Politique de diffusion de l information

Transcription

1 Politique de diffusion de l information Document réglementaire officiel Fédération étudiante universitaire du Québec

2 Table des matières CHAPITRE I : TERMINOLOGIE 3! SECTION I : DEFINITIONS 3! SECTION II : INTERPRÉTATION 3! CHAPITRE II : DISPOSITIONS GÉNÉRALES 3! SECTION I : OBJECTIFS 3! SECTION II : MODIFICATIONS 4! SECTION III : INSTANCES SPÉCIALES 4! TITRE II : DOCUMENTATION 5! CHAPITRE I : DOCUMENTS ADMINISTRATIFS 5! SECTION I : TEXTES RÈGLEMENTAIRES 5! SECTION II : POLITIQUES 5! SECTION III : BUDGET 5! SECTION IV : ÉTAT FINANCIER 6! SECTION V : ANALYSE DES FINANCES 6! SECTION VI : RAPPORT D EMBAUCHE 7! CHAPITRE II : DOCUMENTS D INSTANCE 7! SECTION I : PROCÈS-VERBAL 7! SECTION II : PLAN DE TRAVAIL 7! SECTION III : PLAN D ACTION SPÉCIFIQUE 8! SECTION IV : PLAN D ACTION ANNUEL 8! SECTION V : RAPPORT D OFFICIER 8! SECTION VI : CAHIER DES ORDRES DU JOUR 9! SECTION VI : CAHIER D INFORMATION 9! CHAPITRE III : DOCUMENTS RELATIFS AU CONTENU ET AUX PRISES DE POSITIONS DE LA FÉDÉRATION 9! SECTION I : DEVIS DE RECHERCHE 9! SECTION II : AVIS 10! SECTION III : RECHERCHE 10! SECTION IV : MÉMOIRE 10! CHAPITRE IV: MATÉRIEL DE COMMUNICATION 11! SECTION I : INFO-FEUQ 11! SECTION II : VOIX ÉTUDIANTE 11! SECTION III : DÉPLIANT FEUQ 11! SECTION IV : SITE INTERNET 11! SECTION V : COMMUNIQUÉ DE PRESSE 12! SECTION VI : BILAN ANNUEL DES COMMUNICATIONS 12! SECTION VII : NOTE D INFORMATION 12! TITRE III: TOURNÉE ASSOCIATIVE 13! SECTION I : TOURNÉE DE DIFFUSION 13! TITRE IV: DISPOSITIONS FINALES 14! SECTION I: APPLICATION 14! DISPOSITIONS TRANSITOIRES 15! Politique de diffusion de l information 2

3 TITRE I: DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES CHAPITRE I : TERMINOLOGIE SECTION I : DEFINITIONS Définitions 1. Dans ce règlement, à moins que le contexte ne s y oppose, les termes utilisés ont les mêmes définitions que celles prévues à la section I du chapitre II du titre I des Règlements généraux de la FEUQ. SECTION II : INTERPRÉTATION Genre 2. Dans cette Politique, à moins que le contexte ne s'y oppose, les genres masculin et féminin sont employés indistinctement et sont mutuellement inclus. Nombre 3. Dans cette Politique, à moins que le contexte ne s'y oppose, les nombres singulier et pluriel sont employés indistinctement et sont mutuellement inclus. Référence 4. Les intitulés qui sont utilisés pour désigner les titres, chapitres et sections de cette Politique ne le sont qu'à titre de référence et n'ont aucune valeur interprétative. Préséance 5. Les règlements généraux ont préséance sur tout autre règlement de la corporation. La version française de tout document, règlement ou Politique, a préséance sur sa version anglaise, cette dernière étant une traduction et sujette à la déformation. En ce sens, les versions anglaises sont utilisées uniquement à titre indicatif et dans le but de favoriser l accès des documents aux anglophones. CHAPITRE II : DISPOSITIONS GÉNÉRALES SECTION I : OBJECTIFS Préambule 6. La présente Politique régit le traitement et l accès à l information et à la documentation créées par la Fédération. Cette Politique traite autant de l aspect de l accès à l information que des délais et des formes de présentation des documents créés par la Fédération. Politique de diffusion de l information 3

4 Objectifs 7. La présente Politique à pour objectifs de : a) Définir la nature de chacun des types de documents de la Fédération ; b) Fixer les modalités de diffusion et de distribution de chacun des types de documents de la Fédération. Application 8. La présente Politique s applique aux administrateurs, aux délégués, aux officiers, aux employés, aux officiers ainsi qu aux étudiants membres des associations membres de la Fédération. SECTION II : MODIFICATIONS Amendement 9. L Assemblée générale peut, lors d une réunion dûment convoquée à cette fin, modifier ou révoquer cette Politique. Le Conseil d'administration peut aussi, lors d une réunion dûment convoquée à cette fin, modifier ou révoquer cette Politique, mais chaque modification ou révocation, à moins qu elle ne soit ratifiée dans l intervalle par l Assemblée générale, n est en vigueur que jusqu à la prochaine réunion annuelle de celle-ci. Si elle n est pas ratifiée à cette occasion, elle cesse d être en vigueur, mais à compter de ce jour seulement. Avis de motion 10. À ces fins, tout amendement doit être annoncé à la réunion du Conseil d'administration précédant son traitement par le dépôt d'un avis de motion qui pour être recevable doit comprendre le texte de l amendement proposé. SECTION III : INSTANCES SPÉCIALES Moyen de diffusion 11. Les documents traduits doivent être disponibles aux associations membres quinze (15) jours ouvrables avant la tenue de la réunion ordinaire d une instance de la FEUQ. Les documents traduits doivent être disponibles aux associations membres au plus tard deux (2) jours ouvrables avant la tenue de l'instance et douze (12) heures ouvrables après l'envoi de la convocation pour une réunion extraordinaire d une instance de la FEUQ. Politique de diffusion de l information 4

5 TITRE II : DOCUMENTATION CHAPITRE I : DOCUMENTS ADMINISTRATIFS SECTION I : TEXTES RÈGLEMENTAIRES Définition 12. Documents régissant les mécanismes de la Fédération : ses activités et son fonctionnement. Les textes règlementaires incluent les Règlements généraux et les règlements de la Fédération. Domaine de diffusion 13. Les textes règlementaires de la Fédération sont publics. Moyen de diffusion 14. Les textes règlementaires de la Fédération doivent être mis en ligne sur le site internet de la Fédération et doivent être remis aux associations membres dès le camp de formation via le Guide institutionnel. SECTION II : POLITIQUES Définition 15. Documents régissant la façon de faire ou le processus à suivre dans les domaines précis qui les intéressent. Elles précisent des démarches et comportements à adopter. Domaine de diffusion 16. Les Politiques de la Fédération sont disponibles aux officiers nationaux, aux employés de la Fédération, aux administrateurs ainsi qu aux officiers et aux étudiants membres des associations membres de la Fédération à l exception de la Politique de gestion des ressources humaines qui n est accessible qu aux exécutants nationaux, aux employés de la Fédération, aux administrateurs, ainsi qu aux officiers des associations membres de la Fédération. Moyen de diffusion 17. Les Politiques de la Fédération peuvent être mises sur le site Internet de la Fédération et doivent être remises aux associations membres dès le camp de formation via le Guide institutionnel. Elles sont également disponibles sur le site Internet de la Fédération, dans la section réservée aux membres. SECTION III : BUDGET Définition 18. Présentation des revenus et des dépenses de la Fédération pour l année en cours, le tout construit en cohérence avec la Politique de gestion des ressources financières. Domaine de diffusion 19. Le budget de la Fédération est disponible aux officiers nationaux, aux employés de la Fédération, aux administrateurs de la Politique de diffusion de l information 5

6 Fédération ainsi qu aux officiers et étudiants membres de la Fédération. Moyen de diffusion 20. Pour tous les domaines de diffusion, seule une copie papier, qui est reprise par l officier de la Fédération suite à la consultation, est permise. Un budget aggloméré doit être rendu disponible sur le site Internet de la Fédération, dans la section réservée aux membres. Ce budget est une version moins ventilée du budget adopté par le Conseil d administration. Il agglomère les différents postes budgétaires par rubrique (administration, ressources humaines, services, etc.). Restriction particulière 21. Le budget peut être présenté aux membres individuels, une fois adopté par les instances de la Fédération. Le budget sera alors présenté à huis clos par le Secrétariat général de la Fédération en version papier seulement. SECTION IV : ÉTAT FINANCIER Définition 22. Rapport qui fait état de la situation financière au 30 avril de chaque année. Ce rapport est produit par un vérificateur externe. Domaine de diffusion 23. Les états financiers sont disponibles aux officiers nationaux, aux employés de la Fédération, aux administrateurs de la Fédération ainsi qu aux officiers et aux étudiants membres. Moyen de diffusion 24. Les états financiers peuvent être consultés en format papier seulement et aucune copie ne peut être conservée par les administrateurs. Les états financiers peuvent être également présentés à huis clos par le Secrétariat général de la Fédération aux étudiants membres des associations membres, une fois adoptés par les instances de la Fédération, par une présentation du Secrétariat général de la Fédération. Cette présentation est disponible en version papier seulement. SECTION V : ANALYSE DES FINANCES Définition 25. Document faisant état de la gestion courante des finances de la Fédération. Domaine de diffusion 26. Est disponible aux officiers nationaux, aux employés de la Fédération, aux administrateurs de la Fédération ainsi qu aux officiers et aux étudiants membres de la Fédération. Moyen de diffusion 27. Disponible pour consultation seulement en format papier. L analyse des finances peut être également présenté à huis clos par le Secrétariat général de la Fédération aux membres des associations membres une fois adoptés par les instances de la Politique de diffusion de l information 6

7 Fédération. Cette présentation est disponible en version papier seulement. SECTION VI : RAPPORT D EMBAUCHE Définition 28. Fait état du processus d embauche du personnel de la Fédération pour émettre une recommandation d embauche au Conseil d administration. Domaine de diffusion 29. Est présenté aux administrateurs de la Fédération seulement. Moyen de diffusion 30. Peut être envoyé par courriel lors du traitement du document en séance du Conseil d administration. CHAPITRE II : DOCUMENTS D INSTANCE SECTION I : PROCÈS-VERBAL Définition 31. Un procès-verbal est un document officiel qui fait état de ce qui a été discuté, fait ou décidé lors d'une réunion ou d'une assemblée. Domaine de diffusion 32. Est disponible aux officiers nationaux, aux employés de la Fédération, aux administrateurs ainsi qu aux officiers et aux étudiants membres d associations membres de la Fédération. Moyen de diffusion 33. Est présenté, sur le site internet de la Fédération dans la section membre, en version française et anglaise, trois (3) semaines avant la tenue d un congrès régulier. Peut être transmis par courriel en format PDF. Les procès-verbaux adoptés des instances de la Fédération, sans verbatim, doivent être disponibles sur le site Internet de la Fédération, sans restriction. Restriction particulière 34. Lors de tout huis clos, la corporation est dans le devoir de tenir des procès-verbaux. Ils sont ensuite consignés par le Secrétariat général de la corporation et ne peuvent être consultés que par les officiers nationaux, les employés de la Fédération, les administrateurs ainsi que les officiers des associations membres de la Fédération. SECTION II : PLAN DE TRAVAIL Définition 35. Un par commission, le Plan de travail décortique les orientations pour l année en cours en spécifiant le contexte, les objectifs et les indicateurs de résultats. Domaine de diffusion 36. Est disponible aux officiers nationaux, aux employés de la Fédération, aux administrateurs de la Fédération ainsi qu aux Politique de diffusion de l information 7

8 officiers et aux étudiants des associations membres de la Fédération. Moyen de diffusion 37. Est présenté, sur le site internet de la Fédération dans la section membre, en version française et anglaise, trois (3) semaines avant la tenue d un congrès régulier. Peut être transmis par courriel en format PDF. Restriction particulière 38. Pour les étudiants des associations membres de la Fédération, les plans de travail peuvent être consultés une fois adoptés en version papier seulement, mais ne peuvent être conservé suite à la consultation. SECTION III : PLAN D ACTION SPÉCIFIQUE Définition 39. Détaille les moyens de pression d une orientation précise. Domaine de diffusion 40. Est disponible aux officiers nationaux, aux employés de la Fédération, aux administrateurs de la Fédération ainsi qu aux officiers des associations membres de la Fédération. Moyen de diffusion 41. Doit être consulté en format papier seulement. SECTION IV : PLAN D ACTION ANNUEL Définition 42. Fait état de la stratégie annuelle de la Fédération en fonction d un objectif détaillé. Domaine de diffusion 43. Est disponible aux officiers nationaux, aux employés de la Fédération, aux administrateurs de la Fédération ainsi qu aux officiers et étudiants membres des associations membres de la Fédération. Moyen de diffusion 44. Le Plan d action annuel peut être présenté aux étudiants membres des associations membres, une fois adopté par les instances de la Fédération, par une présentation à huis clos de l officier de la Fédération responsable. Ce document est disponible en version papier seulement. SECTION V : RAPPORT D OFFICIER Définition 45. Fait état du travail effectué par les officiers sur une période donnée. Domaine de diffusion 46. Est disponible aux officiers nationaux, aux employés de la Fédération, aux administrateurs ainsi qu aux officiers et aux étudiants membres des associations membres de la Fédération. Politique de diffusion de l information 8

9 Moyen de diffusion 47. Une compilation des rapports mensuels de l'ensemble des officiers est envoyée aux officiers des associations membres de la Fédération chaque mois, en français et en anglais, dans la semaine suivant la fin du mois précédent. SECTION VI : CAHIER DES ORDRES DU JOUR Définition 48. Présente les ordres du jour abordé lors des différentes instances d un congrès régulier. Domaine de diffusion 49. Est disponible aux officiers nationaux, aux employés de la Fédération, aux administrateurs de la Fédération ainsi qu aux officiers et aux étudiants membres des associations membres de la Fédération. Moyen de diffusion 50. Est présenté, sur le site internet de la Fédération dans la section membre, en version française et anglaise, trois (3) semaines avant la tenue d un congrès régulier. Peut être transmis par courriel en format PDF. SECTION VI : CAHIER D INFORMATION Définition 51. Présente les détails logistiques d un congrès régulier de la Fédération (hébergement, repas, directions, etc.) Domaine de diffusion 52. Est disponible aux officiers nationaux, aux employés de la Fédération, aux administrateurs de la Fédération ainsi qu aux officiers et aux étudiants membres des associations membres de la Fédération. Moyen de diffusion 53. Est présenté, sur le site internet de la Fédération dans la section membre, en version française et anglaise, trois (3) semaines avant la tenue d un congrès régulier. Peut être transmis par courriel en format PDF. CHAPITRE III : DOCUMENTS RELATIFS AU CONTENU ET AUX PRISES DE POSITIONS DE LA FÉDÉRATION SECTION I : DEVIS DE RECHERCHE Définition 54. Plan de travail fixant le mandat, les objectifs, les échéanciers et la personne responsable d un projet de recherche. Domaine de diffusion 55. Les devis de recherche sont publics. Politique de diffusion de l information 9

10 Moyen de diffusion 56. Est présenté, sur le site internet de la Fédération dans la section membre, en version française et anglaise, trois (3) semaines avant la tenue d un congrès régulier. Peut être transmis par courriel en format PDF. Restriction particulière 57. Devient public une fois adopté par les instances de la Fédération. SECTION II : AVIS Définition 58. Analyse d un enjeu qui fait prendre position à la Fédération sur le sujet. Domaine de diffusion 59. Les avis sont publics. Moyen de diffusion 60. Est présenté, sur le site internet de la Fédération dans la section membre, en version française et anglaise, trois (3) semaines avant la tenue d un congrès régulier. Peut être transmis par courriel en format PDF. Restriction particulière 61. Devient public une fois adopté par les instances de la Fédération. SECTION III : RECHERCHE Définition 62. Analyse approfondie d un sujet en particulier sur lequel la Fédération souhaite prendre position. Domaine de diffusion 63. Les recherches sont publiques. Moyen de diffusion 64. Est présentée, sur le site internet de la Fédération dans la section membre, en version française et anglaise, trois (3) semaines avant la tenue d un congrès régulier. Peut être transmis par courriel en format PDF. Restriction particulière 65. Devient publique une fois adopté par les instances de la Fédération. SECTION IV : MÉMOIRE Définition 66. Fait état des positions de la Fédération lors d une situation particulière par exemple, lors de consultations pré budgétaires. Domaine de diffusion 67. Les mémoires sont publics. Moyen de diffusion 68. Est présenté, sur le site internet de la Fédération dans la section membre, en version française et anglaise, trois (3) semaines avant la tenue d un congrès régulier. Peut être transmis par courriel en format PDF. Restriction particulière 69. Devient public une fois adopté par les instances de la Fédération. Politique de diffusion de l information 10

11 CHAPITRE IV: MATÉRIEL DE COMMUNICATION SECTION I : INFO-FEUQ Définition 70. Détails de l actualité des différentes commissions et rappels à faire aux membres. Domaine de diffusion 71. Les INFO-FEUQ sont publics. Moyen de diffusion 72. Est envoyé par courriel. SECTION II : VOIX ÉTUDIANTE Définition 73. Journal fait en collaboration avec la Fédératon étudiante collegiale du Québec, qui est produit pour la session d automne afin d informer les étudiants sur les dossiers importants des Fédérations étudiantes. Domaine de diffusion 74. La Voix Étudiante est publique. Moyen de diffusion 75. Fait en format journal papier et électronique et distribué aux associations étudiantes pour une diffusion directe aux étudiants. SECTION III : DÉPLIANT FEUQ Définition 76. Dépliant d informations servant à vulgariser différents sujets touchant les étudiants universitaires. Domaine de diffusion 77. Les dépliants sont publics. Moyen de diffusion 78. Fait en format papier et distribué aux associations étudiantes pour une diffusion directe aux étudiants. SECTION IV : SITE INTERNET Définition 79. Site internet de la Fédération présentant le travail de cette dernière. Contient également une «section membres» afin d y déposer les documents relatifs aux congrès. Domaine de diffusion 80. Le site Internet est public, sauf la section membre qui est accessible via un mot de passe envoyé aux associations étudiantes membres de la Fédération. Les étudiants membres d association membres peuvent avoir accès aux documents sur une zone membre mis en place par leurs associations respectives à la discrétion de celle-ci. Politique de diffusion de l information 11

12 SECTION V : COMMUNIQUÉ DE PRESSE Définition 81. Sortie publique de la FEUQ sur des enjeux d actualité. Domaine de diffusion 82. Les communiqués de presse sont publics. SECTION VI : BILAN ANNUEL DES COMMUNICATIONS Définition 83. Compilation annuelle des sorties de presse faisant mention de la FEUQ. Domaine de diffusion 84. Sont disponibles aux officiers nationaux, aux employés de la Fédération, aux administrateurs de la Fédération ainsi qu aux officiers et aux étudiants membres des associations membres de la Fédération. Moyen de diffusion 85. Est présenté séance tenante, lors de l Assemblée générale annuelle. Doit être consulté en format papier seulement et aucune copie ne peut être conservée. Le Bilan annuel des communications peut être présenté à huis clos aux membres des associations membres une fois adoptés par les instances de la Fédération. Le Bilan est présenté par la viceprésidence exécutive de la Fédération en version papier seulement. SECTION VII : NOTE D INFORMATION Définition 86. Document de vulgarisation sur un dossier précis. Domaine de diffusion 87. Les notes d informations sont publiques. Politique de diffusion de l information 12

13 TITRE III: TOURNÉE ASSOCIATIVE SECTION I : TOURNÉE DE DIFFUSION Présentation de documents 88. Chaque année, les officiers de la Fédération doivent offrir aux associations membres une présentation, notamment du budget, des états financiers et des documents d analyse financière dans les différentes instances de celles-ci. Politique de diffusion de l information 13

14 TITRE IV: DISPOSITIONS FINALES SECTION I: APPLICATION Responsable 88. Le Secrétariat général est responsable de l application de la présente Politique. Absence de règles 89. En cas d absence de règles dans la présente Politique, l exécutif national, par le biais du secrétariat général, est responsable d autoriser ou non l accès aux documents de la Fédération. Politique de diffusion de l information 14

15 DISPOSITIONS TRANSITOIRES Cette Politique entre en vigueur lors de son adoption et abroge la Politique de diffusion de l information ayant eu cours jusqu à cette date. En foi de quoi, cette Politique a été adoptée par l Assemblée générale annuelle de la FEUQ à Rimouski, en avril En foi de quoi, cette Politique a été adoptée par l Assemblée générale annuelle de la FEUQ à Rouyn-Noranda, le 7 avril Politique de diffusion de l information 15

16 ANNEXE 1 : Caractéristiques de chaque document 1. Documents administratifs Nature du document Adoption / Diffusion Restrictions particulières Domaine de diffusion Textes règlementaires Documents régissant les mécanismes de la Fédération : ses activités et son fonctionnement. Les textes règlementaires incluent les règlements généraux et les règlements de la Fédération. Des modifications peuvent être amenées moyennant un dépôt d avis de motion et un entérinement en assemblée générale annuelle. N/A Politiques Documents régissant la façon de faire ou le processus à suivre dans les domaines précis qui les intéressent. Elles précisent des démarches et comportements à adopter. Des modifications peuvent être emmenées moyennant un dépôt d avis de motion et un entérinement en assemblée générale annuelle. La PGRH n est disponible qu aux Of./ Empl. /Adm. / Of. Mbrs Of. / Adm. / Empl. / Of. Mbrs. / Etu. Mbrs Budget Présentation des revenus et des dépenses de la Fédération pour l année en cours, le tout construit en cohérence avec la politique de gestion des ressources financières. Le budget doit être adopté au camp de formation (mois de juin) en présentation en CAI pour entérinement en congrès et en conseil d administration. Le budget peut être présenté aux membres individuels, une fois adopté par les instances de la Fédération, par une présentation du Secrétariat général de la Fédération à huis clos en version papier seulement. Une version agglomérée publique est également disponible. Of. / Empl. / Adm. / Off. Mbrs / Etu. Mbrs Politique de diffusion de l information 16

17 État financier Rapport qui fait état de la situation financière au 30 avril de chaque année. Ce rapport est produit par un vérificateur externe. Adoption en réunion du conseil d administration. Peuvent être consultés en version papier par les administrateurs. Les états présentés peuvent être présentés par le SG, à huis clos, en version papier seulement. Of. / Empl. / Adm. / Off. Mbrs / Etu. Mbrs Analyse des finances Document faisant état de la gestion courante des finances de la Fédération. Déposé en CAI et peut être mis à jour en tout temps. Peuvent être consultés en version papier par les administrateurs. Les états présentés peuvent être présentés par le SG, à huis clos, en version papier seulement. Of. / Empl. / Adm. / Off. Mbrs / Etu. Mbrs Rapport d embauche Fait état du processus d embauche du personnel de la Fédération pour émettre une recommandation d embauche au conseil d administration. Déposé en rencontre du conseil d administration. Traité en conseil d administration seulement Of. / Adm. Politique de diffusion de l information 17

18 Procès-verbaux Plan de travail Plan d action spécifique Plan d action annuel Rapport d officier Cahier des ordres du jour 2. Documents d instance Nature du document Adoption / Diffusion Restrictions particulières Un procès-verbal est un document officiel qui fait état de ce qui a été discuté, fait ou décidé lors d'une réunion ou d'une assemblée. Un par commission, décortique les orientations pour l année en cours en contexte, objectifs et indicateurs de résultats. Détaille les moyens de pression d une orientation précise Fait état de la stratégie annuelle de la Fédération en fonction d un objectif détaillé. Fait état du travail effectué par les officiers sur une période donnée. Présente les ordres du jour abordé lors des différentes instances d un congrès régulier. Adoptés lors de l instance régulière précédente. Sont adoptés lors du camp de formation en début d été pour être mis à jour à chaque congrès régulier. Adopté en instance régulière ou spéciale et mis à jour à chaque congrès régulier. Présenté pour adoption lors du camp de formation et mis à jour à chaque congrès régulier. Présentés à chaque congrès régulier. Présenté trois (3) semaines avant le congrès approprié. Les sections traitées à huis clos sont réservées aux personnes présentes lors de l instance en question. Les procès-verbaux du CA sont réservés aux administrateurs. Une version sans verbatim doit être rendue publique. Les étudiants membres peuvent consulter les plans de travail en version papier au local de leur association de campus seulement Dépôt en séance tenante en version papier seulement. Dépôt séance tenante en version papier seulement, reprit à la fin de la séance. Peut être présenté aux étudiants, à huis clos. Disponible en version papier seulement. Domaine de diffusion Of. / Empl. /Adm. / Of. Mbrs. / Étu. Mbrs. Of. / Empl. / Adm. / Of. Mbrs. / Étu. Mbrs. Of. / Empl. / Adm. / Of. Mbrs. Of. / Empl. / Adm. / Of. Mbrs. / Étu. Mbrs. Politique de diffusion de l information 18

19 Cahier d information Présente les détails logistiques d un congrès régulier de la Fédération (hôtel, repas, directions, etc.) Présenté trois (3) semaines avant le congrès approprié Politique de diffusion de l information 19

20 Devis de recherche Avis 3. Documents relatifs au contenu et aux prises de positions de la Fédération Nature du document Adoption / Diffusion Restrictions particulières Plan de travail fixant le mandat, les objectifs, les échéanciers et la personne responsable d un projet de recherche. Analyse d un enjeu qui fait prendre position à la Fédération sur le sujet. Adopté lors d une instance spéciale ou régulière dans la commission appropriée. Adopté lors d une instance spéciale ou régulière dans la commission appropriée. Devient public une fois adopté par les instances appropriées. Devient public une fois adopté par les instances appropriées. Domaine de diffusion Recherche Analyse approfondie d un sujet en particulier sur lequel la Fédération souhaite prendre position. Adopté lors d une instance spéciale ou régulière dans la commission appropriée. Devient public une fois adopté par les instances appropriées. Mémoire Fait état des positions de la Fédération lors d une situation particulière par exemple, lors des consultations prébudgétaires. Adopté lors d une instance spéciale ou régulière dans la commission appropriée. Devient public une fois adopté par les instances appropriées. Politique de diffusion de l information 20

21 INFO-FEUQ 4. Matériel de communication Nature du document Adoption / Diffusion Restrictions particulières Détails de l actualité des différentes commissions et rappels à faire aux membres. Envoi par courriel chaque semaine. Domaine de diffusion Voix étudiante Journal fait en collaboration avec la FECQ qui est produit pour la session d automne afin d informer les étudiants sur les dossiers importants des Fédérations étudiantes. Production par l exécutif national au minimum une fois par année et distribué aux membres pour diffusion aux étudiants. Dépliant FEUQ Dépliants d informations servant à vulgariser différents sujets touchant les étudiants universitaires. Production par l exécutif national en fonction des différents dossiers et des actions à réaliser. Site internet Site internet de la Fédération présente le travail de cette dernière. Contient également une section «membres» afin d y déposer les documents relatifs aux congrès. Mise à jour fréquente en fonction du matériel disponible. Communiqué de presse Sortie publique de la FEUQ sur des enjeux d actualité. Diffusion dans les médias. Politique de diffusion de l information 21

22 Bilan annuel des communications Note d information!!!!! Légende : Of. : Empl. : Adm. : Of. Mbrs. : Étu. Mbrs. : : Compilation annuelle des sorties de presse faisant mention de la FEUQ. Document de vulgarisation sur un dossier précis. Présentation séance tenante lors de l Assemblée générale annuelle. Consultation en version papier dans les bureaux de la FEUQ seulement et lors de l AGA. Peut également être présenté par le VPE, en version papier seulement. Of. / Empl. / Adm. / Of. Mbrs / Étu. Mbrs.!!!! Officiers de la Fédération Employés de la Fédération Administrateurs de la Fédération Officiers des associations membres de la Fédération Étudiants membres des associations membres de la Fédération Population!!!!!!!!!!!!!! Politique de diffusion de l information 22

23 ANNEXE 2 : Accès aux documents en fonction des individus Documents administratifs Documents d instance Documents relatifs au contenu et aux prises de positions de la Fédération Matériel de communication Officier - Politiques - Budget - État financier - Analyse des finances - Rapport d embauche - Procès-verbaux - Plan de travail - Plan d action spécifique - Plan d action annuel - Bilan annuel de communication Employé - Politiques - Budget - État financier - Analyse des finances - Rapport d embauche - Procès-verbaux - Plan de travail - Plan d action spécifique - Plan d action annuel - Bilan annuel de communication Administrateur - Politiques - Budget - État financier - Analyse des finances - Procès-verbaux - Plan de travail - Plan d action spécifique - Plan d action annuel - Bilan annuel de communication Officier membre - Politiques - Budget - État financier - Analyse des finances - Procès-verbaux - Plan de travail - Plan d action spécifique - Plan d action annuel - Bilan annuel de communication Politique de diffusion de l information 23

24 Étudiant membre - Politiques - Budget - État financier - Analyse des finances - Procès-verbaux - Plan de travail - Plan d action annuel - Bilan annuel de communication Population - Textes règlementaires - Rapport d officier - Cahier des ordres du jour - Cahier d information - Devis de recherche - Avis - Recherche - Mémoire - INFO-FEUQ - Voix étudiante - Dépliant FEUQ - Site Internet - Communiqué de presse - Note d information Politique de diffusion de l information 24