PRESENTATION 2009 L'ingénierie Documentaire

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1 PRESENTATION 2009 L'ingénierie Documentaire 1

2 Historique 1992 Création de Digitech France 1993 Création de Digitech Suisse 1999 Rachat de la société DOC PLUS 2000 Rachat du département AIRS (gestion documentaire) d Euritis, filiale de GEMPLUS 2001 Cotation de Digitech France à la Bourse de Paris (Euronext), 2001 Rachat de la société FranceDélib et de Logicime 2004 Filiale au Maghreb 2006 Importateur et business partner Cecurity.com pour la Suisse 2008 Business partner Oracle 80 collaborateurs 2

3 Positionnement Positionnement stratégique Éditeur et intégrateur de solutions de traitement électronique des documents et de gestion des processus MSS : socle de dématérialisation (Num / Lad/ Rad) Dématérialisation Reconnaissance de factures et de formulaires AIRS3 : socle GED + workflow + archivage légal Applications packagées: dossier, courrier, délibérations, GRC, Application sur mesure CFEC Conseils Audits Rédaction de cahier des charges 3

4 Positionnement L offre Digitech en dématérialisation : MSS GED ou S.I. CLIENT Plate-forme MSS gestion des lots, administration traçabilité, statistiques Acquisition Traitement Automatique Vidéo-codage Contrôles qualité Export Import de l image saisie et cohérence Archivage 4

5 Positionnement L offre Digitech en GED & Workflow ( processus) : AIRS AIRS3 Délib E-delib webdelib vidéodelib AIRS3 Courrier AIRS3 Parafeur infocentre Identification, AIRS3 GRC Droits Circulations, AIRS3 Dossier Stockage, Gestion du contenu Interfaces / Développements spécifiques 5

6 Références Clients Plus 400 clients dont : administrations Banques ; Assurances Industries Exemples de réalisation: Numérisation centralisée, Workflow, gestion des dossiers assurés, archivage légal dans coffre-fort électronique (avec signature électronique) Numérisation sur poste, gestion des dossiers, archivage légal dans un coffre-fort électronique Dématérialisation des factures fournisseurs, validation par workflow, archivage sous forme de dossiers, liaison avec l ERP. Mise en place d une solution de gestion de dossier en mode hébergé, pour accessibilité depuis différents endroit. 6

7 Généralités L'ingénierie Documentaire 7

8 Le document dans l entreprise : Les enjeux Contexte Croissance des documents circulant dans l entreprise Exigence de délai et de réactivité du traitement Exigence de suivi et qualité (relation client) Besoin de pilotage & traçabilité Nécessité d adaptation aux changements d organisation Vivre au quotidien avec des systèmes opérants hétérogènes Le document reste le support privilégié de l information et de sa circulation dans l entreprise 8

9 Bénéfice projet Bénéfice économique Temps 30% du temps de travail à rechercher des documents Duplication de documents Un document copié en moyenne 19 fois Pertes 2 à 5% de pertes des documents circulant dans l entreprise Stockage physique Remédier au problème de l archivage physique Sauvegarde Contribuer à la stratégie de «back up sinistre» 9

10 Bénéfice projet Bénéfice organisationnel Qualité Image et relation client & fournisseur Réactivité Respect d indicateur (par exemple délai de réponse à un courrier entrant suivant sa nature) Traçabilité Respect d indicateur qualité ou réglementaire Souplesse Redéfinition des procédures en cas de réorganisation Confidentialité Gestion de confidentialité très difficile avec des médias et sources hétérogènes 10

11 Gestion de projets Technique - Plate-forme de dématérialisation de masse MSS - Compatibilité toutes GED - Intégration / lien avec applicatif métier Organisationnel - Logistique - Conduite du changement - Déploiement, Formation - Centralisé / décentralisé Normes et qualité - Iso - Traçabilité - Qualité des images Économique - Locaux - Humains - Budget - ROI Fonctionnel - Indexation - LAD / RAD - OCR/ ICR 11

12 Etude de cas et ROI L'ingénierie Documentaire 12

13 Mise en place dans une PME de 150 pers. Département commercial Optimisation de la gestion documentaire et de la gestion des flux (Approche besoin) Etude de l état de la situation Définition des besoins Mesure des gains Etablissement d un rapport d étude Etablissement d un cahier des charges Suite du projet Choix de la solution Mise en place Utilisation 13

14 Projet Contexte Croissance des documents circulant dans l entreprise Partager l information Exigence de délai et de réactivité du traitement Exigence de suivi et qualité (relation client) Besoin de pilotage & traçabilité Nécessité d optimisation des processus Le document (qui peut-être électronique) reste le support privilégié de l information et de sa circulation dans l entreprise 14

15 Projet Bénéfices économiques Bénéfices économiques Temps En général : 30% du temps de travail à rechercher des documents Client département commercial : 0,5h * 11 personnes = 5,5h/j => 158 j/an Duplication de documents En général : Un document copié en moyenne 19 fois Client : Environ 9 fois 4 pages et 2 fois 5 pages => 46 pages * 3000 = pages + le temps consacré à imprimer (estimation de 1 minute par lot) : 1 * 11 * 3000 / 60 / 24 = 22 jours/ an Pertes En général : 2 à 5% de pertes des documents circulant dans l entreprise Client: 4% Stockage physique En général : Remédier au problème de l archivage physique Client : Doit envisager d externaliser. 15

16 Projet Bénéfices économiques Bénéfices économiques (suite) Organisation En général : optimisation des processus Client : ~10 minutes par projet pour le transport des documents physique, 3000 dossiers * 10 min / 60 / 24 = 21 jours/an Fédération de l information En général : partage pour les ayant droits dans différents documents Client : Lors de vacances ou d absence, un autre personne peut accéder à l ensemble des documents (dossiers, échanges de mail, notes, etc). Tableau de bord En général : Possibilité de statistique pour optimisation des processus et rapports annuels Client : Souhaite piloter leurs processus et identifier les étapes les plus lentes. Sauvegarde En général : Contribuer à la stratégie de «back up sinistre» Client : Introduire leur système dans la gestion interne et le «Risk Management» 16

17 Votre projet Bénéfices économiques - Résumé Bénéfice annuelle économique chiffré Temps de recherche 158 j/an Duplication de documents pages + 22 jours/ an Organisation 21 jours/an Total 158 j = Frs (salaire moyen de Frs tout compris sur 230 j travaillés) pages à 7 centimes (papier + amortissements + consommable + maintenance) = Frs + 22j (9 500 frs) = Frs 21 j = Frs = Frs/an Total En déployant sur l ensemble des département : Bénéfice annuelle : Frs. 17

18 Votre projet Bénéfices organisationnels Bénéfices organisationnels Qualité Image et relation client (Lors d un téléphone, trouver le dossier en < 5 sec). Réactivité Respect d indicateur (par exemple délai de réponse à un courrier entrant suivant sa nature) Traçabilité Respect d indicateur qualité ou réglementaire Souplesse Redéfinition des procédures en cas de réorganisation Confidentialité Gestion de confidentialité très difficile avec des médias et sources hétérogènes 18

19 Votre projet Conclusions Utiliser ce temps pour se concentrer sur se qui rapporte (le core business) Mesures à prendre Définir précisément l ensemble des processus Définir précisément les besoins Trouver «la solution» Respectant et améliorant les méthodes de travail Garantissant un retour sur investissements Permettant de mesurer le gain Garantissant la pérennité dans le temps 19

20 Autre cas de dématérialisation Factures fournisseurs L'ingénierie Documentaire 20

21 Mise en place dans une PME de 250 pers. Département comptabilité Optimisation de la gestion documentaire et de la gestion des flux factures. Saisie manuelle des données Mauvaise circulation des factures (approbation) Délai de traitement dépassé => Coûts importants Recherches difficiles 21

22 Projet Bénéfices économiques Bénéfices économiques Coûts Avant GED Après GED Réception 2.50 Frs 2.30 Frs Saisie / intégration 2.50 Frs 0.65 Frs Validation 9.00 Frs 1.60 Frs Litiges 3.00 Frs 2.00 Frs Règlement 3.00 Frs 3.00 Frs Archivage 3.50 Frs 0.45 Frs Total 23.5 Frs 10 Frs Economie Frs Autres Gains Plus grande indépendance entre le nombre de factures et le nombre de collaborateurs Suppression des erreurs de saisies Gain en efficacité et en qualité. 22

23 MSS : La Plate-forme de dématérialisation de masse - Présentation générale MSS La Plate-forme de dématérialisation de masse Présentation générale 23

24 Processus type du traitement des flux par MSS Réception des documents Enregistrement - Identification - Élaboration des lots Préparation - Dégrafage - Photocopies - Dépliage - Découpage Numérisation - Lots de documents Conditionnement Archivage des documents Traitements automatiques - Post OCR - RAD / LAD - OCR / ICR - Contrôle de cohérence Système d information EDI Production résultats - Export - Liaison avec le SI Vidéo Codage - Correction - Analyse manuelle - Complétude - Prise de décision 24

25 Traitement Multi-Flux et simultané / Typage automatique des documents Une orientation directe dans l unité de gestion concernée générant des gains de productivité et un accès immédiat aux documents. 25

26 Workflow Capture Import Read Validation Export 26

27 Achats généraux Ce workflow exemple «achats généraux» est relativement simple, il ne comprend que 4 étapes. Validation par le responsable Le responsable du service vérifie la facture et a trois choix possibles : Valide la facturation Valide la facturation mais avec un commentaire pour la demande de modification de la facture Refuse la facturation avec ajout d un commentaire sur le refus Un mail de relance doit être envoyé au responsable du service si celui-ci ne répond pas après un certains temps d attente. 27

28 AIRS3 Dossiers La solution de gestion électronique de dossiers - Présentation générale Dossiers et Courriers La solution de gestion électronique de dossiers : Présentation générale 28

29 AIRS Dossiers - Alimentation par le SI client 29

30 AIRS Dossiers - Alimentations multiples 30

31 AIRS Courrier Circuit type d un courrier Fichiers bureautiques Pré-indexation Indexation Pré-affectation LAD Recherche de courriers Numérisation ROC Historique des actions GED Courrier Préparation Consultation Workflow Ouverture Assistante utilisateurs Arrivée du courrier Chef de Bureau Chef de Service Annotation, diffusion, classement, traitement Traitement Départ des réponses LAD : Lecture Automatique de Document ROC : Reconnaissance Optique de Caractères WORKFLOW : Gestion Électronique de Tâches GED : Gestion Électronique de Documents 31

32 Le Coffre-fort électronique Communicant PROTECTION DES DONNÉES ARCHIVAGE LEGAL TRAÇABILITÉ 32

33 Qu est ce qu un Coffre-fort électronique? Assurer la protection de vos données par l archivage et la traçabilité «Ensemble des actions, outils et méthodes mises en œuvre pour conserver à moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter» Protection des données : Conserver dans un espace sécurisé et un environnement de confiance Assurer la plus stricte confidentialité Traçabilité : Certifier une chaîne de traitement de dématérialisation par la traçabilité exhaustive des actions, des horaires (horodatage) et des identités Archivage légal : Garantir l intégrité de l information conservée et de son contexte de versement (déposant, date, métadonnées ) Apporter une force probatoire au patrimoine conservé Délivrer des copies certifiées conformes des documents archivés 33

34 Nombreux usages du coffre-fort électronique États financiers dématérialisés Actifs immatériels: idées, créations,.. Rapports électroniques: expertises, interventions,.. Dossier médical personnel Avis & dossier du patient Marchés Publics dématérialisés Factures électroniques Délibérés, décisions, procès verbaux Contrats électroniques Dématérialisation RH Paies, notations, ordres de mission Le coffre-fort électronique du salarié Coffre-fort = Intégrité, traçabilité, confidentialité, valeur probante 34

35 FACTURES Durée de conservation (Art. 58 de la LTVA) : 10 ans en général, 20 ans pour les biens immobiliers 3 cas de figure prévus pour la suppression du papier : - Digitalisation : Numérisation des factures papier et archivage électronique avec une solution d archivage à valeur probante (destruction du papier) - Double électronique facture client papier : Archivage de l exemplaire électronique de la facture émise - Facture électronique signée (dématérialisée de bout en bout) RH - Dossiers personnels : ans - Fiches de paie : 10 ans - Dossier médical : 40 ans (code FMH Médecine du Travail) 35

36 Chaîne de dématérialisation GED & Coffre-fort pour garantie intégrité & traçabilité Documents Papier Numérisation Traitement des documents Coffre-fort électronique Communicant DEMATERIALISATION workflow SSL Documents électroniques Echange électronique Authentification Empreinte Horodatage Scellement Journalisation Certificat X 509 V3 SHA-1 RFC 3161 PKCS#7 XML 36

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38 Contact Digitech SA Avenue de la Piscine Renens Tél Fax