L EDI et. Les Préconisations d EDONI

Transcription

1 EDI : Messages commerciaux L EDI et Les préconisations d EDONI Pour tout renseignement complémentaire : edoni@edoni.org EDI : Echanges de Données Informatisés 1. Qu est ce que l EDI? 3 2. Pourquoi? 3 3. Comment? 4 4. Les composantes 5 5. Les types d architecture 7 6. Les langages et normes 8 7. L accord d interchange juridique 9 8. Moyens de télécommunication Dématérialisation fiscale des factures 11 Les Préconisations d EDONI 1. Les échanges Messages commerciaux normalisés Télécommunication Accord juridique Exemple d architecture Les implications A qui s adresse le WebEdi? 20 1

2 1 Qu'est ce que l'edi? L'Echange de Données Informatisé est une technique d'échanges, entre différentes entreprises, de documents sous une forme structurée, à travers les réseaux de télécommunication, directement exploitable par leurs systèmes d'information. L EDI (Echange de Données Informatisé), c est donc le remplacement de documents "papier" par des fichiers informatiques, et la circulation de ces informations. L EDI, c est donc aussi, transcrire ces codifications particulières en codifications comprises par son partenaire donc échangeables et pouvant être intégrées à son système d information. 2 Pourquoi faire de l'edi? Les avantages liés à l utilisation de l EDI sont multiples : Meilleur service client Réduction des coûts administratifs de traitement Réduction des stocks Amélioration des délais Renforcement du partenariat client fournisseur Fiabilisation des informations par suppression des ressaisies, sources d'erreurs Diminution des litiges Référencement commun Diminution des volumes de papier Classement / archivage Productivité globale Amélioration des délais d'acheminement : de 3 4 jours à quelques heures Possibilité de travailler en flux tendu Amélioration du taux de rotation Pas de remise en cause de l'application informatique existante 3 3 Comment faire de l EDI? La mise en œuvre de l EDI nécessite les conditions suivantes : 1. Que les partenaires disposent chacun d'un ordinateur, quels que soient la marque et le modèle. 2. Que les documents commerciaux soient traités sur ces ordinateurs. 3. Que les partenaires disposent sur ces ordinateurs d'un référencement commun des produits, codification article. CES 3 CONDITIONS SONT NÉCESSAIRES ET SUFFISANTES POUR FAIRE DE L'EDI Élaborer une solution EDI Les systèmes d'information des entreprises dialoguent entre eux à l'aide de messages électroniques transférés sur les réseaux de communication. Ces messages sont reconnus par les applications et traités dès leur réception, sans intervention humaine. Pour mettre en place l'échange électronique de documents administratifs et commerciaux par EDI, il convient de suivre les étapes suivantes : 1. Identifier son ou ses partenaires, 2. Définir la norme à mettre en œuvre ainsi que le ou les réseaux de télécommunication à solliciter. Ceci conditionnera le choix de la solution technique, 3. Adopter un accord d interchange existant ou élaborer celui qui couvrira les besoins préalablement définis, 4. Etudier l impact sur l organisation, notamment celui de la suppression du document papier. 4 2

3 4 Les composantes d'une solution EDI La mise en place de l EDI fait appel à diverses composantes : SYSTÈME D INFORMATION Gestion des Fichiers Traduction des Données Gestionde la Station Formatage des Données Gestion des Communications Vers Partenaires 5 La gestion des fichiers : Cette étape permet de sortir l'information de l'application vers les traitements EDI. On parle de fichiers pivots, de fichiers privatifs ou de fichiers applicatifs. La traduction des données effectue la conversion de l'information locale au format EDI normalisé. Le formatage des données regroupe les données et constitue les interchanges en fonction des profils d'utilisation du langage EDI et des partenaires. L'ensemble sera confié aux réseaux de télécommunications. La gestion des communications regroupe les protocoles de contrôle d'échange de l'information, la session avec les partenaires à distance (point à point), ou avec les réseaux à valeur ajoutée (RVA). La gestion de la station contribue à l'administration de l'ensemble, aux contrôles généraux, aux erreurs éventuelles et aux fonctions supplémentaires mises en place pour le système EDI choisi. On peut y trouver des fonctions, de paramétrage, de contrôle, tôl d'archivage, d'automatisation, ti ti etc... La réussite d'un système EDI est conditionnée par la maîtrise dans la combinaison de toutes ces étapes et dans la richesse des fonctionnalités offertes 6 3

4 5 Les types d'architectures des solutions EDI Les choix des supports techniques d'une solution EDI dépendent en grande partie de ce qui existe déjà dans l'entreprise. On trouve essentiellement 4 types d'architectures : Le mode autonome Cette solution consiste à installer l'ensemble de la solution EDI, sur un même ordinateur. L'activité EDI est alorsentièrement indépendante du système informatique de l'entreprise. Les données ne sont pas échangées électroniquement entre ces deux ensembles, elles sont traitées manuellement entre le logiciel EDI et les applicatifs de gestion de l'entreprise (impression, saisie, etc..) Le mode intégré Cette solution consiste à installer l'ensemble de la solution EDI directement sur l'ordinateur qui supporte les applicatifs. L'activité EDI est alors entièrement intégrée dans le système informatique de l'entreprise. Le mode frontal Cette solution consiste à installer l'ensemble de la solution EDI sur un ordinateur, qui possède un lien avec le système informatique. L'activité EDI est alors indépendante dans ses traitements, mais les applicatifs de gestion et la solution EDI communiquent par transfert. On parle alors de rapatriement et d'extraction des données. Le mode externalisé Cette solution consiste à installer l ensemble de la solution EDI sur les serveurs d un expert EDI, chargé de gérer tous les flux échangés entre les partenaires. L activité EDI est alors entièrement gérée par un expert EDI et simplifie la gestion quotidienne des solutions EDI. 7 6 Les langages et normes EDI La mise en place d un dialogue EDI entre plusieurs partenaires nécessite l utilisation d un langage commun et le respect de règles communes. C est pourquoi, dés la fin des années 60, des entreprises américaines, essentiellement des transporteurs et quelques banques, décident d'étudier un moyen qui leur permettrait d optimiser leur matériel informatique et les réseaux de télétransmission. Ces sociétés créent le Transportation Data Coordination Committee (Comité de coordination des données du transport), dont les conclusions forment les bases de l'edi ledi actuel. Par la suite, dans les années 70, on assiste à la normalisation de ce type d'échanges. En France, le secteur de la Grande Distribution élabore la norme GENCOD ; les travaux du secteur automobile aboutissent à la norme GALIA/ODETTE. A la fin de cette décennie, les Etats Unis instituent le Comité X12, qui devra établir des standards EDI. Les recherches du Comité X12 débouchent sur la normalisation ANSI X12, en 1985, qui touche tous les secteurs d'activité. Parallèlement, les Etats Unis se joignent à leurs partenaires européens en vue de créer une norme internationale. Ainsi, en 1987, sous l'égide des Nations Unies, la norme EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport) est réalisée. L UN EDIFACT est une série de normes et de recommandations (comprenant notamment des directives et des répertoires), internationalement reconnues, pour l'échange électronique de données structurées concernant, en particulier, le commerce de biens et de services, entre systèmes d'information indépendants. La loi n du 13 mars 2000 a modifié la définition légale de l écrit contenue dans le Code Civil, afin d admettre explicitement les transmissions électroniques. Par ailleurs, cette loi prévoit la reconnaissance des procédés de signature électronique, suivant en cela une Directive Européenne adoptée le 13 décembre

5 7 Nécessité de l accord d interchange juridique Dans la pratique, les prescriptions techniques des normes et les recommandations internationales en matière d'edi ne sont reprises que partiellement. En effet, les langages se veulent universels et, à ce titre, regroupent des prescriptions souples, permettant des choix très vastes. Dans ce cas, les partenaires commerciaux de la communication EDI doivent se mettre en accord sur les différents choix à faire pour établir et automatiser l'échange. L'accord d'interchange définit les choix techniques et la typologie des flux échangés entre partenaires EDI, afin d'assurer l'exécution sans intervention humaine et sans ambiguïté des transferts d'informations au travers des réseaux de télécommunication (exemples d'accord : EANCOM, EDONI...) Cet accord recouvre 3 champs d'application : les conditions d'utilisation du langage, notamment dans la définition des sous ensembles et des dictionnaires des éléments de données et qualifiants retenus les caractéristiques techniques de l'échange les conventions acceptées en termes d'organisation (date, heure, fréquence, valeur juridique...) EDONI vous propose un modèle type de cet accord. 9 8 Les moyens de télécommunication La mise en œuvre de l'edi dans un système d'information doit prendre en compte les équipements de télécommunication. C'est une partie importante pour la réussite du projet. L'utilisation de messageries publiques (ATLAS 400) ou privées (ALLEGRO, GEIS, IBM/GN, Serveur privé d'une entreprise,...) est la solution la plus courante et la plus adaptée. D'abord, car elles ne nécessitent pas une disponibilité simultanée des correspondants, ensuite parce qu'elles offrent une exploitation libre et riche des échanges. Les abonnés à la messagerie, on parle aussi de Réseau à Valeur Ajoutée (RVA), possèdent une Boîte Aux Lettres (BAL) qui leur permet d'émettre ou de recevoir des messages vers ou depuis leurs partenaires. Du point de vue de l'utilisateur, la gestion de cette BAL est assurée par une solution de télécommunication depuis son poste de travail. Le système de messagerie assure le transport des messages entre les différentes Boîtes Aux Lettres, et offre des fonctionnalités supplémentaires comme la gestion de messages de services (Avis de Remise, Avis de Lecture, etc...) selon les protocoles et les particularités de chacune des messageries, publiques ou privées. On notera que ces différents RVA peuvent communiquer entre eux à l'aide de passerelles (Gateway), si celles ci sont mises en place. On peut aussi héberger un serveur de messagerie dans l'entreprise, et ouvrir des Boîtes Aux Lettres à disposition des partenaires, ou encore, mettre en place une liaison i directe avec un autre serveur de messagerie placé chez le partenaire. D autres Réseaux de Télécommunication peuvent également être mis en place : RTC (Réseau Téléphonique Commuté ordinaire), FTP, AS2, OFTP Ils supportent un certain nombre de protocoles comme par exemple : X400 P7, X400 P1, A440, OFTP, ETEBAC,... On peut utiliser également le réseau internet pour des solutions WebEdi En fait, toutes les architectures de messagerie peuvent être envisagées en fonction des caractéristiques et des spécificités du projet EDI. 10 5

6 9 Dématérialisation fiscale des factures Selon instructions DGI N 136 du 7 août 2003 et du 11 janvier 2007 La loi de finances (1990) permet aux entreprises d'échanger des factures par voie TELEMATIQUE. Celles ci sont considérées comme des factures d'origine sous réserve du respect des conditions énoncées dans ce texte et qui portent sur : Archivage et restitution de l'intégralité du message transmis Soumission à une procédure de déclaration initiale auprès de la DGI Tests inopinés de l'administration La loi impose aux entreprises utilisatrices de la dématérialisation des factures des contraintes strictes : Identité et contenu des messages émis et reçus comportant des mentions obligatoires (nom, raison sociale, adresse, date, prix unitaire, taux de TVA,...) Edition sur support papier d'une liste récapitulative des messages échangés et de leurs éventuelles anomalies Conservation des données dans leur contenu original 3 ans et jusqu à 10 ans maximum Conditions de restitution des factures en langage clair et sur support papier 11 EDI : Messages commerciaux Les préconisations d EDONI Pour tout renseignement complémentaire : edoni@edoni.org 6

7 1 Les échanges 13 2 Messages commerciaux normalisés L'association EDONI a choisi de s'appuyer sur les Accords d'interchange du groupe de travail " Industrie et Négoce ". Cette démarche multisectorielle permet l'ouverture sur différents secteurs d'activité, au delà des secteurs Fournitures Industrielles, Equipement de Garage, Quincaillerie, Bricolage. Le groupe " Industrie et Négoce " a été créé afin de définir et mettre à la disposition de ses membres un profil commun utilisable dans le domaine industriel et dans le négoce technique. Les organisations sectorielles ayant constitué ce groupe : CGI Confédération Française du Commerce Interentreprises GS1 France (anciennement GENCOD EAN France) EDONI FIEV Fédération des Industries des Equipements pour Véhicules GALIA / ODETTE Groupement pour l'amélioration des Liaisons dans l'industrie Automobile LIDIC Liaisons Informatiques Distributeurs et Constructeurs de Matériel Electrique La documentation relative à ces recommandations est basée sur le sous ensemble de messages UN EDIFACT EANCOM. Elle est maintenue par Les messages sont disponibles en version D.96A 14 7

8 2 Messages commerciaux normalisés Suite EDONI met cette documentation à disposition des adhérents, sur le site sous forme de PDF. Le message ORDERS (Commande) : Le sous ensemble du message UNSM EDIFACT ORDERS EANCOM 007 est prévu pour être utilisé dans le cadre des commandes quotidiennes. La règle de gestion recommandée est qu'une commande est émise pour une livraison en un lieu unique pour une date unique. Toutefois, il est possible d'établir une commande comportant plusieurs lieux de livraison. On définit alors un type de livraison appelé " livraisons éclatées ". Le message défini ici ne concerne pas à ce jour les commandes ouvertes. En outre, la notion de livraison des reliquats n'est pas gérée à ce jour dans la commande. Elle fait partie d'un accord cadre avec le fournisseur concerné. Le message ORDRSP (Réponse à la commande) : Le sous ensemble du message UNSM EDIFACT ORDRSP EANCOM 004 est prévu pour être utilisé dans le cadre d'une réponse à la commande concernant un ouplusieurs produits ouservices services. La transmission d'une réponse à la commande ORDRSP est réalisée par le vendeur suivant 3 cas : La commande est acceptée dans sa totalité : dans ce cas, il est convenu de ne transmettre que l'en tête et le résumé de la réponse à la commande. La commande est refusée dans sa totalité : dans ce cas, il est convenu de ne transmettre que l'en tête et le résumé de la réponse à la commande. La commande est acceptée avec des modifications : dans ce cas, il est possible de modifier la date de livraison, les quantités, les prix, en indiquant la raison de l'écart entre la quantité commandée et la quantité livrée. En plus de l'en tête et du résumé de la réponse à la commande, on ne transmet, dans la section de détails, que les lignes qui font l'objet d'une modification par rapport à la commande d'origine Messages commerciaux normalisés Suite Le message INVOIC (Facture) : Le sous ensemble du message UNSM EDIFACT INVOIC EANCOM 007 est prévu pour être utilisé dans le cadre d'une facture concernant un ou plusieurs produits ou services. Il est recommandé qu'une une facture se réfère à un seul avis d'expédition et à une seule commande. Une facture peut néanmoins se référer à plusieurs avis d'expédition et à plusieurs commandes. Quand une facture se réfère à un ou plusieurs avis d'expédition, elle concerne la totalité des marchandises relatives à cette (ces) expédition(s). Comme pour la facture papier, la facture doit contenir des informations sur les conditions de paiement, les conditions de transport, etc... Une facture pour des transactions internationales peut contenir des informations additionnelles pour des besoins douaniers et/ou statistiques. Note : Il existe deux sous ensembles du message facture, un pour gérer la facture sans dématérialisation fiscale, l autre pour gérer la facture fiscalement dématérialisée. 16 8

9 2 Messages commerciaux normalisés Suite Dématérialisation fiscale des factures Dans ce domaine, la préconisation d'edoni s'est basée sur le choix d'une solution agréée DGI, condition obligatoire pour faire de la dématérialisation fiscale de factures. Tout adhérent EDONI peut donc mettre en place la dématérialisation fiscale rapidement. Le message DESADV (Avis d'expédition) : Le sous-ensemble du message UNSM EDIFACT DESADV EANCOM 004 est utilisé dans le cas d'expédition de marchandises pour livraison ou pour retour. Le message renseigne sur les différents constituants d'une expédition. Le message PRICAT (Catalogue liste de prix) : Le sous-ensemble du message UNSM EDIFACT PRICAT EANCOM 005 est utilisé dans le cas de la transmission d'informations descriptives, logistiques et tarifaires article par article Préconisations de télécommunication L'utilisation de l'echange de Données Informatisé oblige une politique de sécurité, afin d'assurer aux entreprises utilisatrices les meilleures conditions possibles de sécurité dans leurs échanges. En outre, les solutions de télécommunication doivent rester suffisamment souples pour permettre une ouverture des échanges. La norme la plus répandue pour les télécommunications, était la norme X.400. Celle ci répond aux exigences des Echanges de Données Informatisés, et aux objectifs d'ouverture d'edoni : Norme internationale Sécurité des échanges (intégrité des données, authentification, etc...) Gestion du suivi des échanges par des accusés messageries (non répudiation, suivi, etc..). C'est pourquoi EDONI préconise l'abonnement à une Boîte Aux Lettres X.400 en protocole d accès P7. En France, le Domaine Administratif X.400 est ATLAS. L'abonnement pourra être effectué sur ATLAS400 (X.400 P7). Utilisation de passerelles possible, vers d'autres réseaux (IBM GN, ALLEGRO, GEIS, Serveur X.400 privé, etc...) À ce jour, le lien AS2 via Internet tend à remplacer le protocole X Accord juridique EDONI a élaboré un modèle type d'accords d'échanges juridiques, basé sur l Accord Européen publié au JOCE de décembre Ce modèle est disponible pour tout adhérent de l'association. Sur la base du document type, les partenaires peuvent, en outre, convenir d'accords juridiques 18 spécifiques. 9

10 5 Exemple d architecture d échanges EDI Échange de flux EDI, commande, réponse à la commande et autres, entre un client et plusieurs de ses fournisseurs, via une messagerie ATLAS Implications de l utilisation de l EDI NÉCESSITE UN RÉFÉRENCEMENT COMMUN ENTRE LES PARTENAIRES Codification des articles harmonisée. NECESSITE DE REVOIR CERTAINS ASPECTS D'ORGANISATION, notamment les circuits de prises de commandes et par exemple, la cohabitation avec d autres systèmes de commandes (télécopie, internet, téléphone, courrier) MODIFICATION DES "HABITUDES" COMMERCIALES INVESTISSEMENTS CERTAINS ASPECTS JURIDIQUES 7 A qui s adresse le WebEDI? Il est utilisable par des entreprises dont le volume de données échangé ne justifie pas un investissement EDI traditionnel. Le WebEDI facilite les échanges commerciaux en remplaçant (ou en complétant) les transmissions de documents commerciaux par courrier, par téléphone ou par télécopie, par une solution sur Internet à l aide de formulaires communs à l ensemble des partenaires, éventuellement récupérables et compatibles avec des traitements EDI traditionnels. La transmission des données par le réseau Internet au moyen de formulaires EFI (Échanges de Formulaires Informatisés) avec consultation de catalogues, consultation des stocks, commandes, accusé de réception offre des gains appréciables de coût de communication, de fiabilité de saisie et de convivialité