REGLEMENT INTERIEUR DU COMITE TECHNIQUE EN FORMATION COMITE D HYGIENE, DE SECURITE ET DES CONDITIONS DE TRAVAIL

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1 REGLEMENT INTERIEUR DU COMITE TECHNIQUE EN FORMATION COMITE D HYGIENE, DE SECURITE ET DES CONDITIONS DE TRAVAIL CDG34/PREV/CT/CHSCT/REGLEMENT INTERIEUR /11

2 SOMMAIRE 1. COMPOSITION DU COMITE 3 2. SECRETARIAT ADMINISTRATIF 4 3. MANDAT 4 4. COMPETENCE 5 5. PERIODICITE DES SEANCES 6 6. CONVOCATION DES MEMBRES DU COMITE 7 7. ORDRE DU JOUR 8 8. QUORUM 8 9. DEROULEMENT DES REUNIONS DU COMITE VOTE ET AVIS PROCES VERBAL DROITS ET OBLIGATIONS DES MEMBRES DU COMITE MODIFICATION DU REGLEMENT INTERIEUR 11 CDG34/PREV/CT/CHSCT/REGLEMENT INTERIEUR /11

3 Références règlementaires : Loi n du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et notamment ses articles 32 à 33-1 Décret n du 30 mai 1985 modifié relatif aux comités techniques des collectivités territoriales et de leurs établissements publics. Décret n du 10 juin 1985 relatif à l hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu à la médecine professionnelle et préventive dans la fonction publique territoriale Préambule : le présent règlement intérieur a pour objet de fixer, dans le cadre des lois et règlements en vigueur, les conditions de fonctionnement du comité technique en formation comité d hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CT/CHSCT) placé auprès du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de l Hérault (CDG 34) pour les collectivités et établissements publics employant moins de 50 agents et pour le CDG Composition du comité Article 1 - Les membres Le CT/CHSCT placé auprès du CDG 34 comprend : Un collège de 10 représentants du personnel élus conformément aux dispositions de l article 4 du décret n du 30 mai 1985, Un collège de 10 représentants des collectivités et des établissements publics employant moins de 50 agents qui est désigné par le président du CDG 34 parmi les membres du conseil d administration issus des collectivités ou des établissements publics ayant moins de 50 agents ou parmi les agents de ces collectivités ou établissements publics ou parmi les agents du CDG 34. Les suppléants dans chacun des deux collèges sont en nombre égal à celui des titulaires. Article 2 - Le Président Le Président du CT/CHSCT est désigné parmi les membres de l organe délibérant du CDG 34. (Article 4 - alinéa 1 du décret n du 30 mai 1985). Article 3 - Le secrétaire du CT/CHSCT Le secrétaire du CT/CHSCT est choisi parmi les représentants du personnel ayant voix délibérative, à la majorité des suffrages exprimés. (Article 56 du décret n du 10 juin 1985) Il contribue au bon fonctionnement de l instance. Il est l interlocuteur de l autorité territoriale et effectue une veille entre les réunions du comité. Il transmet aux autres représentants du personnel les informations qui lui sont communiquées par l autorité territoriale, il aide à la collecte d informations et à leur transmission. (Circulaire NOR: INTB C du 12 octobre 2012) Le secrétaire est désigné pour une période d un an ou pour la durée du mandat. Il pourra être procédé à son renouvellement en cas de besoin, selon les modalités prévues au présent article. (Circulaire NOR: INTB C du 12 octobre 2012) CDG34/PREV/CT/CHSCT/REGLEMENT INTERIEUR /11

4 En cas d absence du secrétaire titulaire choisi, un secrétaire suppléant est choisi dans les mêmes conditions du 1 er alinéa du présent article. 2. Secrétariat administratif Article 5 - Secrétariat administratif Pour l'exécution des tâches matérielles, le président du CDG 34 désigne un agent chargé du secrétariat administratif, qui assiste aux réunions sans participer aux débats. (Article 31 du décret n du10 juin 1985) Les tâches d assistance administrative (préparation des ordres du jour, procès-verbaux et avis) sont effectuées par le Pôle Prévention du CDG Mandat Article 6 - Durée du mandat La durée du mandat du collège des représentants du personnel est fixée à 4 ans. La durée du mandat du collège des représentants des collectivités et des établissements publics est fixée à 6 ans. Article 7 - Remplacement en cours de mandat et fin de mandat Le mandat des représentants des collectivités et établissements publics expire en même temps que leur mandat ou fonction ou à la date du renouvellement total ou partiel de l organe délibérant ou avant son terme pour quelque cause que ce soit. (Article 3 du décret n du 30 mai 1985) Le mandat des représentants du personnel expire au bout de quatre ans. (Article 3 du décret n du 30 mai 1985) Ou avant son terme dans les cas suivants : - perte des conditions pour être électeur (article 8 du décret n du 30 mai 1985), - perte des conditions pour être éligible (article 11 du décret n du 30 mai 1985), - démission. En cas de remplacement en cours de mandat d un membre titulaire ou suppléant du comité, la durée du mandat du remplaçant est limitée : à la durée restant à courir jusqu au renouvellement général du comité pour les représentants du personnel ; et jusqu au renouvellement de l organe délibérant pour les représentants des collectivités. Article 8 - Vacance de sièges En cas de vacance pour quelque cause que ce soit du siège d'un représentant titulaire ou suppléant de la collectivité le Président du CDG 34 procède à la désignation d'un nouveau représentant pour la durée du mandat en cours. CDG34/PREV/CT/CHSCT/REGLEMENT INTERIEUR /11

5 En cas de vacance du siège d'un représentant titulaire du personnel, le siège est attribué à un représentant suppléant de la même liste ou en cas de vacance d un siège d un représentant suppléant du personnel, au 1 er candidat non élu de la même liste. Lorsque la liste des candidats ne comporte plus aucun nom, l organisation syndicale désigne son représentant, pour la durée du mandat restant à courir, parmi les agents relevant du périmètre du comité technique éligibles au moment de la désignation. 4. Compétences Article 9 - Champ de compétences Il a pour mission : De contribuer à la protection de la santé physique et mentale et de la sécurité des agents et du personnel mis à la disposition de l'autorité territoriale et placé sous sa responsabilité par une entreprise extérieure ; De contribuer à l'amélioration des conditions de travail, notamment en vue de faciliter l'accès des femmes à tous les emplois et de répondre aux problèmes liés à la maternité ; De veiller à l'observation des prescriptions légales prises en ces matières. (Article 38 du décret n du 10 juin 1985) Article 10 - Le CT/CHSCT émet notamment des avis sur: - les règlements ou consignes en matière d hygiène, de sécurité et de conditions de travail. - le programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail en lien avec le document unique ; - le rapport annuel écrit faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail et des actions menées au cours de l'année écoulée ; - les projets d'aménagement importants modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail et, notamment, avant toute transformation importante des postes de travail découlant de la modification de l'outillage, d'un changement de produit ou de l'organisation du travail ; - la façon de faire cesser un danger grave et imminent en cas de divergence ; - la désignation du ou des Agents Chargés de la Fonction d Inspection ; - la rupture du lien contractuel avec le médecin de prévention pour un motif disciplinaire ou lié à la personnalité de celui-ci ; - les fiches d exposition aux risques rédigées par le médecin de prévention ; - les projets importants d'introduction de nouvelles technologies et lors de l'introduction de ces nouvelles technologies, lorsqu'elles sont susceptibles d'avoir des conséquences sur la santé et la sécurité des agents. - les mesures générales prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail et accidentés de service, des invalides de guerre, des invalides civils et des travailleurs handicapés, notamment sur l'aménagement des postes de travail. Il est également consulté sur les mesures générales destinées à permettre le reclassement des agents reconnus inaptes à l'exercice de leurs fonctions. CDG34/PREV/CT/CHSCT/REGLEMENT INTERIEUR /11

6 Article 11 - Le CT/CHSCT a notamment connaissance: - du rapport annuel établi par le service de médecine préventive en vertu de l article 26 du décret n des lettres de cadrage des assistants et conseillers de prévention ainsi que des lettres de mission des ACFI; - des visites et observations faites par l ACFI ; - des suggestions et observations contenues dans le registre de santé et de sécurité au travail ; - du signalement d une situation de danger grave et imminent ou d un droit de retrait inscrit sur le registre de signalement des dangers graves et imminents ; - du rapport d enquête d accident ou de maladie professionnelle ; - du signalement d une alerte concernant un risque grave pour la santé publique ou l environnement ; - des documents établis à l intention des autorités publiques chargées de la protection de l environnement des Installations classées pour la protection de l environnement (ICPE) soumis à autorisation ; - des résultats de toutes mesures et analyses demandées par le médecin de prévention ; - de toute décision motivée dans le cas du refus de suivi de l avis du médecin de prévention dans le cadre de la proposition d un aménagement de poste de travail ou des conditions d exercice des fonctions ; - du non renouvellement de l'engagement d'un médecin de prévention, pour un motif tiré du changement dans les modalités d'organisation et de fonctionnement du service de médecine de prévention ; - du rapport des experts intervenant conformément à l article 60 du décret n du rapport des visites de services réalisées par les membres du comité conformément à l article 40 du décret n ; - des conclusions et des suites données à chaque mission d enquête réalisées par les membres du comité conformément à l article 41 du décret n Périodicité des séances Article 12 - Chaque fois que les circonstances l'exigent, et au minimum trois fois par an, le CT/CHSCT se réunit sur convocation de son Président : soit à l initiative de ce dernier; soit à la demande écrite de trois des représentants titulaires du personnel. soit sur demande du CT dont il relève. Dans ce dernier cas, la demande écrite adressée au président précise la ou les questions à inscrire à l'ordre du jour. Dans le cas où la demande est faite à la demande des représentants titulaires du personnel, le président convoque le comité dans un délai maximum d un mois. (Article 24 du décret n du 30 mai 1985) En outre, le comité est réuni dans les plus brefs délais en cas d'urgence, en particulier à la suite de tout accident dans les conditions prévues par le II de l article 33-1 de la loi du 26 janvier 1984 susvisée, et dans les 24 heures en cas d'application de la procédure fixée à l'article 5-2 alinéa 2 du décret du 10 juin 1985 modifié. CDG34/PREV/CT/CHSCT/REGLEMENT INTERIEUR /11

7 Le président établit en début d année, en lien avec le secrétaire mentionné à l article 56 du décret n du 10 juin 1985 modifié, un calendrier prévisionnel annuel des réunions ordinaires de l instance. Un calendrier prévisionnel annuel peut également être élaboré pour programmer les visites de sites prévues à l article 40 du décret du 10 juin 1985 susmentionné. Le CT/CHSCT se réunit dans les locaux du CDG Convocation des membres du comité Article 13 - Membres Le président convoque les membres du comité. Sauf lorsque la réunion du comité est motivée par l'urgence telle que définie à l'article 12, les convocations ainsi que l'ordre du jour de la séance et les documents qui s'y rapportent sont adressés aux représentants titulaires et suppléants, huit jours au moins avant la date de la réunion. La convocation peut être envoyée par tous moyens, notamment par courrier électronique. Tout membre titulaire du comité qui ne peut pas répondre à la convocation en informe dans les meilleurs délais le président. Les représentants suppléants de l'autorité territoriale et du personnel qui n'ont pas été convoqués pour remplacer un représentant titulaire défaillant peuvent assister aux réunions du comité, mais sans pouvoir prendre part aux votes. Article 14 - Acteurs de la prévention Quand la situation de la collectivité ou de l établissement public auprès duquel il est placé est évoqué, le président informe le conseiller de prévention, à défaut le(s) assistant(s) de prévention, le médecin de prévention, ainsi que l ACFI des réunions du comité, de l ordre du jour et leur transmet l ensemble des éléments afférents à leur collectivité ou établissement public. Ils assistent à la partie des débats relative aux questions de l ordre du jour pour lesquelles leur présence a été requise. Ils peuvent participer aux débats, avec voix consultative. Article 15 - Experts Des experts peuvent être convoqués par le président du comité, à son initiative ou à la demande des représentants du personnel, quarante-huit heures au moins avant l'ouverture de la séance, afin qu ils soient entendus sur un point inscrit à l ordre du jour. Toutefois, le délai de convocation peut être plus bref dans le cas où la réunion du comité est motivée par l'urgence. Le comité peut faire appel à titre consultatif, dans les mêmes conditions que celles prévues à l alinéa précédent, au concours de toute personne qui lui paraîtrait qualifiée. Les experts et les personnes qualifiées n ont pas voix délibérative. Ils ne peuvent assister qu à la partie des débats relative aux questions de l ordre du jour pour lesquelles leur présence a été requise. CDG34/PREV/CT/CHSCT/REGLEMENT INTERIEUR /11

8 7. Ordre du jour Article 16 - L'ordre du jour de chaque réunion du comité est arrêté par le président après consultation du secrétaire du comité. Ce dernier peut proposer l inscription de points à l ordre du jour, après consultation des autres représentants du personnel. A l'ordre du jour sont adjointes toutes questions relevant du champ de compétence du comité en application du chapitre V du décret n du 10 juin 1985 modifié, dont l'examen est demandé par écrit au président du comité par trois représentants titulaires du personnel. L ordre du jour est alors transmis par son président à tous les membres du comité en même temps que la convocation. Article 17 - Les dossiers que les collectivités souhaitent soumettre au CT/CHSCT doivent être réceptionnés au plus tard à la date limite de saisine de la réunion fixée à 15 jours au moins avant la date de la réunion, accompagnés de toutes les pièces nécessaires à son examen. Passé ce délai, les dossiers seront présentés à une séance ultérieure. 8. Quorum Article 18 - Lors de l'ouverture de la réunion, doit être présente : la moitié au moins des représentants du personnel la moitié au moins des représentants des collectivités et établissements conformément à la délibération n 2014-D-012 du 22 mai 2014 prévoyant le recueil de l avis des représentants des collectivités. Lorsque le quorum n'est pas atteint dans l un des collèges ayant voix délibérative, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de huit jours aux membres du comité qui siège alors valablement sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents. (Article 30 du décret n du 30 mai 1985) 9. Déroulement des réunions du comité Article 19 - Les séances ne sont pas publiques. (Article 27 du décret n du 30 mai 1985) Article 20 - En début de réunion, le Président vérifie que le quorum prévu à l article 18 est atteint et communique au CT/CHSCT la liste des participants et excusés. Article 21 - Le président du comité ouvre la séance en rappelant les questions inscrites à l'ordre du jour. A la majorité des suffrages exprimés, ces questions peuvent être examinées dans un ordre différent de celui fixé par l ordre du jour. CDG34/PREV/CT/CHSCT/REGLEMENT INTERIEUR /11

9 Article 22 - Le président est chargé de veiller à l'application des dispositions règlementaires auxquelles sont soumises les délibérations du comité ainsi qu'à l'application du présent règlement intérieur. D'une façon plus générale, il est chargé d'assurer la bonne tenue et la discipline des réunions. Article 23 - Les documents utiles à l'information du comité, autres que ceux transmis avec la convocation, peuvent être lus ou distribués pendant la réunion à la demande d'au moins un des membres du comité ayant voix délibérative. 10. Vote et avis Article 24 - Vote En toute matière, il ne peut être procédé à un vote avant que chaque membre présent ayant voix délibérative ait été invité à prendre la parole. Le Président du CT/CHSCT soumet les dossiers examinés au vote du collège des représentants du personnel, puis au vote du collège des représentants des collectivités et établissements publics. Les votes sont exprimés à main levée. Sur demande de la majorité des membres présents ayant voix délibérative, le vote a lieu à bulletins secrets Aucun vote par procuration n est accepté. Conformément à l article 13, les représentants suppléants des deux collèges qui ne remplacent pas un représentant titulaire défaillant et assistent à la séance, ne peuvent prendre part aux votes. Article 25 - Avis Si l avis du CT/CHSCT ne lie pas l autorité territoriale, il est cependant obligatoire. Chaque collège émet son avis à la majorité des membres présents ayant voix délibérative. En cas de partage égal des voix, l avis du comité est réputé avoir été donné. (Article 26 du décret n du 30 mai 1985) Lorsqu une question à l ordre du jour dont la mise en oeuvre nécessite une délibération de la collectivité ou de l établissement recueille un avis défavorable unanime des représentants du personnel, cette question fait l objet d un réexamen et donne lieu à une nouvelle consultation du comité dans un délai compris entre huit jours et trente jours. La convocation est adressée dans un délai de huit jours aux membres du comité. Le comité siège alors valablement sur cette question quel que soit le nombre de membres présents. Il ne peut être appelé à délibérer une nouvelle fois suivant cette même procédure. (Article 30-1 du décret n du 30 mai 1985) Les avis sont portés, par tout moyen, à la connaissance des agents en fonctions dans la ou les collectivités ou établissements concernés. Mention de cette obligation sera faite dans la notification de l avis. (Article 31 du décret n du 30 mai 1985) CDG34/PREV/CT/CHSCT/REGLEMENT INTERIEUR /11

10 11. Procès Verbal Article 26 - Le président peut décider une suspension de séance. Il prononce la clôture de la réunion, après épuisement de l'ordre du jour. Article 27 - Le secrétaire administratif du comité, assisté par le secrétaire, établit le procèsverbal de la réunion. Pour chaque point inscrit à l'ordre du jour qui aurait fait l'objet d'un vote, ce document indique le résultat et le vote du collège des représentants du personnel et du collège des représentants de l autorité territoriale à l'exclusion de toute indication nominative. Le procès-verbal de la réunion, comprenant le compte-rendu des débats, signé par le président du comité et contresigné par le secrétaire, est adressé à chacun des membres du comité dans un délai d un mois à compter de la date de la séance. Ce procès-verbal est approuvé lors de la séance suivante. (Article 56 du décret n du 10 juin 1985) Article 28 - Les membres du comité sont informés dans un délai de deux mois par une communication écrite du président des suites qui ont été données aux propositions et avis qu'il a émis lors de ses réunions. Article 29 - Lors de l'intervention de l'un des fonctionnaires de contrôle mentionné à l article 5-2 du décret n du 10 juin 1985 modifié, le comité reçoit communication, dans les meilleurs délais, du rapport en résultant et de la réponse faite par l'autorité territoriale compétente. 12. Droit et obligations des membres du comité Article 30 - Autorisation d absence Toutes facilités doivent être données aux membres du comité pour exercer leurs fonctions. Une autorisation d'absence est accordée aux représentants du personnel titulaires et suppléants ainsi qu'aux experts convoqués par le président en application de l'article 15 du présent règlement intérieur. La durée de cette autorisation comprend : - la durée prévisible de la réunion, - les délais de route, - un temps égal à la durée prévisible de la réunion, qui est destiné à la préparation et au compte rendu des travaux du comité. Les personnes qualifiées appelées à prendre part aux séances du comité en application de l article 60 disposent du temps nécessaire pour participer aux travaux du comité. Une autorisation d'absence est aussi accordée aux représentants du personnel faisant partie de la délégation du comité réalisant les enquêtes ou les visites prévues aux articles 40 et 41 du décret du 10 juin 1985 et dans toute situation d'urgence, pour le temps passé à la recherche de mesures préventives notamment pour l'application de l'article 5-2 du décret susmentionné. CDG34/PREV/CT/CHSCT/REGLEMENT INTERIEUR /11

11 Article 31 - Frais de déplacement Les membres du CT/CHSCT convoqués ne perçoivent aucune indemnité du fait de leurs fonctions dans cette instance. Les participants siégeant avec voix délibérative sont toutefois indemnisés de leurs frais de déplacement selon le barème réglementaire applicable aux fonctionnaires en prenant pour référence leur adresse administrative. (Article 29 alinéa 2 du décret n du 30 mai 1985) Article 32 - Moyens Toute facilité doit être donnée aux membres du CT/CHSCT pour exercer leurs fonctions. En outre, communication doit leur être donnée de toutes pièces ou documents nécessaires à l accomplissement de leurs fonctions au plus tard 8 jours avant la date de la séance. (Article 28 - alinéa 1 du décret n du 30 mai 1985). Article 33 - Formation des représentants du personnel Les représentants de personnel bénéficient, au cours du premier semestre de leur mandat, d une formation d une durée minimale de cinq jours, renouvelée à chaque mandat. En outre, une formation spécifique aux Risques Psycho-Sociaux d une durée de 2 jours doit être dispensée. Article 34 - Discrétion Les membres sont tenus à l obligation de discrétion professionnelle ; ils ne doivent en aucun cas communiquer à des personnes extérieures au CT/CHSCT des éléments relatifs au contenu des dossiers ni anticiper la notification des avis. (Article 28 - alinéa 2 du décret n du 30 mai 1985). Jurisprudence : arrêt CE n du 10 septembre 2007 Syndicat CFDT du Ministère des Affaires étrangères 13. Modification du règlement intérieur Article 35 - Application Le président est chargé de veiller à l application du présent règlement intérieur, adopté lors de la séance du 10 avril Article 36 - Modification La modification du présent règlement pourra être demandée et décidée à la majorité des membres du CT/CHSCT. Cette demande sera inscrite à l ordre du jour de la séance suivante. Article 37 - Publicité Le présent règlement intérieur sera transmis aux autorités territoriales employant moins de 50 agents. CDG34/PREV/CT/CHSCT/REGLEMENT INTERIEUR /11