Instructions destinées au greffe pour la mise en œuvre des dispositions instituant le juge délégué aux victimes

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1 Page 1/15 Instructions destinées au greffe pour la mise en œuvre des dispositions instituant le juge délégué aux victimes Application du décret n du 13 novembre 2007

2 Page 2/15 Table des Matières PRINCIPES GENERAUX ORGANISATION INFORMATION ET ACCUEIL DES VICTIMES Avant l'audience A l issue de l'audience En dehors des audiences Remise du formulaire de recueil de la volonté de la victime Remise du formulaire de demande adressée au JUDEVI ROLE DU GREFFE DU JUDEVI DANS LE TRAITEMENT DES DEMANDES DES VICTIMES Dans le cas du recueil de la volonté de la victime Dans les autres cas Enregistrement de la demande Vérification des pièces justificatives Transmission du dossier au JUDEVI pour orienter la demande de la victime Recherche des précédents de l affaire Transmission de la demande aux magistrats du siège et du parquet Saisine du juge de l application des peines ou du juge des enfants chargé de l application des peines Relance en cas d absence de réponse dans un délai d un mois Communication à la victime des suites données à sa demande ETABLISSEMENT DES STATISTIQUES LISTE DES TRAMES ET AUTRES DOCUMENTS... 13

3 Page 3/15 Principes généraux Le décret n du 13 novembre 2007 a institué le juge délégué aux victimes (JUDEVI) dans chaque tribunal de grande instance. Lorsque l'importance de la juridiction impose l existence de plusieurs commissions d indemnisation des victimes d infraction, chaque président se voit reconnaître la qualité de juge délégué aux victimes. Outre des fonctions juridictionnelles (tenue des audiences de la C.I.V.I ou des audiences de renvoi sur intérêts civils), le JUDEVI exerce des fonctions d'administration judiciaire. Le décret ne modifiant pas les procédures actuellement applicables à la CIVI et aux audiences d intérêts civils, les présentes instructions concernent la gestion des demandes des victimes adressées au JUDEVI. 1. Organisation Pour assister le JUDEVI dans l exercice de ses fonctions d administration judiciaire, un ou plusieurs fonctionnaires peuvent être désignés. Ils seront chargés notamment de la saisie et du suivi des dossiers dans l'application WinCi TGI et devront se reporter au mode opératoire de gestion informatique élaboré à cette fin. Il serait souhaitable que le greffe puisse disposer d un accès à l application pénale (NCP, micro ou mini-pénale). 2. Information et accueil des victimes L'information de la victime sur ses droits et notamment sur la possibilité de saisir le JUDEVI doit être la plus complète possible. La mise en oeuvre de cette réforme implique de mettre à jour les imprimés existants et d'en créer de nouveaux. 2.1 Avant l'audience La notice explicative jointe à l avis à victime sera complétée d une information sur la possibilité de saisir le JUDEVI. Cet imprimé est décliné en fonction du type de juridiction saisie (tribunal correctionnel et tribunal pour enfants) ou du type de procédure (CRPC). Il est consultable sur l intranet de la Direction des Services Judiciaires rubrique «JUDEVI» ainsi que sur celui du Service de l Accès au Droit, à la Justice et de la Politique de la Ville (S.A.D.J.P.V.).

4 Page 4/ A l issue de l'audience L'article D du code de procédure pénale prévoit les différentes informations données aux victimes reçues par le greffe à l'issue de l'audience notamment les modalités pratiques permettant d'obtenir le paiement des dommages et intérêts et les démarches à effectuer pour saisir la CIVI. Le greffier doit également informer la victime de sa possibilité de saisir le JUDEVI. Selon l'organisation de la juridiction, cette information pourra être délivrée par - le greffier du BEX pour les audiences suivies d une permanence, - le greffier d audience en dehors de ces permanences, - le greffier du JUDEVI, s il reçoit les victimes à l issue de l audience, - l association d aide aux victimes qui assure une permanence au sein de la juridiction. Remise de fiches d information Les fiches actuellement remises à l issue de l audience concernent : les modalités de recouvrement des dommages et intérêts, les modalités de recouvrement des dommages intérêts lorsque le condamné est détenu, la saisine de la CIVI, et l indemnisation par le fonds d indemnisation des victimes, les modalités d exécution d une peine d emprisonnement ferme. Cette dernière fiche est modifiée afin d y inclure le rôle du juge délégué aux victimes. Une nouvelle fiche est créée intitulée «le rôle du juge délégué aux victimes dans la phase d exécution de la condamnation». Ces fiches sont consultables en ligne sur le site «JUDEVI» ainsi que sur celui du S.A.D.J.P.V. 2.3 En dehors des audiences Le greffe du JUDEVI mais également les services d accueil ont vocation à remettre : les fiches d'information indiquées ci-dessus ; Cependant, une adaptation des deux fiches sur le recouvrement des dommages et intérêts sera nécessaire si la juridiction décide de les remettre à des victimes absentes lors de l'audience et qui se présentent ultérieurement. En effet, les informations sur le point de départ du délai d appel doivent être modifiées : celuici court non pas à compter du prononcé de la décision mais de sa signification.

5 Page 5/15 deux formulaires que la victime peut renseigner : le formulaire de recueil de la volonté de la victime si celle-ci manifeste sa volonté d être informée ou pas sur les modalités d exécution de la peine d emprisonnement ferme du condamné devant le JUDEVI ; le formulaire de demande adressé au juge délégué aux victimes si celle-ci - sollicite des informations sur l état d avancement de la mise à exécution : - signale : o d une mesure alternative aux poursuites ou d une composition pénale ; o d une décision de condamnation prononcée par une juridiction de jugement (cour d appel, cour d assises, tribunal correctionnel, tribunal pour enfants, juge des enfants, tribunal de police, ou juge de proximité) ; o l absence d indemnisation dans le cadre notamment de l exécution de la peine de sanction-réparation ; o le comportement du condamné qui trouble sa tranquillité et le respect de sa personne dans le cadre de la mise à exécution d un sursis assorti d'une mise à l'épreuve ou d une mesure d aménagement de peine ; o le non-respect par le condamné des obligations auxquelles il est soumis dans le cadre d un sursis assorti d'une mise à l'épreuve ou d une mesure d aménagement de peine ; Ces formulaires destinés à être mis à la disposition du public, seront prochainement disponibles sur le site internet du ministère de la justice et sur le site service public.fr dès qu un numéro «cerfa» leur sera attribué. Ils sont mis en ligne sur le site JUDEVI de la DSJ et du SADJPV. Pour toutes autres demandes, notamment si la victime souhaite obtenir des renseignements sur le recouvrement des dommages et intérêts, le greffe - peut l inviter à se rendre auprès de l association d aide aux victimes si celle-ci assure une permanence au sein de la juridiction ; - lui donner la liste des associations d aide aux victimes les plus proches de son domicile, des avocats inscrits au barreau et des huissiers de justice du ressort.

6 Page 6/ Remise du formulaire de recueil de la volonté de la victime Dans le cas d une peine d emprisonnement ferme, le greffe doit informer la victime de sa possibilité d être informée ou non des modalités d'exécution de cette peine. Selon l'article D du code de procédure pénale, la victime peut manifester cette volonté auprès du procureur général ou du procureur de la République de la juridiction qui a rendu la décision. L article D du code de procédure pénale complète ce dispositif en permettant également au JUDEVI de recueillir cette volonté. Sont créés un formulaire de recueil de la volonté et une notice explicative pour la victime lorsque celle-ci s adresse au JUDEVI. La victime doit s adresser au JUDEVI du tribunal de grande instance de son domicile pour déposer ou adresser ce document accompagné de la copie d une pièce d identité. Le greffe doit alors vérifier son identité, composter le formulaire et lui en délivrer une copie Remise du formulaire de demande adressée au JUDEVI Aucune formalité particulière n est prévue dans le décret pour exercer une demande devant le JUDEVI. La victime peut envoyer un simple courrier ou renseigner le formulaire de demande mis à sa disposition. Ce courrier doit être accompagné des pièces justificatives suivantes : ou ou l avis de la mesure alternative aux poursuites, la notification de la validation d une composition pénale, la décision de condamnation. La simple copie de la plainte est insuffisante. Si la victime ne dispose pas d une copie de la décision, elle peut l obtenir auprès de la juridiction qu il l a rendu, notamment en utilisant le formulaire «demande de copie d une décision de justice pénale» disponible sur le site internet du ministère de la justice. Néanmoins, si la victime est dans l impossibilité d en obtenir une copie (ex : la décision est en attente de dactylographie ), elle doit fournir au minimum l avis à victime de la date d audience devant la juridiction de condamnation ou tout autre document l avertissant de la procédure mise en œuvre à l encontre de l auteur des faits. Si le formulaire est réceptionné par un service d accueil, il doit le composter et le transmettre au greffe du JUDEVI.

7 Page 7/15 3. Rôle du greffe du JUDEVI dans le traitement des demandes des victimes 3.1 Dans le cas du recueil de la volonté de la victime Lorsque le courrier porte sur l expression de la volonté de la victime d être informée ou non des modalités de la mise à exécution de la peine d emprisonnement ferme, le rôle du greffier consiste à : composter le formulaire de recueil et vérifier qu il est correctement renseigné, daté et signé, enregistrer sa demande dans l application informatique en créant un nouveau dossier conformément au mode opératoire, constituer le dossier du JUDEVI en éditant la cote de celui-ci enregistrer l événement «transmission du recueil de la volonté de la victime d être informée sur les modalités d exécution de la peine», éditer le courrier-type de transmission généré automatiquement suite à la création de l événement dénommé «TRRECVOL», soumettre ce courrier à la signature du JUDEVI, procéder à la copie du formulaire en deux exemplaires pour transmission : o au juge d application des peines (ou au juge des enfants chargé de l application des peines) territorialement compétent chargé du suivi du condamné en fonction de son domicile ou de son lieu de détention, o au procureur général ou procureur de la République du lieu de condamnation. conserver l original au dossier, clôturer le dossier et l archiver. Toutes les informations relatives au souhait de la victime d être informée ou non des modalités d exécution de la peine seront centralisées au greffe du juge délégué aux victimes. En effet, ce dernier recevra tous courriers de la victime l informant : de ses éventuels changements d adresse, qui doivent être adressés par lettre recommandée avec accusé de réception ; de son éventuel changement de volonté, dés lors qu elle ne souhaite plus être informée. Le greffe doit dans ce cas o conserver au dossier le courrier reçu en original et, le cas échéant, l accusé de réception, o procéder à la copie de ce courrier en deux exemplaires pour transmission aux autorités ayant reçu précédemment le formulaire de recueil

8 Page 8/ Dans les autres cas Enregistrement de la demande Dès la réception du formulaire, le greffier doit : composter le formulaire, enregistrer la demande de la victime dans l application informatique en créant un nouveau dossier conformément au mode opératoire, constituer le dossier en éditant la cote de celui-ci Vérification des pièces justificatives Le greffier doit vérifier que le formulaire est correctement renseigné, daté et signé et que les pièces justificatives exigées au point sont jointes Transmission du dossier au JUDEVI pour orienter la demande de la victime Lorsque le dossier est complet, le greffier le transmet au JUDEVI pour que celui-ci oriente la demande de la victime. Deux situations : le JUDEVI considère que la demande n entre pas dans son champ de compétence/d intervention. Dans ce cas, le greffier dactylographie un courrier soumis à la signature du juge dans lequel il expose à la victime son cadre d intervention et l oriente vers une association d aide aux victimes, un avocat, un huissier ou tout autre organisme selon sa demande. S il estime la demande recevable, il la transmet, pour obtenir des informations, aux magistrats du parquet ou du siège territorialement compétents Recherche des précédents de l affaire Le greffier peut effectuer des recherches préalables auprès du parquet à l origine de la réponse pénale apportée aux faits réprimés afin d identifier : - le parquet chargé de la mise à exécution de la mesure alternative aux poursuites, de la composition pénale ou de la décision de condamnation, - ou le juge d application des peines (ou le juge des enfants) chargé du suivi de la mesure en cours territorialement compétent au regard du lieu de résidence ou de détention du condamné.

9 Page 9/15 Deux cas sont possibles : la décision a été mise à exécution par le parquet au sein de laquelle le JUDEVI a son siège : Dans ce cas, le greffier effectue les recherches directement sur l application pénale ou s adresse au parquet et plus particulièrement : o au bureau d ordre, si la demande concerne la mise à exécution d une mesure alternative aux poursuites ou de composition pénale ; o au service de l exécution des peines, si la demande concerne l exécution d une décision de condamnation ou le suivi d une mesure par le juge d application des peines. la décision a été mise à exécution par un autre parquet que celui du lieu de condamnation : Dans cette hypothèse, le greffier o enregistre l événement «transmission au parquet pour recherche», o édite le courrier-type de transmission intitulé «TRPARQRE» o le transmet au parquet de condamnation par lettre simple ou par la voie électronique Il informe le JUDEVI de l état d avancement de la mise à exécution de la décision dans le cas où il est territorialement compétent. Sinon, il indique au JUDEVI quel est le parquet d exécution ou le juge d application des peines actuellement compétent au regard du domicile ou lieu de détention actuel du condamné Transmission de la demande aux magistrats du siège et du parquet Dès lors qu il a identifié le parquet ou le magistrat du siège territorialement compétent, le greffe procède à la transmission de la demande, afin de recueillir des informations.

10 Page 10/15 A cet égard, le greffe doit : enregistrer l événement «transmission suite à une mesure alternative» ou «transmission à la juridiction de condamnation», éditer le courrier-type de transmission intitulé : - s il est destiné au parquet : «TRPARQRE», - si le JUDEVI s adresse à une juridiction de condamnation : «TRJURID», le soumettre à la signature du JUDEVI, le transmettre, par lettre simple ou par la voie électronique, accompagné de la copie de la demande de la victime et des pièces justificatives : au service de l exécution des peines du parquet chargé de la mise à exécution de la mesure alternative aux poursuites ou la composition pénale, ou à la juridiction qui a rendu la décision soit - le président de la chambre des appels correctionnels, - le président de la cour d assises, - le président de la chambre correctionnelle, - le président du tribunal pour enfants, - le juge des enfants, - le président du tribunal de police, - le juge de proximité, conserver un exemplaire au dossier Saisine du juge de l application des peines ou du juge des enfants chargé de l application des peines Dès lors que le juge chargé du suivi de la peine ou de la mesure a été identifié, le JUDEVI le saisit. A ce titre, le greffe doit : enregistrer l événement approprié selon la demande ou le comportement signalé par la victime, éditer l ordonnance de saisine du juge d application des peines ou du juge des enfants intitulé «ORDOSJAP» le soumettre à la signature du JUDEVI,

11 Page 11/15 le transmettre, par lettre simple ou par la voie électronique, accompagné de la copie de la demande de la victime et des pièces justificatives : au JAP ou au juge des enfants chargé de l application des peines, au procureur de la République près le tribunal de grande instance dans lequel siège le JAP. en conserver un exemplaire au dossier Relance en cas d absence de réponse dans un délai d un mois En cas d absence de réponse dans le délai d un mois, le greffier prépare un courrier-type de relance intitulé s il s adresse: au parquet : «URELAPAR», ou à une juridiction de jugement : «URELAJUR», ou au juge d application des peines au juge des enfants chargé de l application des peines : «URELAJAP». Un système d alerte généré par l agenda dans l application civile lui permet de vérifier le respect de ce délai. Il est opportun que le délai de réponse d un mois prévu à l article D du code de procédure pénale soit respecté par toutes les autorités saisies Communication à la victime des suites données à sa demande Dès réception de l information, le fonctionnaire transmet le dossier au JUDEVI et peut lui soumettre un projet de réponse. A cette fin, des modèles de courrier sont intégrés dans l application civile. Suite à la réponse du parquet ou de la juridiction de condamnation, le greffe du JUDEVI : dactylographie le courrier qui doit être adressé à la victime en utilisant les trames, selon la décision prise par le parquet ou prononcée par la juridiction, suivantes : o en cas de mise à exécution d une mesure alternative aux poursuites : «MAPPARQ», o en cas de mise à exécution d une composition pénale : «CPPARQ»,

12 Page 12/15 o si la juridiction a déclaré irrecevable la constitution de la partie civile ou constaté son désistement et : la peine est en cours d exécution : «NPCNREC», un recours a été formé : «NPCRECO», o si la constitution de partie civile est recevable : la peine est en cours d exécution : «PCNRECO», un recours a été formé : «PCRCOUR», o en l absence de constitution de partie civile : «PASPC». puis termine le dossier en le classant. Suite à la réponse du JAP ou du juge des enfants, dactylographie un ou deux courriers selon les réponses apportées par le JAP ou le JE. Un courrier est adressé à la victime indiquant les suites que le JAP ou le JE a apporté ou entend apporter à la situation, et notamment s il a décidé de se saisir ou non. Trois trames de courrier sont prévues dans WINCI TGI déclinées selon la demande de la victime : - en cas d absence d indemnisation spontanée du condamné à une peine de sanction-réparation : «SSANREP», - en cas de signalement d un non-respect des obligations SME/AP par le condamné : «SRJAPSME», - en cas de signalement de la victime sur le comportement du condamné : «SSJAPSME». En l absence de saisine du JAP, le dossier peut alors être archivé. La réponse à la victime doit alors être adressée dans les 15 jours de la réception des informations conformément à l article D du code de procédure pénale. Il est opportun que le délai de 15 jours prévu à l article D du code de procédure pénale soit respecté pour toutes les réponses transmises à la victime.

13 Page 13/15 Si le JAP (ou le JE) s est saisi (ou a été saisi sur réquisitions du procureur de la République), le greffier du JUDEVI adressera à la victime un second courrier pour l informer de la décision sur le fond. Quatre modèles de réponse sont disponibles dans l application déclinés selon la décision prise par le juge d application des peines : - en cas de mise à exécution ou non de la sanction-réparation : «DSANREP», - en cas de révocation/retrait ou non de la peine d emprisonnement assorti de la mise à l épreuve ou de la mesure d aménagement de peine : «DRSMEAP», - en cas de soumission du condamné à des obligations supplémentaires: «DJAPSME», - si ce dernier a décidé de ne pas soumettre le condamné à obligations supplémentaires : «DNOJAPSM». La victime ne doit pas être destinataire de la copie de la décision du JAP ou du JE. Il doit procéder à deux copies de tous les courriers envoyés aux victimes : - l une est conservée au dossier, - l autre est transmise à l avocat, le cas échéant. 4. Etablissement des statistiques Le greffier devra établir les statistiques de l activité du JUDEVI à partir du logiciel WinCi TGI qui est doté d un module de recherche multicritères, tel que décrit dans le mode opératoire, permettant de créer des tableaux aux fins de calculs croisés. 5. Liste des trames et autres documents L ensemble des trames et autres documents sont disponibles sur le site de la Direction des Services Judiciaires, à la rubrique «Dossiers thématiques», sous-rubrique «JUDEVI» située à gauche de la page d accueil. Elles sont également accessibles sur le site intranet du SADJPV, à la rubrique «aide aux victimes et politique associative». Liste des trames : - 21 trames sont dédiées au greffe du juge délégué aux victimes et insérées dans WINCI TGI, - 4 trames sous format Wordperfect téléchargeables par les juridictions sont destinées à être utilisées par les autorités saisies (procureur de la République, juridiction de condamnation et juge d application des peines). Elles feront l objet d une intégration future dans les applications pénales. De façon générale, il importe de rappeler que les trames proposées peuvent être adaptées par les juridictions en fonction des circonstances et de la situation particulière de chaque victime, en particulier lorsque le condamné est un mineur et que le suivi de l application de sa peine est exercé par un juge des enfants.

14 Page 14/15 Trames dédiées au greffe du juge délégué aux victimes Suite à une mesure alternative aux poursuites : Objet de la trame -Transmission de la demande de la victime au parquet suite à une mesure alternative aux poursuites ou pour recherche ; -Relance du parquet ; -Réponse à la victime suite à une mesure alternative aux poursuites ; -Réponse à la victime suite à une composition pénale ; Nom de la trame TRPARQRE URELAPAR MAPPARQ CPPARQ Suite à une décision de condamnation : Objet de la trame Nom de la trame -Transmission de la demande de la victime à la juridiction de condamnation ; TRJURID -Relance de la juridiction de condamnation ; URELAJUR -Réponse à la victime en cas de recevabilité de la constitution de partie civile et de recours ; PCRECOUR -Réponse à la victime en cas de recevabilité de la constitution de partie civile et exécution de la ou (des) peines ; PCNRECO -Réponse à la victime en cas d irrecevabilité de la constitution de partie civile ou constat de désistement de la constitution de partie civile et de recours ; NPCRECO -Réponse à la victime en cas d irrecevabilité de la constitution de partie civile ou constat de son désistement et exécution de la ou (des) peines NPCNREC - Réponse à la victime en l absence de constitution de partie civile. PASCPC Suite à demande de la victime concernant la mise à exécution de la peine : Objet de la trame Nom de la trame -Ordonnance de saisine du JAP ; ORDOSJAP - Relance du JAP ; URELAJAP -Réponse à la victime suite à la décision du JAP des suites apportées à la situation en cas d absence d indemnisation spontanée du condamné à une SSANREP peine de sanction-réparation ; -Réponse à la victime suite à la décision du JAP des suites apportées à la situation en cas de signalement d un non-respect des obligations SME/AP par SRJAPSME le condamné ; - Réponse à la victime suite à la décision du JAP des suites apportées à la situation en cas de signalement de la victime sur le comportement du SSJAPSME condamné ; - Réponse à la victime suite à la décision du JAP prise sur le fond en cas d absence d indemnisation spontanée du condamné à une peine d une DSANREP sanction-réparation ; - Réponse à la victime suite à la décision du JAP prise sur le fond en cas de DRSMEAP signalement d un non-respect des obligations SME/AP par le condamné ; - Réponse à la victime suite à la décision du JAP prise sur le fond en non- DNOJAPSM soumission du condamné à des obligations - Réponse à la victime suite à la décision du JAP prise sur le fond en cas de DJAPSME soumission du condamné à des obligations Suite au recueil de la volonté de la victime : Transmission du recueil de la volonté de la victime au JAP. TRRECVOL

15 Page 15/15 Trames dédiées aux autorités saisies par le JUDEVI Trames destinées au parquet : - Réponse informant le JUDEVI de l identification du parquet de condamnation ou du juge d application des peines territorialement compétent, - Réponse au JUDEVI sur l état d avancement de la mise à exécution suite à une mesure alternative aux poursuites. Trame destinée à la juridiction de condamnation : - Réponse au JUDEVI sur le contenu de la décision,. Trame destinée au JAP : - Réponse au JUDEVI l informant de sa décision de se saisir ou non / de celle rendue sur le fond. Autres documents destinés aux victimes Formulaires - Demande adressée au JUDEVI - Recueil de la volonté de la victime d être informé(e) ou ne pas être informé(e) sur les modalités d exécution de la peine et notice explicative Mises à jour des notices explicatives jointes aux avis à victime - Notice explicative de l avis à victime dans le cadre d une poursuite devant le tribunal correctionnel ; - Notice explicative de l avis à victime dans le cadre d une procédure de CRPC ; - Notice explicative de l avis à victime dans le cadre d une procédure devant le TPE ou le juge des enfants ; Fiches d information - Fiche d information sur les modalités d exécution d une peine d emprisonnement ferme, - Fiche d information sur le rôle du juge délégué aux victimes dans la phase d exécution de la condamnation.