Forum Panafricain de Haut

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1 Forum Panafricain de Haut La problématique de l audit, du contrôle et de l évaluation des institutions de l Etat et des politiques économiques et sociales en Afrique: Fondements, évaluation, défis et stratégies OCTOBRE 2012

2 l utilisation des technologies de l information et de communication dans l audit, le contrôle et l inspection des institutions de l Etat et des politiques du gouvernement Introduction Auditeur & TIC CAAT nouvelles techniques Etude de cas Conclusion

3 Introduction La technologie utilisée par l auditeur, le contrôleur interne ou les commissaires des comptes afin d'émettre une opinion a considérablement évolué. Jusqu'aux années 30, les auditeurs appréhendaient leur activité comme une vérification, le plus souvent exhaustive, de l application des procédures et de la réglementation. Les praticiens ont ensuite développé, durant la période , une approche plus structurée de contrôle. Dans un nouveau contexte économique, avec la crise financière, une concurrence qui devient de plus en plus accrue, la recherche des avantages compétitifs avec l introduction des nouvelles technologies de l information et de la communication, tous les agents économiques cherchent une efficacité optimale avec le minimum de risques. et ce en instaurant un système d information plus intégré, flexible et facilement contrôlable.

4 Introduction Face à ces nouveaux défis les contrôleurs que ce soit interne ou externe à l entreprise s intéressent d une part de ces nouveaux systèmes d information assez complexe pour pouvoir exercer leur mission et d autre part à introduire les nouvelles technologies de l information et de la communication dans leurs méthodes de travail afin d être plus efficace.

5 1-AUDIT &IT 1-1Définitions & états des lieux «L'ensemble des technologies informatiques et de télécommunication permettant le traitement et l'échange d'informations et la communication construite autour de l' et du téléphone» YAICH, A. (2001) Ces technologies sont l'ensemble des techniques et processus permettant à l'information de circuler dans l'entreprise. La dépendance des entreprises envers leurs systèmes informatiques a été augmentée face à l'évolution des technologies d'information et de communication qui a affecté tout son système. En effet, la dématérialisation des documents tendant à devenir totale (zéro papiers) ce qui augmente la vulnérabilité du système d'information et engendre pour l'entreprise de nouveaux risques qu'elle est appelée à maîtriser.

6 1-AUDIT &IT 1-1 Définitions & états des lieux En effet, les systèmes informatiques actuels permettent de plus en plus : Une mise à jour et un partage des données en temps réel Une intégration des systèmes d'information financiers et opérationnels (ERP ou PGI) Des échanges économiques interactifs de l'entreprise, non seulement avec les clients, et ses fournisseurs mais aussi avec l état (déclaration fiscale, sécurité sociale..) Dans ce contexte, les auditeurs internes, les services d inspections ne peuvent en aucun ignorer ces nouvelles technologies dans la planification et l exécution de leurs travaux ;

7 1-AUDIT &IT 1-2-Objectifs Avoir une documentation homogène d audit Supprimer les risques liés aux papiers Simplifier l archivage annuel des dossiers ; Simplifier et sécuriser l audit d un dossier multi sites Permettre de traiter une plus grande masse d informations difficiles à gérer manuellement ; Mettre en évidence la stratégie d audit ou la piste d audit (remonter de l opinion vers le contrôle vers le risque) ; Simplifier et sécuriser les opérations de supervision (ou de revue). Sécuriser l accès à l information par des tiers.

8 1-AUDIT &IT 1-3-Contraintes La compétence limitée des auditeurs en matière informatique Le coût d investissement élevé à mettre en œuvre pour le développement de certains logiciels la dépendance vis à vis des informaticiens dont on fait appel pour assurer l installation des différents outils informatiques et résoudre certains problèmes techniques.

9 1-AUDIT &IT 1-4 Perception de l auditeur interne des NTIC Le problème d acceptation des technologies de l information continue d être une préoccupation majeure pour les chercheurs en Systèmes d Information préoccupés par les études d impacts des TIC et les déterminants de leur bonne utilisation Toutefois, Agarwal et Prasad, ont démontré que le succès ne dépend pas seulement des gains d'efficacité et d'efficience et donc de l'augmentation attendue de la performance, mais plutôt, de l'acceptation de la nouvelle technologie. En effet, si les auditeurs, utilisateurs des nouvelles technologies manquent de les accepter, il n y aura pas d'impact sur leur performance.

10 2-Techniques d audit assisté par 2-1-Définitions Les techniques traditionnelles les plus utilisées pour attester la sincérité et la régularité sont, souvent effectuées manuellement, se caractérisent par leur complexité et leur déficience aussi bien au niveau de la fiabilité de l opinion de l auditeur qu au niveau du budget (temps et coût) consacré, dans un environnement informatique. Selon l'isa 401 de l'ifac, un environnement informatique existe lorsqu'un, quels que soient son type et ses capacités, est utilisé pour le traitement d'informations financières d'importance significatives pour l'audit, que cet soit exploité par l'entité ou par un tiers.

11 2-Techniques d audit assisté par 2-1-Définitions En réalité, L'auditeur a à sa disposition tout un ensemble d'outils informatiques sur chaque phase de sa mission : Étape préliminaire : Outils de requêtes et collecte d information, outils d éditions, outils d accès à Internet, etc. Conduite de mission : Outils de restitution, Outils de gestion documentaire, Outils de planification, Outils de gestion de papier de travail Travail terrain : Outils de détection d anomalies, de fraudes, basés sur l analyse de données nombreuses ou des techniques d échantillonnage, Outils de calculs et de comparaisons pour réaliser des tests analytiques et statistiques, Outils pour rechercher et croiser des informations

12 2-Techniques d audit assisté par 2-1-Définitions Il y a aussi des outils plus spécialisés qui permettent de réaliser des tests d'audit en milieu informatisé, généralement à la disposition des auditeurs informatiques, comme par exemple : Générateur de données de tests Utilitaires standards Logiciels de gestion des changements SCARF (systems control audit review file) et EAM (embedded audit modules) SNAPSHOT AUDIT HOOKS ITF (integrated test facilities) CIS (continuous and intermittent simulation)

13 2-Techniques d audit assisté par 2-1-Définitions Il y a aussi des outils plus spécialisés qui permettent de réaliser des tests d'audit en milieu informatisé, généralement à la disposition des auditeurs informatiques, comme par exemple : Générateur de données de tests Utilitaires standards Logiciels de gestion des changements SCARF (systems control audit review file) et EAM (embedded audit modules) SNAPSHOT AUDIT HOOKS ITF (integrated test facilities) CIS (continuous and intermittent simulation)

14 2-Techniques d audit assisté par 2-2-Objectifs Les techniques d audit assistées par sont à la disposition du commissaire aux comptes pour analyser les données de l entreprise, parallèlement aux techniques de sondages sur les procédures : elles sont utilisées pour quantifier un risque ayant fait l objet d une évaluation de niveau modéré ou élevé, sachant qu il est fortement déconseillé d entreprendre une analyse de données sans étude du contrôle interne préalable, elles permettent de vérifier les calculs effectués par les systèmes de l entreprise, mais également d effectuer d autres opérations de gestion sur les données : * rapprochement ligne par ligne entre différents fichiers, * recherche de doublons, * extraction d anomalies d un fichier

15 2-Techniques d audit assisté par 2-2-Objectifs Ces techniques s appuient sur des fichiers contenant les données extraites du système d information de l entreprise et se différencient des notions : d automatisation des dossiers de travail, d informatisation du processus d élaboration des comptes, de requêtes effectuées directement dans les bases de données du système d information de l entreprise. La directive de l IFAC n 1009 publiée en 1998, relative à l'utilisation des techniques d'audit assistées par, souligne que les techniques informatiques permettent d'améliorer l'efficacité et l'efficience des procédures d'audit. Aussi, dans le cas où il n'y a pas de documents de saisie ou de chemin d'audit visible, elles permettent d'inventer des tests de conformité et des contrôles substantifs appropriés.

16 2-Techniques d audit assisté par 2-2-Objectifs On peut affirmer que même si on a quelquefois l impression qu il n y a pas de hausse de productivité suite à l automatisation d une activité, en y regardant de plus près, on s aperçoit qu il y a eu enrichissement de la tâche. En outre, les chercheurs estiment que l utilisation des techniques informatiques dans la mission d audit peut réaliser une économie du temps et une amélioration de la qualité de vérification. Le développement des nouvelles technologies d audit met l accent sur l amélioration des décisions d audit à partir de schémas devant conduire l auditeur à l émission d une opinion selon une traçabilité identifiable

17 2-Techniques d audit assisté par 2-3 Identification des ressources nécessaires à la mise en œuvre des techniques d'audit assistées par La décision de mettre en œuvre des techniques d audit assistées par, dans le cadre de la mission d audit, implique les choix suivants : faut-il se doter de compétences en interne ou faut-il faire appel à des experts extérieurs? quel est l effectif requis et comment intégrer les techniques d audit assistées par dans la réalisation des procédures d audit? la capacité des s dont dispose le cabinet est-elle suffisante ou faut-il investir dans un matériel plus puissant? quels sont les logiciels informatiques requis pour ce type de travaux et lequel choisir? quel est le coût engendré par la mise en place de cette technique quels sont les critères de réussite de la mise en place d une telle technique?

18 2-Techniques d audit assisté par 2-3 Identification des ressources nécessaires à la mise en œuvre des techniques d'audit assistées par Le type de «clientèle» a une influence dans le choix des moyens humains et matériels mis en œuvre. Dans le cas d une «clientèle»majoritairement composée d entreprises ayant un nombre de transactions commerciales conséquent (achats, ventes, téléphonie, courtiers d assurance, banques, etc.), la mission ne peut plus être menée sans prendre en compte les systèmes d information et fait nécessairement intervenir des outils informatiques. Ces contraintes pèsent sur les controleurs internes, les services d inspections et des comissaires aux comptes qui devront être doté de moyens suffisants pour répondre à des demandes de travaux beaucoup plus complexes que s il s agissait d une entité de moindre taille.

19 2-Techniques d audit assisté par 2-3 Identification des ressources nécessaires à la mise en œuvre des techniques d'audit assistées par Ceci est d autant plus vrai lorsque certains processus font l objet de complexités particulières (tarification avec plusieurs niveaux de remise, processus de provisionnement des stocks s appuyant sur plusieurs critères, etc.). L utilisation d un logiciel de traitement des données est alors appropriée. Les fonctionnalités en standard de ce type de logiciel facilitent les rapprochements, les exécutent plus rapidement et limitent les risques d erreur. De plus, la capacité de traitement de ces logiciels est quasi illimitée.

20 2-Techniques d audit assisté par 2-3 Identification des ressources nécessaires à la mise en œuvre des techniques d'audit assistées par La stratégie adoptée par les services de contrôle est un autre critère déterminant les moyens à mettre en œuvre. Selon les moyens qui lui sont alloués et la confiance témoignée dans la mise en place des techniques d audit assistées par, il pourra être envisagé de créer une véritable cellule d expertise grâce au recrutement d une personne expérimentée et à l acquisition de matériels adéquats. Cette approche est recommandée si l on envisage de recourir aux techniques d audit assistées par sur toutes les missions.

21 2-Techniques d audit assisté par 2-3 Identification des ressources nécessaires à la mise en œuvre des techniques d'audit assistées par L étude de ces facteurs permet de retenir l une des deux stratégies suivantes : Stratégie «ambitieuse» pour les structures étant prêtes à s investir dans cette activité et à développer une véritable expertise en analyse de données, Si l auditeur interne ou le commissaire des comptes souhaite développer une expertise en analyse de données, il doit se doter de moyens appropriés, en considérant le coût la mise en place des techniques d audit assistées par, le contexte et la nature des missions concernées, posent un certain nombre d exigences au niveau informatique. En effet, il faut pouvoir compter sur une capacité de traitement importante, des fonctionnalités facilitant les traitements, la possibilité d automatiser certaines tâches, etc. En considérant ces contraintes, l utilisation d un logiciel dédié au traitement des données peut permettre un meilleur audit en rationalisation les tests.

22 2-Techniques d audit assisté par 2-3 Identification des ressources nécessaires à la mise en œuvre des techniques d'audit assistées par Les logiciels de traitement des données disposent de fonctionnalités particulièrement adaptées à cette activité, notamment : La traçabilité L intangibilité des données La reprise et la conversion des données La facilité d utilisation l automatisation des travaux récurrents. Ces logiciels permettent d obtenir une meilleure qualité et une meilleure productivité que les outils bureautiques standards : L effacement des données initiales est impossible du fait de l intangibilité des données, Le contrôle des travaux est effectué au moyen du système de conservation des historiques, La mise en place de programmes standardisés permet de gagner en productivité.

23 2-Techniques d audit assisté par 2-3 Identification des ressources nécessaires à la mise en œuvre des techniques d'audit assistées par Stratégie «prudente» pour les structures souhaitant faire de l analyse de données tout en limitant les investissements. Si les services de contrôle ne disposent pas des moyens suffisants pour investir dans du matériel spécifique il est possible d utiliser un logiciel bureautique, de type tableur standard. Il peut s agir d une solution transitoire avant d entreprendre des investissements plus importants. La stratégie «prudente» présente l avantage d utiliser les moyens déjà existants : Le logiciel utilisé est un tableur, installé généralement en standard sur tous les postes utilisant des outils bureautiques. Son utilisation est connue des collaborateurs, Un collaborateur expérimenté du cabinet pourra effectuer les opérations de tests avec le tableur. Il devra posséder une bonne connaissance des techniques d audit.

24 2-Techniques d audit assisté par 2-3 Identification des ressources nécessaires à la mise en œuvre des techniques d'audit assistées par Stratégie «prudente» pour les structures souhaitant faire de l analyse de données tout en limitant les investissements. Si les services de contrôle ne disposent pas des moyens suffisants pour investir dans du matériel spécifique il est possible d utiliser un logiciel bureautique, de type tableur standard. Il peut s agir d une solution transitoire avant d entreprendre des investissements plus importants. La stratégie «prudente» présente l avantage d utiliser les moyens déjà existants : Le logiciel utilisé est un tableur, installé généralement en standard sur tous les postes utilisant des outils bureautiques. Son utilisation est connue des collaborateurs, Un collaborateur expérimenté du cabinet pourra effectuer les opérations de tests avec le tableur. Il devra posséder une bonne connaissance des techniques d audit.

25 2-Techniques d audit assisté par 2-4 Pratique des techniques d'audit assistées par Face au volume considérable de données et à la complexité de plus en plus accrue des systèmes d information utilisés par les entreprises, le commissaire aux comptes doit faire face aux exigences suivantes : effectuer les tests répondant aux objectifs de l audit, transformer des masses de données en informations : ceci passe par l utilisation des données disponibles sur l ensemble du système d information pour contrôler les comptes, automatiser les travaux d audit habituellement effectués manuellement, en prenant en compte le fait que la récupération de ces données et leur mise en forme sont entièrement automatisées dans les systèmes de l entreprise.

26 2-Techniques d audit assisté par 2-5 Procédures Préalable Les étapes suivantes doivent être respectées : s assurer que les critères choisis seront probants par rapport à l objectif visé par le test, mettre en forme et classer les données analyser les résultats présenter les résultats Le tableau suivant présente une correspondance entre les objectifs du commissaire aux comptes et la traduction en terme de techniques d audit assistées par

27 2-Techniques d audit assisté par Besoins du commissaire aux comptes Analyser les stocks en fonction du dépôt, de la zone géographique, de la famille d articles, etc. Répartir les stocks en valeur (faible, moyenne, importante) Rechercher : Les stocks négatifs Les prix à valeur nulle Les montants les plus importants Les clients créditeurs Intervention sur les données Agréger une population selon des critères numériques ou selon la nature commune des éléments Exporter les champs utiles dans un nouveau fichier Trier un fichier pour faciliter la lisibilité ultérieure Sélectionner les valeurs les plus importantes (factures, ventes, achats, clients) Trier une population selon des critères numériques ou selon la nature commune des éléments Rechercher les doublons (facture, salaire double, double facture fournisseur) Créer des fichiers cumulés (par exemple : balance clients à partir d un grand livre auxiliaire client) Exploiter les données sous un autre logiciel Rassembler dans un seul fichier les informations qu un client fournit dans plusieurs fichiers Disposer de statistiques (moyenne, somme et nombre de valeurs positives et négatives, valeurs extrêmes, etc.) Mise en place d algorithmes (valorisation et dépréciation des stocks, dépréciation des stocks, comptes clients, dotations aux amortissements, etc.) Confirmation clients et fournisseurs Inventaire statistique (stocks, immobilisations) Agréger une population selon des critères numériques ou selon la nature commune des éléments pour création d un fichier exploitable Exporter certains champs du fichier dans un nouveau fichier de format différent et exploitable sur un autre logiciel Mettre plusieurs fichiers les uns à la suite des autres dans un nouveau fichier Calculer la moyenne, minimum, maximum et les valeurs extrêmes Insérer un champ calculé dans le fichier Sélectionner statistiquement des données dans le fichier Comparer des fichiers pour détecter les anomalies (expédition sans vente, réception sans achat) Rassembler dans un seul fichier les informations issues de deux autres fichiers : valorisation des stocks avec quantités dans l un et prix de revient dans l autre Rapprocher deux fichiers disposant d une même clé

28 2-Techniques d audit assisté par 2-6 Avantages Ces techniques sont de nature à : permettre l obtention d éléments probants dans un environnement dématérialisé, dépasser le stade du sondage dont l exploitation est toujours délicate compte tenu des difficultés de mise en œuvre et de la non exhaustivité des contrôles, identifier systématiquement toutes les anomalies répondant aux critères de sélection et / ou de calcul retenus, procéder à des traitements par simulation pour mesurer l impact de changements de méthode, aborder des contrôles fastidieux et complexes sur des populations nécessitant un nombre de calculs difficilement réalisables par une approche manuelle.

29 3- L AUDIT CONTINU Relativement à l utilisation des CAATs, une nouvelle démarche d audit est depuis peu mise en exergue, qui permettrait entre autres d améliorer la capacité des auditeurs internes ou externes à répondre aux nouveaux exigences. L audit continu est «une méthode ou une démarche qui permet aux auditeurs de fournir une assurance écrite sur un sujet en utilisant une série de rapports émis simultanément, ou après un court délai, à des évènements relatifs au sujet traité.» David Coderre, auteur notamment sur l'audit continu, en donne la définition suivante : "une structure unifiée qui réunit évaluation des risques et des contrôles, planification d'audit, outils d'analyse numériques et toutes autres techniques et technologies d'aide à l'audit."

30 3- L AUDIT CONTINU L'audit continu se compose alors essentiellement de deux volets : L évaluation continue du contrôle, qui se focalise sur la détection au plus tôt des déficiences de contrôle L évaluation continue des risques, qui met en lumière les processus ou les systèmes qui présentent un niveau de risque mal appréhendé par le système de contrôles permanents. Par ailleurs, on doit affirmer qu'en l'absence de contrôles permanents adéquats, l'audit doit réaliser des tests approfondis de corroborations, la plupart du temps sous forme de dispositifs informatisés. Les programmes ou les requêtes informatiques réalisés dans ce cadre peuvent alors être livrés aux entités auditées à l'issue de la mission pour enrichir les dispositifs de contrôle permanent. Ainsi l'audit continu a tout son sens, que le contrôle permanent soit continu ou non.

31 3- L AUDIT CONTINU En conclusion, on peut inférer de ces éléments une définition «syncrétique» : «l audit continu est une démarche d audit caractérisée par l usage intensif de CAATs, exercés avec une fréquence proportionnée aux évènements ou risques à traiter».

32 4- L importance du Choix Des différentes enquêtes ont été réalisées en France et en Canada ont démontré que les auditeurs et les commissionnaires aux comptes n arrivent pas à utiliser correctement les logiciels d audit pour la simple raison qu on a choisi un outil qui ne convient pas au travail à réaliser. Bien souvent, les auditeurs ne savent pas ce qu il est possible de faire du fait de leur méconnaissance de l offre du marché. Ils ont ainsi tendance à ne s intéresser qu à l automatisation des tâches qu ils réalisent manuellement, limitant ainsi l étendue des possibilités. Voici les étapes nécessaires à l expression des besoins des services d audit :

33 4- L importance du Choix Voici les étapes nécessaires à l expression des besoins des services d audit que ce soit assistée par ou tout autres techniques favorisant l utilisation des technologies: Définir les missions, objectifs, et priorités Apprécier les risques Étudier les options Évaluer le logiciel Faire fonctionner l outil Privilégier l'existant et les logiciels libres

34 5-Etude de Cas de la mise en œuvre de techniques d audit assistées par

35 Cycle stocks A. Objectif Réaliser un examen analytique des stocks. B. Test A partir des états de stocks, effectuer des rapprochements par rapport aux inventaires antérieurs. C. Réalisation

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37 Cycle Stocks Procédures à mettre en oeuvre : Besoin Rassembler dans un seul fichier les informations issues de deux autres fichiers (en l espèce, la valorisation des stocks sur deux années consécutives) Trier le fichier pour faciliter la lisibilité ultérieure Créer un fichier cumulé (par exemple par famille d articles) Identifier : Les variations significatives de prix moyen Les variations significatives de quantité Intervention sur les données Rapprocher les deux fichiers disposant d une même clé Tri Cumul Extraction

38 Cycle Stocks D. Anomalies possibles Cet examen analytique des stocks permet de détecter : des variations anormales de certaines catégories de stocks et peut révéler par exemples, des stocks absents, des oublis de comptage, des stocks comptés en double, des erreurs sur le prix de revient (dues à des erreurs sur la prise en compte des remises ou à des erreurs dans les unités de valorisation), des problèmes liés à l activité ou d identifier des opérations spéculatives liées aux matières premières (achat de plastique en grande quantité avant une montée des prix du pétrole). E. Recommandations Disposer d un fichier permettant une analyse par famille, soit dans un champ spécifique, soit par l analyse des caractères de la référence. Disposer d inventaires fréquents pour effectuer des analyses sur des périodes inférieures à un an.

39 Conclusion L innovation technologique, une influence déterminante sur l audit interne. L audit interne doit adapter son rôle à un environnement en constante évolution. Parmi les évolutions majeures de l environnement économique, l innovation technologique aura l impact le plus fort sur la fonction d auditeur interne. Les technologies de l information et de la communication qu elle aura un impact modéré à très fort sur le rôle et la responsabilité de l audit interne. Les nouvelles réglementations, les changements dans la gestion des risques, l importance croissante de la gouvernance d entreprise et les problématiques de déontologie et de conformité auront également une influence importante sur leurs fonctions.

40 MERCI POUR VOTRE ATTENTION Zyed ROUISSI Administrateur conseiller Chef d unité Audit Interne Chargé de mission de la coopération internationale [email protected] Tel: Fax: OCTOBRE 2012