Documalis. Denis SCHIRRA GSM : Plus d information sur notre site Internet

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1 Documalis Plus d information sur notre site Internet Documalis for Solutions de dématérialisation des courriers et des factures d entreprise Transformation PDF, OCR et reconnaissance RAD - LAD Circuits de validation des documents entre utilisateurs Denis SCHIRRA denis.schirra@documalis.fr GSM :

2 Introduction aux concepts Documalis Solution complète et facile à installer, pour la numérisation, le Workflow et le stockage en GED, des courriers entrants, factures et autres documents de l entreprise. SYSTÈME DE NUMERISATION PDF OCR HAUTE PERFORMANCE RECONNAISSANCE AUTOMATIQUE DE DOCUMENTS RAD LAD STOCKAGE EN GED DES DOCUMENTS DANS L ENTREPRISE WORKFLOWS COURRIER ET FACTURE DEDIES CONNEXION JUSQU À 200 UTILISATEURS Chargeur automatique de 50 pages pour numérisation par lot rapide UNE MEILLEURE NUMERISATION Numérisation avec prévisualisation des images Chargeur A4 recto verso et autorotation de document Détecteur à ultrasons pour détection de pages doubles Détection automatique des pages blanches Numérisation par lot avec code à barre et séparateurs Architectures de serveur haute performance pour des configurations importantes PDF optimisés de haute qualité avec OCR Détecteur à ultrasons de double insertion GED : STOCKAGE DE DOCUMENTS Gestion documentaire électronique intégrée Stocke et sécurise tous vos documents Gère la numérisation, les PDF, images et fichiers Office Recherche plein texte puissante, arborescence et index Prévisualisation vignettes et PDF de tous les documents ACCES VIA NAVIGATEUR WEB Accédez à tous vos documents par navigateur web Internet Explorer à partir de la version 6 Firefox 3+ disponible sur PC, MAC et Linux Code JavaScript pur sans plug-in, ni moteur Java, ni ActiveX Intégration Adobe PDF Reader pour visualiser les documents Sauvegarde réseau intégrée pour la sécurité de vos données Jusqu à 10 millions de pages sur un disque local ou SAN Redressement automatique, rotation, détourage Numérisation recto-verso avec 2 capteurs CDD à 40 images/minute jusqu à 2000 pages/jour LOGICIEL CLIENT BANNETTE Logiciel portable facile à déployer Pas de droits administrateurs sur le PC des utilisateurs Le client ergonomique complète l accès par navigateur Notification de nouveaux documents en temps réel Glissé-déposé des documents dispatchés et signés COURRIERS ENTRANTS Définition des services et des utilisateurs destinataires Dispatching automatique avec code à barre séparateur 2D Supervision et dispatching manuel du document Accès aux documents à distance avec un navigateur Web Stockage long terme dans la GED pour tous les documents COURRIERS SORTANTS Rédaction collaborative de nouveaux courriers/réponses Editeur intégré ou documents Open Office/MS Word Workflows rédacteurs et valideurs intégrés Transformation PDF et signature avant envoi Stockage long terme dans la GED pour tous les documents VALIDATION DE FACTURES Workflow de validation de paiement dédié OCR automatique et lecture de contenu : date, montants Signature électronique, tampons, annotations Lien URL d accès au document à partir du logiciel tiers Stockage long terme dans la GED de toutes les factures WORKFLOWS PERSONNALISES A 3 ETAPES Pour les documents électroniques ou scannés Imprimante PDF virtuelle pour capturer les documents Jusqu à 3 bannettes séquentielles avec débranchement Permet de signer, commenter et annoter les documents Stockage long terme dans la GED pour les documents

3 Solution Documalis pour La méthode la plus simple pour alimenter à partir de documents PDF indexés depuis un scanner, un copieur, une imprimante virtuelle ou une collecte par bannette Documalis. NUMERISATION PROFESSIONNELLE DES DOCUMENTS DISTRIBUTION DU COURRIER ENTRANT LECTURE DES FACTURES ET WORKFLOWS DE VALIDATION EXTRACTION DE CONTENU OCR - RAD - LAD CONNECTEUR D INTEGRATION NATIF CMIS Borne de numérisation tactile Imprimante PDF virtuelle Documalis Enrichissement des index à partir d une base de données de références Bannette de contrôle visuel et de complément d indexation manuel Ajout manuel ou automatique des tampons, post-it et signature PDF Connecteur natif CMIS pour Intégration des documents validés avec son type et ses métadonnées Scanner utilisateur OCR RAD LAD Copieur multifonction Numérisation en lots avec lecture Datamatrix et détection des pages blanches Transformation PDF texte image optimisée, avec contenu OCR Reconnaissance automatique des documents et lecture des index RAD LAD Contrôle applicatif des données saisies par référentiel ou règle de gestion Circuit de validation des documents paramétrable via bannettes Documalis Capacité de mise à jour dans à différentes étapes du worfklow Documalis NUMERISATION Intégration des copieurs multifonctions SMB et FTP Numérisation directe Twain sur le poste utilisateur Gestion des lots, codes à barre et pages blanches Amélioration d images, autorotation, contrastes Détecteurs de passage en double à ultrasons Imprimante PDF virtuelle réseau et poste utilisateur PDF, OCR, RAD, LAD, ENRICHISSEMENT Moteur OCR Nuance SDK 18 = une meilleure qualité Génération de PDF texte image optimisée avec OCR Reconnaissance automatique des documents : RAD Lecture automatique des documents : LAD Extraction par zones et expressions régulières Lecture sémantique pour les factures fournisseurs Enrichissement d index par base de données externe INDEXATION ET VALIDATION Bannettes d indexation pour les documents numérisés Présentation visuelle en PDF des documents collectés Ajout possible de tampons, post-it et signature PDF Possibilité d externalisation de la saisie via Internet Contrôle des champs de saisie, dates, listes de valeurs Contrôles de validation des index via référentiel externe Interface Windows ou Web selon les contraintes client CONNECTEUR NATIF ALFRESCO Insertion de nouveaux documents dans Création dynamique des chemins de stockage Récupération de l ID pour maj. ultérieure Lien bidirectionnel entre la GED et Documalis Mise à jour possible des métadonnées à plusieurs étapes Remplacement ou versioning des documents Utilisation parallélisée de CMIS = plus de performances

4 Les concepts de reconnaissance automatique Utilisation des technologies OCR, RAD et LAD pour extraire de l information pertinente des images numériques des courriers papiers entrant dans l entreprise. 1 -OCR PLEIN TEXTE ET PDF INTELLIGENT OCR = Reconnaissance de caractères Extraction des lettres, des mots des images numérisées Transformation image en document texte, Word, Excel, PDF Création de fichiers PDF intelligents au format «Texte-Image» Numérisation double flux N&B 300 DPI -> OCR et 200 Gris -> PDF Le leader Nuance Omnipage 18 et sa version «PRO»» SDK18 Tarifé au serveur et non au nombre de pages traitées Nativement intégré à la solution Documalis 6 - VIDEOCODAGE & CONTROLES Vidéo codage = saisie manuelle de métadonnées complémentaires au document Ecran dédié avec PDF dans la partie droite et saisie des informations à gauche Possibilité de simple saisie, contrôlée ou double saisie Contrôles de cohérence sur champs unitaires (masques, listes valeurs, bornes) Contrôles de cohérence sur un ensemble de champs (TTC = HT+TVA) Contrôles via des référentiels externes (existence du N adhérent ou réf. sinistre) Système de contrôle par sondage automatisé via bannettes dédiées 2 - RAD SEMANTIQUE RAD = Reconnaissance Automatique des Documents La sémantique est l'étude de la signification Utilise la recherche de mots clés corrélés Utilise des techniques d Expressions Régulières L objectif est de typer des documents, de trouver le nom du fournisseur, de détecter un critère d urgence Détermine un circuit de validation, une règle de gestion Complète les métadonnées du document 5 - ENRICHISSEMENT PAR REFERENTIEL Lien direct avec les bases de données et applicatif métier Accès direct aux bases, export ou échanges structurés Webservice Permet de lire un minimum d informations sur le document lui-même Fournit des informations non présentes sur le document imprimé Par ex : ajouter nom, prénom et N adhérent à partir d un N de contrat Complète les métadonnées du document avec des informations du SI 3 - LAD SEMANTIQUE FACTURE LAD = Lecture Automatique des Documents Extraction automatisée des critères d entête-pied de page L objectif principal est de lire la date de facture, la date d échéance, les montants HT et de TVA et le total TTC Utilise des masques, des règles pré-codées et un réseau neuronal pour choisir les valeurs parmi celles détectées Par ex : le montant TTC est déterminé grâce à une combinatoire de montants à 2 décimales dont la somme est égale au TTC et dont les composants respectent les taux de TVA française. 4 - LAD ZONEE AVEC APPRENTISSAGE Extraction d informations spécifiques en fonction du type de document Pour la lecture des formulaires, la recherche d information spécifique Recherche des numéros de commande, des références fournisseurs Lecture ligne à ligne des relevés bancaires ou téléphoniques Utilise des modèles pouvant être crées au préalable Permet l apprentissage de nouveaux documents dans le flux de production Technologie combinatoire de zones, règles d extraction et proximité des mots

5 Envoi vers un des flux Express prédéfinis courriers, factures, workflows personnalisés Traitements OCR, RAD et LAD Une suite de processus évolués et entièrement paramétrables en fonction des projets, pour automatiser la reconnaissance et minimiser les saisies. NUMERISATION PROFESSIONNELLE HAUTE VOLUMETRIE OCR DE TRES BONNE QUALITE AVEC NUANCE SDK18 RECONNAISSANCE DES DOCUMENTS VIA LA RAD EXTRACTION DE CONTENU PAR LAD SEMANTIQUE ET ZONEE ENRICHISSEMENT ET CONTRÔLE PAR REFERENTIEL BANNETTES DE VIDEO CODAGE POUR CONTRÔLE ET INDEXATION BORNE DE NUMERISATION Pilotage des scanners professionnels A4, A3, R/V Pilotage des scanners haute volumétrie Kodak Séparateurs automatiques avec code Datamatrix Découpage visuel à l écran à l aide de ciseaux virtuels Suppression automatique des pages blanches Compteurs, traçabilité et gestion des lots SEPARATION, OCR ET PDF Découpage automatique avec reconnaissance de formes Transformation PDF Image texte optimisée en taille Compression adaptative MCR pour une taille minimale Moteur OCR SDK 18 de Nuance intégré à l offre 3 modes OCR en fonction des besoins ou de la vitesse Compteur de pages OCRisées pour refacturation client RAD ET LAD SEMANTIQUE Reconnaissance automatique du type de document Affectation d index en fonction du type de document Recherche complémentaire d index par expression régulière propre à chaque type de document Paramétrage simple via une feuille Excel Possibilité de cascader plusieurs recherches successives LAD ZONEE AVEC APPRENTISSAGE Définition de modèles pour les documents récurrents Apprentissage «à la volée» pour les nouveaux documents Utilisation de zones graphiques unitaires ou macro-zones Extraction d information unitaire dans les macro-zones par masque ou expression régulière Enrichissement automatique des index du document Contrôles de cohérence par algorithmique type VB-Script RAD sémantique LAD facture sémantique LAD zonée Lot de documents Documents unitaires OCR Découpage selon cibles Lecture OCR et génération PDF Reconnaissance des documents LAD sémantique Factures LAD zonée avec modélisation Transfert automatique vers la destination des documents Contrôles par référentiel Saisie index vidéo codage Enrichissement par référentiel Lecture codes à barre Lecture cases à cocher CONTROLES ET VIDEOCODAGE Ecrans de contrôles des informations lues en RAD-LAD Saisie des index complémentaires (vidéo codage) Contrôles des champs et des zones associées Utilisation d une référence externe de contrôle de valeurs Existence de champs dans des listes prédéfinies Tests de cohérence de valeurs entre elles (TTC=TVA+HT) ENRICHISSEMENT REFERENTIEL Exploitation d un référentiel externe Ajout d index à partir de références contrat etc. Utilisation d un tableau de valeurs CSV type Excel Requête SQL dans une base de données externe Appel Web service vers une application tierce Outils EAI-ETL intégrés pour la connexion au SI client CODE A BARRE ET CASES A COCHER Pour les formulaires ou enquêtes réentrantes Moteur de lecture Nuance SDK18 dernière génération Utilisation de masques intelligents de lecture Lecture de code à barre 1D et 2D type Datamatrix Affectation automatique des index associés Possibilités de contrôles des zones par programmation Gravure, insertion en GED locale ou hébergée Web (SaaS)

6 Solution Courriers Entrants La méthode la plus simple pour numériser vos documents entrants, les convertir en PDF et les faire circuler entre utilisateurs via les bannettes Documalis en mode Web. NUMERISATION PROFESSIONNELLE DU COURRIER PRE-DISPATCHING ET CONTRÔLE PAR SUPERVISEURS CIRCULATION DU COURRIER DANS LES SERVICES TRACABILITE, RAPPELS ET STATISTIQUES ARCHIVAGE DOCUMALIS OU DANS UNE GED EXTERNE Borne de numérisation tactile Distribution directe du courrier à partir des informations contenues dans le code à barre Datamatrix Distribution du courrier en direct depuis l étape de dispatching Transfert vers les autres services Traitement du courrier par les utilisateurs dans leurs bannettes personnelles Scanner utilisateur OCR MAJ Utilisateurs du service Copieur multifonction Numérisation en lots avec lecture Datamatrix et détection des pages blanches Transformation PDF texte image optimisée, avec contenu OCR Dispatching Bannette de dispatching du courrier vers le service destinataire et les utilisateurs en charge des traitements Validation De 1 à 5 valideurs successifs dans le flux avant distribution effective du courrier Responsable du service Réception, contrôle et dispatching du courrier au sein du service NUMERISATION Intégration des copieurs multifonctions SMB et FTP Numérisation directe Twain sur le poste utilisateur Gestion des lots, codes à barre et pages blanches Amélioration d images, autorotation, contrastes Détecteurs de passage en double à ultrasons Imprimante PDF virtuelle réseau et poste utilisateur PDF, OCR, DISPATCHING, SUPERVISION Moteur OCR Nuance SDK 18 = une meilleure qualité Génération de PDF texte image optimisée avec OCR Lecture automatique des documents : RAD - LAD Indexation complémentaire via bannettes dispatching Affectation du service et des destinataires du courrier Envoi direct aux services ou contrôle des superviseurs Tampons PDF automatiques apposés sur les courriers DISTRIBUTION AUX UTILISATEURS Bannettes d entrée du service pour distribution interne Ajout possible de tampons, post-it et signature PDF Circulation du document entre les utilisateurs du service Renvoi du document vers les autres services Complément d indexation à l entrée de chaque service Rappels automatiques pour les documents en retard ARCHIVAGE EN GED DES COURRIERS Archivage natif dans la GED Documalis Gestion des droits d accès automatiques par service Statistiques de traitement du courrier par service Traçabilité intégrale des opérations des documents Recherche en mode plein texte, arborescence, index Gestion des pièces jointes et des réponses aux courriers Connecteurs SharePoint,, Filenet, Documentum

7 Solution Factures Fournisseurs La méthode la plus simple pour dématérialiser vos factures papier, en extraire les informations clés, gérer le Workflow de bon à payer et de règlement via des bannettes virtuelles. NUMERISATION EN LOTS DES FACTURES ENTRANTES LECTURE AUTOMATIQUE DATE, MONTANTS, FOURNISSEUR WORKFLOW DE VALIDATION POUR BON A PAYER TRACABILITE, RAPPELS ET STATISTIQUES ARCHIVAGE DOCUMALIS OU DANS UNE GED EXTERNE Borne de numérisation tactile Bannette de mise en litiges en dehors du flux principal Scanner utilisateur Reconnaissance du fournisseur et extraction des informations factures par RAD et LAD Contrôle visuel des factures, indexation complémentaire et choix du 1 er valideur Transfert entre valideurs de factures Litiges Publication du document vers les comptabilités ou les ERP du marché OCR MAJ MAJ MAJ Copieur multifonction Numérisation en lots avec lecture Datamatrix et détection des pages blanches Transformation PDF texte image optimisée, avec contenu OCR Reconnaissance RAD - LAD Indexation Valideurs Enchainement de «n» valideurs pour le bon à payer de chaque facture Paiement Réception des factures validées pour règlement fournisseur Publication NUMERISATION Intégration des copieurs multifonctions SMB et FTP Numérisation directe Twain sur le poste utilisateur Gestion des lots, codes à barre et pages blanches Amélioration d images, autorotation, contrastes Détecteurs de passage en double à ultrasons Imprimante PDF virtuelle réseau et poste utilisateur PDF, OCR, CONTRÔLES ET INDEXATION Moteur OCR Nuance SDK 18 = une meilleure qualité Génération de PDF texte image optimisée avec OCR Lecture automatique des documents : RAD LAD La sémantique spécifique facture + lecture zonée Indexation complémentaire via bannette d indexation Affectation du circuit de validation BAP des factures Tampon PDF horodaté apposé sur les factures WORKFLOW BON A PAYER & REGLEMENT Circulation de la facture entre les différentes valideurs Ajout possible de tampons, post-it et signature PDF Bannette de gestion des litiges hors flux de traitement Bannette de règlement des factures au fournisseur Complément d indexation à l entrée de chaque service Rappels automatiques pour les factures en retard Publication PDF+XML pour les logiciels comptables ARCHIVAGE EN GED DES FACTURES Archivage natif dans la GED Documalis Gestion des droits d accès automatiques Statistiques des délais de traitement des factures Traçabilité intégrale des opérations des documents Recherche en mode plein texte, arborescence, index Gestion des pièces jointes justificatives des factures Connecteurs SharePoint,, Filenet, Documentum

8 Rédaction documents Collaboratifs Rédigez vos courriers sortants ou générez des réponses aux courriers entrants à partir de modèles prédéfinis, avec circuit d approbation, de signature et enregistrement en GED. REPONSE LIEE A UN COURRIER ENTRANT BASE DE MODELE DE DOCUMENTS PARTAGEE ROLES DE REDACTEUR ET APPROBATEUR DE WORKFLOW SIGNATURE ELECTRONIQUE ET TRACABILITE DES ACTIONS ARCHIVAGE SECURISE EN GED AU FORMAT PDF Réponse à un courrier entrant Bannette de suivi des documents en cours de validation Bannette des documents refusés Transfert entre valideurs et signataires Documents refusés Publication du document vers les logiciels externes, CRM, GED MAJ MAJ MAJ Rédaction Validation et signature Documents acceptés Publication Nouveau document à partir d un modèle Rédaction des documents directement dans la suite MS Office Bannette de rédaction, de contrôle et de modification des documents Les documents peuvent circuler entre plusieurs valideurs et signataires Bannette des documents acceptés LES MODELES DE DOCUMENTS Bibliothèque partagée de documents Gestion de catégories de modèles de document Format Word, Excel, Powerpoint et RVF interne Insertion d index à la création du nouveau document Pour la création de nouveaux documents Pour la réponse à un courrier entrant déjà numérisé Lien direct entre le courrier entrant et sa réponse LA REDACTION AVEC MS OFFICE Intégration de la suite MS Office dans les bannettes Versioning auto à chaque révision du document Format RVF Documalis utilisable sans MS Office Bannette de suivi des documents en cours de validation Bannette des documents acceptés à publier Bannette des documents refusés archivés en GED Ajout de commentaires et post-it pour les valideurs VALIDATION ET SIGNATURE ELECTRONIQUE Possibilité d édition directe du document avec versioning Possibilité d ajout de commentaires et renvoi au rédacteur Transfert du document entre valideurs et signataires Conversion en PDF et signature électronique PDF Intégration de signatures graphiques dans les documents Accès au courrier original (la demande) en pièce jointe Rappels automatiques pour les documents en retard ARCHIVAGE EN GED DES DOCUMENTS Archivage natif dans la GED Documalis Gestion des droits d accès automatiques par service Statistiques de traitement du courrier par service Traçabilité intégrale des opérations des documents Recherche en mode plein texte, arborescence, index Gestion des pièces jointes et des réponses aux courriers Connecteurs SharePoint,, Filenet, Documentum

9 Solution Workflows Personnalisés La méthode la plus simple de faire circuler des documents entre utilisateurs pour validation et signature, avec une traçabilité intégrale et un archivage en GED sécurisée. CAPTURE DES DOCUMENTS EDITES OU NUMERISES CREATION DE DOCUMENTS BUREAUTIQUES SELON MODELES WORKFLOW DE VALIDATION A TROIS ETAPES DEBRANCHEMENT D ETAPES ET ENCHAINEMENT DYNAMIQUE ARCHIVAGE DOCUMALIS OU DANS UNE GED EXTERNE Document bureautique Création de documents à partir de modèles prédéfinis Possibilité de débrancher un valideur en fonction des index associés au document Enchainement d un autre Workflow personnalisable Document Autre Worflow Numérisation du document Imprimante virtuelle PDF Imprimante virtuelle pour capter les éditions sortantes? Critère dynamique de présentation du document au valideur1 Premier valideur? MAJ MAJ MAJ Indexation, contrôle, annotation par le premier valideur de la chaine de traitement Second valideur Validation, annotation, signature par le second valideur de la chaine? Validation, annotation, signature par le troisième valideur de la chaine Troisième valideur Comportement dynamique en fonction des index du document? Publication Publication vers tout autre logiciel tiers CRM, ERP, GED CAPTURE DU DOCUMENT SOURCE Intégration des copieurs multifonctions SMB et FTP Numérisation directe Twain sur le poste utilisateur Capture d éditions par imprimante virtuelle PDF Glissé-déposé d un document dans la bannette Création de document Office selon modèle prédéfini OUTILS VIRTUELS PDF Transformation PDF pour validation visuelle Ajout de tampons visuels sur la copie PDF Ajout de notes (post-it) dans la copie PDF Gestion des pièces jointes justificatives associées Signature électronique PDF à base de certificats PFX Tampons PDF horodatés apposés à chaque étape WORKFLOW A TROIS ETAPES Circulation du document entre les différents valideurs Débranchement possible en fonction des index saisis Publication en fin de flux vers une application tierce Possibilité de signature PDF graphique ou électronique Statistiques, relances et délais de traitement Enchainement d un autre Worflow en fin de traitement ARCHIVAGE EN GED DES FACTURES Archivage natif dans la GED Documalis Gestion des droits d accès automatiques Détermination du plan de classement selon index Traçabilité intégrale des opérations des documents Recherche en mode plein texte, arborescence, index Connecteurs SharePoint,, Filenet, Documentum