Cahier des Clauses Techniques Particulières

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1 MARCHES PUBLICS DE FOURNITURES COURANTES ET SERVICES AGENCE FRANCAISE DE SECURITE SANITAIRE DE L ENVIRONNEMENT ET DU TRAVAIL DEPARTEMENT COMMUNICATION INFORMATION ET DEBAT PUBLIC UNITE INFORMATION EDITION 253, avenue du Général Leclerc MAISONS-ALFORT GESTION DES ARCHIVES Cahier des Clauses Techniques Particulières 1 AJ

2 Cahier des clauses techniques particulières Archivage Externalisation de la gestion des archives courantes et intermédiaires de l AFSSET I - Nature du marché 1 Nature des archives Les archives de l AFSSET sont des archives publiques, au sens du code du patrimoine. De ce fait, l AFSSET est tenue de les conserver et doit pouvoir en disposer, à tout moment, pour répondre à tout besoin administratif. Elles sont constituées de deux ensembles : les archives administratives produites par l Agence et les dossiers «Substances actives et Produits» dont elle coordonne l évaluation. Le cycle de vie de ces deux catégories de documents est décrit en 3.3 et 3.4 et les prestations spécifiques demandées pour chacune d elles sont détaillées en Confidentialité Les archives confiées au titulaire ne doivent pas être divulguées à des tiers. 3 Cycle de vie des archives administratives L AFSSET est producteur des archives T0 (T1 T2) T3 T4 T5 Ouverture avis publié suivi retombées Clôture du dossier du dossier presse Archivage chez le prestataire mise à jour versement aux AN Page 2 sur 10

3 4 Cycle de vie des dossiers Substances Actives L AFSSET coordonne l évaluation d un dossier produit par un industriel T0 T1 T2 T3 T4 T5 Réception Recevabilité Évaluation avis suivi Clôture du dossier Archivage Mise à jour du dossier archivé chez le prestataire 5 Composition et conditionnement des archives Le stock actuel (juillet 2007) des archives de l AFSSET sera constitué de Catégorie Mètres linéaires Support Accroissement annuel Archives administratives intermédiaires et définitives 100 ml Dossiers archivés à T3 et faisant rarement l'objet de demandes de communication Archives vitales Dossiers Substances Actives Dossiers archivés à T0, mis à jour avec le différentiel à T3 et faisant très souvent l'objet de demandes de communication 80 mètres linéaires Papier conditionné dans des unités d archives ou boîtes d archives de 10 ou 15 cm de côté 250 ml dont 40 ml sécurisés Papier conditionné dans des classeurs + éventuellement cédéroms Total 330 m l 100 ml 6 Réglementation applicable à la conservation des archives de l AFSSET Code du patrimoine, livre II. Loi n modifiée par l'ordonnance n du 6 juin 2005 relative à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques. Circulaire des ministres de l'intérieur et de la culture du 16 janvier 1997 relative aux relations des administrations et des organismes publics avec les sociétés d archivage privées pour la conservation des archives publiques. Circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l État. Page 3 sur 10

4 II - Prestations attendues Il est demandé au prestataire d assurer d une part la prise en charge des archives existantes, et d autre part la gestion des archives en régime de croisière. Le prestataire peut en outre proposer des prestations complémentaires qui pourront être retenues ou non dans le cadre de la mise au point du marché. 1 Versement des archives au service prestataire Règles générales de versement Le versement comprend : - le conditionnement, - la fourniture de conteneurs, pour lesquels le pouvoir adjudicateur fixe l obligation de ne pas dépasser 6 unités d archives par conteneur, - l inscription des numéros de conteneurs sur les conteneurs ou tout moyen de repérage de l information par code-à-barre, - la mention des numéros de conteneurs sur les bordereaux de versement (de manière manuelle ou automatisée par la lecture de code-à-barre), - la prise en charge, - l enlèvement, - le transport, - l entrée en dépôt, - l inscription dans la base de données «inventaire des archives de l Agence» l adresse du conteneur dans le dépôt et - la possibilité de consulter de cet inventaire via un extranet à l AFSSET. L AFSSET notifie au titulaire le nombre d unités d archives à prendre en charge, selon des modalités que les deux contractants devront définir. Ces unités ont les dimensions suivantes : 0,10 x 0,24 x 0,36 m L AFSSET indique la date de l enlèvement sur l ordre d exécution. Pour les enlèvements importants (de plus de 100 boîtes d archives), l AFSSET prévient le titulaire 3 jours avant la date d exécution de l ordre d enlèvement. Page 4 sur 10

5 2 Conditionnement Cas des archives administratives : 1 a) Conditionnement : fourniture de conditionnement de stockage (conteneurs) ; les boîtes d archives sont fournies par l AFSSET et restent sa propriété. Conditionnement des unités d archives dans les containers dans une salle de l agence dédiée à cet usage. Cotation des containers Transcription de cette cote sur l inventaire de manière à ce que chaque unité d archive cotée ait également une cote de container (ou un élément du système de codification du titulaire) Cas des archives des dossiers Substances Actives : archives vitales 1 b) Conditionnement : fourniture de conditionnement de stockage (conteneur) ; les boîtes d archives sont fournies par l AFSSET et restent sa propriété Transfert des documents des classeurs dans les boites d archives : Conditionnement des boîtes d archives dans les conteneurs dans une salle de l agence dédiée à cet usage par le prestataire Cotation des conteneurs en concordance avec l inventaire Transcription de cette cote sur l inventaire de manière à ce que chaque unité d archives cotée ait également une cote de conteneur(ou un élément du système de codification du titulaire) ; 3 prise en charge et enlèvement à l AFSSET des unités d archives dans la salle dédiée (en étage et éventuellement en sous-sol) À chaque versement, le service des Archives de l AFSSET ou les services habilités remettent au titulaire une liste des unités d archives (ou bordereau de versement) signée par le responsable du service des Archives de l AFSSET ou son représentant comprenant les numéros d UA, le nom du service versant et un bref descriptif du contenu de l UA. En contrepartie, le titulaire en accuse réception en remettant un double de cette liste complétée par la cote (ou un élément de son propre système de codification) du conteneur dans lequel seront stockés les unités d archives inscrits par le titulaire ou ses représentants lors du conditionnement ; L archivage sur le lieu de conservation et sa gestion sont de la responsabilité du titulaire. Il appose sur chaque conteneur son propre système de codification. Celui-ci préserve l anonymat du contenu. Page 5 sur 10

6 III - Conservation des archives Conditions de conservation La conservation matérielle des archives publiques s effectue sur le territoire national. Le titulaire déclare à l AFSSET, dans les 10 jours suivant la notification du marché et par lettre recommandée avec accusé de réception, l adresse du ou des entrepôts où il conserve les archives de l organisme. Les locaux dans lesquels sont conservées les archives sont conformes aux règles légales de sécurité, en particulier : - les règles résultant de la législation sur les établissements classés pour la protection de l environnement, - la réglementation relative aux relations des administrations et des organismes publics avec les sociétés d archivage privées pour la conservation des archives publiques. L ensemble des locaux est équipé d un système anti-intrusion et de lutte contre l incendie. Conception et aménagement des locaux sont tels que les normes suivantes y sont respectées : - l'éclairage naturel est limité à un niveau équivalent à 150 lux ; - la ventilation assure un renouvellement de 0,5 vol./heure ; - la température est de 18 C pour 55 % d humidité relative. Mode de gestion Tout déplacement, même temporaire, est notifié au client. Le titulaire emploie des archivistes professionnels, dont il peut fournir le curriculum vitae. La répartition des conteneurs sur les sites est indépendante de la provenance des archives et ne permet pas de deviner ce qui s y trouve. Chaque membre du personnel a signé un engagement de confidentialité. L'accès aux systèmes qui permettent de connaître la localisation ou le contenu des archives est réservé à un personnel qualifié, habilité et titulaire d un contrat de travail à durée indéterminée, L habilitation de tout représentant du client demandant au prestataire communication de documents ou d informations est systématiquement vérifiée. Les systèmes permettant la communication de données entre le client et le prestataire sont garantis contre le piratage et la consultation par des tiers, IV - Communication des unités d archives confiées Règles générales de la communication : Les demandes de communication ou de retour des unités d archives font l objet d une demande écrite de la part de l AFSSET. Page 6 sur 10

7 La communication comprend la recherche, la sortie du dépôt des unités d archives, la livraison à l AFSSET. La prise en charge, le rapatriement et la réintégration dans le conteneur et à la bonne adresse s'effectuent dans les délais et selon les modes suivants : La communication des unités d archives est demandée par le service des Archives (ou par toute personne habilitée par l AFSSET) avant 14 heures par un courriel valant ordre d exécution indiquant le numéro de la boîte d archives et la cote du conteneur. Les unités d archives sont livrées le lendemain matin à 9 heures 45 dans la salle dédiée. Un bordereau de livraison (papier ou électronique) est alors remis. Dans les trois semaines maximum, l unité d archives communiquée est réintégrée chez le titulaire selon la modalité inverse. 5 Cas des urgences La demande est faite par l AFSSET par téléphone et confirmée par courriel. Dans les trois heures ouvrables (même entre 12 heures et 14 heures) la boîte d archives est livrée dans la salle dédiée. 6 Intégration ou mise à jour de certains dossiers dans les unités d archives. Certains dossiers administratifs (suivi bibliographique et suivi presse d une saisine) et tous les dossiers des Substances Actives (le différentiel + suivi bibliographique et suivi presse et suivi courrier ) peuvent faire l'objet de mises à jour ou d'intégration de nouvelles pièces. Si les pièces intégrées ne peuvent être jointes au dossier archivé à T0, elles figurent dans la base de données de l inventaire sous la même cote que le dossier précité. 7 La destruction des archives sur ordre de l AFSSET Chaque année, le titulaire soumet à l AFSSET la liste des conteneurs à détruire. L AFSSET la renvoie au titulaire signée et paraphée La destruction de documents est effectuée par le titulaire ou par un sous-traitant. Dans ce second cas l identité de celui-ci est indiquée dans le contrat et tout changement de soustraitant fait l'objet d'un avenant Un certificat de destruction indiquant la cote des unités d archives et la cote du conteneur détruits est remis à l AFSSET. 8 Versement aux Archives nationales Le versement est réalisé par le titulaire sur indications de l AFSSET et est considéré comme une sortie définitive. 9 Gestion et suivi des archives via un extranet (espace client sécurisé). Le système informatique de gestion des archives fait l objet de sauvegardes régulières et fréquentes avec serveurs distants, La base de données est constituée à partir de la base de l AFSSET, qui repose sur le progiciel CINDOC. Page 7 sur 10

8 Le fichier logique contient les éléments suivants Cote conteneur Cote UA Service versant Descriptif 1 Descriptif 2 Date de création Durée de conservation Date de destruction Sort final Mouvements Communication : Date de sortie /Date de rentrée Intégration : Des statistiques peuvent être réalisées sur les communications, réintégrations, destructions. 10 Règles de transport Le titulaire prend toutes les dispositions nécessaires pour assurer la sécurité des archives de l AFSSET transportées que ce soit en cas de versement, consultation ou éventuellement transfert dans un autre lieu. Le transport des documents entre les locaux du prestataire et du client est effectué par les employés du prestataire et dans ses véhicules sous-traitant dont l identité est indiquée dans le contrat. Tout changement de sous-traitant fait l'objet d'un avenant IV Conditions d exécution des prestations. Seules les personnes habilitées à donner des ordres d exécution au titulaire peuvent signer les bordereaux du titulaire. Remarques : les définitions des termes sont explicitées dans la norme NF Z sur les «prestations en archivage et gestion externalisée de documents sur support papier» et de l ouvrage «Ecole Nationale des Chartes - AFNOR; Dictionnaire des archives : de l archivage aux systèmes d information; AFNOR; 1991». (1) Norme NF Z : Archivage électronique : Spécifications relatives à la conception et à l exploitation de systèmes informatiques en vue d assurer la conservation et l intégrité des documents stockés dans ces systèmes / Association Française de Normalisation. AFNOR : Décembre 2001, 34 p. (2) Norme internationale ISO : Information et documentation «Records management» / ISO. ISO : 15 septembre 2001, 19p. Page 8 sur 10

9 V. Prestations et niveau de qualité exigibles Les exigences que l'on peut avoir à l'égard d'une entreprise d'archivage dépendent des objectifs qu'on se fixe en recourant à l'externalisation. Certains de ces objectifs doivent être atteints dans tous les cas de figure et les exigences correspondantes sont par là-même incontournables. D'autres sont fonction du travail demandé. Ces objectifs incontournables sont : 1- la sécurité des documents, - garanties contractuelles données par l'entreprise que ses bâtiments disposent de protections actives et passives contre les dangers susceptibles de porter atteinte à l'intégrité des documents, - système informatique de gestion des archives faisant l objet de sauvegardes régulières et fréquentes avec serveurs distants, - destruction de documents effectuée par l'entreprise elle-même ou par un sous-traitant; dans ce second cas, indication de l identité de celui-ci dans le contrat et notification systématique au client de tout changement de sous-traitant (contribue aussi à protéger la confidentialité des archives), - transport des documents entre les locaux du prestataire et du client effectué par les employés du prestataire et dans ses véhicules ; si ce n est pas le cas, indication de l identité du soustraitant dans le contrat et notification systématique au client de tout changement de soustraitant (contribue aussi à protéger la confidentialité des archives), - contrat indiquant précisément à quel endroit les archives sont traitées et/ou stockées et notification systématique au client de tout déplacement, même temporaire. 2- la confidentialité du contenu des documents - conteneurs ne comportant aucune indication permettant de connaître leur provenance et leur contenu (contribue aussi à la sécurité des archives), - destructions effectuées dans des conditions qui protègent jusqu au bout la totale confidentialité des archives et qui assurent la disparition complète des données et informations contenues, Il serait préférable, dans l'absolu, que bâtiments et véhicules ne comportent aucun signe ou indication permettant de savoir que s y trouvent des archives. Mais l'on peut transiger sur ce point, car les gens mal intentionnés ont de toute façon d autres sources. Page 9 sur 10

10 3- la qualité des prestations fournies. Il est impératif, dans tous les cas de figure, que le prestataire : - soit assuré de façon à permettre, en cas de sinistre ayant entraîné des destructions d archives ou en cas de divulgation d informations confidentielles, un dédommagement du préjudice consécutif à la disparition ou à la divulgation des informations et des données et ce pour toute la durée de conservation prévue à l origine par le client, - permette au client de récupérer les données relatives aux archives en cas de retour définitif de tout ou partie de ces dernières chez le client ou de transfert chez un autre prestataire. Si les prestations fournies sont d'ordre intellectuel (classement, établissement d'inventaires), le client est en droit d'exiger qu'elles soient d un niveau tel qu'il puisse identifier, sans avoir à se déplacer, les documents ou dossiers dont il peut demander la communication en retour, la restitution définitive ou la destruction. La certification du prestataire (normes ISO ou norme AFNOR NF Z ) est souhaitable, mais elle n'a de sens que si elle porte sur la totalité des sites et des prestations : ce point est donc à vérifier avec soin, notamment en consultant la procédure prévue pour les réclamations des clients. Il est aussi souhaitable que le personnel du prestataire soit formé et expérimenté. *********** Page 10 sur 10