LES ECHANGES DE DONNEES INFORMATISEES

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1 L EDI (Échange de Données Informatisées) est un processus d échange d informations, sous forme électronique, entre deux systèmes informatiques distincts. Cette technique utilisée au moins depuis deux décennies constitue l ancêtre du commerce électronique. Cette notice vous donne les clés pour comprendre le fonctionnement et l intérêt de l EDI pour les entreprises. QU EST CE QUE L EDI? Comme les systèmes d information ne parlent pas forcément la même langue, il a été créé des standards d échange communs à toutes les communautés industrielles ou commerciales ; EDIFACT en Europe et en Asie, par exemple. Pour répondre aux spécificités, les acteurs de certains secteurs industriels ou commerciaux se sont réunis pour adapter ce standard à leurs métiers : GALIA dans le secteur automobile, GENCOD-EAN pour les secteurs de la grande distribution, du transport et de la chaîne d approvisionnement. Les messages véhiculent des données (alphabétiques ou numériques) qui correspondent à des informations précises, émises ou reçues par les gens du métier. Par exemple, tout ce qui se rapporte à une commande, une demande de livraison, un mouvement de stock, un bordereau de livraison, une facture, etc. En utilisant un langage standard, les données auront la même signification pour tout le monde. A l entrée ou à la sortie des systèmes informatiques, il faut installer un «logiciel de traduction» qui permet de passer du langage de l ordinateur A à celui de l ordinateur B, C ou D. Certaines entreprises préfèrent ne pas avoir de traducteur en interne et sous-traitent la traduction à un prestataire, qui récupère et renvoie les messages aux utilisateurs. Les messages circulent dans les réseaux de téléphone classique (réseau public ou ligne spécialisée quand le volume à échanger le justifie) ou sur le réseau Internet, mais cette technique n est pas encore très diffusée. Page 1 sur 6

2 POURQUOI FAIRE DE L EDI? Il n y a pas si longtemps, les entreprises adressaient les commandes, les programmes d approvisionnement, les bons de livraison, les factures, etc., par courrier postal. Il fallait plusieurs jours pour les acheminer et des heures pour les enregistrer sur des fiches papier ou dans l ordinateur, par saisie manuelle. L EDI permet de supprimer toutes ces actions inutiles, puisqu il met en relation automatique les ordinateurs du client et du fournisseur. Grâce à lui, les informations circulent instantanément et les interventions humaines sont réduites à la simple surveillance des systèmes. Cette technique a permis d augmenter considérablement la fréquence des échanges d informations, donc de réduire les délais et, par conséquent, les stocks. D une expression des besoins mensuelle puis hebdomadaire, on est passé à quotidienne et multiquotidienne, voire - pour les pièces chères ou volumineuses - aux flux synchrones. La productivité des utilisateurs de l EDI, qu ils soient clients ou fournisseurs, s en est trouvée considérablement améliorée. Les frais liés à la création, l édition et l envoi de documents diminuent fortement dans la mesure où il n y a plus d intervention humaine à aucune étape. La suppression du temps passé à la réception, au classement et au traitement des documents constitue un atout supplémentaire. La capacité à faire de l EDI peut contribuer au positionnement sur certains marchés et à l augmentation du nombre de clients. En outre, les prévisions d activités et donc les ventes futures peuvent être déduites de ces échanges, récurrents et similaires. Par ailleurs, l EDI permet de répondre aux contraintes de traçabilité apparues ces dernières années notamment dans l industrie agroalimentaire. Les constructeurs automobiles ne peuvent plus se passer de l EDI et l imposent à leurs fournisseurs de rang 1. Ces mêmes fournisseurs, très occupés par leurs relations clients, ont un peu tardé à demander à leurs propres fournisseurs de rang 2 à se mettre à l EDI, mais le moment est venu de s y engager pour l intérêt de chacun. Les fournisseurs lointains ont bien compris l avantage que leur conférait leur capacité à pratiquer l EDI avec leurs clients européens, et ils se sont équipés pour le faire. Dans la compétition internationale, être «EDI capable» est un atout qu il ne faut pas négliger. Page 2 sur 6

3 LES LIMITES DE L EDI Malgré l effort de standardisation des échanges, lancé il y a environ dix ans, époque où chaque pays avait sa propre norme, certains donneurs d ordres (surtout allemands et américains) utilisent encore de vieux standards. L EDI est intéressant à mettre en place avec un fournisseur lorsque le nombre de messages est conséquent et fréquent. En deçà d une dizaine de messages échangés par jour, le coût d investissement et d usage de l EDI ne se justifie pas. Il faut également se poser la question de savoir si les échanges sont pérennes ou ponctuels. Dans ce dernier cas de figure, il est préférable de rejoindre une communauté EDI en utilisant un service de web-edi (voir ci-dessous), plutôt que d investir dans une solution coûteuse. QU EST CE QUE LE WEB-EDI? Le web-edi est une application informatique accessible via Internet, qui transforme des messages EDI en formulaires disponibles sur ordinateur et, réciproquement, crée des messages EDI à partir de formulaires complétés sur l ordinateur. Les formulaires web-edi se lisent, s impriment et se complètent par saisie manuelle, comme une application bureautique banale. La différence est que toutes les informations reçues ou émises par l application de web-edi sont «codées» en messages EDI normalisés pour que le partenaire qui pratique l EDI continue de le faire en toute transparence. Les messages EDI sont des «fichiers» formatés au standard international EDIFACT, permettant à des entreprises partenaires d échanger des informations à caractère commercial, logistique ou comptable. On peut, grâce à l EDI, recevoir des commandes et des programmes de livraison, échanger des informations de stocks, émettre des avis d expédition et des factures. Le web-edi est une solution alternative très intéressante car elle ne nécessite qu une configuration informatique minimum (ordinateur, imprimante, connexion ADSL) et aucune compétence particulière. Une formation légère, d un jour ou deux, suffit. Les inconvénients du web-edi sont de deux ordres : C est une application semi-manuelle qui requiert par conséquent une intervention humaine. Il n y a pas (ou très peu) d intégration automatique des données dans une application de gestion logistique et comptable de l entreprise, ce qui entraîne des ressaisies et des risques d erreurs. Page 3 sur 6

4 L utilisation du web-edi n est recommandée qu en cas de faibles volumes d échange. Dans toute autre situation, l EDI classique est plus performant. COMBIEN ÇA COUTE? Pour faire de l EDI, il faut engager un certain nombre de dépenses qui seront naturellement fonction du volume d informations à échanger. L équipement minimum, dit «Station EDI» de base, qui comprend un ordinateur, le logiciel de traduction et le logiciel de communication, coûte entre et Sa mise en œuvre nécessite l intervention d un informaticien, interne ou externe, représentant 10 à 15 jours de conseil et d assistance. L exploitation courante et la maintenance du système, pour suivre les évolutions des «standards» demandés par les clients, représentent une charge de personnel d un tiers à une demi-personne. A cela il faut ajouter les coûts de télécommunication et de prestation RVA (Réseau à Valeur Ajoutée = sécurisé) si le client a choisi ce mode d acheminement des messages. Le tout peut représenter un coût de par an minimum pour une entreprise. Le coût peut être divisé par 10 en utilisant une application de web-edi, mais cette technique ne s applique qu à de petits volumes d échange car il reste un certain nombre d opérations manuelles à effectuer. Page 4 sur 6

5 QU EST-CE QUE CA RAPPORTE? Les économies directes sont faciles à réaliser : Réduction des temps administratifs (saisie de commandes, de programmes de livraison, de bordereaux d expédition, de factures, etc.). Des tâches qui occupaient une personne à plein temps, dans une PME, lui prendront quelques heures. Réduction des délais de traitement, donc des stocks. Les stocks des sous ensembles des constructeurs sont passés de 15 à 1,5 jour en quelques années et les stocks des meilleurs fournisseurs ont été réduits de 20 à 5 jours (minimum requis pour des raisons de sécurité!). Réduction des litiges : l EDI permet une meilleure qualité des informations et un contrôle plus rapide sur celles-ci. La réduction des «notes de retour» et des «avis de débit» est un gain appréciable. Réduction des transports exceptionnels : l EDI ne permet pas à lui seul de réduire ces coûts, mais il y contribue fortement en apportant aux utilisateurs une meilleure visibilité sur l ensemble de la chaîne logistique. Il existe aussi une productivité indirecte. Une PME qui emploie une personne pour assurer les tâches d administration commerciale et logistique, avec l EDI, va lui libérer 70 à 80 % de son temps pour faire de la véritable «gestion commerciale» avec constitution de tableau de bord, suivi de chiffres d affaires, etc. A cela s ajoute une plus grande disponibilité vis-à-vis des clients, donc un meilleur service et une meilleure image de l entreprise. Page 5 sur 6

6 MISE EN OEUVRE Un certain nombre d étapes vont permettre d aboutir à l utilisation d échanges électroniques dont les plus importants sont : Le choix du standard qui sera utilisé L identification des partenaires (clients, fournisseurs, établissements bancaires, administrations) La définition exhaustive des flux de données concernés par la dématérialisation Les messages EDI utilisés qui vont constituer un scénario d échange Le choix du réseau à valeur ajoutée par lequel transitera les messages Le choix du traducteur qui transformera les données contenues dans le logiciel émetteur en message EDI La création d interfaces applicatives Il s agit donc bien à proprement parler d un projet informatique, qui sera mené de préférence avec une société spécialisée dans ce domaine. Il est très important d inclure dans ce projet tous les services concernés par l utilisation de l EDI afin de définir les processus opérationnels de l entreprise qui feront l objet d échanges électroniques. Ce peut être l occasion d analyser le fonctionnement de l entreprise, de rationaliser certaines pratiques et de responsabiliser les différents acteurs de l entreprise. En outre le réseau qui sera utilisé doit être choisi avec attention. Si l échange ne concerne que deux entreprises, une connexion directe (liaison louée, réseau RTC, RNIS ) peut être valide. En revanche, lorsque plusieurs entreprises cherchent à communiquer entre elles, l utilisation d un RVA peut s avérer nécessaire. En fonction de leur secteur d activité, elles peuvent choisir de rejoindre une communauté EDI existante ou bien en créer une. Page 6 sur 6