Solution logicielle IDEA

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1 6 & 7 juin 2007 Parc des Expositions Paris-Nord Villepinte Solution logicielle IDEA Intervenant: M. Michel PIRON

2 6 & 7 juin 2007 Parc des Expositions Paris-Nord Villepinte Une initiative de l Ordre des experts-comptables région Paris Ile-de-France Comment améliorer vos contrôles avec le logiciel d audit IDEA

3 Agenda 1. Cabinet Michel Piron 2. L Expert Comptable - Mission 3. Analyse de la situation 4. Pourquoi un outil d audit 5. Le déroulement d une mission avec un outil d audit 6. Le concept IDEA 7. Étude de cas 1: Audit d un inventaire de stock 8. Questions / Réponses

4 1. Cabinet Michel PIRON Expertise Comptable Commissariat aux Comptes Formation

5 2. L expert comptable / Mission Plusieurs axes sont visés par l Expert Comptable: 1. La conformités aux règles 2. Les missions d audit des systèmes 3. Les missions de détection de fraudes

6 3.Analyse de la situation / Triangle de l auditeur Fournit les données Auditeur AD S appuie sur Système d information Mis en œuvre Contrôle interne

7 3.Analyse de la situation / Mission d audit La mission d audit contractuel de l Expert Comptable nécessite une prise de connaissance de l'entreprise (environnement économique, activité, système d'information ) et amène à examiner par sondages les éléments justifiant les données contenues dans ces comptes

8 3.Analyse de la situation / Mission d audit L'ensemble des travaux de l EC doit être documenté. L EC doit notamment consigner dans un dossier de travail l'étendue des procédures d'audit effectuées ainsi que le résultat de ces procédures et les conclusions auxquelles il est parvenu à partir des éléments probants collectés.

9 3.Analyse de la situation / Mission d audit Par ailleurs, il appartient à l auditeur de prendre en considération le risque que les comptes puissent contenir des anomalies significatives résultant de fraudes ou d'erreurs.

10 3.Analyse de la situation / Conclusion générale L apparition des outils répondent à des problématiques plus pointues afin de: Gérer la complexité Documenter Structurer ( méthodologie) Par exemple: SOX met l accent sur la documentation afin de garantir la connaissance et la transmission La dématérialisation croissante induit des contrôles automatisés Les contrôles réglementaires y compris fiscaux imposent des règles de suivi toujours plus exigeantes Avec le but d assurer: La traçabilité des opérations La piste d audit L archivage

11 4.Pourquoi utiliser un outil d audit? L'audit en milieu informatique nécessite une adéquation des outils certains contrôles nécessitent une assistance informatique Les outils d audit permettent d'étendre les analyses à la totalité des transactions Il devient possible de traiter des bases de données illimitées, quelque soit son format Les outils informatiques permettent d augmenter le nombre de tests Il devient possible d'automatiser et d'accélérer les tests, notamment sur des contrôles clés Les outils d audit permettent une traçabilité et une documentation des contrôles

12 5. Les étapes d une mission avec un outil d audit I: Planifier II: Récupération des données III: Analyse des données avec IDEA IV: Le reporting

13 I. Planifier la mission d audit Définir les objectifs de la mission Des discussions avec les utilisateurs et les informaticiens Décider quelles données seront extraites du système et comment les transférer sur le PC de l auditeur

14 II. Comment récupérer les données client? Ordinateur client Transfert données Ordinateur auditeur

15 II. La récupération des données, les étapes Étape 2.1.: Planification du transfert Selon les résultats de l étape 1 de la mission Étape 2.2: Demande formelle des données auprès du client Étape 2.3: Transfert des données Étape 2.4: Vérification de l intégrité des données reçues

16 II. La récupération des données, les étapes 2.1 Quelques questions à se poser avant la mission: Quels sont les objectifs de la mission? Quel type de données le client a? Est- ce que le client a accès facilement aux données? Sinon, est ce que les données peuvent être extraites/obtenues? Quelle type d assistance ai-je besoin? Avec qui dois- je communiquer?

17 II. La récupération des données, les étapes 2.2 La demande formelle des données auprès du client afin d obtenir les autorisations nécessaires de transfert des fichiers Décisions sur les transferts des fichiers, leur format, des dates et d autres modalités.

18 II. La récupération des données, les étapes 2.3 CD ROM Réseau Clé USB Disque dur externe Modem

19 II. La récupération des données, les étapes 2.4 La vérification de l intégrité des données Types d erreurs fréquentes rencontrés lors du processus de transfert: Les données obtenues ne conviennent pas (Par ex: des dates différentes) La conciliation des données peut se réaliser par: La vérification des totaux numériques La vérification du nombre de lignes Comparant un échantillon d enregistrement à un imprimé de l ordinateur hôte

20 Note étape 2 Les données doivent être comprises Les données peuvent être représentées de différentes façons: langues, format Récupérer le dictionnaire de données À ce stade de la mission, un spécialiste informatique du client peut s avérer très utile

21 6.Le concept IDEA IDEA = Interactive Data Extraction and Analysis Importation Analyse des données Exportation IDEA Assistant à l importation Formats standards Formats exceptionnels Fonctions d analyse Exportation Fichiers d impression Piste audit / historique IDEAScript = automatisation

22 Pourquoi IDEA? Fonctionnalités basées sur les besoins des professionnels de l audit - Audits financiers et opérationnels. - Soutien au contrôleur de gestion / directeur financier. EDP (Electronic Data Processing)-Audits. - Détection d indices de fraudes. - Révision comptable. Capacité à traiter des fichiers de taille illimitée. Grande facilité d utilisation. Importation de données standards et non standards Commandes spécifiques à l audit. Mode lecture.

23 Exemple d application Importation de données Contrôle de calculs Fusionner des bases de données Jointure de données Comparer des données Contrôle de données statistiques Stratification de données Extraction d exceptions Echantillonnage Loi de Benford Contrôle de doublons et trous numériques

24 Exemple d utilisations CYCLE OBJECTIFS TRAITEMENT / ANALYSE VENTES Analyse du risque clients Importation d'un grand livre clients et établissement d'une balance âgée (fonction "âge de comptes"). Analyse de l'antériorité des créances Exhaustivité des ventes Importation d'un journal de ventes et détection des bris de séquence dans la numérotation des factures Jonction des données issues de la gestion commerciale et de la comptabilité

25 Exemple d utilisations CYCLE OBJECTIFS TRAITEMENT / ANALYSE STOCKS Analyse de l'antériorité des références en stock Analyse de la valorisation des références en stock Comparaison des références en stock avec les données issues de la gestion commerciale (références vendues) Comparaison pour chaque référence en stock de leur quantité en stock sur les n dernières années, mois Comparaison de la valorisation des références en stock avec les données issues de la gestion commerciale (prix de vente unitaires)

26 Exemple d application CYCLE OBJECTIFS TRAITEMENT / ANALYSE FRAUDES Détection de détournements Fusions des journaux de banque et analyse des règlements de montants identiques Conformité et vraisemblance

27 7.Etudes de cas. 1: Suivit d un inventaire de stock Définition des objectifs Importation des fichiers La vérification de l intégrité des données Les statistiques des champs Tests de base avec IDEA Comparaison Identification d anomalies

28 Questions / Réponses