La réflexion précède l action

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1 La réflexion précède l action L adage «la réflexion précède l action» n a jamais été aussi vrai que dans la planification des espaces de travail. Choisir comment les surfaces disponibles seront subdivisées et, dans la foulée, qui travaillera où, ne peut se faire à la légère, tant l impact de ce choix sur le quotidien des collaborateurs d une entreprise peut se révéler important. Chacun doit trouver sa place et s y sentir bien pour travailler de façon performante. Les Facility Managers, en accord avec leur direction et suivant les conseils de space planers professionnels, ont entre leurs mains quelque huit heures (voire davantage) de chaque jour de la vie professionnelle de leurs collègues. Un enjeu de taille! Avant l action, Profacility Magazine vous propose donc quelques conseils et pistes de réflexion Sommaire [ Conseils ] Repenser ses espaces de travail [ Case Study ] Vitra : la Net n Nest attitude 50 [ Flexibilité ] Louer pour être réactif Profacility Magazine juin

2 Repenser ses espaces de travail Mettre en valeur un espace de travail existant ou futur, c est ce qu on appelle le space planing. La mission des sociétés de consultance spécialisées dans ce domaine? Conserver l identité de l entreprise en utilisant mieux les surfaces. Mais avant de parler d espace, il convient de savoir qui l occupe. «D abord, cerner l identité de l entreprise avant d élaborer avec elle un nouvel aménagement de son espace de travail.» La mise en garde est faite par toutes les sociétés de consultance en space planing. A la fois conseil, architecte, ergonome, space planer, sociologue, le space planing est devenu un métier à part entière, avec plus de dix ans d expérience derrière lui. Avant de proposer des solutions, il convient d anticiper les besoins du client et de l assister dans son processus décisionnel. «Notre mission est d aider le responsable d entreprise dans l organisation de son travail en fonction de l évolution du marché et de ses effectifs, explique Bernard Cartier, Président de Sicabel. Et en corollaire, augmenter la rentabilité de sa société par une optimisation fonctionnelle, technique et financière de ses espaces de travail.» Parfois, le space planer met le doigt sur certains manquements dans une organisation. «Il faut être bien conscient que ce n est ni notre métier, ni notre prétention, analyse Bernard Cartier, même s il n est pas rare que nous intervenions dans la réorganisation des services généraux.» Chaque projet est unique Aménager un espace de bureaux, c est d abord tenir compte de la culture de l entreprise. Il est nécessaire d inclure le personnel dans le projet. Plus que les mètres carrés, c est le personnel qui prime. «Généralement, le bâtiment est déjà construit et le client cherche à rationaliser l espace disponible, remarque Philippe Dawant, Administrateur délégué D& IM Office. L idéal serait de choisir un bâtiment en fonction des besoins inhérents à l activité de la société. Mais c est rarement le cas Sans oublier les perspectives de développement de l entreprise qui modifieront l organisation future de l espace.» Une fois définies les grandes lignes des besoins et souhaits de l entreprise, il faut définir les surfaces nécessaires à chaque département. Ce n est qu après qu intervient la phase d aménagement à proprement parler, qui ne sera que le reflet des contraintes exprimées dans l étude préalable. Celles-ci peuvent être liées au bâtiment et à son architecture mais aussi à la communication souhaitée (ou non) entre les services. «Jamais vous ne retrouverez deux fois les mêmes conseils en space planing. Parce qu il n existe pas deux projets similaires», indique Anne Lenaerts de Your Mover Vandergoten. Phénomènes de mode? L idée qui prévalait dans les années 50 et 80 et qui visait à imposer une certaine rigueur dans l aménagement de l espace semble aujourd hui dépassée. Désormais, les bureaux sont aussi devenus des lieux de confort et d échange et se rapprochent de La grille de conseils d AT Osborne Emotion Identité Image Ambition Marque Fonctionnalité Structure ETC, postes de travail Processus de travail Relations de travail Logistique Sécurité Groupage Flexibilité Conditions de travail Espace Normes d espace Dimensions de base Espace requis au niveau désiré Agencement m 2 utile, m 2 louable, m 2 brut Coefficients de forme (facteur B/N), coefficient Ao/V Technique Prestations pour l utilisateur Architecture Mécanique Electrotechnique Installation fixe Espaces particuliers Entretien et gestion Profacility Magazine juin

3 Dossier Pla Martine Forget : «Dans l approche globale d un projet de planification des espaces, la notion de coût reste fondamentale.» plus en plus des aménagements dans l habitat privé. «Nos clients veulent faire en sorte que leur personnel se sente bien dans leur espace de travail, remarque Martine Forget, Administrateur délégué chez AT Osborne. Si l efficacité prime avant tout sur l émotion que le responsable d entreprise veut imprimer à son bâtiment, on note de plus en plus l installation de nouveaux espaces en open space où l information circule en temps réel.» Bernard Cartier : «Si la moindre surface des open spaces réduit leur coût, leurs systèmes de communication restent très énergivores.» Anne Lenaerts : «Notre métier reste de comprendre un bâtiment et d adapter ses potentialités à l identité de l entreprise.» Plus de bureaux cloisonnés, exit tous les signes extérieurs de hiérarchie! Et l imagination peut aller beaucoup plus loin. Jusqu à installer des espaces équipés de canapés, de tables basses ou des oasis pour resserrer les liens au sein d une équipe. Certaines entreprises n hésitent ainsi pas à rogner leur espace de bureaux pour aménager des espaces informels. «Encore faut-il que le personnel adhère à ces nouvelles vertus, tempère Kurt Florus : «Aujourd hui, on vise plutôt à réduire les espaces de bureaux pour comprimer les coûts.» Bernard Cartier. Attention aux phénomènes de mode dans lesquels on peut facilement tomber. Le concept de bureau paysager n est pas neuf. A Paris, le premier bureau paysager a été installé en 1965, et le concept n a pas fondamentalement changé. Il était déjà question de bubbles, de coins détente, coins information,» «A mon sens, nuance Martine Forget, il y a paysager et paysager. Il n est plus question aujourd hui de 44 Profacility Magazine juin 2007

4 nification des espaces gigantesques étages impersonnels, avec des petites cloisons basses entre les bureaux, mais bien de plateaux agréables à vivre, subdivisés par le mobilier en différentes zones d accueil, de travail, de détente ou encore de réunion.» Bureaux partagés, bureaux paysagers, open space, espaces cloisonnés? Le débat est ouvert. L enjeu essentiel reste avant tout que chaque type d implantation corresponde non pas à une mode temporaire mais aux fonctions et aux besoins réels de l utilisateur. Rentabiliser l espace «Les entreprises disposent souvent d une superficie de bureaux plus grande que nécessaire, constate Kurt Florus, Directeur chez D&C Services. Or, aujourd hui, on vise plutôt à réduire cet espace pour comprimer les coûts. D autant plus qu une meilleure efficacité dans le travail ne signifie pas nécessairement davantage de mètres carrés. L espace libéré peut ainsi être mis en sous-location. Le phénomène est très en vogue actuellement.» Autre tendance, le travail à domicile. Internet et les nouvelles technologies permettent d avoir une relation d affaires ou d emploi sans contrainte d espace et de temps. Mais quel que soit le type d aménagement, il faut être conscient qu il modifie en profondeur les rapports hiérarchiques et les pratiques managériales. Les espaces de travail ont donc un intérêt stratégique. Et demain? A quoi ressembleront les espaces de bureaux du futur? «Tout dépendra des éventuelles délocalisations et des probables maintiens des structures de direction au niveau local», estime Bernard Cartier. «Les années à venir seront sans doute celles de la convivialité, du confort, de l échange ou de la créativité», poursuit Kurt Florus. Le temps des bureaux cloisonnés semble faire partie du passé. Bienvenue aux postes de travail flexibles, aux bureaux paysagers et aux espaces de détente sur les grands plateaux. «C est avant tout la configuration du bâtiment qui permettra de repenser de telle ou telle manière les futurs aménagements de bureaux, note Anne Lenaerts. Notre métier reste de comprendre un bâtiment et d adapter ses potentialités à l identité de l entreprise.» Nouvel environnement à la VRT Manu YVENS Consultant indépendant en facilities planning et facilities management, Procos travaille pour de grosses et moyennes entreprises provenant du secteur public et privé. Parmi ses références, la VRT, pour laquelle il a totalement repensé l aménagement de l espace. «En concertation avec le management de la VRT, nous avons modifié l approche des espaces de travail qui sont désormais plus flexibles et qui favorisent la communication entre les collaborateurs», explique Jos Duchamps, associé chez Procos. En intégrant les trois rédactions dans une seule zone (TV Radio Internet), nous avons réaménagé les espaces de bureaux en changeant l organisation interne du média. Nous venons d inaugurer une zone comprenant 550 postes de travail en créant notamment des espaces paysagers.» Visite en images dans notre prochaine édition.

5 Vitra : la Net n Nest attitude Parce qu on n est jamais aussi bien servi que par soi-même, Vitra applique le Net n Nest dans ses propres bureaux. Quand interaction et concentration font bon ménage Weil am Rhein, Allemagne. C est ici que le fabricant de mobilier de bureau Vitra développe, produit et promotionne ses idées. Dont, récemment, le concept de space planing Net n Nest. «Notre objectif avec Net n Nest, explique Sevil Peach, architecte d intérieur et designer, était de créer un bureau qui respire. Quatre contraintes ont orienté notre réflexion. Il nous fallait des bureaux flexibles, notamment à l égard des nouvelles technologies, qui permettent l interaction et le travail d équipe, qui répondent aux nouvelles méthodes de travail et, enfin, qui permettent de tester le mobilier de Vitra dans un environnement réel.» Net D où l idée de créer un vaste paysager à visage humain, c est-à-dire aux facettes multiples. D une part, sous la bannière «Net», différentes zones permettent la communication. «Aujourd hui, estime Jürgen Dürrbaum, chef de la division Systèmes de Vitra, la raison essentielle pour ne pas travailler seul chez soi, c est la nécessité de collaborer avec ses collègues, d échanger, de résoudre les problèmes ensemble pour mieux surmonter les difficultés.» C est ainsi que sont proposés, tour à tour, des canapés, Un simple rideau fermé, pour ne plus être dérangé. Le plafond percé offre de véritables puits de lumière. Des fauteuils «coquilles» permettent de s isoler, pour téléphoner par exemple. Dans les canapés, recevoir un visiteur devient un vrai moment de convivialité. 46 Profacility Magazine juin 2007

6 des petits comptoirs avec tabourets, des tables de réunions, des patios, tous lieux idéaux pour des rencontres tantôt formelles, tantôt informelles, tantôt plus longues, tantôt plus courtes, tantôt en tête à tête, tantôt en groupe. n Nest D autre part, sous la bannière «Nest», diverses zones offrent davantage de possibilités de concentration et d isolement. «On a parfois besoin d un nid visuel ou acoustique pour se concentrer, reprend M. Dürrbaum. C est un besoin parfaitement légitime.» Des tables de bureau individuelles, simplement isolées par un pourtour en tissu, des zones fermées par un rideau ou, plus simplement, un siège enveloppant son utilisateur à la manière d une coquille offrent ainsi çà et là l intimité nécessaire. Au final, Net n Nest se révèle être un patchwork de toutes sortes de mobiliers, judicieusement disposés les uns par rapport aux autres selon leur fonctionnalité. «Notre réussite, c est d avoir rendu les lieux plus agréables à vivre, plus beaux, et moins stressants. Ceux qui y travaillent n en sont que plus motivés, créatifs et productifs», conclut Sevil Peach. Un reportage photographique de Xavier RIGO Un patio pour s oxygéner, et pour s éclairer. Sur la longueur du paysager, la zone détente, sous les nuages. Le côté «Nest» offre notamment des bureaux «solos», parfaits pour la concentration. Armoires mobiles, boîtes aux lettres US : le côté pratique est partout. Profacility Magazine juin

7 Louer pour être réactif Bien qu'on ait réfléchi en profondeur à la planification de ses bureaux, une augmentation de ses activités, un changement d'implantation pour s adapter au marché ou encore l impossibilité d occuper ses locaux en raison d un sinistre peuvent conduire à devenir locataire. Acronis a implanté ses bureaux au parc Atrium (Bruxelles), un des 950 centres d affaires que compte le groupe Regus. De plus en plus de sociétés ont recours à la location d espaces de travail entièrement équipés avec climatisation, mobilier, systèmes de sécurité, téléphonie et connections Internet. Cette formule location dans ce qu on appelle communément des «centres d affaires», c est avant tout une solution relais immédiate (travaux, dégât des eaux, incendie ). Mais ces bureaux modulables sont aussi une façon de s adapter à l évolution de l activité tout en profitant d équipements technologiques de pointe. Sur le plan international, les solutions de mise à disposition d espaces de travail permettent aux entreprises de saisir rapidement des opportunités de développement notamment sur les marchés émergents. L offre va de la salle de réunion dimensionnée à la carte pour des formations, des sessions de recrutement ou une présentation de produits aux bureaux de passage à l occasion de divers déplacements (salons, prospection, visite clients ). Mais beaucoup de contrats vont plus loin en proposant une prise en charge complète ou partielle des services généraux. Comme par exemple la gestion du courrier, le service copies, impression, reliure ou numérisation, la livraison express de plis ou colis, la présence d une permanence téléphonique ou encore l organisation de la restauration. Jusqu au bureau virtuel La location d un bureau meublé munis de deux postes de travail avoisine les 500 EUR/mois en région bruxelloise. Outre le prix au m 2, le choix dépendra également de la nature de l offre (centre d'affaires, organisation de séminaires, location bureaux meublés, salles de réunion ), de sa flexibilité (durée du contrat, possibilité d extension) ou encore des conditions à remplir (activités innovantes, hautes technologies, recherche, entreprises en phase de démarrage ). Dernière tendance, le concept de «bureau virtuel». Il permet aux entreprises de disposer d une adresse prestigieuse sans s engager dans un bail longue durée ou sans embaucher de personnel supplémentaire. Le client peut ainsi gérer son activité à distance puisqu on répond au téléphone en son nom et dans la langue locale, qu on transmet ses communications partout dans le monde et qu on gère messages, fax et courrier selon ses consignes. Autant de solutions qui permettent aux entreprises d exercer leur activité où, comme et quand elles le veulent. Damien MARECHAL Acronis : 2 semaines pour être opérationnel Acronis fournit sur le marché mondial des logiciels de backup et de restauration de données après sinistre. Pour son implantation en Belgique, appel a été fait à Regus, spécialiste de l externalisation des espaces de travail. «Notre implantation sur le marché belge devait se faire en moins de deux semaines», explique Jean-Jacques Aka, responsable support technique chez Acronis. «La formule location nous a permis d y arriver. Mais elle a néanmoins des inconvénients, comme le prix élevé du loyer qu il faut intégrer dans son budget. Et au démarrage, un temps d adaptation est nécessaire pour faire connaissance avec le personnel qui assure les différents services auxquels on a souscrit.» 50 Profacility Magazine juin 2007