CARTE ACHAT. Yolande Sallent

Transcription

1 CARTE ACHAT Yolande Sallent 1

2 2

3 Les points abordés Qu est ce que la carte d achat? Objectif Pour quels achats? Les plafonds de sécurité Le circuit de l engagement au paiement La sécurité du processus 3

4 Qu est ce que la carte d achat? C est une carte bancaire classique Elle est nominative et estampillée CNRS DR20 Elle comporte un code confidentiel Elle s utilise auprès de tous les commerçants ou sites de vente à distance sécurisés C est une carte de paiement, elle ne permet pas les retraits d espèces C est une offre de service pour le laboratoire 4

5 Pour quels achats? Carte dédiée aux achats d un montant unitaire inférieur ou égal à 2000 TTC, à chaque fois que l utilisation de la carte simplifie l acte d achat : Les achats en ligne, exemples : Inscriptions aux colloques hors CNRS (azur-colloque) Logiciels Documentation (hors marchés locaux et nationaux existants) Demandes de publication Carburant pour les véhicules administratifs. Attention aux livraisons/facturations partielles (Sigma ) Les achats de proximité (puce + code secret) Attention : la carte achat ne fonctionne pas pour les achats de proximité «sans code» : péage, parking etc. si c est un matériel ( 800 HT) c est une immobilisation donc inventoriable 5

6 Attention, pas de paiement Azur Colloque 6

7 Quels plafonds de sécurité? Plafond Unité L ensemble des cartes de l unité 3 plafonds à 3 niveaux : Unité Porteur (carte) Transaction Plafond Carte Plafond fixe de la Transaction : 2000 euros TTC maxi 7

8 Quels plafonds de sécurité? Plafond par unité : montant annuel des sommes réservées aux achats réalisés par carte d achat est déterminé par le Directeur d unité Plafond de dépense par carte : le montant annuel est fixé par le DU et la DR par carte par an Plafond de dépense par achat : TTC par transaction Plafond de dépense journalière (plafond bancaire) : TTC par carte/jour 8

9 Les contrôles automatiques Lors de chaque transaction (paiement), le système monétique BNPP contrôle : Validité de la carte (vol) Montant de la transaction TTC Plafond annuel de la carte Plafond annuel de l unité 9

10 Le processus de la dépense avec la carte d achat LE PORTEUR : Avant l achat, doit vérifier : La disponibilité des crédits S il existe un marché Au moment de l achat, doit : Demander une facture libellée au nom du CNRS et de l unité comportant le numéro de SIRET, TVA INTRACOM, raison sociale et adresse du fournisseur, le montant HT, TVA et TTC faire attention à ne pas faxer, divulguer le code de la carte, le numéro de la carte, la date de validité, cryptogramme au dos (en ligne) doit veiller à n utiliser que des sites sécurisés (icône cadenas) Après l achat, doit : Transmettre rapidement la facture au gestionnaire et éventuellement tous documents pouvant justifier l achat (catalogue, RECA, PUMA, etc ) Vérifier ses transactions régulièrement sur le site de la BNPP 10

11 11

12 La sécurité du processus Sécurité de la pratique: Le bon sens dans le choix du site : prix raisonnables, adresse et SIRET du fournisseur, fautes d orthographe, localisation du site (îles Caïmans) Privilégier le «https» au moment du paiement (présence du cadenas en bas à droite du navigateur) Ne pas stocker le numéro de la carte sur son poste, sa clé USB, Sécurité du poste de travail Mises à jour du système (Windows ou Linux) Navigateur récent (Internet Explorer 7 ou plus, Firefox 2 ou plus, ) Antivirus à jour (avec un anti spyware / malware) Sécurité du réseau : firewall, connexion WIFI sécurisée, Attention aux achats depuis le domicile 12

13 Les garanties associées à la carte d achat Utilisation frauduleuse Remboursement des débits contestés de bonne foi un mois de délai à partir de la réception de la contestation Usage abusif Définition : réalisation par le porteur d opérations qui ne sont pas reconnues par le CNRS, comme étant des opérations qu elle autorise à ses collaborateurs dans le cadre de leurs activités professionnelles Objet de la garantie : rembourser les opérations de paiements effectuées avec la carte et considérée comme d un usage abusif Le code des assurances fait obligation de déclarer tous les sinistres dans les 15 jours qui suivent leur survenance 13

14 Alerte aux escroqueries à la carte bancaire via les cartes ACHAT Soyez vigilant(e)s et ne répondez sous aucun prétexte à ces mails!!! 14

15 15

16 Les points abordés le processus la Commande Xlab ROP : UNE SEQUENCE D UTILISATION Connexion Le rop du mois en cours Saisie d une note Le rapprochement pour information (comment le contrôler!) Cas d erreur Infos 16

17 PROCESSUS Après l achat le gestionnaire doit : Récupérer les justificatifs auprès des porteurs Vérifier dans COUGAR l existence dans bfc du fournisseur saisir dans Xlab une commande prévisionnelle et monoligne, rattachée à la carte d achat du porteur (la TVA est récupérable si la facture est au nom du CNRS ) Contrôler les transactions de l unité dans l outil ROP via NOUBA et pour les échanges (Labos-DR) utiliser principalement la zone «Notes» Imprimer le bon de commande et le faire signer par le DU Après intégration de la facture BFC, archiver la facture papier Vérifier les relevés d opérations mensuels des cartes de l unité et faire signer par le DU 17

18 Vérification fournisseur dans COUGAR 18

19 L outil ROP Carte d achat permet D associer automatiquement les commandes et les transactions Critères de recherche : code division, n de carte, date de fin de validité, porteur, montant TTC exact, SIRET (si présent) Enrichissement automatique du ROP (TVA et n de commande) Nécessité d une commande Xlab bien renseignée 19

20 Connexion 20

21 Connexion (suite) 21

22 Le rop du mois en cours 22

23 Vérification de la transaction 23

24 NOTES 24

25 Motifs de non rapprochement La commande n a pas été saisie ou n a pas été transférée dans BFC intervention dans XLAB La commande n est pas du montant exact de la transaction intervention dans XLAB La commande n est pas typée carte achat intervention dans XLAB l 25

26 Motifs (suite) La commande est bloquée en demande d achat sans fournisseur intervention dans XLAB et dans BFC Il manque le numéro du porteur de carte ou le numéro est incorrect dans la commande intervention dans XLAB ou dans BFC l 26

27 modalités pratiques Si le fournisseur n est pas créé dans BFC alors la commande sera bloquée au statut demande d achat Principe de précaution : ne pas créer la commande! Tant que le fournisseur n est pas créé Tant que le montant en euro n est pas connu 27

28 2 transactions de même montants L algorithme alloue aléatoirement une commande : De montant exactement égal Prioritairement si le SIRET est bon 28

29 ERREUR DE CARTE 29

30 Ce n est pas le bon numéro de carte!!!! 30

31 Paramétrage Xlab: contact 31

32 Paramétrage Xlab: contact (suite) 32

33 Commande 33

34 XLAB Saisie d une commande Le fournisseur est celui de l achat Saisir les commandes au centime d euros près et au fil de l eau Attention à la nature de la dépense (fonctionnement ou équipement) Pas de saisie de service fait Pas de saisie de facture : intégration de bfc Si immobilisation : transmettre au SFC de la DR20 une copie de la facture, copie du bon de commande, devis et le numéro d inventaire 34

35 Conclusion Facilite l achat en laboratoire mais demande une certaine rigueur sur l engagement Travail d équipe : porteur -> gestionnaire labo -> gestionnaire DR Facilite l intégration automatique dans BFC mais demande un suivi régulier en LABO et en DR 35

36 Vos correspondants carte achat Pour le ROP: Utilisation de la zone «Notes» en priorité dans NOUBA sinon Patrice Morales, gestionnaire SFC Yolande SALLENT coordonnatrice du ROP Pour la CARTE : A la délégation régionale : GPCA : Isabelle LENOIR Utiliser le mail [email protected] en cas de perte ou de vol, le centre de blocage BNPP : préciser le motif de votre appel, votre n de carte et sa date d expiration, la date de l événement Téléphone : : [email protected] 36