Recommandation pour la gestion des archives

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1 Haute école pédagogique Qualité Avenue de Cour 33 CH 1014 Lausanne Recommandation pour la gestion des archives Cette recommandation accompagne la mise en œuvre de la décision du comité de direction n 262 du 4 mai 2009 «Politique en matière de gestion des dossiers» et explique comment effectuer un archivage uniforme 1 dans toutes les entités productrices de la Haute école pédagogique du canton de Vaud (HEP Vaud). Elle est destinée à l ensemble des collaboratrices et collaborateurs et s applique à tous les documents administratifs papiers créés, reçus et préservés à titre de preuve et d information par l institution dans l exercice de ses fonctions. La gestion adéquate des documents est une des conditions premières à l efficacité d une organisation : «Pour gérer une organisation, le dirigeant, la haute direction, les gestionnaires des unités administratives et le personnel qui possèdent des connaissances, un savoir-faire et de l expertise doivent aussi être constamment alimentés par de l information : des documents produits et des documents reçus» Michel Roberge, 2009 Cette recommandation décrit les opérations d archivage nécessaires à la gestion du cycle de vie des archives, notamment concernant les archives courantes et intermédiaires : 1 Ceci est une procédure générale applicable à la majorité des documents de la HEP Vaud. Pour tous les cas particuliers, veuillez vous adresser à l Unité Qualité.

2 Janvier 2012 p. 2/13 1. La gestion des archives courantes Les archives courantes concernent les documents actifs créés ou reçus dans les bureaux d origine et conservés pour le traitement des affaires quotidiennes. 1.1 Pourquoi s occuper des archives courantes? Gérer la croissance indue de la masse documentaire Systématiser le classement des documents Diminuer le temps consacré à la recherche des documents Assurer une meilleure protection de l information Minimiser l impact des changements de personnel Faciliter la prise de décision 1.2 Quels sont les outils à disposition des entités? Le plan de classement et le calendrier de conservation La base de donnée Filemaker «Gestion des dossiers» répertoriant l ensemble des documents produits à la HEP VD au niveau du dossier Le guide de l utilisateur pour la base de données Le formulaire de transfert utiles aux producteurs (réf. FO-0041) Le formulaire de consultation pour les utilisateurs des archives (réf. FO-0040) Les documents sont disponibles sur l extranet sur Portail collaborateur -> HEP pratique -> Archives. L Unité Qualité procède également à la formation des nouveaux utilisateurs et est à disposition des entités pour toutes questions ou remarques sur ces outils. 1.3 Comment gérer ses dossiers? L ensemble des dossiers essentiels aux activités de l institution est archivé. S assurer que le dossier n existe pas déjà dans la base de données. Pour les affaires occupant plusieurs entités, établir quelle est l entité productrice de l exemplaire principal, celui-ci seulement sera archivé en intermédiaire. Se servir du plan de classement pour déterminer la cote correspondant à l affaire traitée dans le dossier. La base de données Filemaker «Gestion des dossiers» est la référence unique de l ensemble des dossiers produits par la HEP Vaud : Chaque dossier doit y être intégré dès sa création.

3 Janvier 2012 p. 3/13 Pour une gestion efficace, il est essentiel de la maintenir à jour régulièrement, ainsi elle vous permettra aussi : de recenser, chercher et localiser rapidement tous les dossiers courants de l entité d identifier rapidement les dossiers qui doivent être transférés en archives intermédiaires de repérer les dossiers transférés en archives intermédiaires de générer la liste des dossiers qui devront être éliminés et la liste des dossiers à archiver à long terme A partir de la base de donnée, une étiquette identifiant physiquement le dossier dans les bureaux est à imprimer. Le numéro unique permet de faire le lien entre la fiche informatique et le dossier papier. Les informations indispensables sont : l entité productrice la cote la description du contenu la datation (voir page suivante) la durée de conservation le sort final le statut

4 Janvier 2012 p. 4/ Quelques conseils concernant la datation Une bonne systèmatique est importante lors de la saisie des dates du dossier pour faciliter le travail d archivage lors du transfert en archives intermédiaires. Il y a trois champs différents : la date d ouverture du dossier (libre) la date de fermeture du dossier, généralement 1 année après l ouverture ou date de fin de l affaire la date de début de conservation indique à quel moment les dossiers clots doivent être transférés en archives intermédiaires. La date de fermeture et la date de début de conservation sont obligatoirement renseignées. Il est conseillé de choisir une date de fin et de début de conservation «systématique» : par exemple le premier ou le dernier jour de l année (civile ou académique) qui suit la clôture du dossier. Pour rappel, la règle de conservation est toujours à droite de l espace de datation dans la base de données, ainsi que dans le plan de classement : Conservation dans le bureau / Conservation intermédiaire / Sort final Exemple : Date d ouverture Date de fermeture Début de conservation Unité Qualité Le 1 er jour de l année civile qui suit la clôture du dossier : Finances Le 1 er jour de l année civile qui suit la clôture du dossier : Direction de la formation Le 1 er jour de l année académique qui suit la clôture du dossier : Autres Conservé 2 ans dans le bureau :

5 Janvier 2012 p. 5/13 2. La gestion des archives intermédiaires Lorsque la phase active d un dossier arrive à terme, c est-à-dire lorsque l activité pour laquelle le dossier a été constitué est terminée, le dossier devient semi-actif et doit rejoindre les archives intermédiaires. Ces dossiers doivent être conservés pour des raisons administratives, légales ou financières. Cela permet de libérer les entités des documents inutiles à la gestion courante et d identifier et assurer la protection des documents ayant une valeur historique qui seront conservé à long terme. En accord avec les règles de conservation, les dossiers semi-actifs sont transférés des bureaux (archives courantes) au local d entreposage (archives intermédiaires, localisées à B21). Cette opération ne concerne que les exemplaires principaux des dossiers. Les exemplaires secondaires sont éliminés dès qu ils ne sont plus d utilité courante. 2.1 Quand cette opération doit-elle avoir lieu? L application du calendrier de conservation est généralement répétée annuellement. La date est à définir selon les besoins spécifiques de chaque entité : fin de l année académique fin de l année civile lors d une période creuse dans le calendrier des activités de l institution S assurer d avoir le temps et les ressources nécessaires pour la mise en œuvre. L initiative est à prendre par le producteur (l entité). L Unité Qualité prendra en plus des mesures pour contacter et/ou suivre chaque entité régulièrement. 2.2 Comment s y prendre? Recenser les dossiers à transférer (à l aide du numéro unique du dossier, par exemple) Remplir le formulaire de transfert aux archives intermédiaire et le remettre à l Unité Qualité pour validation ( le formulaire est disponible sur l extranet, voir page 2) Commander les fournitures indispensables à l archivage : Boîte d archives : à monter soi-même (10 expl.) déjà montées (5 expl.) Réf. CADEV : Réf. CADEV : Etiquette autocollante pour b. d archives Réf. CADEV :

6 Janvier 2012 p. 6/13 Fixation d archives : en métal en plastique (D-Clip Q- CONNECT) Réf. CADEV : Réf. KF02281 (fournisseur Kramer Krieg) Chemise en papier : sans rabat 1 rabat latéral 3 rabats Enveloppe C4 Trombones en plastique (LAUREL) Réf. CADEV : Réf. CADEV : Réf. CADEV : Réf. CADEV : Réf (fournisseur Kramer Krieg) Lorsque l Unité Qualité a validé le transfert en archives, démarrer la mise en boîte des dossiers. A ce moment, il faut s assurer que : Tous les dossiers à l intérieur d une boîte doivent avoir le même sort final La date de mise en œuvre du sort final doit également être la même 2.3 Le tri des documents L élimination de nombreux types de documents sans valeur administrative («papiers de corbeille») est admise sans autorisation préalable : Les brouillons, les versions antérieures d un document, les doublons et les copies (sauf exceptions mentionnées dans le calendrier de conservation) Les documents reçus de pure information ne servant pas au traitement des affaires de l entité : imprimés, revues, prospectus, bulletins officiels, publicité, circulaires, rapports et autres documents reçus pour information Les documents consultatifs n incluant pas la responsabilité de l entité : doubles de rapports sans intervention ni commentaire Les courriers sans importance pour l activité de l entité : invitations et lettres refusées, lettres d accompagnement, doubles ou photocopies multiples

7 Janvier 2012 p. 7/13 enveloppes sauf les recommandées et celles comportant une adresse ne figurant pas ailleurs ou un sceau postal constituant une preuve Les pièces inutiles à la compréhension d un dossier : avis d envoi après réception de la réponse, ordres du jour une fois le procès-verbal réceptionné pièces dites «matériel» : stocks périmés de circulaires, exemplaires multiples de documents et brochures à l intérieur des dossiers, modèles périmés d imprimés du service (sauf un exemplaire) 2.4 Le conditionnement des archives Les exigences de conditionnement des dossiers varient selon leur valeur archivistique, celle-ci est définie par le calendrier de conservation. Les dossiers ne nécessitant pas de traitement particulier sont conditionnés le plus simplement possible : A l aide d une fixation rassembler les documents de la même affaire en prenant soin de conserver le système de classement au moyen d intercalaires, par exemple Assurez vous de ne pas trop remplir les boîtes et que les étiquettes des dossiers soient lisibles quand on ouvre la boîte 2.5 Quels sont les documents qui nécessitent un conditionnement particulier? Les documents ayant une valeur historique et patrimoniale nécessitent un conditonnement particulier afin de garantir leur conservation à long terme. Certains documents peuvent aussi faire l objet d un versement aux Archives cantonales vaudoises, un conditionnement adéquat facilite ce versement. Les dossiers concernés par ce conditionnement sont : Les dossiers ayant une durée de conservation égale ou plus grande à 15 ans Les documents destinés à un archivage définitif par les Archives cantonales vaudoises (règle de conservation A, A1 et E1) 2.6 Qu entendons-nous par conditionnement particulier? Remplacer les chemises en plastiques par des chemises en papier (voir réf. des fournitures) Éliminer les trombones, agrafes et autres pièces métalliques, qui pourraient rouiller ; préférer des trombones en plastique

8 Janvier 2012 p. 8/13 Prendre soin de conserver le système de classement au moyen d intercalaires Éliminer le ruban adhésif, les post-it et les élastiques, qui vieillissent mal Séparation éventuelle des affaires Reporter au crayon le titre du contenu Eviter de trop remplir les boîtes 2.7 Référencement des boîtes d archives et mise à jour ATTENTION! Toutes les fiches créées dans la base de données sont conservées. Lorsque vous compiler plusieurs classeurs courants dans une seule boîte d archives : Fiches des classeurs courants Fiche de la boîte d archives Il faut créer une nouvelle fiche pour référencer la boîte d archives (par exemple, en utilisant le bouton «dupliquer») : o Ajouter la localisation (suivant les indications de l Unité Qualité) Les fiches concernant les classeurs compilés doivent être modifiées en conséquence : o Changer le statut du dossier : «intégré dans un autre dossier» o o Vérifier la datation des dossiers Indiquer dans le champs «Remarques et notes» le numéro unique de la boîte d archives correspondante 2.8 Conception d un inventaire Lorsque cela est utile ou nécessaire comme dans le cas des dossiers produit en grande série (mémoires de diplôme, dossiers du personnel ou dossiers des étudiants, etc.), il faut accompagner

9 Janvier 2012 p. 9/13 les boîtes d archives d un inventaire permettant la description au niveau de la pièce. Celui-ci servira d instrument de recherche utile à la consultation ultérieure. Le contenu de cet inventaire est à discuter avec l Unité Qualité, il est transmis sous forme informatique (fichier Excel). 2.9 Le transfert des boîtes dans les locaux d archives Lorsque toutes les étapes précédentes ont été réalisées et que l ensemble des boîtes d archives est prêt, le transfert se déroulera selon la manière suivante : L entité prend contact avec l Unité Qualité qui vérifie les boîtes et complète le formulaire de transfert. L Unité Qualité prend ensuite contact avec l Unité Infrastructure qui se charge du déplacement des boîtes dans la zone tampon. Comptez que la durée entre la demande et la réalisation peut prendre du temps selon les disponibilité de l Unité Infrastructure. L Unité Infrastructure informe l Unité Qualité de la date de réalisation du transfert. Cette dernière étape valide la fin de la procédure. 3. La consultation des archives intermédiaire et définitives Lorsque les documents sont archivés, ils restent toujours accessibles à la consultation. Dans la mesure du possible, une promotion sera faite sur la valeur et l intérêt patrimonial et documentaire du fonds. A la HEP Vaud, la consultation est autorisée à l interne, les formateurs et collaborateurs administratifs peuvent demander à emprunter des documents, selon la procédure suivante : Effectuer la recherche du/des document(s) dans la base de données ainsi que dans les inventaires des fonds anciens si c est nécessaire (accessible sur l extranet) Relever la/les référence(s) de la boîte d archives contenant le(s) document(s) Remplir le formulaire de consultation et le remettre à l Unité Qualité (extranet) Remise du dossier (sauf restrictions exceptionnelles de confidentialité ou de droit) Retour du dossier selon la date établie avec l Unité Qualité L Unité Qualité peut aussi effectuer de brèves recherches dans les fonds pas encore traités et inventoriés.

10 Janvier 2012 p. 10/13 Annexe 1 : Les 10 principes de bonne gestion documentaire 1 Créez un dossier pour chaque affaire 2 Utilisez le Plan de classement pour organiser vos dossiers 3 Enregistrez tous les dossiers essentiels 4 Enregistrez-les dans la base de données «Gestion des dossiers» 5 Désignez un «chef de file» par affaire 6 Concertez-vous : évitez les exemplaires multiples 7 Classez les documents dans le dossier adéquat 8 Rangez les dossiers à des endroits bien identifiés 9 Gardez une bonne vue d ensemble dans chaque dossier 10 Besoin d aide? Adressez-vous à l Unité Qualité!

11 Janvier 2012 p. 11/13 Annexe 2 : Tableau de bord récapitulatif Etapes 1 Création du dossier (page 2) 2 Fin de l affaire et clôture du dossier (page 2) Actions Référencement du dossier dans la base de donnée à l aide du plan de classement Imprimer l étiquette Ranger le dossier Alimenter le dossier Maintenir les informations à jour dans la base de données 3 Proposition de transfert en archives intermédiaires (page 5) A l aide de la recherche, sélectionner les dossiers clôturés à archiver Lister les dossiers Remplir le formulaire de transfert 4 Acceptation du transfert par l Unité Qualité (page 6) 5 Conditionnement (page 7) Organiser la mise en boîte Commander les fournitures Epurer les dossiers Conditionner les dossiers selon leur durée de conservation Référencer les boîtes d archives et les étiqueter 6 Mise à jour ou création des instruments de recherche (page 8) Modifier les informations dans la base de données Rédaction de l inventaire si nécessaire 7 Effectuer le transfert (page 9) Contacter l Unité Qualité

12 Janvier 2012 p. 12/13 Annexe 3 : Glossaire Calendrier de conservation Conditionnement Cote Cycle de vie des archives Documents actifs Documents semi-actifs Dossier Dossier essentiel Exemplaire principal Exemplaire secondaire Un instrument de gestion qui regroupe les règles de conservation dont se dote une institution pour rationaliser la conservation de ses archives. Il permet de diffuser les règles de conservation, de les appliquer, de les faire approuver et d en assurer le contrôle, le suivi, le maintien et la tenue à jour. Opération consistant à placer les documents d archives dans des matériaux protecteurs (chemises, boîtes) de façon à assurer leur conservation et de les rendre accessibles à la consultation. La cote est la référence qui identifie un dossier ; elle est composée généralement d un ensemble de lettres et de chiffres ou d un ensemble de chiffres qui servent à classer les dossiers dans le fonds et à les localiser. Tout document d'archives passe par une ou plusieurs périodes caractérisées par la fréquence de son utilisation et par le type d'utilisation qui en est faite. On parle alors du cycle de vie du document. Ce cycle de vie fait partie des fondements sur lesquels repose, en tant que discipline, l'archivistique contemporaine. L archiviste répartit ainsi la vie du document d archives en trois périodes : l activité, la semi-activité et l inactivité. Document qui est couramment utilisé à des fins administratives, légales ou financières. Utilisé fréquemment, il demeure près de son utilisateur. Un document qui est occasionnellement utilisé à des fins administratives, légales ou de preuve. Ensemble de documents portant la même référence ou relatifs à une même affaire. Ce terme désigne aussi la chemise en carton léger dans laquelle on groupe ces documents. Documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d'information par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité. Les documents et dossiers essentiels d une organisation sont ceux qui sont indispensables à son fonctionnement et qu il faut protéger afin d assurer la continuité des activités. Document ou dossier qui tient lieu d'attestation officielle d'une activité quelconque d'une personne physique ou morale. Document ou dossier qui découle de l'exemplaire principal et est utilisé comme instrument de travail, d'information ou de diffusion.

13 Janvier 2012 p. 13/13 Instrument de recherche Inventaire Papiers de corbeille Pièce Plan de classement Producteur(s)/productrice(s) Règle de conservation Sort final Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant de manière structurée un ensemble de documents d archives de manière à les faire connaître aux lecteurs. Instrument de recherche le plus précis dans la description d un fonds ou d une collection d archives. Cette description se situe toujours au niveau de la pièce. Documents de toutes sortes n ayant pas vocation à être conservés dans un dossier, car dénués d intérêt administratif ou d intérêt historique. La plus petite unité de description indivisible à la fois matériellement et intellectuellement (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre, etc.). Structure hiérarchique et logique permettant la classification, le classement, la conservation et le repérage des documents et dossiers, généralement identifiés par une cote. Toute entité, collectivité, famille ou personne, qui a créé, reçu et/ou géré des documents dans le cadre de ses différentes activités. Norme fixée à partir de l'évaluation administrative, légale, financière, probatoire et patrimoniale des documents. Elle en établit la durée de conservation jusqu'à leur élimination ou leur versement aux archives définitives. Destination diversifiée des documents correspondant à la mise en œuvre des décisions de conservation, de destruction ou de transfert des documents, telles qu'elles sont explicitées dans la charte d'archivage ou tout autre outil de référence. Statut Etat du dossier dans la base de donnée «Gestion des dossiers». Il peut être : en cours d utilisation, déposé aux archives HEP, versé aux ACV, intégré dans un autre dossier ou éliminé. Valeur historique Se rapporte à l histoire, fait partie de l histoire, est important pour l histoire de l organisation, du pays, de la nation, de l humanité. Elle est associée à : Valeur archivistique (le support a autant de valeur que l information qu il porte) Valeur patrimoniale (relatif au patrimoine de l organisation, du pays, de la nation, de l humanité) Valeur de témoignage (document qui peuvent servir à la recherche scientifique)