MANUEL F A C T U R E S R É C A P I T U L A T I V E S

Transcription

1 MANUEL F A C T U R E S R É C A P I T U L A T I V E S

2 1 Généralités sur le fonctionnement Si certains de vos clients font régulièrement des achats chez vs, il peut être utile de regrper ttes les livraisons sur une seule facture. À cet effet, vs devez utiliser une facture récapitulative dont le principe consiste à regrper les livraisons suivant des critères bien définis. Les livraisons appartenant au même grpe figurent alors sur la même facture. Il est également possible de regrper certaines livraisons en une seule ligne sur la facture. 2

3 2 Facturation récapitulative 2.1 Ce qu'il faut savoir au préalable Regrpement de livraisons Le regrpement de livraisons s'effectue en fonction d'un certains nombre de champs contenant une même valeur. Les champs suivants doivent tjrs contenir la même valeur : Code client Livre Conditions de paiement Monnaie Crs du change TVA incluse Remise financière Remise générale Mode Intrastat/Type de transaction/région/incoterms Avant de pvoir établir des factures récapitulatives pr un client, vs devez définir soigneusement les paramètres de la facturation récapitulative elle-même, ainsi que les paramètres de la fiche client. 3

4 2.2 Paramètres Onglet Factures récapitulatives(1) Avant d'établir des factures récapitulatives, vs devez indiquer, dans les paramètres de Wings, comment vs allez procéder. Commentaires selon le mode de grpement par date : Afin de générer automatiquement un commentaire sur la facture récapitulative, choisissez l'onglet "Factures récapitulatives(1)" et sélectionnez le commentaire suivant le mode de grpement de votre choix. (Voir aussi : Bases Commentaires automatiques) Par exemple, Grpement par jr Cliquez sur JOUR et sélectionnez le commentaire approprié : GROUPER Appuyez sur [F3] Utilisez les flèches [], [] et appuyez sur [Entrée ] Commentaires globaux : Pr les livraisons grpées, une ligne de commentaire apparaît en haut de la facture afin d'indiquer les numéros des bons de livraison. Si vs utilisez plusieurs modes de grpement, il est de votre intérêt de prévoir un commentaire automatique approprié. La facture récapitulative présente ainsi un meilleur aperçu des livraisons. Livraisons regrpées. Ce commentaire est tjrs imprimé sauf si le mode de grpement est 'Pas de grpement' '1 ligne par livraison'. 4

5 Onglet Factures récapitulatives(2) Commentaires par livraison : Les commentaires sélectionnés figurent tjrs avant et/ après les lignes d'une même livraison sur la facture récapitulative. Cette règle s'applique uniquement si, pr une même livraison, aucun grpement de lignes ne doit avoir lieu, lorsque les lignes de détail d'une livraison sont regrpées sur une seule ligne. Produits en cas de grpement de lignes : Si vs shaitez regrper les lignes de détail d'une livraison sur une seule ligne par livraison sur une ligne par facture, vs pvez sélectionner ici le produit qui doit être mentionné sur la ligne récapitulative. Paramètres de grpement : Grpement par représentant : Cochez cette case si les livraisons à regrper doivent avoir le même représentant. Montant minimum à payer : La facture récapitulative est générée uniquement si la valeur absolue du montant total des livraisons grpées dépasse le montant minimum indiqué. Si aucune valeur n'est indiquée, aucun contrôle n'est effectué sur le montant total des données regrpées. 5

6 3 Fichiers de base 3.1 Détermination du méthode de grpement pr le client Une fois les paramètres généraux définis pr les factures récapitulatives, vs devez définir de quelle manière les livraisons doivent être regrpées pr chaque client. Pr chaque mode de grpement, différentes options sont encore possibles. Méthode de grpement par date : Comment regrper les livraisons en fonction de leur date de livraison? Pas de facture récapitulatives : aucune facture récapitulative n'est établie pr ce client. Grper ts : ttes les livraisons sont regrpées, quelle que soit leur date. Par jr : regrper ttes les livraisons effectuées à la même date. Par semaine : regrper ttes les livraisons effectuées dans la même semaine. Par quinzaine : regrper ttes les livraisons effectuées dans la même quinzaine (du 1 au 15 du 16 au 31). Par mois : regrper ttes les livraisons effectuées dans le même mois. Méthode de grpement débit/crédit Comment grper les factures et les notes de crédit? Mélanger débit et crédit : les factures et les notes de crédit sont rassemblées sur 1 facture récapitulative. Grper seulement débit : seules les factures sont reprises. Grper seulement crédits : seules les notes de crédits sont reprises. Grper débit/crédit séparément : les factures et les notes de crédits sont regrpées séparément (sur différentes factures récapitulatives). 6

7 Mode de grpement des lignes Comment regrper les lignes de produits des livraisons regrpées sur une plusieurs lignes de facturation? Pas grper de ligne : ttes les lignes de livraison figurent sur la facture récapitulative dans l'ordre des dates de livraison. 1 ligne par facture : une seule ligne reprenant le produit défini dans les paramètres est imprimée sur la facture récapitulative. 1 ligne par livraison : une seule ligne par livraison, reprenant le produit défini dans les paramètres, est imprimée sur la facture récapitulative. Grper par produit : les lignes de même produit sont regrpées, pr autant que l'unité utilisée soit identique. Les quantités sont totalisées, le prix unitaire est un prix unitaire moyen, en fonction d'une éventuelle ligne de remise. Grper par produit/prix unitaire : les lignes de même produit et de même prix unitaire sont regrpées, pr autant que l'unité, la ligne de remise et l'option de remise commerciale soient identiques. Les quantités sont totalisées. Il est logique que le système de grpement des lignes de livraison impose qu'un certain nombre de champs aient la même valeur. Si ce n'est pas le cas, il se peut que certaines lignes de livraison soient imprimées séparément sur la facture récapitulative. Par exemple, dans un grpement par produit où différents codes TVA sont utilisés pr les différentes livraisons d'un même produit. Une petite différence d'arrondi est également possible entre la somme des livraisons et le montant final de la facture récapitulative (en fonction du mode de grpement). Par exemple, dans un grpement par produit où un article est compté à 1,666 dans deux livraisons différentes, le montant arrondi des lignes de livraison donne 1,67, soit un total de 3,34 pr les deux livraisons. Sur la facture, le montant des deux articles à 1,666 est arrondi à 3,33. Grper par adresse de livraison : dans ce mode de grpement, les livraisons sont regrpées par adresse de livraison client. Deux adresses de livraisons se traduisent donc par 2 factures récapitulatives. 7

8 4 Opérations logistiques 4.1 Création d'une facture récapitulative Exemple : un client(dupont) reçoit chaque semaine plusieurs livraisons de notre part. Les paramètres de ce client sont les suivants : grper par semaine uniquement débits - pas de grpement de lignes, de sorte que ts les produits figurent en détail sur la facture récapitulative. Dans cet exemple, ns considérons que plusieurs livraisons ont déjà été effectuées. (Voir aussi : Types d'opérations, dans le manuel Introduction Logistique) Étape 1 : la sélection du des clients Cliquez sur "Opérations" Cliquez sur "Factures récapitulatives" Cliquez sur "Création" Appuyez sur [Alt]+[O] Appuyez sur [Alt]+[F] Appuyez sur [Alt]+[C] Cliquez sur client, puis appuyez sur [Entrée ] et tapez le code du confirmez le code client affiché [Entrée ] Vs pvez également sélectionner en une fois ts les clients qui doivent recevoir le même type de facture récapitulative. Par exemple, ts les clients qui shaitent une facture récapitulative par semaine. 8

9 A cocher si on veut uniquement récapituler des livraisons qui sont complètement payées. Introduisez la date à partir de laqelle les livraisons doivent être récapitulées. Étape 2 : la sélection du mode de grpement Cliquez sur 'Par semaine' utilisez les flèches [], [] et appuyez sur [Entrée ]. Étape 3 : la sélection de la période de grpement Dans la zone 'Semaine', tapez 42, puis [Entrée ]. Appuyez également sur [Entrée ] pr l'année '2008' proposée. Étape 4 :la sélection de la date et de la période de facturation Tapez '20/10/2008', puis [Entrée ]. Confirmez la période '10/2008' proposée en appuyant sur [Entrée ] Il s'agit de la date et de la période de facturation que vs entrez lors de l'impression d'une nvelle facture et qui figurent donc sur la facture elle-même. Lors de la réimpression de factures, les rubriques date de facture et période sont sans effet. Cliquez sur pr lancer le récapitulatif Appuyez sur [Entrée ] pr Appuyez sur [Entrée ] pr Appuyez sur [Entrée ] pr pr lancer le récapitulatif. Si vs shaitez effectuer le récapitulatif et imprimer en même temps, vs pvez utiliser l'imprimante indiquée lors de la création du document. Vs pvez aussi sélectionner l'imprimante de votre choix et son bac à papier. Le nombre d'exemplaires à imprimer est défini par la fiche client. Au besoin, vs pvez le modifier ici. (Voir aussi : Wings - Aide - Clients- Onglet Logistique) Une fois le récapitulatif effectué, un rapport s'affiche. Vs pvez copier ce rapport dans le presse-papiers en cliquant sur le bton. 9

10 Ce rapport mentionne le numéro de facture et les livraisons correspondantes, ainsi que le nombre de factures récapitulatives créées. Pr fermer la fenêtre de rapport, cliquez sur. par semaine. Possibilité de faire des factures récapitulatives à partir d un montant à payer minimum. 10

11 Impression des factures récapitulatives Pr imprimer les factures récapitulatives à partir du menu d'impression : Cliquez sur "Impressions" Cliquez sur "Opérations client" Cliquez sur "Factures" Appuyez sur [Alt]+[I] Appuyez sur [Alt]+[O] Appuyez sur [Alt]+[F] Il est également possible de créer une facture simple pr un client qui a demandé des factures récapitulatives. Wings effectue une vérification et affiche un message de confirmation. La facture récapitulative est identifiable par le chiffre 1 figurant en exposant à la suite de son numéro. Pr une présentation plus détaillée de l'écran d'impression, reportez-vs à l'aide en ligne de Wings. (Voir aussi : Wings - Aide - Wings Logistique Impression Opérations client) 11

12 4.2 Modification des factures récapitulatives Le traitement des factures récapitulatives a pr but de pvoir les modifier de manière simple, après quoi le programme effectue à nveau le récapitulatif. Exemple 1: modification de la quantité d'une livraison dans une facture récapitulative Cliquez sur 'Opération' - 'Factures récapitulatives' - 'Modification' Appuyez sur [Alt]+[O] Appuyez sur [Alt]+[F] Appuyez sur [Alt]+[M] Cliquez sur Sélectionnez la facture ' ' en cliquant deux fois dessus cliquez sur la ' ', puis sur le bton. Lorsqu'une facture contient des lignées grpées, l'onglet 'Détails' est subdivisé en deux parties. La moitié supérieure affiche les lignes de la facture. La moitié inférieure affiche les lignes de livraison. Cliquez ensuite sur l'onglet Dans la colonne 'Cmt' de l'onglet 'Détails', les lignes de commentaire automatique sont précédées de. 12

13 Les autres lignes qui contiennent un numéro de livraison permettent d'obtenir plus de détails par un dble-clic, en appuyant sur [Enter ] sur le bton de zoom. Cliquez sur Sélectionnez la livraison ' ' en cliquant deux fois dessus. Vs obtenez immédiatement la livraison correspondante. Cliquez sur l'onglet Cliquez sur la valeur de la colonne 'Livré' et remplacez-la par 21. Cliquez sur pr enregistrer votre modification. Cliquez de nveau sur pr relancer le récapitulatif et réimprimer la facture. 13

14 Exemple 2 : suppression d'une livraison d'une facture récapitulative Cliquez sur 'Opération' - 'Factures récapitulatives' - 'Modification' Appuyez sur [Alt]+[O] Appuyez sur [Alt]+[F] Appuyez sur [Alt]+[M] Cliquez sur Sélectionnez la facture '' ' en cliquant deux fois dessus cliquez sur ' ', puis sur le bton. Cliquez ensuite sur l'onglet Dans la colonne 'Cmt' de l'onglet 'Détails', les lignes de commentaire automatique sont précédées de. Les autres lignes qui contiennent un numéro de livraison permettent d'obtenir plus de détails par un dble-clic, en appuyant sur [Enter ] sur le bton de zoom. Sélectionnez la livraison ' ' en cliquant dessus. Cliquez à présent sur pr supprimer la livraison. Après modification d'une livraison, ttes les lignes de cette livraison sont précédées de l'icône modifié. Après suppression d'une livraison, ttes les lignes de cette livraison sont précédées de. 14

15 Cliquez sur pr enregistrer votre modification. Cliquez de nveau sur pr relancer le récapitulatif et réimprimer la facture. 15

16 5 Mise en pages Si la mise en pages d'une facture récapitulative est fort différente de celle d'une facture ordinaire, vs pvez prévoir une mise en pages séparée pr le type de document 'Facture récapitulative/note de crédit'. Dans le menu 'Gestion' 'Impressions' 'Expert', vs remarquerez que le type de document 'Facture récapitulative/note de crédit' est également prévu pr la mise en pages. Lors de l'impression d'une facture récapitulative, le programme Wings vérifie s'il existe une mise en pages spéciale. En l'absence de mise en pages spéciale, Wings recherche une mise en pages pr le type de document 'Facture/Note de crédit'. Vs n'êtes donc pas obligé de définir une mise en pages spéciale pr vos factures récapitulatives. 16