Automatisez votre processus d approvisionnement Guide d utilisation

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1 Automatisez votre processus d approvisionnement Guide d utilisation

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3 Sommaire Je me connecte 2 Je crée une commande 3 J ai un logiciel de gestion de stock : je configure mon catalogue 4 Je souhaite suivre ma commande 5 Je souhaite des informations sur ma commande 6 Je connecte mon logiciel de gestion de stock 7

4 Je me connecte Etape 1 Je me connecte sur J utilisais déjà l application commandes sur l ancien site : je me connecte avec mes identifiants précédents et je passe à l étape 4 Je suis nouvel utilisateur : je passe à l étape 2 Etape 2 Je clique sur «s inscrire», je remplis le formulaire et je coche la case «Commandes» Après avoir validé, je reçois un avec un «nom d utilisateur» et un «mot de passe» provisoires J aurai accès à l application «Commandes» dès le lendemain Remarque : chaque personne devant avoir une habilitation différente (passage, validation de commandes) doit s inscrire Etape 3 Je me connecte à MyRocheDiagnostics avec les identifiants reçus Une fois connecté, je reste sur la page d accueil et mes coordonnées apparaissent à la place du pavé de connexion Remarque : je peux modifier mes coordonnées et/ou demander l accès à une application supplémentaire dans «Modifier votre compte» Etape 4 Je clique sur l onglet «Commandes» et j accepte les conditions d utilisation Etape 5 Je modifie mes identifiants Le mot de passe : 8 caractères au moins, dont une majuscule, une minuscule, un chiffre Exemple : Labobio1 Le nom d utilisateur : il n est pas obligatoire (dans ce cas, je clique sur «Ignorer») 2 Attention, le remplacement du «Nom utilisateur» n est faisable qu à ce moment, il ne sera plus modifiable ultérieurement

5 Je crée une commande Etape 1 Je me connecte sur Je clique sur l onglet Commandes Solution 1 : proposition de commande Un historique de mes consommations sur 1, 2 ou 3 mois m est proposé Je compose ma commande à partir de cette proposition en cliquant sur «Créer une nouvelle commande», en rectifiant éventuellement les éléments nécessaires Je clique sur pour une préconisation selon mes consommations Solution 2 : création d une commande libre Je compose ma commande à partir du menu déroulant, sans suggestion du système. Je choisis mes produits en fonction de mes machines Je saisis les quantités voulues parmi les références déjà commandées ; je peux également cliquer sur «voir les références jamais commandées» et commander de nouveaux produits Mes conditions commerciales sont appliquées automatiquement ; une commande validée avant 11 h 00 est expédiée sous 24 heures, du lundi au vendredi Les produits en rupture de stock sont signalés en rouge, ainsi que la date prévisionnelle de disponibilité. Lors d un changement de référence, l ancienne est précisée, et je peux commander sous la nouvelle référence 3

6 J ai un logiciel de gestion de stock : je configure mon catalogue Etape 1 A ma première connexion, je clique sur «Télécharger mon catalogue» puis sur «lien» pour télécharger mon catalogue Je dois ensuite le configurer (voir ci-dessous) pour sa mise à jour automatique à une fréquence que je choisirai Etape 3 Je saisis mon adresse dans la zone « envoi catalogue», ainsi qu une fréquence de mise à jour automatique de mon catalogue (hebdomadaire ou mensuelle). J enregistre, et je recevrai ainsi mes informations à l adresse et à la fréquence indiquées Etape 2 Je clique sur «Configuration catalogue», puis sur «Modifier», pour définir une adresse ainsi qu une fréquence à laquelle recevoir la mise à jour de mon catalogue 4

7 Je souhaite suivre ma commande Informations sur ma livraison Pour recevoir un au départ de ma commande de Meylan, je clique sur «Informations client» et je saisis mon adresse dans « confirmation expédition» Etape 2 Je clique sur «Bon de livraison» Etape 1 Je me connecte sur Je clique sur l onglet Commandes Etape 3 Je clique sur le numéro du bon de livraison voulu, et j accède ainsi au site du transporteur, sur le suivi de cette commande. En cliquant sur «Détail», je peux voir l état de ma livraison 5

8 Je souhaite des informations sur mes commandes Bordereau de livraison Il est disponible dans la rubrique «Bon de livraison», en format XML Il comporte les références et les quantités livrées, ainsi que les numéros de lot et dates de péremption, et les produits restant à livrer. Il facilite ainsi le processus de réception et de contrôle de facture, et répond aux exigences de traçabilité Il est conçu pour être automatiquement téléchargé dans mon système informatique 6 Trucs et astuces Je peux enregistrer l adresse de mon espace privé dans mes favoris Internet, pour éviter une ressaisie : Dans le site, je peux chercher un produit par sa référence, en cliquant sur «Consultation catalogue» à partir de la page d accueil, puis «Commander avec les références du catalogue» J utilise la proposition decommande, puis, par système, je valide la proposition. Je peux ainsi l imprimer et vérifier mon stock avant d y apporter les modifications nécessaires et envoyer ma commande

9 Je connecte mon logiciel de gestion de stock Les sociétés ARMURE, GENTIANE et NETIKA ont développé une interface entre leur logiciels de gestion de stock et notre site Commandes Le flux «commandes» peut ainsi être complètement automatisé, du passage de la commande à la réception du bulletin de livraison, assurant ainsi l intégration de toutes les données de traçabilité Les échanges de données (commandes, bons de livraison) se font sous forme d envoi de fichiers XML. Toutes les informations suivantes sont disponibles dans la rubrique «informations client» : - coordonnées des comptes commandeurs et payeurs - références des produits dont je suis client - mes conditions commerciales Mon catalogue est téléchargeable dans mon logiciel de gestion de stock Pour tout renseignement complémentaire : meylan.commandes@roche.com, ou (tél.) ou (fax) 7

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12 Roche Diagnostics France 2, avenue du Vercors - BP MEYLAN Cedex Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) Agissez pour le recyclage des papiers avec Roche et Ecofolio. - Réf. : / PA