Facturation électronique et dématérialisation fiscale

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1 Facturation électronique et dématérialisation fiscale 16 mars 2006 Leader européen de la facturation électronique Plus de factures traitées par mois 250 sociétés connectés ou en cours de connexion au réseau Deskom Alliance stratégique avec le groupe Influe-Illicom, n 1 français de l EDI 25 personnes dédiées au déploiement du Réseau de Facturation Electronique, 60 années hommes d expérience dans la mise en place de projets de facturation électronique Plusieurs déploiements Européens en cours (France, UK, Benelux, Portugal, Espagne, Allemagne, ) Solution de facturation électronique et de traitement de factures vérifiée par Ernst & Young, et attestée par GS1 Document confidentiel Propriété de Deskom 2

2 Pourquoi Deskom? Notre Eco-système Actionnariat : Galileo (53,5%), Influe (23%), General Motors (19,5%) Alliance avec le groupe INFLUE acteur incontournable du monde de l EDI (1 er acteur français, 2 ème acteur européen) 1 er ensemble de services dédié aux échanges de données informatisées interentreprise de la commande à la facture en passant par l avis d expédition et la GPA Une offre de traitement de facture complète et modulaire (Dématérialisation, interopérabilité, Scan, Lad, éditique, solution locale ou solution externe) La réponse du marché : Attestation GS1, attestation de conformité Ernst & Young De grandes références clients : SNCF, Schneider Electric, EDF, Adecco, La dynamique des communautés d entreprises se rejoignant sur le réseau Deskom Document confidentiel Propriété de Deskom 3 Introduction

3 Introduction La facture, un objet multi-fonctionnel Matérialisation de la transaction commerciale Support d échange d information entre l acheteur et le vendeur et au sein de l organisation de l acheteur Support des écritures comptables clients et fournisseurs Pièce justificative au regard de la collecte et déduction de la TVA Document confidentiel Propriété de Deskom 5 La vision «duale» d une facture dématérialisée Introduction La Facture Texte ou Image La Facture de Données Structurées Original Facture «Image» signée Original Facture «EDI» structurée Document confidentiel Propriété de Deskom 6

4 Introduction L enjeu de la dématérialisation des factures est d organiser la convergence entre la position des clients et celles des fournisseurs: Validité juridique contractuelle (interchange) Automatiser les traitements Facture de Données (original) ou Données de Factures Dématérialiser les données (et l original) Fournisseur Facture Papier (original) Clients Eliminer le Papier Facture Image Signée (original) Dématérialiser l original Validité juridique intrinsèque (signature électronique) Document confidentiel Propriété de Deskom 7 Motivations

5 Quelles motivations? Améliorer Optimiser les processus Coût Éliminer le papier des process Optimiser le coût de traitement de la facture Qualité Délai Partager l information Qualité de l information, traçabilité comptable Document confidentiel Propriété de Deskom 9 Quelles motivations? Optimiser le coût de traitement de la facture 13,8 de coût «standard» par facture reçue 13,8 de coût «standard» par facture reçue 1 Réception 2 Saisie/ Codification 3 Validation 4 Paiement 5 Archivage 6 Gestion des litiges 0,9 0,9 1,4 1,4 5,4 5,4 2,8 2,8 1,5 1,5 1,8 1,8 8 à 9,5 de coût «standard» par facture émise 8 à 9,5 de coût «standard» par facture émise 1 Préparation facturation Comptabilisation 2 Envoi 3 Rapprochement paiements 4 Archivage 5 Gestion des relances 6 Gestion des litiges 7 Coûts de trésorerie 0,3 0,3 1,2 1,2 0,5-2,0 0,5-2,0 0,8 0,8 0,8 0,8 2,4 2, Source Etude Arthur D Little Deskom Document confidentiel Propriété de Deskom 10

6 Réglementation Définitions La facturation électronique En parallèle de la facture papier, l acheteur demande à ses fournisseurs de fournir un fichier électronique (disquette, ) pour pouvoir intégrer ses facture sans avoir à les saisir La dématérialisation fiscale Dans un cadre juridique particulier à respecter, fournisseur et client peuvent ne plus s envoyer de facture papier, le fichier électronique a valeur d original devant les administrations fiscales (pièce justificative comptable) Document confidentiel Propriété de Deskom 12

7 Dématérialisation fiscale, textes de références Directive européenne du 20 décembre 2001: Normalisation européenne des pratiques (mentions obligatoires, auto-facturation, échanges intra-communautaires, ) La facture peut être électronique sous 2 modes au moins: Mode «EDI» Facture électronique signée Déclinaison en droit national des pays membres avant le 1er janvier 2004 Déclinaison en droit français Loi de finance rectificative du 30 décembre 2002 Décret du 18 juillet 2003 Instruction DGI n 136 3CA du 7 Août 2003 Facture sous forme de fichier structuré suivant norme convenue entre les Parties (ex «EDI»): 289bis Facture électronique signée avec signature simple (non sécurisée / qualifiée) pour les fichiers non structurés (texte, image, ) : 289 V Possibilité de confier la transmission des factures à des tiers (sous mandat de facturation), notamment pour opérer la dématérialisation fiscale ou permettre l auto-facturation. Document confidentiel Propriété de Deskom 13 Les aspects juridiques et fiscaux Conclusion Les entreprises disposent aujourd hui du cadre légal, normatif et contractuel pour établir une véritable chaîne de confiance du traitement du document électronique. Document confidentiel Propriété de Deskom 14

8 La Mise en Œuvre Mise en œuvre : un projet «démat» de factures, c est : 1 1. L Évolution des processus 3 Trésorerie Comptabilité GED Une gestion électronique des factures 4 OCR Scan Commandes Pilotage Portail Fournisseurs Work flow Portail Clients CRM 4 3. Des outils de dématérialisation 4. La connexion avec les partenaires Juridique Fiscal Comptable 5 5. Une validation transverse Document confidentiel Propriété de Deskom 16

9 Les solutions Le panorama coté «Acheteur» 2b - Services 1. Des outils / systèmes pour traiter des factures électroniques : 3b. Un Réseau pour une vision homogène des contreparties Démat fiscale Archivage légal Traduction Contrôles Portail Scan & LAD EAI, Workflow, GED Règlement Acheteur Information & Gestion des Clients Pilotage Fournisseur a Fournisseur b Fournisseur Fournisseur Fournisseur 1 Fournisseur 2 Plateforme OCR Scan Routage GED Traitements internes Validation Commandes Compta four Intégration & complétude comptable Fournisseur 3 Fournisseur Fournisseur Fournisseur n Fournisseur k Fournisseur Fournisseur p Réseau EDI 3a. Un déploiement en direct (point à point). 2a. Des outils pour dématérialiser EDI, Factures signées, Scan, LAD, Archivage Document confidentiel Propriété de Deskom 17 Les solutions Le panorama coté «Fournisseur» 1. Des outils / systèmes pour traiter des factures électroniques : EAI, Base factures, GED Fournisseur 2b - Services Démat fiscale Archivage légal Traduction Contrôles Portail Scan & LAD Impression 3b. Un Réseau pour une vision homogène des contreparties Plateforme Client a Client b Client Client Client 1 Client 2 Client 3 Client Client Client n Client Compta Client Consommations Traitements internes Trésorerie Recouvrements Factures conformes Réseau EDI Client Client p Client Client x Client y Pilotage CRM / Contrats 2a. Des outils pour dématérialiser EDI, Factures signées, Impression, Archivage 3a. Un déploiement en direct (point à point). Document confidentiel Propriété de Deskom 18

10 L offre de Service Deskom L offre Deskom : l interface de facturation FOURNISSEURS Intraco Données électroniques CLIENTS DESKOM Statuts factures Statuts factures fournisseurs fournisseurs Statuts factures Statuts factures clients clients EDIFACT, idoc, XML, etc. DESKOM Données électroniques Votre Société Données électroniques DESKOM EDIFACT, idoc, XML, etc. PDF Archives fiscales Archives fiscales PDF Deskom Deskom assure assure la la synchronisation synchronisation des des données données factures factures de de l'entreprise l'entreprise avec avec les les contraintes contraintes imposées imposées par par ses ses clients clients et et fournisseurs fournisseurs Document confidentiel Propriété de Deskom 20

11 Plateforme Deskom : Cinématique Fournisseur Acheteur Vers SI Comptable Facture Edifact Facture XML Fichier comptable, Idoc, Annuaire Relationnel Annuaires Annuaires Fichier plat Idoc, Facture Edifact Facture XML Web EDI Facture signée Archivage Archivage Démat Démat Mise en forme Mise en forme Traduction Numérisation OCR Contrôles métiers OCR Factures Pièces jointes Scan Vers Work flow Validation Paiement Factures html Factures pdf Images de scan Indexation Document confidentiel Propriété de Deskom 21 Plateforme Deskom & Interopérabilité Pour l acheteur, le fournisseur, ou les deux Fournisseur Acheteur Vers SI Comptable Facture Edifact Facture XML Fichier comptable, Idoc, Annuaire Relationnel Annuaires Annuaires Fichier plat Idoc, Facture Edifact Facture XML Web EDI Facture signée Archivage Archivage Démat Démat Mise en forme Mise en forme Traduction Numérisation OCR Contrôles métiers Factures Pièces jointes Validation Paiement Document confidentiel Propriété de Deskom OCR Scan Vers Work flow Factures html Factures pdf Images de scan Indexation 22

12 Méthodologie de projets : approche générique 1- CADRAGE LANCEMENT DEMARCHE QUALITE, CONSEIL ET EXPERTISE 2- MISE EN PLACE Plan Qualité Projet Plan Qualité Service ANALYSE REALISATIONS / TESTS, RECETTE MISE EN PROD. PILOTES MISE EN PROD. AUTRES AFFILIES 3- DEPLOIEMENT Document projet Cahier de recette AFFILIATION PARTENAIRES PILOTES Guide de connexion Reporting de déploiement CONNEXION PILOTES AFFILIATION AUTRES PARTENAIRES CONNEXION AUTRES AFFILIES Dossier de mapping 2 semaines 2 mois 6 à 22 mois Livrables Document confidentiel Propriété de Deskom 23 Phases du projet Date du Lancement S 0 S+2 Un Mois ANALYSE Dossier de conception Cahier de recette Acheteur détaillé CONCEPTION DEVELOPPEMENT INTEGRATION Procédure d exploitation Actions : Mapping, Transformation, Contrôles Fournisseur CONCEPTION DEVELOPPEMENT INTEGRATION Actions : Mapping, Transformation, Contrôles Dossier de mapping Procédure d exploitation DEPLOIEMENT Affiliation pilotes et connexions Affiliation autres partenaires et connexions Validation du reporting GESTION DE PROJET Date 1 Date 2 Livrables : Livrable A Document confidentiel Propriété de Deskom 24

13 Bénéfices Pourquoi Deskom? Midas, alimentation du système de gestion fournisseurs depuis 2003 "Le ROI est atteint. Notre équipe de traitement administratif est restée stable en dépit de l augmentation du nombre de centres franchisés (+100 franchisés, soit plus 50%)" Jean-Christophe Thomas Responsable des Systèmes Financiers Juin Progiforum Sill confie sa dématérialisation fiscale à Deskom «Les données provenant du traducteur EDI sont envoyées via un réseau à valeur ajouté à la plateforme Deskom, qui se charge de la dématérialisation fiscale puis de l envoi des données vers B Process, le prestataire retenu par Carrefour France. Un extranet permet à Sill d accéder au suivi de ses factures confiées à Deskom» Gisèle Pennec - responsable informatique magazine RIA Juin 2005 Schneider Electric, en flux intraco depuis avril 2005 «Nous avons constaté une bonne technicité, une adaptabilité et une réactivité des équipes Deskom [ ] Notre choix s est porté sur une solution externe donc rapide à mettre en œuvre [pour la facturation intraco] car elle pourra devenir notre futur plate-forme d échanges de factures. D autre part, un grand groupe comme Schneider doit être présent dans la course à l EDI et à la dématérialisation.» Bruno Bayrou - responsable support SI Finance la Tribune Sept 2005 Document confidentiel Propriété de Deskom 26

14 Cas Clients Bénéfices client Bilan après 3 ans de production de la solution Deskom, Référence : Jean-Christophe Thomas Responsable des Systèmes Financiers Midas France Document confidentiel Propriété de Deskom 28

15 Gestion d un projet global de facture électronique (centre de traitement comptable du réseau) pour Contexte Midas souhaitait : Réduire les coûts de traitement des factures, Réduire son cycle de validation des factures fournisseurs, Réduire les coûts d émission de factures à destination de son réseau de plus de 300 points de vente. Chiffres clés Mise en production en avril 2002, 1 récepteur central, 7 émetteurs en Invoice D93A, factures par an, Transmission des factures aux points de vente (300 franchisés), Volume de factures traitées par an par la plate-forme Deskom. Solution Deskom Acquisition des données facture des fournisseurs, Traduction des données facture dans le format souhaité par Midas France (Invoice D93A=> XML => Fichier AS400 Midas), Dématérialisation fiscale, Validation et Mise en Paiement des factures par Midas France (en central), Mise à disposition d un format spécifique de factures pour les franchisés indépendants. Document confidentiel Propriété de Deskom 29 Schéma de fonctionnement Autres fournisseurs BPO LAD Deskom Impression de la facture pour les franchisés en Non-Démat Données électroniques X400 Facture Réception Validation Paiement Intégration Comptable Centrale de traitement Réseau 300 franchisés Site Web personnalisé Consultation des factures sur Site Web personnalisé. Document confidentiel Propriété de Deskom 30

16 Depuis 2003, Midas, ses fournisseurs, ses franchisés factures par an Fournisseurs Midas et ses franchisés Démat sur XML Deskom Démat sur XML Deskom Traduction en XML Deskom, qui crée l original fiscal sous mandat Factures D93A X400 Annuaire Relationnel Annuaires Annuaires Archivage Archivage Démat Démat Vers SI Comptable Fichier comptable Traduction Mise en forme Traduction Contrôles métiers Factures Pièces jointes Validation Paiement Sera Document confidentiel Propriété de Deskom Vers Franchisés Portail Factures CD-ROM de Restitution Impression si non démat 31 Tout ceci, en full automatique. Pour visualiser : quelques écrans accessibles en ligne Document confidentiel Propriété de Deskom 32

17 Tout ceci, en full automatique. Pour visualiser : quelques écrans accessibles en ligne Document confidentiel Propriété de Deskom 33 Bénéfices : Impact sur l organisation Des gains de productivité pour l équipe de 3 à 4 personnes (pas de saisie, tri, classement) pour se consacrer aux contrôles et validation des factures Besoin de formation dédiée limité, car la solution externalisée permet l import automatisé dans le système comptable selon les règles de fonctionnement existantes Clôture comptable plus rapide (J+3 maximum) et plus fiable Document confidentiel Propriété de Deskom 34

18 Le ROI est atteint Équipe de traitement administratif stable en dépit de l augmentation du nombre de centres franchisés (+100) : aurait dû augmenter de 50% (2 personnes, chiffrées à 40K ) ROI sur deux ans pour l investissement initial Nombreux gains indirects : abandon de l utilisation de la station EDI disponibilité accrue de la ressource informatique préalablement en charge de la station EDI qualité, fiabilité et sécurité des traitements Etc. Document confidentiel Propriété de Deskom 35 GMACCF

19 Externalisation complète du traitement de la facture (CSP GMAC UK) pour Contexte GMAC Commercial Finance souhaitait : Externaliser le traitement de ses factures, Accélérer le processus de traitement de facture et réduire ses coûts administratifs. Périmètre : 100% des factures reçues dans le cadre de l activité «affacturage» au Royaume-Uni. Chiffres clés Mise en production en septembre récepteur, 300 émetteurs de factures papier ou de factures en format électronique de factures/ an, dès les premiers jours Réduction de 30% du coût de traitement des données Temps de traitement divisés par trois (24 heures au lieu de 72 heures) Solution Deskom Réception des factures papier via un centre de numérisation local (UK), Images de factures mises à disposition dans Pasrel pour les utilisateurs de GMACCF et ses clients (base d archives partagée), Mise à disposition des images de factures via un site web personnalisé pour visualisation et archivage, Données de factures intégrées dans le SI de GMACCF, Consultation possible des factures sur un site personnalisé (60 utilisateurs), Contrôle et réconciliation entre bordereaux et factures. Document confidentiel Propriété de Deskom 37 Schéma de fonctionnement BPO OCR-LAD Deskom Envoi des factures vers les clients (acheteurs) Ou bien Données électroniques Facture Réception Validation Paiement Intégration des données entreprises (fournisseurs) émettrices de factures 9. Consultation des factures sur Site Web personnalisé Consultation des factures sur Site Web personnalisé Site Web personnalisé Document confidentiel Propriété de Deskom 38

20 Contacts Contact : Cyrille Sautereau csautereau@deskom.com Téléphone : Portable : Document confidentiel Propriété de Deskom 39