Groupe de travail : gestion, conservation et communication des archives

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1 DE L'ARIEGE Groupe de travail : gestion, conservation et communication des archives Mercredi 26 octobre h - 12h 4 Rue Raoul Lafagette FOIX Tél : Fax :

2 Programme de la formation Les archives : définition Les responsabilités des collectivités territoriales - Les conditions de conservation des archives - La communication des archives La tenue des dossiers Les principes de classement Les délais de conservation et les éliminations La tenue des registres de délibérations et d arrêtés

3 1. Les archives : définition «Les archives sont l ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l exercice de leur activité.» Code du patrimoine, art. L , modifié par la loi du 15 juillet 2008, art. 1 et 2.

4 1. Les archives : définition Archives : documents produits ou reçus par vos services dans le cadre de vos activités quelle que soit leur date Les documents sont des archives dès leur création. Les archives ne sont pas uniquement des «vieux papiers». quelle que soit leur forme Documents manuscrits ou imprimés, plan, affiches. quel que soit leur support Papier, supports électroniques (CD-Rom, serveur ), photographies

5 1. Les archives : définition Pourquoi conserver les archives? 3 intérêts La gestion courante du service 3 «âges» des archives Archives courantes La justification des droits et obligations La sauvegarde de la mémoire Archives intermédiaires Archives définitives Tris et éliminations

6 2. Les responsabilités des collectivités territoriales «Les archives publiques sont imprescriptibles. Nul ne peut détenir sans droit ni titre des archives publiques.» Code du patrimoine, art. L 212-1, modifié par la loi du 15 juillet 2008, art. 5.

7 2. Les responsabilités des collectivités territoriales «Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur.» Code du patrimoine, art. L

8 2. Les responsabilités des collectivités territoriales Les conditions de conservation Une salle réservée à la conservation des archives : facile d accès, dans un bâtiment appartenant à la structure, sous la responsabilité d un seul agent de la commune, avec un accès sécurisé : local fermé à clé et interdit au public, non inondable.

9 2. Les responsabilités des collectivités territoriales Les conditions de conservation Des principes à respecter : Utiliser des rayonnages métalliques, Maintenir une atmosphère la plus stable possible, Vérifier la résistance au sol des planchers.

10 2. Les responsabilités des collectivités territoriales La communication des archives «Les archives publiques sont, sous réserve des dispositions de l article L , communicables de plein droit». Code du patrimoine, Article L Les collectivités territoriales sont tenues d assurer la communication de leur archives dans le respect des règles de communication et des délais de communicabilité.

11 2. Les responsabilités des collectivités territoriales Les règles de communication Le document doit être respecté et protégé. Chaque document constitue une pièce unique et irremplaçable. Un document d archives ne peut être consulté que dans un environnement contrôlé Les lecteurs doivent justifier leur identité. Tenir un cahier de communication : nom du lecteur, date de visite et documents consultés. Pas de consultation dans le local d archives mais dans une pièce distincte sous la surveillance d un agent.

12 2. Les responsabilités des collectivités territoriales Les délais de communication Registres des délibération et arrêtés Immédiat Courrier personnel du maire 30 ans Registres d état civil 75 ans Déclaration de naissance, de décès, Non communicable avis de mentions marginales Listes électorales Immédiat Organisation des bureaux de vote : liste des présidents, 30 ans assesseurs et secrétaires

13 2. Les responsabilités des collectivités territoriales Les délais de communication Cadastre Immédiat Dossier individuel du personnel 120 ans Livres ou registre de paie 120 ans Budgets Immédiat

14 3. La tenue des dossiers Tout document est un document d archives dès sa création. 7 règles sont à respecter : 1 - Une affaire = un dossier 2 - Un document n est jamais isolé 3 - Un dossier doit toujours être identifié Restauration de l église

15 3. La tenue des dossiers 4 - L identification est précise et complète Restauration de l église Marché de travaux - Factures - Certificats de paiement Restauration de l église Marché de travaux -Dossier d appel d offre -PV de la CAO Maintenir de l ordre dans le dossier Exemple de sous-dossier d un dossier de marché public : - dossier de l entreprise retenue - plans, - acte d engagement - délibérations /arrêtés - comptes rendus des réunions de chantier - PV de réception des travaux - Décompte général définitif

16 3. La tenue des dossiers 6 - Bien clore le dossier - éliminer les doubles, les imprimés vierges et les brouillons - reclasser chronologiquement le dossier et les sous-dossiers - vérifier les titres, les dates, la typologie des documents 7 - Mettre en boîte - reporter le titre et les dates extrêmes du dossier - éventuellement les sous-dossier si le dossier est réparti en plusieurs boîtes Restauration de l église - Dossier d appel d offre - PV de la CAO 2008 Restauration de l église - Factures - Certificats de paiement Restauration de l église - Subventions - Comptes rendus de réunion de chantier

17 3. La tenue des dossiers Pas pochettes, chemises ou boîtes en plastique Pas de trombones Pas de boîtes trop grandes = vrac

18 Le classement thématique 4. Les principes de classement Identifier des thèmes : administration communale, état civil, élections, finances communales, marché de travaux, urbanisme, voirie Etat civil Marchés de travaux Urbanisme Finances communales Elections Voirie

19 4. Les principes de classement Pas d encombrement au sol Ne pas mettre les boîtes les unes devant les autres

20 5. Les éliminations Les éliminations ne peuvent se faire sans l autorisation des Archives départementales. La rédaction d un bordereau d élimination et l obtention du visa de la Direction des Archives départementales est OBLIGATOIRE. Bordereau d élimination : Pièce règlementaire qui décharge le maire de toute responsabilité. Permet aux Archives départementales de vérifier que les documents mentionnés peuvent être détruits.

21 Indiquer la typologie des documents à éliminer, inutile de décrire boîte par boîte. 5. Les éliminations BORDEREAU D ELIMINATION DE DOUBLES ET DE DOCUMENTS PERIMES COMMUNE DE Les dates extrêmes de chaque catégorie. DESCRIPTION DES DOCUMENTS DATES EXTREMES METRAGE LINEAIRE TEXTE REGLEMENTAIRE Finances communales - Factures ,00 - -Bordereaux de titre et de mandat ,00 - Etat civil - Avis de mentions marginales ,10 - Marché publics - Offres non retenues ,20 - Bon pour accord, Accord pour élimination, Le Maire La Directrice des Archives Départementales Claudine PAILHES La quantité en mètre linéaire. 1 boîte = 0,10 ml

22 5. Les éliminations Transmettre le bordereau d élimination signé aux Archives départementales en 2 exemplaires. Attendre le retour du bordereau signé par la Direction des Archives départementales avant de procéder à toute élimination. Le bordereau doit être conservé. Procéder à la destruction matérielle des documents. Veiller à la confidentialité de l opération.

23 5. Les éliminations Les délais de conservation Guide d archivage à l usage des communes et des groupements de communes, p

24 6. La tenue des registres de délibérations et d arrêtés Décret du 8 juillet 2010 : modifications concernant la tenue des registres des délibérations. Pourquoi ces modifications? Assurer une conservation pérenne des actes administratifs = source essentielle pour l histoire des communes. A qui s adresse ce décret? Communes Etablissements Publics de Coopération Intercommunale (EPCI) Syndicats mixtes

25 6. La tenue des registres de délibérations et d arrêtés Quels sont les changements apportés par le décret? Les délibérations et arrêtés ne sont plus collés mais conservés sur des feuillets mobiles. Le papier utilisé pour l impression est permanent, de couleur blanche (norme ISO ). L encre d impression est stable et neutre, de couleur noire (norme ISO Les feuillet mobiles numérotés et paraphés sont reliés en fin d année ou tous les 5 ans maximum pour les communes de moins de 1000 habitants.

26 6. La tenue des registres de délibérations et d arrêtés Quels sont les changements apportés par le décret? Les feuillets mobiles doivent être classés par ordre chronologique. La reliure doit permettre la lisibilité des délibérations (marge de 5 cm à gauche du verso). La reliure est cousue, confectionnée à partir de matériaux neutres et stables dans le temps. Pas de reliure par serrage. Le registre ainsi constitué comprend une table par date et une table par objet.