1 P a g e Outil de gestion des connaissances : Visites sur le terrain

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1 1 P a g e Outil de gestion des connaissances : Visites sur le terrain

2 DÉFINITION : Une visite sur le terrain survient quand un membre du personnel se rend dans un autre bureau de Plan International pour une raison précise. Les visites sur le terrain offrent une excellente occasion, à la fois pour le visiteur et pour ses hôtes, de collaborer en vue d atteindre des objectifs de travail communs. Les visites sur le terrain constituent également un excellent outil d apprentissage. Les interactions en face à face permettent au personnel de renforcer les relations de travail, de partager des connaissances, d échanger des idées et des ressources et de mieux comprendre le travail qui s opère dans une autre partie de nos activités dans le monde. En revanche, les visites sur le terrain peuvent être onéreuses et perturber le travail tant du bureau qui envoie le visiteur que du bureau qui l accueille. Chaque visite sur le terrain doit comporter un ensemble défini d objectifs de travail et des buts clairs en matière de partage des enseignements visant à garantir que le visiteur et le bureau hôte optimisent tous deux le temps qu ils passent ensemble. QUELLE PEUT ÊTRE L UTILITÉ DE CET OUTIL? Les visites sur le terrain permettent au personnel d établir des relations, de collaborer, d échanger des connaissances et des idées, de communiquer des besoins et de travailler ensemble pour améliorer l efficacité de notre travail. Cette trousse à outils fournit des indications étape par étape destinées à assurer une coordination avec vos hôtes en vue d établir des objectifs en matière de communication d enseignements et de planifier des possibilités d échanges de connaissances pendant et après votre visite. QUAND PUIS-JE L UTILISER? Chez Plan International, les visites sur le terrain sont utilisées à diverses fins, par exemple pour : établir une collaboration entre les membres du personnel de différents bureaux permettant d atteindre des objectifs communs procéder à une évaluation des besoins pour déterminer comment un bureau ou une équipe peut soutenir les activités dans une autre région partager des connaissances pour orienter le personnel dans la façon de mener ou d améliorer des activités, des projets et des fonctions opérationnelles spécifiques dispenser des formations visant à renforcer les compétences et les capacités offrir une assistance technique et un soutien à la programmation pour améliorer les procédures au bureau hôte ou au bureau qui envoie un visiteur recueillir des faits concrets en soutien au développement d études de cas axées sur l apprentissage Tout comme la façon dont vous devez vous prendre pour planifier comment vous allez atteindre vos objectifs de travail lors d une visite sur le terrain, cette trousse à outils vous permet, à vous et à votre hôte, d examiner ce que vous pouvez apprendre l un de l autre et comment vous allez échanger et partager ces connaissances pour promouvoir une collaboration, approfondir votre compréhension du mode de fonctionnement de Plan International et soutenir l apprentissage dans l ensemble de l organisation. 2 P a g e Outil de gestion des connaissances : Visites sur le terrain

3 LES VISITES SUR LE TERRAIN EN TANT QU OUTIL D APPRENTISSAGE Lors d une visite sur le terrain, un ou plusieurs membres du personnel d un bureau de Plan International se rendent dans un autre bureau avec une intention précise, dans le cadre d une visite convenue. Souvent, la visite a pour but d assister le travail ou les activités de programmation du bureau hôte, mais cette trousse à outils couvre tous les types de visites qui permettent d intégrer des enseignements entre différents bureaux. Bien que nous puissions accomplir beaucoup de travail grâce aux technologies actuelles, rien ne peut souvent remplacer des interactions en face à face et une occasion de travailler côte à côte avec des collègues pour atteindre des objectifs communs. Les visites sur le terrain comprennent inévitablement un partage étendu d enseignements et de connaissances, car elles permettent aux membres du personnel de travailler et d interagir ensemble. Toutefois, dans beaucoup de cas, ces connaissances ne sont retenues en mémoire que par les seuls participants à ces visites. Cette trousse à outils est conçue pour aider le visiteur et le bureau hôte à tirer pleinement profit de cette possibilité d apprentissage extrêmement utile en établissant des objectifs d apprentissage clairs à l avance, puis en intégrant et en partageant les connaissances acquises lors des visites sur le terrain. Exemple de pratique au sein de Plan International Les visites sur le terrain sont souvent utilisées pour rassembler des informations. Par exemple, un membre du personnel du siège international effectue une visite de terrain pour observer les procédures et les pratiques afin d orienter l élaboration d un manuel opérationnel. En collaboration avec le bureau hôte, le visiteur observe ce qui est accompli dans le cadre d une méthode étape par étape pour identifier des moyens de rationaliser les procédures, selon les besoins, et pour renforcer la pertinence, l accessibilité et la simplicité d utilisation du manuel. Ou encore, par exemple, un membre du personnel d un bureau national effectue une visite sur le terrain pour mener un atelier sur la façon de lancer une initiative bénéficiant d un don. La visite sur le terrain permet au visiteur et au bureau hôte de planifier comment ils mettront en œuvre le projet ensemble, en clarifiant les exigences des donateurs en matière d établissement de rapports, en identifiant ceux qui seront affectés au projet, en établissant des échéances et en rencontrant les partenaires. 3 P a g e Outil de gestion des connaissances : Visites sur le terrain

4 RÔLES ET RESPONSABILITÉS Bien que beaucoup de visites sur le terrain impliquent le déplacement d une seule personne d un bureau de Plan International à un autre, beaucoup d autres personnes contribuent à la réussite de ces visites. Le bureau qui envoie le visiteur Ce bureau, où le visiteur prospectif travaille généralement (siège international, bureau national, bureau régional, bureau de pays), assume généralement les frais de la visite, et il doit donc veiller à ce que la visite soit productive. Le bureau qui envoie le visiteur peut contribuer aux objectifs de travail et d apprentissage de la visite sur le terrain et les approuver, et en examiner les progrès une fois que la visite est terminée. Le visiteur Le visiteur est généralement l initiateur de la visite sur le terrain, et c est lui qui a le plus à gagner (ou à perdre) dans le cadre de ce déplacement. Une visite sur le terrain mal planifiée est une perte de temps et de ressources. Il est donc essentiel que le visiteur s assure que la visite est bien planifiée et soigneusement coordonnée en liaison avec le bureau hôte. Le rôle du visiteur consiste à travailler avec le facilitateur hôte pour définir la finalité et les objectifs d apprentissage de la visite et pour identifier les personnes et les activités à inclure dans la visite afin d atteindre ces objectifs. Une fois que la visite est terminée, le visiteur prend des mesures pour partager les connaissances qu il a acquises de son expérience avec ses collègues dans le bureau hôte et dans l ensemble de Plan International. Le bureau hôte Si le visiteur se rend dans un pays différent, la première étape consiste à soumettre une demande au directeur de pays. Une fois qu un déplacement a été planifié, le bureau hôte est responsable d accueillir le visiteur et de lui offrir l assistance nécessaire pour la réalisation des objectifs de sa visite. Souvent, le bureau hôte est un bureau de pays, mais il peut s agir du siège international, d un bureau national, d un bureau régional ou d une unité de programme. Dans l idéal, le bureau hôte désigne un facilitateur hôte en tant que point de contact du visiteur avant et pendant la visite, en vue de fournir les ressources demandées dans la mesure du possible et de s assurer que les membres clés du personnel sont disponibles pour rencontrer le visiteur. Le facilitateur hôte Le facilitateur hôte est un membre du personnel du bureau hôte qui accepte d assurer une coordination avec le visiteur avant et pendant la visite. Il peut s agir du responsable de l appui aux programmes, du responsable de l unité de programme, d un conseiller (par exemple, un conseiller en formation), du responsable des activités de suivi, de l évaluation et des recherches ou du responsable du service informatique, etc. Le facilitateur hôte est responsable d assurer une coordination avec le visiteur en vue d établir les objectifs de travail de la visite et les objectifs de partage d enseignements, y compris l identification des personnes, des lieux et des activités que le visiteur peut inclure dans son déplacement pour soutenir l apprentissage et contribuer aux réflexions et au partage des connaissances à la fin de la visite. 4 P a g e Outil de gestion des connaissances : Visites sur le terrain

5 PLANIFICATION, PRÉPARATION ET CONDUITE D UNE VISITE SUR LE TERRAIN Tout comme vous planifiez soigneusement la poursuite de vos objectifs de travail dans le cadre d une visite sur le terrain, vous devez établir des objectifs de partage d enseignements avec votre hôte et un plan pour les atteindre. Ensuite, vous pouvez déterminer des moyens de partager les connaissances que vous avez acquises avec vos collègues une fois que la visite est terminée. Établissement d objectifs d apprentissage spécifiques Organisez une téléconférence avec votre facilitateur hôte pour discuter de la façon d agencer les objectifs de travail et d apprentissage de la visite et concevez un plan pour les atteindre. Pour quelles questions espérez-vous obtenir des réponses lors de votre visite au bureau hôte? Y a-t-il des procédures ou des projets dont vous souhaitez observer le déroulement? Qui sont les personnes dont l expertise peut vous être utile? Quelles sont les connaissances que vous apportez au bureau hôte et dont son personnel pourrait bénéficier? Quelles ressources ou quels outils pouvez-vous apporter en vue de les partager? Pouvez-vous tirer des enseignements qui bénéficieront à un collègue dans votre propre bureau? Que souhaitez-vous mieux comprendre sur la méthode de travail du bureau hôte ou sur la façon d améliorer la collaboration entre vos bureaux? Coordination avec le facilitateur hôte pour planifier les activités axées sur l apprentissage Une fois que vous avez mutuellement convenu de vos objectifs de travail, discutez d un ensemble d objectifs d apprentissage dans le cadre de la visite et parlez avec votre facilitateur hôte de ce que vous pouvez faire lors de la visite pour atteindre vos objectifs d apprentissage. Qui devez-vous rencontrer? Quelles procédures ou activités pouvez-vous observer? Sur quels projets pouvez-vous travailler ensemble? Quelles directives ou quels modèles ou autres documents pouvez-vous examiner? Assurez-vous que votre itinéraire vous offre des occasions de partage et d acquisition de connaissances. Recherche de perspectives diversifiées La plupart des visites sur le terrain s articulent autour de réunions avec des représentants, des chefs de départements, des dirigeants locaux et d autres personnes occupant des positions d autorité. Bien que ces rencontres soient importantes, recherchez des possibilités de discuter également avec des personnes autres que des «VIP». Si vous avez l occasion d examiner un travail de programmation en cours d exécution, essayez de parler avec les personnes qui sont concernées par ce travail. Si vous êtes en train d observer des activités, parlez au personnel sur le terrain ainsi qu aux responsables. L organisation de rencontres avec les personnes concernées par votre travail peut vous aider à mieux comprendre comment notre mission est menée. Quand vous planifiez les objectifs d apprentissage pour votre visite, informez vos collègues dans votre propre bureau de la période et du lieu de votre visite. Demandezleur s ils ont des suggestions d activités à mener ou de questions à poser lors de votre visite qui aideraient à soutenir leur travail ou leur apprentissage. 5 P a g e Outil de gestion des connaissances : Visites sur le terrain

6 Prise de notes et de photos Une visite sur le terrain comporte généralement une multitude d activités impliquant beaucoup de nouvelles rencontres, de nouvelles informations et de discussions suivies. Le temps passe très vite et, par conséquent, des connaissances risquent d être perdues. Tenez un journal quotidien de votre déplacement, dans lequel vous consignez vos réflexions, vos expériences et vos impressions. Incluez des questions qui sont encore sans réponses, afin de maintenir le cap dans l atteinte de vos objectifs d apprentissage. Dans la mesure du possible, prenez des photos et filmez même de courtes séquences vidéo pour vous rafraîchir la mémoire et saisir des détails sur les personnes que vous rencontrez et sur le travail que vous observez. Vous pourrez intégrer ces images par la suite dans des blogues, des diaporamas et des présentations pour communiquer les enseignements que vous avez tirés. Souvenez-vous d obtenir le consentement de vos sujets avant de les prendre en photo! Tirer parti des occasions d apprentissage imprévues En plus des objectifs d apprentissage que vous avez planifiés, recherchez les occasions d observer le travail en dehors de vos fonctions et de rencontrer des collègues qui peuvent vous permettre d approfondir votre compréhension ou qui peuvent partager leur expertise avec vous. Ne pensez pas seulement à votre propre intérêt. Pouvez-vous participer à une session d assistance par les pairs qui bénéficie au personnel du bureau hôte? Pouvez-vous tirer des enseignements qui bénéficieront à un collègue ou à une équipe dans votre bureau? Demandez à votre facilitateur hôte de vous suggérer des personnes à rencontrer, des activités intéressantes à observer, des documents à examiner et des outils ou des modèles à emporter avec vous. Examen des progrès réalisés dans l atteinte de vos objectifs d apprentissage avec votre hôte avant votre départ Vers la fin de votre visite, tenez une réunion avec votre facilitateur hôte et le personnel du bureau hôte pour examiner les progrès réalisés dans l atteindre de vos objectifs d apprentissage et pour identifier tout objectif restant à accomplir. Envisagez d utiliser un outil de gestion des connaissances, tel qu un examen a posteriori, pour structurer la discussion et les réflexions, quand vous : faites part de vos impressions et de vos observations discutez de ce que vous avez appris et identifiez toutes les questions restées sans réponses convenez de mesures de suivi déterminez ensemble la meilleure méthode pour intégrer et partager les connaissances que vous avez acquises. 6 P a g e Outil de gestion des connaissances : Visites sur le terrain

7 PARTAGE DES ENSEIGNEMENTS TIRÉS DE VOTRE VISITE SUR LE TERRAIN Ce sont généralement les participants le visiteur, le facilitateur hôte, le bureau hôte et le bureau qui envoie le visiteur qui bénéficient le plus des visites sur le terrain. Dans beaucoup de cas, cet apprentissage reste dans la mémoire des seuls participants, sans être communiqué à d autres. Voici quelques idées pour faciliter le partage des enseignements que vous avez tirés avec vos collègues dans votre propre bureau et dans l ensemble de Plan International. Organisez une séance de compte rendu. Peu après votre retour, réunissez-vous avec vos principaux collègues dans votre bureau pour leur communiquer les enseignements que vous avez tirés de votre visite. Consignez vos expériences dans un blogue. Un blogue est un excellent moyen de communiquer les enseignements et des photos de votre déplacement. Contactez le service des communications internes, car il peut aider à partager votre expérience dans l ensemble de l organisation. Partagez vos connaissances avec des collègues précis. Y a-t-il un enseignement particulier ou une possibilité de suivi qui présenterait un intérêt pour un collègue? Discutez avec votre pair et partagez votre expérience pour le mettre en relation avec vos nouveaux contacts. Organisez un événement de partage de connaissances. Planifiez un déjeuner de travail sur le pouce ou demandez à prendre la parole lors d une réunion d équipe pour partager les enseignements que vous avez tirés de votre visite sur le terrain. Utilisez les outils de gestion des connaissances. Envisagez d organiser une étude de cas pour communiquer votre expérience et les enseignements que vous avez tirés ou de donner une présentation dans le cadre d un cercle d apprentissage ou d une communauté de pratique. 7 P a g e Outil de gestion des connaissances : Visites sur le terrain

8 AVANT VOTRE ARRIVÉE PLANIFIEZ VOS OBJECTIFS DE TRAVAIL ET D APPRENTISSAGE Réfléchissez bien à votre visite, établissez des objectifs clairs et gardez le contact avec votre facilitateur hôte pour établir un itinéraire qui vous permettra de poursuivre vos objectifs de travail et d apprentissage. Contexte Quelle est la finalité de cette visite? Quelles circonstances vous ont amené(e) à décider d entreprendre ce déplacement? Quelles questions cherchez-vous à aborder? Objectifs de travail et d apprentissage Pourquoi entreprenez-vous la visite? Quels objectifs de travail espérez-vous atteindre? Quelles connaissances espérez-vous partager avec votre hôte? Quels enseignements espérez-vous tirer? Quelles connaissances pouvez-vous acquérir ou partager en termes de procédures de travail, d approches, de difficultés, de solutions, de lacunes en ressources et de problèmes opérationnels? Qu espérez-vous mieux comprendre sur notre travail? Activités planifiées Comment atteindrez-vous vos objectifs de travail et vos objectifs d apprentissage? Qui allez-vous rencontrer? Où vous rendrez-vous? Quelles activités souhaitez-vous observer? Quelles procédures espérez-vous mieux comprendre? Quelles sont les autres activités que vous pouvez observer ou auxquelles vous pouvez participer lors de votre visite pour soutenir l apprentissage chez Plan International? 8 P a g e Outil de gestion des connaissances : Visites sur le terrain

9 LORS DE VOTRE VISITE TENEZ UN JOURNAL QUOTIDIEN Bien que les visites sur le terrain puissent être intenses et épuisantes, essayez de consacrer quelques minutes à la fin de chaque journée pour prendre des notes sur vos activités, vos expériences et vos impressions. Il ne s agit pas d un rapport à soumettre, mais d une consignation personnelle que vous pourrez consulter par la suite ou lors de vos réflexions sur les enseignements que vous avez acquis et quand vous les communiquez. Quelles activités avez-vous entreprises aujourd hui? Avec qui avez-vous travaillé? Cette ou ces personnes a/ont-elle(s) partagé des connaissances, une expertise ou des perspectives qui, selon vous, étaient utiles ou intéressantes? Quelles sont les procédures, les approches et les méthodes de travail que vous avez observées et qui vous ont paru innovantes ou particulièrement efficaces? Qu est-ce qui vous a surpris(e)? Qu est-ce qui vous a impressionné(e)? Qu est-ce qui vous a inquiété(e)? Quel a été le moment le plus agréable de votre journée? Avez-vous rencontré des difficultés ou des obstacles qui ont entravé ou fait dévier le cap de votre travail? Comment les avez-vous surmontés? Si ce n est pas encore fait, comment y remédierez-vous demain? Avez-vous tiré des enseignements que vous souhaitez communiquer à un collègue? À LA FIN DE VOTRE VISITE MENEZ UNE SÉANCE DE RÉFLEXION Avant de quitter le bureau hôte, discutez avec votre facilitateur hôte et les autres membres du personnel concernés pour examiner et réfléchir aux progrès que vous avez réalisés dans l atteinte de vos objectifs de travail et d apprentissage. Soulevez les questions ci-dessous et utilisez-les pour orienter votre discussion, et consignez autant que possible les connaissances qui ont été partagées lors de cette visite. Dans quelle mesure avez-vous atteint vos objectifs de travail? Est-ce que vous avez employé ou votre équipe a employé une méthode ou une approche qui, selon vous, s est révélée utile ou innovante? Avez-vous résolu un problème ensemble? Comment? Un pair vous a-t-il communiqué des directives, des outils ou des modèles que vous pourriez adapter ou reproduire? Si votre visite était liée à des activités de programmation, avez-vous bénéficié de nouvelles idées sur la façon dont le développement communautaire centré sur l enfant (DCCE) est incorporé dans le travail du bureau où vous vous êtes rendu(e)? Reste-t-il encore du travail à accomplir? Comment les tâches inachevées seront-elles accomplies? 9 P a g e Outil de gestion des connaissances : Visites sur le terrain

10 Avez-vous atteint vos objectifs d apprentissage? Qu avez-vous appris? Avez-vous été en mesure de communiquer à un collègue une nouvelle méthode de travail lors de votre visite? Quelle était cette méthode? Qu avez-vous observé sur la façon d améliorer la collaboration de travail entre votre bureau et le bureau hôte? Avez-vous développé une relation avec un pair qui pourrait vous être bénéfique à l avenir? Un collègue vous a-t-il fourni des conseils qui, selon vous, sont utiles? PARTAGEZ LES ENSEIGNEMENTS QUE VOUS AVEZ TIRÉS À l aide de votre journal quotidien et des notes que vous avez prises lors de votre séance de réflexion, réfléchissez à des méthodes de partage des connaissances que vous avez acquises lors de votre visite sur le terrain. Au minimum, chaque visite sur le terrain doit se terminer par une réunion d information avec vos nouveaux collègues du bureau hôte, et un deuxième examen doit être mené avec votre propre équipe quand vous retournez dans votre bureau de Plan. Pouvez-vous préparer et présenter un diaporama court lors d un déjeuner de travail sur le pouce? Pouvez-vous décrire votre expérience dans un blogue ou dans un courriel adressé à votre communauté de pratique? Pouvez-vous soumettre votre expérience au service des communications internes pour la communiquer dans l ensemble de l organisation? Si vous préparez un rapport formel, publiez-le sur le site Planet de votre équipe et partagez-en le lien avec les collègues concernés. 10 P a g e Outil de gestion des connaissances : Visites sur le terrain

11 Ces catégories peuvent vous aider à intégrer et à partager les enseignements que vous avez tirés de votre visite sur le terrain. 1. Informations relatives à la visite sur le terrain 2. Contexte 3. Objectifs de travail et d apprentissage 4. Activités planifiées 5. Activités effectivement menées 6. Réflexion et apprentissage 7. Contacts Annexe : documents, modèles 11 P a g e Outil de gestion des connaissances : Visites sur le terrain