SÉCURITÉ Numérique Avantage

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1 Foire Aux Questions Ne vous posez plus de questions, nous répondons à celles-ci Prix Partage Thales Coût Valeur légale Durée Document SÉCURITÉ Numérique Avantage Conservation Papier Stockage Collaborateurs 3 Go Digiposte Facultatif Paie Gratuit espace

2 Qu est ce que DIGIPOSTE? En tant qu'utilisateur, vous recevez de façon récurrente (hebdomadaire, mensuelle...) un nombre de plus en plus important de documents que vous devez conserver : - Bulletin de paie (à vie) - Quittance de loyer (pendant toute la durée de la location du bien) - Relevé de compte bancaire - Facture EDF (10 ans) - Facture téléphonique (2 ans) - etc... Digiposte conserve pour vous, à vie et gratuitement, l intégralité de ces documents. Vous pouvez recevoir des documents au format électronique en provenance d Expéditeurs que vous aurez choisis, une fois la convention de dématérialisation de cet expéditeur validée. Ces documents conserveront la même valeur légale que leur équivalent papier et seront stockés à minima pour la durée légale de conservation du document (5 ans pour une quittance, 10 ans pour un relevé de compte, 50 ans pour un bulletin de paie, par ex.). Vous pouvez aussi télécharger vos documents personnels et profiter de 3Go de stockage. Grâce à Digiposte, vous gagnez du temps pour les formalités administratives. Avec une simple connexion Internet accessible depuis une tablette ou un smartphone, vous accédez à l ensemble de vos documents. Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents? - Stockage en toute sécurité et sans limite de durée - Accès gratuit via internet 24h sur 24h, 7 jours sur 7 - Une mise à disposition plus rapide et plus sure que par courrier - Un geste éco-citoyen - Accès à d autres services d archivage Puis-je ajouter moi-même des documents à mon Digiposte? Oui, un espace libre de 3 Go est réservé, dans lequel il est possible de stocker n importe quel type de document. 2

3 Quelles sont les actions que je peux effectuer sur les documents stockés dans mon Digiposte? Plusieurs actions sont réalisables sur les documents stockés dans votre Digiposte : - Visualisation - Classement - Téléchargement - Transmission à un tiers - Suppression Aucune modification du document n est possible Pourquoi dois-je donner des informations personnelles lors de la création de mon Digiposte? Ces informations nous serviront soit à vous identifier en cas de perte complète de vos identifiants et/ou mots de passe, ou bien en cas de suppression de l adresse utilisée lors de la création de votre Digiposte. Ces informations peuvent également nous être utiles en cas de doute sur l identité d un destinataire de document. L adresse postale si elle est modifiée sera automatiquement à confirmer avec l envoi d un courrier postal. Une sécurité supplémentaire pour nous assurer de la bonne attribution d un document en provenance d un émetteur. Où sont stockés les documents qui arrivent dans mon Digiposte? La conservation de vos documents est notre toute première priorité. Ils sont stockés dans différents centres de données indépendants et physiquement distants. Chaque élément arrivant sur l un des centres de données est répliqué en temps réel sur les autres. Quel est le prix de l offre Digiposte? L offre Digiposte est gratuite (hors coût de connexion) et vous permet de souscrire entre autres, à la réception électronique de vos bulletins de paie. C est l expéditeur qui paie pour l émission du bulletin de paie dans votre coffre, à l instar d un courrier physique. L offre standard Digiposte intègre un Coffre de 3 Go, qui vous permet, toujours gratuitement, de télécharger, archiver et partager environ documents personnels (en sus des e-courriers que vous recevez de la part de vos expéditeurs habituels). 3

4 Si le service est gratuit pour les utilisateurs, comment est-il financé? Le financement provient des émetteurs de documents : Digiposte facture un coût forfaitaire fixe au dépôt de chaque document, pour une conservation sécurisée et sans limitation de durée. Un employeur qui dépose les bulletins de paie de ses salariés dans leur Digiposte, ou un syndic qui envoie des quittances de loyer par Digiposte réalise des économies et de la réduction de coûts par rapport à un envoi papier. Quand et comment vais-je pouvoir recevoir mes documents en version numérique? Dès que vous adhérez à l envoi électronique du bulletin de paie en validant la convention de dématérialisation, L EMPLOYEUR fait envoyer le document dans votre coffre aux mêmes dates que l envoi papier. Puis-je être alerté lorsqu un document arrive dans mon Digiposte? Oui, des systèmes d alertes ont été mis en place. Un courriel vous est envoyé dès qu un document arrive dans votre Digiposte. Qu est-ce que la convention de dématérialisation? La convention de dématérialisation est le document contractuel provenant de L EMPLOYEUR ou tout autre expéditeur auquel vous adhérez au flux. La convention stipule que vous acceptez de recevoir un original numérique du document dans Digiposte et précise les conditions d utilisation du service. Il y aura donc autant de convention de dématérialisation que d Expéditeurs auxquels vous aurez adhérés. Y a-t-il des risques de perte de documents dans Digiposte? Digiposte a mis en place une sauvegarde hautement sécurisée de tous les documents déposés dans les coffres. Les données sont redondées. Digiposte bénéficie en plus de sa propre sécurité, de la sécurité du groupe LA POSTE. Ils font l objet de sauvegardes régulières pour parer à tout risque de destruction et pour garantir la complète confidentialité des documents du coffre selon la norme NF Z

5 Peut-on partager un document avec une personne qui n est pas encore abonnée? Oui, vous pouvez partager vos documents avec toute personne, inscrite ou non sur Digiposte. Seule l adresse du bénéficiaire est requise pour l inviter à un espace de Partage de documents. Combien de temps sont stockés les bulletins de paie dans le coffre? A minima pour la durée légale de conservation du document, par ex. 50 années pour un bulletin de paie, période durant laquelle le document conserve son caractère probatoire (c est un original numérique et non une copie). Que se passe-t-il à l issue de la période légale de conservation du bulletin de paie? Vous recevrez un de la part de Digiposte qui vous indiquera que la période de conservation est échue et qui vous demandera si vous souhaitez garder le document dans votre coffre. Si vous répondez OUI, la copie du document viendra simplement amputer votre capacité de stockage de 3 Go de quelques Ko (un bulletin de paie faisant de 100 à 200 Ko) Est-ce que je peux changer d avis et revenir au papier à tout moment? Oui. Depuis votre espace Digiposte, vous pouvez dans «Mon compte / résiliation», effectuer une demande de résiliation sur tout flux auquel vous auriez adhéré. En ce qui concerne le bulletin de paie, L EMPLOYEUR devra alors remettre en place l envoi Papier du document. En cas de décès du titulaire d un compte Digiposte, comment ses ayants-droits accèdent-ils aux documents stockés? Comme pour toute personne décédée titulaire d un coffre-fort physique, les ayants droits ont accès au contenu du coffre après remise des pièces notariées justificatives leur autorisant l accès. Comme pour tout coffre physique, encore faut-il que les ayants droits aient connaissance de l existence du coffre. Si oui, dans le cas de Digiposte, ils contacteront le service client. 5

6 Je quitte l entreprise, puis-je garder mon compte Digiposte? Digiposte étant un service qui vous est personnel, vous conservez votre compte ainsi que les documents qui complètent votre Coffre. Ces documents conservent leur valeur probatoire pour leur durée légale de conservation. Vous continuerez à recevoir les courriers numériques émanant des autres expéditeurs auquel vous aurez pu adhérer. La seule évolution est que, bien sûr, si vous n êtes plus un de ses collaborateurs, L EMPLOYEUR cessera de vous envoyer vos bulletins de paie. Accédez-vous au contenu des documents stockés dans mon Digiposte? Non, ce contenu est le vôtre, et il vous appartient. Ni Digiposte, ni votre employeur ni aucun autre expéditeur n accède au contenu de vos documents. Aucun fichier publicitaire basé sur le contenu de vos documents n est constitué ni vendu. C est un point non-négociable. Quelle est la valeur légale des documents stockés? Exactement la même qu un document que vous auriez reçu sous forme papier. L article du code civil dispose : «L écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l intégrité». Les services de Digiposte se chargent de l identification de la personne dont il émane (c est l émetteur) et de sa conservation dans les conditions propres à en garantir l intégrité Quelle est la valeur légale des documents que je transmets via Digiposte? Parce que Digiposte contrôle toute la chaine, depuis l émission du document jusqu à sa transmission finale, Digiposte se positionne comme un tiers de confiance et garantit que le document transmis est bien le document initialement émis. La valeur légale des documents que vous transmettez via Digiposte est donc celle d un original. Si je scanne mes bulletins de paie et les archive dans mon Digiposte, puis-je jeter les bulletins papier originaux? 6 Malheureusement non, vous ne pouvez pas jeter les bulletins de paie papiers car votre scan n aura que la valeur d une photocopie. En cas de contentieux, on vous demandera de produire le document original, même si celui-ci n est qu une simple feuille de papier sans attribut de sécurité (en-tête, logo, signature, tampon,...). Pour qu un document électronique ait une valeur juridique, il doit avoir été signé électroniquement par son émetteur lors de sa création. Mais scanner vos archives et les stocker dans votre Digiposte n est jamais inutile : en cas de perte ou de destruction accidentelle c est toujours mieux que rien si vous devez faire valoir des droits, et un tribunal ou une administration peut parfaitement décider de s en contenter.

7 Foire Aux Questions Les premiers collaborateurs se sont posés des questions, nous y répondons! Ne vous posez plus de questions, nous répondons à celles-ci Prix Partage Thales Coût Valeur légale Durée Document SÉCURITÉ Numérique Avantage Conservation Papier Stockage Collaborateurs 3 Go Digiposte Facultatif Paie Gratuit espace 7

8 Nos données sont-elles sécurisées? L aspect sécurité a été traité en collaboration avec la Sécurité du Groupe. Pourquoi Digiposte et pas un autre opérateur? Pourquoi Digiposte? c est le Groupe La Poste, l édition et l acheminement des bulletins de paie sont opérés, depuis de nombreuses années, par Docapost (Groupe La Poste également). Combien cela coûte aux salariés et à Thales? Le service est gratuit pour le salarié. Thales paie à la dépose du bulletin de paie au même titre que le timbre permettant l envoi par la Poste. Pouvons nous mettre tout l historique des bulletins de paie pour les salariés adhérants au service? Cela n est pas prévu mais le salarié a la possibilité de numériser l ensemble de ses bulletins de paie et de les déposer dans l espace gratuit de 3 Go. Thales présente Digiposte comme «acteur de confiance, neutre et pérenne». Quels éléments permettent d être aussi affirmatif dans sa pérennité? Digiposte est une filiale du groupe la poste, elle est reconnue comme étant un des tiers archiveur de confiance majeur sur le marché de la dématérialisation des documents et de leur conservation. Le choix s est porté sur Digiposte puisque Thales confie au groupe la poste l impression de ses bulletins de paie et de ses états de gestion. Les bulletins de paie dématérialisés sont produits par la chaine de production et d impression des bulletins de paie, ce qui en garantit l intégralité. 8

9 Le délai de conservation de 50 ans s applique-t-il individuellement à chaque bulletin de paie versé sur le coffre-fort électronique ou à compter du premier bulletin de paie déposé? Le délais de 50 ans est applicable individuellement à chaque bulletin de paie. Si le salarié a un accident grave, l empêchant de communiquer et que la famille a besoin des bulletins de paie pour des démarches administratives. Quelles sont les modalités dans ce cas? Le service de gestion paie est en mesure de fournir à la famille à tout moment des duplicatas d originaux. A quoi sert le lien «Je ne suis pas intéressé par la reception de documents dématérialisés envoyés par Thales», dans le mail envoyé par Digiposte? Ce deuxième lien permet au salarié de déclarer son non intérêt pour le service. Il ne sera pas re-sollicité par Digiposte. La Direction confirme-t-elle que l adhésion à Digiposte se fait bien par démarche volontaire explicite et non par défaut? L adhésion se fait au travers d une démarche volontaire : Première étape : j ouvre ou pas un compte électronique Digiposte personnel Deuxième étape : j autorise Thales ou pas à déposer mes bulletins de paie. Quand Digiposte indique «gratuitement et sans engamement». Or dans le monde d internet ne dit on pas «si le service est gratuit, c est que VOUS êtes le service?» Comment Thales peut nous garantir cette gratuité à vie? Digiposte n est pas un service gratuit : Il est payant pour l émetteur Thales, il a acquitté le coût de stockage du bulletin de paie pour cinquante années lors de la dépose et gratuit pour le destinataire salarié. Comme l est un courrier papier reçu en boîte aux lettres. En ce sens, ce n est pas un service comparable à d autres services sur internet. 9

10 Lors de la reception du mail de Digiposte pour adhérer au service, si le salarié ne fait rien, que se passe-t-il? Rien, le salarié continuera à recevoir ses bulletins de paie au format papier. Comment puis-je adhérer à la dématérialisation le ou les mois suivants l envoi du mail? Vous disposez via eadmin d une fonctionnalité «mon ebulletin de paie» permettant de demander l adhésion et ainsi recevoir au cours du mois un provenant de Digiposte afin de finaliser votre adhésion. J ai des questions à poser, à qui dois-je m adresser? En ce qui concerne le principe de dématérialisation, vous pouvez contacter l accueil salarié Administration Paie. Si vos questions concernent l utilisation du coffre-fort et des services associés, vous pouvez constacter directement Digiposte via leur site Internet. 10