SCOLARIA Guide de l utilisateur - Procédure de réaffectation et d affectation des membres de la réserve de suppléants Version juin 2014

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1 Scolaria: Guide de l utilisateur pour les chargés de cours., membres de la réserve de suppléants qui souhaitent faire une demande de réaffectation d office ou une demande d affectation, ainsi que pour les remplaçants qui souhaitent faire une demande d affectation dans l application Scolaria. SCOLARIA Guide de l utilisateur - Procédure de réaffectation et d affectation des membres de la réserve de suppléants Version juin 2014 Version juin 2014 Procédure de réaffectation d office et d'affectation dans le cadre de la liste 2bis La procédure de réaffectation et d'affectation des membres de la réserve de suppléants se déroule en 4 phases: 5 au 10 juillet 2014: Consultation par les concernés de la liste de classement des membres de la réserve de suppléants publiée via Scolaria. 2 au 11 juillet 2014: Demande de réaffectation d'office saisie dans Scolaria pour le 11 juillet 2014 au plus tard. Le 16 juillet 2014, en fin d après-midi: publication dans Scolaria de la liste des réaffectations d'office ainsi que de la liste 2bis des tâches et postes vacants. 16 au 18 juillet 2014 à 17h00: Pour les chargés de cours qui n'ont pas encore été réaffectés: Demande d'affectation dans le cadre de la liste 2bis saisie dans Scolaria. 21 au 24 juillet 2014 Les membres de la réserve de suppléants qui n ont pas pu être affectés comme suite à leur demande sont contactés par les agents du ministère soit par téléphone, soit par courriel en vue de leur affectation pour l année scolaire juillet 2014: publication des affectations dans le cadre de la liste 2bis sur le site du ministère (men.lu). Les candidats ayant participé à la session 2014 du concours réglant l accès à la fonction d instituteur et qui ne se sont pas classés en rang utile ou bien qui ont échoué à l examen mais qui sont en possession d une attestation de réussite de leurs études d instituteur peuvent également faire une demande d affectation dans le cadre de la liste 2bis en vue d obtenir une affectation pour l année scolaire (voir page suivante) Les personnes qui disposent d une attestation habilitant à faire des remplacements peuvent également faire une demande d affectation dans le cadre de la liste 2bis en vue d obtenir une affectation pour l année scolaire Page 1/11

2 Vu les délais assez courts pour saisir la demande d affectation, il est important de s'assurer à temps d'être en mesure d'accéder à l'application Scolaria via LUXTRUST. Accès à l application Le portail applicatif du Ministère est accessible en ligne à l'adresse Depuis le 1 er novembre 2013, l'accès aux applications se fait exclusivement au moyen d'un produit Luxtrust (carte, clé ou token). Veuillez noter que vous pouvez utiliser un produit Luxtrust que vous possédez déjà à titre privé ou professionnel pour vous connecter à l application. Il suffit de l enregistrer auparavant sur De plus amples informations sur l accès aux applications du Ministère par Luxtrust sont disponibles en ligne à l adresse Une fois connecté sur les applications du MEN s'affichent. En tant qu enseignant(e), vous avez en principe accès à l'application Scolaria: lance l'application Scolaria envoie un à helpdesk@cgie.lu affiche une page d'information sur l'application affiche la liste des guides de l'utilisateur disponibles Pour des raisons de sécurité, le portail applicatif n'est pas accessible depuis un fournisseur d'accès à l'étranger. Au cas où rien ne se passe après avoir cliqué sur, le bloqueur pop-up de votre navigateur a probablement empêché l'application de s'ouvrir. Dans ce cas, cherchez dans le coin supérieur droit de votre navigateur une icône ou un message qui indiquent le bloquage. Cliquez dessus et acceptez les popups de manière générale ou créez une exception pour l'adresse Si vous ne disposez pas encore d'un produit Luxtrust, nous vous conseillons de vous procurer un token auprès de votre banque ou de faire la demande d une clé Luxtrust via le site iam.education.lu. Le délai de livraison d une clé Luxtrust commandée sur iam.education.lu est de 10 à 15 jours ouvrables, celui d un token commandé auprès d une banque est en moyenne de 3 à 10 jours ouvrables. Si vous ne disposez pas d un produit Luxtrust opérationnel ou si votre produit Luxtrust s avère défectueux ou introuvable le jour de la demande, la seule possibilité de faire votre demande est de vous rendre au ministère, muni(e) de votre carte d identité et ayant préalablement pris rendez-vous, pour y effectuer votre demande. Il va de soi qu il s agit ici d une solution de dépannage dont l usage doit être limité au strict minimum. Les personnes ayant terminé leurs études d instituteur et pouvant présenter une attestation de réussite mais qui ne disposent pas encore d attestation habilitant à faire des remplacements doivent figurer dans la base de données du ministère pour pouvoir accéder à l application Scolaria et y faire leur demande. Ces personnes sont priés de transmettre leur dossier dans les meilleurs délais à Mme Theis Mireille, Bureau 209, 29,rue Aldringen L-2926 Luxembourg. La liste des pièces à fournir - en plus de l attestation de réussite - peut être consultée sur Rubrique Espace Remplaçants. Pour plus de renseignements, veuillez contacter Mme Theis au ou par à mireille.theis@men.lu. Page 2/11

3 Pour pouvoir accéder à l application Scolaria, votre certificat Luxtrust doit préalablement être enregistré sur Pour ce faire, vous devez vous connecter au bureau virtuel avec vos login et mot de passe IAM. Vous avez oublié votre login et/ou votre mot de passe IAM? 1. Connectez-vous sur et sélectionnez l option 'Perte/oubli du mot de passe demande nouveau code d activation' en appuyant sur 2. Entrez ensuite votre matricule au format AAAAMMJJXXX, gardez l option courrier postal sélectionnée et cliquez sur. 3. Un code d activation vous sera envoyé par courrier postal dans les 3 jours ouvrables. 4. Retournez sur la page et choisissez cette fois l'option Activation compte. 5. Saisissez ensuite votre matricule, votre nom d'utilisateur et le code d'activation (qui vous sont communiqués dans le courrier postal) et cliquez sur. 6. Définissez vous-même un nouveau mot de passe (8 caractères au minimum dont 2 caractères spéciaux (@,*,],..) et saisissez-le deux fois de suite pour éviter les fautes de frappe. 7. Votre nouveau mot de passe est immédiatement opérationnel. Si jamais ce courrier ne vous est pas parvenu après une semaine, veuillez contacter le Helpdesk CGIE (Tel , helpdesk@cgie.lu) pour voir si votre adresse postale est correctement saisie dans la base de données du MENJE. 8. Si vous rencontrez des problèmes lors de cette procédure, adressez vous au Helpdesk CGIE par à helpdesk@cgie.lu ou par tél. au La procédure d'affectation et de réaffectation des enseignants de l'enseignement fondamental prévoit 3 listes: Les membres de la réserve de suppléants et les autres remplaçants prennent connaissance des postes de la liste 2 en relation avec leur demande de réaffectation d office ainsi que de la liste 2bis en ce qui concerne les demandes d affectations er juin 4 juin juillet 10 juillet juillet 18 juillet 2014 La liste 2 est publiée sur le site Internet du Ministère ( rubrique actualités ) à partir du 1 juillet La liste 2bis est publiée sur le site Internet du Ministère ( rubrique actualités ) à partir du 16 juillet Page 3/11

4 1. Liste du classement Du 5 juillet au 10 juillet 2014, les membres de la réserve de suppléants auront accès, sur leur page personnelle dans Scolaria, au bouton Réserve de suppléants: classement. Ce bouton leur affiche un fichier PDF avec la liste de tous les membres de la réserve de suppléants dans l'ordre de leur priorité. Réserve de suppléants:classsment Le classement est établi selon la catégorie dans la réserve, le nombre d années de service et l'âge de l'agent. Le relevé des années de service a été établi selon les instructions envoyées le 29 avril 2014 aux concernés par courrier électronique. Les remarques y relatives éventuelles ont été prises en compte jusqu au 1 er juillet Pour retrouver rapidement votre nom dans la liste, activez la fonction de recherche dans Acrobat Reader avec [CTRL] + F ou sélectionnez dans le menu 'Edit/Bearbeiten' l'option 'Find/Suchen'. Tapez ensuite votre nom dans le champ qui s'affiche dans le coin supérieur droit et cliquez sur pour rechercher votre nom dans la liste. Réserve de suppléants: Catégories Art Art Art Art Art Art Art diplôme d'études supérieures, concours réussi, classé en rang utile diplôme d'études supérieures, conditions de langues remplies, échec au concours détenteurs du certificat de qualification (loi mod. du ) détenteurs d'une attestation d'admissibilité à la réserve (loi mod. du ) détenteurs du certificat de formation (loi 2009) chargés de cours repris dans le cadre de la loi 2009 chargés de cours à durée déterminée Si la liste ne s'affichait pas, vérifiez les paramètres 'blocage popup' de votre navigateur. Le helpdesk CGIE se tient à votre disposition au Tel ou à helpdesk@cgie.lu en cas de problèmes. Page 4/11

5 2A. Demande de réaffectation d'office Du 2 au 11 juillet 2014, les membres de la réserve de suppléants auront accès, sur leur page personnelle dans Scolaria, au bouton. Utilisez ce bouton uniquement si vous souhaitez être réaffecté(e) à la commune/au syndicat / à la classe ou école de l Etat ou au bureau régional à laquelle/auquel vous étiez affecté(e) en Réserve de suppléants: classement A partir de l année scolaire , les chargés de cours, membres de la réserve de suppléants ne sont plus directement affectés à une commune, un syndicat ou une classe ou école de l Etat, mais à un arrondissement pour être répartis par la suite à une commune, un syndicat ou une classe ou école de l Etat. Une demande de réaffectation d office pour l année scolaire est équivalente à une demande d affectation dans l arrondissement dans lequel se trouve la commune (resp. le syndicat, la classe ou école de l Etat) dans laquelle vous avez travaillé en et de répartition pour l année dans cette commune (resp. syndicat ou classe/école de l Etat). En même temps, en demandant votre réaffectation d office, vous vous engagez à rester dans cet arrondissement pour une durée de 5 ans. Si vous êtes affecté(e) à un bureau régional en et si vous demandez une réaffectation d office et si cette réaffectation est réalisée, elle vaudra également pour une durée de 5 ans. La fenêtre suivante d'affiche: Demande de réaffectation d office 2013/2014 Indiquez ici combien de leçons d'enseignement vous êtes prêt(e) à assurer en : votre préférence ainsi que vos minima et maxima acceptés. Si les postes disponibles ne figurent pas dans les limites saisies ici, la réaffection ne pourra pas être effectuée. Cliquez sur poste. pour créer un choix de Page 5/11

6 Sélectionnez ensuite la commune et la désignation du poste avec lequel vous souhaitez être réaffecté(e) et cliquez sur Les communes et les désignations des postes contenues dans les menus déroulants sont celles de la liste 2. Le cas échéant, nous vous conseillons de contacter le service de l'enseignement de votre commune ou le president du comité d école pour savoir quel poste/quelle tâche correspondra en à votre occupation actuelle. Il est possible de saisir plusieurs postes dans la demande de réaffectation, pour autant qu ils se trouvent dans la commune/le syndicat à laquelle/auquel vous étiez affecté(e) en Pour ce faire, cliquez à nouveau sur. Il est évident que des demandes pour des postes dans d autres communes ou syndicats que laquelle/ lequel vous étiez affecté(e) en ne peuvent pas être prises en considération lors de la demande de réaffectation. Une version 'papier' de tous les postes publiés sur la liste 2 peut être téléchargée sur le site du Ministère ( Rubrique actualités ) à partir du 1 er juillet Tant que la demande n'a pas été imprimée à l'aide du bouton, vous pouvez toujours modifier ( ) ou supprimer ( ) vos choix. Diekirch Diekirch Diekirch C1 1p 100% Diekirch C1 1p SUR 75% A13-14 Diekirch C1 1p SUR 50% A13-14 Il est aussi possible de changer la priorité des choix en cliquant sur et ensuite sur Le bouton permet d'effacer tous les choix et de recommencer la saisie. Cette fonction est uniquement disponible si vous n'avez pas encore imprimé la demande. Une fois le choix des postes effectué, cliquez sur données et générer une version papier de votre demande. pour enregistrer vos Vérifiez bien vos choix et priorités avant de cliquer sur! Aucune modification ne sera possible ultérieurement! Si jamais vous aviez imprimé la demande et que vous constatez une erreur, contactez le service de l Enseignement fondamental au Tel ou par à admin.scolaria@men.lu. Page 6/11

7 La fonction liste de vos préférences. génère un fichier PDF qui contient votre demande ainsi que la Vu que la connection à l application Scolaria se fait désormais exclusivement par certificat Luxtrust, il n est plus nécessaire de faire parvenir un document papier au ministère! Veuillez toutefois imprimer la demande et l annexe et les conserver pour vos dossiers. Il se peut qu'il ne se passe rien quand vous cliquez sur Demande Dans ce cas, vérifiez que votre navigateur ne bloque les fenêtres popup et que le logiciel Acrobat soit installé sur votre ordinateur. Parfois il est utile de changer de navigateur (firefox, internet explorer, chrome) Annexe. En cas de problèmes, n'hésitez pas de contactez le service de l Enseignement fondamental au Tel ou par à admin.scolaria@men.lu. Le 16 juillet 2014, la liste des réaffectations d'office pour est publiée dans Scolaria. Vous pouvez la consulter sur la page de vos informations personnelles pour voir si le ministère a su donner une suite favorable à votre demande Demande de réaffectation Priorité Commune Désignation du poste 1 Diekirch Diekirch C1 1p SUR 75% A Diekirch Diekirch C1 1p SUR 50% A Diekirch Diekirch C1 1p 50% 03/07/2013 à 23:59 Si oui, vous n'avez plus besoin de faire d'autres démarches. Si non, vous devez faire une demande d'affectation dans le cadre de la liste 2bis. (voir ci-après) 2B. Vérification de la liste de réaffectation A partir du 16 juillet 2014 dans le courant de l après-midi, les membres de la réserve de suppléants auront accès, sur leur page personnelle dans Scolaria, via le bouton Réaffectations d office à une version PDF de la liste de tous les membres de la réserve de suppléants qui ont pu être réaffectés à leur commune/ syndicat/bureau régional de dans le cadre des opérations de réaffectations d office. Réaffectations d office Page 7/11

8 Pour retrouver rapidement votre nom dans la liste, activez la fonction de recherche dans Acrobat Reader avec [CTRL] + F ou sélectionnez dans le menu 'Edit/Bearbeiten' l'option 'Find/Suchen'. Tapez ensuite votre nom dans le champ qui s'affiche dans le coin supérieur droit et cliquez sur pour rechercher votre nom dans la liste. Si votre nom ne figure pas sur la liste, vous n avez pas pu être réaffecté(e) d office. Dans ce cas, veuillez faire une demande d affectation dans le cadre de la liste 2bis. Pour plus d informations sur les réaffectations d office effectuées, n hésitez pas à contacter M. Jean Schram, de préférence par courriel à jean.schram@men.lu Nom Prénom Année naissance Désignation du poste / de la tâche Si la liste ne s'affichait pas, veuillez vérifier les paramètres 'blocage pop-up' de votre navigateur Demande d'affectation dans le cadre de la liste 2bis pour les membres de la réserve des suppléants qui n ont pas pu être réaffectés d office, les candidats au concours 2014 qui ne se sont pas classés en rang utile ou qui ont échoué ainsi que pour les remplaçants. A partir du 16 juillet et jusqu'au 18 juillet 2014 à 17h00 les membres de la réserve des suppléants qui n'ont pas fait une demande de réaffectation d'office et ceux, pour lesquels la demande de réaffectation n'a pas pu être prise en considération, font une demande d'affection via Scolaria dans le cadre de la liste 2bis en utilisant le bouton Demande d'affectation disponible sur la page 'informations personnelles' dans Scolaria. Les candidats au concours d'accès à la fonction d'instituteur, session 2014 qui ne se sont pas classés en rang utile ou qui ont échoué à l'examen mais qui ont obtenu leur diplôme d'instituteur peuvent également postuler sur la liste 2bis. Consultations Demande d'affectation Les personnes qui disposent d une attestation habilitant à faire des remplacements peuvent également faire une demande sur la liste 2bis. Page 8/11

9 2013/2014 Indiquez ici, le nombre de leçons d'enseignement que vous êtes prêt(e) à assurer en : votre préférence ainsi que vos minima et maxima acceptés. Cliquez sur poste. pour créer un choix de Sélectionnez ensuite la commune et la désignation du poste qui vous intéressent et cliquez sur. Les communes et les désignations des postes contenues dans les menus déroulants sont celles de la liste 2bis. Vous pouvez saisir tous les postes qui vous intéressent en cliquant de nouveau sur Une version 'papier' de tous les postes publiés sur la liste 2bis peut être téléchargée sur le site du ministère ( Rubrique actualités ) à partir du 16 juillet Les agents qui n introduisent pas de demande valable dans les délais impartis seront répartis d office par le ministre. Dans le cadre de la procédure d affectation et de réaffectation pour l année scolaire 2014/2015, les membres de la réserve de suppléants bénéficiant d un contrat de travail à durée indéterminée, affectés pendant l année scolaire 2013/2014 à une commune, à une école ou une classe de l Etat d un arrondissement donné ou à un bureau régional donné, bénéficient d une priorité sur les autres chargés de cours, membres de la réserve de suppléants, qui n étaient pas affectés à une commune, à une école ou une classe de l État de ce même arrondissement ou à ce même bureau régional, s ils postulent pour une affectation à ce même arrondissement ou à ce même bureau régional. Pour bénéficier de cette priorité, vous devez donc postuler pour des postes qui se trouvent dans l arrondissement dans lequel vous avez travaillé en Tant que la demande n'a pas été imprimée à l'aide du bouton vous pouvez toujours modifier ( ) ou supprimer ( ) vos choix., Il est aussi possible de changer la priorité des choix en cliquant sur et ensuite sur. Page 9/11

10 Le bouton permet d'effacer tous les choix et de recommencer la saisie. Cette fonction est uniquement disponible si vous n'avez pas encore imprimé la demande. Une fois le choix des postes effectué, cliquez sur générer une version papier de votre demande. pour enregistrer vos données et Vérifiez bien vos choix et priorités avant de cliquer sur! Aucune modification ne sera possible ultérieurement! Si jamais vous aviez imprimé la demande et que vous constatez une erreur, contactez le service de l Enseignement fondamental au Tel ou par à admin.scolaria@men.lu. La fonction de vos préférences. génère un fichier PDF qui contient votre demande ainsi que la liste Vérifiez que votre navigateur ne bloque les fenêtres popup et que le logiciel Acrobat Reader (ou similaire) soit installé sur votre ordinateur. Vu que la connection à l application Scolaria se fait désormais exclusivement par certificat Luxtrust, il n est plus nécessaire de faire parvenir un document papier au ministère! Veuillez toutefois imprimer la demande et l annexe et les conserver pour vos dossiers. Annexe Les affectations réalisées à la suite des demandes introduites pour le 18 juillet 2014 seront publiées sur le site Internet du ministère le jeudi, 24 juillet 2014 en cours de journée. Les personnes concernées seront également informées par courrier électronique. Demande Les membres de la réserve de suppléants sont priés de rester joignables par téléphone mobile du lundi 21 juillet au jeudi 24 juillet 2014, en vue de finaliser leur affectation ainsi que leur répartition, le cas échéant. 17/07/2014 Pour toute question concernant la procédure de (ré)affectation, n hésitez pas de contacter le service de l Enseignement fondamental: Tel.: admin.scolaria@men.lu Pour toute question d ordre technique concernant l accès à l application, l activation la procédure de (ré)affectation, n hésitez pas de contacter le Helpdesk CGIE: Tel.: helpdesk@cgie.lu Page 10/11

11 La procédure en résumé Consultation de la liste de classement dans Scolaria apps.education.lu pas de réaffectation d'office souhaitée? Demande de réaffectation d'office dans Scolaria apps.education.lu 16.7., fin d après-midi Publication des réaffectations d'office apps.education.lu Vous êtes réaffecté(e) d'office? Vous n'êtes pas réaffecté(e) d'office? Publication de la liste 2bis à 17h00 Demande d'affectation apps.education.lu Publication des affectations liste 2bis Vous êtes affecté(e)? Vous n'êtes pas affecté(e)? Contact Tel./ par agents du Ministère Il y a lieu de remarquer que l occupation des postes est du ressort des autorités communales et se fait dans le cadre de l organisation scolaire. Pour tout renseignement supplémentaire concernant les différentes tâches, prière de s adresser à l administration communale ou à l inspecteur d'arrondissement compétents. Vous êtes affecté(e)? Page 11/11