non soldés Tous les paiements en cours concernant des marchandises ou des prestations de services doivent être affectés aux factures correspondantes. Vous pouvez vérifier que cette opération a été effectuée en générant le rapport de la liste des postes non soldés pour les paiements en cours uniquement. Pour ce faire, sélectionnez le type de pièce 5 Paiements. Vous pouvez afficher le montant total des paiements en cours qui doivent toujours être corrigés. 2. Vérification Paiements clients par paiements externes Synthèse Les paiements dits externes sont traités en dehors de SAP Business ByDesign. Si une boutique en ligne est reliée à votre système, elle recueille la confirmation de paiement après du prestataire pour opérations de paiement en ligne utilisé par le client et transmet l'information au système. Un prestataire pour opérations de paiement en ligne propose des services en ligne d'acceptation des paiements électroniques effectués via différents modes de paiement. Vous pouvez traiter ces paiements externes dans le système. Pour pouvoir utiliser le processus de paiement externe, vous Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 111

112 devez effectuer quelques étapes préliminaires. Ce document traite à la fois des étapes préliminaires à effectuer pour pouvoir utiliser les paiements externes et du processus de paiement externe. Configuration Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Sélection du périmètre (obligatoire) Ventes en ligne Vous avez activé les ventes en ligne dans la configuration de la solution : Paiements clients par paiements externes est activé automatiquement lorsque l'option de gestion Ventes en ligne est intégrée au périmètre. Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez Synthèse. Sélectionnez Ventes en ligne dans la liste des éléments. Pour plus d'informations, voir Accord avec un partenaire de solution de ventes en ligne certifié SAP. Intégrer et étendre (obligatoire) Nouvelle entrée de répertoire des banques Vous avez créé une nouvelle entrée dans le répertoire des banques pour chacun de vos prestataires pour opérations de paiement en ligne. Pour accéder à l'option de gestion Répertoire des banques, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Dans la phase Intégrer et étendre, sélectionnez Répertoires des banques dans la liste des activités et entrez les informations requises pour la migration. Pour plus d'informations, voir Banques et comptes bancaires [Page 176]. Ma nouvelle banque et Nouveau compte bancaire Vous avez créé une entrée Ma nouvelle banque pour chacun de vos prestataires pour opérations de paiement en ligne. Vous devez avoir créé au moins un compte bancaire pour chaque banque faisant office de prestataire pour opérations de paiement en ligne. Il est recommandé de reprendre le nom d'utilisateur du prestataire pour opérations de paiement comme ID du compte bancaire car cette information doit être fournie par la boutique en ligne pour obtenir une commande client correcte. Pour accéder à cette option de gestion, revenez à la liste des activités, sélectionnez l'activité Banques et renseignez la zone Ma nouvelle banque. Dans le même écran, cliquez sur Afficher tout afin de saisir les comptes bancaires pertinents pour votre nouvelle banque. Pour plus d'informations, voir Configuration : Mes banques. Vous pouvez également effectuer cette activité dans le poste de travail Gestion des liquidités. Pour y accéder, sélectionnez Données de base Mes banques. Configuration personnalisée (obligatoire) Détermination du numéro de référence externe pour facture client Vous avez défini la source de données permettant de déterminer le numéro de référence externe des factures. Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation, puis cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis sélectionnez l'activité Détermination du numéro de référence externe pour facture client dans la liste des activités SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

113 Flux de processus Le processus de paiement externe fait intervenir trois parties : votre société, le client et le prestataire pour opérations de paiement en ligne. Ce prestataire propose des services en ligne d'acceptation des paiements électroniques effectués via différents modes de paiement. 1. Votre client commande des marchandises Un client a commandé des marchandises à votre société à l'aide de la boutique en ligne et opté pour un règlement via un prestataire pour opérations de paiement. Selon la configuration du système, la commande est sauvegardée comme en cours de préparation afin d'être vérifiée et validée par un utilisateur ou validée automatiquement sans être vérifiée. 2. Le système valide la commande client Lorsque la commande client est validée, un paiement portant un numéro externe est créé dans le système à l'aide du mode de paiement Paiement externe. Ce paiement a le statut En cours de transfert. Vous pouvez vérifier le paiement dans Comptabilité clients Comptes clients Moniteur des comptes. 3. Vous traitez la facture Le processus de facturation intervient après la livraison des marchandises ou la réalisation des services. Dans le poste de travail Facturation client, un commercial de votre société traite la demande de facture. La facture doit avoir le même numéro que le paiement. Pour plus d'informations sur la facturation client, voir Guide de consultation rapide Demandes de factures. 4. Le système exécute la compensation Le système identifie le poste à l'aide du numéro de référence, puis il compense le paiement et la facture. 5. Vous créez un extrait de compte pour le compte du prestataire Le prestataire pour opérations de paiement vous transmettra régulièrement les informations relatives aux encaissements sur votre compte bancaire. Allez à Gestion des liquidités Extraits de compte et créez un extrait de compte pour le compte concerné. À l'étape Tous les postes non confirmés sont en transit, sélectionnez les paiements externes confirmés grâce aux informations du prestataire pour opérations de paiement. Pour plus d'informations, voir Extraits de compte. 6. Le client annule la commande L'annulation peut intervenir avant ou après la livraison de marchandises/la prestation de services. a. Avant la livraison de marchandises/la prestation de services Si la commande client n'a pas été validée dans le système, vous pouvez simplement la supprimer et annuler le paiement directement auprès du prestataire de services externe. Procédez à l'annulation directement auprès du prestataire même si aucune commande client n'est présente dans le système. Si la commande client est déjà validée, vous devez l'annuler et envoyer un crédit correspondant au paiement au prestataire de services externe. Par ailleurs, vous devez compenser le paiement généré par la commande client avec le montant crédité du paiement dans la gestion de compte client. b. Après la livraison de marchandises/la prestation de services Dans ce cas, vous devez passer par le processus de retour standard : créez une entrée de marchandises pour les biens retournés, créez un avoir, créditez le paiement au prestataire de services externe. Par ailleurs, vous devez compenser le paiement généré par la commande client avec le montant crédité du paiement dans la gestion de compte client. Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 113

114 Activité de fin de période Dans certains pays comme l'allemagne, les paiements externes reçus avant que les marchandises ou les services ne soient fournis et facturés nécessitent un traitement particulier lors du reporting de fin de période (reporting séparé et intégration au montant de la déclaration de taxes, par exemple). Pour plus d'informations, voir Activité de fin de période pour paiements externes [Page 110] Paiements clients par carte de crédit Synthèse Le système vous permet de traiter les paiements clients effectués par carte de crédit, notamment les encaissements de vos clients et les avoirs destinés à vos clients. Pour pouvoir utiliser le processus de paiement par carte de crédit, vous devez effectuer quelques étapes préliminaires, mais surtout, signer un contrat avec un prestataire de services (qui doit être un partenaire SAP). Ce document traite à la fois des étapes préliminaires à effectuer pour pouvoir utiliser les cartes de crédit et du processus de paiement par carte de crédit. Conditions préalables Options de configuration Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Sélection du périmètre (obligatoire) Vous devez activer les paiements clients par carte de crédit dans la configuration de votre solution. Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. À l'étape Sélection du périmètre du projet, vérifiez que Gestion des paiements et liquidités est sélectionné dans Gestion des flux de trésorerie. À l'étape Questions, développez l'élément Gestion des flux de trésorerie, puis Gestion des paiements et liquidités. Sélectionnez Modes de paiement et activez l'option pour les paiements clients par carte de crédit en sélectionnant la case d'option Oui dans la section Encaissements. Veillez à sélectionner le prestataire de services adéquat dans la section Prestataires de services de carte de crédit. Pour plus d'informations sur le prestataire de services et la configuration de la fonctionnalité de carte de crédit, voir À propos du prestataire de services de carte de crédit Computop ou À propos du prestataire de services de carte de crédit Paymetric. Intégration et extension (obligatoire) Données principales pour votre prestataire de services de carte de crédit Vous devez créer une entrée de données principales fournisseur pour le prestataire de services de carte de crédit sélectionné, puis établir l'accord de communication. Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase d'intégration et d'extension, puis sélectionnez Prestataire de services de carte de crédit Paymetric ou Prestataire de services de carte de crédit Computop dans la liste des activités et entrez les détails requis SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

115 Veillez à saisir le numéro Dun & Bradstreet (DUNS) que vous pouvez trouver en cliquant sur le lien Identifiants supplémentaires. Vous pouvez également passer au poste de travail Comptabilité fournisseurs ou Base de fournisseurs et saisir les données principales fournisseur dans la vue Fournisseurs. Pour plus d'informations, voir Fiche fournisseur de Computop ou Fiche fournisseur de Paymetric. Nouvelle chambre de compensation et nouveau compte chambre de compensation Vous devez créer un enregistrement de chambre de compensation et un compte chambre de compensation. Pour accéder à cette activité, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase d'intégration et d'extension, puis sélectionnez Cartes de crédit Paiement client dans la liste des activités. Sur l'écran de détails de l'activité, cliquez sur le lien Créer une nouvelle chambre de compensation et entrez les détails pertinents. Lorsque vous avez terminé, revenez à l'écran de détail de l'activité, cliquez sur le lien Créer un nouveau compte chambre de compensation et entrez les détails pertinents. N'oubliez pas d'entrer l'id commerçant que votre prestataire de services de carte de crédit vous a communiqué. Vous pouvez également effectuer cette activité dans le poste de travail Gestion des liquidités. Pour accéder à cette activité, sélectionnez Données principales Chambres de compensation et Données principales Comptes chambre de compensation. Pour plus d'informations, voir Chambres de compensation et comptes chambre de compensation [Page 180]. Configuration personnalisée (première activité obligatoire, deuxième activité facultative) Vous devez établir un accord de communication avec un prestataire de services ; vous devez indiquer comment les autorisations de paiement par carte de crédit sont effectuées ; vous devez indiquer la forme sous laquelle le règlement des paiements par carte de crédit individuels doit être traité. Pour accéder à ces deux activités préalables de configuration personnalisée, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis effectuez les activités suivantes dans la liste des activités : Computop Accord de communication ou Paymetric Accord de communication. Sélectionnez l'activité adéquate dans la liste d'activités afin d'établir l'accord de communication avec votre prestataire de services de carte de crédit. Pour plus d'informations, voir Computop - Accord de communication ou Paymetric - Accord de communication. Autorisation de paiement par carte de crédit et règlement Sélectionnez cette activité facultative pour vérifier et adapter les profils prédéfinis qui contrôlent l'horizon d'autorisation de paiement par carte de crédit et pour affecter un profil de règlement à votre société. Les options standard prédéfinies vous permettent d'utiliser le processus de paiement par carte de crédit et correspondent déjà peut-être à vos besoins. Si vous décidez de modifier ces options, veillez à aligner toutes les options définies par l'utilisateur avec votre prestataire de services. 1. Déterminez la période pendant laquelle le montant du paiement est réservé sur le compte de carte de crédit du client. Dans l'écran de détail de l'activité, cliquez sur le lien sous Profils d'autorisation de paiement par carte de crédit. 2. Une fois les données d'autorisation définies, veillez à affecter ce profil à votre société. Cliquez sur le deuxième lien sous Profils d'autorisation de paiement par carte de crédit. Pour plus d'informations, voir Configuration : Profils d'autorisation de paiement par carte de crédit. 3. Affectez l'un des profils prédéfinis (règlement de paiement simple ou par lot) à votre société. Dans l'écran de détail de l'activité, cliquez sur le lien Affecter des profils de règlement à votre société. Conditions préalables supplémentaires (obligatoire) Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 115

116 Vous devez entrer des données de carte de crédit pour votre client et devez sélectionner la carte de crédit comme mode de paiement pour les paiements automatiques. Vous devez en outre définir la carte de crédit comme mode de paiement. Pour satisfaire ces conditions préalables, vous devez effectuer les étapes suivantes : Compte client avec données de carte de crédit Vous devez créer un compte client comprenant des données de carte de crédit. Les données de carte de crédit pour votre client doivent exister dans le système avant que le règlement des factures clients ne soit effectué à l'aide du mode de paiement Carte de crédit. Effectuez les étapes suivantes : 1. Passez au poste de travail Gestion des comptes, Données des partenaires ou Comptabilité clients et sélectionnez la vue Comptes (dans le poste de travail Comptabilité clients, sélectionnez la vue Clients). 2. Sélectionnez le client dont vous voulez entrer les données de carte de crédit. Dans l'écran Synthèse compte entreprise, cliquez sur Traiter, puis sur Données financières. Facultatif : si le client n'existe pas encore dans le système, créez une nouvelle fiche client dans cette vue. Pour plus d'informations, voir Créer et traiter un compte dans la section Tâches du Guide de consultation rapide Comptes. 3. Dans l'onglet Données financières, cliquez sur Coordonnées bancaires. Dans la section Carte de crédit, cliquez sur S'inscrire auprès de <Nom du prestataire de services>. Vous accédez au système de votre prestataire de services. 4. Entrez les détails carte de crédit qui vous ont été fournis par le client. Confirmez votre entrée pour envoyer vos données au prestataire de services et générer le jeton de carte de crédit. Une fois vos entrées confirmées par le prestataire de services, fermez l'écran du prestataire de services. Notez que le numéro de carte de crédit est uniquement sauvegardé dans le système du prestataire de services et non dans le système SAP Business ByDesign. Le jeton de carte de crédit et le numéro de carte de crédit masqué sont sauvegardés dans le système SAP Business ByDesign. 5. La carte de crédit est ajoutée à la table, conjointement avec le numéro masqué généré par le prestataire de services. Le code Par défaut est activé en standard. Autrement dit, cette carte de crédit est proposée par défaut lorsque le mode de paiement Carte de crédit est sélectionné dans des commandes clients, des ordres de service et des factures. Si, par la suite, vous devez bloquer la carte de crédit pour les paiements, sélectionnez un motif dans la liste déroulante de la colonne Motif de blocage. Si vous ne renseignez pas cette zone, la carte de crédit n'est pas bloquée. N'oubliez pas de sauvegarder les données principales du compte client. 6. Facultatif : si les données de carte de crédit existent déjà dans le système et que vous voulez les utiliser pour le client (si, par exemple, vous devez saisir à nouveau des données principales client qui ont été supprimées), cliquez sur Affecter. Dans la boîte de dialogue Affecter carte de crédit, sélectionnez la carte de crédit pertinente via l'aide à la saisie. Cliquez sur OK. 7. Facultatif : paiement par carte de crédit comme mode de paiement par défaut : si le client a accepté le paiement de toutes les factures avec la même carte de crédit, vous pouvez entrer cette carte de crédit comme mode de paiement par défaut dans les Données de paiement dans l'écran Compte entreprise - Données financières. Le système facture automatiquement cette carte de crédit même si vous ne l'avez pas entrée dans la commande client ou sur la facture client. Notez que seule une note est imprimée, informant le client que le montant de la facture sera encaissé si le mode de paiement Carte de crédit est également indiqué sur la facture client. Pour sélectionner le paiement par carte de crédit comme mode de paiement par défaut, revenez à l'onglet Données financières et cliquez cette fois-ci sur Données de paiement. Dans la section Modes de paiement, cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez Carte de crédit dans la liste déroulante. Dans la section Carte de crédit, vous pouvez sélectionner une carte de crédit parmi celles qui ont été affectées au client dans les coordonnées bancaires correspondantes et définir une période de validité pour ce mode de paiement SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

117 Les données de carte de crédit doivent exister dans le système même si le client ne veut vous régler qu'une seule fois à l'aide de ce mode de paiement. Si tel est le cas, vous pouvez supprimer ou bloquer les données de carte de crédit une fois que la transaction a été effectuée pour éviter que la carte de crédit ne soit utilisée par erreur ou proposée comme mode de paiement par la suite. Flux de processus Le processus de paiement par carte de crédit implique quatre parties : votre entreprise, votre client, le prestataire de services de carte de crédit et l'acquéreur, ci-après nommé chambre de compensation. Le prestataire de services est responsable du chiffrement, de l'authentification par jetons et de l'autorisation des données de carte de crédit pour assurer le respect permanent des normes de conformité PCI (Payment Card Industry). Il constitue également le lien entre votre société et la chambre de compensation responsable des paiements réels. Créer l'ordre de service/la commande client et la facture manuelle 1. Un client s'est adressé à vous, commercial au sein de votre société, pour commander des services ou des marchandises à l'aide d'une commande client via le poste de travail Commandes clients ou Ordres de service. Dans l'ordre de service ou la commande client, cliquez sur Afficher tout, puis sélectionnez le mode de paiement Carte de crédit ainsi que la carte de crédit correspondante. Si nécessaire, vous pouvez également entrer les données relatives à une nouvelle carte de crédit. 2. Avant de valider la commande client ou l'ordre de service, cliquez sur Contrôler autorisation pour lancer le contrôle d'autorisation des données de carte de crédit et du montant du paiement concerné. Les données sont envoyées au prestataire de services qui exécute les contrôles nécessaires et autorise le montant. Cette opération diminue du montant autorisé le plafond de crédit sur le compte de carte de crédit du client. Ce montant est bloqué pendant le nombre de jours indiqué dans les données du compte chambre de compensation (14 jours, par exemple). Notez qu'à ce stade, la carte de crédit n'est pas encore débitée. Pour vérifier les données d'autorisation, cliquez sur le lien en regard du bouton Contrôler autorisation. Les autorisations sont automatiquement annulées suite aux scénarios suivants : un document qui contient des autorisations est supprimé ou annulé, la carte de crédit utilisée pour le paiement est modifiée, le client effectuant la commande est modifié ou le mode de paiement est modifié de Carte de crédit en un autre mode de paiement (la seule alternative actuellement disponible est le prélèvement automatique). Si une autorisation est annulée, elle est supprimée du système et une demande de validation du fonds réservé est automatiquement envoyée au prestataire de services. Vous n'êtes pas informé en cas d'échec de l'annulation automatique. 3. Le processus de facturation intervient après la livraison des marchandises ou la réalisation des services. Les informations relatives au mode de paiement et à l'autorisation sont automatiquement transférées à la facture avec une note indiquant que le montant sera imputé sur la carte de crédit. 4. Facultatif : Facture manuelle : en l'absence de document précédent (ordre de service ou commande client), vous pouvez créer une facture manuellement. Vous effectuez cette opération dans le poste de travail Facturation client, où le commercial de la société a saisi la facture manuelle pertinente pour le client. Lors de la saisie de la facture, le commercial sélectionne le mode de paiement Carte de crédit. Une note est alors insérée automatiquement dans la facture pour indiquer que le montant sera imputé sur la carte de crédit. Avant de valider la facture, cliquez sur Contrôler autorisation pour demander l'autorisation. Le commercial envoie ensuite la facture au client. Pour soumettre la facture à un contrôle d'autorisation automatique, vous pouvez créer et planifier des cycles d'autorisation de paiement par carte de crédit dans le poste de travail Facturation client. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Cycles d'autorisation de paiement par carte de crédit. Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 117

118 Déclencher le paiement automatique par carte de crédit En tant que comptable chargé des comptes clients, vous pouvez, une fois qu'une facture a été créée, rapprocher les postes non soldés de la facture en déclenchant le paiement automatique par carte de crédit ou en créant le paiement manuel par carte de crédit. 1. Créer et exécuter le cycle de paiement a. Dans le poste de travail Comptabilité clients, sélectionnez Tâches périodiques Cycles de paiement. b. Cliquez sur Créer. Dans l'écran Nouveau cycle de paiement, saisissez votre société et le cas échéant, limitez le cycle à des clients particuliers. c. Sauvegardez et activez le cycle. Pour saisir l'heure à laquelle le cycle doit être exécuté, cliquez sur Planifier. Vous pouvez également planifier des cycles périodiques. Le cycle de paiement est lancé à l'heure que vous avez indiquée et une proposition de paiement est générée. Pour plus d'informations sur la planification des cycles de paiement par exemple, voir Encaissements automatiques. 2. Vérifier la proposition de paiement et exécuter le paiement a. Passez à la vue Paiements automatiques et ouvrez la proposition de paiement qui vient d'être générée. Pour cela, sélectionnez-la et cliquez sur Traiter. b. Vérifiez la proposition de paiement et corrigez-la, le cas échéant. Si aucun mode de paiement n'a été sélectionné dans les documents précédents, le mode de paiement indiqué dans la section Données de paiement des données client (voir plus haut) est affiché par défaut pour les paiements initiés en interne dans la proposition de paiement. Si plusieurs modes de paiement ont été indiqués dans les données de paiement, le mode de paiement le plus courant du pays concerné est proposé. Vous pouvez remplacer le mode de paiement indiqué dans la proposition de paiement. Si le client vous demande, par exemple, d'utiliser un autre mode de paiement que sa carte de crédit, vous pouvez modifier cette information dans la proposition de paiement Si le compte client présente un problème et que la proposition de paiement reçoit de ce fait le statut Différée, corrigez les options du compte et sélectionnez Actions Réinitialiser le report avant d'exécuter le paiement. c. Déclenchez le paiement automatique par carte de crédit en cliquant sur Effectuer le paiement. Sur la base de vos options de configuration, le paiement est soumis à un processus d'approbation. Une fois que le paiement a été effectué, un contrôle d'autorisation du montant total du paiement et des données de carte de crédit est exécuté. Si ce contrôle a déjà été exécuté dans la commande client, l'ordre de service ou la facture manuelle, il est uniquement réexécuté si l'autorisation a expiré entre-temps. Pour plus d'informations, voir Configuration : Profils d'autorisation de paiement par carte de crédit (uniquement pertinent pour les commandes clients et les ordres de service). Dans la vue Moniteur des paiements du poste de travail Gestion des paiements, le statut du paiement indique désormais Prêt pour le transfert. Notez que la vue Moniteur des paiements est également disponible dans le poste de travail Gestion des liquidités. Vous pouvez uniquement annuler un paiement par carte de crédit s'il a le statut Prêt pour transfert. Pour cela, dans le poste de travail Gestion des paiements, sélectionnez la vue Moniteur des paiements. Sélectionnez le paiement à annuler et cliquez sur Annuler. Une fois que le paiement a le statut En cours de transfert, vous ne pouvez plus l'annuler ; vous devez alors lancer la création d'un avoir pour la carte de crédit du client. Pour plus d'informations sur les propositions de paiement par exemple, voir Encaissements automatiques. Créer le paiement manuel par carte de crédit SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

119 1. Passez au poste de travail Comptabilité clients, sélectionnez la vue Clients, puis sélectionnez le client dont les dettes doivent être soldées par carte de crédit. 2. Cliquez sur Afficher et sélectionnez les postes non soldés à rapprocher. Sélectionnez ensuite Payer manuellement par, puis Carte de crédit dans la liste. a. Si vous sélectionnez un poste non soldé pour lequel le mode de paiement Carte de crédit a déjà été sélectionné, ces informations sont utilisées pour créer le paiement. Vous pouvez vérifier le paiement et, le cas échéant, modifier les détails carte de crédit. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Comptabiliser. b. Si vous sélectionnez un ou plusieurs postes non soldés pour lesquels aucun mode de paiement n'a été défini, la carte de crédit par défaut du client est sélectionnée. Vous pouvez vérifier le paiement et, le cas échéant, modifier les détails carte de crédit. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Comptabiliser. 3. Sur la base de vos options de configuration, le paiement est soumis à un processus d'approbation. Une fois le processus d'approbation terminé, le poste non soldé et le paiement sont rapprochés. Si vous voulez suivre le statut du paiement, passez au poste de travail Gestion des paiements et sélectionnez la vue Moniteur des paiements. Annuler des paiements Si vous avez autorisé un paiement directement à partir d'une commande client, d'un ordre de service ou d'une facture manuelle et que vous voulez l'annuler ultérieurement, les autorisations correspondantes ne sont pas annulées et le prestataire de services n'est pas informé. Les autorisations sont réutilisées lorsque le poste non soldé est réglé. Si vous avez demandé les autorisations directement depuis l'écran Nouveau paiement par carte de crédit (et non depuis une commande client, un ordre de service ou une facture manuelle) et que vous voulez annuler le paiement ultérieurement, les autorisations sont annulées et le prestataire de services est informé. Augmenter un montant de paiement Si le montant à régler est supérieur au montant autorisé, vous pouvez demander une autorisation supplémentaire pour la différence en cliquant sur Contrôler autorisation. Autre possibilité : payer manuellement avec d'autres modes de paiement Dans la liste des postes non soldés, sélectionnez les postes à rapprocher, puis Payer manuellement par et Autres modes de paiement. Dans l'écran Nouveau paiement, sélectionnez Carte de crédit comme mode de paiement s'il n'est pas déjà défini par défaut. Vérifiez le paiement, puis cliquez sur Effectuer le paiement. Le processus d'approbation et le suivi du statut des paiements sont décrits à l'étape 3 ci-dessus. Créer et exécuter le cycle de règlement de carte de crédit Une fois que vous avez déclenché le paiement par carte de crédit automatiquement ou manuellement, vous devez informer le prestataire que le paiement peut être effectué. Pour créer et traiter des cycles de règlement de carte de crédit, allez au poste de travail Payment Management. Dans la vue Tâches périodiques, sélectionnez la sous-vue Règlements de carte de crédit. Vous pouvez planifier les cycles en fonction des besoins de votre entreprise (exécution quotidienne, hebdomadaire ou unique, par exemple). Si, par exemple, vous avez sélectionné le règlement par lot dans la configuration de gestion, tous les paiements d'un cycle sont regroupés dans un message envoyé au prestataire. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Cycles de règlement de carte de crédit [Page 158]. Une fois le cycle de règlement exécuté, le statut des paiements par carte de crédit réglés passe à En cours de transfert et le message de paiement est envoyé au prestataire (par lot ou de manière individuelle, selon les options que vous avez définies dans la configuration de gestion). Le prestataire de services transfère ensuite le message à la chambre de compensation. La chambre de compensation contrôle la demande et envoie une réponse via le prestataire, indiquant s'il doit créditer (ou débiter) le montant des paiements par carte de crédit regroupés dans le message sur votre compte. Cette réponse est automatiquement mise à jour dans le système sous la forme du statut de règlement approprié. L'extrait de compte vous indique ensuite que le paiement a été reçu. Notez que l'extrait de Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 119

120 compte affiche un seul poste représentant le montant total de tous les paiements par carte de crédit qui ont été réglés conjointement. Néanmoins, s'il est convenu que la chambre de compensation vous envoie une déclaration indiquant tous les postes de paiement par carte de crédit individuels, vous pouvez vérifier si le montant total concorde avec ces postes. Pour suivre le statut du règlement, passez à la vue Moniteur des paiements, puis à la section Détails de l'écran. Le statut est affiché sous Données de règlement actuelles. On distingue les statuts de règlement suivants : En attente Ce statut signifie que le message a été envoyé au prestataire de services et que le système attend la confirmation du règlement. En l'absence de problème, le statut du règlement passe à Accepté en quelques minutes. Si le statut n'est pas modifié dans les 24 heures qui suivent, vérifiez si une erreur est survenue lors du transfert du message. Accepté Ce statut indique que le message a bien été envoyé au prestataire de services, puis transmis par le prestataire à la chambre de compensation. À son tour, la chambre de compensation a confirmé qu'elle réglerait le paiement ; elle envoie cette information au système par l'intermédiaire du prestataire de services. Refusé Ce statut signifie que la chambre de compensation rejette le règlement du paiement. Le statut du paiement dans la vue Moniteur des paiements repasse d'en cours de transfert à Prêt pour le transfert. Dans ce cas, contactez le prestataire de services ou la chambre de compensation pour connaître le motif de rejet, en indiquant soit l'id prestataire, soit l'id chambre de compensation). Facultatif : régler le paiement manuellement 1. Pour déclencher le règlement manuel d'un paiement par carte de crédit, passez au poste de travail Gestion des paiements et sélectionnez la vue Moniteur des paiements. 2. Dans la liste, sélectionnez le paiement par carte de crédit requis, avec le statut Prêt pour le transfert, qui a été déclenché dans le poste de travail Comptabilité clients. Vous pouvez, le cas échéant, sélectionner plusieurs paiements à traiter simultanément. Pour accélérer le processus de recherche, vous pouvez utiliser la fonction de recherche étendue. Pour cela, sélectionnez Étendue et saisissez vos critères de recherche. Dans la zone Mode de paiement, par exemple, sélectionnez Encaissement par carte de crédit, puis dans la zone Afficher, sélectionnez Prêt pour transfert. Cliquez sur Lancer. Seuls les paiements qui correspondent aux critères de recherche sélectionnés sont affichés. 3. Cliquez sur Actions pour cartes de crédit, puis sur Régler. Le système génère un message qui est envoyé au prestataire de services. Le statut du paiement passe à En cours de transfert. Une fois les données de règlement transférées au prestataire de services, puis à la chambre de compensation qui confirme que le paiement sera effectué, le statut du règlement passe à Accepté dans la section Détails de l'écran, sous Données de règlement actuelles. Vous pouvez également opérer le règlement d'un paiement par carte de crédit individuel. Pour cela, passez à la vue Moniteur des paiements et ouvrez le paiement correspondant. Dans l'écran de paiement par carte de crédit, cliquez sur Lancer le règlement. 4. La chambre de compensation crédite (ou débite) le montant total des paiements par carte de crédit regroupés dans le message sur votre compte bancaire. L'extrait de compte vous indique ensuite que le paiement a été reçu. Notez que l'extrait de compte affiche un seul poste représentant le montant total de tous les paiements par carte de crédit qui ont été réglés conjointement. Néanmoins, s'il est convenu que la chambre de compensation SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

121 vous envoie une déclaration indiquant tous les postes de paiement par carte de crédit individuels, vous pouvez vérifier si le montant total concorde avec ces postes. Entrer un extrait de compte comprenant des paiements par carte de crédit Sélectionnez Nouvel extrait de compte dans la vue Tâches courantes du poste de travail Gestion des liquidités si vous voulez entrer manuellement des données d'extrait de compte qui ont été soumises au format papier. 1. Au cours de l'étape Créer et traiter des postes, cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez Paiement par carte reçu. 2. Entrez le montant du paiement par carte de crédit (de la chambre de compensation) indiqué sur votre extrait de compte, puis comptabilisez l'extrait de compte. Sélectionnez la vue Gestion de fichiers dans le poste de travail Gestion des liquidités si vous voulez entrer des données d'extrait de compte qui ont été soumises par voie électronique. 1. Sélectionnez Fichiers entrants pour télécharger vers le système un fichier d'extrait de compte sauvegardé en local. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Gestion de fichiers [Page 198]. 2. Vérifiez les données de l'extrait de compte dans la vue Extraits de compte du poste de travail Gestion des liquidités, puis comptabilisez l'extrait de compte. Le système crée une tâche d'affectation de paiement pour les paiements par carte de crédit car il ne peut pas établir de correspondance entre le montant total de l'extrait de compte et les paiements par carte de crédit individuels. Cette tâche doit être effectuée avant la création des prévisions de liquidités. Pour plus d'informations sur la manière de confirmer les paiements avec votre extrait de compte, voir Confirmer des paiements avec votre extrait de compte. Traiter le paiement par carte de crédit depuis votre extrait de compte dans l'affectation du paiement Si vous voulez traiter l'affectation du paiement immédiatement après avoir comptabilisé l'extrait de compte, cliquez sur le lien Post-traiter l'extrait de compte dans l'extrait de compte validé. Dans l'écran de synthèse de l'extrait de compte, cliquez sur Afficher tout. Dans la section Transactions de l'écran, cliquez sur le lien Obligatoire dans la colonne Post-traitement du paiement pertinent de la chambre de compensation. Vous accédez à l'écran Affectation de paiement. 1. L'onglet Affectation de paiement affiche les paiements par carte de crédit dont le statut est En cours de transfert et Préconfirmé par défaut. Sélectionnez tous les postes contenus dans le paiement (et figurant dans l'extrait de la chambre de compensation) et copiez-les dans la zone d'écran inférieure à l'aide de la flèche vers le bas. Vous pouvez les identifier à l'aide du numéro de règlement dans la colonne Référence externe. Si votre prestataire de services peut générer des déclarations auprès de la chambre de compensation électroniques, vous pouvez alors terminer cette étape plus rapidement en cliquant sur Actions et en sélectionnant Importer extrait de la chambre de compensation dans le menu déroulant. Pour plus d'informations sur la manière de télécharger les extraits de la chambre de compensation, voir Télécharger un extrait de la chambre de compensation. Si votre prestataire de services ne peut pas générer d'extrait de la chambre de compensation électronique, SAP recommande de demander un extrait au format papier avec les postes de paiement par carte de crédit individuels. Cet extrait vous permet de rechercher les postes existants dans le système. 2. Dans l'onglet Autre affectation, vous devez entrer les frais du prestataire de services et affecter un compte général. Le montant en suspens doit désormais être nul. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Comptabiliser. Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 121

122 Voir aussi À propos du prestataire de services de carte de crédit Computop À propos du prestataire de services de carte de crédit Paymetric Écritures relatives aux effets à recevoir Synthèse Le mode de paiement par effet est uniquement utilisé en Espagne, en France et en Italie. Ce document traite des écritures comptables relatives au scénario d'effets à recevoir à l'aide des différents modes de paiement par effets. Les écritures associées diffèrent selon le type d'effet : encaissement ou escompte. En Espagne, vous êtes légalement tenu d'enregistrer un risque pour les transactions d'effets remis à l'escompte sur un compte général spécial (nommé Dettes sur effets de commerce escomptés dans votre solution) par précaution. Le risque ne doit être compensé que lorsque l'effet de commerce arrive à échéance. Les écritures comptables sont identiques quelle que soit la méthode appliquée à l'effet (avec acceptation, sans acceptation ou billet à ordre). Conditions préalables Les deux parties (votre société et le client) doivent utiliser l'effet de commerce comme mode de paiement. Le stockage des effets de commerce doit être activé pour votre banque. Pour plus d'informations, voir Vérifier les conditions préalables dans la section Tâches du Guide de consultation rapide Remises d'effets [Page 140]. Écritures sur compte général relatives aux effets à recevoir Processus et écritures relatifs aux effets à recevoir (encaissement) Par souci de simplicité, aucun des exemples ci-dessous ne comprend de taxes. 1. Une fois la facture client validée, un poste client non soldé est créé et un poste de compte clients est enregistré. Écritures relatives aux effets de commerce (encaissement) Écritures sur compte général Débit Crédit Comptabilité clients EUR Produits EUR 2. Le paiement de la créance en cours est lancé (manuellement ou automatiquement) sur la base du mode de paiement par effet SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

123 Écritures relatives aux effets de commerce (encaissement) Espagne Écritures sur compte général Débit Crédit Effet de commerce client (comptabilité clients) EUR Comptabilité clients EUR 3. La sous-vue Remises d'effets permet d'affecter l'effet de commerce à une remise d'effet. En sélectionnant le type d'effet Encaissement, vous indiquez que la banque encaissera l'effet de commerce à l'échéance. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Remises d'effets [Page 140]. Vous pouvez affecter plusieurs effets de commerce à la même remise mais tous les effets doivent alors présenter la même échéance. Écritures relatives aux effets de commerce (encaissement) Écritures sur compte général Débit Crédit Compte clients, effet de commerce pour encaissement (comptabilité clients) EUR Effet de commerce client (comptabilité clients) EUR 4. Pour émettre une remise d'effets, c'est-à-dire l'envoyer à la banque, vous devez d'abord la valider. Le fichier de paiement obtenu est ensuite envoyé à la banque et la passation d'une écriture est déclenchée en comptabilité. Pour plus d'informations sur la validation, voir la section Tâches du Guide de consultation rapide Remises d'effets. Lorsque votre banque reçoit le fichier de paiement, le montant est crédité sur le compte bancaire pertinent. Cette transaction est visible dans l'extrait de compte suivant. 5. À l'échéance de l'effet de commerce, le risque correspondant est dissout et vous annulez le passif éventuel. En Espagne, ceci entraîne l'imputation du compte de fonds en transit pour l'encaissement. Ci-dessous les écritures : La date comptable proposée est identique à l'échéance des effets de commerce inclus dans la remise. Écritures relatives aux effets de commerce (encaissement) Espagne Écritures sur compte général Débit Crédit Compte clients, effet de commerce pour encaissement (comptabilité clients) EUR Effets à l'encaissement Fonds en transit EUR Écritures relatives aux effets de commerce (encaissement) France et Italie Écritures sur compte général Débit Crédit Effet de commerce client (comptabilité clients) EUR Effet de commerce client pour encaissement (comptabilité clients) EUR Processus et écritures relatifs aux effets à recevoir (escompte) 1. Une fois la facture client validée, un poste client non soldé est créé et un poste de compte clients est enregistré. Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 123

124 Écritures relatives aux effets de commerce (escompte) Écritures sur compte général Débit Crédit Comptabilité clients EUR Produits EUR 2. Le paiement de la créance en cours est lancé (manuellement ou automatiquement) sur la base du mode de paiement par effet. Ci-dessous les écritures associées : Écritures relatives aux effets de commerce (escompte) Écritures sur compte général Débit Crédit Effet de commerce client (comptabilité clients) EUR Comptabilité clients EUR 3. La sous-vue Remises d'effets permet d'affecter l'effet de commerce à une remise d'effet. Vous sélectionnez le type d'effet Escompte. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Remises d'effets [Page 140]. Les écritures associées diffèrent en fonction du pays. Écritures relatives aux effets de commerce (escompte) France et Italie Écritures sur compte général Débit Crédit Effet de commerce client pour escompte (comptabilité clients) EUR Effet de commerce pour escompte en transit EUR Écritures relatives aux effets de commerce (escompte) Espagne Écritures sur compte général Débit Crédit Effet de commerce client (comptabilité clients) EUR Effet de commerce en transit Compte clients, effets de commerce escomptés (comptabilité clients) EUR EUR Dettes provenant des effets de commerce escomptés EUR 4. Pour émettre la remise d'effets, vous devez d'abord la valider. Le fichier de paiement obtenu est envoyé à la banque. Lorsque votre banque reçoit le fichier, le montant est crédité sur le compte bancaire pertinent. Cette transaction est visible dans l'extrait de compte suivant. 5. À l'échéance de l'effet de commerce, le risque correspondant est dissout et vous annulez le passif éventuel. La date comptable proposée est identique à l'échéance des effets de commerce inclus dans la remise. Écritures relatives aux effets de commerce (escompte) France et Italie Écritures sur compte général Débit Crédit Effet de commerce client (comptabilité clients) EUR SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

125 Écritures sur compte général Débit Crédit Compte clients, effets de commerce escomptés (comptabilité clients) EUR Écritures relatives aux effets de commerce (escompte) Espagne Écritures sur compte général Débit Crédit Compte clients, effets de commerce escomptés (comptabilité clients) EUR Dettes provenant des effets de commerce escomptés EUR Effet impayé En l'absence de règlement du client, la banque renvoie un fichier avec les effets impayés. La facture associée, marquée comme payée, doit être rouverte. L'écriture est ensuite passée sur le compte Effets de commerce non payés dans la comptabilité clients. L'effet de commerce proprement dit n'est pas annulé mais il reçoit le nouveau statut Échec et ne peut être utilisé pour aucune autre compensation. Écritures relatives aux effets impayés Écritures sur compte général Débit Crédit Comptabilité clients EUR Effets de commerce non payés (comptabilité clients) EUR Si la facture est renégociée, elle peut être réglée à l'aide d'un nouvel effet de commerce, auquel cas le processus d'émission d'effet est relancé. Si l'effet de commerce non payé a été enregistré sur un compte distinct, l'émission de l'effet se traduit par l'imputation du compte Effets de commerce non payés au lieu du compte clients Bulletins de paiement (Suisse) Ce document s'applique à la Suisse. Pour garantir que le système affiche le texte correct, sélectionnez Personnaliser > Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, sélectionnez Suisse. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour garantir que les modifications sont prises en compte. 5.2 Vues Guide de consultation rapide Moniteur des paiements La vue Moniteur des paiements vous permet de suivre et de gérer tous les encaissements et décaissements de votre société. Vous pouvez filtrer les paiements par date, bénéficiaire ou statut, afin, par exemple, d'afficher les paiements obsolètes qui ont été annulés, renvoyés ou refusés. Vous pouvez créer des paiements ou saisir des paiements créés manuellement hors du système. Vous pouvez également visualiser les détails de paiement de chaque poste. Ces Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 125

126 détails varient selon le mode de paiement et le statut du paiement, par exemple : données sur la remise d'un chèque reçu ou raison de l'invalidation d'un chèque. Vous pouvez accéder à la vue Moniteur des paiements depuis le poste de travail Gestion des paiements ou depuis le poste de travail Gestion des liquidités sous Moniteur des paiements. Tâches Créer un paiement 1. Cliquez sur Nouveau paiement par, puis sélectionnez le mode de paiement approprié. Vous pouvez créer les types de paiement suivants : Virement bancaire émis ou transfert bancaire émis Chèque émis Chèque reçu ou chèques multiples 2. Saisissez les détails pertinents pour le mode de paiement que vous avez sélectionné. Ces détails dépendent du mode de paiement sélectionné. 3. Les paiements peuvent être créés avec une référence à un poste non soldé, un compte client ou fournisseur ou ils peuvent être directement comptabilisés sur un compte général. Pour les types d'encaissement et de décaissement sélectionnés, vous pouvez indiquer dans les options de configuration si des tâches d'approbation doivent être générées pour ce poste de travail pour des modes de paiement spécifiques et en cas de dépassement d'un montant seuil indiqué. Ces options sont disponibles dans la configuration personnalisée, sous Gestion des tâches de gestion pour paiements et liquidités. Créer un virement bancaire émis ou un transfert bancaire émis 1. Allez au poste de travail Gestion des liquidités ou Gestion des paiements et ouvrez la vue Moniteur des paiements. Vous pouvez également effectuer cette tâche dans la vue Moniteur des comptes fournisseurs du poste de travail Comptabilité fournisseurs. 2. Cliquez sur Nouveau paiement par, puis sélectionnez Virement bancaire émis ou Transfert bancaire émis. 3. Saisissez les détails pertinents pour le virement ou le transfert. Les zones suivantes, indiquées par un astérisque (*), sont obligatoires : ID société, Montant du paiement, Bénéficiaire et Banque du bénéficiaire. Sélectionnez l'id du compte bancaire à partir duquel effectuer le paiement. Si vous ne voulez pas que le compte bancaire fasse l'objet d'un contrôle de liquidités préalablement à la comptabilisation du virement/transfert, cochez la case Affectation de liquidités non requise. 4. Cliquez sur Compléter coordonnées bancaires. Les zones ID compte bancaire et Nom de la banque sont renseignées automatiquement dans la mesure du possible SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

127 Pour saisir des informations facultatives, comme les instructions de paiement, ou modifier le type de virement (en virement international, par exemple), cliquez sur Afficher tout afin d'afficher toutes les zones disponibles. Pour accéder aux options utilisées par le système afin de renseigner vos coordonnées bancaires et données de paiement, cliquez sur Vous pouvez également paiement. et sélectionnez Ouvrir options de banque et de Les instructions de paiement sont des services supplémentaires proposés par votre banque pour renforcer la sécurité des transactions (appeler la banque du bénéficiaire avec notification d'un paiement, par exemple). Ces services sont uniquement disponibles pour les virements internationaux. Il incombe à votre banque de vous informer des instructions de paiement qu'elle propose et des frais supplémentaires liés à leur utilisation. Si le virement a déjà été effectué en dehors du système, vous ne devez créer aucun fichier de paiement. Si vous ne voulez pas créer de fichier de paiement pour ce virement, cochez la case Créer paiement manuellement. Vous pouvez également sélectionner la prise en charge des frais bancaires générés par le virement. Si vous ne voulez pas exécuter le virement bancaire immédiatement, vous pouvez entrer dans la zone Date de traitement bancaire la date à laquelle vous voulez que la banque exécute la transaction. Si vous cliquez sur Compléter données bancaires après avoir entré cette date, les zones Date de valeur bancaire attendue et Date comptable sont renseignées automatiquement. 5. Déterminez si vous voulez affecter le virement à des postes non soldés ou l'enregistrer directement sur le compte général sans affecter le paiement. Pour affecter le virement bancaire à des postes non soldés, sélectionnez Référence à des postes. Les postes non soldés relatifs au compte fournisseur ou client s'affichent. Vous pouvez alors rapprocher le virement bancaire de ces postes non soldés. Vous pouvez également appliquer des remises à ces postes. Si vous voulez payer des postes au nom d'un autre client ou fournisseur, cliquez sur Comptes puis sélectionnez Ajouter compte. À présent, vous pouvez également sélectionner des postes non soldés appartenant au compte que vous avez ajouté. Pour plus d'informations sur le traitement des postes non soldés, voir Utilisation de la table des postes non soldés. Vous pouvez prévisualiser la ligne de note d'un virement bancaire électronique en sélectionnant Aperçu puis Ligne de note. Pour modifier la configuration d'une ligne de note, fermez la fenêtre pop-up, cliquez sur Vous pouvez également et sélectionnez Traiter profils de correspondance pour ligne de note. Vous devez disposer de droits d'accès au poste de travail Configuration de gestion. Pour plus d'informations, cliquez ici. Pour utiliser ce virement bancaire en vue d'un paiement sans référence à des postes non soldés, sélectionnez Comptabilisation directe sur compte général. Sélectionnez un pays puis le type d'entrée Brut ou Net. Cliquez sur Ajouter ligne pour affecter manuellement le paiement au compte général concerné. Vous pouvez également entrer une ligne de note dans le virement bancaire. 6. Cliquez sur Comptabiliser. Le virement est affiché dans la vue Moniteur des paiements avec le statut Prêt pour transfert. Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 127

128 7. Un fichier de paiement doit être créé dans le format approprié, puis transmis à la banque ou au logiciel bancaire en vue de son traitement. Cette opération peut être effectuée automatiquement via un cycle de support de paiement. Pour plus d'informations sur la création d'un cycle de support de paiement, voir Créer un cycle de support de paiement. Pour créer le fichier manuellement en vue de sa transmission à la banque, procédez comme suit : 1. Dans la vue Moniteur des paiements, sélectionnez le virement pertinent et cliquez sur Actions pour opérations bancaires, puis sélectionnez Créer fichier de paiement. 2. Dans la sous-vue Fichiers sortants de la vue Gestion des fichiers, sélectionnez le nouveau fichier de paiement et cliquez sur Traiter 3. Dans l'écran Fichier sortant, accédez à l'onglet Pièce jointe et sélectionnez le fichier de paiement. Pour télédécharger le fichier via la fenêtre du navigateur de votre ordinateur, cliquez sur Télédécharger. Créer un chèque émis 1. Allez au poste de travail Gestion des liquidités ou Gestion des paiements et ouvrez la vue Moniteur des paiements. Vous pouvez également effectuer cette tâche dans la vue Moniteur des comptes fournisseurs du poste de travail Comptabilité fournisseurs. 2. Cliquez sur Nouveau paiement par et sélectionnez Chèque émis. L'écran Nouveau chèque émis est affiché. 3. Renseignez les zones ID société, Montant du paiement et Bénéficiaire. 4. Cliquez sur Compléter coordonnées bancaires. Les zones ID compte bancaire et Nom de la banque sont renseignées automatiquement dans la mesure du possible. Pour saisir des informations facultatives, comme les instructions de paiement, cliquez sur Afficher tout afin de visualiser toutes les zones disponibles. Pour accéder aux options utilisées par le système afin de renseigner vos coordonnées bancaires et données de paiement, cliquez sur Vous pouvez également et sélectionnez Ouvrir options de banque et de paiement. 5. Vérifiez que la case d'option Référence aux postes est sélectionnée, afin que vous puissiez associer le chèque au poste non soldé approprié. Tous les postes non soldés au niveau du compte fournisseur ou client doivent apparaître dans la table Postes non soldés, si vous avez préalablement saisi le bénéficiaire. Sélectionnez un ou plusieurs postes non soldés à régler avec le chèque en utilisant le code Rapproché. Des remises ou avoirs peuvent être, le cas échéant, appliqués aux postes non soldés pour garantir la concordance entre le montant du paiement et le montant du poste non soldé. Pour ce faire, cliquez sur Actions puis Appliquer remise ou crédit. Vous pouvez prévisualiser la ligne de note d'un chèque en sélectionnant Aperçu puis Ligne de note. Pour modifier la configuration d'une ligne de note, fermez la fenêtre pop-up, cliquez sur Vous pouvez également et sélectionnez Traiter profils de correspondance pour ligne de note. Vous devez disposer de droits d'accès au poste de travail Configuration de gestion SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

129 Si le chèque émis n'est pas lié à un compte client ou fournisseur, sélectionnez la case d'option Comptabilisation directe sur compte général, puis sélectionnez le compte général sur lequel le chèque doit être enregistré. Cette approche est appropriée si votre société souhaite, par exemple, effectuer un don à une œuvre caritative. 6. Pour sauvegarder votre chèque, cliquez sur Comptabiliser. 7. Pour imprimer manuellement un chèque à envoyer au destinataire, cliquez sur Actions pour chèques, puis sélectionnez Imprimer formulaire de chèque. Les chèques émis sont imprimés automatiquement par le système sur une base régulière. Si vous créez un chèque en dehors du système, vous pouvez interrompre l'impression du chèque (sur la base des informations de chèque que vous saisissez dans le système) en sélectionnant le code Définir sur Créé manuellement. Pour invalider un chèque si, par exemple, le formulaire de chèque a été endommagé dans l'imprimante et que vous devez en imprimer un nouveau, cliquez sur Actions pour chèques, puis sélectionnez Invalider. Vous pouvez utiliser cette option si le chèque a le statut En transfert. Notez que l'invalidation d'un chèque n'entraîne pas l'annulation du paiement ; elle permet simplement d'invalider l'ancien chèque et de générer un nouveau numéro de chèque. Pour annuler un chèque, cliquez sur Annuler. Notez que vous pouvez uniquement annuler un chèque s'il a le statut Prêt pour transfert. Pour plus d'informations, voir Intervalles de numéros de chèques et numéros de chèques pour chèques émis [Page 174]. Saisir un chèque reçu ou des chèques multiples 1. Allez au poste de travail Gestion des liquidités ou Gestion des paiements et ouvrez la vue Moniteur des paiements. 2. Cliquez sur Nouveau paiement par et sélectionnez Chèque reçu pour ouvrir l'écran Nouveau chèque reçu. Pour saisir plusieurs nouveaux chèques, cliquez sur Nouveau paiement par puis sélectionnez Chèques multiples pour ouvrir l'écran Nouveaux chèques multiples. Notez qu'avec cette action, vous ne pouvez pas rapprocher des postes non soldés. 3. Saisissez les détails de paiement pertinents, notamment les données pour les zones Payeur, Numéro de chèque, et Montant du paiement, puis sélectionnez la devise appropriée dans la liste déroulante en regard du montant. Saisissez les autres informations requises. Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 129

130 Par défaut, une zone Date d'émission est disponible à l'écran. Dans les scénarios où la date d'émission et la date à laquelle le chèque est présenté diffèrent et dans pour lesquels vous voulez entrer une date d'encaissement, vous pouvez ajouter la zone Date d'encaissement au plus tôt via Personnalisation. Lorsque cette zone est ajoutée, le chèque peut être présenté uniquement à cette date d'encaissement ou ultérieurement. La date de valeur attendue est la date à laquelle le montant du chèque est réalisé ; cette date doit être également ajoutée via la personnalisation. La date de valeur attendue correspond habituellement à la date d'encaissement au plus tôt plus trois jours. 4. Sous Mode d'application du paiement, indiquez si vous voulez affecter le montant du chèque à des postes non soldés ou le comptabiliser directement sur le compte général sans affecter le paiement. Pour affecter le chèque à des postes non soldés, sélectionnez Référence à des postes. Les postes non soldés relatifs au compte fournisseur ou client s'affichent. Vous pouvez alors rapprocher le chèque de ces postes non soldés. Vous pouvez également appliquer des remises à ces postes. Pour utiliser ce chèque en vue d'un paiement sans référence à des postes non soldés, sélectionnez Comptabilisation directe sur compte général. Sélectionnez un pays et choisissez le type d'écriture. Cliquez sur Ajouter ligne pour affecter manuellement le paiement au compte général pertinent. 5. Cliquez sur Comptabiliser pour sauvegarder et comptabiliser le nouveau chèque. Si vous voulez créer plusieurs chèques, vous pouvez aussi utiliser le bouton Comptabiliser et créer. Le nouveau chèque est sauvegardé et ajouté à la liste des paiements dans la vue Moniteur des paiements. Utiliser un paiement existant Selon le mode de paiement employé pour chaque paiement, plusieurs options de traitement sont disponibles et influent sur le paiement proprement dit ou sur son statut. 1. Sélectionnez le paiement concerné et cliquez sur Traiter. L'écran pertinent pour le type de paiement sélectionné s'ouvre. 2. Pour éviter que le paiement soit complètement traité, cliquez sur Annuler. 3. Pour créer un avis de remise pour le paiement sélectionné, sous réserve que le mode de paiement prenne en charge l'avis de remise, cliquez sur Créer avis de remise. En fonction du statut de chaque paiement, il se peut que vous ne puissiez pas traiter ou annuler le paiement, ou encore émettre un avis de remise. 4. Outre les fonctions générales répertoriées ci-dessus, chaque mode de paiement propose les actions supplémentaires suivantes : Actions associées aux chèques Définir sur En transfert : indique qu'un chèque imprimé a déjà été créé pour le paiement. Invalider : Annule le chèque spécifique qui a été émis et laisse le paiement non soldé dans le système, afin de permettre l'émission d'un nouveau chèque. Affecter à une remise : permet à l'utilisateur d'ajouter le chèque à une remise de chèques appropriée, en vue de son transfert à la banque SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

131 Imprimer formulaire de chèque : demande au système d'imprimer une lettrechèque pour le chèque. Renuméroter : permet d'affecter un nouveau numéro à un chèque, par exemple en raison d'une correspondance erronée entre le numéro du chèque dans le système et celui imprimé sur le chèque. Basculer : Intervertit les numéros de deux chèques sélectionnés. Définir sur Non transféré : indique qu'un chèque n'a pas encore été transmis à une banque, un client ou un fournisseur, de manière à ce qu'il puisse être émis à nouveau. Cette action peut être nécessaire, par exemple en cas d'impression incorrecte d'un chèque. Actions associées aux opérations bancaires Créer fichier de paiement : transmet le fichier de paiement qui sera envoyé à la banque au poste de travail Gestion des liquidités. Le fichier de paiement sera créé au cours du prochain cycle de support de paiement planifié si cette action n'est pas utilisée. Définir sur En transfert : indique que le transfert a déjà eu lieu, par exemple au moyen d'un service bancaire en ligne ou d'un service de transfert de fonds. Définir sur Non transféré : indique qu'un transfert n'a pas encore été envoyé à une banque ou à un partenaire, afin de pouvoir l'émettre de nouveau. Cette action peut être nécessaire en cas de transfert incorrect ou de corruption du fichier de paiement. Suivre le traitement des affectations de paiements Pour plus d'informations, voir Suivre le traitement des affectations de paiements [Page 180] Guide de consultation rapide Affectation du paiement La vue Affectation du paiement permet de suivre les paiements et avis de remise qui nécessitent une affectation de paiement manuelle. Tel est, par exemple, le cas lorsque les données disponibles ne permettent pas l'affectation automatique d'un paiement à un client ou un fournisseur. Vous pouvez utiliser cette vue pour affecter manuellement des paiements ou des avis de paiement pour des clients, fournisseurs ou transactions commerciales spécifiques. Le processus d'affectation manuelle de paiement intègre des affectations supplémentaires, comme l'enregistrement de frais bancaires ou la saisie directe d'un poste dans un compte général. Pour maintenir à jour le statut de tous vos postes de paiement, vous devez veiller à affecter les paiements correctement. L'affectation des paiements intervient avant le processus de compensation, au cours duquel les paiements sont rapprochés des postes non soldés, en vue du rapprochement des dettes et créances en cours. Vous pouvez accéder à cette vue à partir du poste de travail Gestion des paiements. Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 131

132 Contexte de gestion Affectation et compensation de paiement Affectation et compensation des paiements Synthèse L'affectation et la compensation de paiement sont deux étapes distinctes mais liées l'une à l'autre dans le traitement des paiements. L'affectation et la compensation de paiement sont nécessaires pour les encaissements comme les décaissements. Les deux étapes sont généralement effectuées automatiquement. Dans certains cas, le système ne peut pas exécuter ces processus automatiquement et crée des tâches manuelles d'affectation ou de compensation de paiement nécessitant l'intervention de l'utilisateur. Les différentes situations pouvant donner lieu à ces tâches manuelles, ainsi que la relation entre l'affectation et la compensation de paiement, sont expliquées ci-après. Les affectations manuelles de paiement s'effectuent depuis le poste de travail Gestion des paiements dans la vue Affectation de paiement. La compensation manuelle de paiement s'effectue dans la vue Compensation des paiements du poste de travail Comptabilité fournisseurs (pour les paiements fournisseurs) ou Comptabilité clients (pour les paiements clients). L'affectation de paiement correspond à l'affectation d'un paiement à un domaine de paiement donné, tel que comptes fournisseurs, comptes clients ou taxe. Ce paiement est ensuite affecté à un partenaire donné, tel qu'un fournisseur, un client, ou une administration fiscale dans ce domaine. La compensation du paiement survient lorsque le paiement est comparé à un poste non soldé et que le paiement et le poste sont compensés. Les informations de partenaire et de référence du paiement (numéro de facture, montant du paiement et compte bancaire) sont utilisées d'abord pour sélectionner le partenaire pertinent, puis le poste non soldé correspondant. Dans certains cas, ce processus utilise également la date d'échéance du paiement ainsi que le mode de paiement. Si toutes les informations pertinentes sont disponibles et correctes, l'affectation du paiement et la compensation du paiement sont effectués automatiquement. Scénarios d'affectation manuelle du paiement Le processus automatique d'affectation de paiement décrit ci-dessus n'est pas possible dans certains cas : les différentes situations susceptibles de se produire sont décrites ci-dessous : Informations client ou fournisseur manquantes Configuration incorrecte de l'extrait de compte électronique frais de transaction sur les paiements internationaux ; frais bancaires ou intérêts dans l'extrait de compte. Informations client ou fournisseur manquantes Les paiements peuvent être reçus avec des informations manquantes sur le client ou le fournisseur pour différentes raisons, par exemple, si un paiement est reçu de la part d'un payeur tiers payant une facture en cours pour le compte d'un client. Cette tierce partie peut être une société mère ou une filiale de ce client, par exemple. Si ce payeur n'est pas enregistré dans les données principales du client, le paiement doit être affecté manuellement au client. De même, il se peut que les informations sur le client/fournisseur aient été perdues ou corrompues à un moment donné avant la réception du paiement. Les avis de paiement peuvent également être concernés par ces problèmes SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

133 S'il existe un extrait de compte avec un ID de compte bancaire inconnu, une recherche est exécutée dans le motif de l'opération en fonction des numéros de factures. Si un numéro de facture approprié est identifié, le paiement est comptabilisé pour le client ou fournisseur correspondant. Configuration incorrecte de l'extrait de compte électronique Les avis de paiement peuvent être reçus sous forme de postes d'extrait de compte, vous informant qu'un paiement a été effectué sur l'un de vos comptes bancaires. Si des fichiers d'extrait de compte électronique sont utilisés à cette fin, le format d'importation utilisé doit être configuré de façon à ce que le code d'opération bancaire externe utilisé par votre banque pour un mode de paiement donné (virement bancaire, par exemple) corresponde au code d'opération bancaire externe utilisé par votre société pour ce mode de paiement. Si ces codes ne sont pas enregistrés correctement dans votre système, les paiements correspondants doivent être affectés manuellement au partenaire pertinent. Vous définissez les codes d'opération bancaire externe dans la vue Liste des activités du poste de travail Configuration de gestion. Dans l'étape Configuration personnalisée, sélectionnez Gestion des flux de trésorerie Formats d'importation pour extraits de compte. Frais de transaction sur les paiements internationaux Dans les cas où les paiements impliquent des partenaires dans d'autres pays, votre banque peut facturer des frais de traitement ou de gestion selon le mode de paiement choisi et les accords passés avec la banque. Si ces paiements sont reçus ou confirmés par un extrait de compte, ces frais de transaction peuvent alors être inclus dans le poste d'extrait de compte de chaque paiement. Dans ce cas, une tâche d'affectation de paiement manuelle est créée. Grâce à cette tâche, les frais sont comptabilisés sur le compte général pertinent et le solde du paiement est affecté au partenaire correspondant. Frais bancaires ou intérêts dans l'extrait de compte Si un extrait de compte contient des postes de frais bancaires ou d'intérêts, vous devez procéder à l'affectation manuelle du paiement de ces postes. Dans ce cas, toutefois, l'affectation du paiement ne concerne pas un partenaire et les frais ou intérêts sont comptabilisés directement sur le compte général pertinent. Une tâche d'affectation de paiement manuelle est créée pour effectuer cette comptabilisation. Les paiements de loyers effectués par prélèvement automatique sont également traités de cette manière. Une documentation relative à ce sujet est disponible pour le Japon. Afin de garantir que la version de document spécifique de votre pays est affichée, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, sélectionnez Japon. Sauvegardez vos options. Scénarios de compensation manuelle du paiement Une fois l'affectation de paiement (manuelle ou automatique) effectuée, une tâche de compensation manuelle de paiement peut être nécessaire dans les circonstances suivantes : référence de paiement manquante ; écart de paiement ; paiement effectué avant réception de la facture. Référence de paiement manquante Un paiement peut être reçu sans référence aux postes non soldés à payer par le paiement. Il se peut également que des partenaires traitent des décaissements initiés en externe par votre société sans inclure les informations de référence de paiement. Les références de paiement peuvent aussi se révéler incorrectes ou comporter des inversions de chiffres. Les avis de paiement peuvent également être concernés par ces problèmes. Si l'une de ces Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 133

134 situations survient, une tâche de compensation manuelle des paiements est créée pour établir une correspondance entre les paiements ou avis et les postes non soldés correspondants ainsi que leur compensation. Écart de paiement Les montants de paiement ne correspondent pas toujours aux montants de facture : il est possible que des remises incorrectes soient appliquées aux paiements ou que d'autres déductions soient appliquées sur les montants de paiement, en raison, par exemple, d'un litige ou d'un avoir. Parfois, il se peut tout simplement que le montant de paiement erroné soit traité. Dans de tels cas, une tâche de compensation de paiement manuel peut être créée si l'écart de paiement dépasse la tolérance définie dans votre stratégie de compensation. Vous définissez une tolérance de paiement dans le poste de travail Configuration de gestion, au niveau de la vue Liste des activités. Dans l'étape Configuration personnalisée, sélectionnez Gestion des flux de trésorerie Stratégie de compensation. Pour plus d'informations, voir Configuration : Stratégies de compensation. Paiement avant réception de la facture Dans certaines circonstances, un paiement peut apparaître avant la facture correspondante. Cela peut arriver lorsqu'un fournisseur traite un décaissement par prélèvement automatique puis émet la facture pour le paiement. De la même manière, il se peut qu'un client achète un produit en ligne et paie immédiatement, mais qu'il reçoive la facture en même temps que le produit commandé. Dans ces cas-là, une tâche de compensation manuelle du paiement est créée car il n'est pas possible de retrouver automatiquement la facture qui correspond au paiement. Incidence du type de paiement sur l'affectation et la compensation manuelles La table ci-dessous présente la relation entre le type de paiement impliqué (encaissement ou décaissement, initié en interne ou en externe) et les causes les plus probables d'une tâche d'affectation ou de compensation manuelle du paiement. Les tâches manuelles pour les encaissements initiés en interne se produisent dans des circonstances extrêmement exceptionnelles. Motifs de tâches manuelles selon le type de paiement Type de paiement Encaissement initié en externe (chèque ou virement bancaire) Décaissement initié en interne (chèque ou virement bancaire) Décaissement initié en externe (prélèvement automatique) Scénario d'affectation manuelle du paiement Informations client ou fournisseur manquantes ou configuration incorrecte de l'extrait de compte électronique Configuration incorrecte de l'extrait de compte électronique Informations client ou fournisseur manquantes Scénario de compensation manuelle du paiement Tous scénarios possibles Écart de paiement Écart de paiement Pour plus d'informations, voir Affectation et compensation de paiement. Encaissements Le processus d'encaissement recouvre l'entrée de liquidités dans la société. Un encaissement augmente les liquidités et les instruments de trésorerie comme le solde de caisse ou le solde bancaire. Un encaissement n'augmente pas nécessairement les actifs financiers, il s'agit de dettes et de créances à court terme. En cas de compensation d'une créance, l'encaissement augmente le solde du compte bancaire et, en parallèle, la créance arrive à expiration, mais cela n'influe pas sur les actifs financiers. Pour plus d'informations, voir Encaissements SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

135 Décaissements Le processus de décaissement consiste à retirer des fonds liquides de la société. Les décaissements diminuent les liquidités et les instruments de trésorerie comme l'avoir en caisse ou le solde bancaire. Un décaissement ne diminue pas nécessairement les avoirs financiers, il s'agit de dettes et de créances à court terme. En cas de compensation d'une dette, le décaissement diminue le solde bancaire et, en parallèle, la dette arrive à expiration, mais cela n'influe pas sur les avoirs financiers. Pour plus d'informations, voir Décaissements. Tâches Affecter manuellement un paiement Pour plus d'informations sur cette tâche, cliquez ici. Annuler un paiement 1. Si vous voulez annuler un paiement incorrectement débité sur votre compte ou si un avoir a été comptabilisé par erreur, par exemple, sélectionnez l'affectation appropriée (le document précédent est l'extrait de compte) et cliquez sur Traiter. 2. Dans l'éditeur Traiter l'affectation du paiement, sous Détails de l'affectation, sélectionnez un motif de retour dans la liste déroulante. 3. Sélectionnez Actions Marquer comme retour. Le système crée un poste de remboursement, qui est affiché dans le moniteur des paiements. Il est plus simple d'afficher le poste en accédant à la vue Moniteur des paiements, zone Avancé, dans laquelle vous pouvez sélectionner le mode de paiement Remboursement d'encaissements ou Remboursement de décaissements. Informez votre banque que vous voulez annuler des écritures de note de débit ou d'avoir sur votre compte, le système ne pouvant pas déclencher cette activité automatiquement. 4. Après le montant approprié crédité ou débité sur votre compte et confirmé sur votre extrait de compte par la banque, vous pouvez affecter le poste de remboursement dans la vue Affectation du paiement. Vous trouverez ce poste dans l'éditeur Traiter l'affectation du paiement : <ID>, onglet Affectation du paiement. Dans la liste déroulante, sélectionnez Afficher Paiements retournés. Lorsque vous avez terminé le traitement, validez l'affectation. Ajouter une règle d'analyse de ligne de note Pour plus d'informations sur cette tâche, cliquez ici Guide de consultation rapide Fonds de caisse (Gestion des paiements) La vue Fonds de caisse vous permet de créer et de surveiller le fonds de caisse de votre société, mais aussi d'enregistrer les rentrées de fonds et les décaissements réalisés au niveau du fonds de caisse. Des fonds peuvent être transférés entre les fonds de caisse ou à partir de et vers des comptes bancaires. Vous pouvez créer autant de Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 135

136 fonds de caisse que nécessaire pour votre société et consulter, dans le livre de caisse où sont enregistrés les rentrées de fonds et les décaissements, l'historique de toutes les opérations réalisées sur un fonds de caisse donné. Les paiements saisis dans cette vue englobent le règlement d'achats et d'opérations occasionnels réalisés avec des clients ou fournisseurs. Vous pouvez accéder à cette vue à partir du poste de travail Gestion des paiements. Tâches Créer un décaissement en espèces Pour plus d'informations sur cette activité, voir Créer un décaissement en espèces. Saisir un encaissement en espèces Pour plus d'informations sur cette activité, voir Saisir un encaissement en espèces. Transférer des fonds Pour plus d'informations sur cette activité, voir Transférer des fonds. Suivre, imprimer ou annuler les opérations de fonds de caisse dans le livre de caisse 1. Si vous souhaitez consulter le livre de caisse contenant une liste des opérations réalisées sur un fonds de caisse spécifique, sélectionnez le fonds de caisse à afficher, puis cliquez sur Afficher le livre de caisse. Dans l'écran Journal de caisse : <nom du fonds de caisse>, accédez à la liste déroulante Afficher et sélectionnez Tout. Tous les encaissements et décaissements sont affichés sur l'écriture avec les détails correspondants comme l'id document et la date comptable. 2. Pour imprimer des reçus pour les encaissements, sélectionnez le paiement pertinent et cliquez sur Afficher. Dans l'écran de paiement en espèces correspondant, cliquez sur Imprimer reçu. 3. Pour annuler un paiement, sélectionnez-le et cliquez sur Annuler Guide de consultation rapide Remises de chèques La sous-vue Remises de chèques du poste de travail Gestion des paiements vous permet de créer des remises pour les chèques reçus de la part de vos clients ou fournisseurs ; vous pouvez ainsi les regrouper et les déposer à la banque. Le bordereau de remise de chèques est un document qui contient toutes les informations requises pour encaisser les chèques. Il s'agit notamment du montant total, de la devise, des références aux chèques et du compte. Vous devez utiliser une remise de chèques séparée pour chaque compte et devise. Une fois que vous avez affecté tous les chèques souhaités à la remise (tous les chèques reçus à une date donnée, par exemple), vous devez la valider et l'imprimer. Puis, vous envoyez le bordereau de remise avec les chèques papier à la banque, qui procédera à leur traitement et les créditera sur le compte voulu. Votre extrait de compte vous indique que le paiement a été reçu. Tous les chèques que vous affectez à une remise de chèques doivent être saisis auparavant dans la vue Moniteur des paiements SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

137 Contexte de gestion Affectation et compensation des paiements [Page 104] Tâches Vérifier les conditions préalables Pour pouvoir utiliser une remise de chèques, vous devez au préalable créer un stockage des chèques. Pour cela, passez au poste de travail Gestion des liquidités. Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Guide de consultation rapide Données principales (Gestion des liquidités). Créer une remise de chèques 1. Sélectionnez Créer Remise de chèques. 2. Dans l'écran Nouvelle remise de chèques, saisissez les données pertinentes pour la remise : outre votre société, indiquez le compte sur lequel les chèques doivent être crédités. Vous pouvez écraser les valeurs par défaut des zones suivantes, si besoin : Date comptable Date à laquelle vous voulez saisir la remise dans la comptabilité financière. Date de la remise Date à laquelle vous voulez encaisser la remise auprès de la banque. Date de valeur Date à laquelle la banque doit imputer la valeur sur votre compte. Cette date est fixée par défaut à trois jours après la date de remise. 3. Sauvegardez vos entrées. Affecter à une remise de chèques 1. Dans la vue Moniteur des paiements, sélectionnez le chèque reçu, puis Actions pour chèques Affecter à une remise. Vous pouvez également sélectionner un chèque reçu, puis cliquer sur Traiter. 2. Dans la boîte de dialogue Affecter chèques à remise, saisissez un ID remise existant ou cliquez sur Nouvelle remise de chèques. Annuler l'affectation d'un chèque ou modifier l'affectation à une remise de chèques 1. Si vous voulez annuler ou modifier l'affectation d'un chèque (si, par exemple, vous avez affecté un chèque à une remise par erreur ou que vous n'êtes pas prêt à encaisser le chèque), sélectionnez la remise dans la sous-vue Remises de chèques. Cliquez sur l'id remise. 2. Cliquez dans l'onglet Chèques affectés et sélectionnez le chèque. Cliquez ensuite sur Désaffecter de la remise de chèques. Si vous voulez créer une autre affectation, cliquez sur Modifier affectation à remise et saisissez l'id remise de chèques dans la fenêtre affichée, si besoin en utilisant l'aide à la saisie. Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 137

138 Valider la remise et imprimer le bordereau de remise de chèques 1. Lors de sa création, la remise de chèques porte le statut En cours de préparation. Pour pouvoir imprimer un bordereau de remise de chèques, vous devez valider la remise. Une fois que vous avez validé la remise, vous ne pouvez plus lui affecter aucun chèque. Sélectionnez la remise de chèques souhaitée et cliquez sur Actions Valider et imprimer bordereau de remise de chèques. Vous pouvez à présent envoyer le bordereau de remise de chèques imprimé, conjointement avec les chèques papier, à la banque. 2. Facultatif : si vous voulez valider une remise de chèques pour paiement sans imprimer le bordereau de remise (si la banque fournit le bordereau au format papier, par exemple), sélectionnez Actions Valider et activer sur En cours de transfert. Ainsi, le bordereau prend le statut requis, qui indique que le paiement peut ensuite être confirmé dans le système à l'aide de l'extrait de compte. Si vous décidez au départ de valider uniquement la remise et de ne pas créer de sortie sur imprimante, sélectionnez la remise souhaitée et cliquez sur l'id remise. Dans l'écran Remise de chèque : <ID>, cliquez sur Valider. Si vous voulez imprimer le bordereau de remise de chèques ultérieurement, sélectionnez la remise pertinente dans la liste et cliquez sur Imprimer bordereau de remise de chèques. Supprimer une remise de chèques Vous pouvez uniquement supprimer les remises de chèques qui portent le statut En cours de préparation et auxquelles aucun chèque n'est affecté. Il est impossible de supprimer une remise de chèques validée. 1. Sélectionnez la remise de chèques souhaitée et cliquez sur Actions, puis Supprimer Guide de consultation rapide Lots lockbox La sous-vue Lots lockbox permet de suivre les chèques reçus, traités par les fournisseurs lockbox et importés dans le système sous forme de fichiers. Il s'agit d'un service qui peut être assuré par votre banque ou un autre prestataire de services. Votre société reçoit une adresse que ses clients et fournisseurs peuvent utiliser pour envoyer leurs chèques. Les chèques sont traités par le prestataire de services, qui dépose auprès de votre banque les chèques à créditer sur votre compte. Cette sous-vue affiche les étapes de traitement au cours desquelles le fournisseur vous envoie des fichiers que vous pouvez télécharger dans le système à des fins de contrôle. Votre extrait de compte vous indique que le paiement a été reçu. Il contient la remise de chèques correspondante que vous pouvez confirmer dans le système. Ce mécanisme permet à votre société de sous-traiter les tâches manuelles liées au traitement des chèques. À ce jour, les services lockbox sont seulement utilisés aux États-Unis. Vous accédez à cette sous-vue dans le poste de travail Gestion des paiements, sous Remises SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

139 Contexte de gestion Affectation et compensation des paiements [Page 104] Tâches Vérifier les conditions préalables Pour pouvoir utiliser le service lockbox, vous devez créer un stockage des chèques pour votre fournisseur lockbox. Pour cela, passez au poste de travail Gestion des liquidités. Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Guide de consultation rapide Données principales (Gestion des liquidités). Télécharger un lot lockbox 1. Pour pouvoir afficher et contrôler les lots lockbox, vous devez en premier lieu télécharger les fichiers lockbox dans le système. Pour cela, dans le poste de travail Gestion des liquidités, sélectionnez Gestion de fichiers Fichiers entrants. 2. Sélectionnez votre société dans le registre de fichiers société et sélectionnez Créer Fichier entrant. Dans l'écran Nouveau fichier entrant, au niveau de la zone Type de fichier, sélectionnez Lockbox. Dans la zone ID banque, saisissez le nom du prestataire de services qui vous envoie les fichiers lockbox. 3. Sélectionnez le fichier à télécharger et cliquez sur Lancer téléchargement de fichier. Si le fichier a déjà été téléchargé, vous pouvez afficher les détails et les contrôler. Si le fichier téléchargé est complet et correct, sélectionnez Actions Marquer comme confirmé. Si le fichier comporte des erreurs, sélectionnez Actions Marquer comme erroné. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Gestion des fichiers. Contrôler un lot lockbox 1. Dans le poste de travail Gestion des paiements, sélectionnez Remises Lots lockbox. Sélectionnez le lot lockbox que vous voulez utiliser et cliquez sur son ID. 2. L'éditeur Lot lockbox : <ID> vous permet d'afficher les chèques inclus dans le lot. Dans la colonne ID chèque externe, vous pouvez utiliser le numéro de chèque pour accéder au chèque correspondant. Les chèques traités via la procédure lockbox sont toujours affectés à une remise de chèques. Les remises sont toujours ajoutées à un lot lockbox. Annuler un lot lockbox 1. Si, par exemple, une remise de chèques comprend un chèque erroné et que vous voulez empêcher le paiement de cette remise, vous pouvez annuler le lot lockbox. Pour cela, dans le poste de travail Gestion des paiements, sélectionnez Remises Lots Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 139

140 lockbox. Sélectionnez le lot lockbox à annuler, cliquez sur Actions Annuler. et sélectionnez Notez qu'il est impossible d'annuler des chèques individuels du lot lockbox. Vous devez annuler le lot complet et le prestataire lockbox doit vous envoyer une version mise à jour du fichier lockbox. Vous pouvez ensuite importer le nouveau fichier dans le système Guide de consultation rapide Remises d'effets Le mode de paiement par effet est uniquement utilisé en Espagne, en France et en Italie. Dans la sous-vue Remises d'effets, vous pouvez affecter des effets à recevoir à une remise d'effets afin que votre société puisse recevoir les paiements des clients. Chaque effet de commerce reçu d'un client doit être affecté à une remise. Si vous avez affecté l'effet approprié à la remise, celle-ci peut être validée et émise. Vous envoyez alors la remise d'effets, au format fichier, à la banque pour que le montant soit crédité. Votre extrait de compte vous indique que le paiement a été reçu. Les virements commerciaux ne sont pas affectés par les remises d'effets. Votre société peut utiliser et affecter deux types d'effets aux remises : effets à l'encaissement et effets à l'escompte. Ces deux types d'effets ou de remises correspondantes sont envoyés à la banque avant la date d'échéance des effets qu'elles contiennent. Si un effet à l'encaissement est utilisé, le paiement est reçu à la date d'échéance de l'effet. Si un effet à l'escompte est utilisé, le paiement est reçu avant la date d'échéance de l'effet dans la mesure où la banque achète l'effet de commerce avant d'autoriser un crédit d'escompte. Si votre société a besoin de paiement anticipé à des fins de liquidité, nous vous recommandons d'utiliser l'effet à l'escompte. Toutefois, vous devez payer la banque pour le paiement anticipé car vous recevez le paiement pour l'effet uniquement, sans intérêt ni frais. Vous accédez à cette sous-vue dans le poste de travail Gestion des paiements, sous Remises. Contexte de gestion Encaissements Le processus d'encaissement recouvre l'entrée de liquidités dans la société. Un encaissement augmente les liquidités et les instruments de trésorerie comme le solde de caisse ou le solde bancaire. Un encaissement n'augmente pas nécessairement les actifs financiers, il s'agit de dettes et de créances à court terme. En cas de compensation d'une créance, l'encaissement augmente le solde du compte bancaire et, en parallèle, la créance arrive à expiration, mais cela n'influe pas sur les actifs financiers. Pour plus d'informations, voir Encaissements SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

141 Affectation et compensation de paiement Affectation et compensation des paiements Synthèse L'affectation et la compensation de paiement sont deux étapes distinctes mais liées l'une à l'autre dans le traitement des paiements. L'affectation et la compensation de paiement sont nécessaires pour les encaissements comme les décaissements. Les deux étapes sont généralement effectuées automatiquement. Dans certains cas, le système ne peut pas exécuter ces processus automatiquement et crée des tâches manuelles d'affectation ou de compensation de paiement nécessitant l'intervention de l'utilisateur. Les différentes situations pouvant donner lieu à ces tâches manuelles, ainsi que la relation entre l'affectation et la compensation de paiement, sont expliquées ci-après. Les affectations manuelles de paiement s'effectuent depuis le poste de travail Gestion des paiements dans la vue Affectation de paiement. La compensation manuelle de paiement s'effectue dans la vue Compensation des paiements du poste de travail Comptabilité fournisseurs (pour les paiements fournisseurs) ou Comptabilité clients (pour les paiements clients). L'affectation de paiement correspond à l'affectation d'un paiement à un domaine de paiement donné, tel que comptes fournisseurs, comptes clients ou taxe. Ce paiement est ensuite affecté à un partenaire donné, tel qu'un fournisseur, un client, ou une administration fiscale dans ce domaine. La compensation du paiement survient lorsque le paiement est comparé à un poste non soldé et que le paiement et le poste sont compensés. Les informations de partenaire et de référence du paiement (numéro de facture, montant du paiement et compte bancaire) sont utilisées d'abord pour sélectionner le partenaire pertinent, puis le poste non soldé correspondant. Dans certains cas, ce processus utilise également la date d'échéance du paiement ainsi que le mode de paiement. Si toutes les informations pertinentes sont disponibles et correctes, l'affectation du paiement et la compensation du paiement sont effectués automatiquement. Scénarios d'affectation manuelle du paiement Le processus automatique d'affectation de paiement décrit ci-dessus n'est pas possible dans certains cas : les différentes situations susceptibles de se produire sont décrites ci-dessous : Informations client ou fournisseur manquantes Configuration incorrecte de l'extrait de compte électronique frais de transaction sur les paiements internationaux ; frais bancaires ou intérêts dans l'extrait de compte. Informations client ou fournisseur manquantes Les paiements peuvent être reçus avec des informations manquantes sur le client ou le fournisseur pour différentes raisons, par exemple, si un paiement est reçu de la part d'un payeur tiers payant une facture en cours pour le compte d'un client. Cette tierce partie peut être une société mère ou une filiale de ce client, par exemple. Si ce payeur n'est pas enregistré dans les données principales du client, le paiement doit être affecté manuellement au client. De même, il se peut que les informations sur le client/fournisseur aient été perdues ou corrompues à un moment donné avant la réception du paiement. Les avis de paiement peuvent également être concernés par ces problèmes. S'il existe un extrait de compte avec un ID de compte bancaire inconnu, une recherche est exécutée dans le motif de l'opération en fonction des numéros de factures. Si un numéro de facture approprié est identifié, le paiement est comptabilisé pour le client ou fournisseur correspondant. Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 141

142 Configuration incorrecte de l'extrait de compte électronique Les avis de paiement peuvent être reçus sous forme de postes d'extrait de compte, vous informant qu'un paiement a été effectué sur l'un de vos comptes bancaires. Si des fichiers d'extrait de compte électronique sont utilisés à cette fin, le format d'importation utilisé doit être configuré de façon à ce que le code d'opération bancaire externe utilisé par votre banque pour un mode de paiement donné (virement bancaire, par exemple) corresponde au code d'opération bancaire externe utilisé par votre société pour ce mode de paiement. Si ces codes ne sont pas enregistrés correctement dans votre système, les paiements correspondants doivent être affectés manuellement au partenaire pertinent. Vous définissez les codes d'opération bancaire externe dans la vue Liste des activités du poste de travail Configuration de gestion. Dans l'étape Configuration personnalisée, sélectionnez trésorerie Formats d'importation pour extraits de compte. Gestion des flux de Frais de transaction sur les paiements internationaux Dans les cas où les paiements impliquent des partenaires dans d'autres pays, votre banque peut facturer des frais de traitement ou de gestion selon le mode de paiement choisi et les accords passés avec la banque. Si ces paiements sont reçus ou confirmés par un extrait de compte, ces frais de transaction peuvent alors être inclus dans le poste d'extrait de compte de chaque paiement. Dans ce cas, une tâche d'affectation de paiement manuelle est créée. Grâce à cette tâche, les frais sont comptabilisés sur le compte général pertinent et le solde du paiement est affecté au partenaire correspondant. Frais bancaires ou intérêts dans l'extrait de compte Si un extrait de compte contient des postes de frais bancaires ou d'intérêts, vous devez procéder à l'affectation manuelle du paiement de ces postes. Dans ce cas, toutefois, l'affectation du paiement ne concerne pas un partenaire et les frais ou intérêts sont comptabilisés directement sur le compte général pertinent. Une tâche d'affectation de paiement manuelle est créée pour effectuer cette comptabilisation. Les paiements de loyers effectués par prélèvement automatique sont également traités de cette manière. Une documentation relative à ce sujet est disponible pour le Japon. Afin de garantir que la version de document spécifique de votre pays est affichée, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, sélectionnez Japon. Sauvegardez vos options. Scénarios de compensation manuelle du paiement Une fois l'affectation de paiement (manuelle ou automatique) effectuée, une tâche de compensation manuelle de paiement peut être nécessaire dans les circonstances suivantes : référence de paiement manquante ; écart de paiement ; paiement effectué avant réception de la facture. Référence de paiement manquante Un paiement peut être reçu sans référence aux postes non soldés à payer par le paiement. Il se peut également que des partenaires traitent des décaissements initiés en externe par votre société sans inclure les informations de référence de paiement. Les références de paiement peuvent aussi se révéler incorrectes ou comporter des inversions de chiffres. Les avis de paiement peuvent également être concernés par ces problèmes. Si l'une de ces situations survient, une tâche de compensation manuelle des paiements est créée pour établir une correspondance entre les paiements ou avis et les postes non soldés correspondants ainsi que leur compensation SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

143 Écart de paiement Les montants de paiement ne correspondent pas toujours aux montants de facture : il est possible que des remises incorrectes soient appliquées aux paiements ou que d'autres déductions soient appliquées sur les montants de paiement, en raison, par exemple, d'un litige ou d'un avoir. Parfois, il se peut tout simplement que le montant de paiement erroné soit traité. Dans de tels cas, une tâche de compensation de paiement manuel peut être créée si l'écart de paiement dépasse la tolérance définie dans votre stratégie de compensation. Vous définissez une tolérance de paiement dans le poste de travail Configuration de gestion, au niveau de la vue Liste des activités. Dans l'étape Configuration personnalisée, sélectionnez Gestion des flux de trésorerie Stratégie de compensation. Pour plus d'informations, voir Configuration : Stratégies de compensation. Paiement avant réception de la facture Dans certaines circonstances, un paiement peut apparaître avant la facture correspondante. Cela peut arriver lorsqu'un fournisseur traite un décaissement par prélèvement automatique puis émet la facture pour le paiement. De la même manière, il se peut qu'un client achète un produit en ligne et paie immédiatement, mais qu'il reçoive la facture en même temps que le produit commandé. Dans ces cas-là, une tâche de compensation manuelle du paiement est créée car il n'est pas possible de retrouver automatiquement la facture qui correspond au paiement. Incidence du type de paiement sur l'affectation et la compensation manuelles La table ci-dessous présente la relation entre le type de paiement impliqué (encaissement ou décaissement, initié en interne ou en externe) et les causes les plus probables d'une tâche d'affectation ou de compensation manuelle du paiement. Les tâches manuelles pour les encaissements initiés en interne se produisent dans des circonstances extrêmement exceptionnelles. Motifs de tâches manuelles selon le type de paiement Type de paiement Encaissement initié en externe (chèque ou virement bancaire) Décaissement initié en interne (chèque ou virement bancaire) Décaissement initié en externe (prélèvement automatique) Scénario d'affectation manuelle du paiement Informations client ou fournisseur manquantes ou configuration incorrecte de l'extrait de compte électronique Configuration incorrecte de l'extrait de compte électronique Informations client ou fournisseur manquantes Scénario de compensation manuelle du paiement Tous scénarios possibles Écart de paiement Écart de paiement Pour plus d'informations, voir Affectation et compensation de paiement. Écritures relatives aux effets à recevoir Pour plus d'informations, voir Écritures relatives aux effets à recevoir [Page 122]. Tâches Vérifier les conditions préalables 1. Pour pouvoir créer des effets à recevoir ou utiliser des remises d'effets, vous devez d'abord créer un stockage des effets de commerce. Pour ce faire, dans le poste de Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 143

144 travail Gestion des liquidités, sélectionnez Données principales Stockage des effets de commerce. 2. Sélectionnez Créer Stockage des effets de commerce. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez les données requises, notamment celles pour les zones suivantes : ID stockage des effets de commerce Saisissez le nom du stockage des effets de commerce. Les valeurs alphanumériques sont autorisées (comme AKRON 01). ID compte bancaire Indiquez le numéro du compte sur lequel les effets de commerce seront crédités. 4. Cliquez sur Sauvegarder, puis sur Activer. Si possible, créez un seul stockage des effets de commerce pour chaque société. Créer une remise d'effets 1. Sélectionnez Créer Remise d'effets. 2. Dans l'éditeur Nouvelle remise d'effets, saisissez les données requises pour votre remise d'effets, à savoir, outre la société, indiquez le compte bancaire sur lequel les effets doivent être crédités et la devise (EUR) dans laquelle ils doivent être payés. Dans la zone Type de remise, spécifiez si vous voulez affecter à la remise un effet à l'encaissement ou un effet à l'escompte. Vous pouvez écraser les valeurs par défaut des zones suivantes, si besoin : Date comptable Date à laquelle vous voulez saisir la remise dans la comptabilité financière. Date de remise Date à laquelle vous voulez encaisser la remise auprès de la banque. Date de valeur Cette zone est activée si vous avez sélectionné Remise à l'escompte pour le type de remise. Ici, vous saisissez la date à laquelle la banque doit créditer le montant sur votre compte et autoriser un crédit d'escompte en conséquence. 3. Cliquez sur Sauvegarder et fermer. Affecter des effets à une remise d'effets 1. Accédez à la vue Moniteur des paiements, sélectionnez l'effet à recevoir voulu (il doit avoir le statut Prêt pour remise), puis sélectionnez commerce Affecter à une remise. Actions pour effet de 2. Dans la fenêtre affichée, saisissez le numéro de la remise d'effets ou sélectionnez-le via l'aide à la saisie, et indiquez si vous voulez utiliser une remise à l'encaissement ou un effet escompté. Confirmez votre sélection. L'effet prend alors le statut Prêt pour transfert SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

145 Supprimer l'affectation d'un effet ou modifier une affectation à une remise d'effets 1. Si vous voulez supprimer l'affectation d'un effet de commerce ou modifier une affection d'effet (par exemple, si vous avez affecté un effet à la mauvaise remise), sélectionnez la remise dans la sous-vue Remise d'effets. Cliquez sur Traiter. 2. Sélectionnez l'onglet Effets affectés dans l'éditeur et sélectionnez l'effet. Cliquez ensuite sur Supprimer. Pour modifier l'affectation de l'effet de commerce à une autre remise, cliquez sur Modifier affectation à remise, saisissez l'identifiant de la nouvelle remise d'effets (ou sélectionnez-le via l'aide à la saisie) à laquelle l'effet de commerce doit être réaffecté, et confirmez votre sélection. Valider une remise d'effets Lors de sa création, une remise d'effets présente le statut En préparation. Pour pouvoir envoyer la remise à la banque, vous devez d'abord la valider. Cette opération génère un fichier que vous pouvez télédécharger et envoyer à la banque. Sélectionnez la remise d'effets concernée et cliquez sur Actions Valider. Une fois que vous avez validé une remise d'effets, vous ne pouvez pas la supprimer ni lui affecter des effets de commerce. Vous pouvez uniquement supprimer une remise d'effets qui a le statut En préparation en la sélectionnant puis en cliquant sur Supprimer. Les remises d'effets validées peuvent uniquement être annulées. Envoyer une remise d'effets à la banque dans un fichier 1. Passez au poste de travail Gestion des liquidités et sélectionnez Gestion de fichiers Fichiers sortants. 2. Facultatif : si vous voulez vérifier le fichier de remise d'effets avant de l'envoyer, sélectionnez votre fichier de remise présentant le statut En cours de validation. Ce statut indique que le fichier n'a pas encore été télédéchargé ni envoyé. Cliquez sur Traiter. Dans l'écran Fichier sortant : <ID>, sélectionnez l'onglet Pièce jointe et ouvrez le fichier à partir du titre du document. Si le fichier comporte des erreurs, vous pouvez l'exclure de l'envoi en sélectionnant Actions Rejeter. 3. Sélectionnez le fichier sortant et cliquez sur Traiter. Sélectionnez l'onglet Pièce jointe, sélectionnez le fichier sortant et sauvegardez-le sur votre ordinateur. Vous pouvez à présent envoyer le fichier à la banque. 4. Pour matérialiser l'envoi du fichier de remise d'effets à la banque dans le système, sélectionnez l'identifiant du fichier sortant, puis Actions Valider. Le statut passe de En cours de validation à Validé pour transfert. Cette activité est exécutée uniquement à titre d'information, pour vous permettre de mapper les fichiers qui ont déjà été envoyés dans le système. 5. Une fois la remise de paiement confirmée sur l'extrait de compte, sélectionnez le fichier sortant puis Actions Confirmer. Le statut passe de Validé pour transfert à Confirmé. À nouveau, cette activité vise uniquement à fournir une synthèse des fichiers qui ont été réglés et de leur statut. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Gestion de fichiers [Page 198]. Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 145

146 Annuler une remise d'effets Vous pouvez uniquement annuler les remises d'effets ayant le statut Validé. 1. Sélectionnez la remise d'effets appropriée et cliquez sur Annuler. 2. Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous sélectionnez la date à laquelle l'écriture d'annulation doit être créée pour la remise d'effets. La valeur par défaut affichée ici est la date de la remise, qui correspond à la date à laquelle une écriture au journal a été créée pour la remise d'effets dans la comptabilité financière. Si l'annulation est faite à une date pour laquelle la période comptable est déjà clôturée, vous ne pouvez pas remplacer cette date. Annuler un passif éventuel Vous pouvez uniquement annuler un passif éventuel sur des remises d'effets ayant le statut Validé. Lorsqu'un effet de commerce est envoyé à la banque, la valeur Passif éventuel existant est automatiquement activée sur Oui sur la remise d'effets. Le passif éventuel reste sur le compte général qui correspond à la remise d'effets. Ainsi, votre société a un droit de recours en cas d'obligations de paiement non respectées. Le passif éventuel reste sur le compte jusqu'à la date d'échéance de l'effet de commerce ou jusqu'à ce que vous receviez une tâche pour l'annulation du passif éventuel. Une fois l'échéance atteinte, le passif n'existe plus ; par conséquent, vous pouvez annuler le passif éventuel manuellement et mettre à jour la comptabilité. 1. Sélectionnez la remise d'effets appropriée puis sélectionnez Actions Annuler passif éventuel. La boîte de dialogue Annuler passif éventuel s'ouvre. 2. Entrez la date comptable. La valeur par défaut affichée ici correspond à l'échéance des effets de commerce dans la remise d'effets. Vous pouvez cependant la modifier. Tous les effets de commerce d'une remise ont la même échéance. 3. Le marquage Passif éventuel existant est activé sur Non et une écriture au journal est enregistrée dans la comptabilité pour l'annulation du passif éventuel. Supprimer l'annulation d'un passif éventuel Vous pouvez supprimer l'annulation d'un passif éventuel uniquement pour des effets de commerce pour lesquels un passif éventuel existant a été annulé (et pour lesquels la valeur de la zone Passif éventuel existant indique Non). Par exemple, si vous annulez par erreur un passif éventuel sur une remise d'effets, cette action vous permet de supprimer cette annulation. 1. Sélectionnez la remise d'effets appropriée puis sélectionnez Actions Supprimer annulation de passif éventuel. Une boîte de dialogue s'ouvre. 2. Entrez la date comptable. La valeur par défaut affichée ici correspond à la date à laquelle l'annulation du passif éventuel a été comptabilisée. Lorsque vous supprimez l'annulation d'un passif éventuel, SAP vous recommande d'enregistrer cette action dans la comptabilité à la même date que l'annulation. Lorsque vous supprimez l'annulation d'un passif éventuel, la valeur de la zone Passif éventuel existant indique à nouveau Oui, et une écriture au journal est enregistrée dans la comptabilité pour la remise d'effets SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

147 Les comptes généraux des effets de commerce ayant opéré une montée de version à partir d'une version précédente de votre système ne contiennent aucun passif éventuel. Les actions Annuler passif éventuel et Supprimer annulation de passif éventuel ne sont donc pas disponibles. Ces effets de commerce sont marqués dans votre système à l'aide de la zone Pertinent pour passif éventuel Guide de consultation rapide Paiements d'effets Le mode de paiement par effet est uniquement utilisé en Espagne, en France et en Italie. La sous-vue Paiements d'effets vous permet de saisir les paiements d'effets de commerce reçus de la part de votre banque. Votre société reçoit un avis d'encaissement papier ou électronique de la banque, l'informant de l'échéance prochaine des effets de commerce à payer. En l'absence de contrordre de votre part, la banque procédera au paiement. Si vous saisissez un nouvel encaissement dans le système, vous devez sélectionner les effets de commerce qui étaient inclus dans l'avis transmis par la banque. Vous pouvez ensuite approuver ou refuser chacun des effets. Cette approche vous permet de traiter les effets de commerce avec ou sans acceptation, ainsi que les billets à ordre. Les virements commerciaux ne sont pas affectés par les paiements d'effets. Vous accédez à cette sous-vue dans le poste de travail Gestion des paiements, sous Remises. Contexte de gestion Affectation et compensation de paiement Affectation et compensation des paiements Synthèse L'affectation et la compensation de paiement sont deux étapes distinctes mais liées l'une à l'autre dans le traitement des paiements. L'affectation et la compensation de paiement sont nécessaires pour les encaissements comme les décaissements. Les deux étapes sont généralement effectuées automatiquement. Dans certains cas, le système ne peut pas exécuter ces processus automatiquement et crée des tâches manuelles d'affectation ou de compensation de paiement nécessitant l'intervention de l'utilisateur. Les différentes situations pouvant donner lieu à ces tâches manuelles, ainsi que la relation entre l'affectation et la compensation de paiement, sont expliquées ci-après. Les affectations manuelles de paiement s'effectuent depuis le poste de travail Gestion des paiements dans la vue Affectation de paiement. La compensation manuelle de paiement s'effectue dans la vue Compensation des paiements du poste de travail Comptabilité fournisseurs (pour les paiements fournisseurs) ou Comptabilité clients (pour les paiements clients). L'affectation de paiement correspond à l'affectation d'un paiement à un domaine de paiement donné, tel que comptes fournisseurs, comptes clients ou taxe. Ce paiement est ensuite affecté à un partenaire donné, tel qu'un fournisseur, un client, ou une administration fiscale dans ce domaine. Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 147

148 La compensation du paiement survient lorsque le paiement est comparé à un poste non soldé et que le paiement et le poste sont compensés. Les informations de partenaire et de référence du paiement (numéro de facture, montant du paiement et compte bancaire) sont utilisées d'abord pour sélectionner le partenaire pertinent, puis le poste non soldé correspondant. Dans certains cas, ce processus utilise également la date d'échéance du paiement ainsi que le mode de paiement. Si toutes les informations pertinentes sont disponibles et correctes, l'affectation du paiement et la compensation du paiement sont effectués automatiquement. Scénarios d'affectation manuelle du paiement Le processus automatique d'affectation de paiement décrit ci-dessus n'est pas possible dans certains cas : les différentes situations susceptibles de se produire sont décrites ci-dessous : Informations client ou fournisseur manquantes Configuration incorrecte de l'extrait de compte électronique frais de transaction sur les paiements internationaux ; frais bancaires ou intérêts dans l'extrait de compte. Informations client ou fournisseur manquantes Les paiements peuvent être reçus avec des informations manquantes sur le client ou le fournisseur pour différentes raisons, par exemple, si un paiement est reçu de la part d'un payeur tiers payant une facture en cours pour le compte d'un client. Cette tierce partie peut être une société mère ou une filiale de ce client, par exemple. Si ce payeur n'est pas enregistré dans les données principales du client, le paiement doit être affecté manuellement au client. De même, il se peut que les informations sur le client/fournisseur aient été perdues ou corrompues à un moment donné avant la réception du paiement. Les avis de paiement peuvent également être concernés par ces problèmes. S'il existe un extrait de compte avec un ID de compte bancaire inconnu, une recherche est exécutée dans le motif de l'opération en fonction des numéros de factures. Si un numéro de facture approprié est identifié, le paiement est comptabilisé pour le client ou fournisseur correspondant. Configuration incorrecte de l'extrait de compte électronique Les avis de paiement peuvent être reçus sous forme de postes d'extrait de compte, vous informant qu'un paiement a été effectué sur l'un de vos comptes bancaires. Si des fichiers d'extrait de compte électronique sont utilisés à cette fin, le format d'importation utilisé doit être configuré de façon à ce que le code d'opération bancaire externe utilisé par votre banque pour un mode de paiement donné (virement bancaire, par exemple) corresponde au code d'opération bancaire externe utilisé par votre société pour ce mode de paiement. Si ces codes ne sont pas enregistrés correctement dans votre système, les paiements correspondants doivent être affectés manuellement au partenaire pertinent. Vous définissez les codes d'opération bancaire externe dans la vue Liste des activités du poste de travail Configuration de gestion. Dans l'étape Configuration personnalisée, sélectionnez trésorerie Formats d'importation pour extraits de compte. Gestion des flux de Frais de transaction sur les paiements internationaux Dans les cas où les paiements impliquent des partenaires dans d'autres pays, votre banque peut facturer des frais de traitement ou de gestion selon le mode de paiement choisi et les accords passés avec la banque. Si ces paiements sont reçus ou confirmés par un extrait de compte, ces frais de transaction peuvent alors être inclus dans le poste d'extrait de compte de chaque paiement. Dans ce cas, une tâche d'affectation de paiement manuelle est créée. Grâce à cette tâche, les frais sont comptabilisés sur le compte général pertinent et le solde du paiement est affecté au partenaire correspondant SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

149 Frais bancaires ou intérêts dans l'extrait de compte Si un extrait de compte contient des postes de frais bancaires ou d'intérêts, vous devez procéder à l'affectation manuelle du paiement de ces postes. Dans ce cas, toutefois, l'affectation du paiement ne concerne pas un partenaire et les frais ou intérêts sont comptabilisés directement sur le compte général pertinent. Une tâche d'affectation de paiement manuelle est créée pour effectuer cette comptabilisation. Les paiements de loyers effectués par prélèvement automatique sont également traités de cette manière. Une documentation relative à ce sujet est disponible pour le Japon. Afin de garantir que la version de document spécifique de votre pays est affichée, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, sélectionnez Japon. Sauvegardez vos options. Scénarios de compensation manuelle du paiement Une fois l'affectation de paiement (manuelle ou automatique) effectuée, une tâche de compensation manuelle de paiement peut être nécessaire dans les circonstances suivantes : référence de paiement manquante ; écart de paiement ; paiement effectué avant réception de la facture. Référence de paiement manquante Un paiement peut être reçu sans référence aux postes non soldés à payer par le paiement. Il se peut également que des partenaires traitent des décaissements initiés en externe par votre société sans inclure les informations de référence de paiement. Les références de paiement peuvent aussi se révéler incorrectes ou comporter des inversions de chiffres. Les avis de paiement peuvent également être concernés par ces problèmes. Si l'une de ces situations survient, une tâche de compensation manuelle des paiements est créée pour établir une correspondance entre les paiements ou avis et les postes non soldés correspondants ainsi que leur compensation. Écart de paiement Les montants de paiement ne correspondent pas toujours aux montants de facture : il est possible que des remises incorrectes soient appliquées aux paiements ou que d'autres déductions soient appliquées sur les montants de paiement, en raison, par exemple, d'un litige ou d'un avoir. Parfois, il se peut tout simplement que le montant de paiement erroné soit traité. Dans de tels cas, une tâche de compensation de paiement manuel peut être créée si l'écart de paiement dépasse la tolérance définie dans votre stratégie de compensation. Vous définissez une tolérance de paiement dans le poste de travail Configuration de gestion, au niveau de la vue Liste des activités. Dans l'étape Configuration personnalisée, sélectionnez Gestion des flux de trésorerie Stratégie de compensation. Pour plus d'informations, voir Configuration : Stratégies de compensation. Paiement avant réception de la facture Dans certaines circonstances, un paiement peut apparaître avant la facture correspondante. Cela peut arriver lorsqu'un fournisseur traite un décaissement par prélèvement automatique puis émet la facture pour le paiement. De la même manière, il se peut qu'un client achète un produit en ligne et paie immédiatement, mais qu'il reçoive la facture en même temps que le produit commandé. Dans ces cas-là, une tâche de compensation manuelle du paiement est créée car il n'est pas possible de retrouver automatiquement la facture qui correspond au paiement. Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 149

150 Incidence du type de paiement sur l'affectation et la compensation manuelles La table ci-dessous présente la relation entre le type de paiement impliqué (encaissement ou décaissement, initié en interne ou en externe) et les causes les plus probables d'une tâche d'affectation ou de compensation manuelle du paiement. Les tâches manuelles pour les encaissements initiés en interne se produisent dans des circonstances extrêmement exceptionnelles. Motifs de tâches manuelles selon le type de paiement Type de paiement Encaissement initié en externe (chèque ou virement bancaire) Décaissement initié en interne (chèque ou virement bancaire) Décaissement initié en externe (prélèvement automatique) Scénario d'affectation manuelle du paiement Informations client ou fournisseur manquantes ou configuration incorrecte de l'extrait de compte électronique Configuration incorrecte de l'extrait de compte électronique Informations client ou fournisseur manquantes Scénario de compensation manuelle du paiement Tous scénarios possibles Écart de paiement Écart de paiement Pour plus d'informations, voir Affectation et compensation de paiement [Page 104]. Décaissements Le processus de décaissement consiste à retirer des fonds liquides de la société. Les décaissements diminuent les liquidités et les instruments de trésorerie comme l'avoir en caisse ou le solde bancaire. Un décaissement ne diminue pas nécessairement les avoirs financiers, il s'agit de dettes et de créances à court terme. En cas de compensation d'une dette, le décaissement diminue le solde bancaire et, en parallèle, la dette arrive à expiration, mais cela n'influe pas sur les avoirs financiers. Pour plus d'informations, voir Décaissements. Tâches Télécharger des informations électroniques pour un paiement d'effets Cette section est uniquement pertinente si votre banque vous envoie un avis d'encaissement par voie électronique. Si vous recevez un avis papier, reportez-vous à la section Créer un paiement d'effets. 1. Pour pouvoir afficher et traiter les paiements d'effets, vous devez en premier lieu télécharger les fichiers d'encaissement dans le système. Pour cela, dans le poste de travail Gestion des liquidités, sélectionnez Gestion de fichiers puis Fichiers entrants. 2. Sélectionnez votre société dans le registre de fichiers société et sélectionnez Créer Fichier entrant. Dans l'écran Nouveau fichier entrant, dans la zone Type de fichier, sélectionnez Avis de paiement d'effets. Dans la zone ID banque émettrice, saisissez le nom de l'établissement financier qui vous envoie les données relatives aux paiements d'effets. 3. Sélectionnez le fichier à télécharger et cliquez sur Lancer le téléchargement de fichier SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

151 Si le fichier a déjà été téléchargé, vous pouvez afficher les détails et les vérifier. Si le fichier téléchargé est complet et correct, sélectionnez Actions Marquer comme confirmé. Si les fichiers comportent des erreurs, sélectionnez Actions Marquer comme erroné. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Gestion de fichiers [Page 198]. Créer et approuver un paiement d'effets reçu au format papier Cette section est uniquement pertinente si votre banque vous envoie un avis d'encaissement au format papier et que vous devez créer un paiement d'effets manuellement. Si vous recevez un avis électronique, reportez-vous à la section Approuver ou refuser un paiement d'effets. 1. Sélectionnez Créer Paiement d'effets. Dans l'activité guidée relative au nouvel avis d'encaissement d'effets, saisissez les données requises pour le paiement d'effets. Ces données sont disponibles dans l'avis reçu de la part de votre banque. Outre votre société et le numéro d'avis d'encaissement, saisissez le compte sur lequel doivent être débités les montants des effets. Saisissez également l'échéance de la réponse proposée par la banque. Si vous ne répondez pas avant cette date, la banque accepte l'effet de commerce et débite le montant. Cliquez sur Suivant. 2. Dans l'étape Sélectionner les effets de commerce, sélectionnez tout d'abord l'effet que vous voulez accepter, et qui est affiché d'après la société, le compte bancaire et le statut d'effet. Puis, utilisez la flèche pour copier l'effet sélectionné de la zone d'écran Tous les effets non confirmés à la zone Effets acceptés. Une fois que vous avez vérifié tous les effets de commerce et accepté ceux de votre choix, cliquez sur Terminer. Cette active vise uniquement à mapper dans le système les paiements d'effets que vous acceptez. L'acceptation réelle du paiement d'effets s'effectue au format papier, lorsque vous renvoyez le formulaire d'encaissement à votre banque. Accepter ou refuser un paiement d'effets reçu au format électronique 1. Sélectionnez un paiement d'effets présentant le statut En cours de vérification et cliquez sur Traiter. 2. Dans l'écran Paiement d'effets : <ID>, sélectionnez l'effet de commerce dont vous voulez accepter l'encaissement et cliquez sur Accepter encaissement. Si vous ne voulez pas accepter certains effets, effectuez les sélections pertinentes et cliquez sur Refuser encaissement. Si vous refusez un paiement d'effets, vous devez indiquer un motif de refus. 3. Cliquez sur Valider. Si vous voulez sauvegarder l'encaissement sous forme de version préliminaire sans le valider, cliquez sur Sauvegarder. En présence du statut Validé, vous pouvez annuler l'acceptation à traiter. Pour cela, sélectionnez le paiement d'effets pertinent et cliquez sur Annuler. Le statut En cours de vérification est rétabli. Ce statut vous permet également d'annuler l'encaissement (voir Annuler un paiement d'effets). Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 151

152 Émettre un paiement d'effets reçu au format électronique Pour pouvoir envoyer un paiement d'effets reçu de la banque par voie électronique, vous devez au préalable l'émettre. Cette opération génère un fichier d'acceptation d'effets, que vous pouvez télécharger et envoyer dans les étapes suivantes. Vous pouvez aussi exécuter cette étape directement après avoir validé le paiement d'effets (voir Accepter ou refuser un paiement d'effets reçu au format électronique). 1. Sélectionnez le paiement d'effets pertinent et cliquez sur Émettre. 2. Facultatif : si vous voulez annuler le statut En cours de transfert (car vous ne voulez pas encore envoyer le fichier à la banque, par exemple), sélectionnez l'encaissement voulu, puis Actions Définir comme Non émis. Le statut repasse de Émis à Validé. Envoyer une acceptation de paiement d'effets à la banque dans un fichier 1. Passez au poste de travail Gestion des liquidités et sélectionnez Gestion de fichiers, puis Fichiers sortants. 2. Facultatif : si vous voulez vérifier le fichier d'acceptation avant de l'envoyer, sélectionnez l'acceptation du paiement d'effets qui présente le statut En cours de transfert. Ce statut indique que le fichier n'a pas encore été télédéchargé ni envoyé. Cliquez sur Traiter. Dans l'écran Fichier sortant : <ID>, sélectionnez l'onglet Pièce jointe et ouvrez le fichier à partir du titre du document. Si le fichier comporte des erreurs, vous pouvez l'exclure de l'envoi en sélectionnant Actions Rejeter. 3. Sélectionnez l'acceptation de paiement d'effets et cliquez sur Émettre. Dans l'écran Fichier sortant : <ID>, sous l'onglet Pièce jointe, sélectionnez le fichier sortant et enregistrez-le sur votre ordinateur. Vous pouvez à présent envoyer le fichier à la banque. 4. Pour matérialiser l'envoi du fichier de remise d'effets à la banque dans le système, sélectionnez la remise d'effets, puis Actions Valider. Le statut passe de En cours de validation à Validé pour transfert. Cette activité vise uniquement à mapper les fichiers qui ont déjà été envoyés dans le système. 5. Une fois la remise confirmée dans l'extrait de compte, sélectionnez l'acceptation du paiement d'effets, puis Actions Confirmer. Le statut passe de Validé pour transfert à Confirmé. À nouveau, cette activité vise uniquement à fournir une synthèse des fichiers qui ont été réglés et de leur statut. Si vous revenez à la vue Paiements d'effets du poste de travail Gestion des paiements, vous constatez que le paiement d'effets a maintenant le statut Encaissé. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Gestion de fichiers [Page 198]. Annuler un paiement d'effets Si un paiement d'effets comporte une erreur, vous pouvez l'annuler. Le flux de processus correspondant diffère selon que le paiement d'effets a été reçu au format électronique ou créé manuellement. 1. Annuler un paiement d'effets reçu au format papier a. Sélectionnez le paiement d'effets pertinent avec le statut Validé SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

153 b. Sélectionnez Actions Annuler. Le statut passe à Annulé et le paiement d'effets ne peut plus être traité. 2. Annuler un paiement d'effets reçu au format électronique a. Sélectionnez le paiement d'effets pertinent avec le statut Validé. b. Sélectionnez Actions Annuler. Le statut passe à En cours de vérification. c. Sélectionnez Actions Annuler. Le statut passe à Annulé et le paiement d'effets ne peut plus être traité Guide de consultation rapide Avis de remise La vue Avis de remise vous permet de saisir tous les avis de remise que vous avez reçus pour les paiements effectués à l'initiative de vos clients ou fournisseurs. Ces paiements peuvent correspondre à des décaissements par prélèvement automatique ou à des encaissements par chèque et à des virements dont un client ou fournisseur vous informe avant le traitement des paiements. Une fois entrés dans le système, ces avis de remise sont utilisés dans le cadre du processus de compensation automatique une fois que les paiements ont été effectués. Dans certains cas, les paiements initiés par un client ou un fournisseur ne donnent lieu à la création d'aucun avis de paiement du fait qu'ils peuvent être traités rapidement. Vous pouvez également ne recevoir aucun avis de paiement si vous n'avez pas convenu d'en utiliser avec des clients ou fournisseurs donnés. Les avis de décaissement utilisés pour informer vos clients ou fournisseurs des paiements que vous avez effectués sont créés dans le système sans être sauvegardés. Ces avis de décaissement peuvent être générés directement à partir du système. Vous pouvez accéder à cette vue à partir du poste de travail Gestion des paiements. Contexte de gestion Avis de remise fournisseur [Page 12] Avis de remise client [Page 15] Transmission électronique des avis de remise émis [Page 18] Tâches Saisir un avis de remise Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Saisir un avis de remise. Annuler un avis de remise 1. Sélectionnez l'avis de remise à annuler. 2. Cliquez sur l'ld de l'avis. Dans l'écran Avis de remise : ID, cliquez sur Afficher tout. Vérifiez les données pour vous assurer que l'avis de remise sélectionné est bien celui que vous voulez annuler. 3. Cliquez sur Annuler. Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 153

154 Vous pouvez également annuler un avis de remise sans revérifier les données. Dans ce cas, sélectionnez l'avis de paiement voulu dans la liste et cliquez sur Annuler. Les avis de remise confirmés ne peuvent pas être annulés Guide de consultation rapide Extraits de chambre de compensation Vous pouvez accéder à la vue Extraits de chambre de compensation à partir du poste de travail Gestion des paiements. Cette vue permet de télécharger les extraits de chambre de compensation et de mettre à jour les postes dans le système. Vous pouvez également consulter le statut et les détails des opérations de vos extraits de chambre de compensation, et annuler les extraits incorrects. Les extraits de chambre de compensation peuvent être générés par votre prestataire de services pour une ou plusieurs de vos sociétés. Ces extraits contiennent une liste d'opérations, que vous pouvez rapprocher des paiements présentant le statut "En cours de transfert" dans le système. Des extraits de chambre de compensation peuvent être générés pour tous les paiements créés dans SAP Business ByDesign. Pour les paiements d'origine externe comme les transactions au point de vente, il n'est pas possible de mettre à jour le statut à l'aide de l'extrait de chambre de compensation. Contexte de gestion Paiements clients par carte de crédit Pour plus d'informations, voir Paiements clients par carte de crédit [Page 114]. Tâches Télécharger un extrait de la chambre de compensation Pour plus d'informations, voir Télécharger un extrait de la chambre de compensation Guide de consultation rapide Cycles de support de paiement La sous-vue Cycles de support de paiement vous permet d'exécuter des cycles automatiques qui génèrent des supports de paiement pour les virements bancaires, les prélèvements automatiques et les chèques. Vous pouvez consulter les cycles de support de paiement périodiques et les cycles de support de paiement planifiés pour une date spécifique. Vous pouvez traiter les cycles de support de paiement existants et les replanifier. Vous pouvez également afficher les cycles disponibles et consulter les journaux des applications pour vérifier les résultats des cycles déjà exécutés. Cette vue est disponible dans le poste de travail Gestion des paiements, sous Tâches périodiques SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

155 Contexte de gestion Exécutions en masse Tâches Créer un cycle de support de paiement Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Créer un cycle de support de paiement. Activer le cycle de support de paiement 1. Dans la vue Cycles de support de paiement, sélectionnez un cycle de support de paiement ayant le statut En cours de préparation et cliquez sur Traiter. 2. Dans l'écran Cycle de support de paiement : <ID>, vous pouvez vérifier les données disponibles et apporter des modifications, si nécessaire. Si vous modifiez des données, veillez à cliquer ensuite sur Sauvegarder. 3. Cliquez sur Activer. Vous pouvez également exécuter cette étape lors de la création d'un cycle de support de paiement. Ainsi, vous n'avez pas à exécuter une étape d'activation distincte. Une fois qu'un cycle existant a été activé, vous ne pouvez plus le modifier. Planifier un cycle de support de paiement 1. Sélectionnez un cycle de support de paiement ayant le statut Actif et cliquez sur Planifier. L'éditeur Job de planification apparaît. 2. Si vous voulez lancer un cycle de support de paiement immédiatement et que vous n'avez pas besoin de répéter l'exécution, cliquez sur Lancer immédiatement. Vous pouvez aussi spécifier une date et une heure de début ou planifier l'exécution de ce cycle après un job donné. Si vous voulez planifier le cycle de support de paiement de manière périodique, indiquez - en plus de la date d'exécution - la périodicité d'exécution du cycle de support de paiement (tous les jours ou toutes les semaines, par exemple). 3. Cliquez sur Sauvegarder et fermer. Vous pouvez également exécuter cette étape lors de la création d'un cycle de support de paiement, une fois le cycle sauvegardé et activé. Ainsi, vous n'avez pas à exécuter une étape de planification distincte. Vous pouvez replanifier un cycle actif à tout moment ou modifier ses paramètres de planification. Afficher les cycles planifiés 1. Sélectionnez le cycle de support de paiement souhaité et cliquez sur Afficher jobs. Vous accédez à la fenêtre Moniteur de jobs. 2. Vous pouvez vérifier les cycles planifiés, et modifier ou annuler certains d'entre eux si nécessaire. Si vous voulez modifier la date d'exécution d'un job, sélectionnez le job Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 155

156 pertinent et cliquez sur Replanifier. Si vous voulez annuler un job qui a déjà été planifié, cliquez sur Annuler job. Afficher les détails de l'exécution 1. Si vous voulez consulter les détails des cycles qui ont déjà été exécutés, sélectionnez le cycle de support de paiement voulu et contrôlez les détails dans la section Détails. Vous pouvez afficher la date de l'exécution et le nom de son auteur. Le statut d'exécution est également indiqué (Terminé, par exemple). 2. Le cas échéant, vous pouvez afficher le journal à partir de la colonne ID journal des applications. Le journal indique les résultats de l'exécution, notamment si des supports de paiement ont été créés, et affiche les supports créés le cas échéant Guide de consultation rapide Cycles de remises de paiement La sous-vue Cycles de remises de paiement vous permet d'exécuter des cycles automatiques qui génèrent des remises de paiement pour les effets de commerce. Vous pouvez consulter les cycles de remises de paiement périodiques et les cycles de remises de paiement planifiés pour une date ultérieure. Vous pouvez traiter les cycles de remises de paiement existants et les replanifier. Vous pouvez également afficher les cycles disponibles et consulter les journaux des applications pour vérifier les résultats des cycles déjà exécutés. Lors d'un cycle de remises de paiement, le système recherche les effets de commerce arrivés à échéance pour créer la remise et l'envoyer à la banque concernée. Elle est disponible dans le poste de travail Gestion des paiements, sous Tâches périodiques. Contexte de gestion Exécutions en masse Une exécution en masse est le traitement en masse automatique d'une tâche ou d'une transaction commerciale. Les exécutions en masse permettent de traiter en masse des données commerciales et sont utilisées dans les processus de gestion, tels que les cycles de facturation, les cycles d'autorisation de paiement ou les cycles de confirmation de soldes. Lorsqu'un utilisateur planifie une exécution en masse, le système la représente sous forme de job d'arrière-plan. Cependant, lors de la sélection du périmètre, il est possible de fournir des variantes par défaut des exécutions en masse. Les exécutions en masse sont créées et gérées dans les postes de travail. Le Planificateur de jobs permet de planifier l'exécution de manière ponctuelle ou régulièrement à des heures définies. Dans la vue Jobs d'arrière-plan du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, vous pouvez surveiller et replanifier les jobs d'exécution en masse créés par des utilisateurs dans d'autres postes de travail. Pour plus d'informations, voir Exécutions en masse. Tâches Créer un cycle de remises de paiement 1. Dans la sous-vue Cycles de remises de paiement de la vue Tâches périodiques, sélectionnez Créer Cycle de remises de paiement SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

157 2. Dans l'éditeur Nouvelle remise de paiement, entrez l'id de votre société. Si vous voulez utiliser un stockage d'effets de commerce spécifique dans le cycle, entrez l'id approprié. Vous pouvez aussi renseigner la Devise ou l'id compte bancaire. 3. Cliquez sur Sauvegarder. Si vous fermez le cycle de remises de paiement sans l'activer, vous pouvez l'afficher à nouveau ultérieurement et le traiter à tout moment. Activer le cycle de remises de paiement 1. Dans la sous-vue Cycles de remises de paiement de la vue Tâches périodiques, sélectionnez un cycle de remises de paiement présentant le statut En cours de traitement et cliquez sur Traiter. 2. Dans l'éditeur Remise de paiement : <ID>, vous pouvez vérifier les données disponibles et apporter des modifications, si nécessaire. Si vous modifiez des données, veillez à cliquer ensuite sur Sauvegarder. 3. Cliquez sur Activer. Planifier un cycle de remises de paiement 1. Dans la sous-vue Cycles de remises de paiement de la vue Tâches périodiques, sélectionnez un cycle de remises de paiement présentant le statut Actif et cliquez sur Planifier. L'éditeur Job de planification s'affiche. 2. Si vous voulez lancer un cycle de remises de paiement immédiatement et que vous n'avez pas besoin de répéter l'exécution, cliquez sur Lancer immédiatement. Vous pouvez aussi spécifier une date et une heure de début ou planifier l'exécution de ce cycle après un job donné. Si vous voulez planifier le cycle de remises de paiement de manière périodique, indiquez - en plus de la date d'exécution - la périodicité d'exécution du cycle de remises de paiement (tous les jours ou toutes les semaines, par exemple). 3. Cliquez sur Sauvegarder. Afficher les cycles planifiés 1. Dans la sous-vue Cycles de remises de paiement de la vue Tâches périodiques, sélectionnez le cycle de remises de paiement souhaité et cliquez sur Afficher jobs. La fenêtre Moniteur de jobs s'affiche. 2. Vous pouvez vérifier les cycles planifiés, et modifier ou annuler certains d'entre eux si nécessaire. Si vous voulez modifier la date d'exécution d'un job, sélectionnez le job pertinent et cliquez sur Replanifier. Si vous voulez annuler un job qui a déjà été planifié, cliquez sur Annuler job. Afficher les détails de l'exécution 1. Si vous voulez consulter les détails des cycles qui ont déjà été exécutés, passez à la sous-vue Cycles de remises de paiement de la vue Tâches périodiques. À ce niveau, vous pouvez sélectionner le cycle de remises de paiement souhaité et consulter les détails dans la section Détails d'exécution. Vous pouvez afficher la date de l'exécution et le nom de son auteur. Le statut d'exécution est également indiqué (Terminé, par exemple). 2. Pour afficher le journal, cliquez sur Afficher journal. Le journal indique les résultats de l'exécution, notamment si des remises de paiement ont été créées, et dans l'affirmative, affiche les remises créées. Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 157

158 Guide de consultation rapide Cycles de règlement de carte de crédit Vous pouvez créer des cycles de règlement de carte de crédit automatiques dans la sous-vue Cycles de règlement de carte de crédit. Ainsi, les paiements par carte de crédit peuvent être regroupés en un règlement et dans un fichier. Ce fichier d'ordre de paiement peut alors être envoyé à la chambre de compensation (appelé aussi banque habituelle du commerçant). Vous pouvez consulter les cycles récurrents de règlement de carte de crédit et les cycles planifiés pour une date spécifique. Vous pouvez traiter les cycles de règlement de carte de crédit existants et les replanifier. Vous pouvez également afficher les cycles disponibles et consulter les journaux des applications pour vérifier les résultats des cycles déjà exécutés. Vous pouvez accéder à la sous-vue Cycles de règlement de carte de crédit à partir du poste de travail Gestion des paiements sous Tâches périodiques. Contexte de gestion Exécutions en masse Une exécution en masse est le traitement en masse automatique d'une tâche ou d'une transaction commerciale. Les exécutions en masse permettent de traiter en masse des données commerciales et sont utilisées dans les processus de gestion, tels que les cycles de facturation, les cycles d'autorisation de paiement ou les cycles de confirmation de soldes. Lorsqu'un utilisateur planifie une exécution en masse, le système la représente sous forme de job d'arrière-plan. Cependant, lors de la sélection du périmètre, il est possible de fournir des variantes par défaut des exécutions en masse. Les exécutions en masse sont créées et gérées dans les postes de travail. Le Planificateur de jobs permet de planifier l'exécution de manière ponctuelle ou régulièrement à des heures définies. Dans la vue Jobs d'arrière-plan du poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs, vous pouvez surveiller et replanifier les jobs d'exécution en masse créés par des utilisateurs dans d'autres postes de travail. Pour plus d'informations, voir Exécutions en masse. Tâches Créer un cycle de règlement par carte de crédit 1. Dans la sous-vue Cycles de règlement de carte de crédit de la vue Tâches périodiques, sélectionnez Créer Cycle de règlement de carte de crédit. 2. Dans l'écran Nouveau cycle de règlement de carte de crédit, entrez l'id société. Si vous voulez uniquement inclure un type de carte de crédit spécifique dans le cycle, par exemple, sélectionnez ce type dans la liste déroulante. Vous pouvez inclure les critères de sélection supplémentaires suivants : Client (de/à) Vous pouvez définir une plage de valeurs permettant de sélectionner plusieurs clients ou fournisseurs pour un cycle de règlement de carte de crédit. Si vous n'effectuez aucune sélection, tous les clients et fournisseurs présents dans le système sont inclus dans le cycle SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

159 Date d'exécution du paiement Vous pouvez spécifier une date d'exécution du paiement spécifique pour le cycle de règlement de carte de crédit. Si vous n'indiquez aucune valeur ici, le cycle est exécuté indépendamment de la date. 3. Cliquez sur Sauvegarder. Si vous fermez le cycle de règlement de carte de crédit sans l'activer, vous pouvez l'afficher à nouveau ultérieurement et le traiter à tout moment. Activer un cycle de règlement par carte de crédit 1. Dans la sous-vue Cycles de règlement par carte de crédit de la vue Tâches périodiques, sélectionnez un cycle de règlement par carte de crédit présentant le statut En préparation et cliquez sur Traiter. 2. Dans l'écran Cycle de règlement de carte de crédit : <ID>, vous pouvez vérifier les données disponibles et apporter des modifications, si nécessaire. Si vous modifiez des données, veillez à cliquer ensuite sur Sauvegarder. 3. Cliquez sur Activer. Planifier un cycle de règlement par carte de crédit 1. Dans la sous-vue Cycles de règlement de carte de crédit de la vue Tâches périodiques, sélectionnez un cycle de règlement de carte de crédit présentant le statut Actif et cliquez sur Planifier. L'écran Planifier job s'affiche. 2. Si vous voulez lancer un cycle de règlement de carte de crédit immédiatement et que vous n'avez pas besoin de répéter l'exécution, cliquez sur Lancer immédiatement. Vous pouvez aussi spécifier une date et une heure de début ou planifier l'exécution de ce cycle après un job donné. Si vous voulez planifier le cycle de règlement de carte de crédit de manière périodique, indiquez, en plus de la date d'exécution, la périodicité d'exécution du cycle de règlement de carte de crédit (tous les jours ou toutes les semaines, par exemple). 3. Cliquez sur Sauvegarder. Afficher les cycles planifiés 1. Dans la sous-vue Cycles de règlement de carte de crédit de la vue Tâches périodiques, sélectionnez le cycle de règlement de carte de crédit souhaité et cliquez sur Afficher jobs. Vous accédez à la fenêtre Moniteur de jobs. 2. Vous pouvez vérifier les cycles planifiés, et modifier ou annuler certains d'entre eux si nécessaire. Si vous voulez modifier la date d'exécution d'un job, sélectionnez le job pertinent et cliquez sur Replanifier. Si vous voulez annuler un job qui a déjà été planifié, cliquez sur Annuler job. Afficher les détails de l'exécution 1. Si vous voulez consulter les détails des cycles qui ont déjà été exécutés, passez à la sous-vue Cycles de règlement de carte de crédit de la vue Tâches périodiques. À ce niveau, vous pouvez sélectionner le cycle de règlement de carte de crédit approprié et consulter les détails dans la section Détails d'exécution. Vous pouvez afficher la date de l'exécution et le nom de son auteur. Le statut d'exécution est également indiqué (Terminé, par exemple). Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 159

160 2. Le cas échéant, vous pouvez afficher le journal à partir de la colonne ID journal des applications. Le journal indique les résultats de l'exécution, notamment si des ordres de paiement de la chambre de compensation ont été créés, et dans l'affirmative, affiche les ordres créés Guide de consultation rapide Réévaluation en devise étrangère pour liquidités La réévaluation en devise étrangère vous permet de convertir les soldes des comptes du livre auxiliaire de caisse exprimés en devises étrangères dans la devise de la société à un jour de référence spécifique. Cette activité de clôture est pertinente pour les sociétés dont les profits et les pertes dus à une fluctuation des cours sont affichés en devises étrangères dans les comptes du livre auxiliaire de caisse. À l'origine, les montants de ces soldes étaient convertis dans la devise de la société selon le taux de change alors en vigueur. Le jour de la création du bilan, un taux de change différent s'applique généralement, ce qui vous oblige à réévaluer les soldes. Vous pouvez accéder à la sous-vue Réévaluation en devise étrangère pour liquidités à partir du poste de travail Gestion des paiements sous Tâches périodiques. Contexte de gestion Multi-devises Une devise est le moyen de paiement légalement reconnu dans un pays donné. La devise doit être indiquée pour tout montant financier saisi dans le système. Les devises sont indiquées selon la norme ISO, telle que EUR pour les euros ou USD pour les dollars américains. Pour plus d'informations, voir Devises. Méthode de réévaluation en devise étrangère La méthode de réévaluation en devise étrangère permet de configurer les différentes méthodes de saisie de la réévaluation en devise étrangère conformément aux dispositions légales. Vous définissez les règles comptables pertinentes pour chaque méthode de réévaluation en devise étrangère. Pour plus d'informations, voir Méthode de réévaluation en devise étrangère. Réévaluation en devise étrangère Lorsque vous lancez la procédure de réévaluation en devise étrangère, le système passe automatiquement les écritures pertinentes, puis retire les anciennes en conséquence. Pour plus d'informations, voir Réévaluation en devise étrangère [Page 28]. Activités de clôture Clôture d'exercice Pour pouvoir créer les rapports de clôture, vous devez effectuer certaines tâches préparatoires. Vous êtes guidé par le système tout au long de ce processus. Pour plus d'informations, voir Activités de clôture - Clôture d'exercice SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

161 Tâches Vérifier les conditions préalables La réévaluation en devise étrangère est soumise aux conditions préalables suivantes : Les taux de change en cours doivent être entrés dans le système. Pour plus d'informations, voir Taux de change, type de taux de change et type de conversion. Vous devez définir et configurer les comptes à réévaluer à l'aide de la détermination des comptes. Pour plus d'informations, voir Configuration de la détermination des comptes pour les transactions commerciales. Vous devez définir le mode d'évaluation et de comptabilisation des écarts de taux de change. Pour ce faire, vous devez d'abord affecter le système comptable approprié à la méthode de réévaluation en devise étrangère. Pour plus d'informations, voir Méthode de réévaluation en devise étrangère. Exécuter la réévaluation en devise étrangère pour les liquidités 1. Pour créer un cycle de réévaluation en devise étrangère, cliquez sur Créer et sélectionnez Cycle de réévaluation en devise étrangère pour liquidités. 2. Vous disposez des options suivantes pour exécuter les cycles de réévaluation en devise étrangère : Réévaluation en devise étrangère avec référence Pour réutiliser les données d'un précédent cycle de réévaluation en devise étrangère, sélectionnez le cycle à utiliser et cliquez sur Copier. Le système copie directement les données dans l'écran de saisie du nouveau cycle de réévaluation en devise étrangère. Vous pouvez alors ajuster les données copiées à partir de l'ancien cycle. Test Pour exécuter le cycle de réévaluation en devise étrangère en mode test, activez le code Test. L'aperçu des résultats du test est affiché mais aucune écriture n'est créée. Les écritures sont seulement simulées. Vous pouvez uniquement supprimer les cycles de réévaluation en devise étrangère que vous avez planifiés ou exécutés en mode test. Pour supprimer un test, sélectionnez le cycle correspondant et cliquez sur Supprimer. Système comptable Vous pouvez exécuter la réévaluation pour un système comptable unique ou pour tous les systèmes comptables. Si vous utilisez plusieurs systèmes comptables avec différentes versions d'exercice, le mieux est d'exécuter la réévaluation séparément pour chaque système comptable. Le jour de référence est déterminé d'après la version d'exercice du système comptable. Devise Vous pouvez limiter la réévaluation en devise étrangère aux comptes du livre auxiliaire de caisse libellés dans des devises spécifiques. Étape de clôture Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 161

162 Sélectionnez l'étape de clôture que le système doit utiliser lors de la création des écritures au jour de référence dans la période comptable correspondante. Cette période comptable doit être ouverte pour l'étape de clôture que vous avez sélectionnée. Pour plus d'informations, voir Étapes de clôture. Période/exercice Sélectionnez la période et l'exercice sur lesquels porte la réévaluation en devise étrangère. 3. Planification Vous pouvez lancer la réévaluation en devise étrangère immédiatement ou planifier son exécution ultérieure : Pour l'exécuter immédiatement, cliquez sur Lancer immédiatement. Vous devez attendre la fin du job d'avant-plan pour pouvoir poursuivre votre travail. Cette exécution peut prendre plusieurs minutes et entraîner un problème d'affichage. Dans ce cas, accédez à l'écran principal du cycle et rafraîchissez les données. Lorsque le statut du cycle est modifié en Terminé, cliquez sur Afficher pour visualiser les journaux. Vous pouvez aussi cliquer sur Résultat de journal dans la section Détails du cycle terminé. Pour planifier la réévaluation en devise étrangère à une date ultérieure, cliquez sur Planifier et indiquez la date et l'heure pertinentes pour la réévaluation. Si vous ne renseignez pas les zones Date et Heure, le cycle est lancé immédiatement. Vous pouvez poursuivre votre travail pendant l'exécution du cycle en arrière-plan. Vous pouvez afficher les cycles de réévaluation en devise étrangère planifiés ainsi que leurs horaires respectifs dans la sous-vue Réévaluation en devise étrangère, sous Jobs. Vérifiez le résultat du cycle dans la vue Travail du poste de travail Gestion des paiements. Traitez les tâches, cliquez sur Actions et sélectionnez Terminer. Le cycle apparaît désormais dans la liste des cycles de réévaluation en devise étrangère terminés. Exécuter l'annulation de la réévaluation en devise étrangère pour les liquidités Si vous procédez à l'annulation d'une réévaluation exécutée dans une période comptable alors que cette période est clôturée, vous êtes autorisé à exécuter le cycle. Cependant, à la fin du cycle, vous ne verrez aucune écriture mais seulement un message d'erreur vous indiquant que l'annulation est impossible car l'étape de clôture pour la période a déjà été effectuée. 1. Sélectionner le cycle à annuler Sélectionnez le cycle de réévaluation à annuler. Il doit s'agir d'un cycle de mise à jour et son statut d'exécution doit être Terminé. Vous pouvez uniquement annuler des cycles de réévaluation en devise étrangère consécutifs et en remontant dans le temps. Autrement dit, si vous avez exécuté plusieurs cycles de réévaluation en devise étrangère avec les mêmes données, vous devez d'abord annuler le dernier cycle, puis les suivants en revenant en arrière. 2. Lancer ou planifier un cycle d'annulation SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

163 Cliquez sur Annuler, saisissez une description de l'exécution et lancez le cycle immédiatement ou planifiez-le pour une date ultérieure. Vérifiez les résultats du cycle dans la vue Travail du poste de travail Gestion des paiements. Traitez les tâches, cliquez sur Actions et sélectionnez Terminer. 3. Le cycle annulé apparaît désormais dans la liste des cycles de réévaluation en devise étrangère terminés. 4. Résultat Suite à la réévaluation, des écritures négatives ou des écritures au débit ou au crédit équivalentes sont passées. Cela est déterminé par la configuration de gestion. Si le processus d'annulation du cycle de réévaluation sélectionné est planifié pour une date ultérieure, le cycle est répertorié dans la vue Travail du poste de travail Gestion des paiements avec un statut vide. Le statut passe à Terminé une fois le cycle exécuté. Le code Annulé est activé pour tous les cycles annulés. Afficher et contrôler le journal pour la réévaluation en devise étrangère 1. Afficher le journal Si vous avez exécuté la réévaluation en devise étrangère immédiatement, le système émet un message d'information sur le statut. Pour afficher une liste des journaux, cliquez sur Afficher journal dans le message de statut. Si vous avez planifié la réévaluation en devise étrangère, vous pouvez afficher la liste des journaux dans la sous-vue Réévaluation en devise étrangère après l'exécution de la réévaluation en question. Pour ce faire, sélectionnez la réévaluation en devise étrangère concernée. 2. Contrôler le journal Le journal contient les informations suivantes : Général Affiche le résultat du cycle de réévaluation en devise étrangère, la date d'exécution, les messages éventuellement générés, ainsi que l'étendue du bénéfice ou de la perte résultant de l'évaluation. Sélection de données Affiche les informations que vous avez saisies lors du lancement du cycle de réévaluation en devise étrangère. Messages Affiche une liste des messages émis (notamment les messages d'avertissement). Écritures Affiche toutes les écritures de compte et écritures au journal réalisées par le système pour l'évaluation au jour de référence et pour l'annulation d'évaluation. Soldes réévalués Affiche, pour chaque compte réévalué, toutes les pièces avec leur ID pièce d'origine, la valeur historique et la valeur au jour de référence, ainsi que les bénéfices et les pertes. Vous pouvez aussi voir la durée sur laquelle l'évaluation a été effectuée. Soldes non réévalués Affiche, pour chaque compte collectif réévalué, les pièces ayant généré des erreurs pendant le traitement (en raison d'une détermination des comptes manquante, par exemple). Pour vérifier si un cycle s'est bien déroulé, vous pouvez effectuer les contrôles suivants : Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 163

164 Journal Vous trouverez un journal du cycle dans la sous-vue correspondante. Chaque cycle a un statut (Information, Erreur). Pour afficher les détails d'un journal, sélectionnez le cycle pertinent et cliquez sur Afficher. Si des erreurs se sont produites au cours d'un cycle, vous devez les résoudre. Vous trouverez des informations sur les erreurs dans l'onglet Messages. Une fois les corrections apportées, lancez à nouveau le cycle. Le système repasse les écritures qui n'ont pas pu être passées lors du premier cycle. Moniteur de jobs Si un cycle ne s'est pas déroulé correctement et que vous ne parvenez pas à identifier et à résoudre la cause de l'échec, vous pouvez afficher les détails techniques correspondants dans le moniteur de jobs. Sélectionnez le cycle souhaité et cliquez sur Afficher jobs. En cas d'erreurs dans un job, contactez votre administrateur système Guide de consultation rapide Exécutions de rejet pour prélèvement automatique Une documentation sur ce sujet est disponible pour la Suisse. Afin de garantir que la version de document spécifique de votre pays est affichée, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Suisse. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte. 5.3 Rapports Statistiques des paiements - Clients Synthèse Ce rapport vous donne un aperçu des habitudes de paiement des clients vis-à-vis de votre société sur une période donnée. Les postes annulés ne sont pas inclus. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez effectuer une sélection de valeurs pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont indiquées par un astérisque (*). Des informations supplémentaires sont disponibles pour la variable sélectionnée suivante : SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

165 Date comptable proposée Le système sélectionne par défaut les deux semaines passées pour les pièces saisies. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Ce rapport présente les valeurs suivantes : nombre de jours à compter de la réception de la facture jusqu'au paiement (comptabilité clients), montant du paiement, nombre moyen de jours jusqu'à la date d'échéance nette, nombre de jours en retard dans la période spécifiée en pourcentage et escomptes autorisés, demandés et non demandés. En outre, le rapport indique le niveau de relance le plus élevé pour chaque client et le niveau de relance moyen qui a été émis avant que le client règle la facture. Les données de ce rapport sont affichées sous forme de tableau. Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport : Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour cela, sélectionnez Filtrer. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Vous pouvez visualiser les détails de chaque client affiché. Pour cela, sélectionnez la valeur appropriée et ouvrez le menu correspondant. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Registre des chèques Synthèse Ce rapport affiche tous les numéros de chèques d'un intervalle de numéros de chèques qui ont déjà été utilisés pour les chèques émis ou ne sont plus disponibles pour d'autres raisons. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Des informations supplémentaires sont disponibles pour les variables sélectionnées suivantes : ID société Si vous voulez vérifier uniquement les informations de certaines sociétés, vous pouvez restreindre l'affichage aux sociétés concernées. Vous pouvez utiliser l'aide à la saisie pour sélectionner une ou plusieurs sociétés. Intervalle de numéros de chèques Vous pouvez restreindre l'affichage à des intervalles de numéros de chèques spécifiques affectés à une banque donnée. Statut Gestion des paiements P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 165

166 Vous pouvez restreindre l'affichage aux chèques ayant un statut donné. Ce statut indique par exemple si un chèque a déjà été encaissé par le bénéficiaire. Les statuts suivants sont disponibles : Prêt pour transfert Le chèque a été créé mais n'a pas encore été imprimé. En cours de transfert Le chèque a été imprimé. Il peut cependant encore être invalidé, par exemple s'il a été endommagé avant d'être envoyé au bénéficiaire. Annulé Le paiement par chèque complet a été annulé. Dans ce cas, aucun nouveau numéro de chèque n'existe pour le remplacer. Non valide Le chèque a été invalidé avant ou après l'affectation d'un paiement. S'il a été invalidé après son émission, un nouveau numéro de chèque a été utilisé. Confirmé Ce statut signifie que le chèque a été encaissé par le bénéficiaire. Le décaissement a été confirmé par un extrait de compte. Analyse du rapport Ce rapport affiche tous les numéros de chèques déjà utilisés ainsi que les informations pertinentes sur ces chèques, telles que les dates et motifs d'invalidation, et les statuts des chèques. Vous disposez des options suivantes pour analyser le rapport : Vous pouvez restreindre les données affichées. Pour ce faire, cliquez sur le symbole de filtre et sélectionnez les valeurs requises. Pour analyser plus en détail les données de ce rapport, vous pouvez faire glisser des caractéristiques dans les lignes et les colonnes. Ce rapport vous permet d'accéder aux détails (données principales de la société ou de la banque, par exemple) ou à l'écran des chèques. Des informations supplémentaires sont disponibles pour les caractéristiques suivantes : Numéro de chèque d'origine Affiche le numéro du chèque d'origine si ce dernier a été invalidé et remplacé par un nouveau numéro de chèque. Autrement, cette zone reste vide. Code de migration Indique si un chèque a été transféré à partir d'un système source. Si aucune migration n'a été effectuée, cette zone reste vide. Montant du paiement Affiche le montant du paiement pour le chèque correspondant, qu'il ait ou non été invalidé ou annulé lors du processus de paiement. 0,00 est affiché comme montant du paiement dans cette zone uniquement si vous avez déjà invalidé un chèque dans l'intervalle de numéros de chèques. Voir aussi Intervalles de numéros de chèques et numéros de chèques pour chèques émis [Page 174] SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des paiements

167 6 Gestion des liquidités 6.1 Contexte de gestion Situation de trésorerie Synthèse La situation de trésorerie affiche le solde bancaire réel et les détails des transactions tels qu'ils figurent dans les extraits de compte de la veille. La situation de trésorerie reflète le statut des liquidités à court terme de la société. Vous disposez d'une synthèse intégrée de votre situation de trésorerie dans la vue Gestion des liquidités Situation de trésorerie. Fonctionnalités La situation de trésorerie de votre société par origine de la transaction fait l'objet d'un calcul automatique. À partir des postes de la situation de trésorerie, vous pouvez accéder au rapport Situation de trésorerie - Détails de transaction en cliquant sur une origine de transaction (Recettes clients, par exemple) puis en sélectionnant Détails de transaction. Vous pouvez également ajuster votre situation de trésorerie de manière dynamique au cours de la journée. Les processus de gestion de vos liquidités sont partiellement automatisés, comme expliqué ci-après. La fonction Virement d'un compte bancaire à un autre permet de transférer des fonds entre les différents comptes de la société. Vous pouvez accéder à cette activité à partir du volet Tâches courantes du poste de travail Gestion des liquidités. La fonction Virement bancaire émis permet d'effectuer des paiements sur des comptes bancaires tiers pour régler des factures en attente ou des dépenses. Vous pouvez accéder à cette activité à partir du volet Tâches courantes du poste de travail Gestion des liquidités ou Moniteur des paiements. Il vous arrivera de recevoir des avis de paiement bancaire qui vous tiendront informé des paiements du jour. Vous pouvez enregistrer ces documents afin qu'ils soient pris en compte dans la situation de trésorerie, par le biais de la vue Avis de paiement bancaire. Le système vous permet de consulter la situation de trésorerie sous différents angles. Vous pouvez afficher le montant total des transactions pour chaque mode de paiement, regroupé par banque. Pour cela, cliquez sur la flèche Afficher, puis sélectionnez Situation de trésorerie - Mode de paiement. Vous pouvez trier votre situation de trésorerie par origine de transaction. Dans ce cas, le montant total des transactions est affiché pour chacune des origines. Pour cela, cliquez sur la flèche Afficher, puis sélectionnez Situation de trésorerie - Origine de transaction. N'oubliez pas de rafraîchir la situation de trésorerie après un transfert de fonds ou la création d'un avis de paiement bancaire pour être sûr que la situation de trésorerie affichée tient compte des modifications apportées. Pour cela, cliquez sur Rafraîchir. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 167

168 Exemple Gestionnaire de la trésorerie chez Almika Inc., Daniel Dough souhaite analyser la situation de trésorerie pour la journée en cours. Il sélectionne Gestion des liquidités Situation de trésorerie. Il constate un découvert de euros sur le compte Bank of America de la société. Pour éviter de payer des agios sur le compte Bank of America, il souhaite faire un transfert de fonds depuis un compte créditeur de la société. Il sélectionne Nouveau virement d'un compte bancaire à un autre dans le volet Tâches courantes. Il termine l'activité et valide le virement. Daniel veut maintenant s'assurer que les modifications sont prises en compte dans la situation de trésorerie. Il ouvre la vue Situation de trésorerie comme il l'a fait précédemment. Daniel ne constate pour l'instant aucun changement dans la situation de trésorerie. Il décide alors de rafraîchir l'écran, et voit apparaître toutes les modifications apportées. Il effectue ensuite une analyse descendante pour consulter le rapport Détails de transaction relatif à la Bank of America Répertoire des banques et mises à jour associées Synthèse Le répertoire des banques vous permet de stocker toutes les informations bancaires nécessaires à vos opérations quotidiennes dans un référentiel central. Entièrement intégré au système, ce répertoire permet de valider les coordonnées bancaires incluses dans les informations de paiement et les données bancaires définies dans les données des partenaires. Vous pouvez accéder au répertoire des banques dans le poste de travail Gestion des liquidités, en sélectionnant Données principales vue Répertoire des banques. Créer le répertoire des banques Vous disposez des options suivantes pour créer votre répertoire des banques : Vous pouvez créer les entrées dans le répertoire des banques manuellement. Vous pouvez télécharger un répertoire des banques provenant d'un prestataire tiers. Vous pouvez utiliser un outil de migration pour créer des entrées à partir des données d'une feuille de calcul. Créer manuellement une entrée dans le répertoire des banques Vous pouvez créer manuellement une entrée dans le répertoire des banques à tout moment, via Données principales vue Répertoire des banques. Pour plus d'informations sur l'exécution de cette tâche, voir Guide de consultation rapide Données principales [Page 191]. Télécharger un fichier de répertoire des banques Vous pouvez vous procurer un répertoire des banques auprès d'un prestataire tiers, comme Accuity ou la banque centrale allemande (Deutsche Bundesbank), et le télécharger dans SAP Business ByDesign. Vous pouvez également vous procurer le répertoire des banques auprès d'autres sources (la plupart des banques d'état, par exemple) mais vous devez alors traiter le fichier de sorte que les données bancaires correspondent au format spécifique utilisé par SAP Business ByDesign. Pour plus d'informations sur le téléchargement d'un fichier provenant d'un fournisseur autre qu'accuity ou la Deutsche Bundesbank, voir Format SAP pour le téléchargement du répertoire des banques. Pour plus d'informations sur le téléchargement d'un fichier provenant de SIX Interbank Clearing, voir Télécharger le répertoire des banques pour SIX Interbank Clearing (Suisse) [Page 189] SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

169 Si la plupart des banques d'état proposent les fichiers de répertoire des banques gratuitement, d'autres fournisseurs tiers facturent ce service. Pour plus d'informations sur les solutions de partenaires et sur l'acquisition de fichiers de répertoire des banques auprès d'accuity, voir SAP Business ByDesign Business Center. Vous pouvez télécharger le fichier de répertoire des banques pour le traiter via Données principales vue Répertoire des banques. Pour plus d'informations sur l'exécution de cette tâche, voir Guide de consultation rapide Données principales [Page 191]. Une fois le traitement du fichier terminé, les données bancaires contenues dans le fichier sont affichées au niveau de la sous-vue Répertoire des banques avec un statut Actif. Pour afficher le fichier de répertoire des banques et le statut global de traitement du fichier, cliquez sur Historique des téléchargements de fichiers dans la vue Répertoire des banques. Si le statut global est rouge, vous pouvez corriger les erreurs dans le fichier et relancer le traitement de celui-ci. Migrer les données du répertoire des banques Vous pouvez aussi migrer les données bancaires dans votre système à l'aide d'un outil de migration lors d'un projet d'implémentation dans la liste des activités du poste de travail Configuration de gestion. Notez que la migration des données requiert des autorisations utilisateur spéciales. Les autorisations sont accordées dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Mettre à jour le répertoire des banques Pour maintenir ce répertoire à jour, il vous suffit de télécharger régulièrement les fichiers de répertoire des banques disponibles auprès du prestataire de votre choix. Vous pouvez mettre à jour et remplacer toutes les entrées de répertoire des banques existantes, dont celles des autres fournisseurs et les entrées créées manuellement en cochant la case Remplacer les entrées existantes. Lorsque vous téléchargez un fichier de répertoire des banques d'un fournisseur, les entrées du répertoire des banques de ce même fournisseur sont toujours remplacées. Traiter des entrées dans le répertoire des banques Pour traiter une entrée du répertoire des banques, ouvrez la vue Répertoire des banques. Sélectionnez l'entrée à traiter et cliquez sur Traiter. Si vous avez indiqué dans la configuration de gestion que vous vouliez utiliser plusieurs scripts, vous pouvez représenter certaines données principales, telles que les données de nom et d'adresse, dans différents scripts. La zone Script est disponible et pour sélectionner un script différent du script par défaut, sélectionnez Ajouter. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, les scripts sélectionnables sont ceux qui ont été définis comme actifs dans la configuration de gestion. Marquez le script requis et sélectionnez OK. Vous pouvez également supprimer les scripts qui n'ont pas été indiqués par défaut (dans la configuration de gestion) et les ajouter à nouveau au besoin. Pour plus d'informations, voir Utiliser plusieurs scripts. Si vous utilisez le contexte d'implémentation Gestion des projets, vous pouvez accéder à votre répertoire des banques à partir du poste de travail Données des partenaires. L'éditeur est expliqué ci-après. Données bancaires Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 169

170 Entrez les coordonnées détaillées du contact de la banque dans cette section. Vous pouvez saisir ici la période de validité de l'entrée. Vous pouvez aussi sélectionner la méthode de contrôle des données bancaires appropriée dans la liste. Cette liste est gérée en tant que données principales du répertoire des banques. Code SWIFT Sous Données de pilotage pour la banque, saisissez le code SWIFT ou le code d'identification de la banque (BIC), et sélectionnez le groupe bancaire dont la banque fait partie. Le code SWIFT ou BIC est un identifiant unique utilisé pour les banques, le plus souvent dans les transferts bancaires internationaux et d'autres transactions. Si vous possédez des comptes auprès de plusieurs banques affiliées ou de plusieurs filiales de la même banque, ces banques peuvent partager le même code SWIFT ou BIC. Vous cliquez sur Identification via SWIFT/ BIC dans deux situations : Si l'entrée du répertoire des banques est la seule entrée qui utilise cet ID standard pour les paiements automatiques. Autrement dit, c'est le cas lorsque l'entrée est unique pour une banque spécifique et son code SWIFT ou BIC. Il peut y avoir plus d'une entrée du répertoire des banques utilisant le code SWIFT ou BIC. Dans ce cas, le système ne peut pas identifier l'entrée du répertoire des banques appropriée. La sélection de Identification via SWIFT/BIC identifie l'entrée comme entrée principale pour ce code SWIFT ou BIC. Cliquez sur Identification via SWIFT/BIC dans les deux cas pour spécifier cette entrée du répertoire des banques comme banque principale. Le code SWIFT ou BIC est un identifiant unique utilisé par les banques pour s'identifier au cours des transactions. Le système référencera cette entrée de répertoire des banques pour toutes les transactions qui utilisent le code SWIFT ou BIC. Codes d'identification bancaire Les détails du code d'identification bancaire servent à identifier l'entrée du répertoire des banques. Vous saisissez les détails du code dans la cellule de table Code d'identification bancaire. Vous pouvez gérer différentes informations de code d'identification bancaire pour une seule entrée du répertoire. Pour ajouter des détails de code d'identification bancaire, cliquez sur Ajouter ligne. En général, le type du code d'identification bancaire est saisi automatiquement lorsque vous sélectionnez le pays de la banque. Toutefois, dans certains cas, vous pouvez saisir manuellement le code d'identification bancaire et son type. Par exemple, aux États-Unis, les banques utilisent de nombreux codes d'identification bancaire et types de codes d'identification bancaire. Ainsi, il est possible de saisir manuellement ce code et son type pour les banques américaines. Cliquez sur Valeur par défaut afin de sélectionner le code d'identification bancaire et le type de code d'identification bancaire qui seront utilisés par défaut pour cette entrée du répertoire des banques. Les détails du code d'identification bancaire seront désormais utilisés pour les paiements automatiques et électroniques concernant cette entrée. Vous cliquez sur Identification via code d'identification bancaire dans deux situations : Si l'entrée du répertoire des banques est la seule entrée qui utilise ce code d'identification bancaire pour les paiements automatiques. Autrement dit, c'est le cas lorsque l'entrée est unique pour une banque spécifique et son code d'identification bancaire. Plusieurs entrées du répertoire des banques peuvent utiliser le même code d'identification bancaire. Dans ce cas, le système ne peut pas identifier l'entrée du répertoire des banques appropriée à utiliser dans les paiements automatiques. La sélection de la case identifie l'entrée spécifique en tant qu'entrée principale pour ce code d'identification bancaire. Cliquez sur Identification via code d'identification bancaire dans les deux cas pour spécifier cette entrée du répertoire comme banque principale. Le code d'identification bancaire est un identifiant unique utilisé par les banques pour s'identifier au cours des transactions nationales. Le système référencera désormais cette entrée du répertoire des banques pour chaque transaction utilisant le code d'identification bancaire. Agences affectées SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

171 Entrez les coordonnées du contact et affectez un nom d'agence pour chaque agence de l'entrée du répertoire des banques dans l'onglet Agences affectées. L'ID agence est automatiquement renseigné. Pour affecter plusieurs agences à une entrée, cliquez sur Ajouter ligne et entrez les détails sur la nouvelle ligne. Si une entrée du répertoire des banques n'est plus pertinente, vous pouvez modifier son statut en obsolète. Sélectionnez l'entrée concernée, puis cliquez sur Actions et sur Activer statut Obsolète. Voir aussi Guide de migration vers SEPA Extraits de compte Synthèse La vue Gestion des liquidités Extraits de compte affiche la situation actuelle de vos comptes bancaires, communiquée par votre banque par voie électronique ou au format papier. Configuration de gestion Les activités de configuration suivantes font partie de votre configuration système : Formats d'importation pour extraits de compte Vous pouvez gérer les formats de fichier disponibles pour les extraits de compte et les affecter à des comptes bancaires, des banques ou des pays particuliers dans le poste de travail Configuration de gestion, vue Liste des activités. Dans la phase Configuration personnalisée, sélectionnez Gestion des flux de trésorerie > Formats d'importation pour extraits de compte. Valider les extraits de compte Par défaut, les extraits de compte téléchargés sous forme de fichiers d'extrait de compte électronique doivent être approuvés pour être validés. Vous pouvez toutefois modifier ce paramétrage pour chaque compte bancaire de la société. Afficher les extraits de compte Vous saisissez et mettez à jour les extraits de compte dans le système via Gestion des liquidités Extraits de compte. Vous pouvez décider d'afficher les extraits de compte du jour à partir de la liste, mais ces données ne font pas partie de la liste Extraits de compte du mois. Après avoir validé un extrait de compte, les postes qu'il contient sont rapprochés des affectations de paiements en cours par la création automatique d'une affectation du paiement pour chaque poste d'extrait de compte, puis par la validation de ces affectations de paiements. Si le processus se termine avec des erreurs ou ne se termine pas du tout, vous pouvez relancer le traitement de l'extrait de compte ou valider les affectations de paiements individuellement dans le poste de travail Gestion des paiements. Vous pouvez également traiter des affectations de paiements individuelles lorsqu'une affectation du paiement ne peut pas être validée, par exemple en raison d'une date comptable erronée ou de données partenaire incomplètes. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 171

172 Vous avez également la possibilité d'afficher les extraits de compte en cours de préparation ou ceux qui ont été annulés ou invalidés. Importer et traiter des extraits de compte Vous pouvez importer les extraits de compte manuellement en saisissant les informations inscrites sur un extrait de compte papier dans la vue Extraits de compte ou télécharger un extrait de compte électronique dans la vue Fichiers entrants. Vous pouvez approuver ou rejeter des extraits de compte créés automatiquement mais vous ne pouvez pas les traiter. Intégration des extraits de compte Le système sauvegarde les extraits de compte et les comptabilise ensuite en comptabilité générale conformément aux règles de détermination des comptes. Le traitement des extraits de compte repose sur une structure de comptes d'attente pour chaque compte bancaire dans le système. La première comptabilisation dérive automatiquement du traitement des postes non soldés et du traitement des paiements ; la seconde est effectuée automatiquement par l'extrait de compte. L'extrait de compte est comptabilisé sur le compte bancaire correspondant en contrepartie de l'écriture sur le compte d'attente. Par exemple, lorsqu'un virement bancaire est terminé puis validé, une écriture apparaît sur le compte de compensation bancaire. Votre banque vous adresse ensuite un extrait de compte mentionnant le poste de paiement correspondant. Lorsque vous téléchargez et validez cet extrait de compte, l'opération apparaît au niveau du compte bancaire qui compense alors l'écriture sur le compte d'attente. Le statut du virement dans le système passe de En cours de préparation à Confirmé. Les frais et les intérêts bancaires sont pris en charge mais l'affectation manuelle du paiement peut être nécessaire selon la position des postes dans l'extrait de compte. Par exemple, vous pouvez recevoir un extrait de compte contenant des postes de frais ou d'intérêts bancaires apparaissant séparément dans l'extrait. Vous devez effectuer l'affectation manuelle du paiement pour les affecter au compte général bancaire correct. Pour plus d'informations, voir Affectation et compensation de paiement [Page 104]. Traiter les extraits de compte Après la confirmation et la validation des extraits de compte, le système comptabilise les postes correspondants. Si les postes confirment des transactions connues dans le système (par exemple, encaissement d'un chèque émis existant, confirmation d'un virement ou avoir d'une remise de chèques), ces postes sont alors affichés dans Gestion des paiements Moniteur des paiements en plus du paiement d'origine. Cela signifie, par exemple, que le système affiche à la fois le poste du chèque émis d'origine, avec le statut En transfert, et le poste avec le paiement confirmé par l'extrait de compte (le chèque émis avec le statut Confirmé). Une fois le paiement entièrement comptabilisé, le système affecte automatiquement les postes Après l'affectation réussie des postes, un seul paiement est affiché dans le moniteur des paiements - dans ce cas, il s'agit du chèque émis avec le statut Confirmé. Vous pouvez suivre le statut de traitement de l'extrait de compte dans la vue Extraits de compte, sous Détails. Suivant le volume de l'extrait de compte, le traitement peut prendre un certain temps. Une fois que l'affectation des postes d'extrait de compte est terminée avec le statut Terminé, seuls les paiements avec le statut Confirmé sont affichés. Si nécessaire, vous pouvez relancer le processus en cliquant sur Relancer le traitement d'extrait de compte SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

173 6.1.4 Virements bancaires Synthèse Vous pouvez utiliser les virements bancaires pour effectuer des décaissements automatiques et manuels. Il existe deux types de virement bancaire : les virements bancaires utilisés pour effectuer des paiements d'un compte de société vers des comptes de tiers et les virements d'un compte bancaire à un autre, qui permettent de transférer des fonds entre des comptes bancaires de société. Ils interviennent principalement dans le cadre de la gestion des liquidités. Configuration de gestion Votre administrateur peut créer des groupes de pays supplémentaires, modifier vos modalités de paiement (si votre société dispose d'un accord spécialisé avec les modalités de paiement bancaires), et sélectionner les zones à inclure dans vos formulaires de correspondance dans vos profils de correspondance de paiement pour les virements bancaires émis et les transferts bancaires dans votre configuration système. Votre administreur peut traiter ces options dans le poste de travail Configuration de gestion dans les activités de configuration Virements bancaires émis et Transferts bancaires émis. Fonctionnalités Les virements bancaires et les virements d'un compte bancaire à un autre peuvent être créés sous Tâches courantes dans le poste de travail Gestion des liquidités. Vous pouvez également créer un virement bancaire émis ou un virement d'un compte bancaire à un autre dans la vue Moniteur des paiements. Les postes de travail Comptabilité fournisseurs et Comptabilité clients permettent également de déclencher de nouveaux virements (manuellement ou automatiquement) dans le cadre des paiements manuels ou automatiques. Intégration du fichier de paiement Qu'il soit bancaire ou d'un compte bancaire à un autre, un virement n'est pas terminé tant que les informations de paiement qu'il contient ne sont pas mises à la disposition de la banque ou du logiciel bancaire en vue de son traitement. Un nouveau fichier, au format approprié, doit être créé en vue de la réalisation du virement. Ce fichier est alors sauvegardé dans un emplacement prévu à cet effet, hors système, où il sera collecté par la banque ou le logiciel bancaire. Le cycle de support de paiement créera le fichier automatiquement ou vous pouvez créer le fichier de paiement manuellement dans la sous-vue Fichiers sortants de la vue du poste de travail Gestion de fichiers en cliquant sur Créer fichier de paiement Avis de paiement bancaire Synthèse Un avis de paiement bancaire contient les postes de la situation de trésorerie qui ne sont pas collectés automatiquement par les référentiels intégrés. L'avis de paiement bancaire agit comme une note qui garantit que Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 173

174 le poste apparaît dans la situation de trésorerie courante. Vous devez remplacer l'avis de paiement bancaire par un enregistrement de transaction dans l'extrait de compte suivant. SAP prend en charge plusieurs formats de fichiers nationaux et internationaux (le format V11 pour la Suisse et CREMUL pour l'autriche, par exemple) pour les avis de paiement bancaire. La vue Avis de paiement bancaire du poste de travail Gestion des liquidités vous permet de consulter le détail de chaque avis de paiement bancaire saisi dans le système. Situation de trésorerie et prévisions de liquidités Le nouvel avis de paiement bancaire est affiché dans la situation de trésorerie et les prévisions de liquidités dans la vue Situation de trésorerie. Vous devrez peut-être rafraîchir la vue pour afficher la situation de trésorerie. Vous pouvez consulter tous les avis de paiement bancaire de votre société, regroupés en fonction de leur statut, dans la vue Avis de paiement bancaire du poste de travail Gestion des liquidités. Dans cette vue, vous pouvez valider les avis de paiement bancaire qui ont le statut En préparation. Vous pouvez aussi contrepasser (annuler) et modifier les avis de paiement existants. Les avis de paiement bancaire ayant le statut Validé sont les seuls avis affichés dans la situation de trésorerie Séquences de chèques et numéros de chèques pour chèques émis Les séquences de chèques et les tranches de numéros de chèques sont affichés dans le poste de travail Gestion des liquidités sous Données principales Mes banques. Sélectionnez votre banque puis Traiter Comptes bancaires Séquence de chèques. Affectation automatique de numéros de chèques Pour que le système puisse affecter des numéros de chèques automatiquement, vous devez d'abord créer une séquence de chèques pour le compte bancaire approprié dans les données principales de la banque et activer le code Utilisé pour la numérotation automatique des chèques. La fonction d'affectation automatique de numéros de chèques affecte des numéros consécutifs aux chèques tout en ignorant les numéros déjà utilisés et en réutilisant des numéros libérés par des annulations. Le nouveau numéro de chèque est affiché dans la séquence de chèques sous Chèque suivant. Affectation manuelle de numéros de chèques Si vous saisissez un numéro de chèque manuellement, le système vérifie si la séquence de chèques existe pour le compte bancaire concerné et si le numéro saisi a déjà été utilisé. Le cas échéant, le système utilise les informations de la séquence de chèques dans le chèque saisi. Si aucune séquence de chèques ou aucun numéro de chèque approprié dans la séquence de chèques n'a été trouvé pour le compte bancaire concerné, le système génère un chèque sans affectation de séquence de chèques et affiche un message d'avertissement. Ignorer un numéro de chèque Si un formulaire de chèque devient non valide avant la création du chèque, vous pouvez ignorer le numéro affiché dans la séquence de chèques sous Chèque suivant. Pour ce faire, vous devez d'abord supprimer le numéro non valide de la séquence de chèques. Sélectionnez la séquence de chèques, puis Invalider chèque inutilisé. Saisissez le numéro de chèque à invalider ainsi que la date et le motif d'invalidation. Le numéro suivant est affiché dans Chèque suivant SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

175 Synthèse des numéros de chèques utilisés Pour obtenir une synthèse des numéros de chèques déjà utilisés, procédez comme suit : 1. Passez à la vue Moniteur des paiements. 2. Saisissez le compte bancaire concerné et le mode de paiement Chèque émis comme valeurs de filtre. 3. Triez les numéros de chèques dans la colonne Numéro de référence. Modifier des numéros de chèques Vous pouvez modifier les numéros d'un ou de plusieurs chèques simultanément. Avant de pouvoir exécuter cette action, les conditions préalables suivantes doivent être remplies : Les chèques à modifier doivent appartenir à la même séquence de chèques. La plage de numéros sélectionnée doit se trouver dans la séquence de chèques. Les numéros de chèques sélectionnés doivent être des numéros consécutifs. Le statut des chèques à modifier est Prêt pour le transfert, En cours de transfert ou Annulé. La séquence de chèques ne doit pas être indiquée comme Bloqué. Si vous indiquez une tranche de numéros, la différence entre la valeur la plus élevée et la valeur la moins élevée doit correspondre au numéro de chèque à modifier. Pour modifier les numéros de chèques, vous devez d'abord déterminer le numéro de chèque suivant qui n'a pas été utilisé. Dans la vue Moniteur des paiements, sélectionnez les chèques concernés en utilisant <Ctrl>+bouton gauche de la souris puis sélectionnez Actions pour chèques Renuméroter. Si un seul chèque est concerné, saisissez le plus petit numéro. Si plusieurs chèques sont concernés, la tranche de numéros doit être utilisée. La renumérotation signifie que les valeurs dans Chèque actuel et Chèque suivant sont mises à jour automatiquement dans la séquence de chèques. Alterner les numéros de chèques Vous pouvez alterner les numéros de deux chèques dans une séquence de chèques. Avant de pouvoir exécuter cette action, les conditions préalables suivantes doivent être remplies : Les chèques à modifier doivent appartenir à la même séquence de chèques. Le statut des chèques à modifier est Prêt pour le transfert, En cours de transfert ou Annulé. La séquence de chèques ne doit pas être indiquée comme Bloqué. Pour alterner deux numéros de chèques dans une séquence de chèques, sélectionnez les chèques concernés en utilisant <Ctrl>+bouton gauche de la souris puis sélectionnez Actions pour chèques Alterner. Fractionner la séquence de chèques Vous pouvez fractionner une séquence de chèques. Cela est utile, par exemple, si vous voulez créer une séquence de chèques créés automatiquement et manuellement. Pour ce faire, procédez comme suit : 1. Passez à Données principales Mes banques puis sélectionnez la banque que vous voulez traiter. 2. Passez à Comptes bancaires Séquence de chèques. 3. Déterminez le numéro de la séquence de chèques à fractionner. 4. Sélectionnez la ligne de la séquence de chèques à fractionner puis Fractionner intervalle de numéros de chèques. 5. Saisissez un numéro séquentiel ainsi que le premier numéro de chèque pour la nouvelle séquence de chèques. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 175

176 6.1.7 Banques et comptes bancaires Synthèse Les données relatives aux banques et aux comptes bancaires de votre société sont gérées dans le poste de travail Gestion des liquidités, au niveau de la vue Données principales Mes banques. Le système affecte à chaque banque un identifiant de banque unique, appelé ID banque. Un identifiant unique est aussi affecté aux comptes bancaires, appelé ID compte bancaire. L'activité rapide Nouvelle banque vous permet de créer un enregistrement de banque société et le ou les comptes bancaires associés. Conditions préalables Vous avez créé votre répertoire des banques dans la vue Données principales Répertoire des banques. Pour plus d'informations sur la création du répertoire des banques, voir À propos du répertoire des banques [Page 168]. Chaque compte bancaire que vous créez dans le système doit exactement correspondre à un compte bancaire dans votre banque. Vous ne pouvez pas créer de nouvelle entrée de banque s'il n'existe pas d'entrée correspondante dans le répertoire des banques pour cette banque. Vous devez affecter un ID banque provenant du répertoire des banques à chaque nouvelle entrée de banque que vous créez. Cet ID banque est stocké dans le répertoire des banques et référencé par l'entrée de banque. S'il n'existe pas d'entrée de répertoire des banques correspondante, vous pouvez en créer une nouvelle et affecter le nouvel ID banque à la nouvelle entrée de banque, comme requis. Options de configuration du système Les options suivantes, pertinentes pour les banques et les comptes bancaires, sont disponibles dans la vue Liste des activités du poste de travail Configuration de gestion : Groupes de banques Vous pouvez contrôler et modifier les options pour les groupes de banques dans le poste de travail Configuration de gestion de la vue Liste des activités. À l'étape Configuration personnalisée, sélectionnez Gestion des flux de trésorerie > Groupes de banques. Les groupes de banques sont utilisés pour l'optimisation de la détermination des banques lors du traitement des paiements automatiques. Les temps de traitement sont plus courts et les frais bancaires inférieurs pour les paiements traités dans un groupe de banques donné. Détermination des comptes bancaires et hiérarchisation des paiements automatiques Vous pouvez gérer une séquence de comptes bancaires de la société et des modes de paiement à utiliser pour les paiements automatiques dans le poste de travail Configuration de gestion, dans la vue Liste des activités. Dans l'étape Configuration personnalisée, sélectionnez les options globales pour les paiements pour modifier la priorisation. Vous pouvez aussi définir la priorité des comptes bancaires et des modes de paiement selon certains paramètres de sélection, en fonction des besoins de votre société. Par exemple, vous pouvez modifier les options afin de payer des frais importants et non fréquents, comme un paiement fournisseur, par chèque. Les chèques en cours d'encaissement peuvent améliorer, à court terme, la situation des liquidités. Cependant, le traitement des chèques peut aussi revenir cher et prendre du temps. Ce mode de paiement peut ne pas convenir à des frais peu importants et récurrents. Vous pouvez modifier les options pour que ces frais soient payés par virement SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

177 Écriture de grand livre La création d'une nouvelle entrée de banque et du ou des comptes bancaires associés est enregistrée dans le grand livre comme suit : Toutes les opérations bancaires sont documentées comme écritures au journal. Le système déduit automatiquement le grand livre et les livres auxiliaires associés à partir des écritures au journal. Chaque entrée de compte bancaire créée correspond à un compte bancaire dans le livre auxiliaire de caisse. Ce livre auxiliaire enregistre toutes les opérations passées depuis et vers le compte bancaire. Ces livres auxiliaires du livre auxiliaire de caisse sont agrégés par le système dans un compte de grand livre unique qui représente l'entrée de banque. Ce compte détaille toutes les opérations pour tous les comptes bancaires affectés à l'entrée de banque donnée. Créer une nouvelle entrée Mes banques Vous pouvez créer une nouvelle banque en choisissant Nouveau, puis Ma banque dans la sous-vue Mes banques. L'éditeur Mes banques s'affiche. Vous pouvez afficher toutes les zones pertinentes en choisissant Afficher tout. Les onglets affichés sont : Général Vous affectez l'id banque ici. Vous devez également entrer un nom et sélectionner le calendrier des jours ouvrés applicable à cette banque. Ces zones sont obligatoires. Vous pouvez également entrer l'adresse et les données de communication de la banque. Le système utilise les informations saisies ici comme adresse principale par défaut dans l'onglet suivant. Adresses Vous pouvez saisir et traiter plusieurs adresses pour la banque, et sélectionner l'adresse utilisée par défaut. Contacts Vous pouvez entrer et traiter les détails de contact de chaque salarié de la banque. Vous pouvez aussi sélectionner le contact par défaut pour les communications avec cette banque. Modalités de paiement Vous sélectionnez les modalités de paiement autorisées pour les paiements effectués depuis les comptes bancaires détenus dans cette banque. Vous pouvez choisir la ou les modalités de paiement utilisées pour les paiements effectués à partir de ce compte. Il s'agit du format de fichier de paiement autorisé, comme les virements bancaires ou les prélèvements automatiques. Les modes de paiement proposés pour le compte bancaire sont dérivés des modalités de paiement que vous avez sélectionnées pour cette banque. Les modalités de paiement disponibles sont affichées dans une liste. Seuls les formats livrés avec le système peuvent être utilisés. Pour plus d'informations, voir Modalités de paiement électronique [Page 183]. Ce document s'applique à l'autriche seulement. Pour que le système affiche le texte correct, sélectionnez Personnaliser > Mes options. Sélectionnez l'onglet Aide à l'écran puis Autriche dans le menu déroulant Pays. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour appliquer les modifications. L'impression de chèques est disponible comme mode de paiement par défaut. Vous n'avez pas besoin de sélectionner une modalité de paiement spécifique pour sélectionner l'impression de chèques comme mode de paiement. Comptes bancaires Vous pouvez saisir et traiter plusieurs comptes bancaires pour une entrée de banque. Cliquez sur Ajouter ligne et saisissez un numéro de compte bancaire, un intitulé de compte ainsi qu'une période au cours de laquelle le compte restera valide. Pour plus d'informations, voir la section ci-dessous. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 177

178 Après avoir complété les zones ci-dessus, cliquez sur Sauvegarder. Le statut Actif est automatiquement affecté à la nouvelle banque. Cliquez sur Fermer pour fermer l'activité rapide. La nouvelle banque est affichée dans la sous-vue Mes banques. Vous pouvez traiter une banque à tout moment dans la même sous-vue. Sélectionnez l'entrée de banque que vous voulez traiter, cliquez sur Traiter, puis sélectionnez les données spécifiques que vous voulez traiter. Cette section ne s'applique qu'à l'autriche. Pour que le système affiche le texte correct, sélectionnez Personnaliser > Mes options. Sélectionnez l'onglet Aide à l'écran puis Autriche dans le menu déroulant Pays. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour appliquer les modifications. Créer un nouveau compte bancaire L'onglet Comptes bancaires de l'éditeur de la banque vous permet de saisir les détails de chaque compte bancaire détenus dans la banque. Cliquez sur Ajouter ligne pour créer un compte bancaire. Les onglets disponibles sont décrits ci-dessous. Compte Vous devez sélectionner un groupe de détermination des comptes pour chaque compte bancaire que vous créez. Celui-ci détermine les écritures au journal du groupe de banques qui seront comptabilisées sur les comptes généraux. Cette zone est obligatoire et doit être gérée pour chaque compte bancaire. Vous pouvez également sélectionner un type de compte dans la liste disponible. Votre banque peut vous fournir des informations, telles que le numéro IBAN, le numéro BBAN ou la méthode de contrôle des données bancaires pour ce compte. Vous pouvez alors les entrer dans les zones correspondantes. Vous pouvez également saisir un montant minimal, un montant maximal et une limite de découvert applicables au compte bancaire. Ces limites, généralement convenues avec votre banque, vous permettent de maintenir les niveaux de liquidités sur le compte conformes aux seuils définis par votre banque. La limite de découvert est obligatoire et doit être gérée. Si tel n'est pas le cas, elle est définie sur zéro par défaut. Pour plus d'informations, voir Contrôle des liquidités [Page 184]. Dans certains cas, vous pouvez détenir dans une même banque plusieurs comptes bancaires utilisant un numéro de compte bancaire identique. Par exemple, votre société réalise de nombreuses transactions en devises étrangères et elle a de ce fait recours à différents comptes bancaires (un par devise) utilisant le même numéro de compte bancaire. Pour différencier ce compte des autres comptes susceptibles d'utiliser le même numéro de compte bancaire, vous pouvez alors entrer un numéro de compte alternatif dans la zone Numéro de compte alternatif. Si vous voulez régler les frais bancaires générés par ce compte avec un autre compte, vous pouvez saisir le numéro du compte bancaire à utiliser dans la zone Compte bancaire pour frais. Une fois compte bancaire activé, vous ne pouvez plus le supprimer. Restriction de devise Pour restreindre des opérations à des devises spécifiques, indiquez ces devises dans l'onglet Restriction de devise. Cliquez sur Ajouter ligne et sélectionnez les devises correspondantes. La devise du compte bancaire est toujours autorisée : vous n'avez pas besoin de l'ajouter, sauf si vous voulez qu'elle soit la seule devise autorisée, auquel cas, vous devez l'entrer ici. Modes de paiement Sélectionnez les modes de paiement utilisables pour effectuer des paiements à partir de ce compte. Les modes de paiement disponibles dépendent des modalités de paiement que vous avez définies auparavant dans l'onglet Modalités de paiement. Par exemple, si vous sélectionnez Virement SEPA dans l'onglet Modalités de paiement, vous pouvez ensuite choisir Virement SEPA dans l'onglet Modes de paiement du compte SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

179 Intervalles de numéros de chèques Un intervalle de numéros de chèques représente un groupe de chèques émis par le même compte bancaire. Vous pouvez gérer les détails de chaque intervalle de numéros de chèques dans l'onglet Intervalle de numéros de chèques. Sélectionnez Ajouter ligne pour créer un intervalle de numéros de chèques. Vous devez pour ce faire saisir un ID d'intervalle de numéros de chèques, ainsi que les numéros du chèque suivant et du dernier chèque de l'intervalle. Ces zones sont obligatoires. Les numéros du chèque en cours et du chèque suivant sont automatiquement saisis sur la base des chèques émis. Vous devez également sélectionner un ou plusieurs modes de paiement dans la zone de texte Mode de paiement autorisé pour intervalle de numéros de chèques. Vous pouvez, par exemple, sélectionner Chèque imprimé, Chèques de banque ou Chèques de banque pour paiements internationaux. Pour émettre des chèques depuis cet intervalle de numéros de chèques, cochez la case Utilisé pour la numérotation automatique des chèques. Cela permet également de garantir la fourniture du numéro de chèque correct pour l'activité rapide Chèque émis. Vous pouvez également entrer dans la zone ID intervalle de numéros de chèques suivant le numéro de l'intervalle de chèques suivant qui sera émis à partir de ce compte. La zone Date de réception est gérée par l'utilisateur et n'est fournie qu'à titre d'information. Si vous le désirez, vous pouvez saisir la date à laquelle vous avez reçu l'intervalle de numéros de chèques donné, pour vos propres enregistrements. Si l'intervalle de numéros de chèques que vous avez reçu était déjà numéroté, cochez la case Formulaires de chèques prénumérotés. Vous pouvez en outre entrer une description du mode d'édition, par exemple d'une imprimante, dans la zone Unité de sortie. Vous pouvez enfin saisir une description de l'emplacement de stockage, ainsi que le préfixe et le suffixe du chèque. Conditions des opérations de paiement Cet onglet est pertinent uniquement si vous traitez des effets de commerce avec ce compte bancaire. Il se peut que vous ayez passé des accords préférentiels avec votre banque concernant le traitement des effets de commerce. Dans ce cas, indiquez les conditions de l'accord dans l'onglet Conditions d'opération de paiement. Sélectionnez le type de l'effet de commerce (à payer ou à recevoir) dans la colonne Type de pièce. Sélectionnez ensuite les conditions d'opération telles que convenues avec votre banque pour les effets de commerce à payer et à recevoir traités par ce compte. Vous pouvez par exemple entrer euros par an comme volume minimal d'opération. Cela signifie que vous avez défini que ce compte bancaire doit traiter au moins euros par an pour l'effet de commerce donné. Vous pouvez entrer le nombre minimal requis d'opérations dans la colonne Nombre minimal d'opérations. Vous pouvez par ailleurs entrer dans la colonne Retard convenu de la date de valeur après l'échéance un nombre de jours convenus duquel la date de valeur peut dépasser la date d'échéance. Si vous indiquez deux jours par exemple, la banque créditera le compte deux jours après l'échéance. Vous pouvez aussi spécifier le nombre minimal de jours qu'il doit y avoir entre la date d'encaissement et l'échéance dans la colonne Avance minimale de la date d'encaissement avant l'échéance. Si vous indiquez deux jours par exemple, la date d'encaissement devra tomber au moins deux jours avant l'échéance. Le Retard convenu de la date de valeur après l'échéance et l'avance minimale de la date d'encaissement avant l'échéance sont interdépendants. Vous disposez par exemple d'un effet de commerce à encaisser avec une échéance au 15 mai. Vous avez entré trois jours dans la colonne Avance minimale de la date d'encaissement avant l'échéance et deux jours dans la colonne Retard convenu de la date de valeur après l'échéance pour le compte bancaire considéré. Vous devez encaisser cet effet de commerce le 12 mai, trois jours avant l'échéance. La date de valeur sera le 17 mai, conformément aux conditions des opérations de paiement que vous avez spécifiées pour le compte bancaire. Si vous encaissez l'effet de commerce après le 12 mai, la date de valeur est repoussée d'autant. Ainsi, si vous encaissez l'effet de commerce le 15 mai, la date de valeur sera repoussée au 20 mai. Cela est dû au fait que le système applique les conditions des opérations de paiement fixées pour le compte bancaire, même si vous Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 179

180 avez encaissé l'effet de commerce avant l'échéance. L'effet de commerce ne sera donc pas traité avant l'échéance convenue. Le mode de paiement par effet est uniquement utilisé en Espagne, en France et en Italie Suivre le traitement des affectations de paiements Synthèse Après la confirmation ou la validation des extraits de compte, le système comptabilise les postes. Si les postes confirment des transactions connues dans le système (encaissement d'un chèque émis existant, confirmation d'un virement bancaire ou avoir sur remise de chèques, par exemple), ces postes d'extrait de compte sont également affichés dans la vue Moniteur des paiements jusqu'au traitement de l'affectation des paiements. Une fois le paiement comptabilisé en intégralité, les deux postes sont automatiquement affectés : le poste d'extrait de compte et le chèque émis, le virement bancaire ou la remise de chèques. Ce processus est lancé automatiquement toutes les minutes. Une fois l'affectation des postes terminée, un seul paiement est affiché dans le moniteur des paiements (un chèque émis avec le statut Confirmé, par exemple). Pour effectuer le suivi du statut de traitement de l'affectation des paiements correspondants à l'extrait de compte, procédez comme suit : 1. Dans le poste de travail Gestion des liquidités, sélectionnez la vue Extraits de compte. 2. Sélectionnez l'extrait de compte concerné. 3. La colonne Post-traitement de l'extrait de compte concerné affiche les phases suivantes : Facultatif En cours de traitement Obligatoire Non pertinent Suivant le volume de l'extrait de compte, le traitement peut prendre un certain temps. 4. Une fois l'affectation des postes de l'extrait de compte terminée, les paiements sont visibles dans le moniteur des paiements sous le statut Non pertinent. Pour redémarrer le processus suite à des problèmes techniques ayant entraîné l'abandon du traitement, cliquez sur Relancer traitement d'affectation du paiement Chambres de compensation et comptes chambre de compensation Synthèse Une chambre de compensation (également appelée acquéreur) est une institution financière ou un prestataire de services qui agit comme un intermédiaire dans le rapprochement des contrats de paiement à terme (les paiements par carte de crédit, par exemple) pour le payeur, le bénéficiaire ou les deux. Une banque peut agir en tant que chambre de compensation. Toutefois, une chambre de compensation n'est pas nécessairement une banque. Dans le système, les chambres de compensation sont gérées dans le poste de travail Gestion des flux de trésorerie et des liquidités SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

181 Les données principales sur les chambres de compensation sont gérées dans la sous-vue Chambres de compensation de la vue Données principales. Les données de compte individuel de chambre de compensation sont gérées dans la sous-vue Compte de chambre de compensation, dans la même vue de poste de travail. Configuration de gestion Les options suivantes sont disponibles dans la vue Liste des activités du poste de travail Configuration de gestion et sont pertinentes pour les chambres de compensation. Types de cartes de crédit Vous pouvez vérifier et modifier les options prédéfinies pour les types de carte de crédit autorisés, tels que VISA ou Diners Club dans le poste de travail Configuration de gestion, sous la vue Liste des activités. À l'étape Configuration personnalisée, sélectionnez Gestion des flux de trésorerie > Types de carte de crédit. Vous pouvez également modifier le contrôle de validité pour chaque type de carte de crédit. Autorisation de paiement par carte de crédit et règlement Vous pouvez vérifier et modifier les options d'autorisation et de règlement pour les cartes de crédit dans le poste de travail Configuration de gestion, dans la vue Liste des activités. À l'étape Configuration personnalisée, sélectionnez Gestion des flux de trésorerie > Autorisation de paiement par carte de crédit et règlement. Vous pouvez définir ici les options suivantes : Profils d'autorisation de carte de crédit Vérifiez et modifiez les profils d'autorisation de carte de crédit prédéfinis. Vous avez également la possibilité d'affecter des profils d'autorisation à votre société. Profils de seuil d'autorisation de paiement Vérifiez et modifiez les profils d'autorisation de paiement. Les paiements de sommes inférieures aux montants indiqués ne requièrent aucune autorisation. Vous avez également la possibilité d'affecter des profils d'autorisation à votre société. Règlements par carte de crédit Définissez les options pour le règlement d'encaissements par carte de crédit comme le règlement simple ou par lots. Vous avez également la possibilité d'affecter des profils de règlement à votre société. Fonctionnalités Pour créer une nouvelle entrée de chambre de compensation, ouvrez la sous-vue Chambres de compensation cliquez sur Nouveau, puis sur Chambre de compensation. Saisissez les données requises et cliquez sur Sauvegarder. et Pour créer un nouveau compte chambre de compensation, ouvrez la sous-vue Comptes chambre de compensation dans la vue Données principales et cliquez sur Nouveau, puis sur Compte chambre de compensation. L'écran Nouveau compte chambre de compensation est affiché. Saisissez l'id de la chambre de compensation dans la zone ID chambre de compensation et indiquez le numéro utilisé par la chambre de compensation pour identifier votre société dans la zone ID commerçant. Cet ID vous est fourni par votre prestataire de services de carte de crédit. Sélectionnez l'id de la société qui utilisera le compte dans la zone ID société. Vous pouvez également indiquer la durée de validité du compte. Vous avez trois onglets à compléter, décrits ci-dessous : Compte Dans la zone Numéro de compte, saisissez un identifiant interne. Ces informations sont données à titre indicatif. Dans la zone Devise, saisissez la devise que la chambre de compensation utilisera pour votre société. Vous devez également sélectionner l'id du compte bancaire sur lequel la chambre de compensation effectuera les paiements. Le cas échéant, sélectionnez votre fournisseur de service de carte de crédit dans la zone Prestataire pour opérations de paiement. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 181

182 Les cartes de crédit constituent l'unique catégorie de carte de paiement prise en charge. Devise privilégiée Sélectionnez les devises que ce compte de chambre de compensation traitera. Si, par exemple, vous saisissez EUR comme devise, alors tous les paiements par carte de crédit réalisés en Euro seront traités par ce compte. Si aucune devise n'est sélectionnée, le compte traitera les paiements par carte de crédit dans toutes les devises prises en charge. Vous pouvez gérer plusieurs devises pour le même compte. Type de carte de crédit Dans la colonne Type de carte de crédit, sélectionnez les types de carte, tels que VISA ou Mastercard, qui seront traités par le compte. Précisez la période de validité de l'autorisation dans la colonne Durée de validité de l'autorisation. Your credit card service provider will, in most cases, provide you with the number of days for which the authorization will remain valid. The service provider receives this information from the acquirer (clearing house) and communicates it to you. Il vous appartient de saisir cette information manuellement. Le système référence automatiquement la date de validité de l'autorisation contenue dans une demande d'autorisation électronique. Si la demande ne comporte pas cette date, le système utilise alors la durée de validité de l'autorisation que vous avez saisie pour calculer la date de validité. Dans ce cas, le système calcule automatiquement la date de validité de l'autorisation en ajoutant la date courante et la durée de validité que vous avez saisie. Si vous ne renseignez pas la colonne Durée de validité de l'autorisation, le système utilise alors la date du jour comme date de validité de l'autorisation. La transaction sera traitée par le système mais ne sera pas autorisée car la période d'autorisation sera nulle. Cochez la case Par défaut si vous voulez sélectionner ce compte comme opérateur exclusif d'un type de carte de crédit spécifique. Tous les paiements par carte de crédit effectués avec ce type de carte seront traités par ce compte. Une fois que vous avez terminé l'activité, vous devez sauvegarder et activer le compte. Exemple Daniel Dough est gestionnaire de la trésorerie chez Akron Heating Technologies Inc. Cette société a récemment ouvert un nouveau compte dans une nouvelle chambre de compensation. Il souhaite enregistrer cela dans le système. Pour ce faire, Daniel ouvre la sous-vue Chambres de compensation de la vue Données principales du poste de travail Gestion des liquidités. Il clique sur Créer, puis sur Chambre de compensation. L'écran Nouvelle chambre de compensation est affiché. Il saisit les données requises et clique sur Sauvegarder. Daniel souhaite maintenant ajouter les détails du compte à la nouvelle chambre de compensation. Il ouvre la sousvue Comptes de chambre de compensation. L'écran Nouveau compte chambre de compensation est affiché. Il saisit les données requises et les sauvegarde. Daniel veut maintenant activer le compte. Il clique sur Modifier statut, puis sur Actif. La nouvelle chambre de compensation et le nouveau compte sont maintenant créés dans le système et prêts à être utilisés SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

183 Formats de fichier d'extrait de compte électronique Synthèse La fonction Extrait de compte électronique permet d'automatiser le processus de comptabilisation des postes d'encaissement et de décaissement à des fins d'affectation de liquidités ou de rapprochement des soldes de moyens de paiement, et de mise à jour de votre situation de trésorerie. Les différentes banques fournissent des extraits de compte électroniques de format varié comportant divers détails. SAP prend en charge un certain nombre de formats de fichier nationaux et internationaux d'extrait de compte, notamment ceux listés dans la table ci-dessous : Pays Allemagne, Royaume-Uni, Chine États-Unis, Canada, Australie France Autriche, Suisse, Pays-Bas Mexique Italie Espagne Nouvelle-Zélande Japon Format Tous les formats MT940 BAI2 AFB MT940 BBVA CBI CSB PC Business Banking BNZ Zenginkyo (Association des banquiers japonais) Bien que ces formats soient préconfigurés, la prise en compte des caractéristiques propres à chaque banque peut nécessiter la personnalisation plus poussée de la configuration de certaines options, telles que les codes de transaction commerciale. Contactez votre banque pour vérifier les options de format et de communication qui vous sont propres Modalités de paiement électronique Synthèse L'option de gestion Modalités de paiement électronique vous permet de sélectionner les formats de fichier pertinents en vue de la transmission automatique de paiements électroniques à votre ou vos banques. SAP supporte les modalités de paiement sortantes suivantes : Pays France Allemagne Format Format national AFB Format étranger AFB Effet de commerce de type virement commercial (VCOM) Remise d'effets AFB Réaction à un paiement d'effets AFB Format national DTAUS/DTIZV Format étranger DTAZV Virement SEPA Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 183

184 Royaume-Uni États-Unis Autriche Suisse BACS HSBC Lloyds Bank ACH CTX ACH CCD Format national PAYMUL IZV Format étranger PAYMUL AZV Virement SEPA Prélèvement SEPA DME EZAG ISO20022 Prélèvement automatique PostFinance Fichier sortant pour prélèvement bancaire automatique (LSV+) Canada Standard 005 Australie Mexique Italie Danemark Espagne Pays-Bas Nouvelle-Zélande BECS BBVA Modalité de paiement de Banco Nacional de México (Banamex) Modalités de paiement national et étranger CBI Remise d'effets CBI Virement SEPA Prélèvement SEPA Modalités de paiement national et étranger PAYMUL MT940 Prélèvement SEPA Prélèvement PBS Virement bancaire CSB34 CSB19, CSB58, CSB32 (Fichiers de remise d'effets) Modalité de paiement étranger BTL91 Modalité de paiement national CLIEOP03 ISO20022 Virement SEPA Prélèvement SEPA Format national PCBB Ces formats sont déjà préconfigurés pour votre système. Cependant, il faut souvent tenir compte de détails spécifiques de la banque qui peuvent exiger l'adaptation du format de fichier. Contactez votre banque pour vérifier les options de format et de communication qui vous sont propres. Vous pouvez également effectuer des paiements à l'aide d'une modalité de paiement manuel. Pour plus d'informations, voir Modalités de paiement manuel Contrôle des liquidités Synthèse Un contrôle des liquidités est exécuté à chaque création d'un décaissement pour vérifier que les fonds disponibles sont suffisants pour le paiement. Le contrôle des liquidités s'effectue pour tous les décaissements créés dans les postes de travail Comptabilité fournisseurs, Comptabilité clients, Gestion des liquidités et Gestion des paiements. Il inclut les modes de paiement suivants : SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

185 Transfert bancaire émis Virement bancaire émis Chèque émis Effet à payer Aucun contrôle des liquidités n'est effectué pour les paiements d'impôt et les transferts de fonds. Vous pouvez choisir de ne pas lancer de contrôle des liquidités en cochant la case Valider sans affectation des liquidités lorsque vous créez le décaissement. La section suivante explique le fonctionnement du contrôle des liquidités. Flux de processus Lorsqu'un décaissement est créé, un contrôle des liquidités est effectué sur le compte bancaire correspondant. Le système ajoute le montant de la transaction au solde du compte bancaire correspondant et contrôle les zones suivantes dans l'éditeur du compte bancaire : Montant maximum Montant minimum Limite de découvert Le système utilise le solde confirmé du compte bancaire et les liquidités planifiées à une échéance indiquée pour calculer le solde du compte bancaire correspondant. Les avis d'encaissement et de décaissement, les avis de paiement bancaire reçus et émis, et les virements bancaires émis mais non encore transférés sont utilisés pour calculer les liquidités planifiées. Les postes de liquidités attendus, comme un virement bancaire émis mais non encore transféré, sont ainsi enregistrés lors du calcul du solde du compte bancaire. Les virements reçus mais non encore transférés sont toutefois exclus, car il n'en existe aucun enregistrement dans le système. Pour calculer le montant de la transaction, le système compare la devise de la transaction et la devise du compte bancaire. Si elles sont différentes, la devise de transaction est convertie en devise du compte bancaire. Le contrôle des liquidités est effectué de la manière suivante : 1. Le système additionne le montant de la transaction et le solde du compte bancaire. Si le montant obtenu est inférieur à la limite de découvert, le paiement est rejeté. S'il est supérieur à la limite de découvert, le système passe à l'étape suivante du contrôle des liquidités. 2. Le système additionne à nouveau le montant de la transaction et le solde du compte bancaire. Si le résultat est inférieur au montant minimum, le paiement est validé, mais avec des liquidités limitées. La validation du paiement avec des liquidités limitées signifie que le système autorise l'exécution du paiement depuis ce compte. Toutefois, il est préférable d'utiliser un compte bancaire avec une situation des liquidités plus appropriée. Lors de la création de la proposition de paiement, le système utilise en priorité le compte privilégié avant l'autre compte. Si le total du montant de la transaction et du solde du compte bancaire est supérieur au montant minimum, le système passe à l'étape suivante du contrôle des liquidités. 3. Le système additionne à nouveau le montant de la transaction et le solde du compte bancaire. Si le résultat est supérieur au montant maximum, le paiement est validé, mais avec des liquidités limitées. Dans le cas contraire, le paiement est validé avec des liquidités suffisantes. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 185

186 Prévisions de liquidités Les prévisions de liquidités affichent les rentrées et sorties de fonds attendues pour une période future. La période exacte affichée est définie dans la configuration du système. Ces informations vous permettent de surveiller la situation des liquidités et de prendre des décisions d'investissement et de financement à court et moyen terme. Les prévisions de liquidités les plus récentes sont créées et affichées dans la vue Situation de trésorerie et prévisions. La configuration par défaut de la période relative aux prévisions de liquidités est de quatre-vingt dix jours ouvrés. Options système Les options de configuration sont généralement paramétrées par un administrateur. Si vous ne disposez pas des autorisations requises, contactez votre administrateur. Les options suivantes sont pertinentes pour les prévisions de liquidités : Vérifiez que l'entrée Flux de trésorerie et liquidités est activée dans la configuration du système. Pour accéder à cette option de gestion, allez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Traiter le périmètre du projet. À l'étape Sélection du périmètre du projet, vérifiez que le package Gestion des paiements et liquidités est sélectionné dans le domaine Gestion des flux de trésorerie. À l'étape Questions, développez l'élément Gestion des flux de trésorerie et sélectionnez Gestion des paiements et liquidités. Sélectionnez Flux de trésorerie et liquidités et répondez aux questions portant sur les prévisions de liquidités. Dans l'étape Configuration personnalisée, vérifiez et définissez les options sous Options générales pour la gestion des flux de trésorerie et des liquidités. Dans l'étape Configuration personnalisée, vérifiez et définissez les options de l'activité facultative Prévisions de liquidités. Vous pouvez développer la période des prévisions et créer des codes de profil à utiliser dans certaines circonstances. Par exemple, vous pouvez établir un profil de prévisions de liquidités par région (en affectant uniquement des sociétés européennes à un profil particulier). Créer des prévisions de liquidités Conformément aux pratiques d'excellence, vous devez réaliser les prévisions des liquidités une fois toutes les données pertinentes traitées dans les postes de travail Comptabilité fournisseurs, Comptabilité clients, Gestion des taxes et Gestion des paiements, autrement dit plutôt en fin de journée. Vous devez vous assurer que les tâches de rapprochement et d'affectation en cours sont bien terminées et que les réservations des paiements sont validées. Vous devez aussi saisir et télécharger tous les extraits de compte disponibles. Vous obtenez ainsi des prévisions d'une grande précision. 1. Créer un cycle de prévisions Les prévisions des liquidités sont basées sur les données collectées par le cycle de prévisions des liquidités. Vous pouvez créer un nouveau cycle de prévisions dans le poste de travail Gestion des liquidités. Il vous appartient également de choisir d'exécuter le cycle immédiatement ou à un moment ultérieur. Vous pouvez aussi planifier des cycles de prévisions des liquidités à intervalles fréquents et réguliers pour éviter de répéter ces mêmes opérations à chaque création d'une prévisions de liquidités SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

187 Le système recueille toutes les données qui existent dans le système en fonction des paramètres définis dans le cycle de traitement. Vous devez créer et valider tous les documents commerciaux pertinents, chaque fois que nécessaire, pour que le système soit en mesure de capturer les données. Il vous faut, par exemple, valider tous les postes de prévision en planification. Le système recueille les données à partir des sources suivantes : les créances clients, comme les factures et les avoirs clients ; les dettes clients, comme les factures et les avoirs fournisseurs ; le décompte de frais de déplacements professionnels validés ; les mots à payer et à recevoir, comme les postes non soldés des factures validées et des déclarations de taxes ; les encaissements et décaissements ; les postes de prévision en planification validés et ayant une date d'expiration future. Le système collecte les données appropriées des sources citées ci-dessus et les agrège. Le système calcule ensuite la date de ces postes. Les dates sont calculées différemment suivant le poste, comme décrit ci-dessous : Pour les factures clients payées par l'intermédiaire d'un prélèvement automatique, la date des conditions de paiement de l'escompte correspondant aux options de la stratégie de paiement est utilisée. Pour les factures clients utilisant les autres modes de paiement autres que les prélèvements automatiques, la date d'échéance du paiement complet est utilisée. Pour les avoirs, la date d'échéance est utilisée. Pour les postes de taxes en cours des factures validées, le premier jour du mois suivant la date de la facture est utilisé. Pour les déclarations de taxes, la date comptable de la déclaration de taxes est utilisée. Pour les encaissements et les décaissements, la date de valeur est utilisée. Le système calcule la date de valeur différemment pour chaque mode de paiement. Pour les postes de prévision en planification, la date de valeur est utilisée. Paiements en retard Les créances et dettes en cours dont la date d'échéance est antérieure à la date des prévisions de liquidités ainsi que les paiements qui ne sont pas encore affectés à une pièce d'origine sont affichés à la première date des prévisions de liquidités, sous Paiements en retard. Pour afficher les postes en retard avec leur date de valeur initiale, sélectionnez Prévisions de liquidités - Détails de transaction dans le menu contextuel de la zone de montant. Faites glisser l'attribut Date de valeur d'origine de la section Non affiché actuellement à la section Lignes. Pour afficher les prévisions de liquidités sans les postes en retard, vous pouvez par exemple lancer le rapport Prévision des liquidités par niveau de liquidités et cocher la case Exclure les postes en retard. Les postes de prévision en planification ayant expiré ne sont pas non plus affichés dans les prévisions. 2. Affichage des données de prévisions Les prévisions sont affichées dans la sous-vue Prévisions des liquidités, avec le statut En cours de modification. Le système regroupe les sources des transactions des prévisions de liquidité en fonction de la logique cidessous. Tous les postes ayant une valeur positive sont affichés sous Encaissements. Ces postes sont ensuite subdivisés suivant les catégories listées et expliquées ci-dessous. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 187

188 Les recettes clients sont dérivées des factures clients, des paiements des clients comme les paiements par carte de crédit ou par chèque, et envoyées par vos clients. Les recettes inter-sociétés sont dérivées des postes de prévision en planification n'ayant pas expiré. Les recettes fiscales sont dérivées des impôts à recevoir et de la déclaration de TVA, si celle-ci a une valeur positive. Les autres recettes sont dérivées des virements d'un compte bancaire à un autre et des avoirs et paiements fournisseurs. Tous les postes ayant une valeur négative sont affichés sous Décaissements. Ces postes sont ensuite subdivisés suivant les catégories listées et expliquées ci-dessous. Les paiements fournisseurs sont dérivés des factures fournisseurs, des paiements effectués à un fournisseur sous la forme de chèque ou de virement et des avis de paiement que vous envoyez à vos fournisseurs. Les frais des salariés sont dérivés des décompte de frais de déplacements professionnels et du paiement de ces décomptes. Les dettes inter-sociétés sont dérivées des postes de prévision en planification. Les recettes fiscales sont dérivées des impôts à payer et de la déclaration de TVA, si celle-ci a une valeur négative. Pour la vue Prévisions de liquidités par mode de paiement, le système regroupe les modes de paiement en fonction de la logique ci-dessous. Tous les postes ayant une valeur positive sont affichés sous Encaissements. Ces postes sont ensuite subdivisés suivant les catégories listées et expliquées ci-dessous. Les remises de chèques sont dérivées des remises de chèques reçues. Les crédits ACH sont dérivés des virements reçus. Les transferts bancaires reçus sont dérivés des transferts bancaires entrants. Les autres crédits sont dérivés des encaissements par carte de crédit, par prélèvement ou en espèces. Tous les postes ayant une valeur négative sont affichés sous Décaissements. Ces postes sont ensuite subdivisés suivant les catégories listées et expliquées ci-dessous. Les chèques payés sont dérivés des chèques émis. Les débits ACH sont dérivés de tous les virements émis. Les transferts bancaires émis sont dérivés des transferts bancaires sortants. Les autres débits sont dérivés des décaissements par carte de crédit, par prélèvement ou en espèces. Vous pouvez consulter les prévisions en fonction de la source des transactions ou du mode de paiement, de façon quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, dans la sous-vue Prévisions de liquidités. Pour cela, cliquez sur la flèche Afficher et sélectionnez la vue de votre choix. Vous pouvez également afficher les rapports des prévisions selon de nombreux angles en fonction des besoins de votre entreprise. Pour cela, sélectionnez la vue Rapports dans le poste de travail Gestion des liquidités. Vous pouvez, par exemple, consulter les prévisions par devise de transaction sur la période choisie pour faciliter la prise de décision en matière de gestion des devises. Vous pouvez tout aussi facilement classer les données en fonction des sources des transactions et des modes de paiement. 3. Nouveau poste de prévision en planification (Il s'agit d'une étape facultative). Pour inclure de nouveaux postes qui affectent les prévisions de liquidités à venir, mais qui ne sont pas encore capturés par le système (frais de personnel, par exemple), vous devez créer un nouveau poste de prévision en planification. Une fois ce poste saisi, vous devez actualiser les données des prévisions pour obtenir la prévision de liquidités adéquate. Le nouveau poste de prévision en planification SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

189 n'est pris en charge qu'après la mise à jour des données des prévisions. Pour plus d'informations, voir Postes de prévision en planification [Page 189]. La mise à jour des prévisions ne peut avoir lieu que le jour même où la prévision a été créée. Erreurs de collecte des données de prévisions Si une erreur se produit pendant la création des prévisions, celles-ci sont affichées avec le statut Echec de la collecte des données. Vous devez choisir l'id prévision pour afficher les sources des données de prévisions. S'il manque l'une ou les trois sources des données ou si celles-ci ont le statut Incomplet, les prévisions des liquidités échouent et vous devez rapporter un incident. Si les sources des données ont le statut Terminé, vous devez cliquer sur Contrôler et terminer pour afficher un message d'erreur détaillant le problème. Après avoir corrigé l'erreur, cliquez sur Contrôler et terminer. Les prévisions doivent maintenant s'afficher dans la sous-vue Prévisions des liquidités, avec le statut En cours de modification. Par exemple, vous cliquez sur Contrôler et terminer et un message d'erreur s'affiche vous demandant de traiter les taux de change manquants. Vous devez traiter les taux de change manquants. Vous ouvrez le poste de travail Comptabilité générale et cliquez sur Traiter taux de change dans le panneau Tâches courantes. Vous revenez sur la sous-vue Prévisions des liquidités et cliquez sur l'id prévision pour afficher les sources des données de prévisions. Vous cliquez sur Contrôler et terminer. Les prévisions doivent maintenant s'afficher avec un statut En cours de modification Téléchargement du répertoire des banques pour SIX Interbank Clearing (Suisse) Une documentation sur ce sujet est disponible pour la Suisse. Afin de garantir que la version de document spécifique de votre pays est affichée, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Suisse. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte Poste de prévision en planification Synthèse Pour inclure un poste de liquidités attendues qui n'est pas pris en compte par le système, vous devez créer un poste de prévision en planification. Pour afficher vos postes de prévision en planification, allez au poste de travail Gestion des liquidités et sélectionnez Prévisions de liquidités Postes de prévision en planification. Fonctionnalités Pour créer une nouvelle prévision en planification, procédez comme suit : Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 189

190 1. Cliquez sur Créer puis sur Poste de prévision en planification. 2. Saisissez les données pertinentes. Dans la zone Sens du flux de trésorerie, sélectionnez Augmentation pour une créance future et Diminution pour une dette future. Au-delà de la date que vous avez entrée dans la zone Date d'expiration, le poste de prévision en planification n'est plus pris en compte dans les prévisions de liquidités. 3. Sauvegardez et validez le poste de prévision en planification. Autre possibilité : vous pouvez valider le poste de prévision en planification ultérieurement. Pour ce faire, sélectionnez le poste de prévision en planification qui possède le statut En cours de préparation et sélectionnez Actions Valider poste de prévision. Intégration aux prévisions de liquidités Il n'est pas nécessaire de créer des prévisions de liquidités avant de créer un poste de prévision en planification. Le nouveau poste de prévision en planification peut être enregistré dans les prévisions de liquidités de deux manières, selon que les prévisions de liquidités concernées existent déjà ou qu'elles doivent être créées : Si un nouveau cycle de prévisions de liquidités est créé après la validation du poste de prévision en planification, le poste nouvellement créé est automatiquement pris en compte par le cycle de prévisions de liquidités et apparaît dans les prévisions suivantes. Vous pouvez enregistrer le nouveau poste de prévision en planification dans une prévision existante en rafraîchissant les données prévisionnelles. Pour cela, passez à la vue Prévisions de liquidités. Sélectionnez les prévisions de liquidités pertinentes puis Actions Rafraîchir postes de planification. Selon la quantité de données, cette opération peut prendre quelques minutes. Les prévisions mises à jour, y compris votre nouveau poste de prévision en planification, apparaissent dans la vue Prévisions de liquidités. Le rafraîchissement des prévisions ne peut avoir lieu que le jour même où la prévision a été créée. Exemple Daniel Dough est gestionnaire de la trésorerie chez Almika Inc. Il a reçu un avis concernant de futurs frais de personnel via des informations de planification future émanant du service du personnel. Il ouvre la vue Prévisions de liquidités et crée un nouveau poste de prévision en planification. Après avoir sauvegardé et validé le poste de prévision en planification, il peut rafraîchir les prévisions de liquidités et les afficher pour voir si les frais de personnel attendus sont maintenant pris en compte par les prévisions dans la vue Prévisions de liquidités Paiements BVR (Suisse) Synthèse Le bulletin de versement avec numéro de référence (BVR) est l'un des principaux modes de paiement en Suisse. Il s'agit d'un service assuré par Swiss PostFinance et les banques suisses. L'utilisation de ce mode de paiement nécessite l'ajout d'un bulletin de versement à chaque facture ; ce bulletin contient les coordonnées bancaires du fournisseur, notamment un numéro de référence BVR spécial SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

191 Une documentation sur ce sujet est disponible pour la Suisse. Pour afficher la version de document spécifique du pays concerné, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Suisse. Sauvegardez vos options Traitement des paiements à l'aide de BVR (Suisse) Une documentation sur ce sujet est disponible pour la Suisse. Pour afficher la version de document spécifique du pays concerné, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Suisse. Sauvegardez vos options. 6.2 Vues Guide de consultation rapide Données principales (Gestion des liquidités) Vous pouvez accéder aux vues Mes banques, Répertoire des banques, Chambres de compensation, Comptes de chambre de compensation, Stockages de chèques, Stockages d'effets de commerce et Fonds de caisse à partir du poste de travail Gestion des liquidités, sous Données principales. Contexte de gestion Banques et comptes bancaires Les données relatives aux banques et aux comptes bancaires de votre société sont gérées dans le poste de travail Gestion des liquidités, au niveau de la vue Données principales Mes banques. Le système affecte à chaque banque un identifiant de banque unique, appelé ID banque. Un identifiant unique est aussi affecté aux comptes bancaires, appelé ID compte bancaire. Pour plus d'informations, voir Banques et comptes bancaires [Page 176]. Répertoire des banques Le répertoire des banques vous permet de stocker toutes les informations bancaires nécessaires à vos opérations quotidiennes dans un référentiel central. Ce répertoire est entièrement intégré au système et vous pouvez y accéder dans la sous-vue Répertoire des banques de la vue Données principales du poste de travail Gestion des liquidités. Pour plus d'informations, voir Répertoire des banques [Page 168]. Chambres de compensation et comptes chambre de compensation Une chambre de compensation (également appelée acquéreur) est une institution financière ou un prestataire de services qui agit comme un intermédiaire dans le rapprochement des contrats de paiement à terme (les paiements par carte de crédit, par exemple) pour le payeur, le bénéficiaire ou les deux. Une banque peut agir en tant que chambre de compensation. Toutefois, une chambre de compensation n'est pas nécessairement une banque. Dans le système, Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 191

192 les chambres de compensation sont gérées dans le poste de travail Gestion des flux de trésorerie et des liquidités. Les données principales sur les chambres de compensation sont gérées dans la sous-vue Chambres de compensation de la vue Données principales. Les données de compte individuel de chambre de compensation sont gérées dans la sous-vue Compte de chambre de compensation, dans la même vue de poste de travail. Pour plus d'informations, voir Chambres de compensation et comptes chambre de compensation [Page 180]. Modalités de paiement électronique L'option de gestion Modalités de paiement électronique vous permet de sélectionner les formats de fichier pertinents en vue de la transmission automatique de paiements électroniques à votre ou vos banques. Pour plus d'informations, voir Modalités de paiement électronique [Page 183]. Modalités de paiement manuel Lors de la création d'un décaissement, le système doit communiquer ces informations à la banque. Pour plus d'informations, voir Modalités de paiement manuel. Tâches Mettre à jour un enregistrement de banque 1. Dans la vue Mes banques, sélectionnez la banque à mettre à jour. Puis, sélectionnez Traiter Comptes bancaires. 2. Vous mettez à jour les coordonnées des comptes dans l'onglet Comptes bancaires. Cliquez sur Ajouter ligne et saisissez les coordonnées du compte bancaire afin de créer un nouveau compte pour la société. Saisissez les coordonnées du compte, notamment le type de compte et l'iban, dans l'onglet Compte. Vous pouvez, par exemple, indiquer un autre compte pour payer les frais bancaires de ce premier en renseignant la zone Compte bancaire pour frais. Il est possible que vous deviez effectuer fréquemment des transactions en devises étrangères avec ce compte. Pour ce faire, votre banque peut vous donner accès à plusieurs comptes bancaires avec un numéro de compte unique. Pour différencier ces comptes bancaires en interne, vous pouvez saisir un autre numéro de compte bancaire dans la zone Autre numéro de compte et dans la zone ID compte bancaire. Vous devez indiquer une limite de découvert pour le contrôle des liquidités. Ce montant doit être un nombre négatif. Si vous souhaitez garder en dépôt un montant convenu avec votre banque, saisissez-le dans la zone Montant minimal. De la même façon, si vous voulez que le montant en dépôt soit inférieur à un montant donné, indiquez-le dans la zone Montant maximal. Ces zones facultatives sont utilisées par le contrôle des liquidités. Pour plus d'informations, voir Contrôle des liquidités [Page 184]. 3. Vous pouvez mettre à jour les modalités de paiement autorisées pour cette banque dans l'onglet Modalités de paiement. Il s'agit des modalités autorisées pour effectuer des paiements à partir des comptes société détenus dans cette banque. Vous devez mettre à jour l'onglet Modalités de paiement avant d'actualiser les modes de paiement des comptes bancaires associés. Les modes de paiement disponibles sont définis par les modalités de paiement que vous sélectionnez. Par exemple, si vous entrez US ACH dans l'onglet Modalités de paiement de la banque, vous pouvez alors sélectionner Crédits ACH dans l'onglet Modes de paiement du compte bancaire. Cliquez sur l'onglet Comptes bancaires, sélectionnez un compte bancaire et cliquez sur l'onglet Modes de paiement pour afficher les modes de paiement sélectionnés pour le SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

193 compte bancaire. Les modes Chambre de compensation et Chèque sont disponibles par défaut car ils ne requièrent aucune modalité de paiement spécifique. 4. Vous pouvez créer et traiter des séquences de chèques pour ce compte dans l'onglet Séquences de chèques. Il est possible de fractionner et supprimer des séquences. Cependant, vous ne pouvez pas fractionner les séquences de chèques qui ont été utilisées dans des paiements automatiques. Si vous voulez émettre des chèques depuis ce compte, cochez la case Utilisé dans les paiements automatiques. Vous permettez ainsi au système d'extraire les numéros de chèques automatiquement de ce compte. Ce numéro sera utilisé pour les chèques dans des paiements automatiques. Si Paiements automatiques est activé, le numéro de chèque est automatiquement fourni à l'activité rapide Nouveau chèque émis. 5. Sauvegardez et fermez les enregistrements de banque mis à jour. Pour ouvrir la banque à partir de la liste affichée dans la sous-vue Mes banques, sélectionnez l'id voulu dans la colonne ID ma banque. Ces informations visent à expliquer comment mettre à jour vos enregistrements de banque dans le système. Pour plus d'informations sur l'éditeur, voir Banques et comptes bancaires [Page 176]. Créer manuellement une entrée dans le répertoire des banques 1. Ouvrez la sous-vue Répertoire des banques. 2. Sélectionnez Nouveau, puis Entrée dans le répertoire des banques. 3. Renseignez le Nom de la banque et sélectionnez le Pays. Si vous avez indiqué dans la configuration de gestion que vous vouliez utiliser plusieurs scripts, vous pouvez représenter certaines données principales, telles que les données de nom et d'adresse, dans différents scripts. La zone Script est disponible et pour sélectionner un script différent du script par défaut, sélectionnez Ajouter. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, les scripts sélectionnables sont ceux qui ont été définis comme actifs dans la configuration de gestion. Marquez le script requis et sélectionnez OK. Vous pouvez également supprimer les scripts qui n'ont pas été indiqués par défaut (dans la configuration de gestion) et les ajouter à nouveau au besoin. Pour plus d'informations, voir Utiliser plusieurs scripts. 4. Pour afficher toutes les zones pouvant être traitées, cliquez sur Afficher tout. Les informations supplémentaires suivantes sont affichées : Dans la table Codes d'identification bancaire, vous pouvez entrer plusieurs détails de code d'identification bancaire pour une même entrée dans le répertoire des banques. Vous pouvez ensuite sélectionner l'une de ces informations comme détails du code d'identification bancaire par défaut pour cette entrée. Sous Agences affectées, vous pouvez entrer les coordonnées individuelles de plusieurs agences. 5. Sélectionnez Sauvegarder et fermer. Si les données saisies sont cohérentes, l'entrée du répertoire des banques est sauvegardée et affichée dans la sous-vue Répertoire des banques avec le statut Actif. Télécharger un fichier de répertoire des banques 1. Ouvrez la sous-vue Répertoire des banques. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 193

194 2. Cliquez sur Créer, puis sélectionnez Téléchargement du fichier de répertoire des banques. 3. Sélectionnez le format. Cette information indique à la fois le fournisseur du fichier de répertoire des banques et le format utilisé (par exemple, Accuity XML, Accuity XML (ZIP), Deutsche Bundesbank ou SAP Template). Pour télécharger un fichier de répertoire des banques d'un fournisseur ne figurant pas dans la liste déroulante de la zone Format, sélectionnez Modèle SAP. Avant de télécharger le fichier, vérifiez que les données qu'il contient respectent le format pris en charge par SAP et fourni dans le modèle. Pour plus d'informations, voir Format SAP pour le téléchargement du répertoire des banques. En sélectionnant SIX Paynet - CH, vous pouvez seulement télécharger le fichier de répertoire des banques en un format ASCII compressé ou décompressé. Il n'est pas possible de télécharger le fichier au format Microsoft Excel. Les fichiers téléchargés au format ASCII indiquent uniquement les données du siège et de l'agence principale, et non les données de succursale (colonne G, type BC, au format Microsoft Excel). 4. Vous pouvez entrer une description pour vous aider à identifier le fichier plus tard, dans l'historique des téléchargements. 5. Pour mettre à jour et remplacer toutes les entrées de répertoire des banques existantes, dont celles des autres fournisseurs et les entrées créées manuellement, cochez la case Remplacer les entrées existantes. Lorsque vous téléchargez un fichier de répertoire des banques d'un fournisseur, les entrées du répertoire des banques de ce même fournisseur sont toujours remplacées. 6. Pour télécharger le fichier de répertoire des banques, cliquez sur Ajouter et sélectionnez le fichier. 7. Pour vérifier vos entrées et préparer le fichier pour traitement, sélectionnez Suivant. 8. Pour télécharger votre fichier pour traitement, sélectionnez Terminer. Une fois le traitement du fichier terminé, les données bancaires contenues dans le fichier sont affichées au niveau de la sous-vue Répertoire des banques. Pour afficher le fichier de répertoire des banques et le statut global de traitement du fichier, cliquez sur Historique des téléchargements de fichiers dans la sous-vue Répertoire des banques. Si le statut global est rouge, vous pouvez corriger les erreurs dans le fichier et relancer le traitement de celui-ci. Créer un compte chambre de compensation 1. Ouvrez la sous-vue Comptes chambre de compensation. 2. Cliquez sur Créer, puis sur Compte chambre de compensation. L'éditeur Compte chambre de compensation est affiché. 3. Sous Compte chambre de compensation, saisissez l'id chambre de compensation et le numéro utilisé par la chambre de compensation pour identifier votre société dans la zone ID commerçant. Sélectionnez l'id de la société qui utilisera le compte dans la zone ID société. Vous pouvez également indiquer la durée de validité du compte. 4. Vous avez également trois onglets à compléter : Compte SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

195 Dans la zone Numéro de compte, saisissez un identifiant interne. Cette information est donnée à titre indicatif. Dans la zone Devise, sélectionnez la devise que la chambre de compensation utilisera pour votre société. Vous devez également sélectionner l'id du compte bancaire sur lequel la chambre de compensation effectuera les paiements. Le cas échéant, sélectionnez votre prestataire de services de carte de crédit dans la zone Prestataire pour opérations de paiement. Devise privilégiée Sélectionnez les devises que ce compte chambre de compensation traitera. Si, par exemple, vous saisissez la devise EUR, tous les paiements par carte de crédit effectués en euro seront traités par ce compte. Si aucune devise n'est sélectionnée, le compte traitera les paiements par carte de crédit dans toutes les devises prises en charge. Vous pouvez gérer plusieurs devises pour le même compte. Type de carte de crédit Dans la colonne Type de carte de crédit, sélectionnez les types de carte, comme VISA ou Mastercard, qui seront traités par le compte. Si vous voulez sélectionner ce compte comme opérateur exclusif d'un type de carte de crédit spécifique, cochez la case Par défaut. Tous les paiements par carte de crédit effectués avec ce type de carte seront traités par ce compte. Saisissez également la période de validité de l'autorisation dans la colonne Jours de validité de l'autorisation. Dans la plupart des cas, le prestataire de services de carte de crédit vous communique le nombre de jours de validité de l'autorisation après avoir luimême reçu cette information de l'établissement chargé du traitement des paiements (la chambre de compensation). Il vous appartient de saisir cette information manuellement. Le système référence automatiquement la date de validité de l'autorisation contenue dans une demande d'autorisation électronique. Si la demande ne comporte pas cette date, la date de validité est calculée à l'aide de la durée de validité de l'autorisation que vous avez saisie. Dans ce cas, le système calcule automatiquement la date de validité de l'autorisation en ajoutant la date courante et la durée de validité que vous avez saisie. Si vous ne renseignez pas la colonne Durée de validité de l'autorisation, la date du jour est utilisée comme date de validité de l'autorisation. La transaction sera traitée par le système mais ne sera pas autorisée car la période d'autorisation sera nulle. 5. Cliquez sur Sauvegarder, puis sur Fermer pour activer le compte. Créer un stockage des chèques 1. Ouvrez la vue Stockages de chèques. 2. Sélectionnez Créer Stockage des chèques et saisissez les données voulues. Remarque relative à la zone Type de site : Si le stockage des chèques doit être utilisé comme remise de chèques, sélectionnez Interne. SAP vous recommande de créer un seul stockage de chèques par société. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 195

196 Si le stockage des chèques doit être utilisé sous la forme lockbox, sélectionnez Banque. SAP vous recommande de créer un seul stockage de chèques par société et prestataire. 3. Sauvegardez le nouvel enregistrement. Pour plus d'informations, voir Intervalles de numéros de chèques et numéros de chèques pour chèques émis [Page 174]. Créer un fonds de caisse 1. Cliquez sur Créer puis sélectionnez Nouveau fonds de caisse. Dans l'écran Nouveau fonds de caisse, saisissez les données de base relatives à votre nouveau fonds. Outre l'id fonds de caisse, vous indiquez la devise, par exemple. Un fonds de caisse ne peut être créé que dans une seule devise. Vous devez également saisir le groupe de détermination des comptes. Si vous voulez affecter la responsabilité du nouveau fonds de caisse à une personne précise, saisissez son nom dans la zone Responsable. Si vous voulez que cette personne soit la seule autorisée à utiliser ce fonds de caisse, cochez également la case Autorisation restreinte. 2. Cliquez sur Sauvegarder. Si vous voulez traiter vos paiements en espèces dans différentes devises, vous devez créer des fonds de caisse supplémentaires. Fermer un fonds de caisse 1. Si vous voulez fermer un fonds de caisse devenu inutile, sélectionnez-le dans la colonne ID fonds de caisse. 2. Dans l'écran Fonds de caisse : <nom du fonds de caisse>, cliquez sur Actions puis sélectionnez Fermer fonds de caisse. Vous pouvez uniquement fermer un fonds de caisse si les écritures présentent un solde nul. Autrement dit, vous devez vous assurer que les soldes de caisse sont transférés vers un autre fonds de caisse ou vers un compte bancaire Guide de consultation rapide Situation de trésorerie Vous pouvez accéder à la vue Situation de trésorerie à partir du poste de travail Gestion des liquidités sous Situation de trésorerie. La vue Situation de trésorerie permet au gestionnaire de la trésorerie de connaître la situation de trésorerie à la date du jour. La détermination de la situation de trésorerie inclut l'agrégation de tous les encaissements et décaissements planifiés pour la date courante et vise à déterminer si les liquidités sont excédentaires ou si un emprunt est nécessaire. Cette activité intervient généralement après la collecte des informations de flux de trésorerie et le traitement des fichiers d'extrait de compte ainsi que des fichiers lockbox. La situation de trésorerie fournit des informations consolidées sur l'ensemble des mouvements de trésorerie attendus à l'échelle de l'organisation. Vous pouvez l'utiliser afin d'obtenir une synthèse des rentrées et sorties de fonds attendues à la date du jour, ventilées par mode de paiement et par banque. Les soldes initiaux, les encaissements, les décaissements, le flux de trésorerie SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

197 net et le solde final sont affichés. Pour incorporer dans la situation de trésorerie des postes et paiements non inclus dans le système, vous pouvez entrer des avis de paiement bancaire manuels. Contexte de gestion Situation de trésorerie La situation de trésorerie affiche le solde bancaire réel et les détails des transactions tels qu'ils figurent dans les extraits de compte de la veille. Pour plus d'informations, voir Situation de trésorerie [Page 167]. Gestion des flux de trésorerie et des liquidités Le scénario de gestion Gestion des flux de trésorerie et des liquidités permet aux professionnels de la comptabilité financière dans les moyennes entreprises de respecter rapidement et efficacement les échéances imposées par les flux de trésorerie, et d'instaurer une gestion plus transparente de la situation des liquidités de la société. Il inclut les informations de flux de trésorerie telles que les dettes, les créances et les taxes, ainsi que la gestion des paiements et des liquidités. Il rationnalise aussi le cycle quotidien de gestion des flux de trésorerie en collectant et agrégeant automatiquement ces informations. Ce scénario aborde le cycle de gestion des flux de trésorerie de l'instantané des liquidités courant jusqu'aux prévisions et analyse les étapes menant à l'optimisation des flux de trésorerie générés par les virements/transferts ou d'autres stratégies ayant une incidence sur les flux en question. Pour plus d'informations, voir Gestion des flux de trésorerie et des liquidités. Tâches Créer un virement d'un compte bancaire à un autre 1. Dans la section Tâches courantes, sélectionnez Nouveau virement d'un compte bancaire à un autre. 2. Sélectionnez un mode de paiement (virement ou transfert bancaire, par exemple). Vous saisissez ensuite le montant de la transaction et sélectionnez la société. Vous devez saisir une date d'exécution. La date du jour est automatiquement affichée par défaut dans cette zone. Vous pouvez aussi saisir une date comptable. La date du jour est également affichée par défaut dans cette zone. Ceci tient du fait que les virements d'un compte bancaire à l'autre sont souvent exécutés le jour même de leur création. 3. Sélectionnez l'id compte bancaire des comptes intervenant dans le virement. Si vous sélectionnez le mode de paiement Virement bancaire, les zones Date de valeur de débit et Date de valeur de crédit sont automatiquement renseignées pour les deux comptes bancaires. 4. Une fois que vous avez saisi et vérifié les informations, cliquez sur Comptabiliser. Le virement bancaire est affiché dans la vue Moniteur des paiements avec le statut Prêt pour virement. 5. Un fichier de paiement doit être créé au format qui convient et transmis à la banque ou au logiciel bancaire en vue de son traitement. Cette opération peut se faire automatiquement ou manuellement. Le cycle de support de paiement permet l'exécution automatique de cette activité. Le fichier peut aussi être créé manuellement dans la vue Moniteur des paiements. Vous sélectionnez le virement et cliquez sur Actions pour opérations bancaires, puis sur Créer fichier de paiement. Une fois le nouveau fichier de paiement créé, accédez à la sous-vue Fichiers sortants de la vue Gestion des fichiers. Le fichier sortant pour votre Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 197

198 virement bancaire s'affiche ici. Sélectionnez le fichier et cliquez sur Traiter. L'écran Fichier sortant apparaît. Le nouveau fichier de paiement réel transmis à la banque peut être consulté à partir de l'onglet Pièce jointe dans l'écran du fichier de paiement. Pour transmettre le fichier à la banque, sauvegardez-le dans la fenêtre du navigateur de votre ordinateur local Guide de consultation rapide Gestion de fichiers Vous pouvez accéder aux vues Fichiers entrants et Fichiers sortants à partir du poste de travail Gestion des liquidités, sous Gestion de fichiers. La vue Gestion de fichiers permet au gestionnaire de la trésorerie de surveiller tous les fichiers électroniques entrants et sortants à traiter, notamment les fichiers d'extrait de compte et les fichiers de paiement. Les fichiers d'extrait de compte peuvent être entrés manuellement dans le système, où ils sont ensuite traités automatiquement. Les fichiers de paiement peuvent aussi être télédéchargés afin de poursuivre leur traitement, par exemple avec un logiciel bancaire externe. Contexte de gestion Extraits de compte L'obtention d'informations à jour sur le statut de vos comptes bancaires constitue un aspect crucial de la gestion efficace des flux de trésorerie. Pour plus d'informations, voir Extraits de compte. Lorsqu'un fichier d'extrait de compte est téléchargé, les lignes de note sont automatiquement copiées dans les descriptions de poste correspondantes. Avant de valider un extrait de compte, vous pouvez entrer manuellement une description de pièce (texte d'en-tête) et adapter les descriptions de poste individuelles. Les descriptions de poste sont utilisées pour l'affectation automatique du paiement (affectations ou écritures). En cas d'impossibilité d'affecter complètement l'extrait de compte, une tâche est créée automatiquement dans la réserve de travail Gestion des paiements. Remarque : si vous voulez qu'une tâche soit toujours créée pour la validation d'un extrait de compte, vous devez définir les options de configuration correspondantes dans l'activité Gestion des tâches de gestion pour Gestion des paiements et liquidités. En définitive, la description de pièce (texte d'en-tête) et les descriptions de poste apparaissent dans l'écriture au journal. Formats de fichier d'extrait de compte électronique La fonction Extrait de compte électronique permet d'automatiser le processus de comptabilisation des postes d'encaissement et de décaissement à des fins d'affectation de liquidités ou de rapprochement des soldes de moyens de paiement, et de mise à jour de votre situation de trésorerie. Pour plus d'informations, voir Formats de fichier d'extrait de compte électronique [Page 183] SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

199 Avis de paiement bancaire Avis de paiement bancaire Synthèse Un avis de paiement bancaire contient les postes de la situation de trésorerie qui ne sont pas collectés automatiquement par les référentiels intégrés. L'avis de paiement bancaire agit comme une note qui garantit que le poste apparaît dans la situation de trésorerie courante. Vous devez remplacer l'avis de paiement bancaire par un enregistrement de transaction dans l'extrait de compte suivant. SAP prend en charge plusieurs formats de fichiers nationaux et internationaux (le format V11 pour la Suisse et CREMUL pour l'autriche, par exemple) pour les avis de paiement bancaire. La vue Avis de paiement bancaire du poste de travail Gestion des liquidités vous permet de consulter le détail de chaque avis de paiement bancaire saisi dans le système. Situation de trésorerie et prévisions de liquidités Le nouvel avis de paiement bancaire est affiché dans la situation de trésorerie et les prévisions de liquidités dans la vue Situation de trésorerie. Vous devrez peut-être rafraîchir la vue pour afficher la situation de trésorerie. Vous pouvez consulter tous les avis de paiement bancaire de votre société, regroupés en fonction de leur statut, dans la vue Avis de paiement bancaire du poste de travail Gestion des liquidités. Dans cette vue, vous pouvez valider les avis de paiement bancaire qui ont le statut En préparation. Vous pouvez aussi contrepasser (annuler) et modifier les avis de paiement existants. Les avis de paiement bancaire ayant le statut Validé sont les seuls avis affichés dans la situation de trésorerie. Pour plus d'informations, voir Avis de paiement bancaire [Page 173]. Tâches Télédécharger un fichier sortant 1. Passez au poste de travail Gestion des liquidités, sélectionnez la vue Gestion de fichiers, puis la sous-vue Fichiers sortants. 2. Sélectionnez le fichier que vous voulez afficher et cliquez sur Traiter pour ouvrir le fichier sortant. Pour afficher tous les fichiers sortants qui ont été télédéchargés et envoyés à la banque, cliquez sur Afficher et sélectionnez Validé pour transfert. Pour afficher tous les fichiers qui restent à télédécharger, cliquez sur Afficher et sélectionnez En cours de validation. 3. Contrôlez les détails du fichier sortant dans l'onglet Pièce jointe. Pour afficher le fichier sortant, cliquez sur le nom du fichier dans la colonne Titre du document. Pour télédécharger le fichier, cliquez sur Télédécharger et sauvegardez le fichier sur votre ordinateur. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 199

200 Vous pouvez également télédécharger le fichier en cliquant sur Télédécharger fichier dans l'écran de synthèse Fichiers sortants. Si les données du fichier ne sont pas valides ou si la banque refuse le fichier de paiement, vous pouvez également annuler ou rejeter le fichier sortant. Cliquez sur Actions et sélectionnez l'action appropriée à effectuer. Le statut des paiements inclus dans un fichier annulé ou rejeté est modifié en Non transféré. Vous pouvez créer un nouveau fichier pour ces paiements une fois que vous avez corrigé l'erreur d'origine. 4. Pour valider le fichier sortant, cliquez sur Valider. Cette action vous permet de différencier les fichiers télédéchargés et en cours de traitement par la banque des fichiers restant à télédécharger. Ainsi, les fichiers ayant le statut Validé pour transfert ont été télédéchargés et sont disponibles pour la suite du traitement, alors que les fichiers ayant le statut Validation en cours restent à télédécharger. 5. Une fois que vous avez reçu le fichier d'extrait de compte et vérifié que le traitement du fichier par votre banque s'est bien déroulé, ouvrez la sous-vue Fichiers sortants. Pour modifier le statut du fichier en Confirmé, cliquez sur Actions, puis sur Confirmer. Télécharger un fichier entrant 1. Dans la vue Gestion de fichiers, sélectionnez la sous-vue Fichiers entrants. 2. Sélectionnez le registre des fichiers de la société pour laquelle vous voulez télécharger l'extrait de compte. 3. Cliquez sur Nouveau et sélectionnez Fichier entrant. L'activité rapide Nouveau fichier entrant s'affiche. 4. Sélectionnez votre type de fichier dans la liste et la banque émettrice. 5. Dans la section Pièces jointes, cliquez sur Ajouter Fichier et entrez les informations concernant le fichier. S vous le souhaitez, vous pouvez aussi entrer un titre et indiquer un type de pièce. Cliquez ensuite sur Ajouter. Pour vérifier que vous avez sélectionné la pièce souhaitée, sélectionnez-la et cliquez sur Afficher. 6. Pour importer le fichier et le sauvegarder, cliquez sur Lancer le téléchargement de fichier. 7. Votre extrait de compte apparaît désormais dans la sous-vue Fichiers entrants avec le statut En cours de traitement. Si vous avez téléchargé par erreur un fichier incorrect, cliquez sur Traiter et sélectionnez-en un nouveau. Autrement, vous pouvez confirmer le fichier d'extrait de compte en cliquant sur Actions, puis en sélectionnant Marquer comme confirmé. Le fichier d'extrait de compte doit maintenant avoir le statut Terminé. Pour marquer un fichier comme erroné, vous pouvez également cliquer sur Actions et sélectionner Marquer comme erroné SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

201 Si votre fichier d'extrait de compte a le statut Erreur en cours de traitement, consultez les messages d'erreur correspondants pour déterminer la cause du problème. Pour afficher les résultats de l'importation de l'extrait de compte, ouvrez la vue Extraits de compte et recherchez l'extrait de compte pertinent. Le statut de cohérence de l'extrait de compte doit être Cohérent. Le système effectue des contrôles de cohérence pour vérifier que le solde initial du fichier d'extrait de compte correspond au solde final du dernier extrait. Il vérifie également que la date d'extrait de l'extrait de compte actuel n'est pas antérieure à la date d'extrait de l'extrait de compte précédent et s'assure que l'id extrait est consécutif. Si l'id extrait n'est pas consécutif et que le système est configuré pour créer une tâche en présence de ce type d'extrait de compte, l'extrait est sauvegardé avec l'id extrait actuel et le statut Cohérent, puis une tâche est créée pour informer l'utilisateur de l'écart. Si l'extrait de compte précédent existe dans le système, les soldes initial et final ne sont pas contrôlés. Si le solde initial, le solde final ou la date de l'extrait sont incorrects, l'extrait de compte est sauvegardé avec le statut Incohérent. Si le système est configuré de sorte à créer des tâches pour les extraits de compte incohérents, une tâche de contrôle de l'extrait de compte incohérent est créée. Pour afficher l'extrait de compte concerné, sélectionnez son ID extrait. Importer et vérifier des fichiers lockbox 1. Passez au poste de travail Gestion des liquidités et ouvrez la sous-vue Fichiers entrants de la vue Gestion de fichiers. 2. Le fichier lockbox à télécharger ne contient pas d'informations sur la société ni les détails du compte du bénéficiaire ; il comporte uniquement les détails du compte du payeur. Vous devez donc affecter le fichier lockbox à une société pour que le paiement soit reconnu dans le système. 3. Pour afficher l'activité rapide Nouveau fichier entrant, cliquez sur Nouveau et sélectionnez Nouveau fichier entrant. 4. Sélectionnez le type de fichier Lockbox dans la liste déroulante Type de fichier. Saisissez l'expéditeur du fichier lockbox dans la zone Expéditeur ou sélectionnez-en un à l'aide de la liste déroulante. L'expéditeur peut être une banque proposant un service de fournisseur lockbox ou un fournisseur lockbox tiers. Lorsque vous sélectionnez l'expéditeur, le système affiche automatiquement votre compte bancaire auprès du fournisseur, avec le code d'identification bancaire extrait du registre des fichiers de paiement de la société. 5. Cliquez sur Ajouter et sélectionnez Fichier. Saisissez le nom du fichier à télécharger ou naviguez jusqu'à son emplacement. Par ailleurs, si vous le souhaitez, vous pouvez saisir un titre dans la zone Titre et indiquer un type de pièce. Cliquez ensuite sur Ajouter. Pour vérifier que vous avez sélectionné la pièce souhaitée, sélectionnez-la et cliquez sur Afficher. 6. Cliquez sur Lancer le téléchargement de fichier. Cette fonction procure un gain de temps important car le système exécute automatiquement les actions suivantes : Le fichier est validé. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 201

202 Des lots lockbox sont créés. Les chèques contenus dans les lots sont créés dans le système. Ces chèques sont validés pour rapprochement (le fichier contient aussi les données de l'avis de paiement). L'affectation des paiements et le rapprochement sont exécutés automatiquement pour ces chèques. 7. Votre fichier lockbox apparaît désormais dans la sous-vue Fichiers entrants avec le statut En cours de traitement. Si vous avez téléchargé par erreur un fichier incorrect, cliquez sur Traiter et sélectionnez-en un nouveau. Autrement, vous pouvez confirmer le fichier lockbox en cliquant sur Actions, puis en sélectionnant Marquer comme confirmé. Le fichier lockbox doit maintenant avoir le statut Terminé. Pour marquer un fichier comme erroné, vous pouvez également cliquer sur Actions et sélectionner Marquer comme erroné Guide de consultation rapide Extraits de compte La vue Extraits de compte est disponible dans le poste de travail Gestion des liquidités sous Extraits de compte. La vue Extraits de compte affiche le statut et les détails de transaction des extraits de compte reçus de la part de vos banques. Vous pouvez voir les soldes d'ouverture et de clôture de chaque extrait pour chaque banque effectuant le reporting. Vous pouvez aussi saisir manuellement des extraits de compte papier dans le système. En outre, vous pouvez consulter les extraits de compte importés depuis la vue Gestion de fichiers. Contexte de gestion Extraits de compte [Page 171] Tâches Télécharger un extrait de compte 1. Dans la vue Extraits de compte, cliquez sur Créer Téléchargement d'extrait de compte. 2. Dans l'écran Nouveau fichier entrant, sélectionnez le type de fichier dans la liste et la banque de l'expéditeur dans l'aide à la saisie de la zone ID banque. 3. Dans la section Pièces jointes, cliquez sur Ajouter Fichier et entrez les informations concernant le fichier. S vous le souhaitez, vous pouvez aussi entrer un titre et indiquer un type de pièce. Cliquez sur Ajouter. Vous pouvez vérifier que vous avez sélectionné le bon document en le sélectionnant, puis en cliquant sur Afficher. 4. Pour importer et sauvegarder le fichier, cliquez sur Lancer téléchargement de fichier SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

203 5. Votre extrait de compte apparaît désormais dans la vue Fichiers entrants avec le statut En cours de traitement. Si vous avez par erreur téléchargé un fichier incorrect, vous pouvez cliquer sur l'id du fichier et en sélectionner un nouveau. Sinon, vous pouvez confirmer le fichier d'extrait de compte en cliquant sur Actions puis sur Marquer comme confirmé. Le fichier d'extrait de compte doit maintenant avoir le statut Terminé. Pour marquer un fichier comme erroné, vous pouvez également cliquer sur Actions et sélectionner Marquer comme erroné. Si votre fichier d'extrait de compte a le statut Erreur en cours de traitement, consultez les messages d'erreur correspondants pour déterminer la cause du problème. Saisir manuellement un extrait de compte 1. Cliquez sur Créer Extrait de compte et entrez les données requises. Le système renseigne automatiquement la zone ID compte bancaire avec l'id du compte bancaire utilisé dans l'extrait précédent. Le solde final n'est pas calculé automatiquement. Reprenez cette information de votre extrait de compte le plus récent. 2. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape Sélectionner postes. À cette étape, vous pouvez voir les paiements initiés en interne de l'extrait de compte sélectionné. Pour affecter directement un paiement au poste de l'extrait de compte, activez le code Sélectionné. Par conséquent, au cours de l'étape suivante, le statut Poursuite du traitement de ce poste devrait être Non pertinent. Pour choisir un poste à traiter avec cet extrait de compte, activez le code Sélectionné. Les différents virements bancaires sont affichés pour chaque modalité de paiement. Dans cette étape, vous pouvez confirmer les virements bancaires individuels. Si la banque a confirmé ces virements bancaires sous la forme d'un lot, vous devez entrer manuellement les virements bancaires individuels à l'étape suivante. Vous devez saisir l'id du message de paiement dans la zone ID document comme référence. Cliquez sur Suivant. Si la case Avis de paiement est cochée pour un poste, il existe une entrée correspondante pour ce poste. Cela signifie que vous n'avez pas à entrer d'informations provenant de l'extrait de compte dans l'avis de remise. Cette opération est exécutée automatiquement. 3. Vous pouvez traiter un poste d'extrait de compte déjà créé ou en créer un nouveau. Pour traiter un poste existant, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur Détails poste. Vous pouvez entrer des valeurs dans les colonnes Montant des frais bancaires, Montant au débit et Montant au crédit pour le poste. Vous pouvez aussi traiter les données de transaction et de compte bancaire pour les différentes factures que contient le poste. Pour créer un nouveau poste, cliquez sur Ajouter ligne. Entrez les valeurs pertinentes dans les colonnes Mode de paiement, ID client/fournisseur, Numéro de facture, Montant des frais bancaires, Montant au débit et Montant au crédit. Cliquez sur Suivant. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 203

204 4. Contrôlez les détails de l'extrait de compte saisi. Si vous ne voulez pas comptabiliser l'extrait immédiatement, cliquez sur Sauvegarder afin d'en enregistrer une copie. Pour sauvegarder et valider l'extrait de compte, cliquez sur Comptabiliser. 5. Cliquez sur Fermer pour revenir à la vue Extraits de compte. Suivant votre configuration de gestion, le nouvel extrait de compte est validé pour approbation ou ajouté à la liste des extraits de compte de la vue Extraits de compte Guide de consultation rapide Moniteur des paiements La vue Moniteur des paiements vous permet de suivre et de gérer tous les encaissements et décaissements de votre société. Vous pouvez filtrer les paiements par date, bénéficiaire ou statut, afin, par exemple, d'afficher les paiements obsolètes qui ont été annulés, renvoyés ou refusés. Vous pouvez créer des paiements ou saisir des paiements créés manuellement hors du système. Vous pouvez également visualiser les détails de paiement de chaque poste. Ces détails varient selon le mode de paiement et le statut du paiement, par exemple : données sur la remise d'un chèque reçu ou raison de l'invalidation d'un chèque. Vous pouvez accéder à la vue Moniteur des paiements depuis le poste de travail Gestion des paiements ou depuis le poste de travail Gestion des liquidités sous Moniteur des paiements. Tâches Créer un paiement 1. Cliquez sur Nouveau paiement par, puis sélectionnez le mode de paiement approprié. Vous pouvez créer les types de paiement suivants : Virement bancaire émis ou transfert bancaire émis Chèque émis Chèque reçu ou chèques multiples 2. Saisissez les détails pertinents pour le mode de paiement que vous avez sélectionné. Ces détails dépendent du mode de paiement sélectionné. 3. Les paiements peuvent être créés avec une référence à un poste non soldé, un compte client ou fournisseur ou ils peuvent être directement comptabilisés sur un compte général. Pour les types d'encaissement et de décaissement sélectionnés, vous pouvez indiquer dans les options de configuration si des tâches d'approbation doivent être générées pour ce poste de travail pour des modes de paiement spécifiques et en cas de dépassement d'un montant seuil indiqué. Ces options sont disponibles dans la configuration personnalisée, sous Gestion des tâches de gestion pour paiements et liquidités. Créer un virement bancaire émis ou un transfert bancaire émis 1. Allez au poste de travail Gestion des liquidités ou Gestion des paiements et ouvrez la vue Moniteur des paiements SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

205 Vous pouvez également effectuer cette tâche dans la vue Moniteur des comptes fournisseurs du poste de travail Comptabilité fournisseurs. 2. Cliquez sur Nouveau paiement par, puis sélectionnez Virement bancaire émis ou Transfert bancaire émis. 3. Saisissez les détails pertinents pour le virement ou le transfert. Les zones suivantes, indiquées par un astérisque (*), sont obligatoires : ID société, Montant du paiement, Bénéficiaire et Banque du bénéficiaire. Sélectionnez l'id du compte bancaire à partir duquel effectuer le paiement. Si vous ne voulez pas que le compte bancaire fasse l'objet d'un contrôle de liquidités préalablement à la comptabilisation du virement/transfert, cochez la case Affectation de liquidités non requise. 4. Cliquez sur Compléter coordonnées bancaires. Les zones ID compte bancaire et Nom de la banque sont renseignées automatiquement dans la mesure du possible. Pour saisir des informations facultatives, comme les instructions de paiement, ou modifier le type de virement (en virement international, par exemple), cliquez sur Afficher tout afin d'afficher toutes les zones disponibles. Pour accéder aux options utilisées par le système afin de renseigner vos coordonnées bancaires et données de paiement, cliquez sur Vous pouvez également et sélectionnez Ouvrir options de banque et de paiement. Les instructions de paiement sont des services supplémentaires proposés par votre banque pour renforcer la sécurité des transactions (appeler la banque du bénéficiaire avec notification d'un paiement, par exemple). Ces services sont uniquement disponibles pour les virements internationaux. Il incombe à votre banque de vous informer des instructions de paiement qu'elle propose et des frais supplémentaires liés à leur utilisation. Si le virement a déjà été effectué en dehors du système, vous ne devez créer aucun fichier de paiement. Si vous ne voulez pas créer de fichier de paiement pour ce virement, cochez la case Créer paiement manuellement. Vous pouvez également sélectionner la prise en charge des frais bancaires générés par le virement. Si vous ne voulez pas exécuter le virement bancaire immédiatement, vous pouvez entrer dans la zone Date de traitement bancaire la date à laquelle vous voulez que la banque exécute la transaction. Si vous cliquez sur Compléter données bancaires après avoir entré cette date, les zones Date de valeur bancaire attendue et Date comptable sont renseignées automatiquement. 5. Déterminez si vous voulez affecter le virement à des postes non soldés ou l'enregistrer directement sur le compte général sans affecter le paiement. Pour affecter le virement bancaire à des postes non soldés, sélectionnez Référence à des postes. Les postes non soldés relatifs au compte fournisseur ou client s'affichent. Vous pouvez alors rapprocher le virement bancaire de ces postes non soldés. Vous pouvez également appliquer des remises à ces postes. Si vous voulez payer des postes au nom d'un autre client ou fournisseur, cliquez sur Comptes puis sélectionnez Ajouter compte. À présent, vous pouvez également sélectionner des postes non soldés appartenant au compte que vous avez ajouté. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 205

206 Pour plus d'informations sur le traitement des postes non soldés, voir Utilisation de la table des postes non soldés. Vous pouvez prévisualiser la ligne de note d'un virement bancaire électronique en sélectionnant Aperçu puis Ligne de note. Pour modifier la configuration d'une ligne de note, fermez la fenêtre pop-up, cliquez sur Vous pouvez également et sélectionnez Traiter profils de correspondance pour ligne de note. Vous devez disposer de droits d'accès au poste de travail Configuration de gestion. Pour plus d'informations, cliquez ici. Pour utiliser ce virement bancaire en vue d'un paiement sans référence à des postes non soldés, sélectionnez Comptabilisation directe sur compte général. Sélectionnez un pays puis le type d'entrée Brut ou Net. Cliquez sur Ajouter ligne pour affecter manuellement le paiement au compte général concerné. Vous pouvez également entrer une ligne de note dans le virement bancaire. 6. Cliquez sur Comptabiliser. Le virement est affiché dans la vue Moniteur des paiements avec le statut Prêt pour transfert. 7. Un fichier de paiement doit être créé dans le format approprié, puis transmis à la banque ou au logiciel bancaire en vue de son traitement. Cette opération peut être effectuée automatiquement via un cycle de support de paiement. Pour plus d'informations sur la création d'un cycle de support de paiement, voir Créer un cycle de support de paiement. Pour créer le fichier manuellement en vue de sa transmission à la banque, procédez comme suit : 1. Dans la vue Moniteur des paiements, sélectionnez le virement pertinent et cliquez sur Actions pour opérations bancaires, puis sélectionnez Créer fichier de paiement. 2. Dans la sous-vue Fichiers sortants de la vue Gestion des fichiers, sélectionnez le nouveau fichier de paiement et cliquez sur Traiter 3. Dans l'écran Fichier sortant, accédez à l'onglet Pièce jointe et sélectionnez le fichier de paiement. Pour télédécharger le fichier via la fenêtre du navigateur de votre ordinateur, cliquez sur Télédécharger. Créer un chèque émis 1. Allez au poste de travail Gestion des liquidités ou Gestion des paiements et ouvrez la vue Moniteur des paiements. Vous pouvez également effectuer cette tâche dans la vue Moniteur des comptes fournisseurs du poste de travail Comptabilité fournisseurs. 2. Cliquez sur Nouveau paiement par et sélectionnez Chèque émis. L'écran Nouveau chèque émis est affiché. 3. Renseignez les zones ID société, Montant du paiement et Bénéficiaire. 4. Cliquez sur Compléter coordonnées bancaires. Les zones ID compte bancaire et Nom de la banque sont renseignées automatiquement dans la mesure du possible. Pour saisir des informations facultatives, comme les instructions de paiement, cliquez sur Afficher tout afin de visualiser toutes les zones disponibles. Pour accéder aux options utilisées par le système afin de renseigner vos coordonnées bancaires et données de paiement, cliquez sur SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

207 Vous pouvez également paiement. et sélectionnez Ouvrir options de banque et de 5. Vérifiez que la case d'option Référence aux postes est sélectionnée, afin que vous puissiez associer le chèque au poste non soldé approprié. Tous les postes non soldés au niveau du compte fournisseur ou client doivent apparaître dans la table Postes non soldés, si vous avez préalablement saisi le bénéficiaire. Sélectionnez un ou plusieurs postes non soldés à régler avec le chèque en utilisant le code Rapproché. Des remises ou avoirs peuvent être, le cas échéant, appliqués aux postes non soldés pour garantir la concordance entre le montant du paiement et le montant du poste non soldé. Pour ce faire, cliquez sur Actions puis Appliquer remise ou crédit. Vous pouvez prévisualiser la ligne de note d'un chèque en sélectionnant Aperçu puis Ligne de note. Pour modifier la configuration d'une ligne de note, fermez la fenêtre pop-up, cliquez sur Vous pouvez également et sélectionnez Traiter profils de correspondance pour ligne de note. Vous devez disposer de droits d'accès au poste de travail Configuration de gestion. Si le chèque émis n'est pas lié à un compte client ou fournisseur, sélectionnez la case d'option Comptabilisation directe sur compte général, puis sélectionnez le compte général sur lequel le chèque doit être enregistré. Cette approche est appropriée si votre société souhaite, par exemple, effectuer un don à une œuvre caritative. 6. Pour sauvegarder votre chèque, cliquez sur Comptabiliser. 7. Pour imprimer manuellement un chèque à envoyer au destinataire, cliquez sur Actions pour chèques, puis sélectionnez Imprimer formulaire de chèque. Les chèques émis sont imprimés automatiquement par le système sur une base régulière. Si vous créez un chèque en dehors du système, vous pouvez interrompre l'impression du chèque (sur la base des informations de chèque que vous saisissez dans le système) en sélectionnant le code Définir sur Créé manuellement. Pour invalider un chèque si, par exemple, le formulaire de chèque a été endommagé dans l'imprimante et que vous devez en imprimer un nouveau, cliquez sur Actions pour chèques, puis sélectionnez Invalider. Vous pouvez utiliser cette option si le chèque a le statut En transfert. Notez que l'invalidation d'un chèque n'entraîne pas l'annulation du paiement ; elle permet simplement d'invalider l'ancien chèque et de générer un nouveau numéro de chèque. Pour annuler un chèque, cliquez sur Annuler. Notez que vous pouvez uniquement annuler un chèque s'il a le statut Prêt pour transfert. Pour plus d'informations, voir Intervalles de numéros de chèques et numéros de chèques pour chèques émis [Page 174]. Saisir un chèque reçu ou des chèques multiples 1. Allez au poste de travail Gestion des liquidités ou Gestion des paiements et ouvrez la vue Moniteur des paiements. 2. Cliquez sur Nouveau paiement par et sélectionnez Chèque reçu pour ouvrir l'écran Nouveau chèque reçu. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 207

208 Pour saisir plusieurs nouveaux chèques, cliquez sur Nouveau paiement par puis sélectionnez Chèques multiples pour ouvrir l'écran Nouveaux chèques multiples. Notez qu'avec cette action, vous ne pouvez pas rapprocher des postes non soldés. 3. Saisissez les détails de paiement pertinents, notamment les données pour les zones Payeur, Numéro de chèque, et Montant du paiement, puis sélectionnez la devise appropriée dans la liste déroulante en regard du montant. Saisissez les autres informations requises. Par défaut, une zone Date d'émission est disponible à l'écran. Dans les scénarios où la date d'émission et la date à laquelle le chèque est présenté diffèrent et dans pour lesquels vous voulez entrer une date d'encaissement, vous pouvez ajouter la zone Date d'encaissement au plus tôt via Personnalisation. Lorsque cette zone est ajoutée, le chèque peut être présenté uniquement à cette date d'encaissement ou ultérieurement. La date de valeur attendue est la date à laquelle le montant du chèque est réalisé ; cette date doit être également ajoutée via la personnalisation. La date de valeur attendue correspond habituellement à la date d'encaissement au plus tôt plus trois jours. 4. Sous Mode d'application du paiement, indiquez si vous voulez affecter le montant du chèque à des postes non soldés ou le comptabiliser directement sur le compte général sans affecter le paiement. Pour affecter le chèque à des postes non soldés, sélectionnez Référence à des postes. Les postes non soldés relatifs au compte fournisseur ou client s'affichent. Vous pouvez alors rapprocher le chèque de ces postes non soldés. Vous pouvez également appliquer des remises à ces postes. Pour utiliser ce chèque en vue d'un paiement sans référence à des postes non soldés, sélectionnez Comptabilisation directe sur compte général. Sélectionnez un pays et choisissez le type d'écriture. Cliquez sur Ajouter ligne pour affecter manuellement le paiement au compte général pertinent. 5. Cliquez sur Comptabiliser pour sauvegarder et comptabiliser le nouveau chèque. Si vous voulez créer plusieurs chèques, vous pouvez aussi utiliser le bouton Comptabiliser et créer. Le nouveau chèque est sauvegardé et ajouté à la liste des paiements dans la vue Moniteur des paiements. Utiliser un paiement existant Selon le mode de paiement employé pour chaque paiement, plusieurs options de traitement sont disponibles et influent sur le paiement proprement dit ou sur son statut. 1. Sélectionnez le paiement concerné et cliquez sur Traiter. L'écran pertinent pour le type de paiement sélectionné s'ouvre. 2. Pour éviter que le paiement soit complètement traité, cliquez sur Annuler. 3. Pour créer un avis de remise pour le paiement sélectionné, sous réserve que le mode de paiement prenne en charge l'avis de remise, cliquez sur Créer avis de remise. En fonction du statut de chaque paiement, il se peut que vous ne puissiez pas traiter ou annuler le paiement, ou encore émettre un avis de remise SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

209 4. Outre les fonctions générales répertoriées ci-dessus, chaque mode de paiement propose les actions supplémentaires suivantes : Actions associées aux chèques Définir sur En transfert : indique qu'un chèque imprimé a déjà été créé pour le paiement. Invalider : Annule le chèque spécifique qui a été émis et laisse le paiement non soldé dans le système, afin de permettre l'émission d'un nouveau chèque. Affecter à une remise : permet à l'utilisateur d'ajouter le chèque à une remise de chèques appropriée, en vue de son transfert à la banque. Imprimer formulaire de chèque : demande au système d'imprimer une lettrechèque pour le chèque. Renuméroter : permet d'affecter un nouveau numéro à un chèque, par exemple en raison d'une correspondance erronée entre le numéro du chèque dans le système et celui imprimé sur le chèque. Basculer : Intervertit les numéros de deux chèques sélectionnés. Définir sur Non transféré : indique qu'un chèque n'a pas encore été transmis à une banque, un client ou un fournisseur, de manière à ce qu'il puisse être émis à nouveau. Cette action peut être nécessaire, par exemple en cas d'impression incorrecte d'un chèque. Actions associées aux opérations bancaires Créer fichier de paiement : transmet le fichier de paiement qui sera envoyé à la banque au poste de travail Gestion des liquidités. Le fichier de paiement sera créé au cours du prochain cycle de support de paiement planifié si cette action n'est pas utilisée. Définir sur En transfert : indique que le transfert a déjà eu lieu, par exemple au moyen d'un service bancaire en ligne ou d'un service de transfert de fonds. Définir sur Non transféré : indique qu'un transfert n'a pas encore été envoyé à une banque ou à un partenaire, afin de pouvoir l'émettre de nouveau. Cette action peut être nécessaire en cas de transfert incorrect ou de corruption du fichier de paiement. Suivre le traitement des affectations de paiements Pour plus d'informations, voir Suivre le traitement des affectations de paiements [Page 180] Guide de consultation rapide Avis de paiement bancaire Vous pouvez accéder à la vue Avis de paiement bancaire à partir du poste de travail Gestion des liquidités sous Avis de paiement bancaire. La vue Avis de paiement bancaire permet au gestionnaire de la trésorerie de saisir manuellement les informations reçues de la banque de la société sous forme d'avis de paiement bancaire. Selon les informations reçues de la banque, le gestionnaire peut saisir l'avis avec ou sans comptabilisation. En l'absence d'enregistrement en comptabilité, les avis apparaissent à la fois dans la situation de trésorerie et dans les prévisions de liquidités. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 209

210 Contexte de gestion Avis de paiement bancaire [Page 173] Tâches Créer un avis de paiement 1. Cliquez sur Créer, puis sur Avis de paiement bancaire. Vous pouvez également créer un avis de paiement à l'aide de la tâche courante Nouvel avis de paiement bancaire, disponible dans le volet Tâches courantes. 2. Dans la zone Type d'avis, sélectionnez Avoir bancaire ou Avis de débit bancaire. 3. Le système entre automatiquement la date courante comme date d'avis et date comptable. Vous pouvez modifier cette valeur, si nécessaire. Saisissez la date à laquelle l'avis a été créé dans la zone Date de l'avis de paiement. 4. Si l'avis correspond à un paiement existant, cochez la case Avis de comptabilisation pour créer les écritures comptables associées. Si vous ne cochez pas la case, l'avis est considéré comme préalable à un paiement futur et aucune écriture comptable n'est créée. 5. Sélectionnez le mode de paiement et saisissez le montant. 6. Saisissez la date à laquelle la transaction apparaît sur votre compte bancaire dans la zone Date comptable. Si vous ne renseignez pas cette zone, la date de l'avis est insérée automatiquement. La date comptable doit être identique ou postérieure à la date de l'avis. 7. Vous pouvez également entrer l'id de l'avis qui vous a été envoyé par votre banque, votre client ou votre fournisseur dans la zone ID avis externe. 8. Vous pouvez, le cas échéant, saisir le nom et les coordonnées bancaires du client/ fournisseur sous Coordonnées bancaires. 9. Le cas échéant, vous pouvez entrer une ligne de note dans la zone Ligne de note. 10. Pour valider l'avis de paiement, cliquez sur Valider Guide de consultation rapide Notifications de statuts d'opérations bancaires En Suisse, lorsque la banque ne peut pas traiter un paiement, elle peut vous donner des détails sur l'échec de l'opération via un fichier électronique à télécharger dans votre système. Ce fichier contient des informations sur le motif de l'échec du paiement qui peut être, par exemple, une insuffisance de fonds ou des données incorrectes. À la réception de ce fichier, vous pouvez prendre la mesure corrective adéquate pour résoudre l'échec de l'opération et effectuer le paiement SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

211 Dans la sous-vue Notifications de statuts d'opérations bancaires du poste de travail Gestion des liquidités, vous pouvez consulter les détails et le statut des opérations bancaires en échec grâce aux notifications de statuts d'opérations bancaires envoyées par votre banque. Ces notifications contiennent des informations telles que le type de fichier, la date de comptabilisation bancaire et le motif d'échec des opérations. Elles vous permettent de voir pourquoi une opération a échoué et de prendre la mesure corrective nécessaire avant de relancer le traitement du paiement. Une notification de statut d'opération bancaire peut présenter le statut Annulé ou Validé. Contexte de gestion Guide de consultation rapide Moniteur des paiements La vue Moniteur des paiements vous permet de suivre et de gérer tous les encaissements et décaissements de votre société. Vous pouvez filtrer les paiements par date, bénéficiaire ou statut, afin, par exemple, d'afficher les paiements obsolètes qui ont été annulés, renvoyés ou refusés. Vous pouvez créer des paiements ou saisir des paiements créés manuellement hors du système. Vous pouvez également visualiser les détails de paiement de chaque poste. Ces détails varient selon le mode de paiement et le statut du paiement, par exemple : données sur la remise d'un chèque reçu ou raison de l'invalidation d'un chèque. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Moniteur des paiements. Guide de consultation rapide Gestion de fichiers Vous pouvez accéder aux vues Fichiers entrants et Fichiers sortants à partir du poste de travail Gestion des liquidités, sous Gestion de fichiers. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Gestion de fichiers [Page 198]. Tâches Afficher la notification de statut d'opération bancaire Lorsque la banque ne peut pas exécuter une opération, elle crée un fichier de retour à télécharger en tant que fichier entrant nommé Notification de statut d'opération bancaire. La sous-vue Notification de statuts d'opérations bancaires permet d'afficher les détails de ce fichier. Pour créer un fichier de notification de statut d'opération bancaire, accédez au poste de travail Gestion des liquidités, sélectionnez la vue Gestion de fichiers puis la sous-vue Fichiers sortants. Pour plus d'informations sur le téléchargement d'un fichier entrant, voir Guide de consultation rapide Gestion de fichiers [Page 198]. 1. Sélectionnez le fichier et cliquez sur Afficher. 2. L'écran Notification de statut d'opération bancaire permet d'afficher les détails relatifs à l'opération, tels que le montant, la date de comptabilisation bancaire et le motif du retour. Selon le motif indiqué dans la notification de statut de l'opération bancaire, vous pouvez exécuter diverses activités de post-traitement pour corriger le problème. Pour résoudre les paiements retournés, vous devez éventuellement rouvrir des dettes ou créances déjà soldées. Vous pouvez alors inclure ces dettes et créances rouvertes dans le prochain cycle de paiement planifié et le traitement ultérieur du paiement peut être effectué de manière standard. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 211

212 3. Facultatif : Pour lancer le post-traitement, passez à la vue Moniteur des paiements. Vous pouvez accéder à la vue Moniteur des paiements depuis le poste de travail Gestion des paiements ou depuis le poste de travail Gestion des liquidités sous Moniteur des paiements. 1. Sélectionnez le paiement en vue du post-traitement et cliquez sur Afficher tout. 2. Le bouton Actions vous propose trois choix de post-traitement : Sélectionnez Annuler si vous souhaitez recréer le paiement lorsque, par exemple, des modifications doivent être apportées aux données principales du client. Sélectionnez Activer sur Non transféré si vous souhaitez renvoyer le paiement à la banque sans apporter de modification. Vous pouvez alors inclure le paiement dans le fichier suivant que vous créez. Cette action affecte votre extrait de compte. Si le paiement refusé a été inclus dans un fichier où figurent des paiements traité sans erreur, ce fichier présente un écart par rapport à l'extrait de banque. Ce dernier contient le montant des paiements traités sans erreur tandis que le fichier affiche le montant de tous les paiements inclus dans le lot. Sélectionnez Activer sur En cours de transfert si vous avez sélectionné Activer statut Refusé par erreur. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Moniteur des paiements. Annuler la notification de statut d'opération bancaire Vous pouvez annuler une notification de statut d'opération bancaire dont le statut est Validé en sélectionnant la notification concernée puis en cliquant sur Annuler. Le statut de la notification passe à Annulé et vous devez télécharger à nouveau le fichier entrant puis apporter les modifications nécessaires. Exporter des données de gestion à l'aide de Microsoft Excel Pour plus d'informations sur cette tâche, voir Exporter des données de gestion à l'aide de Microsoft Excel Guide de consultation rapide Prévisions de liquidités Vous pouvez accéder à la vue Prévisions de liquidités, à la vue Cycles de prévisions de liquidités et à la vue Postes de prévision en planification à partir du poste de travail Gestion des liquidités sous Prévisions de liquidités. Le gestionnaire de la trésorerie crée et consulte les prévisions de liquidités de la société dans ces vues. Votre société peut ainsi faire des investissements à court et moyen termes et prendre des décisions de financement. Les prévisions de liquidités affichent les flux de trésorerie attendus pour une période donnée. Contexte de gestion Les prévisions de liquidités affichent les rentrées et sorties de fonds attendues pour une période future. Pour plus d'informations, voir le contenu intitulé Prévisions de liquidités dans l'espace Aide SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

213 Tâches Créer et rafraîchir les prévisions de liquidités Pour plus d'informations, voir Créer et rafraîchir les prévisions de liquidités. 6.3 Rapports Situation de trésorerie par mode de paiement Synthèse Affiche les soldes de fonds de caisse et les soldes et écritures pour chaque compte bancaire, regroupés par mode de paiement. Les montants sont basés sur les extraits de compte et les paiements non confirmés. Inclut les détails des transactions pour la journée en cours, tels qu'ils se présentent sur l'extrait de compte, et fournit toutes les informations nécessaires pour vous faciliter la prise de décision de financement ou d'investissement à court terme. Les détails de la transaction sont dérivés des extraits de compte et des paiements dont la date de valeur est égale ou antérieure à la date entrée. Ce rapport affiche les montants totaux de la situation de trésorerie pour chaque mode de paiement qui constitue la situation de trésorerie agrégée par la banque. Conditions préalables Pour obtenir une situation de trésorerie d'une grande précision, vérifiez que tous les extraits de compte disponibles sont téléchargés dans le système. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez effectuer une sélection de valeurs pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Des informations supplémentaires sont disponibles pour les variables sélectionnées suivantes : Société La société est saisie par défaut. Date de valeur Par défaut, le système affecte la date courante. Tous les paiements avec une date de valeur égale ou antérieure à cette date sont reflétés par la situation de trésorerie. Banque Permet de sélectionner la banque dont vous voulez afficher la situation de trésorerie. Si vous ne spécifiez aucune banque, le rapport montre la situation de trésorerie vis-à-vis de toutes les banques société. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 213

214 Devise Permet de sélectionner la devise dans laquelle le rapport doit être affiché. Cette zone contient par défaut la devise qui a été affectée à la société lors de la configuration. Taux de conversion de la devise d'affichage Permet de sélectionner le taux de change utilisé pour calculer les conversions de devises dans le rapport. Pour plus d'informations sur les variables courantes, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Ce rapport affiche les montants totaux de la situation de trésorerie pour chaque mode de paiement qui constitue la situation de trésorerie. Il affiche également les montants totaux de chaque mode de paiement, par exemple les remises de chèques, pour chaque banque. Vous pouvez analyser les informations de ce rapport selon diverses perspectives, par exemple en regroupant les transactions bancaires par banque et mode de paiement. Par ailleurs, il est possible de personnaliser le rapport et de lui ajouter d'autres critères. Les soldes de caisse initial et final sont dérivés du solde des comptes bancaires et du fonds de caisse. Vous pouvez afficher ces soldes pour des banques individuelles, des comptes bancaires et le fonds de caisse. Pour afficher la somme du fonds de caisse, utilisez le filtre rapide pour la ligne Compte bancaire et sélectionnez # Non affecté. Les paiements dans le fonds de caisse sont automatiquement confirmés et immédiatement pris en compte dans le rapport au niveau du solde initial et du solde final des comptes de fonds de caisse. Ainsi, les soldes initiaux et finaux de ces comptes sont toujours égaux. Le solde initial est le même que le solde final du précédent extrait de compte. Ces extraits de compte peuvent comporter des postes non encore affectés. Ces postes sont affichés sous Non affectés. En général, des tâches d'affectation de paiement existent pour ces postes mais elles sont à traiter. Les chèques non affectés à une remise de chèques sont crédités sur le compte bancaire indiqué dans le stockage des chèques de la société. Les rentrées de fonds (postes ayant une valeur positive) sont affichées sous Encaissements. Ces postes sont ensuite subdivisés suivant les catégories listées et expliquées ci-dessous. Les remises de chèques sont dérivées des chèques reçus. Les crédits ACH sont dérivés du côté entrant des virements d'un compte bancaire à un autre, où Virement bancaire est le mode de paiement sélectionné. Les transferts bancaires reçus sont dérivés du côté entrant des virements d'un compte bancaire à un autre, où Transfert bancaire est le mode de paiement sélectionné. Les autres crédits sont dérivés des encaissements par carte de crédit et paiements par prélèvement automatique, ainsi que des virements de fonds de caisse vers la banque et des effets reçus. Les rentrées de fonds pour lesquelles aucun mode de paiement n'est sélectionné, par exemple un avis de paiement bancaire, sont également présentées. Toutes les sorties de fonds (postes ayant une valeur négative) sont affichées sous Décaissement. Ces postes sont ensuite subdivisés suivant les catégories listées et expliquées ci-dessous. Les chèques payés sont dérivés des chèques émis. Les débits ACH sont dérivés des virements bancaires émis et du côté sortant des virements d'un compte bancaire à un autre, où Virement bancaire est le mode de paiement sélectionné. Les transferts bancaires émis sont dérivés des transferts bancaires émis et du côté sortant des virements d'un compte bancaire à un autre, où Transfert bancaire est le mode de paiement sélectionné SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

215 Les autres débits sont dérivés des décaissements par carte de crédit et paiements par prélèvement automatique, ainsi que des virements d'un compte bancaire à un fonds de caisse et des effets émis. Les sorties de fonds pour lesquelles aucun mode de paiement n'est sélectionné, par exemple un avis de paiement bancaire, sont également présentées. Les avis bancaires et les avis du payeur/bénéficiaire peuvent s'afficher dans chaque catégorie pour les rentrées et les sorties de fonds. Tout dépend du mode de paiement sélectionné lors de la création de l'avis. Pour analyser les données de ce rapport : Utilisez les filtres pour modifier l'affichage des données dans le panneau de contenu. Pour approfondir l'analyse des données de ce rapport, vous pouvez inclure des caractéristiques supplémentaires en les sélectionnant dans la liste des caractéristiques non affichées. Pour ce rapport, vous pouvez ajouter les caractéristiques suivantes : Société Banque Liquidités Pour afficher d'autres détails, cliquez sur le poste pertinent, puis cliquez sur la flèche pour accéder au menu contextuel. Vous pouvez consulter le rapport Situation de trésorerie - Détails des transactions en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un poste de mode de paiement, par exemple Remises de chèques, et en sélectionnant Saut, puis Détails des transactions dans le menu contextuel. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Situation de trésorerie par origine de la transaction Synthèse Affiche les soldes de fonds de caisse et les soldes et écritures pour chaque compte bancaire regroupés par utilisation ou origine des paiements. Les montants sont basés sur les extraits de compte et les paiements non confirmés. Les détails de la transaction sont dérivés des extraits de compte et des paiements dont la date de valeur est égale ou antérieure à la date entrée. Ce rapport affiche les montants totaux de la situation de trésorerie pour chaque mode de paiement qui constitue la situation de trésorerie agrégée par la banque. Conditions préalables Pour obtenir une situation de trésorerie d'une grande précision, vérifiez que tous les extraits de compte disponibles sont téléchargés dans le système. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 215

216 Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez effectuer une sélection de valeurs pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Des informations supplémentaires sont disponibles pour les variables sélectionnées suivantes : Société Le système affecte la société par défaut. Date de valeur Par défaut, le système affecte la date courante. Tous les paiements avec une date de valeur égale ou antérieure à cette date sont reflétés par la situation de trésorerie. Banque Permet de sélectionner la banque dont vous voulez afficher la situation de trésorerie. Si vous ne spécifiez aucune banque, le rapport montre la situation de trésorerie vis-à-vis de toutes les banques société. Devise Permet de sélectionner la devise dans laquelle le rapport doit être affiché. Cette zone contient par défaut la devise qui a été affectée à la société lors de la configuration. Taux de conversion de la devise d'affichage Permet de sélectionner le taux de change utilisé pour calculer les conversions de devises dans le rapport. Pour plus d'informations sur les variables courantes, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Ce rapport affiche une analyse des montants totaux de la situation de trésorerie pour chaque origine de transaction, telle que des créances clients, des paiements de fournisseurs, des paiements de taxes, etc. Il présente également ces détails particuliers pour chaque banque et, si nécessaire, pour chaque compte bancaire et compte de fonds de caisse. Les soldes de caisse initial et final sont dérivés du solde des comptes bancaires et du fonds de caisse. Vous pouvez afficher ces soldes pour des banques individuelles, des comptes bancaires et le fonds de caisse. Pour afficher la somme pour le fonds de caisse, utilisez le filtre rapide pour la ligne Compte bancaire et sélectionnez # Non affecté. Les paiements dans les fonds de caisse sont automatiquement confirmés et immédiatement reflétés dans le rapport dans les soldes d'ouverture et de clôtures des comptes de fonds de caisse. Ainsi, les soldes d'ouverture et de clôture de ces comptes sont toujours égaux. Le solde initial est le même que le solde final du précédent extrait de compte. Ces extraits de compte peuvent comporter des postes non encore affectés. Ces postes sont affichés sous Non affectés. En général, des tâches d'affectation de paiement existent pour ces postes mais elles sont à traiter. Les chèques non affectés à une remise de chèque sont crédités sur le compte bancaire indiqué dans le stockage des chèques de la société. Tous les postes ayant une valeur positive sont affichés sous Encaissement. Ces postes sont ensuite subdivisés suivant les catégories listées et expliquées ci-dessous SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

217 Les créances client sont dérivées des paiements client tels que les paiements par carte de crédit, prélèvement automatique ou chèque, les avis de paiement bancaires et les avis de remise que vos clients vous envoient. Les créances intra/inter-sociétés sont dérivées des paiements, avis de paiement bancaires et avis de remise envoyés entre vos sociétés. Sous Non affectés s'affichent tous les paiements qui comportent une tâche d'affectation de paiement non soldé. Ces postes ne sont pas encore affectés à un poste de créance commerciale ou un poste de créance d'impôt. L'objet du paiement n'est pas encore déterminé dans le système. Les autres créances sont dérivées des paiements fournisseurs. Tous les postes ayant une valeur négative sont affichés sous Décaissements. Ces postes sont ensuite subdivisés suivant les catégories listées et expliquées ci-dessous. Les paiements fournisseurs sont dérivés des paiements fournisseurs effectués par chèque ou virement, et des avis de paiement et avis de remise que vous avez envoyés à vos fournisseurs. Les frais des salariés sont dérivés des paiements des décomptes de frais de déplacement. Les paiements de taxes sont dérivés des paiements de taxes. Les paiements intra/inter-sociétés sont dérivés des paiements, avis de paiement bancaires et avis de remise envoyés entre vos sociétés. Sous Non affectés s'affichent tous les paiements qui comportent une tâche d'affectation de paiement non soldé. Ces postes ne sont pas encore affectés à un poste de dette commerciale ou un poste de taxe à payer. L'objet du paiement n'est pas encore déterminé dans le système. Les autres paiements sont dérivés des paiements clients. Pour analyser les données de ce rapport : Utilisez les filtres pour modifier l'affichage des données dans le panneau de contenu. Pour approfondir l'analyse des données de ce rapport, vous pouvez inclure des caractéristiques supplémentaires en les sélectionnant dans la liste des caractéristiques non affichées. Pour ce rapport, vous pouvez ajouter les caractéristiques suivantes : Société Banque Liquidités Pour afficher d'autres détails, cliquez sur le poste pertinent, puis cliquez sur la flèche pour accéder au menu contextuel. Vous pouvez consulter le rapport Situation de trésorerie - Détails des transactions en cliquant avec le bouton droit de la souris sur une origine de transaction, par exemple Créances clients, et en sélectionnant Saut, puis Détails des transactions dans le menu contextuel. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 217

218 6.3.3 Prévisions des liquidités par niveau de liquidités Synthèse Affiche les paiements attendus à moyen terme, par exemple dans les 90 prochains jours ouvrés, pour chaque compte bancaire regroupé par niveau de liquidités. Vous devez d'abord avoir effectué un cycle de prévisions de liquidités pour déterminer les données de prévisions de liquidités. Il s'agit de la valeur par défaut. Si vous souhaitez afficher les prévisions sur des périodes plus longues ou plus courtes, vous pouvez modifier cette option dans la configuration personnalisée. Ce rapport agrège et analyse les encaissements et décaissements attendus par niveau de liquidités, afin de faciliter la prise de décisions d'investissement et de financement. Les différents niveaux de liquidités indiquent à quel point les immobilisations et le passif sont faciles à réaliser. Ils précisent le stade courant du poste de liquidités dans le cycle de vie de la transaction. Vues Ce rapport vous fournit les vues suivantes : Prévisions de liquidités par niveau de liquidités (valeur par défaut) Affiche les niveaux de liquidités pour chaque source de transaction pour l'ensemble de la société et chaque banque, sur la période sélectionnée. Il s'agit de la vue par défaut. Prévisions de liquidités par niveau de liquidités par jour Présente les mêmes informations que ci-dessus, sauf que le mois et la semaine calendaires pour chaque jour ne sont pas affichés. Prévisions de liquidités par niveau de liquidités par semaine Présente les mêmes informations que la vue précédente mais les sources de transactions et les montants correspondants sont fournis pour chaque semaine de la période sélectionnée. Prévisions de liquidités par niveau de liquidités par mois Présente les mêmes informations que la vue précédente mais les sources de transactions et les montants correspondants sont fournis pour chaque mois de la période sélectionnée. Prévisions de liquidités par niveau de liquidités par semaine - Retard Présente tous les postes de dettes et créances commerciales, de taxes à payer et de créances d'impôt en retard ainsi que tous les postes de paiement non soldés (paiements qui ne sont pas compensés). Un poste est en retard quand la date de paiement attendu est antérieure à la date de création de la prévision. Les postes clients et fournisseurs en retard sont affichés sous Créances/Dettes. Les postes de paiement non soldés sont affichés sous Paiements. Conditions préalables Le rapport se fonde sur les données collectées par le cycle de prévisions de liquidités. Vous devez créer des prévisions de liquidités avant d'utiliser ce rapport. Pour plus d'informations, voir Créer et rafraîchir les prévisions de liquidités Les prévisions de liquidités ne doivent être exécutées qu'une fois traitées toutes les données des postes de travail Comptabilité fournisseurs, Comptabilité clients, Gestion des taxes et Gestion des paiements, c'est-à-dire à la fin de la journée de travail. Vous devez également vous assurer que tous les extraits de compte disponibles sont téléchargés dans le système. Vous obtenez ainsi des prévisions d'une grande précision SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

219 Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez effectuer une sélection de valeurs pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Des informations supplémentaires sont disponibles pour les variables sélectionnées suivantes : Les variables les plus importantes sont décrites ci-dessous. Société La société est saisie par défaut. ID de prévisions de liquidités Sélectionnez la prévision de liquidités particulière sur laquelle porte le rapport. Cette zone contient par défaut l'id de la dernière prévision créée. Vous pouvez afficher des données de prévisions historiques en sélectionnant un ID de prévisions inférieur. Période Sélectionnez la période à analyser. Vous ne pouvez pas dépasser la période maximale définie dans le profil de prévisions au cours de la configuration de gestion. Vous pouvez revoir et modifier les profils des prévisions de liquidités dans le poste de travail Configuration de gestion, vue Liste des activités. Dans l'étape de configuration personnalisée, sélectionnez Gestion des flux de trésorerie > Profils des prévisions de liquidités. Devise d'affichage Permet de sélectionner la devise dans laquelle le rapport doit être affiché. Cette zone contient par défaut la devise qui a été affectée à la société lors de la configuration. Taux de conversion de la devise d'affichage Permet de sélectionner le taux de change utilisé pour calculer les conversions de devises dans le rapport. Pour plus d'informations sur les variables courantes, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Ce rapport présente une analyse des encaissements et décaissements attendus pour la période sélectionnée. Il consolide et analyse les encaissements et décaissements attendus par niveau de liquidités pour faciliter la prise de décisions d'investissement et de financement. Ces informations sont regroupées dans les catégories suivantes : Solde initial des disponibilités Paiements Cette catégorie affiche tous les encaissements et décaissement pour chacun des modes de paiement. Ces fonds se transforment généralement plus vite en liquidités que les postes à échéance affichés sous Créances/ Dettes. Ils sont tous simplement plus proches de la fin du cycle de vie de la transaction. Par exemple, un virement affiché sous Paiement sera probablement plus vite encaissé qu'une facture reçue d'un fournisseur, affichée sous Créances/Dettes. Créances clients/dettes fournisseurs S'affichent dans cette partie tous les postes clients et fournisseurs, par exemple les factures. Les postes de taxe en cours de créances et de dettes commerciales sont également inclus. Ces transactions sont généralement dotées d'un niveau de liquidités inférieur à celui des paiements car ils se situent plutôt au début du cycle de vie de la transaction. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 219

220 Chacune de ces catégories sont ensuite divisées comme suit : Sous Clients s'affiche l'ensemble des paiements et avis de paiement reçus de vos clients. Cela inclut les virements, les chèques, les avis de remise, les paiements par carte de crédit et les prélèvements automatiques. Sous Fournisseurs s'affiche l'ensemble des paiements et avis de paiement émis par vos fournisseurs. Cela inclut les virements, les avis de remise, les paiements par carte de crédit et les prélèvements automatiques. Sous Salariés s'affichent tous les paiements versés aux salariés. Sous Taxe s'affichent tous les paiements versés et reçus d'une autorité fiscale. Sous Intra/Intersociété s'affichent tous les paiements effectués entre et au sein de vos sociétés. Par exemple, les virements d'un compte bancaire à un autre sont répertoriés ici. Sous Non affectés s'affichent tous les fonds qui comportent une tâche d'affectation de paiement non soldé. Ces postes ne sont encore affectés ni à un poste fournisseur ou un poste de taxe à payer, ni à un poste client. L'objet du paiement n'est pas encore déterminé dans le système. Pour plus d'informations sur la manière dont le processus des liquidités collecte les données et détermine les dates pour les prévisions, voir Prévisions des liquidités. Pour analyser les données de ce rapport : Utilisez les filtres pour modifier l'affichage des données dans le panneau de contenu. Pour approfondir l'analyse des données de ce rapport, vous pouvez inclure des caractéristiques supplémentaires en les sélectionnant dans la liste des caractéristiques non affichées. Pour ce rapport, vous pouvez ajouter les caractéristiques suivantes : ID compte bancaire Société Date de valeur - Semaine Date de valeur - Mois Pour afficher d'autres détails, cliquez sur le poste pertinent, puis cliquez sur la flèche pour accéder au menu contextuel. Vous pouvez consulter le rapport Prévisions de liquidités - Détails des transactions en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un poste de mode de paiement, par exemple Remises de chèques, et en sélectionnant Atteindre, puis Détails des transactions dans le menu contextuel. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière S'il est vrai que le rapport lit les données des prévisions en temps réel, la prévision elle-même est créée à partir du cycle de prévisions de liquidités que vous créez et planifiez dans le poste de travail Gestion des liquidités. Pour plus d'informations, voir Prévisions des liquidités SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

221 6.3.4 Prévisions de liquidités par mode de paiement Synthèse Le rapport Prévisions de liquidités par mode de paiement présente les rentrées et sorties de fonds attendues sur les vingt prochains jours ouvrés. Il s'agit de l'option par défaut. Si vous souhaitez afficher les prévisions sur des périodes plus longues, vous pouvez modifier cette option dans la configuration personnalisée. Ce rapport agrège et analyse les encaissements et décaissements attendus par mode de paiement pour faciliter la prise de décisions d'investissement et de financement. Vues Les vues suivantes sont disponibles dans ce rapport : Prévisions de liquidités par mode de paiement Présente les détails du mode de paiement (crédits ACH par exemple) utilisé par chaque origine de la transaction, telle qu'une banque, pour la période sélectionnée. Il s'agit de la vue par défaut. Prévisions de liquidités par mode de paiement par jour Présente les mêmes informations que la vue précédente, mais les modes de paiement et les montants pertinents sont fournis pour chaque jour de la période sélectionnée. Prévisions de liquidités par mode de paiement par semaine Présente les mêmes informations que ci-dessus, mais les modes de paiement et les montants pertinents sont fournis pour chaque semaine de la période sélectionnée. Prévisions de liquidités par mode de paiement par mois Présente les mêmes informations que ci-dessus, mais les modes de paiement et les montants pertinents sont fournis pour chaque mois de la période sélectionnée. Conditions préalables Le rapport se fonde sur les données collectées par le cycle de prévisions de liquidités. Vous devez créer des prévisions de liquidités avant d'utiliser ce rapport. Pour plus d'informations, voir Créer et rafraîchir les prévisions de liquidités Les prévisions de liquidités ne doivent être exécutées qu'une fois traitées toutes les données des postes de travail Comptabilité fournisseurs, Comptabilité clients, Gestion des taxes et Gestion des paiements, c'est-à-dire à la fin de la journée de travail. Vous devez également vous assurer que tous les extraits de compte disponibles sont téléchargés dans le système. Vous obtenez ainsi des prévisions d'une grande précision. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez indiquer les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez effectuer une sélection de valeurs pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Des informations supplémentaires sont disponibles pour les variables sélectionnées suivantes : Les variables les plus importantes sont décrites ci-dessous. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 221

222 Société La société est saisie par défaut. ID prévisions de liquidités Sélectionnez la prévision de liquidités particulière sur laquelle porte le rapport. Cette zone contient par défaut l'id de la dernière prévision créée. Vous pouvez afficher des données de prévisions historiques en sélectionnant un ID de prévisions inférieur. Période Sélectionnez la période à analyser. Vous ne pouvez pas dépasser la période maximale définie dans le profil de prévisions au cours de la configuration de gestion. Vous pouvez revoir et modifier les profils des prévisions de liquidités dans le poste de travail Configuration de gestion, vue Liste des activités. Dans l'étape de configuration personnalisée, sélectionnez Gestion des flux de trésorerie > Profils des prévisions de liquidités. Devise d'affichage Permet de sélectionner la devise dans laquelle le rapport doit être affiché. Cette zone contient par défaut la devise qui a été affectée à la société lors de la configuration. Taux de conversion de la devise d'affichage Permet de sélectionner le taux de change utilisé pour calculer les conversions de devises dans le rapport. Pour plus d'informations sur les variables courantes, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Les données de ce rapport sont affichées initialement sous forme de tableau. Cependant, vous pouvez également afficher ce rapport sous forme de graphique. Ce rapport présente une analyse des encaissements et décaissements attendus pour la période sélectionnée. Il agrège et analyse les encaissements et décaissements attendus par mode de paiement pour faciliter la prise de décisions d'investissement et de financement. Toutes les rentrées de fonds (postes ayant une valeur positive) sont affichées sous Encaissement. Ces postes sont ensuite subdivisés suivant les catégories listées et expliquées ci-dessous. Les chèques reçus sont dérivés des chèques remis. Les crédits ACH sont dérivés du côté entrant des virements d'un compte bancaire à un autre, où Virement bancaire est le mode de paiement sélectionné. Les transferts bancaires reçus sont dérivés du côté entrant des virements d'un compte bancaire à un autre, où Transfert bancaire est le mode de paiement sélectionné. Les autres crédits sont dérivés des encaissements par carte de crédit et paiements par prélèvement automatique, ainsi que des virements de fonds de caisse vers la banque et des effets reçus. Les rentrées de fonds, qui résultent des postes de créances commerciales en cours auxquels aucun mode de paiement n'est affecté, sont également présentées. Toutes les sorties de fonds (postes ayant une valeur négative) sont affichées sous Décaissements. Ces postes sont ensuite subdivisés suivant les catégories listées et expliquées ci-dessous. Les chèques payés sont dérivés des chèques émis. Les débits ACH sont dérivés des virements bancaires émis et du côté sortant des virements d'un compte bancaire à un autre, où Virement bancaire est le mode de paiement sélectionné. Les transferts bancaires émis sont dérivés des transferts bancaires émis et du côté sortant des virements d'un compte bancaire à un autre, où Transfert bancaire est le mode de paiement sélectionné. Les autres débits sont dérivés des décaissements par carte de crédit et paiements par prélèvement automatique, ainsi que des virements d'un compte bancaire à un fonds de caisse et des effets émis. Les sorties SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

223 de fonds pour lesquelles aucun mode de paiement n'est sélectionné, par exemple un avis de paiement bancaire, sont également présentées. Les postes de prévision en planification et les avis de paiement bancaire qui sont pertinents pour la comptabilisation peuvent s'afficher dans chaque catégorie. Tout dépend du mode de paiement sélectionné lors de la création de l'avis. Pour plus d'informations sur la manière dont le processus des liquidités collecte les données et détermine les dates pour les prévisions, voir Prévisions des liquidités. Pour analyser les données de ce rapport, procédez comme suit : Utilisez les filtres pour modifier l'affichage des données dans le panneau de contenu. Pour approfondir l'analyse des données de ce rapport, vous pouvez inclure des caractéristiques supplémentaires en les sélectionnant dans la liste des caractéristiques non affichées. Pour ce rapport, vous pouvez ajouter les caractéristiques suivantes : ID compte bancaire Société Pour afficher d'autres détails, cliquez sur le poste pertinent, puis cliquez sur la flèche pour accéder au menu contextuel. Vous pouvez consulter le rapport Prévisions de liquidités - Détails des transactions en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un poste de mode de paiement, par exemple Remises de chèques, et en sélectionnant Saut, puis Prévisions de liquidités Détails des transactions dans le menu contextuel. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière S'il est vrai que le rapport lit les données des prévisions en temps réel, la prévision elle-même est créée à partir du cycle de prévisions de liquidités que vous créez et planifiez dans le poste de travail Gestion des liquidités. Pour plus d'informations, voir Prévisions des liquidités Prévisions de liquidités par devise de la transaction Synthèse Affiche les paiements attendus à moyen terme, par exemple dans les 90 prochains jours ouvrés, pour chaque compte bancaire regroupé par devise de transaction. Vous devez d'abord avoir effectué un cycle de prévisions de liquidités pour déterminer les données de prévisions de liquidités. Il s'agit de l'option par défaut. Si vous souhaitez afficher les prévisions sur des périodes plus longues, vous pouvez modifier cette option dans la configuration personnalisée. Le rapport analyse les soldes par devise de transaction pour faciliter la prise de décision en matière de gestion des devises. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 223

224 Vues Les vues suivantes sont disponibles dans ce rapport : Prévisions de liquidités par devise de la transaction (par défaut) Présente le montant total pour chaque devise de transaction dans la prévision de liquidités sélectionnée pour la période donnée. Les résultats sont présentés pour chaque jour de la période choisie. Le mois et la semaine calendaires pour chaque jour sont également affichés. Il s'agit de la vue par défaut du rapport. Prévisions de liquidités par devise de la transaction par jour Présente les mêmes informations que ci-dessus, sauf que le mois et la semaine calendaires pour chaque jour ne sont pas affichés. Prévisions de liquidités par devise de la transaction par semaine Présente les mêmes informations que ci-dessus, mais affiche uniquement les montants totaux par devise de transaction pour chaque semaine de la période considérée. Prévisions de liquidités par devise de la transaction par mois Présente les mêmes informations que ci-dessus, mais affiche uniquement les montants totaux par devise de transaction pour chaque mois de la période considérée. Conditions préalables Le rapport se fonde sur les données collectées par le cycle de prévisions de liquidités. Vous devez créer des prévisions de liquidités avant d'utiliser ce rapport. Les prévisions de liquidités ne doivent être exécutées qu'une fois traitées toutes les données des postes de travail Comptabilité fournisseurs, Comptabilité clients, Gestion des taxes et Gestion des paiements, c'est-à-dire à la fin de la journée de travail. Assurez-vous également que tous les extraits de compte disponibles sont téléchargés dans le système. Vous obtenez ainsi des prévisions d'une grande précision. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez effectuer une sélection de valeurs pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Des informations supplémentaires sont disponibles pour les variables sélectionnées suivantes : Les variables les plus importantes sont décrites ci-dessous. Société Le système affecte la société par défaut. ID prévisions de liquidités Identifie la prévision de liquidités particulière dont vous souhaitez consulter les détails par devise de transaction. Cette zone contient par défaut l'id de la dernière prévision créée. Vous pouvez afficher des données de prévisions historiques en sélectionnant un ID de prévisions inférieur. Période Sélectionnez la période sur laquelle porte les données SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

225 Vous ne pouvez pas dépasser la période maximale définie dans le profil de prévisions au cours de la configuration de gestion. Vous pouvez revoir et modifier les profils des prévisions de liquidités dans le poste de travail Configuration de gestion, vue Liste des activités. Dans l'étape de configuration personnalisée, sélectionnez Gestion des flux de trésorerie > Profils des prévisions de liquidités. Devise de la transaction Sélectionnez la devise dans laquelle vous voulez afficher la prévision de liquidités. La devise de transaction est la devise dans laquelle a été effectué le paiement. Pour plus d'informations sur les variables courantes, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Les données de ce rapport sont affichées initialement sous forme de tableau. Cependant, vous pouvez également afficher ce rapport sous forme de graphique. Ce rapport présente une analyse des encaissements et décaissements attendus par devise de la transaction pour la période sélectionnée. Il affiche, sur les périodes futures, les soldes agrégés par devise de transaction à partir des comptes clients et fournisseurs, des taxes à payer et des créances d'impôt, de tous les postes de paiement et des postes de planification des prévisions saisis manuellement. Pour analyser les données de ce rapport : Utilisez les filtres pour modifier l'affichage des données dans le panneau de contenu. Pour approfondir l'analyse des données de ce rapport, vous pouvez inclure des caractéristiques supplémentaires en les sélectionnant dans la liste des caractéristiques non affichées. Pour ce rapport, vous pouvez ajouter les caractéristiques suivantes : Niveau de liquidités Indique le niveau de liquidités des transactions. Il présente le stade courant du poste dans le cycle de vie de la transaction. Pour les postes de planification des prévisions, ce niveau est dérivé de la zone Progression de la transaction. Origine de la transaction Indique l'origine d'un poste de liquidités. Il peut s'agir d'un client ou d'un fournisseur, par exemple. Débit/Crédit Affiche les flux de trésorerie entrants et sortants. Pour afficher d'autres détails, cliquez sur le poste pertinent, puis cliquez sur la flèche pour accéder au menu contextuel. Vous pouvez consulter le rapport Prévisions de liquidités - Détails des transactions en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un poste d'origine de transaction, par exemple Livre sterling, et en sélectionnant Saut, puis Prévisions de liquidités Détails des transactions dans le menu contextuel. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière S'il est vrai que le rapport lit les données des prévisions en temps réel, la prévision elle-même est créée à partir du cycle de prévisions de liquidités que vous créez et planifiez dans le poste de travail Gestion des liquidités. Pour plus d'informations, voir Prévisions des liquidités. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 225

226 6.3.6 Prévisions de liquidités par origine de la transaction Synthèse Affiche les paiements attendus à moyen terme, par exemple dans les 90 prochains jours ouvrés, regroupés par utilisation ou origine. Vous devez d'abord avoir effectué un cycle de prévisions de liquidités pour déterminer les données de prévisions de liquidités. Il s'agit de la valeur par défaut. Si vous souhaitez afficher les prévisions sur des périodes plus longues ou plus courtes, vous pouvez modifier cette option dans la configuration personnalisée. Ce rapport agrège et analyse les encaissements et décaissements attendus par origine de la transaction, afin de faciliter la prise de décisions d'investissement et de financement. Vues Ce rapport vous fournit les vues suivantes : Prévisions de liquidités par origine de la transaction (valeur par défaut) Présente les prévisions de liquidités sur quatre jours par origine de la transaction (créances clients, par exemple). Les résultats sont ensuite ventilés plus avant au niveau de chaque banque. Le mois et la semaine calendaires pour chaque jour sont également affichés. Il s'agit de la vue par défaut de ce rapport. Prévisions de liquidités par origine de la transaction par jour Présente les mêmes informations que ci-dessus, sauf que le mois et la semaine calendaires pour chaque jour ne sont pas affichés. Prévisions de liquidités par origine de la transaction par semaine Présente les mêmes informations que ci-dessus, mais les détails sont fournis pour chaque semaine de la période sélectionnée. Prévisions de liquidités par origine de la transaction par mois Présente les mêmes informations que ci-dessus, mais les détails sont fournis pour chaque mois de la période sélectionnée. Prévisions de liquidités par origine de la transaction par semaine - Postes en retard Présente tous les postes de dettes et créances commerciales, de taxes à payer et créances d'impôt en retard ainsi que tous les postes de paiement non soldés (paiements non compensés). Un poste est en retard quand la date de paiement attendu est antérieure à la date de création de la prévision. Les postes clients et fournisseurs en retard sont affichés sous Créances/Dettes. Les postes de paiement non soldés sont affichés sous Paiements. Conditions préalables Le rapport se fonde sur les données collectées par le cycle de prévisions de liquidités. Vous devez créer des prévisions de liquidités avant d'utiliser ce rapport. Les prévisions de liquidités ne doivent être exécutées qu'une fois traitées toutes les données des postes de travail Comptabilité fournisseurs, Comptabilité clients, Gestion des taxes et Gestion des paiements, c'est-à-dire à la fin de la journée de travail. Vous devez également vous assurer que tous les extraits de compte disponibles sont téléchargés dans le système. Vous obtenez ainsi des prévisions d'une grande précision SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

227 Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez effectuer une sélection de valeurs pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Des informations supplémentaires sont disponibles pour les variables sélectionnées suivantes : Les variables les plus importantes sont décrites ci-dessous. Société Le système affecte la société par défaut. ID prévisions de liquidités Sélectionnez la prévision de liquidités particulière sur laquelle porte le rapport. Cette zone contient par défaut l'id de la dernière prévision créée. Vous pouvez afficher des données de prévisions historiques en sélectionnant un ID de prévisions inférieur. Période Sélectionnez la période à analyser. Vous ne pouvez pas dépasser la période maximale définie dans le profil de prévisions au cours de la configuration de gestion. Vous pouvez revoir et modifier les profils des prévisions de liquidités dans le poste de travail Configuration de gestion, vue Liste des activités. Dans l'étape de configuration personnalisée, sélectionnez Gestion des flux de trésorerie > Profils des prévisions de liquidités. Devise d'affichage Permet de sélectionner la devise dans laquelle le rapport doit être affiché. Cette zone contient par défaut la devise qui a été affectée à la société lors de la configuration. Taux de conversion de la devise d'affichage Permet de sélectionner le taux de change utilisé pour calculer les conversions de devises dans le rapport. Pour plus d'informations sur les variables courantes, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Les données de ce rapport sont affichées initialement sous forme de tableau. Cependant, vous pouvez également afficher ce rapport sous forme de graphique. Ce rapport présente une analyse des encaissements et décaissements attendus par source de transaction pour la période sélectionnée. Il affiche les soldes d'ouverture et de clôture, les encaissements, les décaissements et les flux nets sur les périodes à venir. Ces informations peuvent découler des dettes et créances commerciales, des taxes à payer et des créances d'impôt, de tous les postes de paiement, ainsi que des postes de planification des prévisions saisis manuellement. Les rentrées de fonds (postes ayant une valeur positive) sont affichées sous Encaissements. Ces postes sont ensuite subdivisés suivant les catégories listées et expliquées ci-dessous. Les recettes client sont dérivées des factures client et des paiements client par carte de crédit ou chèque. Les recettes intra/inter-sociétés sont dérivées des postes de planification des prévisions qui ne sont pas expirés ainsi que des factures et paiements entre vos sociétés. Les recettes fiscales sont dérivées des impôts à recevoir et de la déclaration fiscale, si celle-ci a une valeur positive. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 227

228 Sous Non affectés s'affichent tous les paiements qui comportent une tâche d'affectation de paiement non soldé. Ces postes ne sont pas encore affectés à un poste de créance commerciale ou un poste de créance d'impôt. L'objet du paiement n'est pas encore déterminé dans le système. Les autres recettes sont dérivées des avoirs et paiements fournisseur. Toutes les sorties de fonds (postes ayant une valeur négative) sont affichées sous Décaissements. Ces postes sont ensuite subdivisés suivant les catégories listées et expliquées ci-dessous. Les paiements fournisseur sont dérivés des factures fournisseur et paiements à un fournisseur par chèque ou virement bancaire. Les frais des salariés sont dérivés des décomptes de frais de déplacements professionnels et du paiement de ces décomptes. Les paiements intra/inter-sociétés sont dérivés des factures et paiements entre vos sociétés. Les paiements d'impôt sont dérivés des taxes à payer et de la déclaration fiscale, si celle-ci a une valeur négative. Sous Non affectés s'affichent tous les fonds qui comportent une tâche d'affectation de paiement non soldé. Ces postes ne sont pas encore affectés à un poste de dette commerciale ou un poste de taxe à payer. L'objet du paiement n'est pas encore déterminé dans le système. Les autres paiements sont dérivés des avoirs et paiements client. Les postes de planification des prévisions peuvent s'afficher dans chaque catégorie à la fois pour les encaissements et les décaissements. Tout dépend de l'origine de la transaction affectée. Pour plus d'informations sur les prévisions de liquidités, voir Prévisions de liquidités. Pour analyser les données de ce rapport : Utilisez les filtres pour modifier l'affichage des données dans le panneau de contenu. Pour approfondir l'analyse des données de ce rapport, vous pouvez inclure des caractéristiques supplémentaires en les sélectionnant dans la liste des caractéristiques non affichées. Pour ce rapport, vous pouvez ajouter les caractéristiques suivantes : ID compte bancaire Société Date de valeur attendue Date de valeur - Semaine Date de valeur - Mois Pour afficher d'autres détails, cliquez sur le poste pertinent, puis cliquez sur la flèche pour accéder au menu contextuel. Vous pouvez consulter le rapport Prévisions de liquidités - Détails des transactions en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un poste d'origine de transaction, par exemple Remises de chèques, et en sélectionnant Saut, puis Prévisions de liquidités Détails des transactions dans le menu contextuel. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des liquidités

229 S'il est vrai que le rapport lit les données des prévisions en temps réel, la prévision elle-même est créée à partir du cycle de prévisions de liquidités que vous créez et planifiez dans le poste de travail Gestion des liquidités. Pour plus d'informations, voir Prévisions des liquidités. Gestion des liquidités P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 229

230 7 Gestion des taxes 7.1 Contexte de gestion Poste de travail Gestion des taxes Le poste de travail Gestion des taxes permet de créer les types de déclaration de taxes suivants : Déclarations préalables de TVA et déclarations annuelles de TVA Déclarations d'échange de biens Déclarations d'honoraires Déclarations de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation L'impôt sur les bénéfices des sociétés, l'impôt sur les salaires, la taxe professionnelle et les autres types de taxe d'utilisation ne sont pas couverts dans le poste de travail Gestion des taxes. Le système sélectionne les postes de taxes à déclarer pour la période de reporting sélectionnée lors du cycle de déclaration de taxes, génère une déclaration de taxes et calcule la créance d'impôt ou la taxe à payer. Cette opération repose sur les options de configuration, les transactions commerciales et les saisies manuelles de taxes. Vous pouvez utiliser les déclarations de taxes disponibles dans le système comme modèles pour créer et envoyer vos formulaires de déclaration ou fichiers de taxes (notez que vous ne pouvez pas envoyer les données fiscales directement à partir du système). En outre, vous pouvez saisir des paiements anticipés de taxes ou le paiement d'une taxe ou d'une créance d'impôt préalablement déterminé dans une déclaration de taxes pertinente pour le paiement. Pour obtenir une synthèse des postes de taxes en cours ou déclarés d'une période de reporting spécifique, vous pouvez utiliser les différents rapports disponibles. Pour plus d'informations sur le poste de travail Gestion des taxes, voir Aide Bibliothèque SAP Business ByDesign Domaines de gestion Gestion financière Gestion des flux de trésorerie Gestion des taxes Déclarations de taxes Registre de taxe Le système utilise le registre de taxe pour sauvegarder tous les postes de taxes et d'ajustement de taxe entrés manuellement ou automatiquement suite à des transactions commerciales faisant intervenir des taxes. Les données du registre servent à créer vos déclarations de taxes. Chaque poste de taxe dans le registre de taxe représente une créance d'impôt ou une taxe à payer existante entre votre société et l'administration fiscale. Les rapports Postes de TVA/taxes sur les ventes non soldés, Postes de TVA/taxes sur les ventes déclarés et Tous les postes de TVA/taxes sur les ventes sont basés sur les données du registre de taxe SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

231 Le registre de taxe utilise le code Déclaré pour classifier les postes de taxes dans les postes déclarés et postes non soldés. Ce code permet en outre de contrôler automatiquement si un poste de taxe doit être pris en compte pour une déclaration de taxes à soumettre. Si le statut Déclaré est défini pour un poste de taxe, ce dernier n'est pas inclus dans le cycle de déclaration de taxes. Pour chaque poste de taxe, le type d'écriture au journal, l'id écriture au journal, le partenaire, le montant de base imposable et la date d'échéance de la taxe [Page 233] sont définis. Contrairement au livre auxiliaire de taxes, le registre de taxe ne prend pas en compte les écritures de taxes ni les données comptables. Il n'est pas conseillé de saisir les taxes directement dans le poste de travail Comptabilité générale, car ces saisies ne sont pas prises en compte dans le registre de taxe. Vous devez alors ajouter manuellement les postes de taxes enregistrés en comptabilité générale dans les formulaires de déclaration pour les soumettre à l'administration fiscale. Livre auxiliaire de taxes Le livre auxiliaire de taxes est utilisé pour expliquer les comptes généraux de taxe dans la comptabilité générale. Le livre auxiliaire de taxes comprend, en plus des postes de taxe valorisés et comptabilisés, d'autres données fiscales et informations concernant les transactions commerciales sous-jacentes concernées par la taxe. Une synthèse des saisies des taxes est disponible dans le poste de travail Comptabilité générale, au niveau du rapport Taxes Postes Codes TVA et événements fiscaux Les codes TVA représentent des cas d'utilisations de taxes spécifiques. Vous entrez les codes TVA lorsque vous enregistrez des transactions commerciales (comme des factures clients, des saisies manuelles des taxes). En utilisant la logique de détermination des taxes stockée dans le système, celui-ci dérive le type de taxe, l'événement fiscal et le type de taux de taxe (comme le taux de taxe standard ou le taux de taxe réduit) à partir du code TVA et détermine le montant de taxe approprié. L'événement fiscal détermine la zone dans laquelle le poste de taxe (montant de taxe ou montant de base de taxe) figure au niveau de la déclaration de taxes. Options de configuration Outre les codes TVA prédéfinis dans le système, vous pouvez créer d'autres codes TVA et affecter des événements fiscaux prédéfinis par SAP. Ces options apparaissent dans les options de configuration personnalisée, sous Taxes sur biens et services Définir des codes TVA. Vous pouvez consulter les affectations des événements fiscaux et les types de taux de taxe dans les zones de formulaire dans les paramètres de configuration personnalisée sous Déclarations de taxes pour livraisons et prestations. Vous pouvez aussi effectuer d'autres affectations Exemple de scénario pour les déclarations de taxes Cet exemple de scénario décrit les étapes de la saisie de transactions commerciales pertinentes pour les taxes à la création d'une déclaration de taxes. Dans notre exemple, vous créez une déclaration de TVA pour la période de reporting du 1 au 31 octobre Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 231

232 1. Entrer les transactions commerciales Saisissez des factures dans le poste de travail Facturation client. Le système applique la logique de détermination des taxes définie afin de déterminer les montants de taxes à partir des données fiscales, de l'événement fiscal pertinent et du taux de taxe, puis il comptabilise ces montants dans la comptabilité générale. Dans le même temps, les postes de taxes pertinents pour la déclaration de taxes sont transférés vers le registre de taxe. 2. Effectuer des contrôles avant le cycle de déclaration de taxes SAP vous recommande d'effectuer les contrôles suivants régulièrement (en particulier lors des clôtures de trimestre et d'exercice), ainsi que lors de l'implémentation ou de la conversion d'un système et après avoir apporté des modifications aux options système. 1. Générez le rapport Rapprochement de la TVA/taxe sur les ventes. Ce rapport compare les données fiscales pertinentes pour la période de reporting dans le registre de taxe aux saisies des taxes dans la comptabilité générale et analyse si des différences sont apparues sur le plan technique. 2. Vérifiez si des postes de taxes non soldés existent avec une date comptable postérieure à la période de reporting. Ce contrôle permet d'éliminer les écarts de soldes éventuels sur les comptes de taxes. Pour ce faire, sélectionnez le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes en cours et entrez les périodes suivantes : Date d'échéance de la taxe : Date comptable : Vérifiez si des postes de taxes non soldés existent avec une date d'échéance postérieure à la période de reporting. Ce contrôle permet d'éliminer les montants de soldes éventuels sur les comptes de taxes. Pour ce faire, sélectionnez le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes en cours et entrez les périodes suivantes : Date d'échéance de la taxe : Date comptable : Déterminez le montant de taxe à rapprocher pour la période de reporting. Sélectionnez le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes en cours et saisissez la période 1 janvier octobre 2010 pour la date d'échéance des postes de taxes. 5. Vérifiez que les montants de taxe ont été remplacés manuellement et comptabilisés dans les pièces d'origine. Sélectionnez le rapport Calcul de TVA/taxes sur les ventes Détails et saisissez le mois Octobre sous Date comptable proposée. Les montants de taxe sont calculés automatiquement à l'aide des postes présents dans les pièces d'origine et sont comparés aux montants de taxe qui ont été comptabilisés. Si un montant de taxe a été remplacé manuellement, vous pouvez accéder directement à l'écriture au journal du montant de taxe concerné, puis à la pièce d'origine à partir du rapport. 3. Exécuter un cycle de déclaration de taxes Le poste de travail Gestion des taxes vous permet de créer un cycle de déclaration de taxes. Les postes de taxes pertinents pour la période de reporting sont automatiquement sélectionnés dans le registre de taxe, puis agrégés et affectés en fonction des zones concernées du formulaire fiscal. Pour être certain de prendre en compte tous les postes de taxes non soldés, sélectionnez une période débutant au 1er janvier de l'année civile en cours pour le cycle. Vous pouvez afficher les postes de taxes non soldés dans le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes non soldés. 4. Contrôler et envoyer des données fiscales Sélectionnez la déclaration de taxes créée dans le système et contrôlez l'exactitude des données fiscales. Ensuite, envoyez les données à l'administration fiscale. 5. Valider la déclaration de taxes SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

233 Une fois que vous avez envoyé les données fiscales à l'administration fiscale, sélectionnez la déclaration de taxes dans le système puis cliquez sur Valider. Le résultat est le suivant : Le statut de la déclaration de taxes passe de En préparation à Déclaré. Les postes de taxes correspondants reçoivent le statut Déclaré dans le registre de taxe et sont désormais affichés dans le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes déclarés. Le solde de la TVA/taxe sur les ventes et du compte de TVA déductible est transféré sur le compte de TVA à décaisser. Voir aussi Exemple de scénario pour les paiements de taxes [Page 239] Date d'échéance des postes de taxes Pour chaque transaction soumise à la taxe, le système crée le ou les postes de taxe associés, puis détermine la date d'échéance pour chaque poste de taxe. La date d'échéance de la taxe permet de définir la période de déclaration au cours de laquelle un poste de taxe est transmis à l'administration fiscale par le biais d'une déclaration de taxes. Dans les options par défaut du système, la date d'échéance de la taxe correspond généralement à la date comptable de la transaction commerciale sous-jacente. Les exceptions suivantes existent : Si vous entrez une date d'échéance modifiée de la taxe lors de la saisie de factures clients ou fournisseurs et des écritures de TVA manuelles, cette date est alors utilisée comme date d'échéance de la taxe. Pour les paiements anticipés de TVA, le système utilise toujours la date de rapprochement comme date d'échéance de la taxe. La date de rapprochement détermine la déclaration préalable de TVA utilisée pour rapprocher le paiement anticipé. Si le report de solde a été activé pour un type de déclaration de taxes dans les données principales de l'administration fiscale, comme cela se fait généralement aux États-Unis, la créance d'impôt résultant d'une déclaration de taxes est rapprochée de la déclaration de taxes suivante. Dans ces cas, le système définit par défaut la date d'échéance de la taxe sur le début de la période de déclaration suivante. Vous pouvez aussi spécifier que la date d'échéance de la taxe peut être différente de la date comptable. Cette option est définie dans l'activité Détermination de date d'échéance de la taxe de la configuration de gestion. Si vous modifiez l'option standard, le système détermine automatiquement la date d'échéance de la taxe à l'aide des règles de dérivation mises en place dans le système. La modification de l'option standard peut entraîner des incohérences lors du rapprochement périodique des postes de taxe et des comptes de taxes. SAP vous recommande donc vivement de ne modifier cette option qu'après un contrôle complet. Si vous décidez de modifier les options standard, SAP vous recommande de ne pas le faire pendant l'exercice comptable en cours. La modification n'a aucun impact sur les postes de taxe déjà saisis et comptabilisés. Déterminer la date d'échéance de la taxe pour des transactions sélectionnées après modification de l'option standard Facture client et avoir client Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 233

234 Si vous n'avez pas indiqué de date d'échéance de la taxe dans le poste de travail Facturation client pour une facture ou un avoir client, le système reprend la Date de facture comme date d'échéance de la taxe. Facture fournisseur et avoir fournisseur Si, dans le poste de travail Facturation fournisseur, vous n'avez indiqué aucune date d'échéance modifiée de la taxe pour une facture ou un avoir fournisseur mais que vous avez spécifié une date comptable, cette dernière est reprise comme date d'échéance de la taxe. Si vous n'avez spécifié ni date d'échéance modifiée de la taxe, ni date comptable, le système reprend la date de la facture comme date d'échéance de la taxe. La date de réception n'est pas pertinente pour déterminer cette date d'échéance. Encaissement par prélèvement automatique : La date du document est utilisée comme date d'échéance de la taxe. Virement bancaire émis : La date de valeur bancaire attendue est utilisée comme date d'échéance de la taxe. Si vous avez indiqué une date de traitement bancaire, celle-ci est utilisée pour dériver la date de valeur bancaire attendue. Sinon, il définit le jour suivant la date de la pièce. Pour un transfert bancaire, la date de valeur bancaire attendue est dérivée - inchangée - de la date de la pièce. Le calendrier d'entreprise sert de référence dans tous les cas. Extrait de compte : Pour un encaissement ou un décaissement saisi au moyen d'un extrait de compte dans le poste de travail Gestion des liquidités, qui peut être rapproché d'un poste non soldé (un virement bancaire reçu et un avoir émis, par exemple), la date de l'extrait de compte est utilisée comme date d'échéance de la taxe. Pour plus d'informations, voir Extraits de compte [Page 171]. Vous devez saisir les extraits de compte dans le système chaque jour. Si la date figurant sur un extrait de compte diffère de la date valeur d'un poste, vous devez comptabiliser manuellement une écriture de correction de la taxe pour ce poste dans le poste de travail Gestion des taxes sous Saisies manuelles des taxes. Chèque : Pour un chèque reçu, la date comptable est utilisée comme date d'échéance de la taxe. Pour un chèque émis, c'est la date d'émission qui est utilisée comme date d'échéance de la taxe. Si la date à laquelle le chèque sort de la société diffère de la Date d'émission, vous devez passer une écriture de correction de taxe dans le poste de travail Gestion des taxes sous Saisies manuelles des taxes. Paiement en espèces : Pour un encaissement en espèces, la date de réception est utilisée comme date d'échéance de la taxe. Pour un décaissement en espèces, c'est la date de paiement qui est utilisée comme date d'échéance de la taxe. Gestion des déplacements professionnels : Pour un décompte des frais, la date comptable est utilisée comme date d'échéance de la taxe. Rapprochement manuel : Lorsqu'un poste non soldé fait l'objet d'une compensation de paiement manuelle dans le poste de travail Comptabilité clients ou Comptabilité fournisseurs, la date du document est utilisée comme date d'échéance de la taxe. Selon le paramétrage standard, la date du jour est utilisée comme date de la pièce. Débit/Crédit : Pour un débit ou un crédit saisi dans le poste de travail Comptabilité clients via la gestion de compte client, la date comptable est utilisée comme date d'échéance de la taxe. Paiement anticipé des taxes : Pour un paiement anticipé des taxes effectué dans le poste de travail Gestion des taxes, l'échéance de rapprochement est utilisée comme date d'échéance de la taxe. Assistance (États-Unis) : Si une déclaration de taxes (telle qu'une déclaration de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation) génère un report, la date d'échéance de la taxe tombe le jour suivant la fin de la période de déclaration pertinente SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

235 Saisie manuelle de taxe : Pour une saisie manuelle de taxe effectuée dans le poste de travail Gestion des taxes, vous devez indiquer la date d'échéance de la taxe de manière explicite. Dans les options standard, la date du jour est proposée. Annulation : Pour des annulations (contre-passations), le système standard définit la date comptable de la transaction d'annulation comme date d'échéance de l'impôt. Néanmoins, si la date comptable indiquée tombe avant la date d'échéance du poste de taxe initial, le système définit la date d'échéance du poste de taxe initial comme date d'échéance de la taxe Reporting fiscal Une documentation sur ce sujet est disponible pour les pays suivants : Autriche, Australie, Canada, Chine, Danemark, France, Inde, Italie, Japon, Mexique, Pays-Bas, Nouvelle-Zélande, Espagne, Afrique du Sud, Suisse et Royaume-Uni. Afin de garantir que la version de document spécifique de votre pays est affichée, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez le pays voulu. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte Déclaration rétroactive de postes de taxes Synthèse Trois options sont disponibles pour la déclaration rétroactive de postes de taxes non soldés auprès de l'administration fiscale. Vous créez une déclaration rectificative et, pour le cycle de rectification, indiquez la même période que celle de la déclaration à corriger. Vous créez une déclaration rectificative concernant la déclaration de taxes pour la période du 01/03 au 31/03. Vous saisissez cette période pour le cycle de rectification (voir également : Cycle de rectification et déclaration de taxes rectificative). Vous incluez les postes de taxes en cours des périodes de déclaration précédentes dans votre prochaine déclaration de TVA (par exemple, votre déclaration préalable de TVA pour l'allemagne). Vous créez une déclaration de taxes pour mars et souhaitez inclure tous les postes de taxes en cours précédents de l'exercice en cours. Par conséquent, vous saisissez 01/01 à 31/03 pour le cycle de déclaration de taxes. Vous prenez en compte les postes de taxes en cours existants lorsque vous créez votre déclaration de taxes annuelle normale Calcul de la cotisation à la Chambre économique fédérale (Autriche) Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 235

236 Une documentation sur ce sujet est disponible pour l'autriche. Pour être certain d'afficher la version de document spécifique de votre pays, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, sélectionnez Autriche. Sauvegardez vos options Importation de services (Inde) Une documentation sur ce sujet est disponible pour l'inde. Pour afficher la version de document spécifique du pays concerné, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Inde. Sauvegardez vos options Traitement des challans (Inde) Une documentation sur ce sujet est disponible pour l'inde. Pour afficher la version de document spécifique du pays concerné, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Inde. Sauvegardez vos options Importation de marchandises (Inde) Une documentation sur ce sujet est disponible pour l'inde. Pour afficher la version de document spécifique du pays concerné, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Inde. Sauvegardez vos options Paiement anticipé de la TVA (Inde) Une documentation sur ce sujet est disponible pour l'inde. Pour afficher la version de document spécifique du pays concerné, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Inde. Sauvegardez vos options Achat de biens d'équipements (Inde) Une documentation sur ce sujet est disponible pour l'inde. Pour afficher la version de document spécifique du pays concerné, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Inde. Sauvegardez vos options SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

237 Paiement séparé de la taxe sur les ventes centrales et de la TVA (Inde) Une documentation sur ce sujet est disponible pour l'inde. Pour afficher la version de document spécifique du pays concerné, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Inde. Sauvegardez vos options Déclarations de taxes sur les services (Inde) Une documentation sur ce sujet est disponible pour l'inde. Pour afficher la version de document spécifique du pays concerné, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Inde. Sauvegardez vos options Abattement fiscal (Inde) Une documentation sur ce sujet est disponible pour l'inde. Pour afficher la version de document spécifique du pays concerné, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Inde. Sauvegardez vos options Achat commerçant non enregistré (Inde) Une documentation sur ce sujet est disponible pour l'inde. Pour afficher la version de document spécifique du pays concerné, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Inde. Sauvegardez vos options Déclaration d'honoraires 27Q (Inde) Une documentation sur ce sujet est disponible pour l'inde. Pour afficher la version de document spécifique du pays concerné, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Inde. Sauvegardez vos options. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 237

238 Déclarations des honoraires (Inde) Une documentation sur ce sujet est disponible pour l'inde. Pour afficher la version de document spécifique du pays concerné, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Inde. Sauvegardez vos options Certificat fournisseur de déclaration d'honoraires (37-A) (Mexique) Une documentation sur ce sujet est disponible pour le Mexique. Afin de garantir que la version de document spécifique de votre pays est affichée, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Mexique. Sauvegardez vos options Importation de biens (Inde) Ce document contient du texte qui n'est pertinent que pour l'inde. Pour garantir l'affichage d'un texte adapté, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Inde. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte Transfert de stock intra-société (Inde) Ce document contient du texte qui n'est pertinent que pour l'inde. Pour garantir l'affichage d'un texte adapté, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Inde. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte Droit d'accise (Inde) Ce document contient du texte qui n'est pertinent que pour l'inde. Pour garantir l'affichage d'un texte adapté, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Inde. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

239 7.1.3 Paiements de taxes Exemple de scénario pour les paiements de taxes Cet exemple de scénario décrit les étapes de la compensation d'une taxe à payer par rapport à une déclaration de taxes. 1. Vérifiez si la taxe à payer dans la déclaration de taxes soumise correspond à la valeur affichée dans le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes déclarés. 2. Sélectionnez la déclaration de taxes et cliquez sur Payer. Si nécessaire, modifiez la date de paiement et la date comptable proposées par le système et cliquez sur OK. Un numéro interne est affecté au paiement qui présente désormais le statut En cours de préparation. 3. Si les données du paiement sont cohérentes, une tâche Approuver le paiement de taxe est envoyée à l'approbateur. 4. Si le paiement est approuvé : Le statut Validé est affecté au paiement, qui est enregistré sur le compte de taxes approprié. Une écriture au journal est générée et l'id d'écriture au journal est affecté au paiement. La déclaration de taxes prend le statut Terminé. 5. Le montant à transférer à l'administration fiscale figure désormais dans le poste de travail Gestion des paiements sous Moniteur des paiements avec le statut Prêt pour transfert. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Paiements de taxes Transactions fiscales et comptabilisation de taxes Biens et services fournis à titre gratuit Selon la législation allemande sur la TVA, les biens et services fournis à titre gratuit correspondent à la mise à disposition de biens ou de services sans paiement ni service prévu en retour ou à la fourniture de biens ou de services en vue d'un usage ou d'une consommation strictement privés. Une distinction est établie entre les livraisons à titre gratuit et les autres services proposés gratuitement. Livraisons à titre gratuit Le montant de base imposable pour les livraisons à titre gratuit correspond généralement au prix d'acquisition ou au coût de remplacement, comprenant tous les frais généraux au moment où les marchandises sont sorties du stock. La TVA n'est pas incluse dans le montant de base imposable. S'il est impossible de calculer un prix d'achat, le coût des marchandises vendues est utilisé. Le coût des marchandises vendues englobe tous les coûts engagés à l'occasion de la prestation de service ou depuis le processus de production jusqu'au moment où les marchandises sont sorties du stock. Autres services à titre gratuit Le montant de base imposable des services imposables assurés à titre gratuit comprend tous les coûts engagés en rapport direct avec la réalisation des services concernés, parmi lesquels les dépenses non Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 239

240 soumises à la TVA (telles que les coûts de personnel proportionnels). Ceci s'applique uniquement lorsque la société peut prétendre à une retenue de TVA déductible totale ou partielle pour ces coûts. Enregistrer la transaction commerciale Pour pouvoir comptabiliser des marchandises et services fournis à titre gratuit, vous devez disposer des données suivantes : valeur nette au moment de la sortie de stock des marchandises ; compte de bilan, compte de charges et compte de capitaux propres pertinents pour la comptabilisation, ainsi que les groupes de détermination des comptes correspondants ; codes TVA à utiliser. Vous saisissez les marchandises et services fournis à titre gratuit dans le poste de travail Gestion des taxes, sous Saisies manuelles des taxes. Dans certains cas, vous pouvez être amené à créer des écritures complémentaires dans d'autres postes de travail. Exemples d'application 1. Exemple d'écriture : Autres services fournis à titre gratuit Débit Crédit Autres réserves (type de compte : EQUITY) Frais de déplacement (type de compte : COSEXP) Taxe sur la valeur ajoutée (type de compte : TAX) Saisie manuelle des taxes Groupe de détermination des comptes Z-1000 Autres réserves Débit Crédit Code TVA Montant de la taxe 119 A-7100 Frais de déplacement 100 Z1 Services fournis à titre gratuit 19 Vous devez définir le groupe de détermination des comptes Z-1000 et le code TVA Z1 comme indiqué dans la section Configuration de gestion. 2. Exemple d'écriture : Immobilisation de faible valeur fournie à titre gratuit, initialement saisie en tant que charge Débit Crédit Autres réserves (type de compte : EQUITY) Fournitures de bureau (type de compte : COSEXP) Taxe sur la valeur ajoutée (type de compte : TAX) Saisie manuelle des taxes Groupe de détermination des comptes Débit Crédit Code TVA Montant de la taxe SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

241 Z-1000 Autres réserves 119 A-7420 Fournitures de bureau 100 Z2 Marchandises fournies à titre gratuit 19 Vous devez définir le groupe de détermination des comptes Z-1000 et le code TVA Z2 comme indiqué dans la section Configuration de gestion. 3. Exemple d'écriture : Biens du stock magasin fournis à titre gratuit Débit Crédit Autres réserves (type de compte : EQUITY) Coûts des produits finis (type de compte : COSEXP) Taxe sur la valeur ajoutée (type de compte : TAX) Saisie manuelle des taxes Groupe de détermination des comptes Z-1000 Autres réserves Débit Crédit Code TVA Montant de la taxe 119 Z-2000 Coûts des produits finis 100 Z2 Marchandises fournies à titre gratuit 19 Vous devez définir le groupe de détermination des comptes Z-2000 et le code TVA Z2 comme indiqué dans la section Configuration de gestion. Vous devez également saisir la sortie du stock. Pour cela, accédez au poste de travail Logistique interne et sélectionnez Tâches courantes Consommation pour centre de coûts. Comptabilisation de la sortie des marchandises Débit Crédit Coûts des produits finis (type de compte : COSEXP) Produits finis (type de compte : INV) La comptabilisation de la saisie manuelle des taxes et de la sortie de marchandises utilisant le même compte de charges, les écritures suivantes sont générées pour chaque solde : Débit Crédit Autres réserves (type de compte : EQUITY) Produits finis (type de compte : INV) Taxe sur la valeur ajoutée (type de compte : TAX) Configuration de gestion L'activité Plan comptable, structures du rapport financier, détermination des comptes dans le poste de travail Configuration de gestion vous permet d'accéder aux plans comptables et aux groupes de détermination des comptes prédéfinis par SAP, ainsi qu'aux comptes affectés. Les règles relatives aux écritures automatiques sont définies pour chaque groupe de détermination des comptes. Pour plus d'informations sur le processus général de détermination Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 241

242 des comptes, voir Détermination automatique des comptes et Configuration de la détermination des comptes pour les transactions commerciales. Les sections suivantes ne se rapportent qu'à des processus et à des options propres aux transactions commerciales. Plans comptables et comptes Vous pouvez saisir des comptes supplémentaires dans l'activité Plan comptable, structures du rapport financier, détermination des comptes sous Gérer plan comptable. Créez des comptes dans chaque plan comptable utilisé. Les comptes requis doivent appartenir aux types de comptes suivants : Pour les comptes Exemples : fournitures de bureau, primes en nature, téléphone et communications Exemples : marchandises et produits finis, stock de matières premières, encours de fabrication Exemples : capital souscrit, autres réserves Type de compte COSEXP Coûts/Charges INV Stock magasin EQUITY Capitaux propres Groupes de détermination des comptes Pour pouvoir comptabiliser des marchandises et services fournis à titre gratuit, vous devez définir des groupes de détermination des comptes supplémentaires pouvant être utilisés pour les saisies manuelles de taxes. Créez un groupe de détermination des comptes pour les comptes de capitaux propres (type de compte : EQUITY). Dans les options de configuration personnalisée, sélectionnez Plan comptable, structures du rapport financier, détermination des comptes Gérer groupes de détermination des comptes puis Livres auxiliaires Comptabilité générale Groupe pour autres dettes Ajouter ligne. Indiquez un numéro de groupe (tel que Z 1000) et un nom pour le nouveau groupe de détermination des comptes (Autres réserves, par exemple). Activez ensuite l'indicateur Utilisé dans autres comptabilisations. Détermination des comptes Pour les livres auxiliaires Coûts et Stocks pertinents pour la comptabilisation, ainsi que pour le grand livre, vérifiez les options des types de groupes suivants et des groupes qui leur sont affectés : Grand livre/livre auxiliaire Comptabilité générale Livre auxiliaire Coûts Livre auxiliaire Stocks Type de groupe Groupes pour autres dettes Groupes pour frais généraux Groupes pour articles Configurez la détermination des comptes pour le groupe de détermination des comptes Z-1000 Autres réserves. Pour ce faire, dans les options de configuration personnalisée, sélectionnez Plan comptable, structures du rapport financier, détermination des comptes Détermination des comptes Grand livre. Allez à l'onglet Autre. Sous Livres auxiliaires, sélectionnez la valeur de filtre Comptabilité générale, puis la valeur de filtre 4 Autres dettes pour le type de groupe. Saisissez les données suivantes : Groupe de détermination des comptes : Z-1000 Autres réserves Compte : Autres réserves Notez que les groupes de détermination des comptes peuvent s'appliquer à différents plans comptables SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

243 Codes TVA et détermination des taxes Les codes TVA représentent un cas d'utilisation de taxe ; ils sont automatiquement utilisés pour calculer les montants de TVA. Pour plus d'informations, voir Codes TVA et événements fiscaux [Page 231]. Pour définir les codes TVA des marchandises et services fournis à titre gratuit, utilisez les événements fiscaux suivants : Marchandises livrées à titre gratuit Services fournis à titre gratuit Ainsi, ces transactions seront également affichées automatiquement dans la zone pertinente de la déclaration de TVA annuelle Comptabilisation des acomptes (méthode de la valeur brute) Acomptes versés Vous saisissez les demandes pour les acomptes versés dans le poste de travail Facturation fournisseur. Si un acompte se fonde sur une commande d'achat définie dans le poste de travail Demandes et commandes d'achat, vous devez saisir une demande d'acompte en faisant référence à une commande d'achat (et en mentionnant le numéro de commande d'achat pertinent). Si vous saisissez une facture ultérieurement, le numéro de la commande d'achat permet l'identification automatique de l'acompte référencé. Pour la création de la facture finale, le système propose pour le rapprochement tous les acomptes existants versés au fournisseur dans l'onglet Acomptes. Cette page vous permet de modifier le montant de l'acompte. Vous pouvez rapprocher tout montant restant avec une facture future du fournisseur. Pour plus d'informations sur la date d'échéance de la taxe, voir Date d'échéance des postes de taxes [Page 233]. Exemple d'écriture 1. Vous comptabilisez le virement bancaire émis de votre acompte de euros : Acomptes versés 1000 TVA déductible 190 Crédit Banque Vous saisissez la facture finale (facture fournisseur) : Frais 3000 TVA déductible 570 Crédit Dettes Vous affectez l'acompte à la facture finale (compensation) : Comptabilité fournisseurs 1190 Crédit Acomptes versés 1000 Crédit TVA déductible 190 Après la compensation, il reste une dette d'un montant brut de EUR ( ) envers le fournisseur, ainsi qu'une taxe de 380 EUR ( ) à payer à l'administration fiscale (retenue de TVA déductible). Le système crée Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 243

244 automatiquement un poste de créance correspondant dans le registre de taxe [Page 230] et dans le livre auxiliaire de taxes. Acomptes reçus Exemple d'écriture 1. Vous saisissez la demande d'acompte d'un client : Pour cette demande d'acompte, un poste non soldé est créé automatiquement dans le compte client (aucune écriture correspondante n'est passée dans le grand livre). Pour plus d'informations, voir Gestion de compte client [Page 64] et Postes clients non soldés [Page 63]. 2. Vous comptabilisez la réception d'un acompte : Débit Rentrée de fonds 20 Crédit Acomptes reçus 16,81 Crédit TVA 19 % 3,19 3. Vous saisissez la facture finale (facture client) : Comptabilité clients 59,58 Crédit Produit 50,07 Crédit TVA 19 % 9,51 4. Vous affectez l'acompte à la facture finale (compensation) : Acomptes 16,81 Débit TVA 19 % 3,19 Crédit Créances 20 Affichage des postes de taxes non soldés à partir des acomptes Pour afficher les postes de taxes non soldés à partir des acomptes, procédez comme suit : 1. Dans le poste de travail Gestion des taxes, appelez le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes non soldés. 2. Dans l'écran de sélection, saisissez la société et utilisez la date d'échéance de la taxe pour spécifier la période de déclaration. 3. Sous Événement fiscal, sélectionnez le critère Facture d'acompte reçu et Facture d'acompte émis puis cliquez sur OK. Ajustement de TVA manuel Pour effectuer un ajustement de TVA rétroactif en référence à une demande d'acompte, passez au poste de travail Gestion des taxes, sélectionnez Écritures manuelles de taxes et saisissez le code TVA approprié pour les acomptes émis ou reçus SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

245 Mouvement intra-communautaire Les mouvements intra-communautaires concernent la livraison de marchandises intra-entreprise entre deux pays de l'union européenne. Les livraisons de marchandises intra-communautaires doivent être enregistrées dans les déclarations d'échange de biens et déclarées à l'administration fiscale allemande. Saisies manuelles de TVA Vous devez procéder à une saisie manuelle de TVA dans le poste de travail Gestion des taxes en vue du calcul de la TVA relative à la livraison dans un autre pays de l'ue. Pour ce faire, procédez comme suit : 1. Sous Saisies manuelles des taxes, accédez à la vue Saisies TVA et cliquez sur Nouveau. Entrez la société, le pays et les données relatives à la devise, ainsi que la date comptable. Entrez le numéro d'identification de TVA du pays de l'union européenne de destination. 2. Entrez les données d'écriture au journal suivantes dans la partie inférieure de l'écran : Compte Débit Crédit Codes taxes Montant de la taxe Z Compte d'attente - Écritures manuelles Z Compte d'attente - Écritures manuelles Livraison intracommunautaire Acquisition intracommunautaire (taux standard) Pour passer l'écriture sur les comptes de taxes et saisir les données dans le registre de taxe, cliquez sur Comptabiliser Transactions commerciales imposables à l'étranger Les déclarations de taxes et les paiements associés sont uniquement pris en charge pour les pays inclus dans le périmètre actuel de la solution. Vous pouvez tout de même saisir des écritures et des postes de taxes pour les autres pays. Conditions préalables Dans la tâche Plans comptables, structures du rapport financier, détermination des comptes du poste de travail Configuration de gestion, deux comptes de compensation fiscale (comptes de TVA à décaisser) du type de compte général Créances et OLIAB Autres créances/dettes (avec les descriptions Compensation de la TVA déductible étrangère et Compensation de la TVA/taxe sur les ventes étrangère, par exemple) ont été définis. Vous avez saisi les données principales de l'administration fiscale étrangère dans le poste de travail Gestion des taxes. Si la devise du pays d'imposition est différente de celle de votre société, ces valeurs doivent être définies dans le poste de travail Comptabilité générale, via Tâches courantes Gérer taux de change. Procédure générale Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 245

246 1. Déterminez le solde des postes de taxes pour le pays d'imposition pertinent dans le rapport fiscal Postes de TVA/taxes sur les ventes en cours. Envoyez les données fiscales pertinentes à l'administration fiscale étrangère en dehors du système. 2. Effectuez une saisie manuelle de taxe et réenregistrez la créance d'impôt ou la taxe à payer sur le compte de compensation fiscale concerné. 3. Saisissez l'extrait de compte avec le paiement de taxe émis ou reçu. Procédez ensuite à une affectation du paiement en déclarant le paiement de la taxe au compte de compensation de taxe. 4. Les soldes indiqués dans le compte de compensation fiscale et le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes en cours sont désormais rapprochés. Les postes de taxes individuels restent néanmoins affichés dans le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes en cours. Note : la différence de change due aux modifications du taux de change est automatiquement comptabilisée sous forme de gain ou de perte. Exemple de scénario "Taxe à payer à l'administration fiscale en Italie" Une facture fournisseur a été saisie avec un code TVA étranger. La TVA déductible étrangère est remboursée par l'administration fiscale compétente lors du traitement des remboursements de TVA déductible. Les descriptions des comptes utilisés dans l'exemple peuvent différer des descriptions présentes dans le système. 1. À la fin de la période de reporting, vous déterminez le solde des postes de taxes pour le pays d'imposition Italie. Pour cela, passez au poste de travail Gestion des taxes, ouvrez le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes en cours et sélectionnez l'italie comme pays d'imposition. Dans cet exemple, le rapport relatif à la période de reporting sélectionnée affiche une taxe à payer de 200 EUR vis-à-vis de l'administration fiscale italienne. 2. Pour réenregistrer la taxe à payer du compte TVA déductible étrangère sur le compte de compensation fiscale, saisissez l'écriture suivante dans le poste de travail Gestion des taxes sous Saisies manuelles des taxes : Compte Débit Crédit Code TVA Compte de compensation fiscale EUR 2 - Achat national 20 % Compte de compensation fiscale EUR Dans l'écriture au journal, le poste correspond à compte de compensation fiscale pour TVA déductible étrangère 200 EUR. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Saisies de TVA/taxe sur les ventes. 3. Une fois remboursé par l'administration fiscale italienne, le montant de la TVA déductible est affiché dans l'extrait de compte de votre banque. Saisissez l'extrait de compte dans le poste de travail Gestion des liquidités avec le paiement de taxe reçu. Dans l'écriture au journal, le poste correspond à compte de compensation interbancaire 200 EUR. Passez au poste de travail Gestion des paiements et exécutez une affectation du paiement manuelle pour le poste correspondant de l'extrait de compte. Pour cela, sélectionnez l'onglet Autre affectation et saisissez le compte de compensation fiscale en tant que compte général. Dans l'écriture au journal, le poste correspond à compte de compensation bancaire vers compte de compensation fiscale 200 EUR. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Paiements de taxes. 4. Le compte de compensation fiscale est désormais rapproché. Le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes en cours présente également un solde nul. Les postes de taxes individuels n'ont pas été rapprochés et restent affichés dans le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes en cours (mais pas dans le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes déclarés SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

247 Imposition des ventes aux particuliers résidant à l'étranger Synthèse Le calcul des taxes sur les biens et services (TVA ou taxe sur les ventes américaine, par exemple) a lieu dans le cadre de la facturation client ou fournisseur et d'activités connexes telles que commande client, commande d'achat, ordre de service, facturation de projet, gestion des frais et des remboursements. L'imposition à l'étranger concerne les sociétés qui ont à appliquer des taxes étrangères. En cas de vente de marchandises, la société doit être inscrite auprès de l'administration fiscale du pays du client pour pouvoir appliquer et déclarer des taxes à l'étranger. En cas d'achat, il est possible de recevoir une facture avec taxe étrangère même si la société n'est pas inscrite auprès de l'administration fiscale étrangère. Le système détermine automatiquement la taxe à appliquer dans des transactions comme une facture client ou fournisseur. Le scénario d'imposition des ventes aux particuliers à l'étranger se présente lorsqu'une entreprise d'un pays de l'union européenne vend à un compte privé situé dans un autre pays, où l'entreprise est assujettie à la TVA. Les ventes de marchandises à des particuliers résidant à l'étranger doivent être régulières et le chiffre d'affaires de l'exercice précédent doit dépasser un seuil défini. Supposons que l'entreprise A vende des marchandises à un particulier B résidant dans un pays de l'union européenne. Pour respecter la conformité réglementaire, A doit être assujetti à la TVA du pays de son client. L'entreprise A envoie sa facture au format du client B, avec le numéro d'identification fiscale de l'entreprise A. Elle doit déclarer la facture auprès de l'administration fiscale du client ; elle doit également déclarer le montant de base auprès de sa propre administration fiscale comme étant non imposable dans son pays d'origine. Conditions préalables Avant de pouvoir appliquer des taxes étrangères, l'entreprise doit être inscrite auprès de l'administration fiscale du pays concerné. Dans la configuration personnalisée, vous devez vérifier que les options sont bien définies pour le calcul des taxes à l'étranger (Taxe sur les biens et les services, Options fiscales pour les achats). Il convient également de vérifier les types de conversion et les taux de change des devises. Vous devez enfin veiller à la mise à jour correcte de la classification fiscale et de la classification des produits dans les fiches article ou service. Flux de processus Le flux de processus associé à l'imposition des ventes aux particuliers à l'étranger est décrit ci-dessous : Pendant ce processus, vous pouvez accéder aux postes de travail Gestion des taxes et Gestion des comptes afin d'exécuter un scénario de vente sur stock. 1. Après avoir reçu l'inscription de l'administration fiscale du pays étranger, vous ouvrez le poste de travail Gestion des taxes, puis créez ou modifiez l'administration fiscale du pays étranger où le client est implanté. Au sein de l'union européenne, les entreprises d'autres pays de l'union doivent s'inscrire si elles ont excédé un certain seuil de ventes à des particuliers au cours de l'exercice précédent. La valeur de ce seuil varie d'un pays à l'autre et oscille entre et euros. Le système sauvegarde les données fiscales. 2. Vous pouvez créer un régime fiscal d'entreprise, puis saisir le numéro d'identification fiscal attribué par l'administration fiscale. Le système sauvegarde le régime fiscal de l'entreprise. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 247

248 Dès que vous avez créé le régime fiscal de l'entreprise et précisé le numéro d'identification fiscale, tous les processus ultérieurs impliquant des comptes privés de ce pays seront imposables dans ce pays au titre de ventes nationales. Sans inscription, les scénarios commerciaux seraient imposables au titre de ventes nationales dans le pays de la société, ce qui équivaudrait à de la vente à distance. 3. Vous pouvez ouvrir le poste de travail Gestion des comptes pour créer un compte privé dans le pays étranger appartenant à l'union européenne où la société est assujettie à la TVA. Du point de vue de l'imposition à l'étranger, un compte ne peut être considéré comme privé que si le pays est indiqué dans les données d'adresse et que le compte n'a pas de numéro d'identification fiscale dans le pays. 4. Tous les processus commerciaux sont autorisés, tels que la vente sur stock vers le compte privé du pays où la société est enregistrée. 5. Dans tous les documents de vente (commandes ou factures client, ordres de service, demandes de versement d'acompte, etc.), l'utilisateur doit saisir le destinataire et vérifier le pays figurant dans l'adresse. 6. Lorsque vous cliquez sur l'onglet Taxes, vous verrez que le code fiscal et le pays d'imposition doivent être renseignés automatiquement par le système pour faciliter le calcul des taxes et l'imposition des services. 7. Vous pouvez vérifier qu'une imposition à l'étranger a eu lieu en accédant au sous-onglet Taxes. Le pays imposable doit être le pays où réside le compte. Vous avez d'autres possibilités. Si le système a spécifié un pays d'imposition différent (pays où est implantée la société, par exemple), vous pouvez remplacer le pays d'imposition via l'aide à la saisie et affecter le code fiscal correspondant au pays adéquat. Si l'aide à la saisie ne propose pas le code fiscal voulu pour le client, cela veut dire qu'il n'existe pas de régime fiscal d'entreprise pour ce pays. Vous pouvez vous en assurer dans le poste de travail Gestion des taxes. S'il existe un régime fiscal, mais que le code correct du pays n'est pas proposé, il se peut alors que les taxes n'aient pas été configurées pour le pays. Vérifiez tout cela dans la configuration personnalisée. Si le pays n'est pas disponible dans la configuration personnalisée, c'est qu'il n'est pas pris en charge par le système. Dans ce cas, il est impossible d'utiliser l'imposition à l'étranger avec ce pays. Si vous pouvez sélectionner le pays étranger voulu comme pays d'imposition sans qu'il soit proposé par le système dans les documents de vente, en voici peut-être les raisons : Si votre entreprise n'est pas implantée dans un pays de l'union européenne, les ventes à des particuliers sont généralement des exportations du pays d'origine non assujetties à l'imposition à l'étranger. Le compte client n'est pas un compte privé. Le compte est un compte privé qui n'est pas situé dans l'union européenne Calcul des taxes à l'étranger pour les services Synthèse Le calcul des taxes sur les biens et services (TVA ou taxe sur les ventes américaine, par exemple) a lieu dans le cadre de la facturation client ou fournisseur et d'activités connexes telles que commande client, ordre de service, facturation de projet, gestion des frais et des remboursements. L'imposition à l'étranger concerne les sociétés qui ont à appliquer des taxes étrangères. En cas de vente de services, la société doit être inscrite auprès de l'autorité fiscale du pays du client pour pouvoir appliquer et déclarer des taxes à l'étranger. En cas d'achat, il est possible de recevoir une facture avec taxe étrangère même si la société n'est pas inscrite auprès de l'autorité fiscale étrangère SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

249 Le système détermine automatiquement la taxe à appliquer dans des transactions comme une facture client ou fournisseur. L'imposition des services à l'étranger intervient en particulier avec des types spécifiques de services liés à des biens immobiliers ou à des transports. Prenons l'exemple d'une société qui construit un bâtiment pour un client B d'un pays de l'union européenne. Le bâtiment est situé dans un pays étranger. Le client n'est pas une personne imposable. Les obligations légales stipulent que le prestataire de service doit s'inscrire en principe auprès de l'autorité fiscale du pays où le service est assuré. La société envoie la facture avec le numéro d'identification fiscale fourni par le pays où le service est assuré. La société déclare le montant de la facture à l'autorité fiscale où le service est assuré, en appliquant la législation locale pour la facturation. La société déclare le montant de base imposable comme non imposable à l'autorité fiscale de son pays d'origine. Conditions préalables Au sein de l'union européenne, les sociétés doivent, en principe, s'inscrire auprès de l'autorité fiscale du pays étranger de l'union dans certains cas. Dans la configuration personnalisée, vous devez vérifier que les options sont bien définies pour le calcul des taxes à l'étranger (Taxe sur les biens et les services, Options fiscales pour les achats). Vous devez aussi vérifier les types de conversion et les taux de change des devises. Vous devez aussi veiller à la mise à jour correcte de la classification fiscale et de la classification des produits dans les données principales article ou service. Des plages de numéros doivent être affectées pour la combinaison que forment la société vendeuse et le pays d'imposition. Les taux de conversion de devise sont officiellement fournis par les administrations fiscales dans plusieurs pays. L'utilisation d'autres taux de change n'est autorisée qu'avec la permission des autorités fiscales. Flux de processus Le flux de processus associé à l'imposition des services à l'étranger est décrit ci-dessous : 1. Après avoir reçu l'inscription de l'autorité fiscale du pays étranger, ouvrez le poste de travail Gestion des taxes, puis créez ou modifiez l'autorité fiscale du pays étranger où le client est implanté. Le système sauvegarde les données fiscales. 2. Vous devez créer un régime fiscal de société, puis saisir le numéro d'identification fiscal attribué par l'autorité fiscale. Le système sauvegarde le régime fiscal de la société. Dès que vous avez créé le régime fiscal de la société et précisé le numéro d'identification fiscale, tous les processus commerciaux ultérieurs impliquant des comptes privés de ce pays seront imposables dans ce dernier au titre de ventes nationales. Sans inscription, les scénarios commerciaux seraient imposables au titre de ventes nationales dans le pays de la société. 3. Vous pouvez créer un service ou modifier une prestation existante en accédant au poste de travail Données produits et à la vue Services. En cas d'achat et de vente, le système vérifie à quel endroit ces services sont imposables. Le service peut être imposable à différents niveaux : Destination : Dans ce cas, vous devez ajouter une ligne pour chaque pays impliqué dans la transaction, puis cocher la case Imposable à destination. Fournisseur/Client : Dans ce cas, le service est imposable dans le pays où le fournisseur est déclaré. Vous devez ajouter une ligne pour chaque pays impliqué dans la transaction, puis décocher la case Imposable à destination. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 249

250 Service soumis à la liquidation de TVA : Dans ce cas, les services bénéficient d'une liquidation de la TVA et l'acheteur acquitte la taxe dans le pays où elle est due. Cela est rappelé par le motif d'exonération fiscale. Service soumis à la liquidation de TVA et imposable à destination : Dans ce cas, les services bénéficient de la liquidation de la TVA mais restent imposables à destination. L'utilisateur ajoute le motif d'exonération fiscale, puis coche la case Imposable à destination pour tous les pays concernés par la transaction. Vous devez procéder à la saisie dans la vue Ventes ou la vue Achats. Le système copie ensuite ces données dans l'autre vue. 4. Les éléments à saisir dans la vue Ventes ou la vue Achats sont les suivants : Ventes : Dans tous les documents de vente (commandes ou factures client, ordres de service, demandes de versement d'acompte, etc.), vous devez saisir le destinataire et vérifier le pays figurant dans l'adresse. Achats : Dans tous les documents d'achat (commande d'achat, facture fournisseur, demande de versement d'acompte, etc.), le système vérifie le pays du fournisseur en comparant les données principales à celles de la facture. 5. Lorsque vous cliquez sur l'onglet Taxes, le système affiche le code fiscal et le pays d'imposition pour faciliter le calcul des taxes et l'imposition des services. 6. Vous pouvez vérifier qu'une imposition à l'étranger a eu lieu en accédant au sous-onglet Taxe. Le pays d'imposition est celui qui s'affiche lorsque vous sélectionnez le réceptionnaire en cas de vente ou le pays du fournisseur en cas d'achat. Vous avez d'autres possibilités. Si le système a spécifié un pays d'imposition différent (pays où est implantée la société, par exemple), vous pouvez remplacer le pays d'imposition via l'aide à la saisie et affecter le code fiscal correspondant au pays adéquat. Si l'aide à la saisie ne propose pas le code fiscal voulu pour le client, cela veut dire qu'il n'existe pas de régime fiscal d'entreprise pour ce pays. Vous pouvez vous en assurer dans le poste de travail Gestion des taxes. S'il existe un régime fiscal, mais que le code correct du pays n'est pas proposé, il se peut alors que les taxes n'aient pas été configurées pour le pays. Vérifiez tout cela dans la configuration personnalisée. Si le pays n'est pas disponible dans la configuration personnalisée, c'est qu'il n'est pas pris en charge par le système. Dans ce cas, il est impossible d'utiliser l'imposition à l'étranger avec ce pays. Si vous pouvez sélectionner le pays étranger voulu comme pays d'imposition sans qu'il ait été proposé par le système dans les documents de vente et d'achat, en voici peut-être les raisons : La société n'est pas implantée dans un pays de l'union européenne. Dans ce cas, toutes les ventes réalisées auprès de personnes privées sont généralement considérées comme des exportations du pays d'origine et, donc, non imposées à l'étranger. Le compte client n'est pas un compte privé. Dans ce cas, la liquidation de la TVA s'applique. Le compte est un compte privé qui n'est pas situé dans l'union européenne SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

251 Remises : escomptes et ristournes Synthèse Escompte L'escompte est une déduction sur le montant de la facture liée au règlement de cette facture dans une période d'escompte définie. Le montant soumis à escompte peut être différent du montant total de la facture car l'escompte ne s'applique qu'aux coûts des articles, pas aux coûts des services. Vous trouverez de plus amples informations sous Escomptes pour les factures fournisseurs dans la comptabilité financière [Page 40] et Escomptes pour les factures clients dans la comptabilité financière [Page 70]. Immobilisations Seuls des coûts d'acquisition et de production ainsi que les frais accessoires doivent être inscrits au bilan dans les immobilisations. If vous utilisez l'escompte, vous devez réduire le montant de l'immobilisation en conséquence. Conditions de paiement relatives aux escomptes Les conditions de paiement relatives aux escomptes spécifient le pourcentage d'escompte, sa période de disponibilité et la date finale de paiement. Vous pouvez définir plusieurs conditions de paiement de l'escompte. Par exemple, un fournisseur peut accorder un escompte de 3 % pour un paiement effectué dans les 10 jours et de 2 % pour un paiement dans les 20 jours. Au-delà de 20 jours, l'escompte expire et le montant total doit être réglé sous 30 jours. Au Royaume-Uni, les conditions de paiement multiples relatives à l'escompte ne sont pas utilisées. Si plusieurs jeux de conditions de paiement sont définis, le système reprend le premier pour traiter les escomptes. Si, par exemple, les conditions de paiement stipulent qu'un escompte de 3 % est accordé en cas de paiement dans les 10 jours et un escompte de 2 % pour un paiement dans les 20 jours, le système applique les premières conditions, qui prévoient un escompte de 3 % pour un paiement effectué sous 10 jours. Ristournes Les ristournes sont considérées comme des avoirs (avoirs en volume en fin d'année, par exemple) et sont traitées de la même façon que les escomptes du point de vue de la législation fiscale. Procédure brute ou nette Il est possible de réduire le montant de la facture sur la base du montant brut ou net : Si l'escompte est calculé à partir du montant brut, le montant de la TVA doit également être corrigé quand l'escompte est obtenu. Si l'escompte est calculé à partir du montant net, le montant de la TVA n'est pas soumis à l'escompte, si bien qu'il n'est pas nécessaire de le corriger. Au Royaume-Uni, l'escompte est calculé sur le montant net. Cependant, le montant de la TVA est calculé sur le montant net après escompte. Pour les paiements effectués durant la période d'escompte, le paiement dû correspond au montant net de la facture après escompte auquel s'ajoute la TVA calculée après escompte. Pour les paiements effectués après la période d'escompte, le paiement dû correspond au montant net de la facture auquel s'ajoute la TVA calculée après escompte. C'est pourquoi il n'est pas nécessaire de corriger le reporting de la TVA au Royaume-Uni, la même TVA étant appliquée avant et après la période d'escompte. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 251

252 Dans les exemples suivants, nous supposons que le montant de base de la TVA est brut. Procédure brute Montant net de la facture = 1 000,00 EUR plus TVA = 190,00 EUR donne 1, EUR : L'escompte de 3 % s'élève ici à 35,70 EUR. Le montant à payer après escompte s'élève donc à 1154,30 EUR. La TVA déclarée au moment de la facture est de 190 EUR. Si un escompte est obtenu lors du paiement, le montant de la TVA est ajusté de 5,70 EUR. Il en résulte un montant de TVA à déclarer de 184,30 EUR. Procédure nette Montant net de la facture = 1 000,00 EUR plus TVA = 190,00 EUR donne 1, EUR : L'escompte de 3 % s'élève ici à 30,00 EUR. Le montant à payer après escompte s'élève donc à 1160,00 EUR. Que la TVA soit déclarée pendant ou après la période d'escompte, elle est de 190,00 EUR. Le montant de la TVA n'est pas ajusté. Au Royaume-Uni, l'escompte est calculé sur le montant net. Dans ce cas, un escompte de 3 % sur 1000 GBP, à savoir 30 GBP, donne 970 GBP. La TVA est toujours appliquée sur le montant net de la facture après escompte, si bien que la TVA de 17,5 % sur un montant de 970 GBP s'élève à 169,75 GBP. Le montant à payer durant la période d'escompte est donc de 1139,75 GBP. Après la période d'escompte, le montant net de la facture après escompte reprend sa valeur antérieure, c'est-à-dire 1000 GBP, mais la TVA reste à 169,75 GBP. Le montant brut à payer s'élève en définitive à 1169,75 GBP. Conditions préalables Créez les motifs des déductions pour les escomptes dans le poste de travail Configuration de gestion. Dans la vue Liste des activités, sélectionnez Configuration personnalisée dans les activités Catégories de déduction - [pays] sous Catégories de déduction pour [pays] > Escompte. Vous trouverez les activités concernant tous les pays concernés par votre sélection du périmètre. Affectez la catégorie de déduction Escompte au type de taxe Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) dans le poste de travail Configuration de gestion. Dans la vue Liste des activités, sélectionnez Configuration personnalisée dans l'activité Ajustements de TVA pour déductions. Ainsi, vous définissez le mode d'ajustement de la TVA pour chaque pays d'imposition en cas de comptabilisation d'un escompte. Grâce à la catégorie de déduction, le système détermine : si, pour le pays concerné, le calcul rétroactif de la TVA doit être traité ou non ; le compte à imputer, sur la base de la détermination des comptes, pour les escomptes sur coûts et produits. Les comptes sont définis dans la détermination des comptes et peuvent être modifiés si besoin est Différences de change dans les écritures au journal Si vous saisissez et comptabilisez des transactions commerciales en devises étrangères, la date de conversion définie dans le système et le type de conversion prédéfini sont utilisés pour la conversion de devise automatique des postes individuels d'une écriture au journal en devise de la société. Différentes règles et options permettent de déterminer la date et le type de conversion des postes de taxes et autres. Les différences sont indiquées dans la table suivante : SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

253 Tous les postes hormis les postes de taxes Postes de taxes Date de conversion Type de conversion (valeur pour cours d'achat, taux de change moyen ou cours de vente) Par défaut, la date comptable est utilisée en tant que date de conversion pour tous les systèmes comptables et sociétés. Les dates de conversion sont définies dans l'activité Configuration personnalisée Profils de conversion de devises. L'affectation d'un profil de conversion de devises au système comptable et à la société est définie dans l'activité de configuration personnalisée Intégration et extension Système comptable. Le type de conversion Taux de change moyen est utilisé pour tous les systèmes comptables et sociétés. Les types de conversion sont définis dans l'activité Configuration personnalisée Profils de conversion de devises. L'affectation d'un profil de conversion de devises au système comptable et à la société est définie dans l'activité de configuration personnalisée Intégration et extension Système comptable. La date de taxe de la transaction commerciale est utilisée en tant que date de conversion par défaut. Vous ne pouvez pas modifier les options de la configuration. Le type de conversion Taux de change moyen est utilisé pour tous les pays d'imposition. Le type de conversion est défini pour chaque pays d'imposition et saisi dans l'activité Configuration personnalisée Taxe sur les biens et les services devises. Définir conversions de La date comptable et la date de taxe concordent pour la plupart des transactions commerciales et écritures. Avec les options standard précitées, aucune différence de change n'apparaît dans les écritures au journal. Par conséquent, il est conseillé de ne pas modifier le paramétrage standard afin d'éviter des différences de change indésirables dans les pièces comptables. Points à noter : La date de taxe la plus récente de tous les postes de factures est utilisée pour la conversion de devise des montants indiqués dans les factures clients et fournisseurs. Vous pouvez modifier manuellement la date de taxe de chaque poste d'une facture client. Pour les factures fournisseurs, la date de taxe est déterminée d'après la séquence suivante : Si la facture est affectée à une entrée de marchandises comptabilisée, la date de facture (et non celle de l'entrée de marchandises) est utilisée comme date de taxe. Si la facture est affectée à une confirmation d'entrée de marchandises comptabilisée, la date de l'entrée de marchandises (date de livraison) est utilisée comme date de taxe. En l'absence d'une confirmation d'entrée de marchandises et d'une entrée de marchandises, la date de facture est utilisée comme date de taxe. Si vous modifiez la date comptable dans la facture, la date comptable modifiée est également utilisée comme date de taxe. Vous pouvez saisir les taux de change manuellement pour les factures fournisseurs. Néanmoins, leur effet est limité à la conversion des postes de taxes, ce qui peut entraîner des différences de change. Pour un retour marchandises, la date de la facture associée est utilisée en tant que date de taxe. Si aucune facture ne peut être affectée au retour marchandises mais qu'une commande d'achat est affectée, la date de la commande est utilisée. Exemple : facture fournisseur avec date de conversion différente Vous saisissez et comptabilisez une facture fournisseur dans une devise étrangère, en référence à une entrée de marchandises antérieure. Date de l'entrée de marchandises Date de facture Date comptable Date de conversion des montants brut et net Date de conversion des postes de taxes Sans objet Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 253

254 La date de facture correspondant à la date comptable par défaut est utilisée en tant que date de conversion pour la comptabilisation des montants brut et net. La date d'entrée de marchandises de la livraison est utilisée comme date de conversion pour la comptabilisation du poste de taxe. Si des taux de change différents sont définis le 1er juin et le 3 juin, une différence de change est affichée dans l'écriture au journal relative à la facture fournisseur Détermination de la taxe Détermination de la taxe Détermination de la taxe Synthèse SAP Business ByDesign fournit un événement fiscal et utilise les chiffres résultant pour générer des déclarations de taxes. Ces déclarations créées automatiquement ne remplacent pas l'estimation du montant de taxes par le client ou l'utilisateur. SAP n'assume aucune responsabilité concernant l'exactitude de la déclaration de taxes générée automatiquement. En règle générale, la législation oblige les sociétés à calculer les taxes sur les produits qu'elles achètent ou vendent ou sur les services utilisés et à les prélever auprès de leurs clients. Une fois les produits ou les services fournis, les taxes doivent être déclarées et payées aux administrations fiscales correspondantes. Les taxes sont calculées pour les documents commerciaux comme les commandes, les factures, les avoirs ou les acomptes. Comme la législation fiscale est différente dans chaque pays, votre société doit calculer la taxe adéquate pour une transaction commerciale donnée. Le système vous aide à calculer automatiquement la taxe pour les types de taxes suivants : Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) Cette taxe est prélevée dans de nombreux pays, en particulier au sein de l'union Européenne. Il existe de nombreuses différences régionales. Par exemple, dans certains pays comme le Canada et l'australie, il s'agit de la "Taxe sur les biens et services". Taxe sur les ventes et taxe d'utilisation Cette taxe est prélevée, par exemple, aux États-Unis et sous une forme quasiment identique au Canada (Taxe provinciale sur les ventes). Déclaration d'honoraires Cette taxe est prélevée sous différentes formes dans plusieurs pays. Le calcul de la déclaration d'honoraires est disponible pour les États-Unis. Un outil de reporting est également disponible pour vous permettre de contrôler efficacement la déclaration obligatoire de ces taxes. Conditions préalables Créez les données principales pour la détermination des taxes [Page 260]. Définition du périmètre de la solution pour l'imposition Les activités suivantes sont nécessaires afin de définir le périmètre de la solution pour l'imposition : SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

255 Le périmètre de la solution pour l'imposition est spécifié dans le système au niveau de la Configuration de gestion, sous Services et support intégrés. La rubrique de gestion Calcul des taxes est située dans le package de gestion Environnement de gestion. Si les taxes doivent aussi être calculées pour vos offres, activez l'option correspondante dans la sélection du périmètre. Lors de l'étape Questions, accédez au domaine de gestion Ventes et sélectionnez Affaires nouvelles > Offres avec calcul de la taxe. Éléments Les données pertinentes pour le calcul des taxes applicables sont automatiquement récupérées dans les documents commerciaux disponibles. En tant qu'utilisateur, vous devez configurer votre système avec les informations requises pour votre activité. Un grand nombre d'opérations commerciales standard sont pré-configurées, mais vous devez dans certains cas en configurer d'autres. Pour plus d'informations sur la détermination des taxes et la manière dont les données sont fusionnées et classées, voir Éléments pour la détermination des taxes [Page 262]. Détermination du numéro d'identification fiscale Dans les cas suivants, le numéro d'identification fiscale est redéterminé : La date d'échéance de la taxe a été modifiée. L'acheteur, le vendeur ou le groupe de reporting fiscal a été modifié. Le numéro d'identification fiscale est incorrect. Le pays d'imposition a été modifié. Numéros d'identification fiscale Pour les exportations Afin d'obtenir une exonération fiscale pour les livraisons intra-communautaires, vous devez enregistrer, entre autres, le numéro d'identification fiscale du bénéficiaire du service à utiliser pour la réception des livraisons. Si plusieurs numéros d'identification fiscale sont affectés à une fiche client, le numéro d'identification fiscale est sélectionné en fonction des critères suivants : Le numéro d'identification fiscale du pays dans lequel le réceptionnaire est situé. Si le numéro d'identification fiscale du pays destinataire n'est pas saisi dans les données principales, le système recherche d'autres numéros saisis dans les données principales et sélectionne un numéro différent de celui du pays d'origine des marchandises. S'il n'existe qu'un seul numéro d'identification fiscale pour le pays de départ du transport des marchandises ou si aucun numéro n'est renseigné, les conditions préalables à une livraison intra-communautaire ne sont pas remplies et la livraison doit être taxée au taux de taxe en vigueur. Si un numéro d'identification fiscale est saisi dans les données principales, il sera automatiquement affiché sur la facture. Vous pouvez le modifier dans l'onglet Taxes du document. Cependant, vous pouvez uniquement saisir un des numéros enregistrés dans la fiche compte. Pour les autres services, exécutés à l'étranger Conformément à la directive européenne 2008/8/EG et à la législation fiscale spécifique du pays, une nouvelle réglementation a été mise en place sur les commissions du commerce interentreprises, et en particulier sur le lieu d'exécution des services. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 255

256 Généralement, le lieu d'exécution des services fait office d'adresse du bénéficiaire de service. Si l'adresse du destinataire se trouve dans un pays différent de celui de l'adresse du client, il est entendu que l'adresse du destinataire correspond au lieu où le service est exécuté. Cela influence directement la façon dont les taxes sont définies, car c'est l'adresse du destinataire qui est utilisée pour déterminer où sont taxés les services. Reportezvous, par exemple, au paragraphe 3a (2) UStG pour l'allemagne. Si, dans certains cas, il n'est pas possible de suivre cette règle, les données fiscales applicables doivent être adaptées manuellement, en particulier le pays d'imposition et le code TVA. Pour établir une distinction entre les sociétés et les individus comme destinataires du service, le système (arbre de décision de taxe) contrôle si un numéro d'identification fiscale est saisi dans les données principales du compte. Si le numéro est manquant, l'opération commerciale est traitée comme un service exécuté pour un individu. Il est donc important de bien penser à saisir le numéro d'identification fiscale lors de la saisie des données principales du compte. Mécanisme de la taxe au preneur Dans certains cas, la législation exige que le client soit soumis à la TVA et responsable de son paiement auprès de l'administration fiscale. Dans ce cas, l'entrepreneur émet une facture sans TVA, mais avec une notification indiquant que la dette fiscale est transférée au client. Le client doit alors calculer la TVA et la payer à l'administration fiscale ; il peut demander la retenue de TVA déductible dans le même temps. Le transfert de la dette fiscale au bénéficiaire du service se nomme mécanisme de la taxe au preneur. Pour plus d'informations, voir Détermination des taxes via le mécanisme de la taxe au preneur [Page 268]. Taxation des livraisons directes Dans des scénarios de vente typiques, les transactions ont lieu directement entre une société et un client, les deux partenaires étant situés dans le même pays, et la société produit et livre un bien ou un service directement au client. Dans de tels scénarios, aucune réglementation fiscale spécifique n'est nécessaire. Cependant, si l'un ou plusieurs des paramètres de ce scénario de gestion diffère(nt) de la situation standard, et que, par exemple, les adresses du client et du destinataire ne sont pas les mêmes, des réglementations spécifiques s'appliquent selon la complexité des scénarios. Pour plus d'informations, voir Taxation des livraisons directes et des transactions en chaîne [Page 271]. Date pertinente pour la déclaration de TVA La date utilisée pour la déclaration de TVA dépend du document commercial. Par exemple, dans la facture fournisseur, c'est la date de réception qui est utilisée, tandis que dans la facture client, c'est la date comptable. Toutefois, vous pouvez également saisir une date d'échéance de la taxe. Pour plus d'informations sur la date d'échéance de la taxe, voir Date d'échéance des postes de taxes [Page 233]. Saisie et modification de codes TVA dans les écritures comptables Vous pouvez saisir ou modifier des codes TVA dans les écritures comptables de la manière suivante : Commandes clients Dans le poste de travail Commandes clients, sélectionnez Nouvelle commande client ou une commande client existante pour la modifier. Sélectionnez Afficher tout. Accédez à l'onglet Postes puis au sous-onglet Taxes. Sélectionnez une saisie appropriée pour le poste de commande sélectionné sous Code TVA SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

257 Factures ou avoirs Dans le poste de travail Facturation client, sélectionnez Nouvelle facture manuelle ou une facture ou un avoir existant(e) pour traitement. Accédez à l'onglet Postes puis au sous-onglet Taxes. Sélectionnez une saisie appropriée pour le poste de facture sélectionné sous Code TVA. Commande d achat Dans le poste de travail Demandes et commandes d'achat, sélectionnez Nouvelle commande d'achat ou une commande d'achat existante pour traitement. Sélectionnez Afficher tout Postes. Dans l'onglet Données de base, sélectionnez le code TVA approprié pour le poste de commande d'achat sélectionné sous Taxes. Facture fournisseur Dans le poste de travail Facturation fournisseur, sélectionnez Nouvelle facture sans commande d'achat ou une facture existante pour traitement. Dans l'onglet Synthèse, sélectionnez le code TVA approprié pour le poste de facture sélectionné. Arbre de décision de taxe Un événement fiscal est automatiquement déterminé à partir d'un arbre de décision de taxe. Il est constitué d'une séquence de questions reliées de manière logique que le système détermine comme vraies ou fausses en les comparant avec les données saisies dans les documents. Ainsi, les faits sont restreints jusqu'à détermination de l'événement fiscal et de la méthode appropriée de taxation. Les réponses à ces questions sont déterminées par comparaison des données saisies dans le document et le processus sous-jacent peut être représenté comme un flux de processus. Les questions de l'exemple ci-dessous servent à déterminer l'événement fiscal "Exportation vers un pays tiers" pour une société basée en Allemagne. Un arbre de décision de taxe est affecté à chaque pays. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 257

258 Flux de processus Le flux de processus pour la détermination de taxes décrit la manière dont l'événement fiscal est déterminé pour une facture : 1. Le commercial crée et sauvegarde une facture manuelle. 2. Après saisie des données requises, les données pertinentes pour la taxe sont automatiquement transférées à la détermination des taxes, par exemple : Lieu du fournisseur et de l'acheteur Attributs de taxe du partenaire L'un de ces attributs est le motif d'exonération de taxe, qui est fonction de la législation de chaque pays. Attributs de taxe des produits Le type de taux de taxe et le motif d'exonération fiscale peuvent différer selon le pays, la région et le type de taxe. Aux États-Unis, par exemple, les services ne sont normalement pas soumis à la taxe. Le motif d'exonération fiscale doit donc être affecté dans les données principales du produit. Les produits sont normalement imposés au taux de taxe standard et aucune autre entrée n'est requise. 3. Les données pertinentes pour la taxe sont utilisées afin d'activer la détermination de la taxe et sont traitées automatiquement dans un arbre de décision de taxe. 4. La taxe est calculée sur la base des éléments suivants : événement fiscal ; types de taxes ; types de taux de taxe comme le taux de TVA standard ; taux de taxe en pourcentage ; montant imposable SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

259 5. Le résultat de la détermination et du calcul des taxes est automatiquement intégré dans la commande client. La taxe calculée est affichée sur l'onglet Détermination du prix et sur le sous-onglet Taxes de l'onglet Postes. Tous les détails déterminés par le système concernant les taxes sont affichés dans l'onglet Taxes, par exemple : pays d'imposition ; code TVA ; code de juridiction fiscale si le pays d'imposition est les États-Unis ; la région fiscale si le pays d'imposition est le Canada ; date de taxe. Une table contenant une ligne pour chaque type de taxe et fournissant les indications suivantes : base de TVA ; type de taux de taxe ; taux de taxe ; motif d'exonération fiscale, le cas échéant ; montant de la taxe ; type de déductibilité (uniquement pour les documents d'achat) ; paramètres nationaux (le cas échéant), tels que les codes d'impôts différés (en France ou en Inde), le code de juridiction fiscale (aux États-Unis) ou la région (au Canada). Cependant, toutes les transactions soumises à la taxe ne sont pas reconnues automatiquement. Dans le cas où le système ne détermine pas le pays d'imposition correct ou le code TVA correct pour la transaction, SAP vous recommande de remplacer les données manuellement dans le document. Si vous devez modifier manuellement le pays d'imposition dans le document, l'aide à la saisie ne s'affiche que pour les pays pour lesquels une administration fiscale a été créée et des régimes fiscaux sont gérés pour votre société. Cependant, vous pouvez aussi entrer un autre pays d'imposition dans lequel les ventes doivent être déclarées à des fins fiscales. Le système affiche alors les codes TVA spécifiques à ce pays. N'oubliez pas que vous devez créer l'administration fiscale pour ce pays. Vous devez ensuite déclencher à nouveau la détermination de la taxe dans le document afin que le numéro d'identification fiscale correct de votre société soit trouvé pour la transaction. Pour les pays avec plusieurs taux de taxe, vous pouvez saisir le critère d'imposition manuellement. Notez que si les données pertinentes pour les taxes, comme le pays du lieu de la prestation de service ou du destinataire des marchandises, ont été modifiées dans un document lié d'une transaction commerciale, le pays d'imposition et le code TVA ne sont pas déterminés à nouveau. Cela affecte, par exemple, les modifications des données d'adresse dans une confirmation de service créée pour un ordre de service, ou dans une facture projet créée pour une commande client. Voir aussi Traitement de partie Détermination de la taxe - États-Unis [Page 274] (Ce document aborde des sujets spécifiques des États-Unis : taxation des livraisons au Texas et en Californie, nexus, par exemple.) Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 259

260 Détails de la détermination de la taxe Données principales pour la détermination de la taxe Pour garantir le bon fonctionnement de la détermination dans vos processus de vente, vous avez créé les données principales suivantes : Administration fiscale Dans le poste de travail Gestion des taxes, vous avez créé un enregistrement de données principales pour chaque administration fiscale responsable de votre société. Régimes fiscaux de la société Vous avez affecté un régime fiscal de la société dans l'enregistrement de données principales pour l'administration fiscale. Entrez un numéro d'identification fiscale pour le type de taxe afin de confirmer que votre société est enregistrée et que vous avez déclaré les taxes à l'administration fiscale correspondante. Certificat d'exonération fiscale dans les données principales du compte Dans certains pays comme les États-Unis, la France et l'italie, les comptes tels que les organismes sans but lucratif peuvent bénéficier d'une exonération fiscale sur une période donnée. Pour ces comptes, vous définissez le numéro du certificat d'exonération concerné ainsi que la date de validité dans les données principales du compte. Les certificats d'exonération fiscale sont pris en compte dans les transactions de vente et sont requis pour déterminer à la fois le paiement correct du client et le paiement adéquat à l'administration fiscale appropriée. Si le certificat d'exonération fiscale est valide à la date de taxe, aucune taxe n'est calculée. Le numéro du certificat d'exonération est automatiquement saisi dans le document de paiement. Vous devez saisir un motif d'exonération fiscale dans les données principales du compte. Code de juridiction fiscale dans les données principales du compte pour les États-Unis Vous avez créé une juridiction fiscale dans les données principales du compte. Société Les données société, telles que la société, l'adresse et le code de juridiction fiscale, sont entrées dans la gestion de l'organisation. Produits Si vous ne saisissez aucune autre information dans une fiche produit, le produit est imposé à un taux de taxe standard. Si vous voulez modifier le taux de taxe standard pour certains pays, vous devez affecter le type de taux de taxe et, le cas échéant, un motif d'exonération fiscale au produit correspondant dans les données principales SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

261 Services Pour les taxes, vous devez indiquer les types de services que vous proposez, préciser leur imposition et les parties assujetties aux taxes pour une transaction commerciale donnée, afin de permettre la détermination du code TVA correspondant. Entrez vos services dans la vue Services du poste de travail Portefeuille de produits et services, sur l'onglet Description service et, le cas échéant, affectez-les au motif d'exonération fiscale correspondant sur l'onglet Taxes, ou indiquez si le service est imposable sur le lieu de sa prestation : Si une pièce de réparation est mise en place ou installée, la conséquence fiscale peut en être une livraison de bien ou une prestation de service. Le système ne peut pas automatiquement déterminer ces cas. Vérifiez au cas par cas le code TVA applicable sur l'onglet Taxes pour le poste de service et de pièce de rechange. Spécificités pour l'union Européenne Certains services sont toujours imposés au siège de la société prestataire de services, même si ces services sont fournis pour un compte situé hors du pays où se trouve le siège. Dans les enregistrements de données principales de ces services, assurez-vous qu'aucune saisie n'a été effectuée dans la zone Motif d'exonération fiscale de l'onglet Taxes et que le code Imposable à destination n'a pas été activé. Conformément à la directive 2008/8/CE et à sa mise en application via la loi fiscale annuelle de 2009, à partir du 1er janvier 2010, ceci constitue la règle de base pour les services fournis pour un consommateur final privé situé hors du pays où se trouve le siège. Certains services doivent systématiquement être imposés sur le lieu de la prestation du service, c'est par exemple le cas des travaux de construction sur les bâtiments. Pour ces services, activez le code Imposable à destination sur l'onglet Taxes. Ici, le système vérifie le lieu de la prestation du service. La transaction n'est pas imposable au niveau national si le lieu de la prestation du service se trouve à l'étranger. Si ce code est activé, l'adresse du site du service est utilisée pour déterminer où les services sont imposés. Dans ce cas, la société fournissant les marchandises ou les services doit imposer la transaction commerciale dans le pays de destination, et doit également être enregistrée dans ce pays. Conformément à la directive 2008/8/CE et à sa mise en application via la loi fiscale annuelle de 2009, à partir du 1er janvier 2010, il s'agit par exemple d'un travail effectué sur un bien matériel meuble pour un consommateur final privé situé à l'étranger. Pour vous assurer du fonctionnement correct de la détermination automatique de la taxe, vous devez activer les codes et entrer les motifs d'exonération fiscale pour tous les pays pertinents. Il est particulièrement nécessaire de gérer le code Imposable à destination à la fois pour les pays d'émission et de destination. À titre de comparaison, si des marchandises ou des services sont imposables à destination, il incombe au vendeur de calculer et de payer la taxe dans le pays de destination. Il ne suffit donc pas de gérer les données fiscales uniquement pour le pays d'émission. Vous devez également le faire pour les pays de destination. Cependant, certaines situations peuvent entraîner une non-imposition ou une double imposition. La nonimposition est due au fait qu'un service soit marqué comme Imposable à destination dans le pays d'émission, mais pas dans le pays de destination. La double imposition est due au fait qu'un service soit marqué comme Imposable à destination dans le pays de destination, mais pas dans le pays d'émission. Ces inexactitudes réglementaires existent également dans la réalité. Toutefois, le système ne prend pas en charge la double imposition. Pour les services non imposables dans le pays d'émission (à savoir les services marqués comme imposables à destination), vérifiez attentivement les options des pays de destination pour éviter d'aboutir accidentellement à une non-imposition. Le code Imposable à destination est uniquement utilisé dans les transactions CRM, et non dans les transactions SRM. D'autres services, tels que ceux fournis par une société située à l'étranger ou les livraisons de biens spécifiques, sont imposés selon le mécanisme de la taxe au preneur. Pour plus d'informations, voir Mécanisme de la taxe au preneur [Page 268]. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 261

262 Du point de vue du vendeur, la transaction doit être reportée, mais la dette fiscale la transfère au compte. Si le motif d'exonération fiscale est saisi dans la fiche des services, la règle de la taxe au preneur est appliquée pour une transaction de vente correspondante. La note relative à l'annulation de la dette fiscale (mécanisme de la taxe au preneur) est imprimée sur la facture. Saisissez le motif d'exonération fiscale correspondant pour le service sur l'onglet Taxes. Conformément à la directive 2008/8/CE et à sa mise en application via la loi fiscale annuelle de 2009, à partir du 1er janvier 2010, ceci constitue la règle de base pour les services fournis pour une société située à l'étranger. Cette règle de base est déterminée automatiquement si le siège de la société fournissant les marchandises ou les services est situé dans un État membre de l'ue. Dans le cas des comptes nationaux cependant, la règle de la taxe au preneur n'est pas reconnue automatiquement. Le cas échéant, l'utilisateur doit écraser manuellement le code TVA dans le document de vente ( 13b (1) Nº 2-5). Pour ce faire, vous pouvez créer votre propre code TVA et votre propre mention légale dans la configuration de gestion. Pour plus d'informations, voir Guide de configuration Taxe sur les biens et les services [Page 272]. L'événement fiscal et le code de motif d'exonération fiscale correspondants sont déjà disponibles dans le système. Spécificités pour les États-Unis d'amérique Le site du service est toujours utilisé pour la détermination de la taxe pour des services aux États-Unis. Le code Imposable à destination n'est pas pertinent pour les États-Unis. Voir aussi Guide de configuration Taxe sur les biens et les services [Page 272] Détermination de la taxe [Page 254] Éléments de la détermination de la taxe Synthèse Les sections suivantes vous fournissent une synthèse des éléments de la détermination de la taxe et de leurs relations : Type de taxe et type de taux de taxe Pour chaque type de taxe figurant dans un événement fiscal, un type de taux de taxe et un taux de taxe sont appliqués à la base imposable (le plus souvent, il s'agit du montant net) pour calculer le montant de la taxe pour le type de taxe correspondant. Dans le système, les taux de taxe sont représentés par des types de taux de taxe. Pour l'allemagne par exemple, le taux de taxe de 19 % pour la taxe sur la valeur ajoutée correspond au type de taux de taxe Standard. Les dépendances temporelles sont ainsi représentées plus facilement. Si le taux de taxe de ce type de taxe est modifié en raison d'une nouvelle loi, vous pouvez définir un nouveau taux de taxe dans le système pour une date de validité spécifique sans devoir créer de nouveau code TVA. Spécificités pays Inde et Canada Pour les juridictions fiscales telles que l'inde et le Canada, qui comportent plusieurs types de taxe, vous pouvez utiliser les zones suivantes : Type de taux de taxe et Motif d'exonération fiscale, ainsi que Type de déductibilité pour les documents d'achat. Allemagne SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

263 Le type de taux de taxe Standard est calculé pour le type de taxe Taxe sur la valeur ajoutée sur la base du montant net. Cela signifie que si le taux de taxe est de 19 %, un montant imposable de 19 euros est calculé pour un montant net de 100 euros. Taux de taxe Spécificités pays Canada et États-Unis Au Canada, les taux de taxe sont préconfigurés pour chaque province et territoire du Canada, et aux États- Unis pour chaque État. Cependant, avant d'utiliser le système, vous devez vérifier si ces taux de taxe sont toujours valides conformément aux éventuelles récentes modifications législatives. Événement fiscal Dans l'événement fiscal, la méthode d'imposition à utiliser pour la transaction commerciale est déterminée en fonction des éléments suivants : les types de taxe applicables ; le fait que la transaction commerciale soit imposable ou non ; l'assujettissement ou non de la transaction commerciale à une taxe ; le taux de taxe applicable. Pour les transactions commerciales transnationales, un arbre de décision fiscal est utilisé à la fois pour le pays d'expédition et pour le pays de livraison, afin de déterminer la méthode d'imposition utilisée dans l'événement fiscal pour chaque pays. Les arbres de décision correspondants sont déterminés par les pays d'imposition saisis dans le document, en particulier par les pays du fournisseur et du réceptionnaire des marchandises. Les autres juridictions fiscales possibles sont : Le lieu de la domiciliation du vendeur qui fournit un service. Le lieu de la domiciliation de l'acheteur pour lequel un service est fourni. Le lieu de la prestation du service. Implications de l'événement fiscal pour d'autres domaines : L'événement fiscal prend en compte les éléments suivants pour le calcul de la taxe : le type de taxe due ; la procédure de calcul de la taxe ; les motifs d'exonération fiscale, si nécessaire. L'événement fiscal indique les éléments suivants pour la détermination de la taxe : Critères d'affectation pour les déclarations de taxes Zone dans laquelle la taxe est affichée dans la déclaration de taxes Vous pouvez affecter des événements fiscaux aux zones de la déclaration de taxes pour le pays correspondant. Pour plus d'informations, voir Déclarations de taxes pour livraisons et prestations. Dans la gestion comptable, l'événement fiscal contrôle la détermination des comptes. Bien entendu, d'autres événements fiscaux existent dans le système pour d'autres transactions commerciales courantes. Vous ne pouvez cependant pas créer vos propres événements fiscaux. Spécificités pays Allemagne Exemples d'événements fiscaux Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 263

264 10: Acquisition nationale ( 15 I 1 Nº 1) 100: Acquisition intracommunautaire 310: Entrées nationales de marchandises et de services 400: Livraison intracommunautaire ( 4 Nº 1b UStG) Conformément à la directive 2008/8/CE et à sa mise en application via la loi fiscale annuelle de 2009, les prestations de services intracommunautaires doivent aussi être reportées dans les déclarations de TVA à partir du 1er janvier De nouvelles zones ont été ajoutées à cet effet dans la déclaration de TVA : il s'agit des zones 21, 46, et 47. Deux nouveaux événements fiscaux valides à partir du 1er janvier 2010 sont fournis pour l'allemagne et tous les autres États membres de l'union européenne, afin de permettre l'utilisation de ces zones pour les services fournis dans un autre État membre de l'ue. Vente 455 "Vente UE de services, taxe au preneur" 155 "Achat UE de services, taxe au preneur" Des erreurs peuvent survenir si vous utilisez ces événements fiscaux avec une date d'imposition antérieure. Type de déductibilité Outre le taux de taxe, le pourcentage selon lequel la TVA déductible est récupérable joue aussi un rôle. En fonction du type de société ou du type de volume des ventes sortant qui comprend un certain volume des ventes entrant, la TVA déductible peut être récupérée à un taux de 100 %, 0 % ou à un taux déterminé spécifiquement pour la société. À cet effet, vous définissez des types de déductibilité représentant le pourcentage. Les types de déductibilité le plus fréquemment utilisés sont Totalement déductible (100 %) et Non déductible (0 %). Code TVA La méthode appropriée pour le calcul de la taxe est déterminée par une combinaison du type de taxe, de l'événement fiscal et du type de taux de taxe, et par le type de déductibilité pour la TVA déductible du volume des ventes. Vous pouvez définir des codes TVA dans le système afin d'éviter les erreurs survenant lors de la saisie manuelle de ces paramètres. Chaque code TVA représente une combinaison unique des paramètres suivants : Dans les ventes : événement fiscal ; types de taxe ; types de taux de taxe liés. Dans les achats : événement fiscal ; types de taxe ; types de taux de taxe liés ; types de déductibilité. Vous pouvez ainsi définir tous les paramètres représentés par un code TVA dans le document en sélectionnant un code TVA, sans avoir à saisir chaque paramètre individuellement. Les taxes peuvent être calculées automatiquement uniquement pour les produits figurant dans la fiche produit. C'est la raison pour laquelle vous devez parfois saisir le code TVA manuellement, en particulier dans les achats. Sinon, vous pouvez entrer une catégorie de produits pour permettre l'utilisation du type de taux de taxe pour cette catégorie ; la taxe peut ainsi être calculée automatiquement. Un code TVA unique est utilisé pour un événement fiscal, uniquement pour les pays disposant d'un type de taxe. Spécificités pays SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

265 Canada et Inde Dans ces deux pays, plusieurs types de taxe peuvent être pris en compte pour un événement fiscal. L'Inde, par exemple, utilise plusieurs types de taxe ; chacun d'entre eux possède plusieurs types de taux de taxe et types de déductibilité. Le nombre de combinaisons possibles en résultant ne vous permet pas de travailler de manière efficace avec des codes TVA. Dans ces pays, le code TVA correspond à l'événement fiscal. Allemagne Conformément à la directive 2008/8/CE et à sa mise en application via la loi fiscale annuelle de 2009, les prestations de services intracommunautaires doivent aussi être reportées dans les déclarations de TVA à partir du 1er janvier De nouvelles zones ont été ajoutées à cet effet dans la déclaration de TVA : il s'agit des zones 21, 46 et 47. Deux nouveaux codes TVA valides à partir du 1er janvier 2010 sont fournis pour l'allemagne et pour tous les autres États membres de l'union européenne, afin de permettre l'utilisation de ces zones pour les services fournis dans un autre État membre de l'ue. Achats : 430 "Achat UE de services, taxe au preneur, taux standard, totalement déductible" ; Ventes : 530 "Vente UE de services, taxe au preneur" ; Exception pour l'italie : le code TVA correspondant pour les ventes est : 540 "Vente UE de services, taxe au preneur". Région exonérée Dans de nombreux pays, certaines régions et zones bénéficient d'un statut spécial, conformément au droit fiscal. Par exemple, Büsingen et Helgoland sont exonérées de la taxe sur la valeur ajoutée allemande. La configuration de gestion vous permet de définir les régions non soumises aux réglementations fiscales nationales ou qui ont un statut spécial. Ces régions peuvent correspondre à des régions politiques, à des communautés ou à des zones franches. Elles sont dérivées directement du code postal. Code de juridiction fiscale Les niveaux de juridiction fiscale sont pris en compte dans le calcul des taxes lorsque celles-ci sont collectées dans les pays, comtés et villes, mais pas au niveau national du gouvernement. Les différents niveaux d'un code de juridiction fiscale représentent différents niveaux administratifs. La configuration personnalisée de cette activité garantit l'utilisation de tous les niveaux administratifs en vue de la détermination du taux de taxe pour chaque autorité. Dans certains pays, néanmoins, d'autres niveaux gouvernementaux comportent une juridiction fiscale. Dans ces cas, vous pouvez les adapter. Une fois que vous avez géré le code de juridiction fiscale, définissez les taux de taxe. Spécificités pays États-Unis Aux États-Unis, les taxes sont collectées non seulement par les États, mais aussi par les comtés et les villes ; pour les ventes nationales, l'imposition dépend donc de l'état, du comté et de la ville dans lesquels sont situés votre société et le réceptionnaire des marchandises. À cette fin, vous pouvez saisir un code de juridiction fiscale dans les données principales de la société et du client. Le code de juridiction fiscale représente le site de votre société, client ou fournisseur dans une structure hiérarchique, de sorte qu'un pays peut avoir plusieurs États, qui peuvent eux aussi avoir plusieurs villes et communes. Le code de juridiction fiscale est structuré de la manière suivante : 2 caractères alphanumériques pour le premier niveau ; il s'agit du code d'état standard. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 265

266 6 caractères alphanumériques pour le deuxième niveau ; par exemple le comté. 6 caractères alphanumériques pour le troisième niveau ; par exemple la ville. 1 caractère alphanumérique pour le quatrième niveau ; par exemple le site ou la zone. Vous ne devez pas obligatoirement utiliser les quatre niveaux. Le nombre de niveaux utilisés dépend de l'état. Cette fonction est actuellement utilisée uniquement aux États-Unis. Pour les États-Unis, les codes de juridiction fiscale ont été préconfigurés dans le système au niveau des États- Unis. Entrez d'autres niveaux si nécessaire. Si un code de juridiction fiscale n'a pas été affecté à un client, le niveau des États-Unis est utilisé dans l'adresse comme code de juridiction fiscale. Exemple Code de juridiction fiscale - Description Code de juridiction fiscale Imposition en % État de New York NY 4% Comté d'albany NYAL0181 4% Comté d'allegany NYAL0221 4,5% Dans le code de juridiction fiscale NYAL0181, NY signifie État de New York, AL0181 représente le comté d'albany dans l'état de New York. Pour le comté d'albany, deux niveau du code de juridiction fiscale sont pris en compte, et 8 % (4 % + 4 %) de la taxe sont prélevés. Pour le comté d'allegany, une taxe de 8.5 % (4 % %) est prélevée. Canada Dans d'autres pays tels que le Canada, les taux de taxe dépendent des régions, car le Canada est divisé en provinces et en territoires. Dans ce cas, utilisez la zone Région. Exonération fiscale L'exonération fiscale correspond à une exonération de tout ou partie des taxes prélevées dans un pays. La plupart du temps, la base de l'exonération fiscale est déterminée par les obligations légales. Dans certains cas, ces dernières peuvent s'appliquer sans justification particulière. Dans un souci de transparence, de nombreux législateurs exigent que le motif d'exonération fiscale figure sur les documents concernés, par exemple les factures. Des motifs d'exonération fiscale sont fournis dans le système. Ils ne peuvent pas être modifiés et sont affectés à un type de taxe. Le paiement direct et les certificats d'exonération d'un client sont applicables jusqu'à leur annulation. Les certificats d'exonération fiscale sont déterminés automatiquement dans un document de vente. Vous pouvez affecter des motifs d'exonération fiscale aux données principales produits et clients en sélectionnant l'entrée correspondante dans les zones Motif d'exonération fiscale. Pour plus d'informations, voir Traitement des certificats d'exonération fiscale [Page 267]. Spécificités pays États-Unis Pour les États-Unis, plusieurs types de certificat d'exonération fiscale sont disponibles : Certificat de paiement direct - permanent ; Certificat d'exonération de l'organisation - permanent ; Certificat d'exonération d'utilisation - permanent ; Certificat d'exonération d'utilisation - individuel ; Certificat de revente - permanent ; Certificat de revente - individuel SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

267 Vous devez également ajouter l'état. Seuls les types de certificats d'exonération fiscale suivants peuvent être trouvés automatiquement, puisque ces types sont les seuls pour lesquels il est certain que les certificats sont systématiquement appliqués : Certificat de paiement direct - permanent ; Certificat d'exonération de l'organisation - permanent. Pour tous les autres types de certificats, vous avez besoin des informations du client indiquant si le certificat peut être utilisé pour la transaction en cours. Vous devez ensuite affecter ces types manuellement dans une transaction de vente. Informations sur les dispositions légales Les informations sur les dispositions légales sont des explications textuelles relatives aux motifs d'exonération qui figurent sur les factures. Ces textes expliquent les raisons pour lesquelles certaines transactions sont fiscalement exonérées et vous permettent ainsi de respecter les obligations légales. Les informations sur les dispositions légales figurent par exemple sur une facture client si une exonération fiscale est applicable. Cependant, si ces textes ne sont pas disponibles dans la langue requise, le texte utilisé pour la facture sera en anglais Traitement des certificats d'exonération fiscale Synthèse Une exonération fiscale consiste en une exonération totale ou partielle des impôts d'un état ou d'une nation, qui implique le renoncement à une partie des impôts qui seraient, en temps normal, prélevés à un particulier ou à une organisation. Un certificat d'exonération fiscale est un certificat envoyé par un client à une société pour solliciter une exonération de taxes sur les ventes. Dans ce système, le certificat d'exonération fiscale : indique la période pendant laquelle les exonérations fiscales s'appliquent ; indique si les exonérations fiscales s'appliquent à une transaction de vente unique ou à plusieurs transactions de vente ; précise si le montant exonéré (cumulé) dépasse un montant maximum quand les exonérations concernent plusieurs transactions de vente ; Ceci s'applique uniquement aux certificats d'exonération fiscale pour la France. indique le motif de l'exonération fiscale. En France, un client peut demander aux administrations une exonération de TVA. Si l'exonération est accordée, il reçoit une lettre de confirmation indiquant un numéro de licence ainsi que la période lors de laquelle il est exonéré de la TVA. Le client envoie cette lettre à un fournisseur qui doit alors prendre en compte l'exonération fiscale lors de la facturation du client. Le fournisseur ne peut inclure aucune taxe dans les factures clients pour la période de validité de la licence d'exonération fiscale. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 267

268 Conditions préalables Votre client s'est inscrit auprès de l'administration fiscale pour solliciter une exonération fiscale, et a reçu un certificat d'exonération fiscale. Ce certificat a été affecté au compte. Flux de processus Les étapes suivantes décrivent le flux de processus type pour le certificat d'exonération fiscale client dans Facturation client. 1. Quand vous créez une commande client, un ordre de service ou une facture client, le système recherche d'éventuels certificats d'exonération fiscale existants et affecte automatiquement un certificat valide. Vous pouvez refuser la proposition et empêcher l'application de l'exonération au niveau de l'en-tête/du poste. Vous pouvez affecter manuellement un certificat existant et le motif d'exonération pertinent au niveau de l'en-tête/du poste. Vous pouvez visualiser un ensemble d'éléments (zones, liens, bouton de commande, case à cocher) relatifs aux certificats d'exonération fiscale quand vous créez ou affichez une commande client, un ordre de service ou une facture client. Ces éléments sont visibles uniquement si la société vendeuse est située aux États-Unis ou en France. 2. Vous pouvez aussi créer un nouveau certificat s'il n'en existe aucun, et l'affecter immédiatement au document de vente/facturation. Le système vous autorise à entrer les informations d'exonération fiscale pertinentes, envoyées par le client, directement dans le document commercial. Pour plus d'informations, voir Créer des certificats d'exonération fiscale. 3. Le certificat permet d'enregistrer et d'afficher le total des montants exonérés. Pour chaque certificat, le montant exonéré au cours du processus de facturation est cumulé dans le certificat correspondant. En France, vous pouvez définir un montant de taxe maximum qui ne pourra pas être dépassé. En cas de montant maximum d'exonération pour un certificat, le système garantit que le montant cumulé n'excède pas le plafond au cours du processus de création de facture. L'annulation de factures incluant des certificats annule le cumul effectué précédemment. Dans le poste de travail Gestion des comptes, dans la vue Rapports, vous pouvez surveiller en temps réel les certificats d'exonération fiscale créés dans le système et envoyés à la société Détermination de la taxe via le mécanisme de la taxe au preneur Synthèse La taxe sur la valeur ajoutée est appliquée au produit de la vente de biens et services. Un entrepreneur crée ainsi, à l'attention d'un client (ou destinataire du service), une facture incluant la TVA et paie cette TVA à l'administration fiscale compétente. L'entrepreneur est donc le contribuable, qui est assujetti à la TVA. Toutefois, dans certains cas, la législation exige que le client soit soumis à la TVA et responsable de son paiement auprès de l'administration fiscale. Dans ce cas, l'entrepreneur crée une facture sans TVA, mais avec un avis signalant que la dette fiscale a été transférée au client. Le client doit alors calculer la TVA et la payer à l'administration fiscale ; il peut demander la retenue de TVA déductible dans le même temps. Le transfert de la dette fiscale au destinataire du service correspond au mécanisme de la taxe au preneur, qui inverse l'assujettissement à l'impôt SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

269 Détermination automatique de la taxe via le mécanisme de la taxe au preneur Spécificité de l'allemagne Certains services, tels que ceux assurés par une société implantée à l'étranger ou réalisés pour un destinataire domicilié à l'étranger, sont assujettis au mécanisme de la taxe au preneur. Du point de vue du vendeur, la transaction doit être déclarée mais la dette fiscale est transférée au client. Conformément à la Directive 2008/8/EC et à sa mise en application (loi fiscale 2009) à compter du 1er janvier 2010, il s'agit de la règle de base pour les services exécutés en faveur d'une société à l'étranger. Cette règle de base est déterminée automatiquement si le siège de la société qui fournit les biens ou services est implanté dans un pays membre de l'ue. Aucun code de motif d'exonération fiscale ne doit être saisi dans la fiche de service. Pour l'allemagne, le système ne couvre actuellement le transfert de la dette fiscale pour les autres services exécutés par une entreprise située à l'étranger que si ces services sont assurés en Allemagne ( 13b Abs. 1 Nr. 1 UStG), ou lorsqu'une société allemande réalise ce type de services pour un destinataire domicilié à l'étranger. Le flux de processus pour la détermination des taxes décrit la détermination de l'événement fiscal 240 Taxe au preneur pour acquisition conformément à la loi 13b II 1 Nr. 1 UStG et de l'événement fiscal 312 Exportation de service, taxe au preneur, ainsi que les anomalies à prendre en compte : 1. Créez une commande client, une commande d'achat ou une facture. 2. Lors du traitement du document, les données de taxe sont transférées à la détermination de la taxe. Cidessous des exemples de données de taxe relatives au mécanisme de la taxe au preneur : Localisation du fournisseur et de l'acheteur Vente d'un service La société vendeuse doit être domiciliée en Allemagne. Le système utilise l'adresse du vendeur et l'adresse standard de votre société, sauf si vous l'avez modifiée dans l'onglet Parties impliquées de la commande client. Le destinataire du service doit être domicilié à l'étranger. Le lieu de prestation du service est utilisé ; il ne doit pas être situé en Allemagne. Si le destinataire est un particulier, le service est uniquement soumis au mécanisme de la taxe au preneur s'il est réalisé dans l'union Européenne (UE). Si des postes d'une facture contiennent des services réalisés en différents lieux (selon l'adresse du destinataire du service ou des marchandises dans l'onglet Parties impliquées ), ces adresses sont utilisées en priorité. Achat d'un service Le fournisseur doit résider à l'étranger. L'adresse du fournisseur est utilisée comme base et le système utilise l'adresse standard. Le destinataire du service doit résider en Allemagne. Le lieu de la prestation de service est décisif. Il se peut aussi que des postes de facture indiquent différents lieux de prestation de service (selon l'adresse du destinataire des marchandises). Dans ce cas, cette adresse est utilisée en priorité. Attributs de taxe des produits Le type de taux de taxe et le motif d'exonération fiscale peuvent différer selon le pays, la région et le type de taxe. Aux États-Unis, par exemple, les services ne sont généralement pas assujettis aux taxes, et le motif d'exonération fiscale doit donc être affecté dans les données principales du produit. Entrez les options suivantes pour le mécanisme de la taxe au preneur dans les données principales des services, au niveau des onglets Ventes > Taxes ou Achats > Taxes selon le cas : Motif d'exonération fiscale : Acheteur soumis à la TVA La case Imposable à destination ne doit pas être cochée. 3. Toutes les données de taxe sont traitées dans la détermination de la taxe. 4. Les éléments suivants sont pris en compte lors du calcul de la taxe : Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 269

270 Événement fiscal, par exemple 240 Taxe au preneur pour acquisition conformément à la loi 13b II 1 Nr 1 UStG pour les achats ou 312 Exportation de service, taxe au preneur pour la vente Codes TVA Type de taxe Type de taux de taxe, comme le taux de TVA à l'aide duquel le taux d'imposition est déterminé sous la forme d'un pourcentage, par exemple 19 % Montant imposable 5. Le système entre le résultat de la détermination de la taxe et du calcul correspondant dans le document en cours de traitement. La taxe calculée est affichée dans l'onglet Détermination du prix. Tous les détails de taxe déterminés par le système sont affichés dans l'onglet Détails de la taxe (pays d'imposition et code TVA notamment). Si la taxe au preneur est déterminée pour une commande client ou une facture manuelle, une note sur la facture imprimée indique que le paiement de la taxe incombe au client. Pour plus d'informations sur le processus général de détermination de la taxe, voir Détermination de la taxe [Page 254]. Aucun autre scénario de mécanisme de taxe au preneur ne peut être traité dans la détermination automatique de la taxe. Vous devez donc, si besoin, procéder à un contrôle manuel. Contrôle manuel du mécanisme de la taxe au preneur Dans certains pays, d'autres processus d'achat ou de vente sont également assujettis à la taxe au preneur mais ne peuvent pas être déterminés automatiquement. Tel est, par exemple, le cas des ventes en Allemagne conformément à la loi 13b (5) UStG ou des achats conformément à la loi 13b (2). Spécificité de l'allemagne Pour les postes mobiles et les circuits intégrés dont la date d'imposition est postérieure au 1er juillet 2011 et dont le montant est supérieur à euros, la taxe au preneur s'applique conformément à la loi 13b (2) Nr.10 UStG. Dans ce cas, vous devez modifier le code TVA manuellement ainsi : 15 Taxe au preneur - Acquisition 13b II 1 Nr. 10 UStG 515 Taxe au preneur - Approvisionnement 13b II 1 Nr. 10 UStG Les événements fiscaux suivants sont proposés dans le système pour ces processus : 313 Taxe au preneur - Approvisionnement ( 13b V UStG) et 50 Taxe au preneur - Acquisition ( 13b II 1 Nr 4, 6-9 UStG), 11 Taxe au preneur - Acquisition ( 13b II 1 Nr 2 UStG), 12 Taxe au preneur - Acquisition ( 13b II 1 Nr 3 UStG), 13 Taxe au preneur - Acquisition ( 13b II 1 Nr 5 UStG) et 240 Taxe au preneur - Acquisition ( 13b II 1 Nr 1 UStG). En revanche, vous devez créer votre propre code TVA dans votre système. Si vous réalisez un produit des ventes conformément à la loi 13b (5) UStG, vous devez saisir le code TVA manuellement. Événements fiscaux enregistrés dans le système Spécificité de l'allemagne Les événements fiscaux suivants sont actuellement enregistrés dans le système et peuvent être utilisés pour créer des codes TVA pour l'allemagne : Achats : SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

271 11 Taxe au preneur - Acquisition 13b II 1 Nr. 2 UStG 12 Taxe au preneur - Acquisition 13b II 1 Nr. 3 UStG 13 Taxe au preneur - Acquisition 13b II 1 Nr. 5 UStG 50 Taxe au preneur - Acquisition 13b II 1 Nr. 4, 6 9 UStG 240 Taxe au preneur - Acquisition 13b II 1 Nr.1 UStG 15 Taxe au preneur - Acquisition 13b II 1 Nr. 10 UStG Ventes : 312 Exportation de service, taxe au preneur 313 Taxe au preneur - Approvisionnement 13b V UStG 315 Taxe au preneur - Approvisionnement 13b II 1 Nr. 10 UStG Les combinaisons suivantes de code TVA et d'événement fiscal existent dans le système et sont déterminées automatiquement : Le code TVA 504 Non imposable (mécanisme de la taxe au preneur) est lié à l'événement fiscal 312 Exportation de service, taxe au preneur. Le code TVA 530 Vente de services UE, taxe au preneur est lié à l'événement fiscal 455 Vente de services UE, taxe au preneur. Pour les achats, le code TVA 430 Achat de services UE, taxe au preneur, taux standard, entièrement déductible est disponible, lié à l'événement fiscal 155. Si vous avez besoin d'autres codes TVA, vous pouvez les créer sous Définir codes TVA dans l'activité Taxe sur les biens et services via Configuration de gestion Projets d'implémentation Liste des activités Configuration personnalisée. Lorsque vous créez un code TVA, veillez à indiquer le type de taxe dans la zone Détails Imposition des livraisons directes Synthèse Un scénario de livraison directe comprend au minimum trois parties : le vendeur, le compte et le fournisseur. Une livraison directe est une transaction de vente menée par plusieurs parties pour un poste, et dans laquelle le poste est expédié par le fournisseur directement au compte ou au réceptionnaire. Pour plus d'informations sur le traitement général dans le système, voir Livraison directe. Les transactions en chaîne correspondent à des livraisons consécutives de marchandises entre trois entités juridiques ou plus, et pour lesquelles les obligations contractuelles de toutes les parties de la chaîne sont déchargées par un seul mouvement de marchandises du premier fournisseur de la chaîne pour le client final. D'un point de vue fiscal, les scénarios aux transactions de vente transfrontalières et pour lesquels l'assujettissement à l'impôt doit être déterminé sont intéressants. Ceci a également un impact sur le pays dans lequel les taxes doivent être payées. Dans les processus suivants, l'utilisateur voit apparaître des messages d'avertissement, et un contrôle des codes TVA est déclenché. Vous êtes le fournisseur d'une transaction en chaîne et vous saisissez un réceptionnaire différent du compte. Le message est affiché si le siège du réceptionnaire et celui de votre société se trouvent dans des pays différents. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 271

272 Dans une livraison directe, vous êtes la société qui crée une commande client à laquelle est affecté un fournisseur externe. Le fournisseur externe livre les marchandises directement au client. Généralement, ces transactions ne sont pas facturées automatiquement lors d'un cycle de facturation. Spécificités pays au cas où le vendeur est différent du fournisseur : Allemagne : ces transactions ne sont pas facturées automatiquement lors d'un cycle de facturation si le siège de votre société se trouve en Allemagne. La taxe sur la valeur ajoutée des transactions en chaîne est traitée différemment, en particulier en cas de transport transfrontalier du poste. Vous devez décider au cas par cas laquelle des sociétés impliquées est autorisée à émettre une facture exonérée de taxe. Si le calcul automatique de la taxe n'a pas été effectué correctement dans cette transaction, ou si la taxe a été calculée alors que la transaction est exonérée de taxe, modifiez le code TVA et, le cas échéant, le pays d'imposition, sur l'onglet Taxes. Opération triangulaire intracommunautaire Une opération triangulaire intracommunautaire est un type particulier de livraison directe, dans lequel les trois participants sont situés dans différents États membres de l'union Européenne. Dans certaines circonstances, une simplification peut être appliquée aux opérations triangulaires intracommunautaires. Les conditions préalables à l'application de ce processus sont les suivantes : Les trois sociétés doivent réaliser des transactions pour le même poste. Toutes les sociétés participantes doivent être fiscalement enregistrées dans différents États membres de l'union Européenne. Le poste doit directement passer du premier fournisseur au compte final. Le poste doit passer d'un État membre de l'union Européenne à un autre. Le premier fournisseur de la première société est responsable du transport du poste. Spécificités pays Allemagne : si la simplification peut être appliquée à l'opération triangulaire, le code TVA Opération triangulaire peut être saisi manuellement dans la facture Guide de configuration Taxe sur les biens et les services Cette activité de configuration vous permet de créer et de modifier les paramètres requis pour la détermination de la taxe dans les processus relatifs aux ventes, achats et services comme les juridictions fiscales, les conversions de devises, les régions exonérées, les informations sur les dispositions légales et les codes TVA. Ces paramètres sont requis car ils permettent au système de déterminer la taxe due pour un document commercial. Des types de conversions de devises sont requis pour répondre aux exigences légales du pays concerné. Ceci inclut le type de taux de change et les types de conversion à utiliser pour convertir les montants de taxe de la devise du document en devise de reporting. Pour rechercher l'activité Taxe sur les biens et les services, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis sélectionnez l'activité Taxe sur les biens et les services dans la liste des activités. Conditions préalables Vous devez terminer l'activité Options de taxe sur les achats pour les processus d'achat SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

273 Pour rechercher cette activité, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis sélectionnez l'activité Options de taxe sur les achats dans la liste des activités. Contexte de gestion Détermination de la taxe Les entreprises ont l'obligation légale de calculer des taxes sur les produits qu'elles achètent ou vendent et de prélever ces taxes auprès de leurs clients. Une fois les produits fournis, les taxes doivent être déclarées et prélevées par les administrations fiscales compétentes. Un calcul des taxes en grande partie automatisé est à votre disposition pour les types de taxe suivants : taxe sur la valeur ajoutée (TVA), taxe sur les ventes et taxe d'utilisation, et déclaration d'honoraires. Un outil de reporting vous permet en outre de piloter efficacement vos déclarations fiscales obligatoires. Pour plus d'informations, voir Détermination de la taxe [Page 254]. Données principales pour la détermination de la taxe Pour plus d'informations, voir Données principales pour la détermination de la taxe [Page 260]. Tâches Définir un type de conversion de devise 1. Pour créer une nouvelle conversion de devise, cliquez sur Ajouter ligne. 2. Sélectionnez le pays pour lequel le taux de change est valide. 3. Saisissez la date de fin de la période de validité pour le type de taux de change et le type de conversion. 4. Entrez le type de taux de change utilisé, par exemple le taux de change historique ou le taux de change fixe UME. 5. Le cas échéant, modifiez le type de conversion défini par défaut sur Valeur moyenne en Cours d'achat ou Cours de vente. 6. Sauvegardez vos données. Définir des régions exonérées 1. Pour définir une région exonérée, cliquez sur Ajouter ligne. 2. Sélectionnez le pays de la région exonérée. 3. Saisissez un code pour la région exonérée. 4. Entrez une description pour la région. 5. Sélectionnez le statut de la région exonérée. 6. Facultatif : sous Détails, saisissez le code postal. 7. Sauvegardez vos données. Définir des barèmes d'imposition 1. Pour définir des taux de taxe et des dates de validité, cliquez sur Ajouter ligne. 2. Sélectionnez le pays pour lequel vous voulez créer un barème d'imposition. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 273

274 3. Sélectionnez le type de taxe applicable des taxes à déclarer et à payer aux administrations fiscales compétentes, comme la taxe sur la valeur ajoutée, la taxe sur les ventes, la taxe d'utilisation et la déclaration d'honoraires. 4. Sélectionnez le type de taux de taxe, par exemple Standard, Réduit ou Taux d'exonération. 5. Saisissez la date de début de validité du taux de taxe. 6. Saisissez le taux sous forme de pourcentage. 7. Sauvegardez vos données. Définir des mentions standard pour les informations sur les dispositions légales SAP vous recommande de créer une mention standard spécifique pour chaque pays car les motifs d'exonération peuvent varier d'un pays à l'autre. Si une mention standard n'est pas disponible dans la langue requise, le texte imprimé sur les factures sera en anglais. Toutes les langues sont affichées dans cette vue. Pour saisir les mentions légales pour une langue spécifique, vous devez être connecté au système dans cette langue. 1. Pour définir des mentions standard pour les informations sur les dispositions légales, cliquez sur Ajouter ligne. 2. Sélectionnez le pays pour lequel les informations sur les dispositions légales sont valides. 3. Sélectionnez le type de taxe applicable pour lequel des mentions légales sont requises; par exemple la taxe sur la valeur ajoutée, la taxe sur les ventes, la taxe d'utilisation ou la déclaration d'honoraires. 4. Sélectionnez le numéro du motif d'exonération fiscale. 5. Contrôlez la zone Langue sélectionnée. Cette zone est préconfigurée en fonction de votre langue de connexion, et doit correspondre à la langue de votre mention légale. 6. Saisissez la mention légale précisant le fondement juridique de l'exonération. Ce texte est alors intégré aux factures, si nécessaire. 7. Sauvegardez vos données. Définir des codes TVA Pour plus d'informations, cliquez ici. Activités liées Une fois que vous avez exécuté ces tâches, SAP vous recommande de contrôler les tâches des activités spécifiques des pays qui sont requises pour les pays vous avez intégrés au périmètre de votre solution Détermination de la taxe (États-Unis) Ce document présente des informations fiscales spécifiques des États-Unis SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

275 Taxation des livraisons Les taxes sur les livraisons d'articles aux États-Unis sont prélevées suivant la loi de l'état de destination (lieu de livraison). En Californie et au Texas uniquement, les livraisons sont imposées suivant la réglementation de l'état d'origine (lieu d'expédition). Les taxes sur les prestations de services sont prélevées selon la loi de l'état de destination. Vous pouvez ajouter vos propres combinaisons dans la configuration de gestion, et décider celles qui sont basées sur l'origine et celles qui sont basées sur la destination pour une transaction inter-état ; le lieu d'expédition et le lieu de livraison sont alors le même État. Pour rechercher cette activité, passez au poste de travail Configuration de gestion et sélectionnez la vue Projets d'implémentation. Sélectionnez votre projet d'implémentation et cliquez sur Ouvrir liste des activités. Sélectionnez la phase Configuration personnalisée, puis sélectionnez l'activité Taxe sur les biens et les services - États-Unis dans la liste des activités. Nexus Nexus est une connexion entre un contribuable et un État dans lequel il doit payer des taxes. Les règles relatives à l'établissement de la connexion entre ces deux parties varient d'un État à l'autre. Ce concept nexus implique cependant qu'un État doit percevoir les taxes sur les ventes. Par conséquent, une vente réalisée dans un État donné est imposable dans le système uniquement si la société vendeuse a un nexus dans l'état. Si le vendeur n'a pas de nexus, aucune taxe sur les ventes ne sera déterminée, et le code TVA 507 Ventes non imposables selon règles "nexus" est affecté au document de vente. Cela signifie que la société vendeuse émet une facture sans taxe pour des motifs liés au nexus. La transaction est enregistrée dans les statistiques du registre de taxe. Si votre société a un nexus dans un État, vous devez paramétrer les options suivantes : Créez une administration fiscale pour cet État dans le poste de travail Gestion des taxes. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Administrations fiscales (Gestion des taxes) [Page 277]. Dans le système, créez des entrées pour chaque administration fiscale à laquelle des déclarations de taxes ont été soumises. Créez un régime fiscal de la société pour chaque administration fiscale concernée. Saisissez un numéro d'identification fiscale pour le régime fiscal de la société. Ce-faisant, vous indiquez que la société est enregistrée dans l'état où est située l'administration fiscale, et fournissez la base pour la détermination nexus dans la détermination de la taxe. Si un régime fiscal de la société a été créé correctement pour un État et qu'une vente est réalisée dans cet État, la détermination de la taxe fonctionne comme décrit dans Détermination de la taxe [Page 254] Accès des administrations fiscales aux données fiscales (GDPdU) Synthèse Ce document décrit la procédure d'accès des administrations fiscales aux données fiscales de la solution, comme l'exige la législation allemande. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 275

276 Conditions préalables Les contribuables doivent veiller à ce que les données liées à la fiscalité contenues dans leurs systèmes de traitement des données soient accessibles aux administrations fiscales. Les réglementations applicables sont présentées dans un document du ministère allemand des Finances (16 juillet IV D2 S /01), publié dans le Bundessteuerblatt (journal fédéral des impôts) partie I, page 415 sous l'intitulé Principes allemands d'accès aux données et de confirmation de l'authenticité de documents numériques (GDPdU). Des réglementations similaires s'appliquent aussi dans d'autres pays. Par exemple, en Autriche, les données pertinentes pour la taxe doivent également être disponibles sur des supports pour les administrations fiscales, conformément aux réglementations stipulées à la section 131 (sous-section 3) et à la section 132 (sous-section 3) du Bundesabgabenordnung (Code de l'administration fiscale fédérale) d'autriche. Le GDPdU contient les règles régissant le respect du droit d'accès aux données. Ce document stipule que les agents du fisc doivent disposer des moyens d'accès suivants : Z1 : accès direct en lecture seule Le GDPdU confère aux agents du fisc le droit de consulter et d'évaluer les données liées à la fiscalité directement dans le système de traitement des données de la société. Les agents du fisc disposent d'un droit d'accès en lecture seule aux données stockées (notamment aux données principales et aux liens) via le matériel et les logiciels du contribuable. Seuls ce matériel et ces logiciels sont utilisables par les agents du fisc pour l'accès aux données stockées sous forme électronique. Cette méthode ne permet pas à l'administration fiscale d'accéder à distance (en ligne) au système de traitement des données. L'accès en lecture seule permet de lire, filtrer et trier les données au moyen des rapports et des outils d'évaluation disponibles dans le système de traitement des données. Vous utilisez à cet effet le poste de travail Audit. Z2 : accès indirect Afin de permettre l'accès en lecture seule par l'agent du fisc, le contribuable ou un tiers habilité par celui-ci collecte les données et procède à leur traitement électronique en suivant les instructions de l'agent. Ce dernier peut uniquement demander une évaluation électronique au moyen des outils d'évaluation disponibles dans le système de traitement des données du contribuable. Dans la solution, vous pouvez implémenter l'accès Z2 au niveau organisationnel à l'aide des rapports disponibles dans les postes de travail, en vue de préparer les données demandées par l'agent. Les options de sélection doivent être utilisées de telle manière que le rapport contienne toutes les données fiscales sous une forme non condensée. En cas de doute concernant les données à sélectionner, consultez au préalable l'agent du fisc. Vous pouvez ensuite télédécharger les rapports dans Microsoft Excel. Pour être certain que les données du fichier Microsoft Excel soient conformes à celles de la solution, vous pouvez configurer un processus de vérification destiné à générer des rapports que vous télédéchargerez ensuite dans Microsoft Excel selon le principe de la double vérification. Z3 : validation du support des données Le contribuable doit créer des enregistrements destinés à l'agent du fisc et contenant les données liées à la fiscalité et les sauvegarder sur un support permettant le traitement électronique. Le support de données doit ensuite être remis à l'agent pour évaluation. Dans la solution, vous pouvez implémenter l'accès Z3 avec une exécution de l'extraction des données financières dans le poste de travail Comptabilité générale SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

277 Z3 : La validation de support de données permet aussi le traitement électronique des données fiscales pour l'autriche conformément au code Bundesabgabenordnung (Code de l'administration fiscale fédérale). Le package de rapports spécifiques à l'autriche contient les rapports généralement requis par les administrations fiscales et dont vous devez donc extraire et conserver les données. L'administration fiscale peut faire valoir n'importe lequel de ces droits individuellement ou en combiner plusieurs d'entre eux. Le droit d'accès est strictement limité aux données fiscales et celles-ci doivent être en allemand. Données liées à la fiscalité dans la solution Les réglementations figurant dans le document GDPdU octroient aux administrations fiscales un droit d'accès aux données liées à la fiscalité. Cela signifie, entre autres, que vous devez autoriser l'accès aux données de la comptabilité financière et de gestion. 7.2 Vues Guide de consultation rapide Administrations fiscales Cette vue permet de gérer les données principales concernant les administrations fiscales nationales et étrangères, ainsi que les données financières pertinentes pour la TVA/taxe sur les ventes ou la déclaration d'honoraires. Vous pouvez également gérer le régime fiscal de votre société. Les données principales de l'administration fiscale sont nécessaires en vue d'opérations automatiques telles que la saisie des taxes, la création des déclarations de taxes et la saisie des paiements de ou auprès de l'administration fiscale compétente. Le régime fiscal de la société est une partie intégrante des données principales de l'administration fiscale. Il couvre tous les règlements entre la société et l'administration fiscale. Dans l'onglet Régime fiscal de la société, vous saisissez tous les numéros d'identification fiscale de votre société et enregistrez les règles applicables à la création et à l'envoi des déclarations de TVA ou des déclarations d'honoraires, qui ont été convenues entre votre société et l'administration fiscale compétente. L'écran Régime fiscal de la société propose la synthèse de toutes les administrations fiscales auprès desquelles votre société ou filiale est inscrite. Pour permettre le déclenchement et la comptabilisation des paiements de taxes, vous devez saisir les données relatives à l'opération de paiement et définir le type de déclaration de taxes concerné comme pertinent pour le paiement dans l'onglet Régime fiscal. Pour les paiements de taxes initiés en externe, c'est-à-dire saisis dans un poste de travail autre que le poste Gestion des taxes, le système peut uniquement utiliser l'affectation automatique du paiement pour identifier un paiement comme paiement de taxe si une administration fiscale est définie comme payeur/bénéficiaire. Le paiement de taxe peut alors être affecté correctement dans le poste de travail Gestion des taxes ou comptabilisé comme paiement anticipé de taxe. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 277

278 Tâches Saisir les données principales de l'administration fiscale 1. Sélectionnez Administrations fiscales Créer Administration fiscale. Entrez l'adresse et les données de communication, puis sauvegardez. Le système affecte un numéro unique à l'administration fiscale. 2. Sélectionnez Afficher tout, allez à l'onglet Données financières et entrez les modes de paiement pertinents pour votre société ou filiale. 3. Entrez les comptes utilisés pour les opérations de paiement avec l'administration fiscale sous Coordonnées bancaires. 4. Allez à l'onglet Régimes fiscaux de société et entrez les options standard des types de déclaration de taxes pertinents pour votre société. Si vous êtes inscrit auprès d'une administration fiscale à l'étranger, entrez également les numéros d'identification de TVA dans le sous-onglet Numéros d'identification fiscale. Si vous commercez avec un pays de l'union européenne ou un pays tiers, ou si vous échangez des biens et services intra-communautaires, vous devez dans certains cas être immatriculé auprès de l'administration fiscale étrangère compétente. Dans ce cas, vous devez également saisir les données principales de l'administration fiscale étrangère et le numéro d'identification fiscale pertinent (voir aussi Mouvement intra-communautaire [Page 245]). Allez au sous-onglet Régimes fiscaux. Dans le cas d'un type de déclaration de taxes pertinent pour le paiement, entrez la tolérance sous Tolérance pour les paiements de taxes (voir aussi Guide de consultation rapide Paiements de taxes). Le code Report est uniquement pertinent pour certains pays, comme les États- Unis. Activez ce code si une créance de l'administration fiscale doit être rapprochée dans la période suivante. 5. Sauvegardez vos entrées. L'enregistrement de données principales de l'administration fiscale est maintenant active Guide de consultation rapide Saisies de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation Cette vue permet de saisir les postes de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation qui ne sont pas inclus automatiquement avec les transactions commerciales. Vous pouvez accéder à la vue Saisies de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation à partir du poste de travail Gestion des taxes, sous Saisies manuelles des taxes. Chaque saisie manuelle des taxes est inscrite automatiquement comme poste de taxe en cours dans le registre des impôts, est passée sur le compte de taxes approprié et est incluse dans le cycle de déclaration de taxes pour la période de reporting concernée. Vous pouvez, par exemple, créer des écritures de taxe sur les ventes et taxe d'utilisation manuelles dans les scénarios suivants : SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

279 Vous avez créé une facture sans données fiscales. Le ou les postes de taxes n'ont pas encore été déclarés à l'administration fiscale. Vous passez une écriture de correction de taxe pour une livraison ou un service fourni à titre gratuit. Il est déconseillé de passer des écritures sur les comptes de taxes directement dans le grand livre. Ces écritures ne créent pas d'entrées dans le registre de taxe et ne sont pas reportées dans le livre auxiliaire de taxes. Notez que lorsque vous saisissez manuellement des taxes, la validité de la combinaison de compte général et de code TVA saisie n'est pas contrôlée. Tâches Passer une écriture de taxe sur les ventes et taxe d'utilisation 1. Cliquez sur Créer et saisissez la société et la devise, ainsi que la date comptable. La date du jour est proposée comme date d'échéance de la taxe. 2. Pour chaque poste, entrez le groupe de détermination des comptes approprié (colonne Compte général), le code TVA à utiliser, les informations sur la juridiction fiscale (État et Code de juridiction fiscale) ou le code postal, ainsi que le montant au crédit ou au débit afin de compenser le solde du montant brut. 3. Pour tester la validité des entrées, cliquez sur Contrôler. 4. Si vous ne voulez pas créer l'écriture immédiatement, cliquez sur Sauvegarder. Le système affecte automatiquement un ID à la saisie manuelle de taxe. 5. Pour passer l'écriture sur les comptes de taxe et entrer les postes de taxes dans le registre de taxe, sélectionnez Comptabiliser. Une écriture au journal est créée Guide de consultation rapide Saisies TVA Cette vue vous permet d'effectuer des saisies TVA que le système n'inclut pas automatiquement avec les transactions commerciales. Vous pouvez accéder à la vue Saisies TVA à partir du poste de travail Gestion des taxes sous Saisies manuelles des taxes. Chaque saisie de TVA est inscrite comme poste de taxe en cours dans le registre de taxe, est passée sur le compte de TVA approprié et est incluse dans l'exécution de déclaration de TVA pour la période de reporting concernée. Vous pouvez, par exemple, effectuer des saisies manuelles de TVA dans les scénarios suivants : Vous avez créé une transaction commerciale et saisi, par erreur, le taux d'imposition ou le code TVA incorrect. Le ou les postes de taxes n'ont pas encore été déclarés à l'administration fiscale. Biens et services fournis à titre gratuit Mouvement intracommunautaire Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 279

280 Il est déconseillé de passer des écritures sur les comptes de TVA directement dans le grand livre. Ces écritures ne créent pas d'entrées dans le registre de taxe et ne sont pas reportées dans le livre auxiliaire de taxes. Notez que lorsque vous saisissez manuellement des taxes, la validité de la combinaison de compte général et de code TVA saisie n'est pas contrôlée. Tâches Effectuer une saisie de TVA 1. Cliquez sur Créer et saisissez la société et la devise, ainsi que la date comptable. La date du jour est proposée comme date d'échéance de la taxe. 2. Pour chaque poste, saisissez le groupe de détermination des comptes approprié (colonne Compte général), le code TVA à utiliser et le montant au crédit ou au débit afin de compenser le solde du montant brut. 3. Pour tester la validité des entrées, cliquez sur Contrôler. 4. Si vous ne voulez pas créer l'écriture immédiatement, cliquez sur Sauvegarder. Le système affecte automatiquement un ID à la saisie manuelle de taxe. 5. Pour passer l'écriture sur les comptes de taxe et entrer les postes de taxes dans le registre de taxe, sélectionnez Comptabiliser. Une écriture au journal est créée Guide de consultation rapide Saisies des montants de base de la déclaration d'honoraires Cette vue permet de saisir les montants pertinents pour la déclaration d'honoraires résultant des transactions avec vos fournisseurs, si les montants n'ont pas été pris en compte lors la saisie des factures fournisseurs. Par conséquent, cette procédure ne concerne que les montants pour lesquels aucune déclaration d'honoraires n'a été effectuée. Vous pouvez accéder à la vue Saisies des montants de base de la déclaration d'honoraires à partir du poste de travail Gestion des taxes, sous Saisies manuelles des taxes. Les ventes sujettes à la déclaration d'honoraires (montants de base de déclaration d'honoraires) sont saisies automatiquement en tant que postes de taxe dans le registre de taxe et sont prises en compte pour la période de déclaration concernée dans le cycle de déclaration de taxes pour la déclaration d'honoraires. Vous effectuez les corrections manuelles pour les ventes sujettes à la déclaration d'honoraires dans les scénarios suivants, par exemple : Vous avez sélectionné le code de déclaration d'honoraires incorrect lors de la saisie d'une facture fournisseur sans commande d'achat de référence. Lors de la comptabilisation d'une facture fournisseur, vous n'aviez pas défini le fournisseur concerné comme assujetti à la déclaration d'honoraires SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

281 Tâches Saisir un montant de base de déclaration d'honoraires Avant de saisir les montants de base de la déclaration d'honoraires manuellement, vous devez indiquer le fournisseur qui est soumis à la déclaration d'honoraires. Pour ce faire, utilisez les données principales du fournisseur dans le poste de travail Partenaires. 1. Cliquez sur Créer, puis sur Saisie des taxes, et saisissez les données de société et de devise, ainsi que la date comptable. La date du jour est proposée comme date d'échéance de la taxe. 2. Créez un poste dans la partie inférieure de l'écran. Sélectionnez Code déclaration d'honoraires et saisissez le montant de la transaction sous Montant au débit ou Montant au crédit. 3. Sauvegardez vos entrées. Un ID est automatiquement affecté à cette saisie manuelle. 4. Pour créer une écriture dans le registre de taxe, sélectionnez Valider Guide de consultation rapide Déclarations de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation La vue Déclarations de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation est disponible dans le poste de travail Gestion des taxes, sous Déclarations de taxes. Cette vue affiche les déclarations créées précédemment dans la vue Exécutions de déclaration de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation. Pour plus d'informations sur cette vue, voir Guide de consultation rapide Exécutions de déclaration de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation [Page 292]. Comptabilisation des postes de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation Le système comptabilise les postes de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation dans les scénarios suivants : Vous avez saisi une facture pour un client domicilié dans votre État (transaction intra-état). Votre déclaration de taxes affiche la taxe sur les ventes que vous devez déclarer et payer à votre administration fiscale d'état. Vous avez saisi une facture pour un client domicilié dans un autre État (transaction inter-états). Votre société possède une filiale (et à ce titre un nexus) dans l'état où le client est domicilié. Votre déclaration de taxes affiche la taxe sur les ventes que vous devez déclarer et payer à l'administration fiscale de l'état du client. Vous avez saisi une facture pour un fournisseur d'un autre État, qui n'a aucune présence commerciale (aucun nexus) dans votre État. Votre déclaration affiche la taxe d'utilisation que vous devez payer. Vous avez réalisé une saisie manuelle avec un code TVA pour les ventes et pour la taxe d'utilisation à l'aide de l'option Nouveau débit/crédit. La déclaration de taxes affiche une saisie manuelle de créance/dette. (Notez que le système utilise toujours l'état dans lequel le client ou le fournisseur est domicilié.) Vous avez effectué des saisies manuelles des taxes pour la déclaration de taxe sur les ventes et taxe d'utilisation. Le système ne comptabilise pas les postes de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation dans les scénarios suivants : Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 281

282 Dans le poste de travail Facturation fournisseur, vous avez saisi une nouvelle facture sans commande d'achat avec un produit qui est exonéré dans votre État. Dans ce cas, votre déclaration de taxes affiche le montant de base imposable mais pas la taxe sur les ventes. Vous avez saisi une commande d'achat ou une facture client pour un produit destiné à la revente ou à une transformation ultérieure. Dans ce cas, votre déclaration de taxes affiche le montant de base imposable mais pas la taxe d'utilisation. Vous avez saisi une facture pour un client détenteur d'un certificat d'exonération fiscale (une autorisation de prélèvement automatique, par exemple). Votre déclaration de taxes affiche le montant de base imposable mais pas la taxe d'utilisation. Paiements de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation Pour vos paiements anticipés de taxes normaux, vous déterminez le montant à payer en créant une déclaration de taxes en mode test. (Notez que vous ne pouvez pas valider ces tests. Les postes de taxes de ces tests ne sont pas comptabilisés.) Vous créez une déclaration de taxes devant être soumise pour la période de reporting intégrale lors du cycle de déclaration de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation. Le système détermine la taxe à payer restante. Pour déclencher les paiements des taxes, vous disposez des options suivantes : Vous déclenchez un paiement anticipé de taxes sans arrondi dans le poste de travail Gestion des taxes sous Tâches courantes Nouveau paiement anticipé des taxes. Vous déclenchez un paiement des taxes pour une déclaration de taxes sans arrondi dans le poste de travail Gestion des taxes à l'aide de la déclaration de taxes. Si des paiements de taxes arrondis sont obligatoires dans un pays, vous déclenchez le paiement dans le poste de travail Gestion des paiements (par exemple avec un chèque émis). Erreurs dans les déclarations de taxes Si vous constatez une erreur dans une déclaration de taxes, vous disposez des options suivantes : Vous pouvez à tout moment supprimer une déclaration de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation avec le statut En cours de traitement. Une déclaration de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation avec le statut Déclaré peut uniquement être annulée. Vous pouvez aussi créer une déclaration de taxes corrigée pour la même période de déclaration dans un cycle de rectification. Tous les postes de taxes de la même période de déclaration sont à nouveau entrés dans ce cycle. Une déclaration de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation avec le statut Terminé pour laquelle un paiement de taxe initié en externe a déjà été déclenché ne peut être annulée que si vous avez supprimé l'affectation de paiement dans le poste de travail Gestion des paiements. Une déclaration de taxes pour laquelle la compensation de paiement a déjà été exécutée ne peut pas être annulée. Tâches Vérifier les données de taxe Pour afficher les postes de taxes sur les ventes non soldés ou déclarés pour une période sélectionnée ainsi que les pièces d'origine, vous pouvez utiliser les rapports Postes de TVA / taxes sur les ventes non soldés, Postes de TVA / taxes sur les ventes déclarés et Tous les postes de TVA / taxes sur les ventes. Pour vérifier les détails d'une déclaration de taxes, procédez comme suit : 1. Sélectionnez la valeur de filtre pertinente dans l'affichage du filtre SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

283 2. Sélectionnez la ligne de la déclaration de taxes. Les informations fiscales relatives à la déclaration sont affichées dans la partie inférieure de l'écran. 3. Pour obtenir une synthèse des recettes individuelles avec leurs pièces d'origine et événements fiscaux, cliquez sur Afficher, puis passez à l'onglet Déclaration de taxes et cliquez sur Détails dans une zone du formulaire fiscal. Valider la déclaration de taxes Une fois que vous avez envoyé les données fiscales à l'administration, vous devez valider la déclaration de taxes dans le système. La validation entraîne les événements suivants : Le statut de la déclaration de taxes passe de En cours de préparation à Déclaré. Les postes de taxes de la déclaration reçoivent le statut Déclaré dans le registre de taxe et sont désormais affichés dans le rapport Postes de TVA / taxes sur les ventes déclarés. Le solde des comptes de taxes pertinents est transféré sur le compte de TVA à décaisser (compte de compensation fiscale). Déclencher un paiement anticipé des taxes pour un test de déclaration de taxes Pour déclencher un paiement anticipé de taxes dont vous avez au préalable déterminé le montant lors d'un test de déclaration de taxes, procédez comme suit : 1. Sélectionnez Tâches courantes Nouveau paiement anticipé des taxes. 2. Entrez le régime fiscal de la société, le montant de TVA et la date comptable. 3. Sélectionnez Exécuter. Un numéro interne est affecté au paiement. Le paiement validé est automatiquement saisi et comptabilisé sous forme de poste de compensation dans le registre de taxe. L'ID de l'écriture au journal générée est désormais affiché dans le paiement. 4. Vous pouvez afficher le paiement avec le statut Prêt pour transfert dans le poste de travail Gestion des paiements, sous Moniteur des paiements. Déclencher un paiement de taxe pour une déclaration de taxes Pour déclencher un paiement de taxe pour une déclaration de taxes soumise, procédez comme suit : 1. Sélectionnez une déclaration de taxes présentant le statut Déclaré, puis cliquez sur Payer. 2. Si nécessaire, modifiez la date de paiement et la date comptable proposée, et cliquez sur OK. Un numéro interne est affecté au paiement qui porte désormais le statut En cours de préparation. Le paiement validé est automatiquement saisi et comptabilisé sous forme de poste de compensation dans le registre de taxe. L'ID de l'écriture au journal générée est désormais affiché dans le paiement. 3. Vous pouvez afficher le paiement avec le statut Prêt pour transfert dans le poste de travail Gestion des paiements, sous Moniteur des paiements. Une fois le paiement effectué, la déclaration de taxes reçoit le statut Terminé. Déclencher un paiement par chèque pour une administration fiscale Dans certains États des États-Unis, des paiements de taxes arrondis sont requis. Pour déclencher un paiement par chèque dans ce cas, procédez comme suit : Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 283

284 1. Accédez au poste de travail Gestion des paiements et sélectionnez Tâches courantes Nouveau chèque émis. 2. Entrez les données sur le paiement et sur la banque, ainsi votre administration fiscale en tant que bénéficiaire. Si nécessaire, modifiez la date comptable et la date d'émission proposées par le système, et sélectionnez OK. 3. Le paiement est affiché dans le moniteur des paiements avec le statut Prêt pour transfert. Si le chèque a été émis, il convient d'activer le statut du paiement par chèque sur En cours de transfert. 4. Le paiement a automatiquement été identifié comme un paiement de taxe grâce à l'affectation du paiement à l'administration fiscale. Il est désormais affiché dans le poste de travail Gestion des taxes sous Paiements de taxes. Une fois le paiement de taxe validé, le statut de la déclaration de taxes sous-jacente passe automatiquement de Validé à Terminé Guide de consultation rapide Déclarations de TVA Vous pouvez accéder à la vue Déclarations de TVA à partir du poste de travail Gestion des taxes sous Déclarations de taxes. Cette vue affiche les déclarations préalables de TVA et les déclarations de TVA annuelles créées précédemment dans la vue Exécutions de déclarations de TVA. Pour plus d'informations sur cette vue, voir Guide de consultation rapide Exécutions de déclarations de TVA [Page 294]. Les déclarations de taxes créées dans le système incluent tous les postes de taxes des transactions commerciales liées à la TVA et les saisies manuelles de TVA devant être déclarées pour la période de reporting correspondante. Une fois que vous avez soumis les données de déclaration de taxes à l'administration fiscale et modifié le statut de la déclaration en Déclarée, vous pouvez déclencher un paiement de taxe afin de rapprocher la taxe à payer calculée dans cette vue. Si vous constatez une erreur dans une déclaration de taxes, vous disposez des options suivantes : Vous pouvez à tout moment supprimer une déclaration de TVA qui présente le statut En cours de préparation. Une déclaration de TVA ayant le statut Déclarée peut uniquement être annulée. Vous pouvez aussi créer une déclaration de taxes corrigée pour la même période de reporting dans un cycle de rectification. Tous les postes de TVA de la même période de reporting sont à nouveau entrés dans ce cycle. Une déclaration de TVA avec le statut Terminé pour laquelle un paiement de taxe initié en externe a déjà été déclenché peut uniquement être annulée si vous avez supprimé l'affectation du paiement dans le poste de travail Gestion des paiements. Une déclaration de TVA pour laquelle la compensation de paiement a déjà été exécutée ne peut pas être annulée SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

285 Tâches Vérifier les données de taxe Pour afficher les postes de TVA non soldés ou déclarés sur une période donnée, ainsi que les pièces d'origine correspondantes, vous pouvez utiliser les rapports Postes de TVA/taxes sur les ventes non soldés, Postes de TVA/taxes sur les ventes déclarés et Tous les postes de TVA/ taxes sur les ventes. Pour vérifier les détails d'une déclaration de taxes, procédez comme suit : 1. Sélectionnez la valeur de filtre pertinente dans l'affichage du filtre. 2. Sélectionnez la ligne de la déclaration de TVA. Les informations fiscales relatives à la déclaration sont affichées dans la partie inférieure de l'écran. 3. Pour afficher le formulaire créé dans le système, cliquez sur Aperçu. 4. Pour obtenir une synthèse des recettes individuelles avec leurs pièces d'origine et événements fiscaux, cliquez sur Afficher, puis passez à l'onglet Déclaration de taxes et cliquez sur Détails dans une zone du formulaire fiscal. Valider la déclaration de taxes Une fois que vous avez envoyé les données fiscales à l'administration, vous devez valider la déclaration de taxes dans le système. La validation entraîne les événements suivants : Le statut de la déclaration de taxes passe de En cours de préparation à Déclaré. Les postes de taxes de la déclaration reçoivent le statut Déclaré dans le registre de taxe et sont désormais affichés dans le rapport Postes de TVA / taxes sur les ventes déclarés. Le solde des comptes de taxes pertinents est transféré sur le compte de TVA à décaisser (compte de compensation fiscale). Déclencher un paiement de taxe pour une déclaration de taxes 1. Sélectionnez une déclaration de TVA présentant le statut Déclaré, puis cliquez sur Payer. 2. Si nécessaire, modifiez la date de paiement et la date comptable proposées par le système et cliquez sur OK. Un numéro interne est affecté au paiement qui porte désormais le statut En cours de préparation. Le paiement validé est automatiquement saisi et comptabilisé sous forme de poste de compensation dans le registre de taxe. L'ID de l'écriture au journal générée est désormais affiché dans le paiement. 3. Vous pouvez afficher le paiement avec le statut Prêt pour transfert dans le poste de travail Gestion des paiements, sous Moniteur des paiements. Une fois le paiement effectué, la déclaration de taxes reçoit le statut Terminé Guide de consultation rapide Déclarations d'échange de biens La vue Déclarations d'échange de biens est disponible dans le poste de travail Gestion des taxes, sous Déclarations de taxes. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 285

286 Cette vue affiche les déclarations d'échange de biens générées à l'aide de la vue Exécutions de la déclaration d'échange de biens. Pour plus d'informations sur cette vue, voir Guide de consultation rapide Exécutions de la déclaration d'échange de biens [Page 296]. Les déclarations d'échange de biens affichent toutes les livraisons de biens effectuées entre le pays d'origine et le reste de la communauté européenne, les autres services et les opérations triangulaires intracommunautaires pour la période de reporting sélectionnée. Les déclarations d'échange de biens servent uniquement à suivre les mouvements de marchandises au sein de la communauté européenne et ne sont pas pertinentes pour le paiement. Les paiements de TVA à l'administration fiscale sont déclenchés dans le système par les déclarations préalables de TVA ou les déclarations de taxes annuelles. Les transactions suivantes peuvent figurer dans une déclaration d'échange de biens : Dans le poste de travail Factures clients, vous avez saisi une livraison de biens à un client dans un autre pays de l'ue. Dans le poste de travail Factures clients, vous avez saisi une prestation de service intracommunautaire que vous avez réalisée. Dans le poste de travail Gestion des taxes, vous avez effectué une saisie de TVA manuelle pour une livraison de biens ou une opération triangulaire intracommunautaire. Vous avez livré des biens à votre succursale située dans un autre pays de l'ue pour votre propre usage permanent. Si vous constatez une erreur dans une déclaration de taxes, vous disposez des options suivantes : Vous pouvez à tout moment supprimer une déclaration d'échange de biens dotée du statut En cours de préparation. Une déclaration d'échange de biens dotée du statut Déclaré peut uniquement être annulée. Vous pouvez aussi créer une déclaration de taxes corrigée pour la même période de déclaration dans un cycle de rectification. Tous les postes de TVA de la même période de déclaration sont à nouveau entrés dans ce cycle. Tâches Vérifier les données fiscales Pour afficher les postes de taxes en cours ou déclarés pour une période sélectionnée, ainsi que les pièces d'origine, vous pouvez utiliser les rapports Postes de TVA/taxes sur les ventes en cours, Postes de TVA/taxes sur les ventes déclarés et Tous les postes de TVA/taxes sur les ventes. Pour vérifier les détails d'une déclaration d'échange de biens, procédez comme suit : 1. Sélectionnez la valeur de filtre pertinente dans l'affichage du filtre. 2. Sélectionnez la ligne de la déclaration d'échange de biens. Les informations fiscales relatives à la déclaration sont affichées dans la partie inférieure de l'écran. 3. Pour afficher le formulaire créé dans le système, cliquez sur Aperçu. 4. Pour obtenir une synthèse des recettes individuelles avec leurs pièces d'origine et événements fiscaux respectifs, cliquez sur Afficher, puis passez à l'onglet Déclaration de taxes et cliquez sur Détails SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

287 7.2.8 Guide de consultation rapide Déclarations des honoraires (États-Unis) Une documentation sur ce sujet est disponible pour les États-Unis. Pour afficher la version de document spécifique du pays concerné, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez États-Unis. Sauvegardez vos options Guide de consultation rapide Paiements de taxes Vous pouvez accéder à la vue Paiements de taxes à partir du poste de travail Gestion des taxes sous Paiements de taxes. Cette vue affiche tous les paiements de taxes émis et reçus qui ont été déclenchés dans le poste de travail Gestion des taxes ou dans les postes de travail Gestion des paiements et Gestion des liquidités. Types de paiement de taxes Le système distingue les paiements de taxes de la façon suivante : Les paiements de taxes qui sont déclenchés dans le poste de travail Gestion des taxes (paiements de taxes initiés en interne) ou les paiements de taxes qui sont déclenchés en dehors du poste de travail Gestion des taxes (paiements de taxes initiés en externe). Les paiements de taxes qui sont déclenchés sous forme de paiements manuels forfaitaires (paiements anticipés de TVA, par exemple) ou les paiements de taxes qui sont basés sur les déclarations de taxes. Les paiements de taxes qui correspondent aux montants déterminés dans les déclarations de taxes ou les paiements de taxes qui s'en écartent (écart de paiement de taxe). La distinction entre les paiements de taxes initiés en interne et en externe détermine le processus d'approbation et de validation, ainsi que la gestion des tâches de gestion pour les paiements de taxes, l'attribution des statuts aux paiements et déclarations de taxes, et le processus de saisie et d'annulation des paiements de taxes. Paiements de taxes initiés en interne Pour les paiements de taxes initiés en interne, le compte bancaire à utiliser est déterminé automatiquement par le système en fonction de votre configuration et ne peut pas être saisi manuellement. Si vous voulez saisir manuellement un compte bancaire spécifique, vous devez créer un paiement initié en externe dans le poste de travail Gestion des paiements. Si vous sélectionnez l'administration fiscale comme bénéficiaire, le paiement de taxe est affecté automatiquement (affectation du paiement) et enregistré dans le poste de travail Gestion des taxes. Vous devez affecter ultérieurement au paiement de taxe la déclaration de taxes soumise afin que le rapprochement de la taxe à payer selon la déclaration puisse être effectué. Paiements de taxes initiés en externe Affectation du paiement Dans le poste de travail Gestion des paiements, le système tente en premier lieu d'affecter les paiements aux transactions commerciales (paiements d'origine), partenaires ou autres charges (frais, intérêts), ou bien aux comptes de charges ou du grand livre appropriés. Le type d'affectation du paiement est déterminé par la transaction Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 287

288 commerciale sous-jacente et la pièce d'origine du paiement. L'affectation du paiement doit être effectuée manuellement s'il manque des informations ou si des données sont incohérentes. Pour certains paiements initiés dans le poste de travail Gestion des paiements (virements bancaires ou chèques émis, par exemple), le système tente de trouver l'ordre de paiement correspondant et de l'affecter au paiement d'origine (pièce d'origine). Une fois l'affectation de paiement validée, le paiement prend le statut Confirmé. Lors de la saisie du rapprochement d'une taxe à payer à l'aide d'un extrait de compte dans le poste de travail Gestion des liquidités, le système ne recherche pas d'ordre de paiement mais tente d'affecter le paiement au partenaire. Si une administration fiscale a été indiquée dans l'extrait de compte, le paiement est automatiquement affecté au poste de travail Gestion des taxes. Puis, un paiement de taxe est créé dans le poste de travail Gestion des taxes avec le statut En cours de préparation. Si l'extrait de compte est validé et qu'une déclaration de taxes peut être affectée au paiement de taxe, le paiement de taxe reçoit le statut Validé. Écarts de paiement de taxe Pour les paiements de taxes initiés en externe, le système détermine les déclarations de taxes soumises pertinentes. Si le système ne détermine aucune déclaration de taxes ou détermine plusieurs déclarations de taxes, ou si la taxe à payer diffère du paiement de taxe, une tâche Vérifier et valider le paiement de taxe est créée. Vous pouvez indiquer qu'à concurrence d'un montant donné, un écart de paiement de taxe doit être comptabilisé immédiatement en tant que charge. Dans ce cas, aucune tâche n'est créée dans la réserve de travail. Pour cela, dans les données de base de l'administration fiscale, vous devez définir une tolérance d'écart de paiement de taxe au niveau du régime fiscal de la société sous Régimes fiscaux. Si un écart de paiement de taxe est inférieur à cette valeur, il est immédiatement validé lors de l'approbation et automatiquement saisi en tant que charge. Des écarts de paiement de taxe peuvent, par exemple, apparaître pour les raisons suivantes : Le système a affecté une déclaration de taxes à un paiement de taxe initié en externe et le montant de la taxe dans la déclaration de taxes est différent du paiement de taxe. Plusieurs déclarations de taxes ont été affectées à un paiement de taxe initié en externe. Rapports fiscaux utiles Avant de déclencher un paiement de taxe vis-à-vis de l'administration fiscale, vérifiez dans le rapport Postes de TVA/ taxes sur les ventes en cours s'il reste des postes de taxes à prendre en compte pour la période de reporting sélectionnée. Si nécessaire, exécutez un nouveau cycle de déclaration de taxes (ou un cycle de rectification). Une fois que vous avez modifié le statut du poste de taxe en Soumis via la fonction Valider, le poste est affiché dans le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes déclarés. Il est recommandé de toujours saisir une période de reporting débutant à l'année civile en cours pour vos cycles de déclaration de taxes ; ainsi, tous vos postes de taxes en cours sont déterminés correctement dans les déclarations de taxes. Annuler des paiements de taxes et des affectations de paiements La procédure d'annulation d'un paiement de taxe, selon qu'une affectation du paiement a été ou non annulée au préalable, dépend du statut et de l'origine (initié en interne/externe) du paiement et du fait que le paiement de taxe ait été déclenché ou sur la base d'une déclaration de taxes. Vous pouvez être amené à annuler des affectations de paiements ou des paiements de taxes dans les scénarios suivants : Un montant incorrect a été saisi pour le paiement de taxe. Un paiement de taxe a été déclenché par erreur sous forme de paiement anticipé de taxes et non suite à une déclaration de taxes mensuelle (ou l'inverse). Une déclaration de taxes incorrecte a été affectée à un paiement de taxe. Un paiement a été déclenché par erreur vis-à-vis d'une administration fiscale et classifié à tort comme paiement de taxe SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

289 Vous annulez les paiements initiés en externe dans le poste de travail Gestion des paiements. Le paiement correspondant prend alors le statut Annulé dans le poste de travail Gestion des taxes. Vous annulez les paiements initiés en interne dans le poste de travail Gestion des taxes. Le paiement indiqué en référence dans le poste de travail Gestion des paiements reçoit ensuite le statut Annulé. Seuls les paiements de taxes qui ont le statut Validé peuvent être annulés. Les paiements de taxe avec le statut En préparation doivent être annulés. Si vous voulez annuler un paiement de taxe initié sur la base d'une déclaration de taxes, une affectation existante à la déclaration de taxes est automatiquement supprimée dans le poste de travail Gestion des taxes. Le statut de la déclaration de taxes correspondante passe ensuite de Terminée à Soumise. Tâches Vérifier les options prédéfinies Pour permettre la détermination, le déclenchement et la saisie des paiements de taxes dans le système, vous devez avoir défini les options et données principales suivantes : Vous avez défini les options de détermination des comptes dans la configuration de gestion (voir aussi Détermination automatique des comptes). Vous avez défini les données principales relatives à vos banques et comptes bancaires dans le poste de travail Gestion des liquidités. Vous avez défini les données principales de l'administration fiscale (administrations), les coordonnées bancaires et les modes de paiement standard (virement bancaire ou paiement par chèque, par exemple). Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Administrations fiscales [Page 277]. Vous avez activé le code d'un type de déclaration de taxes pertinent pour les paiements de taxes. Pour cela, passez à la vue Administrations fiscales via Régime fiscal de la société Régime fiscal et activez le code Paiement requis pour un type de déclaration de taxes pertinent pour le paiement. Saisir un paiement anticipé de taxes 1. Sous Tâches courantes, sélectionnez Nouveau paiement de taxe. Vous pouvez également sélectionner Créer puis Paiement anticipé des taxes dans la vue Paiements de taxes. 2. Saisissez le régime fiscal et les données requises dans l'onglet Paiements anticipés. 3. Cliquez sur Valider. Un ID de paiement interne est généré et le paiement est comptabilisé. L'ID de l'écriture au journal créée est maintenant affiché. 4. Le paiement, qui présente maintenant le statut Prêt pour transfert, est disponible dans le poste de travail Gestion des paiements, sous Moniteur des paiements. Tant que le paiement anticipé de taxes n'est pas validé, vous pouvez continuer à lui affecter des déclarations de taxes dans l'onglet Paiements de taxes. Saisir un paiement de taxe pour compenser une déclaration de taxes directement 1. Sélectionnez une déclaration de taxes avec le statut Déclaré, à laquelle aucun ID de paiement de taxe n'a été affecté. Cliquez sur Payer. 2. Si nécessaire, modifiez la date de paiement et la date comptable proposées par le système et cliquez sur OK. Le paiement reçoit un numéro interne ainsi que le statut En cours de préparation. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 289

290 3. Une fois approuvé, le paiement reçoit le statut Validé. Le paiement est automatiquement entré comme poste de compensation dans le registre de taxe et comptabilisé dans les postes de taxes appropriés. Une écriture au journal est générée et l'id d'écriture au journal est affecté au paiement. La déclaration de taxes a le statut Terminé. Vous pouvez afficher le paiement avec le statut Prêt pour transfert dans le poste de travail Gestion des paiements, sous Moniteur des paiements. Saisir un virement bancaire pour une administration fiscale 1. Dans le poste de travail Gestion des paiements, sélectionnez Tâches courantes Nouveau virement bancaire émis. 2. Entrez les données sur le paiement et sur la banque, ainsi que le bénéficiaire de votre administration fiscale. Cliquez sur Valider. 3. Un numéro interne est affecté au paiement. Le paiement est affiché dans le moniteur des paiements avec le statut Prêt pour transfert. 4. Sous Affectations des paiements, une affectation de paiement présentant le statut Validé est affichée. Le paiement est automatiquement affecté au poste de travail Gestion des taxes avec l'administration fiscale spécifiée. La date d'échéance de la taxe est déterminée à partir de la date d'émission du chèque. La date d'échéance de la taxe détermine la période de reporting du poste de taxe. Si la date à laquelle le chèque sort de la société diffère de la date d'émission, vous devez passer manuellement une écriture de correction dans le poste de travail Gestion des taxes sous Saisies manuelles des taxes. Saisir un paiement de taxe avec un extrait de compte créé manuellement 1. Dans le poste de travail Gestion des liquidités, sélectionnez Tâches courantes Nouvel extrait de compte. 2. Saisissez le solde final de l'extrait de compte et sauvegardez vos entrées. 3. Cliquez sur Suivant pour passer à la phase Créer et traiter postes et cliquez sur Ajouter ligne. Sélectionnez le mode de paiement Prélèvement automatique émis (taxe à payer) ou Prélèvement automatique reçu (remboursement de taxe), saisissez l'administration fiscale et le montant au débit ou au crédit. Saisissez tous les autres postes de l'extrait de compte et sauvegardez vos entrées. 4. Passez à la phase de vérification et cliquez sur Valider. 5. Le paiement est à présent affiché dans le poste de travail Gestion des paiements sous le moniteur des paiements avec le statut Confirmé. Les paiements saisis à l'aide d'un extrait de compte et dont les données sont cohérentes reçoivent directement le statut Confirmé lors de la validation. Si le paiement n'a pas été confirmé, vérifiez (dans la vue Affectation du paiement du poste de travail Gestion des paiements) si le paiement a pu être affecté correctement à l'administration fiscale et si l'affectation de paiement correspondante présente le statut Validé. 6. Vérifiez et validez le paiement de taxe SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

291 Saisir un paiement de taxe avec un extrait de compte téléchargé Votre banque vous a envoyé un fichier avec des données d'extrait de compte qui affiche également un prélèvement automatique ou un remboursement de taxe de l'administration fiscale. Pour transférer les paiements de l'extrait de compte dans le système, procédez comme suit : 1. Après avoir sauvegardé le fichier texte de l'extrait de compte en local, passez au poste de travail Gestion des liquidités et sélectionnez Gestion de fichiers Fichiers entrants Créer Fichier entrant. 2. Sous Type de fichier, sélectionnez Extrait de compte et indiquez votre banque. 3. Cliquez sur Ajouter et sélectionnez le fichier que vous avez sauvegardé en local. 4. Cliquez sur Lancer téléchargement de fichier. Vous recevez un message indiquant qu'un extrait de compte a été créé dans le système. Il est affiché sous Extraits de compte avec le statut En cours de préparation. 5. Une fois que vous avez validé l'extrait de compte, les paiements qui y figurent sont affichés dans le poste de travail Gestion des paiements, sous Moniteur des paiements, avec le statut Confirmé. 6. Vérifiez et validez le paiement de taxe. Traiter un prélèvement automatique regroupant plusieurs paiements de taxes Si un extrait de compte comporte deux paiements de taxes (ou plus) regroupés en un seul prélèvement automatique, le processus d'affectation du paiement ne peut pas identifier les paiements de taxes individuellement. Dans ce cas, vous devez créer un virement bancaire vers l'administration fiscale pour chaque paiement de taxe afin que les paiements individuels puissent être identifiés à l'aide de l'affectation du paiement et correctement affectés et saisis dans le poste de travail Gestion des taxes. Si, par exemple, un prélèvement automatique regroupe deux paiements de taxes, procédez comme suit : 1. Créez deux virements bancaires dans le poste de travail Gestion des paiements via Tâches courantes Nouveau virement bancaire émis. 2. Après approbation, les paiements sont affichés dans le moniteur des paiements avec le statut Prêt pour transfert. 3. Pour chaque virement bancaire, cliquez sur Actions pour opérations bancaires et sélectionnez Activer statut En transfert. 4. Sélectionnez l'affectation de paiement à traiter sous Affectations des paiements. Activez le filtre Virements bancaires, copiez les virements bancaires saisis précédemment, sauvegardez vos entrées et validez l'affectation du paiement. Les paiements reçoivent le statut Confirmé. 5. L'affectation du paiement identifie les deux virements bancaires en tant que paiements de taxes. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 291

292 Guide de consultation rapide Exécutions de déclaration de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation La vue Exécutions de déclaration de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation est disponible dans le poste de travail Gestion des taxes, sous Tâches périodiques. Cette vue permet de lancer des exécutions en vue de la création automatique de déclarations de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation. Les postes de taxes en cours de la période de reporting sélectionnée sont dérivés automatiquement du registre de taxe, puis sont synthétisés et affectés avec les événements fiscaux aux zones pertinentes de la déclaration de taxes. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Déclarations de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation [Page 281]. Tâches Contrôler les options et données fiscales prédéfinies Vérifiez les options de configuration personnalisée sous Configuration de gestion dans les activités Déclarations de taxes pour biens et services et Taxe sur les biens et services. Vérifiez que les données principales sont définies pour les administrations fiscales (voir aussi Guide de consultation rapide Administrations fiscales [Page 277]). Vous devez avoir saisi vos informations fiscales concernant la taxe sur les ventes et la taxe d'utilisation sous Régime fiscal de la société Numéros d'identification fiscale, et sous Régime fiscal. Veillez à saisir les juridictions fiscales et les motifs d'exonération fiscale relatifs à la taxe sur la valeur ajoutée pour les produits pertinents, dans le poste de travail Produits. Vérifiez que vous avez saisi une exonération fiscale valide pour un produit et le vendeur concerné. Pour cela, sélectionnez le poste à traiter dans le poste de travail Produits, cliquez sur Afficher tout et sélectionnez Ventes. Sélectionnez la ligne du vendeur, passez à l'onglet Taxes et saisissez les données fiscales. Dans le poste de travail Partenaires, vérifiez que vous avez saisi les données fiscales relatives à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez un fournisseur, puis sélectionnez Données financières. Passez à l'onglet Données fiscales. Saisissez le numéro d'identification fiscale propre à l'état du fournisseur, ainsi qu'une exonération fiscale existante, par exemple, si le fournisseur n'a aucune présence commerciale (aucun nexus) dans votre État. Dans le poste de travail Partenaires, vérifiez que vous avez saisi les données fiscales relatives à la taxe d'utilisation pour un client. Pour cela, sélectionnez un client, puis sélectionnez Données financières. Passez aux onglets Données fiscales et Certificat d'exonération fiscale, et saisissez les données fiscales et le motif d'exonération fiscale. Préparer un cycle de déclaration de taxes SAP vous recommande d'effectuer les contrôles suivants régulièrement (en particulier lors des clôtures de trimestre et d'exercice), ainsi que lors de l'implémentation ou de la conversion d'un système et après avoir apporté des modifications aux options système SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

293 1. Générez le rapport Rapprochement de la TVA/taxe sur les ventes. Ce rapport compare les données fiscales pertinentes pour la période de reporting dans le registre de taxe aux saisies des taxes dans la comptabilité générale et analyse si des différences sont apparues sur le plan technique. 2. Vérifiez s'il existe des postes de taxes non soldés avec une date comptable postérieure à la période de reporting. Ce contrôle permet d'éliminer les écarts de soldes éventuels sur les comptes de taxes. Pour ce faire, sélectionnez le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes en cours. 3. Vérifiez s'il existe des postes de taxes non soldés avec une date d'échéance postérieure à la période de reporting. Ce contrôle permet d'éliminer les montants de soldes éventuels sur les comptes de taxes. Pour ce faire, sélectionnez également le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes en cours. 4. Déterminez le montant de taxe à rapprocher pour la période de reporting. Sélectionnez le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes en cours et saisissez la période pour la date d'échéance des postes de taxes. 5. Vérifiez que les montants de taxe ont été remplacés manuellement et comptabilisés dans les pièces d'origine. Sélectionnez le rapport Calcul de TVA/taxes sur les ventes Détails et saisissez la période de reporting sous Date comptable proposée. Les montants de taxe sont calculés automatiquement à l'aide des postes présents dans les pièces d'origine et sont comparés aux montants de taxe qui ont été comptabilisés. Si un montant de taxe a été remplacé manuellement, vous pouvez accéder directement à l'écriture au journal du montant de taxe concerné, puis à la pièce d'origine à partir du rapport. Pour plus d'informations, voir Exemple de scénario pour les déclarations de taxes. Créer et exécuter un cycle de déclaration de taxes 1. Sélectionnez Tâches courantes Nouveau cycle de déclaration de taxes. Vous pouvez également réutiliser les données d'un cycle existant. Pour cela, dans la vue Exécutions de déclaration de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation, sélectionnez un cycle et cliquez sur Copier. Les données sont copiées pour le nouveau cycle et vous pouvez les modifier en conséquence. Vous pouvez également utiliser une déclaration de taxes existante comme base pour une nouvelle exécution. Pour cela, sous Déclarations de taxes Déclarations de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation, sélectionnez une déclaration de taxes, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Planifier cycle de déclaration de taxes pour période suivante. 2. Saisissez le régime fiscal de la société et la période à prendre en compte pour l'exécution. SAP vous recommande de choisir une période allant du 1er janvier de l'année civile à la fin de la période de reporting en cours pour garantir la prise en compte de tous les postes de taxes non soldés. Pour créer une déclaration de taxes rectificative pour une déclaration précédemment transmise à l'administration fiscale, activez le code Cycle de rectification. 3. Cliquez sur Sauvegarder. Le système affecte automatiquement un numéro au cycle, ainsi que le statut En cours de préparation. 4. Pour pouvoir être exécuté immédiatement ou planifié à une date ultérieure, le cycle doit avoir le statut Actif. Pour cela, cliquez sur Activer et effectuez l'une des actions suivantes : Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 293

294 Pour lancer l'exécution immédiatement (avec le statut Actif) et créer une déclaration de taxes, cliquez sur Sauvegarder et fermer. Pour exécuter le cycle à une date ultérieure (afin de répartir la charge système, par exemple), activez le code Exécution individuelle, renseignez les entrées de date/heure et cliquez sur Sauvegarder et fermer. 5. Sous Déclarations de taxes Déclarations de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation, une nouvelle déclaration de taxes est affichée avec le statut En préparation. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Déclarations de taxe sur les ventes et de taxe d'utilisation [Page 281]. Si aucun poste de taxe non soldé n'est trouvé dans la période sélectionnée, aucune déclaration de taxes n'est créée Guide de consultation rapide Exécutions de déclarations de TVA La vue Exécutions de déclarations de TVA est disponible dans le poste de travail Gestion des taxes, sous Tâches périodiques. Cette vue vous permet de lancer des cycles de déclarations de taxes ou des cycles de rectification en vue de la création automatique des déclarations préalables et des déclarations annuelles. Les postes de taxes pertinents pour la période de reporting sélectionnée sont déterminés à partir des transactions commerciales et des saisies manuelles de taxes. Lors du cycle de déclaration de taxes, les postes de taxes en cours de la période de reporting sélectionnée sont dérivés automatiquement du registre de taxe, puis cumulés et affectés avec les événements fiscaux aux zones pertinentes de la déclaration de taxes. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Déclarations de TVA [Page 284]. Tâches Contrôler les options et données fiscales prédéfinies Vérifiez les options de configuration personnalisée sous Configuration de gestion dans les activités Déclarations de taxes pour biens et services et Taxe sur les biens et services. Vérifiez que les données principales sont définies pour les administrations fiscales (voir aussi Guide de consultation rapide Administrations fiscales [Page 277]). Préparer un cycle de déclaration de taxes SAP vous recommande d'effectuer les contrôles suivants régulièrement (en particulier lors des clôtures de trimestre et d'exercice), ainsi que lors de l'implémentation ou de la conversion d'un système et après avoir apporté des modifications aux options système. 1. Générez le rapport Rapprochement de la TVA/taxe sur les ventes. Ce rapport compare les données fiscales pertinentes pour la période de reporting dans le registre de taxe aux saisies des taxes dans la comptabilité générale et analyse si des différences sont apparues sur le plan technique SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

295 2. Vérifiez s'il existe des postes de taxes non soldés avec une date comptable postérieure à la période de reporting. Ce contrôle permet d'éliminer les écarts de soldes éventuels sur les comptes de taxes. Pour ce faire, sélectionnez le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes en cours. 3. Vérifiez s'il existe des postes de taxes non soldés avec une date d'échéance postérieure à la période de reporting. Ce contrôle permet d'éliminer les montants de soldes éventuels sur les comptes de taxes. Pour ce faire, sélectionnez également le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes en cours. 4. Déterminez le montant de taxe à rapprocher pour la période de reporting. Sélectionnez le rapport Postes de TVA/taxes sur les ventes en cours et saisissez la période pour la date d'échéance des postes de taxes. 5. Vérifiez que les montants de taxe ont été remplacés manuellement et comptabilisés dans les pièces d'origine. Sélectionnez le rapport Calcul de TVA/taxes sur les ventes Détails et saisissez la période de reporting sous Date comptable proposée. Les montants de taxe sont calculés automatiquement à l'aide des postes présents dans les pièces d'origine et sont comparés aux montants de taxe qui ont été comptabilisés. Si un montant de taxe a été remplacé manuellement, vous pouvez accéder directement à l'écriture au journal du montant de taxe concerné, puis à la pièce d'origine à partir du rapport. Pour plus d'informations, voir Exemple de scénario pour les déclarations de taxes. Créer et exécuter un cycle de déclaration de taxes 1. Sélectionnez Tâches courantes Nouveau cycle de déclaration de taxes. Vous pouvez également réutiliser les données d'une exécution de déclaration de TVA existante. Pour cela, sous Tâches périodiques Exécutions de déclarations de TVA, sélectionnez une exécution et cliquez sur Copier. Les données sont copiées automatiquement pour la nouvelle exécution et vous pouvez les modifier en conséquence. Vous pouvez également utiliser une déclaration de taxes existante comme base pour une nouvelle exécution. Pour cela, sous Déclarations de taxes Déclarations de TVA, sélectionnez une déclaration de taxes, puis cliquez sur Actions Planifier exécution de déclaration de taxes pour période suivante. et sélectionnez 2. Saisissez le régime fiscal de la société et la période à prendre en compte pour l'exécution. SAP vous recommande de choisir une période allant du 1er janvier de l'année civile à la fin de la période de reporting en cours pour garantir la prise en compte de tous les postes de taxes non soldés. Pour créer une déclaration de taxes rectificative pour une déclaration précédemment transmise à l'administration fiscale, activez le code Cycle de rectification. 3. Cliquez sur Sauvegarder. Le système affecte automatiquement un numéro au cycle, ainsi que le statut En cours de préparation. 4. Pour pouvoir être exécuté immédiatement ou planifié à une date ultérieure, le cycle doit avoir le statut Actif. Pour cela, cliquez sur Activer et effectuez l'une des actions suivantes : Pour lancer l'exécution immédiatement (avec le statut Actif) et créer une déclaration de taxes, cliquez sur Sauvegarder et fermer. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 295

296 Pour exécuter le cycle à une date ultérieure (afin de répartir la charge système, par exemple), activez le code Exécution individuelle, renseignez les entrées de date/heure et cliquez sur Sauvegarder et fermer. 5. Sous Déclarations de taxes Déclarations de TVA, votre déclaration de TVA est affichée avec le statut En cours de préparation. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Déclarations de TVA [Page 284]. Si aucun poste de taxe non soldé n'est trouvé dans la période sélectionnée, aucune déclaration de taxes n'est créée Guide de consultation rapide Exécutions de la déclaration d'échange de biens La vue Exécutions de la déclaration d'échange de biens est disponible dans le poste de travail Gestion des taxes, sous Tâches périodiques. Cette vue permet de lancer des exécutions de déclaration d'échange de biens en vue de la création automatique des déclarations d'échange de biens. Les postes de taxes en cours de la période de reporting sélectionnée sont dérivés automatiquement du registre de taxe, puis sont synthétisés et affectés avec les événements fiscaux aux zones pertinentes de la déclaration d'échange de biens. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Déclarations d'échange de biens [Page 285]. Tâches Contrôler les options et données fiscales prédéfinies Vérifiez les options de configuration personnalisée sous Configuration de gestion dans les activités Déclarations de taxes pour biens et services et Taxe sur les biens et services. Vérifiez que les données principales sont définies pour les administrations fiscales (voir aussi Guide de consultation rapide Administrations fiscales [Page 277]). Vous devez avoir saisi vos informations fiscales et le numéro d'identification fiscale des États cibles de l'ue sous Régime fiscal de la société Numéros d'identification fiscale, et aussi sous Régime fiscal. Vérifiez que vous avez saisi une exonération fiscale valide pour un produit ou service. Pour cela, sélectionnez le poste dans le poste de travail Produits, cliquez sur Afficher tout et sélectionnez Ventes. Sélectionnez la ligne de la chaîne de distribution, allez à l'onglet Taxes et saisissez les données fiscales et le motif d'exonération. Dans le poste de travail Partenaires, vérifiez que vous avez saisi les informations de TVA/taxe sur les ventes relatives à un client. Pour cela, sélectionnez un client, puis sélectionnez Données financières. Saisissez les informations fiscales sous Données fiscales. Créer et exécuter un cycle de déclaration de taxes 1. Sélectionnez Tâches courantes Nouveau cycle de déclaration de taxes. Vous pouvez également réutiliser les données d'un cycle existant. Pour cela, sous Tâches périodiques Cycles de déclaration d'échange de services, sélectionnez un SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

297 cycle et cliquez sur Copier. Les données sont copiées automatiquement pour la nouvelle exécution et vous pouvez les modifier en conséquence. Vous pouvez également utiliser une déclaration d'échange de biens existante comme base pour un nouveau cycle. Pour cela, sous Déclarations de taxes Déclarations d'échange de biens, sélectionnez une déclaration. Cliquez ensuite sur Actions sélectionnez Planifier cycle pour période suivante. 2. Saisissez le régime fiscal de la société et la période à prendre en compte pour l'exécution. SAP vous recommande de choisir une période allant du 1er janvier de l'année civile à la fin de la période de reporting en cours pour garantir la prise en compte de tous les postes de taxes non soldés. 3. Cliquez sur Sauvegarder. Le système affecte automatiquement un numéro au cycle, ainsi que le statut En cours de préparation. 4. Pour pouvoir être exécuté immédiatement ou planifié à une date ultérieure, le cycle doit avoir le statut Actif. Pour cela, cliquez sur Activer et effectuez l'une des actions suivantes : Pour lancer le cycle immédiatement (avec le statut Actif) et créer une déclaration d'échange de biens, cliquez sur Sauvegarder et fermer. et Pour exécuter le cycle à une date ultérieure (afin de répartir la charge système, par exemple), activez le code Exécution individuelle, renseignez les entrées de date/heure et cliquez sur Sauvegarder et fermer. 5. Sous Déclarations de taxes Déclarations d'échange de biens, une nouvelle déclaration d'échange de biens est affichée avec le statut En cours de préparation. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Déclarations d'échange de biens [Page 285]. Si aucun poste de taxe non soldé n'est trouvé dans la période sélectionnée, aucune déclaration de taxes n'est créée Guide de consultation rapide Exécutions de déclarations d'honoraires La vue Exécutions de déclarations d'honoraires est disponible dans le poste de travail Gestion des taxes, sous Tâches périodiques. Cette vue permet de lancer les exécutions de déclarations d'honoraires en vue de la création automatique de vos déclarations d'honoraires. Le chiffre d'affaires non déclaré pertinent pour la déclaration d'honoraires de la période de reporting sélectionnée est automatiquement extrait du registre de taxe, puis cumulé et affecté avec les événements fiscaux aux zones pertinentes de la déclaration de taxes. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Déclarations des honoraires [Page 287]. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 297

298 Tâches Contrôler les options et données fiscales prédéfinies Vérifiez les options de configuration personnalisée des déclarations d'honoraires dans la configuration de gestion. Vérifiez que vous avez activé le code Déclaration d'honoraires et saisi les données fiscales sous Administrations fiscales Régime fiscal de la société. Dans le poste de travail Partenaires, vérifiez que vous avez saisi les fournisseurs avec les données de déclaration d'honoraires. Pour cela, sélectionnez le fournisseur pertinent, puis sélectionnez Traiter Données financières Données fiscales. Dans la section Classification de déclaration des honoraires, définissez le type de taux d'imposition à la source. Si pour les États-Unis, par exemple, vous ne retenez aucun montant mais déclarez les paiements dans le formulaire 1099-MISC, sélectionnez Aucune retenue d'impôt de réserve. Si vous devez retenir un pourcentage, sélectionnez Sujet à la retenue d'impôt. Vérifiez que vous avez défini un type de revenu pour la déclaration d'honoraires dans le poste de travail Produits. Pour cela, sélectionnez le poste pertinent sous Articles ou Services, sélectionnez Afficher tout, puis passez à Achats Déclaration d'honoraires. Pour afficher, pour une période donnée, les montants de base imposables et les factures sous-jacentes pertinentes pour la déclaration d'honoraires, vous pouvez utiliser le rapport Postes de la déclaration d'honoraires. Créer et exécuter un cycle de déclaration de taxes 1. Sélectionnez Tâches courantes Nouveau cycle de déclaration de taxes. Vous pouvez également réutiliser les données d'un cycle existant. Pour cela, sous Tâches périodiques Exécutions de déclarations d'honoraires, sélectionnez un cycle et cliquez sur Copier. Les données sont copiées pour le nouveau cycle et vous pouvez les modifier en conséquence. Vous pouvez également utiliser une déclaration d'honoraires existante comme base pour un nouveau cycle. Pour cela, sous Déclarations de taxes Déclarations des honoraires, sélectionnez une déclaration de taxes, puis cliquez sur Actions sélectionnez Planifier cycle de déclaration de taxes pour période suivante. 2. Saisissez le régime fiscal de la société et la période à prendre en compte pour l'exécution. SAP vous recommande de choisir une période allant du 1er janvier de l'année civile à la fin de la période de reporting en cours pour garantir la prise en compte de tous les postes de taxes non soldés. Pour créer une déclaration de taxes rectificative pour une déclaration d'honoraires précédemment transmise à l'administration fiscale, activez le code Cycle de rectification. 3. Cliquez sur Sauvegarder. Le système affecte un numéro au cycle, ainsi que le statut En cours de préparation. 4. Pour pouvoir être exécuté immédiatement ou planifié à une date ultérieure, le cycle doit avoir le statut Actif. Pour cela, cliquez sur Activer et effectuez l'une des actions suivantes : et SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

299 Pour lancer l'exécution immédiatement (avec le statut Actif) et créer une déclaration de taxes, cliquez sur Sauvegarder et fermer. Pour exécuter le cycle à une date ultérieure (afin de répartir la charge système, par exemple), activez le code Exécution individuelle, renseignez les entrées de date/heure et cliquez sur Sauvegarder et fermer. 5. Sous Déclarations de taxes Déclarations des honoraires, une nouvelle déclaration d'honoraires est affichée avec le statut En cours de préparation. Pour plus d'informations, voir Guide de consultation rapide Déclarations des honoraires (États- Unis) [Page 287]. Si aucun poste de taxe non soldé n'est trouvé dans la période sélectionnée, aucune déclaration de taxes n'est créée Ce document s'applique à l'australie. Pour que le système affiche le texte approprié, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, sélectionnez Australie. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour appliquer les modifications Guide de consultation rapide Déclarations de taxes sur les services/de droits d'accise (Inde) Ce document s'applique à l'inde seulement. Pour que le système affiche le texte approprié, sélectionnez Personnaliser > Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, sélectionnez Inde. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour appliquer les modifications Guide de consultation rapide Ajustements de taxes (Inde) Une documentation sur ce sujet est disponible pour l'inde. Pour afficher la version de document spécifique du pays concerné, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Inde. Sauvegardez vos options. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 299

300 Guide de consultation rapide Autres déclarations de taxes (Inde) Ce document contient du texte qui n'est pertinent que pour l'inde. Pour garantir l'affichage d'un texte adapté, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Inde. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte Guide de consultation rapide Autres cycles de déclaration de taxe (Inde) Ce document contient du texte qui n'est pertinent que pour l'inde. Pour garantir l'affichage d'un texte adapté, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Inde. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte Guide de consultation rapide Déclarations A-29 (Mexique) Ce document contient un texte qui concerne le Mexique. Pour garantir l'affichage d'un texte adapté, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Mexique. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte Ce document s'applique à l'australie. Pour que le système affiche le texte approprié, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, sélectionnez Australie. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour appliquer les modifications SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

301 Guide de consultation rapide Cycles de déclarations de taxes sur les services/déclaration de droits d'accise (Inde) Ce document s'applique à l'inde seulement. Pour que le système affiche le texte approprié, sélectionnez Personnaliser > Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, sélectionnez Inde. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour appliquer les modifications Ce document s'applique au Mexique. Pour que le système affiche le texte approprié, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, sélectionnez Mexique. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour appliquer les modifications. 7.3 Rapports Postes de TVA/taxes sur les ventes non soldés Ce rapport affiche les taxes à payer et créances d'impôt à déclarer pour une période de reporting donnée. Tous les montants affichés dans le rapport proviennent du registre de taxe [Page 230]. Ils sont affichés dans la devise de la déclaration de taxes et peuvent donc ne pas être dans la devise de la transaction. Par défaut, le rapport affiche les montants de base imposables et les montants de taxe applicables. Le montant de taxe applicable est le montant de taxe effectivement comptabilisé avec prise en compte de la déductibilité. Le montant de base imposable est le montant de base directement utilisé pour le calcul des taxes. Vous pouvez également afficher les indicateurs et caractéristiques suivants : Montant de la taxe interne : le montant de la taxe interne est automatiquement calculé à la saisie de la transaction commerciale ou de la pièce d'origine. Écart : montant de l'écart entre le montant de la taxe interne et le montant de la taxe. Montant de la taxe : montant effectivement comptabilisé. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 301

302 Montant de la pièce : montant brut des postes dans la transaction ou la pièce d'origine. Montant d'exonération : montant de base imposable exonéré de taxe. Montant de la taxe remplacé : si le montant de la taxe a été modifié manuellement dans la transaction commerciale ou la pièce d'origine, et diffère ainsi du montant de la taxe interne, ce code est automatiquement activé dans le rapport. Pour afficher le code Montant de la taxe remplacé dans le rapport, vous devez d'abord glisser-déplacer cette zone de la section Non affiché actuellement vers la section Lignes. Pour afficher le montant de la taxe interne, l'écart, le montant de la taxe, le montant de la pièce ou le montant d'exonération dans le rapport, cliquez sur le symbole de sélection multiple dans la zone de menu à gauche sous Colonnes et ajoutez les entrées manquantes. Si votre société est une société mère d'un groupe de reporting fiscal, vous pouvez également afficher les postes de taxes du groupe de reporting fiscal. Pour cela, activez le code Inclure filiales sur l'écran de sélection. Pour plus de détails, vous pouvez directement naviguer vers les rapports de poste. Pour cela, cliquez sur une entrée pour afficher le menu contextuel. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Postes de TVA/taxes sur les ventes déclarés Ce rapport permet d'afficher, pour une période de reporting sélectionnée, toutes les taxes à payer et créances d'impôt, ainsi que les déclarations de taxes liées. Tous les montants affichés dans le rapport proviennent du registre de taxe [Page 230]. Ils sont affichés dans la devise de la déclaration de taxes et peuvent donc ne pas être dans la devise de la transaction. Par défaut, le rapport affiche les montants de base imposables et les montants de taxe applicables. Le montant de taxe applicable est le montant de taxe effectivement comptabilisé avec prise en compte de la déductibilité. Le montant de base imposable est le montant de base directement utilisé pour le calcul des taxes. Vous pouvez également afficher les indicateurs et caractéristiques suivants : Montant de la taxe interne : le montant de la taxe interne est automatiquement calculé à la saisie de la transaction commerciale ou de la pièce d'origine. Écart : montant de l'écart entre le montant de la taxe interne et le montant de la taxe. Montant de la taxe : montant effectivement comptabilisé. Montant de la pièce : montant brut des postes dans la transaction ou la pièce d'origine. Montant d'exonération : montant de base imposable exonéré de taxe. Montant de la taxe remplacé : si le montant de la taxe a été modifié manuellement dans la transaction commerciale ou la pièce d'origine, et diffère ainsi du montant de la taxe interne, ce code est automatiquement activé dans le rapport. Pour afficher le code Montant de la taxe remplacé dans le rapport, vous devez d'abord glisser-déplacer cette zone de la section Non affiché actuellement vers la section Lignes SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

303 Pour afficher le montant de la taxe interne, l'écart, le montant de la taxe, le montant de la pièce ou le montant d'exonération dans le rapport, cliquez sur le symbole de sélection multiple dans la zone de menu à gauche sous Colonnes et ajoutez les entrées manquantes. Si votre société est une société mère d'un groupe de reporting fiscal, vous pouvez également afficher les postes de taxes du groupe de reporting fiscal. Pour cela, activez le code Inclure filiales sur l'écran de sélection. Pour plus de détails, vous pouvez directement naviguer vers les rapports de poste. Pour cela, cliquez sur une entrée pour afficher le menu contextuel. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Tous les postes de TVA/taxes sur les ventes Ce rapport permet d'afficher tous les postes de TVA/taxes sur les ventes (c'est-à-dire toutes les taxes à payer et créances d'impôt déclarées et en cours, leurs montants de base imposables et les pièces d'origine sous-jacentes) sur une période comptable sélectionnée. Tous les montants affichés dans le rapport proviennent du registre de taxe [Page 230]. Ils sont affichés dans la devise de la déclaration de taxes et peuvent donc ne pas être dans la devise de la transaction. Par défaut, le rapport affiche les montants de base imposables et les montants de taxe applicables. Le montant de taxe applicable est le montant de taxe effectivement comptabilisé avec prise en compte de la déductibilité. Le montant de base imposable est le montant de base directement utilisé pour le calcul des taxes. Vous pouvez également afficher les indicateurs et caractéristiques suivants : Montant de la taxe interne : le montant de la taxe interne est automatiquement calculé à la saisie de la transaction commerciale ou de la pièce d'origine. Écart : montant de l'écart entre le montant de la taxe interne et le montant de la taxe. Montant de la taxe : montant effectivement comptabilisé. Montant de la pièce : montant brut des postes dans la transaction ou la pièce d'origine. Montant d'exonération : montant de base imposable exonéré de taxe. Montant de la taxe remplacé : si le montant de la taxe a été modifié manuellement dans la transaction commerciale ou la pièce d'origine, et diffère ainsi du montant de la taxe interne, ce code est automatiquement activé dans le rapport. Pour afficher le code Montant de la taxe remplacé dans le rapport, vous devez d'abord glisser-déplacer cette zone de la section Non affiché actuellement vers la section Lignes. Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 303

304 Pour afficher le montant de la taxe interne, l'écart, le montant de la taxe, le montant de la pièce ou le montant d'exonération dans le rapport, cliquez sur le symbole de sélection multiple dans la zone de menu à gauche sous Colonnes et ajoutez les entrées manquantes. Si votre société est une société mère d'un groupe de reporting fiscal, vous pouvez également afficher les postes de taxes du groupe de reporting fiscal. Pour cela, activez le code Inclure filiales sur l'écran de sélection. Pour plus de détails, vous pouvez directement naviguer vers les rapports de poste. Pour cela, cliquez sur une entrée pour afficher le menu contextuel. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Tous les postes de TVA/taxes sur les ventes avec détails d'écritures au journal Ce rapport permet d'afficher tous les postes de TVA/taxes sur les ventes (c'est-à-dire toutes les taxes à payer et à recevoir déclarées et en cours, leur montant de base imposable et les pièces d'origine sous-jacentes) et les détails des écritures au journal correspondantes sur une période de reporting sélectionnée. Tous les montants affichés dans le rapport, à l'exception du montant net, proviennent du registre de taxe. Les montants sont affichés en devise de la déclaration de taxes et en devise de la transaction. Le montant net est affiché en devise de la société et en devise de la transaction. Le Canada, l'inde et le Mexique sont des pays d'imposition non pris en charge. Les postes relatifs à ces pays ne sont pas affichés dans le rapport. Le rapport affiche par défaut les montants de base imposables, les montants de taxe et les montants nets. Montant de base imposable : montant de base utilisé pour le calcul de la taxe. Montant de la taxe : montant de taxe calculé ou saisi dans une pièce sans prise en compte de la déductibilité. Montant net : montant net comptabilisé d'un poste dans une pièce. Comme les ratios, les montants sont affichés en devise de la déclaration de taxes et en devise de la transaction, à l'exception du montant net qui est affiché en devise de la société et en devise de la transaction. Vous pouvez afficher les montants suivants : Montant de taxe applicable : montant de taxe comptabilisé avec prise en compte de la déductibilité. Montant de taxe déductible : une partie du montant de la taxe est déductible. Montant de taxe non déductible : une partie du montant de la taxe est non déductible. Montant de la taxe interne : le montant de la taxe interne est automatiquement calculé lors de la saisie d'une transaction commerciale ou d'une pièce d'origine. Vous pouvez également afficher les caractéristiques suivantes : Attributs de taxe : code TVA, taux de taxe, taux de taxe non déductible, date de taxe. Compte général (net) : affiche le compte général sur lequel le montant net a été imputé SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

305 Compte général (taxe) : affiche le compte général sur lequel le montant de la taxe a été imputé. Compte général (taxe non déductible) : affiche le compte général sur lequel la taxe non déductible a été imputée si ce compte diffère de celui sur lequel le montant net a été enregistré. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Synthèse du calcul de la TVA / taxe sur les ventes Ce rapport permet de comparer, au niveau des écritures au journal, le montant de TVA proportionnel déterminé avec le montant de TVA réellement comptabilisé. Dans le cadre de ce rapport, toutes les transactions commerciales dont la date est comprise dans la période comptable que vous avez indiquée comme paramètre de sélection sont prises en compte. Si des écarts sont identifiés, les numéros des écritures au journal concernées sont affichés. Vous pouvez retracer les écarts indiqués dans le rapport jusqu'à l'écriture au journal ou la pièce d'origine correspondante. Tous les montants affichés dans le rapport proviennent du registre de taxe [Page 230]. Fonctionnalités Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Vous pouvez sauvegarder les valeurs définies dans l'écran de sélection sous forme de variante réutilisable lors de la prochaine génération de ce rapport. Vous pouvez utiliser le menu contextuel de certaines zones (ID écriture au journal, par exemple) pour accéder à l'écriture ou au journal. Écarts de taxes présents dans le rapport Dans un premier temps, les montants de taxes sont calculés sur la base des écritures au journal. Un écart de taxe est affiché dans le rapport lorsque le montant de taxe calculé diffère du montant de taxe comptabilisé. Le montant de taxe interne est déjà calculé par le système lorsque vous saisissez la transaction commerciale. Si le montant de taxe interne a été modifié manuellement dans la transaction commerciale et diffère, par conséquent, du montant comptabilisé, le code Montant de taxe remplacé est activé dans le rapport. Pour les écritures au journal créées dans une version antérieure, aucune valeur n'est affichée sous Montant de taxe interne. Pour afficher les montants de taxes internes liés aux écarts existants, vous devez d'abord afficher la colonne pertinente du rapport. Pour cela, dans le menu de gauche, sous Colonnes, cliquez sur le symbole de sélection multiple et copiez l'entrée Montant de taxe interne. Pour contrôler un montant de taxe interne qui ne correspond pas au montant de taxe comptabilisé, accédez au menu contextuel (clic droit) à partir du montant et sélectionnez Écriture au journal pour passer à la pièce d'origine. Vérifiez les données fiscales et annulez l'écriture, si nécessaire, ou passez une écriture de correction. Vous pouvez saisir les montants de taxes manuellement dans les transactions et les écritures comptables suivantes : Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 305

306 Poste de travail Comptabilité fournisseurs, Comptabilité clients Facturation fournisseur Gestion des paiements Gestion des déplacements professionnels, Coûts et produits Gestion des taxes Transaction ou écriture comptable Facture/avoir Saisie manuelle d'une créance/dette Facture fournisseur Affectation du paiement Encaissement en espèces/décaissement en espèces Chèque émis/chèque reçu Virement bancaire émis Transfert bancaire émis Décompte des frais Saisie manuelle des taxes Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Postes de déclaration d'honoraires Ce rapport permet d'afficher tous les paiements pertinents pour la déclaration des honoraires sur une période définie. L'affichage comprend les factures sous-jacentes, les montants de la déclaration des honoraires et les montants de base imposables relatifs à chaque paiement. Selon le paramétrage standard, les valeurs sont affichées dans la devise de la déclaration des honoraires. Pour ce rapport, les montants de la déclaration des honoraires et les montants de base imposables sont issus du registre de taxe. Avant de pouvoir créer des rapports de déclaration d'honoraires, vous devez définir les options suivantes pour les données principales : Poste de travail Base de fournisseurs : Vous devez avoir sauvegardé des fournisseurs ayant des données pertinentes pour la déclaration d'honoraires. Pour cela, sélectionnez Tâches courantes Nouveau fournisseur. Sélectionnez Afficher tout pour basculer vers Données financières Données fiscales. Saisissez le numéro d'identification fiscale, la classification de la déclaration d'honoraires et une exonération fiscale existante. Poste de travail Données produits : Vous devez marquer les produits et services des fournisseurs comme pertinents pour la déclaration d'honoraires afin de permettre la détermination automatique des données de déclaration d'honoraires pour les produits et services concernés et la copie de ces données dans la déclaration des honoraires. Pour cela, sélectionnez le poste pertinent pour le traitement via Services ou Articles, puis basculez vers Achats Retenue d'impôt. Fonctionnalités Une fois que vous avez généré le rapport, les zones obligatoires de l'écran de sélection sont renseignées à l'aide de valeurs par défaut. Apportez les modifications nécessaires SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des taxes

307 Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Gestion des taxes P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 307

308 8 Gestion des déplacements professionnels 8.1 Contexte de gestion Avances Synthèse Vous pouvez fournir à vos salariés des avances pour de futurs déplacements professionnels. L'avance sera déduite du montant du remboursement quand le salarié soumettra ses frais de déplacement réels au retour de son déplacement professionnel. Ce document décrit les étapes préparatoires requises dans la configuration de gestion ainsi que les étapes de la procédure. Seule la procédure de base est décrite car la procédure exacte varie d'une société à l'autre. Conditions préalables Pour autoriser l'utilisation des avances, connectez-vous au poste de travail Configuration de gestion et suivez les étapes ci-après : Créer un compte d'attente pour les avances 1. Dans la vue Liste des activités du poste de travail Configuration de gestion, passez à la phase Configuration personnalisée. 2. Dans le domaine Comptabilité financière et de gestion, sélectionnez Plan comptable, Structures du rapport financier, Détermination des comptes > Traiter un plan comptable. Vérifiez si le plan comptable que vous voulez utiliser comporte un compte pour les avances. S'il n'en comporte pas, créez un nouveau compte pour les avances via la gestion des postes non soldés dans le plan comptable concerné. Pour plus d'informations, voir Afficher et traiter un plan comptable. 3. Sélectionnez Traiter les structures du rapport financier. Sous Structures du rapport financier, ajoutez le nouveau compte à votre structure du rapport financier. 4. Sélectionnez Gérer groupe de détermination des comptes. Passez à Comptabilité générale > Détermination des comptes > Coûts et activez le code à utiliser dans le décompte des frais. 5. Sélectionnez le profil de détermination des comptes. Dans l'écran des détails des frais, passez à l'onglet Frais généraux. Ajoutez le groupe de détermination des comptes pour frais généraux et affectez-lui le compte pour les avances. Notez le nom (code d'alias) du groupe de détermination des comptes. Pour plus d'informations, voir Détermination automatique des comptes. Créer un type de justificatif pour les avances 1. Dans la vue Liste des activités du poste de travail Configuration de gestion, passez à l'étape Configuration personnalisée. 2. Sélectionnez le domaine de gestion Gestion des flux de trésorerie. 3. Sélectionnez Reporting des frais > Traiter types de justificatifs SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des déplacements professionnels

309 4. Créez un type de justificatif intitulé Avance et saisissez les données requises. 5. Affectez le type de justificatif au groupe de remboursement des frais afin que son utilisation soit restreinte à un groupe particulier de salariés. 6. Affectez le nom affiché pour le groupe de détermination des comptes (code d'alias) au type de justificatif Frais. Vérifier l'accord sur les frais Pour vous assurer qu'un salarié puisse utiliser le nouveau type de justificatif, vérifiez l'accord sur les frais le concernant dans la configuration de gestion et modifiez le groupe de remboursement des frais, si nécessaire. Flux de processus Une fois que vous avez terminé les étapes de configuration personnalisée ci-dessus, vous pouvez créer et traiter les avances comme suit : Créer une avance Une avance peut être demandée par un salarié ou par un auditeur pour le compte d'un salarié : 1. En qualité d'auditeur, dans le poste de travail Gestion des déplacements professionnels, passez à la vue Décomptes des frais. 2. Sélectionnez Créer. Sélectionnez ensuite Décompte des frais pour un tiers dans la liste déroulante. 3. Saisissez les données du salarié, le type de décompte des frais, l'objet ainsi que les dates de début et de fin. Puis, saisissez un justificatif du type Avance en indiquant le montant de l'avance. 4. Pour terminer, cliquez sur Confirmer. Approuver une avance Pour approuver une avance, les managers procèdent comme suit : 1. Dans le poste de travail Gérer mon équipe, passez à la vue Approbation. 2. Sélectionnez une avance et cliquez sur Approuver. Une dette est générée pour le salarié et les frais sont enregistrés dans la comptabilité générale. Rembourser une avance En qualité de comptable qui rembourse une avance à un salarié, manuellement ou via un cycle de paiement automatique, suivez les étapes ci-après : 1. Dans le poste de travail Comptabilité fournisseurs, passez à la vue Fournisseurs (pour un paiement manuel) ou à la vue Tâches périodiques (pour un cycle de paiement automatique). 2. L'avance peut alors être remboursée au salarié dans le cadre de la procédure de paiement standard des dettes. Soumettre des frais réels après un déplacement professionnel Au retour d'un déplacement professionnel, procédez comme suit pour soumettre vos frais réels : 1. Dans le poste de travail Gestion des déplacements professionnels, passez à la vue Décomptes des frais. 2. Ouvrez le décompte à traiter et passez à l'onglet Justificatifs. 3. Supprimez l'avance de la liste des justificatifs et saisissez les frais réels. 4. Passez à l'onglet Vérification. Le paiement recalculé et le montant du remboursement en cours s'affichent. Gestion des déplacements professionnels P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 309

310 Approuver le remboursement Dès que l'auditeur des déplacements professionnels a vérifié le décompte des frais, le responsable du salarié effectue les étapes suivantes pour approuver le remboursement. L'auditeur ou l'examinateur des factures déclenche alors le remboursement au salarié. 1. Dans le poste de travail Gestion des déplacements professionnels, passez au poste de travail Gérer mon équipe. 2. Ouvrez la vue Approbation. 3. Approuvez le remboursement. Une dette à concurrence du montant du remboursement en cours est générée pour le salarié et les frais sont enregistrés dans la comptabilité générale. Le remboursement est alors réglé par paiement manuel ou dans un cycle de paiement. Si les frais de déplacement sont inférieurs au montant de l'avance, le système génère une créance pour l'écart. Cette créance s'appliquera sur le prochain décompte des frais du salarié. Si un décompte des frais est créé pour une date dans le futur, les taux de remboursement sont désactivés Revue et approbation des décomptes des frais Synthèse Le système SAP Business ByDesign supporte le processus complet de décompte et de remboursement des frais. Cela inclut la création d'un décompte des frais, la vérification et l'approbation de ce décompte, ainsi que le paiement du montant à rembourser. Différents workflows d'approbation sont possibles, selon le scénario, les rôles et les options de configuration. Conditions préalables Les options standard de la configuration de gestion définissent que la vérification d'un décompte des frais doit être effectuée par l'auditeur et l'approbation par le responsable hiérarchique, le responsable du centre de coûts ou le responsable de projet. Vous pouvez, en outre, définir des montants seuils pour une vérification ou une approbation de décompte des frais, de sorte que la vérification ou l'approbation ne soit déclenchée que si le décompte dépasse le montant défini. Si une approbation est définie, une double vérification est également déterminée. Ainsi, l'approbateur d'un décompte des frais ne peut être l'auteur du décompte. Une exception à ce principe existe uniquement pour les salariés qui sont le responsable hiérarchique, le responsable du centre de coûts ou le responsable de projet. Ils peuvent approuver leurs propres décomptes des frais. Si un contrôle supplémentaire est requis pour ces responsables, un approbateur alternatif doit être configuré dans le poste de travail Gestion de l'application et des utilisateurs. Vous y affectez d'abord le poste de travail Gérer mon équipe au salarié à définir comme approbateur alternatif, puis dans le même poste de travail, sous Répartition des tâches > Répartition du travail au niveau des salariés, vous restreignez l'autorisation de ce salarié à la société correspondante SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des déplacements professionnels

311 Fonctionnalités La table suivante présente les workflows d'approbation standard, mis en place pour les différentes combinaisons d'options de configuration, de rôle d'auteur de décompte des frais et de poste de travail utilisés : Workflows d'approbation Configuration de gestion Scénario Every employee in the Home work center > Employee Self-Services (ESS) Auditor in the Travel and Expenses work center Manager, cost center manager or project responsible in the Managing my Area work center Payables accountant in the Payables work center Avec approbation Le salarié déclare ses propres frais de déplacements professionnels dans le poste de travail Page d'accueil via Employee Self-Service. Création et sauvegarde Vérification Approbation Paiement Avec approbation L'auditeur déclare les frais pour le compte d'un collègue dans le poste de travail Gestion des déplacements professionnels. Création, sauvegarde, vérification Approbation Paiement Avec approbation L'auditeur déclare ses propres frais dans le poste de travail Page d'accueil via Employee Self-Service. Création, sauvegarde et vérification Approbation Paiement Avec approbation Le manager déclare les frais pour un salarié dans le poste de travail Gérer mon équipe. Vérification et correction, si nécessaire Création et approbation Paiement Avec approbation Le manager déclare ses propres frais via Employee Self-Service. Vérification et correction, si nécessaire Approbation Paiement Sans approbation du manager Le salarié déclare ses propres frais dans le poste de travail Page d'accueil via Employee Self-Service. Création et sauvegarde Vérification Paiement Double vérification L'auditeur déclare ses propres frais dans le poste de travail Page d'accueil via Employee Self-Service. Création et sauvegarde Approbation Paiement Approbation dépendante du montant seuil du décompte des frais Le salarié déclare ses propres frais dans le poste de travail Page d'accueil via Employee Self-Service. Création et sauvegarde Vérification Approbation si le montant du décompte des frais dépasse le seuil défini. Paiement Vérification dépendante du montant seuil du décompte des frais Le salarié déclare ses propres frais dans le poste de travail Page d'accueil via Employee Self-Service. Création et sauvegarde Vérification si le montant du décompte des frais dépasse le seuil défini. Paiement Gestion des déplacements professionnels P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 311

312 Aucune vérification, aucune approbation Le salarié déclare ses propres frais dans le poste de travail Page d'accueil via Employee Self-Service. Création et sauvegarde Paiement Règle des 183 jours (Autriche) Ce document contient un texte qui concerne l'autriche. Pour garantir l'affichage d'un texte adapté, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Autriche. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte Règle des 5/5/15 jours (Autriche) Ce document contient un texte qui concerne l'autriche. Pour garantir l'affichage d'un texte adapté, sélectionnez Personnaliser Mes options. Sélectionnez Aide à l'écran et, sous Pays, choisissez Autriche. Sauvegardez vos options et déconnectez-vous pour que les modifications soient prises en compte Avantages en nature (Allemagne) Synthèse Le revenu d'activité payé sous une forme non numéraire (par exemple, des repas gratuits) correspond à des avantages en nature. Les avantages en nature sont traités en tant que tels à des fins fiscales. Tout avantage dont bénéficie un salarié sous la forme de repas gratuits est traité comme un revenu auquel s'appliquent l'assurance sociale et l'assurance emploi. La valeur des avantages en nature est définie par la loi dans le Décret d'application de la valeur des avantages en nature (Sachbezugsverordnung). Les avantages en nature ne réduisent pas les forfaits repas par jour que les salariés reçoivent pour les déplacements professionnels. Dans le décompte des frais, un lien Repas gratuits vous permet de saisir les déductions des forfaits repas par jour dans les cas où les salariés bénéficient de repas gratuits lors d'un déplacement professionnel. Ce lien ne s'affiche que si vous avez défini les déductions spécifiques de la société correspondantes dans la configuration. Fonctionnalités Les avantages en nature sont saisis par les salariés dans les décomptes de frais. Vous pouvez gérer les avantages en nature comme suit : Les avantages en nature sont automatiquement transférés vers la paie du salarié où ils sont taxés. Les salariés sont redevables de taxes sur les avantages en nature SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des déplacements professionnels

313 Vous déduisez les avantages en nature du montant du remboursement pour éviter leur taxation. Imposition des avantages en nature Pour garantir que les avantages en nature sont taxés, vous saisissez les valeurs pour les repas gratuits sous la forme de justificatifs. SAP fournit les types de justificatifs suivants à cette fin : Avantages en nature pour le petit-déjeuner, avantage imposable Avantages en nature pour le déjeuner, avantage imposable Avantages en nature pour le dîner, avantage imposable Les avantages en nature sont traités comme salaires à des fins fiscales, ce qui augmente le revenu imposable du salarié. Si vous voulez que le salarié paie des taxes sur les avantages en nature, vous pouvez utiliser ces types de justificatifs à cette fin. Si le périmètre de votre solution intègre la Paie, ces montants sont automatiquement transférés à la Paie. Si la Paie n'est pas intégrée au périmètre de votre solution, vous devez prendre les mesures nécessaires pour vous assurer que le salarié acquitte la taxe sur ces montants. Déduction des avantages en nature des montants de remboursement Vous pouvez saisir les avantages en nature comme déduction de la façon suivante : Définition de types de justificatifs de déduction distincts pour les avantages en nature dans la configuration Si vous voulez utiliser les montants des avantages en nature comme déductions, définissez trois nouveaux types de justificatifs : Avantages en nature pour le petit-déjeuner, déduction Avantages en nature pour le déjeuner, déduction Avantages en nature pour le dîner, déduction Pour cela, procédez comme suit : 1. Dans le poste de travail Configuration de gestion sous Liste des activités > Configuration personnalisée > Gestion des flux de trésorerie, sélectionnez l'activité Décompte des frais - Allemagne. 2. Cliquez sur le lien Traiter types de justificatifs. 3. Ajoutez le type Avantages en nature pour le petit-déjeuner, déduction. 4. Définissez les options suivantes : Onglet Définition : Colonne Catégorie de frais : Autre Colonne Imposition : Achat national (exonération) Colonne Paiement et imposition : Montant du remboursement (paiement, aucune imposition) Onglet Groupes de remboursement des frais : ajoutez les groupes Salariés et Dirigeants. Onglet Montants maximum : pour chaque groupe de remboursement des frais, saisissez la valeur -1,50 EUR (2008) et dans la colonne Réaction, sélectionnez l'option Aucune réaction (le montant est la valeur par défaut). Onglet Détermination des comptes : ajoutez un groupe de détermination des comptes et sélectionnez un compte dans la colonne Groupe de détermination des comptes pour compte de charges. 5. Ajoutez les types de justificatifs Avantages en nature pour le déjeuner, déduction et Avantages en nature pour le dîner, déduction. Procédez comme indiqué ci-dessus mais dans l'onglet Montants maximum, saisissez une valeur de -2,67 EUR (2008). Gestion des déplacements professionnels P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 313

314 Les types de justificatifs définis sont alors disponibles dans la vue Décomptes des frais avec les valeurs par défaut correspondantes. Vous pouvez limiter la validité des types de justificatifs fournis par SAP pour les supprimer de l'aide à la saisie de la zone Type de justificatif, proposée pour sélection dans la vue Décomptes des frais. Pour cela, procédez comme suit : 1. Dans la table Types de justificatifs disponibles, sélectionnez le type de justificatif à supprimer. 2. Dans la section Détails de l'onglet Définitions, cliquez sur Ajouter ligne pour rendre accessible la date de fin de validité du type de justificatif sélectionné. En effet, cette zone est initialement en lecture seule. 3. Saisissez une nouvelle date de fin de validité pour le type de justificatif sélectionné afin de limiter ce type selon la date souhaitée. 4. Sélectionnez la nouvelle ligne ajoutée au dessous et supprimez-la. Saisie comme frais divers dans la vue Décompte des frais Vous pouvez utiliser le type de justificatif Frais divers avec une valeur négative à titre temporaire. Cette déduction réduit le montant du remboursement, pas les forfaits repas par jour. En effet, une déduction est requise même si les forfaits repas par jour sont de 0,00 EUR (si le salarié était en déplacement pendant moins de huit heures). 8.2 Vues Guide de consultation rapide Accords sur les frais Vous pouvez accéder à la vue Accords sur les frais depuis le poste de travail Gestion des déplacements professionnels. Cette vue permet de gérer les options centrales qui définissent les droits à remboursement des salariés. Un accord sur les frais est affecté à chaque salarié afin de définir les modalités de décompte des frais pertinentes. Les accords sur les frais sont valables pendant une période définie. Le reporting des frais est soumis à l'existence d'un accord valide pour la période du déplacement professionnel. Tâches Créer un accord sur les frais 1. Dans la vue Accord sur les frais, cliquez sur Créer et sélectionnez Accord sur les frais. L'écran d'accord sur les frais est affiché. 2. Saisissez les données du salarié. La section Affectation de validité permet d'ajouter un nouveau groupe et d'affecter la validité appropriée. 3. Sous Détails, à partir des groupes prédéfinis disponibles, vous pouvez affecter un groupe de remboursement des frais pour les justificatifs en fonction des types de justificatifs que le salarié est autorisé à afficher et à soumettre. Par exemple : SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des déplacements professionnels

315 Tout : les salariés affectés à ce groupe peuvent voir et soumettre tous les types de justificatifs. Restreint : les salariés affectés à ce groupe possèdent une autorisation seulement pour certains types de justificatifs. 4. La section Affectation des coûts permet de créer, modifier ou supprimer des affectations. 5. La section Coordonnées bancaires permet d'effectuer une sélection parmi les coordonnées bancaires disponibles et de définir un mode de paiement. Si vous ne sélectionnez aucun mode de paiement, le mode de paiement standard est utilisé. Traiter l'accord sur les frais 1. Dans la vue Accord sur les frais, sélectionnez un accord existant dans la liste et cliquez sur Traiter. L'écran d'accord sur les frais est affiché. 2. La section Affectation de validité affiche tous les groupes disponibles pour l'accord sur les frais ; vous pouvez limiter leur validité ou les activer. Vous pouvez également ajouter un nouveau groupe et affecter la validité appropriée. 3. La section Affectation des coûts permet de créer, modifier ou supprimer des affectations. 4. La section Coordonnées bancaires permet d'effectuer une sélection parmi les coordonnées bancaires disponibles et de définir un mode de paiement. Si vous ne sélectionnez aucun mode de paiement, le mode de paiement standard est utilisé Guide de consultation rapide Décomptes des frais Vous pouvez accéder à la vue Décomptes des frais depuis le poste de travail Gestion des déplacements professionnels. Cette vue propose un emplacement central pour gérer et vérifier les décomptes de frais. Les décomptes de frais sont affichés par statut. Vous pouvez également les regrouper par salarié ou approbateur. La synthèse des frais et des remboursements vous permet de vérifier si le remboursement des frais a déjà été effectué pour le salarié. Vous pouvez ensuite soumettre les décomptes de frais aux fins d'approbation par la direction et de remboursement. Il est non seulement possible de créer des décomptes pour vos propres frais de déplacement ou autres, mais aussi pour le compte d'autres salariés. Contexte de gestion Pour une synthèse complète du scénario et de ses différentes étapes, voir Scénario de gestion Gestion des frais et des remboursements. Le système supporte le processus complet de reporting et de remboursement des frais avec la création d'un décompte des frais, sa révision et son approbation ainsi que le paiement du montant du remboursement au salarié. Différents workflows d'approbation sont possibles, selon le scénario, les rôles et les options de configuration ; voir Révision et approbation de décompte de frais [Page 310]. La gestion des frais et des remboursements vous permet de verser des avances sur des déplacements professionnels à venir. Pour plus d'informations, voir : Avances [Page 308]. Gestion des déplacements professionnels P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 315

316 Le revenu d'activité payé sous une forme non numéraire (par exemple des repas gratuits) correspond à des avantages en nature. Les avantages en nature sont traités en tant que tels à des fins fiscales. Tout avantage dont bénéficie un salarié sous la forme de repas gratuits est traité comme un revenu auquel s'appliquent l'assurance sociale et l'assurance emploi. La valeur des avantages en nature est définie par la loi dans le Décret d'application de la valeur des avantages en nature (Sachbezugsverordnung). Pour plus d'informations, voir Avantages en nature - Allemagne [Page 312]. Tâches Créer un décompte des frais pour un tiers L'activité guidée Nouveau décompte des frais vous permet d'enregistrer dans le système des frais professionnels pour le compte d'un collègue, en vue de leur remboursement par votre société. Avec cette activité guidée, vous pouvez créer des décomptes des frais hebdomadaires, relatifs à un déplacement ou à d'autres frais. Pour remplir un décompte des frais, vous saisissez les détails des frais engagés, joignez les justificatifs et vérifiez les informations entrées. Le décompte est ensuite envoyé au manager concerné pour approbation. Une fois le décompte approuvé, le remboursement est traité. Pour plus d'informations, voir Créer un décompte des frais pour un tiers. Créer une demande de déplacement à l'aide d'un décompte de frais Si vous voulez soumettre une demande de déplacement avant le déplacement proprement dit, parce que vous avez besoin de l'approbation de votre manager ou d'une avance, vous pouvez créer un décompte des frais. Pour plus d'informations sur les conditions préalables aux avances, voir Avances de frais de déplacement [Page 308]. 1. Accédez à la vue Décomptes des frais et cliquez sur Nouveau. 2. Saisissez le type de décompte des frais Déplacement professionnel, un motif professionnel et les dates de début et de fin. 3. Vous ne devez saisir aucun justificatif. Vous pouvez, si nécessaire, saisir des justificatifs pour les avances. Ne saisissez aucun autre justificatif car cette opération entraînerait la génération de remboursements, ce qui ne correspond pas à l'objectif recherché. 4. Terminez le décompte des frais et cliquez sur Fermer. Le décompte des frais est sauvegardé et le processus d'approbation et de vérification est lancé Guide de consultation rapide Nouveau décompte des frais Vous pouvez accéder à la vue Nouveau décompte des frais à partir du poste de travail Gestion des déplacements professionnels, sous Gestion des exceptions. Cette vue vous permet de gérer et de passer en revue les décomptes de frais qui sont déjà réglés. Si, par exemple, des modifications légales des forfaits sont publiées tardivement et ne sont donc pas proposées par SAP, certains décomptes des frais peuvent contenir des forfaits obsolètes. Vous pouvez utiliser le cycle de nouveau décompte des frais pour recalculer les décomptes concernés après la mise en œuvre des modifications légales. Quel que soit leur statut, le système recalcule tous les décomptes des frais pour une période donnée. Les résultats sont ensuite envoyés à la comptabilité financière pour la comptabilisation et à la paie pour le supplément de salaire SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des déplacements professionnels

317 La vue Gestion des exceptions n'existe pas pour les États-Unis car le remboursement des frais se fait sur la base de justificatifs. Contexte de gestion Pour plus d'informations sur le traitement automatique en masse, voir Exécution en masse Guide de consultation rapide Cumul kilométrique Vous pouvez accéder à la vue Cumul kilométrique à partir du poste de travail Gestion des déplacements professionnels, sous Gestion des exceptions. Dans cette vue, vous pouvez afficher le cumul du kilométrage et des indemnités kilométriques d'un salarié. Vous pouvez également définir la valeur initiale du cumul kilométrique et du cumul du montant du remboursement pour un salarié. Tâches Définir la valeur initiale du cumul kilométrique 1. Ouvrez la vue Cumul kilométrique et sélectionnez un salarié dans la liste proposée. Cliquez sur Afficher pour ouvrir l'activité rapide Synthèse du cumul kilométrique. Si le salarié ne figure pas dans la liste, cliquez sur Nouveau pour ouvrir l'activité rapide Nouveau cumul kilométrique. Saisissez son matricule et cliquez sur Sauvegarder et fermer pour l'ajouter à la liste des salariés. 2. Cliquez sur Définir kilométrage sur valeur initiale et saisissez les informations pertinentes, puis cliquez sur OK. Cliquez sur Fermer pour revenir à la sous-vue Cumul kilométrique. La valeur initiale du cumul kilométrique est définie dans le système et sera prise en compte pour tous les décomptes de frais du salarié concerné. Cette fonctionnalité est valide pour les pays suivants : Royaume-Uni France Canada Suisse Définir la valeur initiale du cumul du montant du remboursement 1. Ouvrez la vue Cumul kilométrique et sélectionnez un salarié dans la liste proposée. Cliquez sur Afficher pour ouvrir l'activité rapide Synthèse du cumul kilométrique. Gestion des déplacements professionnels P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 317

318 2. Cliquez sur Définir montant du remboursement sur valeur initiale et saisissez les informations pertinentes, puis cliquez sur OK. Cliquez sur Fermer pour revenir à la vue Cumul kilométrique. La valeur initiale du cumul du remboursement est définie dans le système et sera prise en compte pour tous les décomptes de frais du salarié concerné. Cette fonctionnalité est uniquement pertinente pour l'autriche Guide de consultation rapide Cumul journalier (Autriche) Cette vue vous permet d'afficher le total des jours cumulés pour les déplacements professionnels d'un salarié dans des communes en Autriche. Vous pouvez aussi définir la valeur initiale du cumul journalier d'un salarié. Vous pouvez accéder à la sous-vue Cumul journalier à partir du poste de travail Gestion des déplacements professionnels, dans la vue Gestion des exceptions. Contexte de gestion Règle des 5/5/15 jours (Autriche) [Page 312] Règle des 183 jours (Autriche) [Page 312] Tâche Créer l'historique des déplacements professionnels 1. Ouvrez la sous-vue Cumul journalier et sélectionnez un salarié dans la liste proposée. Cliquez sur Afficher pour ouvrir l'activité rapide Synthèse du cumul journalier. Si le salarié ne figure pas dans la liste, cliquez sur Créer pour ouvrir l'activité rapide Nouveau cumul journalier. Saisissez le matricule du salarié et cliquez sur Sauvegarder et fermer pour l'ajouter à la liste des salariés. 2. Cliquez sur Créer l'historique des déplacements professionnels et saisissez les informations pertinentes, puis cliquez sur OK. Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder les modifications. Cliquez sur Fermer pour revenir à la sous-vue Cumul journalier. La valeur initiale du cumul journalier est définie dans le système pour chaque commune et sera prise en compte pour tous les décomptes de frais du salarié concerné SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des déplacements professionnels

319 8.3 Rapports Décomptes des frais par support de coûts Synthèse Ce rapport propose une synthèse de la répartition des frais de déplacement ainsi que d'autres frais entre les différents centres de coûts, projets, commandes client ou ordres de service. Vues Ce rapport propose les vues suivantes : Par centre de coûts (valeur par défaut) Affiche les décomptes des frais regroupés par centre de coûts. Par projet Affiche les décomptes des frais regroupés par projet ainsi que le total des frais associés à chaque salarié travaillant sur un projet. Par commande client Affiche les décomptes des frais regroupés par commande client ainsi que le total des frais associés à chaque commande. Par ordre de service Affiche les décomptes des frais regroupés par ordre de service ainsi que le total des frais pour chaque salarié par ordre de service. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Les variables les plus importantes sont décrites ci-dessous. Pays de décompte des frais Le pays de décompte des frais est le pays dans lequel votre société est implantée. Pour une société implantée aux États-Unis, vous sélectionnez par exemple US01 - Décompte US. Pays Pays de destination du déplacement professionnel. Créé le Plage de dates dans laquelle les décomptes de frais ont été créés. Catégorie de décompte des frais Les catégories suivantes sont disponibles : Basé sur le déplacement : le décompte des frais concerne un déplacement professionnel. Gestion des déplacements professionnels P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 319

320 Basé sur le justificatif : le décompte des frais contient uniquement des justificatifs. Basé sur la période : le décompte des frais concerne les frais qui ont été engagés au cours d'une période définie, telle qu'une semaine ou un mois. Vous pouvez sélectionner cette catégorie uniquement si vous avez sélectionné le pays de décompte des frais US01 - Décompte US. Date de début du décompte des frais Date à laquelle le déplacement professionnel a débuté. Cette variable est pertinente uniquement si vous avez sélectionné Basé sur le déplacement ou Basé sur la période comme catégorie de décompte des frais. Aucune date de début du décompte des frais n'apparaît dans les décomptes basés sur les justificatifs. ID décompte des frais Si vous voulez restreindre les données affichées à des décomptes des frais particuliers, saisissez leurs ID ici. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Ce rapport affiche les décomptes des frais créés par vos salariés, avec les centres de coûts, projets, commandes clients ou ordres de service appropriés. Si les frais ont été engagés pour différents centres de coûts, le décompte des frais est répertorié sous plusieurs centres de coûts. Durée indique la durée du déplacement professionnel en nombre de jours. Le montant comptabilisé est le montant qui est comptabilisé et affecté au centre de coûts, au projet, à la commande client ou à l'ordre de service. Notez que ce montant inclut la TVA. Pour analyser les données de ce rapport : Utilisez les filtres pour modifier l'affichage des données dans le panneau de contenu. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Pour afficher d'autres détails relatifs à un décompte des frais, cliquez sur le décompte avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Saut > Afficher les détails dans le menu contextuel. Par défaut, les données sont affichées regroupées par centre de coûts. Vous pouvez également visualiser les données regroupées par projet : faites glisser la caractéristique Projet vers la table en tant que colonne à la gauche de Salarié. Pour restreindre les données à un seul centre de coûts, sélectionnez Filtrer > Choisir la valeur de filtre et entrez le centre de coûts voulu. Vous pouvez filtrer et trier les données sur n'importe quelle colonne. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Décomptes des frais : synthèse Synthèse Ce rapport fournit une synthèse des décomptes de frais créés par vos salariés ou par vos gestionnaires des frais au cours d'une période donnée SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des déplacements professionnels

321 Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Les variables les plus importantes sont décrites ci-dessous. Pays de décompte des frais Le pays de décompte des frais est le pays dans lequel votre société est implantée. Pour une société implantée aux États-Unis, vous sélectionnez par exemple US01 - Décompte US. Créé le Date à laquelle les décomptes des frais ont été créés. Catégorie de décompte des frais Les catégories suivantes sont disponibles : Basé sur le déplacement : le décompte des frais concerne un déplacement professionnel. Basé sur le justificatif : le décompte des frais contient uniquement des justificatifs. Basé sur la période : le décompte des frais concerne les frais qui ont été engagés au cours d'une période définie, telle qu'une semaine ou un mois. Vous pouvez sélectionner cette catégorie uniquement si vous avez sélectionné le pays de décompte des frais US01 - Décompte US. Date de début du décompte des frais Date à laquelle le déplacement professionnel a débuté. Cette variable est pertinente uniquement si vous avez sélectionné Basé sur le déplacement ou Basé sur la période comme Catégorie de décompte des frais. ID décompte des frais Si vous voulez restreindre les données affichées à des décomptes des frais particuliers, saisissez leurs ID ici. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Vous pouvez enregistrer les valeurs que vous avez spécifiées dans l'écran de sélection comme variante de rapport pouvant être réutilisée ultérieurement. Analyse du rapport Le rapport affiche les décomptes des frais créés par vos salariés avec des détails tels que les montants des frais demandés et les noms des salariés. Le montant du décompte comprend tous les frais, y compris ceux que la société a payés par anticipation. Notez que ce montant inclut la TVA. Pour analyser les données de ce rapport : Utilisez les filtres pour modifier l'affichage des données dans le panneau de contenu. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Pour ajouter des détails supplémentaires à la zone de contenu de ce rapport sous forme de colonnes, sélectionnez un décompte des frais avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Attributs > Caractéristique. Dans l'onglet Attributs, sélectionnez l'attribut à ajouter puis Ajouter et OK. Pour afficher les autres détails d'un décompte des frais, utilisez le bouton droit de la souris et sélectionnez Saut -> Afficher les détails. Le décompte des frais s'ouvre. À partir de là, vous pouvez également accéder au rapport Justificatifs et remboursements, où figurent d'autres détails sur les décomptes de frais, comme le montant du remboursement, le type de justificatif et le montant payé Gestion des déplacements professionnels P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 321

322 par anticipation par la société. Pour ouvrir ce rapport, sélectionnez un poste à l'aide du bouton droit de la souris et sélectionnez Saut > Justificatifs et remboursements dans le menu contextuel. Vous pouvez filtrer et trier les données sur n'importe quelle colonne. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Décomptes des frais : justificatifs et remboursements Synthèse Ce rapport affiche les détails des décomptes de frais créés par vos salariés. Les informations portent sur les types de justificatifs pour chaque décompte et sur les remboursements. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez effectuer une sélection de valeurs pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Les variables les plus importantes sont décrites ci-dessous. Pays de décompte des frais Le pays de décompte des frais est le pays dans lequel votre société est implantée. Pour une société implantée aux États-Unis, vous sélectionnez par exemple US01 - Décompte US. Créé le Plage de dates dans laquelle les décomptes de frais ont été créés. Date de début du décompte des frais Date à laquelle le déplacement professionnel a débuté. Cette variable est pertinente uniquement si vous avez sélectionné Basé sur le déplacement ou Basé sur la période comme catégorie de décompte des frais. Aucune date de début des frais n'apparaît dans les décomptes de frais basés sur le justificatif. Catégorie de décompte des frais Les catégories suivantes sont disponibles : Basé sur le déplacement : le décompte des frais concerne un déplacement professionnel. Basé sur le justificatif : le décompte des frais contient uniquement les justificatifs relatifs aux frais divers. Basé sur la période : le décompte des frais concerne les frais qui ont été engagés au cours d'une période définie, telle qu'une semaine ou un mois. Vous pouvez sélectionner cette catégorie uniquement si vous avez sélectionné le pays de décompte des frais US01 - Décompte US. ID décompte des frais Si vous voulez restreindre les données affichées à un ou plusieurs décomptes de frais, vous pouvez spécifier ici les ID des décomptes de frais. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des déplacements professionnels

323 Analyse du rapport Le montant du décompte comprend tous les frais, y compris ceux que la société a payés par anticipation. Le montant du remboursement est le montant remboursé au salarié qui a demandé le règlement des frais. Ces montants incluent de la TVA. Pour analyser les données de ce rapport : Utilisez les filtres pour modifier l'affichage des données dans le panneau de contenu. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Pour afficher un décompte de frais plus détaillé, cliquez sur le décompte avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Saut -> Afficher détails dans le menu contextuel. Vous pouvez filtrer et trier les données sur n'importe quelle colonne. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Décomptes des frais - Montants imposables et exonérés pour la paie Synthèse Ce rapport affiche les frais remboursés en fonction de leur assujettissement à l'impôt. Les données sont réparties en montants exonérés, frais imposables, montants imposables selon un forfait et frais professionnels. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez effectuer une sélection de valeurs pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Les variables les plus importantes sont décrites ci-dessous. Pays de décompte des frais Le pays de décompte des frais est le pays dans lequel votre société est implantée. Pour une société implantée aux États-Unis, vous sélectionnez par exemple US01 - Décompte US. Modifié le Si un décompte de frais est modifié après le traitement des remboursements imposables dans le processus de paie, les résultats obtenus pour la paie du salarié doivent alors être recalculés. Gestion des déplacements professionnels P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 323

324 ID décompte des frais Si vous voulez restreindre la sélection à un ou plusieurs décomptes de frais, saisissez ici les ID des décomptes de frais. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Le rapport affiche les décomptes de frais qui contiennent des remboursements assujettis à l'impôt et ventile les détails de taxe correspondants. Les montants suivants sont affichés : Paiement au salarié Montant remboursé au salarié sur la base de son décompte de frais. Montant exonéré Montant non assujetti à l'impôt. Frais imposables Frais supérieurs au montant exonéré remboursés au salarié. Les avantages en nature sont traités comme salaires à des fins fiscales, ce qui augmente le revenu imposable du salarié. Imposable selon forfait Ce montant est imposé selon un taux fixe défini par l'administration fiscale locale. En Allemagne, par exemple, les forfaits repas par jour font l'objet d'une taxation forfaitaire si le montant du remboursement n'excède pas le double du montant exonéré. Frais professionnels Ce montant diminue le revenu imposable du salarié. Les forfaits et les remboursements sont exonérés jusqu'à une limite légale. Si les taux de remboursement des frais de la société sont inférieurs au montant exonéré, les salariés peuvent déduire la différence dans leurs déclarations de taxes sous forme de frais professionnels, ce qui diminue leur revenu imposable. Pour analyser les données de ce rapport : Utilisez les filtres pour modifier l'affichage des données dans le panneau de contenu. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Pour afficher un décompte de frais plus détaillé, cliquez sur le décompte avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Saut -> Afficher détails dans le menu contextuel. Vous pouvez filtrer et trier les données sur n'importe quelle colonne. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Décomptes des frais : remboursement de TVA déductible Synthèse Ce rapport présente une synthèse des frais engagés par vos salariés lors d'un voyage d'affaires à l'étranger, y compris les taxes comme la TVA. Votre société peut demander le remboursement de la TVA à l'administration fiscale étrangère SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des déplacements professionnels

325 Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Les variables les plus importantes sont décrites ci-dessous. Pays de décompte des frais Le pays de décompte des frais est le pays dans lequel votre société est implantée. Pour une société implantée aux États-Unis, vous sélectionnez par exemple US01 - Décompte US. Pays Pays dans lequel les frais ont été engagés. Pour sélectionner tous les pays étrangers, par exemple, excluez le pays du reporting. Date de réception Date de réception. Type de justificatif Vous pouvez sélectionner le type de justificatif, une note d'hôtel ou de taxi par exemple. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Le rapport affiche tous les frais réglés à l'étranger. Il affiche également le montant total pour chaque type de justificatif. Vous pouvez utiliser ces informations pour soumettre des demandes pour le remboursement des taxes auprès des administrations fiscales étrangères. Pour analyser les données de ce rapport : Utilisez les filtres pour modifier l'affichage des données dans le panneau de contenu. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Pour afficher d'autres détails relatifs à un décompte des frais, cliquez sur le décompte avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Saut > Afficher les détails dans le menu contextuel. Vous pouvez filtrer et trier les données sur n'importe quelle colonne. Écriture manuelle du remboursement de TVA déductible pour les frais à l'étranger Selon la législation fiscale du pays, les sociétés peuvent demander le remboursement de la TVA (TVA déductible) pour les frais à l'étranger. Avant de procéder à la saisie manuelle des taxes pour demander la TVA déductible, le régime fiscal de la société doit être configuré dans le pays où vous demandez le remboursement de TVA déductible. Pour plus d'informations, voir la section Saisir les données principales de l'administration fiscale dans le Guide de consultation rapide Administrations fiscales (Gestion des taxes) [Page 277] Les valeurs fiscales ne sont pas calculées automatiquement dans le système. Les décomptes des frais à l'étranger sont toujours traités comme une taxe à zéro pour cent avec le code TVA par défaut Importation (facture fournisseur) et aucune taxe n'est donc calculée lors de la comptabilisation des décomptes des frais. Vous devez soumettre une copie physique des reçus au représentant de votre organisation qui, à son tour, demandera le remboursement de la taxe auprès de l'administration fiscale étrangère pertinente. Gestion des déplacements professionnels P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 325

326 En tant que comptable, sélectionnez Saisies manuelles des taxes dans le poste de travail Gestion des taxes et comptabilisez manuellement les saisies TVA. Pour plus d'informations, voir Saisie manuelle d'écritures comptables. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Décomptes des frais : itinéraires Synthèse Ce rapport présente une synthèse des déplacements professionnels de vos salariés en fonction des destinations. Ce rapport affiche les décomptes de frais relatifs à des déplacements professionnels mais ne comprend pas ceux qui contiennent seulement des justificatifs. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Les variables les plus importantes sont décrites ci-dessous. Pays de décompte des frais Le pays de décompte des frais est le pays dans lequel votre société est implantée. Pour une société implantée aux États-Unis, vous sélectionnez par exemple US01 - Décompte US. Pays Pays de destination du déplacement professionnel. Ville Ville de destination du déplacement professionnel. Créé le Date à laquelle les décomptes des frais ont été créés. Date d'arrivée Date d'arrivée dans la ville de destination. ID décompte des frais Si vous voulez restreindre les données affichées à un ou plusieurs décomptes des frais particuliers, saisissez leurs ID ici. Ce rapport affiche les destinations de vos salariés. Si vous voulez, par exemple, identifier tous les salariés ayant assisté à une manifestation, comme un salon, indiquez une ville et saisissez une plage de dates d'arrivée. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des déplacements professionnels

327 Analyse du rapport Ce rapport affiche les destinations des déplacements professionnels. Pour approfondir l'analyse des données de ce rapport, vous pouvez inclure des caractéristiques supplémentaires en les sélectionnant dans la zone Non affiché actuellement. Pour afficher un décompte de frais plus détaillé, cliquez sur le décompte des frais et sélectionnez Afficher le décompte des frais dans le menu contextuel. Pour afficher l'itinéraire de chaque déplacement professionnel, faites glisser les colonnes Salariés et ID décompte des frais vers la gauche. Ainsi, vous accédez aux données organisées par déplacement professionnel et aux itinéraires avec toutes les destinations des différents déplacements. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Décomptes des frais - Synthèse des déplacements dans des communes en Autriche Synthèse Ce rapport affiche la liste des déplacements professionnels effectués par les salariés dans les différentes communautés en Autriche. Vous pouvez l'utiliser pour vérifier l'exactitude des montants imposables et exonérés. Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Les variables essentielles sont décrites ci-dessous : ID commune Séquence de numéros destinée à l'identification des communes ou communautés indépendantes sur le plan politique en Autriche. ID décompte des frais Identifiant unique d'un décompte des frais. Si vous voulez restreindre la sélection à un ou plusieurs décomptes de frais, saisissez ici les ID des décomptes de frais. Déplacement la même semaine Indique si le salarié s'est rendu dans une communauté particulière au cours de la même semaine. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Durée du séjour (jours) Gestion des déplacements professionnels P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 327

328 Indique le nombre de jours pendant lequel un salarié est demeuré dans une communauté en Autriche. Intervalle entre les séjours (jours) Indique l'intervalle temporel entre deux déplacements vers la même communauté en Autriche. Pour analyser les données de ce rapport : Utilisez les filtres pour modifier l'affichage des données dans le panneau de contenu. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Pour afficher des détails supplémentaires sur un décompte des frais, cliquez sur le décompte avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Saut -> Afficher détails dans le menu contextuel. Vous pouvez filtrer et trier les données sur n'importe quelle colonne. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Décomptes des frais - Montants imposables et exonérés pour l'autriche Synthèse Ce rapport présente une liste des montants imposables et exonérés. Les valeurs exonérées présentées dans le rapport peuvent être considérées comme des frais d'imposition et le salarié peut demander une exonération à l'administration fiscale. Ceci est déterminé par l'employeur sur la base du 16 paragraphe 19 de la loi sur l'impôt sur le revenu de Fonctionnalités Génération du rapport Avant de générer le rapport, vous devez spécifier les données à afficher en sélectionnant des valeurs pour les variables. Vous devez indiquer une valeur pour toutes les variables obligatoires. Les variables obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Les variables les plus importantes sont décrites ci-dessous. ID décompte des frais Identifiant unique d'un décompte des frais. Si vous voulez restreindre la sélection à un ou plusieurs décomptes de frais, saisissez ici les ID des décomptes de frais. Modifié le Date à laquelle les décomptes des frais ont été modifiés. Si vous modifiez un décompte de frais après le traitement des remboursements imposables dans le processus de paie, les résultats obtenus pour la paie du salarié doivent alors être recalculés. Créé le Date à laquelle les décomptes des frais ont été créés SAP AG. Tous droits réservés. P U B L I C Gestion des déplacements professionnels

329 Type de déplacement Le type de déplacement est fonction de la distance parcourue par le salarié. Par exemple : déplacement professionnel de courte ou longue distance. Pour plus d'informations concernant les variables standard, voir Synthèse des rapports dans la gestion financière. Analyse du rapport Le rapport affiche les décomptes de frais qui contiennent des remboursements assujettis à l'impôt et ventile les détails de taxe correspondants. Les montants suivants sont affichés : Paiement au salarié Montant remboursé au salarié sur la base de son décompte de frais. Montant exonéré Montant non assujetti à l'impôt. Frais imposables Frais supérieurs au montant exonéré remboursés au salarié. Les avantages en nature sont traités comme salaires à des fins fiscales, ce qui augmente le revenu imposable du salarié. Imposable selon forfait Ce montant est imposé selon un taux fixe défini par l'administration fiscale locale. En Allemagne, par exemple, les forfaits repas par jour font l'objet d'une taxation forfaitaire si le montant du remboursement n'excède pas le double du montant exonéré. Frais professionnels Ce montant diminue le revenu imposable du salarié. Les forfaits et les remboursements sont exonérés jusqu'à une limite légale. Si les taux de remboursement des frais de la société sont inférieurs au montant exonéré, les salariés peuvent déduire la différence dans leurs déclarations de taxes sous forme de frais professionnels, ce qui diminue leur revenu imposable. Forfaits repas par jour exonérés Montant forfaitaire des repas par jour non assujetti à l'impôt. Pour analyser les données de ce rapport : Utilisez les filtres pour modifier l'affichage des données dans le panneau de contenu. Pour analyser plus en détails les données dans ce rapport, vous pouvez déplacer les caractéristiques vers les lignes et les colonnes. Pour afficher un décompte de frais plus détaillé, cliquez sur le décompte avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Saut -> Afficher Détails dans le menu contextuel. Vous pouvez filtrer et trier les données sur n'importe quelle colonne. Voir aussi Vue Rapports Synthèse des rapports dans la gestion financière Synthèse des sources de données dans la gestion financière Gestion des déplacements professionnels P U B L I C 2014 SAP AG. Tous droits réservés. 329

330 SAP AG. Tous droits réservés. Toute reproduction ou communication de la présente publication, même partielle, par quelque procédé et à quelque fin que ce soit, est interdite sans l'autorisation expresse et préalable de SAP AG. Les informations contenues dans ce document peuvent être modifiées par SAP AG sans préavis. Certains logiciels commercialisés par SAP AG et ses distributeurs contiennent des composants logiciels qui sont la propriété d'éditeurs tiers. Les spécifications des produits peuvent varier d un pays à l autre. Elles sont fournies par SAP AG et ses filiales («Groupe SAP») uniquement à titre informatif, sans engagement ni garantie d'aucune sorte. Le Groupe SAP ne pourra en aucun cas être tenu responsable des erreurs ou omissions relatives à ces informations. Les seules garanties fournies pour les produits et les services du Groupe SAP sont celles énoncées expressément à titre de garantie accompagnant, le cas échéant, lesdits produits et services. Aucune des informations contenues dans ce document ne saurait constituer une garantie supplémentaire. SAP et tous les autres produits et services SAP mentionnés dans ce document, ainsi que leurs logos respectifs, sont des marques commerciales ou des marques déposées de SAP AG en Allemagne ainsi que dans d'autres pays., logo de W3C, voir creativecommons.org/licenses/by/3.0/. Pour plus d'informations sur les marques déposées, voir copyright.epx.