Livre blanc Compta La dématérialisation en comptabilité

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2 Sommaire I. Introduction II. Législation à prendre en compte concernant la dématérialisation des documents comptables III. Le régime juridique applicable aux comptabilités informatisées P3 P4 P5 IV. Documents comptables susceptibles d être dématérialisés a. Les factures b. Dématérialisation fiscale c. Types de format de facture électronique d. La facture dématérialisée La facture dématérialisée P6 V. Pré-requis nécessaires à la dématérialisation des factures VI. Conservation des documents P8 P10 VII. Choix et déploiement d une solution de dématérialisation de factures P11 PAGE 2 DE 13

3 I. Introduction La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d informations financières à des partenaires toujours plus nombreux. Dans ce contexte, l échange de documents électroniques présente bon nombre d avantages. Le traitement de l information est accéléré, sa transmission et son archivage sont plus facilement automatisés et sécurisés. Pour autant, la dématérialisation n est pas sans risque. Il est nécessaire de s assurer que la valeur probante des documents susceptibles d être dématérialisés, ne sera pas altérée et que les documents électroniques constitueront une preuve admissible tant pour l administration fiscale que pour les tiers, au même titre que les documents sous forme papier. La mise en place d un projet de dématérialisation doit, par conséquent, s effectuer en conformité avec les textes juridiques et fiscaux en vigueur. Un tel projet requiert la prise en compte : des problématiques internes et spécifiques à chaque entreprise du choix de la solution de dématérialisation et enfin, du choix d une solution d archivage PAGE 3 DE 13

4 II. Législation à prendre en compte concernant la dématérialisation des documents comptables Réglementation fiscale: articles 289 bis et 289 V du CGI La directive européenne 2001/115/CE, en vigueur dans tous les états de l Union depuis le 1er janvier 2004 autorise la substitution de la facture électronique à la facture papier comme document légal. Le CGI (Code Général des Impôts) fixe les conditions de la dématérialisation fiscale des factures dans ses articles 289 bis et 289 V: Les factures peuvent, sous réserve de l acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l authenticité de leur origine et l intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d origine pour l application de l article 286 et du présent article. Les conditions d émission de ces factures, de leur signature électronique et leurs modalités de stockage sont fixées par décret. Lorsqu elles se présentent sous la forme d un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, les factures doivent être émises dans les conditions précisées à l article 289 bis. loi de finance rectificative du 30 décembre 2002, article 289 V du CGI. Les conséquences Les conséquences d un mauvais respect de ces règles peuvent être graves. Elles sont sanctionnées d une amende de 15 euros par élément manquant et par facture. Pire, dans le cas de fraude avérée, c est notamment la non déductibilité de la TVA qui est en jeu. PAGE 4 DE 13

5 III. Le régime juridique applicable aux comptabilités informatisées Toute entreprise désirant tenir sa comptabilité au moyen d un système informatique doit, afin d en garantir la valeur probante, s assurer que certaines conditions sont remplies. Deux instructions, respectivement des 14 octobre 1991 et 24 décembre 1996, précisent les obligations incombant aux entreprises. Toute entreprise doit conserver les données traitées par des procédés informatiques qui concourent à la constitution d enregistrements comptables ou à la justification d un évènement ou d une situation transcrite dans les livres, registres, documents, pièces et déclarations contrôlées par l administration. En outre, l administration fiscale impose notamment aux entreprises de : détenir une documentation détaillée, exhaustive et fidèle de la conception, de la réalisation, de l exploitation et de la maintenance de son système informatique, de maintenir pérenne cette documentation dans le temps, impliquant que cette documentation évolue en même temps que l évolution des programmes et/ou du matériel informatique, de permettre au vérificateur de tracer le cheminement des données comptables au travers de son système informatique. Au plan fiscal, l administration reconnaît que les comptabilités peuvent être informatisées et en conséquence adapté sa réglementation en mettant en place un contrôle spécifique. En outre, depuis 1991, les entreprises ont la possibilité de dématérialiser leurs factures. Sous réserve du respect de certaines conditions, ces factures dématérialisées tiennent lieu de factures d origine. Sont donc visées les factures de ventes et les factures d achats permettant la déductibilité de la TVA. PAGE 5 DE 13

6 IV. Documents comptables susceptibles d être dématérialisés a. Les factures On édite chaque année en France environ 2,5 milliards de factures, dont déjà 3 % au format électronique. Le coût de traitement de chacune est estimé entre 15 et 200 euros (la largeur de la fourchette relevant aussi bien des différences dans les systèmes de facturation que dans les méthodes d estimation). La répartition de ce coût est d environ un tiers pour le fournisseur qui émet la facture et les 2 tiers restant sont pour le client qui doit la régler. D où l intérêt de se pencher sur l optimisation de ce poste, obligatoire, mais non productif. Ceci posé, l enjeu de la dématérialisation des factures ne doit pas seulement être considéré de manière économique, c est aussi un problème légal et organisationnel. L instruction administrative du 7 août 2003, prévoit que le recours à la facturation électronique doit être préalablement accepté par le destinataire des factures. Cette acceptation doit être matérialisée dans un contrat ou à défaut, par l octroi au destinataire des factures d un délai raisonnable pour exiger une facture papier. b. Dématérialisation fiscale La facture est à la fois: un document commercial, traduisant au client le coût convenu de son achat, mais aussi, un document fiscal, utilisé pour porter les montants de TVA et destiné à servir de preuve en cas de contrôle. De ce dernier aspect découlent les règles fixées par l administration fiscale en matière de dématérialisation. Elles sont, comme toujours très précises, ce qui justifie la notion de dématérialisation fiscale. Dans la majorité des cas, la facture est encore émise sur un support papier. Dans quelques autres cas, elle est émise sous format électronique et cela fait toute la différence. L administration fiscale ne considère que les originaux, ils ne peuvent donc pas être traduits ou transférés sur un autre support. On peut alors considérer les 2 cas : la facture est émise sur support papier : le client doit en conserver un exemplaire papier. la facture est émise sur support électronique : l opération doit répondre à certaines règles (voir le paragraphe Règles pour les factures électroniques ). La dématérialisation fiscale est la dématérialisation des factures suivant des règles admises par l administration fiscale. A défaut de pouvoir suivre ces règles, il convient, en parallèle, de produire, échanger et archiver les documents au format papier. PAGE 6 DE 13

7 c. Types de format de facture électronique Une facture peut être transmise électroniquement sous 2 types de formats : structuré (interprétable automatiquement par programme informatique) : norme EDI traditionnelle (EDIFACT, VDA, ANSI..), XML, ou n importe quel autre format structuré(idoc, fichier texte csv ), non structuré (non interprétable automatiquement) : PDF, JPEG...(une image non modifiable). Word et Excel sont discutables car modifiables. Les formats sont qualifiés de non structurés lorsqu aucune structure, aucune balise ne permet d isoler et d identifier à coup sûr une information donnée (nom du client, code TVA...). d. La facture dématérialisée Il est possible de transmettre des factures sous forme dématérialisée dans le cadre des échanges intra- et extra-communautaires (directive européenne transposée en droit français), suivant deux moyens : EDI : depuis 1990, suivant une forme structurée adoptée par les deux parties (fournisseur et client), signée électroniquement : sous une forme quelconque (fichiers Word, Excel, PDF, TIFF, JPEG...) mais certifié au moyen d une signature fournie par un tiers de confiance. Réservé à l origine aux flux français, le recours à la facturation électronique a été généralisé, depuis le 1er juillet 2010, à toutes les opérations intracommunautaires, et aux opérations réalisées avec des entreprises établies hors de l Union européenne, sous réserve du respect de certaines conditions. La facture dématérialisée est admise par le fisc si elle respecte certaines règles. Notamment : comporter les clauses légales obligatoires sur toute facture, répondre aux obligations comptables des entreprises et du commerce, répondre aux règles de conservation des documents (voir le dossier Contrôle des Comptabilités Informatisées), être conforme aux directives sur la TVA, enfin, satisfaire aux instructions spécifiques à la dématérialisation. PAGE 7 DE 13

8 V. Pré-requis nécessaires à la dématérialisation des factures Une opération de dématérialisation s articule autour de quatre axes : savoir gérer des factures dématérialisées (GED, Workflow, Processus...) ; savoir dématérialiser ses factures (factures structurées, factures signées, scan, OCR, archivage...) ; savoir déployer et gérer un monde externe hétérogène (déploiement, communautés, réseaux...) ; savoir conserver et fiabiliser une validité juridique et fiscale en mode dématérialisé. Solutions qui permettent de dématérialiser les factures : 1) L EDI (échange de factures de données structurées sans signature électronique) C est la solution la plus utilisée depuis plus de 10 ans, qu elle soit pratiquée en interne par l entreprise ou par l intermédiaire de prestataire de services (plate-forme EDI). Ce type de dématérialisation est basé sur une convention EDI ou un contrat d interéchange : cet engagement contractuel entre client et fournisseur régit la responsabilité et la validité des échanges clients/fournisseurs (en conformité avec l article 289 bis du CGI). La station EDI du fournisseur et celle du client gèrent : le fichier des partenaires, la création de l original (fonction qui concerne le fournisseur), le contrôle des mentions obligatoires, la liste récapitulative, la transmission de l original (concerne le fournisseur), la réception de l original et la transmission des données (concerne le client), l archivage la restitution des données archivées. L EDI peut se pratiquer en infogérance sous mandat du fournisseur. Le recours à un prestataire de services permet de s affranchir d un contrat d interéchange client/fournisseur deux à deux. Le contrat de services recouvre au minimum la garantie de la validité juridique, à laquelle peuvent être ajoutés d autres services, notamment l archivage. 2) La facture électronique signée Le circuit de la facture électronique est le suivant : création des données spécifiques de la facture par le fournisseur à partir de données issues d applications de gestion ; intégration des éléments permanents de la facture (par exemple, capital social) ; signature électronique par clé asymétrique privée ; horodatage (facultatif) ; PAGE 8 DE 13 PAGE 8 DE 13

9 e-archivage immédiat par le fournisseur ; transmission de la facture électronique au client ; vérification, par le client, de l identité de l émetteur par la clé asymétrique publique ; e-archivage immédiat par le client ; vie de la facture chez le client (indexation, comptabilisation...). L entreprise peut, de même que pour l EDI, externaliser sa dématérialisation en passant par une plateforme ou un opérateur de facturation électronique. Le fournisseur passe un contrat de services (certificats, mandats), qui nécessite l accord (même tacite) du client. S agissant de l espace fournisseur, l opérateur prend en charge : l horodatage et la signature, le suivi des émissions, l archivage, la restitution des données archivées. Pour l espace client, l opérateur assure (mais le client peut aussi assurer en interne) : la réception et l aide à l intégration, la vérification de la signature, l archivage, la restitution des données archivées. 3) Le scanner Le scanner est l outil qui permet à l entreprise d homogénéiser ses supports : il transforme un document physique en un fichier électronique pouvant être «lié» à d autres informations (index) dans un objectif de traitement. Ainsi, des factures non électroniques, indépendamment du fait qu elles seront archivées sur papier, vont devoir être numérisées pour entrer dans une base d images (après indexation, LAD ou vidéocodage et vérification) et alimenter le système informatique. Il existe des formats standards publics de stockage de ces images (pdf, tiff) qui permettent de les réutiliser. 4) Les flux : la LAD La LAD, opération de reconnaissance des caractères (OCR en anglais), concerne à la fois : les factures papier qui ont été numérisées et donc sont issues de scan (voir ci-dessus) ; les factures électroniques signées. C est l outil utilisé pour constituer une base d images indexées qui vont alimenter le système informatique en aval. Deux techniques sont utilisées : soit l application de modèles. Il existe environ 200 à 250 modèles différents de factures et des masques sont utilisés pour retrouver les mentions obligatoires des factures (montant HT, montant TTC...), soit la reconnaissance de mots-clés. PAGE 9 DE 13

10 VI. Conservation des documents Les documents comptables dématérialisés n ont de valeur probante que sous réserve de leur conservation, dans certaines conditions, par l entreprise. Les obligations de conservation Les modalités de conservation des factures dématérialisées dépendent du système utilisé pour leur transmission. Dans le cadre de l utilisation d une signature électronique, les factures doivent être conservées dans leur format original. L impression sur papier avant l archivage fait perdre à la facture toute valeur juridique et notamment empêche la déductibilité de la TVA. En outre, la facture doit être conservée avec la signature électronique à laquelle elle est liée et le certificat électronique attaché aux données de vérification de signature électronique. Cette obligation de conservation incombe tant à l entreprise émettrice de la facture qu à celle qui en est destinataire. Dans le cas de l utilisation d un système de dématérialisation fondé sur l EDI, les informations émises ou reçues doivent être conservées dans leur contenu originel. L obligation de conservation porte sur l intégralité du message facture émis ou reçu y compris les mentions non obligatoires. S agissant des documents et pièces justificatives de la comptabilité établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés pendant trois ans sur ce support et les trois années suivantes sur tout support. Les modalités d archivage Il résulte des textes en vigueur que tous les documents comptables dématérialisés doivent faire l objet d une conservation dans leur forme originale sur support informatique pendant au moins trois ans. Le défaut de conservation, qu il soit total ou partiel, est sanctionné par l administration et peut notamment entraîner la remise en cause des déductions opérées en matière de TVA. Aucun texte ne précise les modalités d archivage de ces documents. L instruction administrative du 7 août 2003 prévoit simplement, en ce qui concerne les factures sécurisées au moyen d une signature électronique, que la facture doit être archivée sous forme électronique dans un format qui permet de garantir l intégrité et la pérennité de son contenu pendant toute la période de stockage. Rien n interdit le recours à un prestataire externe assurant les fonctions de tiers archiveur. Plusieurs solutions sont actuellement proposées sur le marché. PAGE 10 DE 13

11 VII. Choix et déploiement d une solution de dématérialisation de factures La dématérialisation des documents permet aux entreprises de réduire significativement leurs dépenses. Le coût de traitement d une facture dématérialisée est par exemple divisé par trois. L entreprise assure une meilleure traçabilité des courriers et documents, et optimise la réactivité des collaborateurs. Enfin, l entreprise peut s affranchir en partie des problématiques liées à l archivage et au stockage de l information papier. Questions essentielles pour cibler les bons prestataires et les solutions les plus pertinentes Quels supports l entreprise souhaite-t-elle dématérialiser? Factures entrantes, factures sortantes, bilans comptables, bordereaux de défiscalisation Comment sont actuellement traités les documents que l entreprise souhaite dématérialiser? Via une application interne ou externe, manuellement, via une édition automatique ou une solution comptable ou ERP Quel est le cadre juridique spécifique à ce projet de dématérialisation? Identification forte, horodatage, intégrité du document, sécurité? Les entreprises doivent exiger de la part des prestataires les preuves de leur mise en conformité avec la législation intégrité, identité par signature électronique légale, horodatage légal, accès sécurisé aux données, Workflow... L entreprise doit demander un devis complet incluant la mise en place de la solution, les contrats GTR (Garantie du Temps de Rétablissement), l obligation de mise à disposition des documents dématérialisés et la GED pour le suivi et le coût du stockage sur une période de 10 ans (voire plus selon la législation en vigueur). Le choix d une solution en SaaS Destinés notamment aux entreprises de taille moyenne (ETI) pour le traitement des factures fournisseurs, des logiciels permettent de dématérialiser et d automatiser les processus de comptabilité fournisseurs et les notes de frais à partir d un serveur virtuel complet. Les utilisateurs auront la capacité de numériser des factures et d envoyer des données, d opérer des rapprochements entre les contrats, d assurer le suivi en temps réel des workflows. Ils pourront également gérer des notes de frais et des demandes de déplacement ou encore archiver des factures. La sécurité des données informatiques est, quant à elle, assurée par les protocoles HTTPS et FTPS permettant de dégager d importantes économies en réduisant le coût d achat de biens et de services, et ce dès le premier jour d utilisation grâce à un coût dit à la facture. Ce coût, qui oscille entre 1 et 1,3 euros est justifié par la multiplicité des fonctionnalités de la solution, contre 8 à 25 euros pour traitement classique de facture. PAGE 11 DE 13 PAGE 11 DE 13

12 VIII. Conclusion Les entreprises disposent désormais de l ensemble des outils, tant juridiques que techniques, pour recourir à la dématérialisation de leurs documents comptables. Cette opération reste cependant complexe et doit être traitée comme un véritable projet par la direction financière. Toute reproduction ou représentation intégrale ou partielle, par quelque procédé que ce soit, des pages publiées dans le présent document, faite sans l autorisation de Reflex Compta est illicite et constitue une contrefaçon. - Copyright 2011, REFLEX Compta PAGE 12 DE 13

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