Fiche FOCUS. Les téléprocédures. Demander une adhésion aux services en ligne (mode expert)

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1 Fiche FOCUS Les téléprocédures Demander une adhésion aux services en ligne (mode expert) Dernière mise à jour : avril 2015

2 Table des matières 1. Présentation Objet de la fiche A qui s'adresse cette procédure? Précision sur le champ de cette procédure Étapes de la procédure Pré-requis Accéder à votre espace professionnel sur 3. Effectuer une demande d'adhésion Imprimer et envoyer le formulaire d'adhésion au Service des Impôts des Entreprises (SIE) Comptes bancaires en cas d'adhésion aux services "Payer" En cas de problème dans l'accomplissement de cette démarche / 25

3 1. Présentation 1.1 Objet de la fiche Les usagers professionnels souhaitant utiliser les téléprocédures de l administration fiscale peuvent bénéficier des services, soit en effectuant leurs démarches directement sur internet (mode de transmission EFI), soit par l'intermédiaire d'un partenaire qui transmet un fichier à l'administration fiscale (mode de transmission EDI). Les usagers souhaitant bénéficier des services sur internet doivent posséder au préalable un espace professionnel. Pour plus de renseignement sur la création d'espace, vous pouvez consulter la fiche FOCUS Créer un espace professionnel expert. Les demandes d'adhésion sont ouvertes aux seuls titulaires d'espace ayant opté pour le mode expert de création. A ce jour, les services offerts à l'adhésion 1 sont : Consulter le compte fiscal (dont l'attestation fiscale), Déclarer la TVA (dont remboursement de crédit TVA), Payer la TVA, Payer l impôt sur les sociétés, Payer la taxe sur les salaires et Démarches (Remboursement de TVA dans l'ue). Cette fiche2 présente l enchaînement des écrans de cette procédure de demande d adhésion. 1.2 A qui s'adresse cette procédure? Cette procédure s adresse aux usagers qui souhaitent bénéficier dans leur espace professionnel des services en ligne offerts par l administration fiscale. Les cabinets de gestion peuvent faire les démarches dans leur propre espace pour le compte de leurs clients, à la condition de joindre à leur demande d'adhésion le mandat reçu pour chacune des entreprises gérées. Un usager professionnel est, pour une entreprise : soit Administrateur Titulaire (AT), ce qui donne tous les droits sur le service pour le compte de l'entreprise : usage du service, modification des comptes bancaires, désignation de l'administrateur Suppléant et des acteurs ; soit Administrateur Suppléant (AS), ce qui permet de relayer l'at en cas d'absence de celui-ci, et ayant donc les mêmes3 droits que lui ; soit Acteur Délégant, ce qui permet l'usage du service et la désignation d'acteurs ; soit Acteur, qui se limite à l'usage du service. Lorsqu'il n'existe aucun titulaire sur un service (entreprise souhaitant utiliser les téléprocédures pour la première fois par exemple), l'usager qui veut en être l'administrateur Titulaire doit effectuer une demande d'adhésion. Le cas particulier de l'existence d'un titulaire sur un service est abordé en page Précision sur le champ de cette procédure Si vous souhaitez devenir le titulaire d'un ou plusieurs services en ligne pour le compte d'une entreprise, vous devez effectuer une demande d'adhésion dans votre espace. Afin de faciliter vos démarches, vous pouvez adhérer à tous les services 4 qui pourraient vous être utiles à l'avenir, en une seule fois : l'adhésion ne vaut pas obligation. 1 Il faut disposer d'au moins un service pour : déclarer l'impôt sur les sociétés, la taxe sur les salaires, la CVAE ou le résultat ; payer la CVAE ou les autres impôts ; accéder au mini-guichet TVA UE. 2 L'ensemble des fiches FOCUS est disponible sur le site > Mon espace Accéder à mes services en ligne - Professionnel > Rubrique «Aide» 3 Hormis le droit de désigner un AS bien entendu. 4 Tous les services n'ayant pas de titulaire au moment du dépôt de la demande. 3 / 25

4 Important : l'usager qui adhère au service "Consulter le compte fiscal" en devient l'administrateur Titulaire ; il a donc la vision de l'ensemble du dossier fiscal de l'entreprise, tous impôts, déclarations et avis confondus. A l issue de cette procédure, l'adhésion est initiée, et doit être confirmée par le Service des Impôts des Entreprises (SIE) gestionnaire. Cette validation ne peut intervenir qu'à la condition que vous envoyiez par courrier au service gestionnaire le formulaire généré par l'application, accompagné le cas échéant d'un mandat, dûment signés. En outre, dans le cas d'une adhésion au service "Payer", vous devez envoyer l'autorisation de prélèvement signée à votre établissement bancaire. Une fois la demande d'adhésion acceptée par l administration fiscale, vous aurez immédiatement accès aux services demandés dans votre espace. Vous deviendrez alors titulaire des services pour l'entreprise, ce qui vous donne tous les droits sur les services pour le compte de l'entreprise : usage du service, modification des comptes bancaires, désignation de l'administrateur Suppléant et des acteurs. 1.4 Étapes de la procédure Cette procédure se réalise en cinq étapes, dont les quatre premières vous concernent directement : 1. Accéder à votre espace professionnel sur Vous accédez à votre espace une seule fois, quel que soit le nombre d entreprises pour lesquelles vous souhaitez demander des adhésions. 2. Effectuer une demande d adhésion. Si vous demandez une adhésion à un service en ligne "Payer" (TVA, IS ou TS) vous devez saisir un compte bancaire, sauf si vous aviez déjà adhéré au préalable à l'un de ces services ; dans ce cas, le compte bancaire est associé automatiquement ; il vous est cependant possible de le modifier si vous le souhaitez (cf. fiche FOCUS Gérer vos comptes bancaires). La demande d'adhésion peut être effectuée en une seule fois pour chaque entreprise. 3. Imprimer et envoyer le formulaire d adhésion ainsi que le mandat le cas échéant à votre Service des Impôts des Entreprises (SIE). Cette action doit être effectuée une seule fois pour chaque entreprise. 4. Imprimer et envoyer l'autorisation de prélèvement à votre banque, si vous avez saisi un nouveau compte bancaire. Cette action doit être effectuée une seule fois pour chaque compte bancaire. 5. Le SIE accepte votre demande d adhésion, au vu des documents reçus par courrier postal. Après cette validation, vous êtes immédiatement titulaire des services en ligne demandés. Vous pouvez donc y accéder dans votre espace. 1.5 Pré-requis Pour effectuer une demande d'adhésion aux services en ligne, vous devez : Disposer d un espace professionnel Si vous ne possédez pas d'espace, vous devez donc le créer au préalable dans le portail internet > Professionnels (cf. fiche FOCUS Créer un espace professionnel expert). La création de l'espace s'effectue au moyen d'une adresse électronique et d'un mot de passe. Connaître le SIREN de chaque entreprise pour laquelle vous souhaitez adhérer aux services en ligne. 4 / 25

5 2. Accéder à votre espace professionnel sur La procédure débute par l'accès à la page d'accueil du site Cliquez sur le lien "Professionnel" (dans Mon espace Accéder à mes services en ligne) 5 / 25

6 L'écran d'authentification vous est ensuite affiché : Si vous détenez un espace professionnel sans certificat : Indiquez votre adresse électronique et votre mot de passe, puis cliquez sur le bouton "Valider" Si vous détenez un espace professionnel avec certificat : Cliquez sur le lien "Accéder avec mon certificat " 6 / 25

7 Si vous détenez un espace professionnel avec certificat, un message d alerte s affiche (le contenu du message peut varier). Cliquez sur le bouton "OK" Le magasin de certificats de votre navigateur s'affiche alors. Si vous avez plusieurs certificats dans votre navigateur internet, vous devez choisir celui qui est associé à votre espace. Choisissez le certificat approprié puis cliquez sur le bouton "OK" Si vous détenez un espace professionnel sans certificat ou avec certificat, la page d'accueil de votre espace s'affiche (illustrée pages suivantes). 7 / 25

8 3. Effectuer une demande d'adhésion Selon votre situation, un de ces trois écrans vous sera proposé : Écran 1 : vous ne disposez d'aucun service, vous souhaitez effectuer votre première adhésion dans votre espace. Cliquez sur le lien "J'adhère" Vous serez dans ce cas dirigé directement vers l'écran de saisie du SIREN (cf. p11). Écran 2 : vous disposez de services pour une seule entreprise ; il vous est présenté le dossier courant avec les services associés. Cliquez sur le lien "Gérer mes services" 8 / 25

9 Écran 3 : vous disposez déjà de services pour plusieurs entreprises. Cliquez sur le lien "Gérer mes services" 9 / 25

10 Dans les cas 2 et 3, après avoir cliqué sur le lien "Gérer mes services", le menu de gestion de l'espace professionnel s'affiche : Cliquez sur le lien "Adhérer aux services en ligne" pour commencer la procédure d'adhésion 10 / 25

11 Vous êtes alors dirigé sur l'écran de saisie du SIREN : Saisissez le numéro de SIREN de l entreprise pour laquelle vous souhaitez adhérer Puis cliquez sur le bouton "Valider" Vous devrez préciser si vous agissez en tant que "Représentant légal" ou en tant que "Personne mandatée" : Sélectionnez le bouton-radio adéquat, puis cliquez sur le bouton "Valider" NB : Si vous êtes une personne mandatée (cabinet de gestion par exemple), un modèle de mandat est annexé au formulaire d'adhésion. 11 / 25

12 Vous arrivez sur l'écran de sélection des services disponibles à l'adhésion : Ce message indique que votre entreprise n'est pas concernée par cet impôt. Une mise à jour de votre dossier est éventuellement à effectuer par votre SIE pour pouvoir adhérer (cas du changement de régime par exemple) Cochez les services souhaités, puis cliquez sur le bouton "Valider" Afin de faciliter vos démarches, vous pouvez adhérer à tous les services5 qui pourraient vous être utiles à l'avenir, en une seule fois : l'adhésion ne vaut pas obligation d'avoir recours aux téléprocédures. 5 Tous les services n'ayant pas de titulaire au moment du dépôt de la demande. 12 / 25

13 Détail des services proposés à l'adhésion Le service "Consulter le compte fiscal" vous permet de visualiser dans votre espace vos déclarations, le paiement de tous vos impôts, de demander une attestation fiscale, etc Le service "Payer l impôt sur les sociétés" (IS) vous permet de payer l IS dans votre espace professionnel. Sur un plan pratique, l'utilisation de ce service impliquera dans un premier temps de déclarer le montant de l'acompte ou du solde/excédent, puis dans un second temps de payer le montant en question. Le service "Payer la taxe sur les salaires" (TS) vous permet de payer la TS dans votre espace professionnel. Sur un plan pratique, l'utilisation de ce service impliquera dans un premier temps de déclarer le montant du versement provisionnel ou de la régularisation définitive/excédent, puis dans un second temps de payer le montant en question. De plus, l'adhésion à Payer TS n'est pour l'instant pas offerte aux usagers non redevables d'is. Le service "Démarches" vous permet d effectuer et suivre vos procédures de remboursement de TVA aux assujettis établis dans un autre état membre de l Union européenne. Les services "Déclarer la TVA" et "Payer la TVA" filière EFI vous permettent de déclarer et payer la TVA sur internet. Précisions importantes Déclarer et Payer la CVAE : il suffit d'avoir adhéré à l'un des services proposés plus haut pour pouvoir accéder à la déclaration et au paiement de la CVAE (Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises). Payer les autres impôts : il suffit d'avoir adhéré à l'un des services proposés plus haut pour pouvoir accéder au paiements des autres impôts (ex : taxe foncière) Si vous avez le message "il existe déjà un titulaire sur l'un des services" en motif d'indisponibilité d'un service Payer (ex : "Payer l'impôt sur les sociétés"), cela signifie qu'il existe déjà un Administrateur Titulaire sur l'un des services "Payer" (ex : "Payer la TVA"). Seul ce dernier peut adhérer à un autre service "Payer". En effet, il ne peut exister qu'un seul titulaire de tous les services "Payer". Pour connaître l'identité de l'administrateur Titulaire du service Payer, vous pouvez vous rapprocher de votre service gestionnaire ou des services d'assistance. Si vous voulez remplacer cette personne (départ à la retraite ou changement de cabinet de gestion par exemple), vous devez procéder à une substitution de l Administrateur Titulaire actuel. Cette procédure est expliquée dans la fiche FOCUS Demander à remplacer le titulaire d'un service (substitution). Si vous voulez partager la gestion du service Payer avec cette personne, vous devez lui demander de vous désigner comme Administrateur Suppléant ou comme délégataire (Acteur Délégant ou Acteur) sur le service. Ces procédures sont expliquées dans les fiches FOCUS Désigner un Administrateur Suppléant et Désigner des délégataires et consulter les délégations. 13 / 25

14 Une fois les services sélectionnés, si vous avez choisi un service "Payer" pour la première fois, vous devrez saisir un compte bancaire. Cependant, si vous possédez déjà une habilitation à un service "Payer" pour cette entreprise, vous n'aurez pas à saisir de compte bancaire ; celui-ci vous sera automatiquement proposé. Vous pourrez, si vous le souhaitez, le changer (cf. page 23). La saisie du compte bancaire comporte plusieurs zones : Saisissez un compte puis cliquez sur le bouton "Valider" 14 / 25

15 Vérifiez les informations concernant l'établissement teneur de compte affichées à l'écran : Remplissez les champs : Civilité / Forme juridique, Nom / Raison sociale, etc... puis cliquez sur le bouton "Valider" NB : les champs obligatoires sont identifiés par un *. 15 / 25

16 Un écran récapitule la demande d'adhésion que vous vous apprêtez à déposer : Vérifiez attentivement les informations récapitulatives puis cliquez sur le bouton "Confirmer et valider la demande d'adhésion" FIN d'étape : Votre adhésion est désormais initiée : la demande est enregistrée. Vous devez maintenant imprimer et envoyer votre demande d'adhésion à votre Service des Impôts des Entreprises (SIE) dont l'adresse figure sur l'imprimé (chapitre suivant), pour validation. 16 / 25

17 4. Imprimer et envoyer le formulaire d'adhésion au Service des Impôts des Entreprises (SIE) Pour finaliser votre demande d'adhésion, trois à quatre actions sont nécessaires : 1/ Cliquez sur le lien "Visualiser et imprimer le formulaire" 2/ Imprimez et envoyez le formulaire d adhésion au Service Impôts des Entreprises (SIE), dont l adresse est indiquée sur le formulaire, accompagné du mandat le cas échéant. N.B. : Un modèle de mandat est joint au formulaire de demande d'adhésion. 3/ Enregistrez ce formulaire pour vos archives ; la mention du numéro de formulaire pourra notamment vous être utile par la suite. 4/ De plus, si vous avez choisi un service "Payer", vous devez éditer l'autorisation de prélèvement en cliquant sur le lien "Editer l'autorisation de prélèvement", et l'envoyer à votre banque accompagné du RIB. Dès que le SIE aura validé votre demande, vous aurez accès aux services que vous avez sélectionnés. Une lettre de prise en compte de l'adhésion est adressée par le service des impôts au représentant légal de l'entreprise concernée. 17 / 25

18 Le formulaire d'adhésion à envoyer au SIE XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX 18 / 25

19 Le mandat pré-rempli à signer par le représentant légal A envoyer au SIE si vous êtes une personne mandatée. Le mandat pré-rempli est automatiquement inclus page 3 du formulaire d'adhésion. XXXXXXXXXX Fermez la fenêtre du formulaire d'adhésion (après l'avoir imprimé et sauvegardé) Vous retournez alors sur la page précédente. 19 / 25

20 L'autorisation de prélèvement à envoyer à votre banque A éditer seulement en cas de déclaration d'un compte bancaire pour la première fois. Vous devez éditer l'autorisation de prélèvement et l'envoyer à votre banque. FIN DE LA PROCEDURE : La procédure de demande d'adhésion est maintenant terminée. 20 / 25

21 5. Comptes bancaires en cas d'adhésion aux services "Payer" Pour chaque demande d adhésion, le compte bancaire que vous déclarez au moment de la demande d adhésion sera associé à tous les services "Payer" demandés. Exemples : - si vous demandez l adhésion aux trois services Payer TVA EFI + Payer IS + Payer TS, le compte bancaire que vous allez indiquer sur votre formulaire de demande d adhésion sera pris en compte pour les 3 services demandés. - si vous ne demandez qu une partie des services Payer (exemple: Payer TVA EFI) le compte bancaire que vous indiquerez ne sera pris en compte que sur le service Payer TVA EFI. Néanmoins, si vous adhérez par la suite aux services Payer IS ou Payer TS, vous n'aurez pas à saisir de compte bancaire : le compte bancaire préalablement utilisé sera automatiquement associé à ces nouveaux services. L'écran qui vous sera affiché lors de l'adhésion vous proposera de vérifier le compte bancaire ainsi repris et de le changer si vous le souhaitez, selon la procédure décrite ci-après. A la fin de la procédure de demande d adhésion, cliquez sur le bouton "Vérifier vos comptes bancaires" 21 / 25

22 Les comptes bancaires associés automatiquement à l'adhésion demandée sont ceux figurant en regard de la ligne "Vos adhésions en cours" : Cliquez sur le lien "Accéder à vos comptes" en regard de "Vos adhésions en cours" Remarques : L accès aux comptes bancaires pour les services Payer TVA, Payer IS, Payer TS, avec pour intitulé le nom du service (et non plus "Vos adhésions en cours") n est affiché que si vous disposez déjà d une adhésion (déjà validée par le SIE) à ce service ; Si vous souhaitez modifier un compte bancaire, vous devez réaliser cette opération pour chacun des services utilisant ce compte bancaire. 22 / 25

23 La liste des formulaires en attente de validation par le SIE est alors affichée : Choisissez le numéro du formulaire adéquat et cliquez sur le lien "Vos comptes bancaires" 23 / 25

24 Si un seul compte bancaire est affiché, c'est celui-ci qui sera utilisé pour le service auquel vous venez d'adhérer : Si ce compte bancaire ne vous convient pas, vous pouvez le changer. La présence d'au moins un compte bancaire étant obligatoire, vous devrez commencer par déclarer un nouveau compte avant de supprimer le compte bancaire initial (le lien permettant la suppression sera affiché à ce moment là). Pour ce faire : 1. sur la deuxième ligne (Compte n 2), cliquez sur le lien "Déclarer un compte" 2. saisissez comme indiqué le nouveau compte bancaire (cf. p16 et 17 pour les écrans) 3. puis supprimez le compte initial en cliquant sur le lien "Supprimer un compte" 24 / 25

25 6. En cas de problème dans l'accomplissement de cette démarche Pour tout renseignement supplémentaire, l assistance aux usagers des téléprocédures est joignable de 8h00 à 19h30 du lundi au vendredi, selon deux canaux : le téléphone (prix d un appel local) via le n le formulaire électronique disponible depuis le site > Professionnels > je contacte mon assistance informatique (rubrique Téléprocédures). 25 / 25