Dématérialisation et document numérique (source APROGED)

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1 Dématérialisation et document numérique (source APROGED) La dématérialisation se répand très rapidement dans tous les domaines d'activités. Depuis l'origine, le concept de dématérialisation repose sur le remplacement de formes matérielles (essentiellement le support papier) par des formes électroniques (ou numériques) pour les échanges et le traitement des opérations. Mais au fil des ans, plusieurs niveaux de dématérialisation ont été mis en œuvre. A partir d'un premier niveau de la dématérialisation, principalement à finalité interne, on est passé à l'échange entre partenaires d'informations faiblement réglementées pour aborder maintenant le domaine des échanges organisés. Le premier stade s'est développé à partir de la généralisation des outils et des méthodes qui permettent de remplacer une présentation matérielle par une présentation électronique : le principal outil de la dématérialisation est le numériseur. De nombreuses solutions ont permis aux entreprises et aux organisations de bénéficier des impacts de l'emploi de ces formes immatérielles : gains de temps, gains d'espace, amélioration de la réactivité, réduction des coûts. Rapidement sont venus s'ajouter aux documents issus de numérisation des documents directement créés sous forme numérique (éditions informatiques ou bureautiques, messages électroniques). Ces solutions, que l'on peut regrouper sous le terme générique de GEIDE (Gestion Electronique des Informations et des Documents pour l'entreprise) ont en commun la dématérialisation documentaire et sont organisées selon une séquence d'opérations qui va de l'acquisition jusqu'à la diffusion en passant par l'indexation, le traitement. Cette chaîne documentaire, également désignée par le cycle de vie du document est représentée sur le schéma ci-dessous. Ces solutions de gestion documentaire ont été complétées avec des logiciels spécifiques pour gérer les procédures (workflow) et ainsi exploiter au mieux les documents numériques, leur circulation et leur traitement dans les organisations. Mais ces solutions étaient essentiellement limitées à l'entreprise malgré quelques essais d'échanges externes de façon dématérialisée. Toutefois, on doit signaler que dans certains secteurs d'activités et pour certains échanges l'emploi de solutions très structurées reposant sur les normes EDIFACT ont grandement amélioré les échanges. Ces solutions très efficaces ne sont malheureusement pas adaptées à la généralisation au plus grand nombre en raison des technologies d'échanges mises en œuvre et des infrastructures nécessaires. En parallèle, on constate la progression extrêmement rapide des communications basées sur les messageries électroniques. Ces solutions améliorent les échanges en les rendant plus efficaces mais elles trouvent leurs limites avec des sécurités insuffisantes. De plus, elles sont en général faiblement structurées Dématérialisation et document numérique - 1 -

2 et ne relèvent pas d'un cadre réglementaire établi. Un des enjeux majeurs est désormais l'amélioration de la sécurité des échanges. Une nouvelle étape est maintenant abordée avec de nouvelles modalités d'échanges, moins contraignantes que EDIFACT, mais tout aussi porteuses de gains. Il s'agit du concept de la dématérialisation des procédures. Le document numérique au cœur des échanges Au cœur de la dématérialisation se trouve le document numérique qui est le support des échanges. Ce document peut présenter plusieurs formes. Toutefois, on s'oriente désormais vers des documents spécialisés et structurés, d'une part sur la définition de leur contenu informationnel (déclaration, facture, commande, etc...) et d'autre part sur la structuration de leur contenu (définition des différents champs d'information). Sous réserve d'en définir le contenu et les modalités de transmission, ces échanges dématérialisés sont appelés à remplacer les autres formes dans les transmissions entre les différents partenaires des entreprises (clients, fournisseurs, administrations), ainsi que cela est représenté sur le schéma ci-dessous. Au delà de la dématérialisation documentaire, on mettra en œuvre désormais la dématérialisation des flux échangés et, lorsque ces flux sont organisés ou réglementés, la dématérialisation des procédures. C'est cette dernière modalité qui est de loin la plus ambitieuse et la plus porteuse d'avantages : dématérialiser une procédure conduira à repenser totalement la succession des opérations et des échanges entre les partenaires dans le but de parvenir à un résultat (acheter, approvisionner, déclarer, etc...). Il faudra donc définir, mettre en œuvre, organiser et gérer de façon cohérente les outils pour : créer les messages échangés (formulaires, documents,...), échanger (transmettre et recevoir), traiter les opérations, conserver. Ce sont de nouvelles dimensions qui s'ouvrent pour le document numérique. Sont notamment concernés par la dématérialisation les achats, les approvisionnements, les relations clients, les échanges avec les administrations, les flux financiers. Dématérialisation et document numérique - 2 -

3 Les évolutions légales et réglementaires sont indispensables pour permettre le déploiement de ces solutions. Toutefois on peut faire observer que de nombreux échanges entre partenaires commerciaux n'exigent pas un formalisme tel que le passage à la dématérialisation impose une évolution réglementaire préalable. Les procédés et les outils de la dématérialisation Les procédés et les outils sont de trois natures qu'il convient impérativement de maîtriser : la chaîne documentaire en particulier : création de documents numériques, réception de documents, identification et traitement, l'organisation et la sécurisation des échanges, la conservation et l'archivage. Tous les procédés de création de documents numériques peuvent être envisagés. Toutefois on retiendra l'intérêt de certaines modalités, en particulier l'emploi d'outils puissants basés sur des règles de structuration (XML et ses dérivés), les formulaires électroniques, l'utilisation de formats normalisés ou standardisés de documents numériques. Du fait que les échanges et les transmissions d'informations et de documents sont principalement assurés par des réseaux de télécommunication publics, la question fondamentale est celle de la sécurisation. Si l'infrastructure de télécommunication est privative, des mesures simples peuvent convenir. Il en va de même si les partenaires se connaissent ou se reconnaissent facilement. Mais avec les réseaux publics et dans le cas d'échanges impersonnels, il faut mettre en place des solutions de sécurisation plus fortes. Ces solutions doivent apporter des garanties sur l'origine, l'identité des émetteurs, l'authenticité des documents, l'intégrité de la transmission et parfois sur la référence temporelle. La conservation et l'archivage des documents et, s'il y a lieu, des modalités de l'échange constituent le dernier pilier de la dématérialisation. Les solutions à mettre en œuvre doivent garantir, au minimum, l'intégrité et la pérennité des documents. Sur tous ces sujets le rôle de l'aproged, avec les autres acteurs concernés, en particulier les acteurs publics, est justement d'aider à structurer, stabiliser, standardiser les technologies et les solutions. La signature électronique La solution qui est actuellement privilégiée pour sécuriser les échanges dématérialisés est l'emploi d'une signature électronique. Selon le point de vue que l'on adopte, la signature électronique prend une signification juridique pour conférer toute sa valeur et sa force probante à un écrit électronique ou une signification technique pour apporter des garanties sur la transmission des informations. Plusieurs solutions sont disponibles. Le marché, impulsé par les évolutions légales s'oriente vers l'emploi de procédés de signatures reposant sur la cryptographie asymétrique dont la mise en oeuvre nécessite la gestion d'infrastructure à clés publiques et la délivrance de certificats numériques. En complément de la signature électroniques, et dans certains cas à titre obligatoire, on doit mettre en œuvre des procédés de sécurisation du temps; ils reposent sur la délivrance de contremarques de temps ("time stamping") permettant d'attester la date de réalisation d'une opération (ou d'une formalité).les solutions de signature, au sens technique du terme et d'horodatage sont vivement recommandées dans la mise en œuvre de l'archivage, surtout s'il est externalisé. Dématérialisation et document numérique - 3 -

4 Les objets dématérialisés Les documents qui sont au cœur de la dématérialisation sont de plusieurs types avec, pour certains, des structures complexes. Il y a les objets simples, et ils représentent actuellement la majorité. Ce sont par exemple des messages électroniques en format texte, des documents bureautiques, voire des formes élaborées telles que des formulaires XML. On trouve également des objets composites dont le contenu est constitué de formes différentes : texte, graphique, son, vidéo. Des outils adaptés doivent être disponibles pour en assurer le traitement et la conservation. De nouvelles formes d'objets commencent à apparaître et elles vont se multiplier et nécessiter l'emploi d'outils et de solutions spécifiques de gestion et de conservation. Il s'agit des objets composés (en fait ce sont des groupes d'objets élémentaires ou de documents) : par exemple : message, signature, certificat, procédé de vérification de la signature, dont l'ensemble assure la complétude du "document" échangé. Pour certains objets on trouvera en plus des informations complémentaires pour confirmer la validité de leur constitution : contexte organisationnel et décisionnel de la création, date de la transmission ou de la réception, etc... Les solutions de gestion de ces objets commencent à voir le jour. Leur banalisation est une des conditions de la généralisation de la dématérialisation. Le contexte actuel de la dématérialisation et ses évolutions Les pouvoirs publics pèsent de tout leur poids pour accroître l'emploi des procédures dématérialisées. Les initiatives portent sur la création de structures d'impulsion et d'animation (ADAE), la planification et l'affectation de ressources (plan RE/SO 2007,...), l'évolution du cadre légal et réglementaire (transposition de la directive européenne sur la facturation, loi sur l'économie numérique,...). La volonté est forte de déployer rapidement l'administration électronique, à la fois pour les entreprises et pour les particuliers. A titre d'exemple, dans son discours prononcé le 7 janvier 2004 lors de ses vœux aux corps constitués le Président de la République s'est déclaré favorable à ce "qu'avant la fin de l'année 2006, l'ensemble des démarches puissent être accomplies à distance par téléphone ou par internet". De nombreuses procédures dématérialisées avec les administrations sont d'ores et déjà opérationnelles : télé-tva, télé-ir. Très prochainement, ce sera le cas pour les marchés publics. La transmission de la facture électronique vient compléter cet ensemble avec la possibilité de gains considérables. La forme "transmission électronique sécurisée" vient compléter les procédures déjà dématérialisées de gestion des achats et des approvisionnements qui utilisent largement les procédés dématérialisés. En la rendant légale, les pouvoirs publics ont assuré la continuité des opérations dématérialisées, de la commande initiale jusqu'à la facturation. Les nombreux échanges BtoB, les places de marchés vont également dans ce sens. Les enjeux Ils sont considérables, essentiellement d'ordre économique avec la capacité qu'auront tous les acteurs de traiter de façon efficace et économique leurs opérations. Dématérialisation et document numérique - 4 -

5 Pour amplifier le mouvement et le conforter, le contexte réglementaire doit impérativement évoluer; c'est une condition essentielle. Les technologies, les infrastructures de communication et d'échange et les moyens de sécurisation suivent également les mêmes voies, avec d'ores et déjà des solutions pérennes. Les besoins et les freins Au fil des ans, les professionnels de la GEIDE observent de la part des entreprises une forte progression de l'intérêt de mettre en œuvre les solutions de gestion électronique de documents et de dématérialisation et la baisse corrélative des freins classiques, en particulier d'ordre juridique. Pour la plus grande part des échanges entre entreprises, on affirme qu'il n'y a pas de véritable obstacle légal. Les précautions essentielles portent sur la sécurisation des transmissions et le choix de solutions de qualité pour la gestion de documents. Ces évolutions sont reflétées par l'enquête portant sur les raisons de mettre en œuvre des solutions de GEIDE, dont les principaux résultats sont résumés dans le tableau ci-dessous. Document d'origine IDC/Adobe L'importance de la standardisation et de la normalisation La stabilisation et la standardisation des technologies jouent un rôle primordial dans la montée en puissance de la dématérialisation. D'importants progrès ont été faits dans ce domaine avec la standardisation (et parfois la normalisation) des formats de documents numériques (en particulier le format XML et ses dérivés), des formats de documents adaptés à la conservation (autour de formats de présentation); des modes de communication, des procédures, des systèmes d'informations, des solutions de conservation. Pour sa part l'aproged déploie une importante activité dans le domaine de la standardisation et de la normalisation pour faire en sorte que les entreprises utilisent et déploient sans risque leurs solutions de dématérialisation. Dématérialisation et document numérique - 5 -

6 Mettre en oeuvre la dématérialisation Pour mettre en œuvre un projet de dématérialisation, il faut impérativement considérer l'ensemble du cycle de vie du document numérique en incluant les échanges avec les partenaires extérieurs : création ou acquisition, transmission, traitement, stockage, archivage et destruction. La vue globale s'impose pour concevoir et exploiter les solutions sur les différents critères qui caractérisent la dématérialisation : sécurisation des échanges (identification, authentification, horodatage), intégrité et pérennité des documents et des informations, traçabilité des opérations, sécurité de fonctionnement. Dématérialisation et document numérique - 6 -