Journée des administrateurs des laboratoires CNRS INSIS

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1 Journée des administrateurs des laboratoires CNRS INSIS Tarification auditable des prestations plateformes et services des UR Nadine Paul, SFC Toulouse

2 Audit de tarification de plateforme un dossier d audit doit être instruit par le SFC de la DR afin d obtenir une tarification auditable audit de tarification de la plateforme du LAAS réalisé par le SFC de la DR14 «Pôle audit et contrôle interne» Organisation peut être différente selon les délégations (SFC/ Budget ou SFC/Recettes) travail de collaboration entre le SFC et l unité pour la recherche des informations conseil : prévoir une réunion de présentation de la procédure de tarification (planification de l audit, organisation de la plateforme, détermination des interlocuteurs unité/dr, visite de la plateforme,...) échanges fréquents (compléments d informations, correction des fiches si anomalies pour ajuster le cout complet) 2

3 Phase 1 : Echantillonnage des pièces auditées tri des dépenses par montant, afin d auditer les coûts les plus importants taux d échantillonnage significatif, supérieur à 70 % échantillonnage à adapter à la plateforme Exemple taux d échantillonnage sur plateforme du LAAS : 3

4 Phase 1 : Echantillonnage des pièces auditées 4

5 Phase 2 : Demande des pièces justificatives de l échantillon auprès de l unité bon de commande facture bon de livraison contrat de prestation de service Phase 3 : Audit des pièces Quelques points de vigilances ou difficultés rencontrées : 5

6 Déroulement de l audit points de vigilance Entité dépensière l auditeur vérifie que les dépenses ont été imputées sur l ED plateforme => information présente sur le bon de commande => liste des dépenses effectuées sur l ED à fournir pour l audit Immobilisations les équipements doivent être correctement comptabilisés dans BFC (NB3, valeur d acquisition, non sorti ) ne pas oublier les immobilisations subsidiaires rattachées à une immobilisation principale les montants inclus dans le cout complet doivent correspondre à l amortissement des équipements sur l année de référence comptabilisés dans BFC le calcul de l amortissement est le plus souvent sur 5 ans 6

7 Déroulement de l audit points de vigilance Immobilisations Conseil : possibilité de demander à votre SFC un état BFC «query/zfi/zlisteimmos» sur l année de référence pour obtenir : le n d inventaire laboratoire le n d immobilisation BFC le montant de l amortissement sur l année de référence (colonne «AD enregistré») Un contrôle de la présence physique du matériel sur le site peut être effectué. 7

8 Déroulement de l audit points de vigilance Personnel Le contrôle est exhaustif si le nombre des agents est inférieur à 20, au-delà sur la base d une sélection de 20 personnes à concurrence de 20 % de l effectif l auditeur vérifie la cohérence des couts avec les informations sur l organigramme, les fiches de postes fournies (quotité, période contractuel ), les informations issues des RH demander au SRH le cout annuel chargé : il a été utilisé en DR14 le coût «Europe» fourni par la DRH l auditeur vérifie que le personnel CDD est rémunéré sur SE ou ressources propres banalisées et non sur contrat. 8

9 Déroulement de l audit points de vigilance Infrastructure les plans de la plateforme ont été fournis par le SAIL de la DR l auditeur vérifie la cohérence des couts (électricité, eau ) avec les informations issues de BFC dans le cas où l unité est dans des locaux non CNRS, les dépenses d infrastructures seront certifiées par l agent comptable de l établissement hébergeur. Les dépenses ne relevant pas du CNRS Obtenir des agents comptables des établissement partenaires les certifications des dépenses effectuées dans leur établissement 9

10 Phase 4 : Modifications à apporter au dossier d instruction Suite à l observation d anomalies, l auditeur demande des corrections à apporter sur le dossier d instruction de l unité observations retracées dans le rapport d audit et émission de réserves correction des anomalies et levée des réserves. Les compléments d information demandés par l auditeur devront dans la plupart des cas être rajoutés dans le descriptif technique de la plateforme 10

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12 Phase 5 : Rédaction des conclusions et synthèse d audit du rapport final Le rapport final est composé des divers MEMO par poste (consommable/sous-traitance/équipement/personnel) récapitulatif de l échantillonnage (montant et taux audité par poste, nombre de dossiers audités) détail des contrôles sur l ensemble des postes (MEMO) récapitulatif des réserves émises lors de l audit et statut final des réserves après corrections éventuelles du dossier d instruction proposition des tarifs devant répondre à la typologie des clients définis conclusion : pas de réserve d audit (pas de constat d anomalie) : la tarification peut être validée des réserves ont été émises et levées : la tarification peut être validée des réserves ont été émises, les corrections demandées non pas été effectuées : la tarification ne peut être validée certificat d audit de tarification par l agent comptable secondaire du CNRS. 12

13 Phase 6 : Transmission du rapport d audit au pôle Budget/Recettes émission de décision de tarification validation et signature de la décision de tarification par le délégué régional publication des tarifs. 13