Le Service Central du Traitement de la Dépense. Intervenant l mentions légales.

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1 Le Service Central du Traitement de la Dépense Intervenant l mentions légales.

2 Sommaire L e S e r v i c e C e n t r a l d e Tr a i t e m e n t d e l a D é p e n s e : c o n t e x t e e t o b j e c t i f s P r é s e n t a t i o n d u S C T D L e p é r i m è t r e d u S C T D L e c i r c u i t d e l a d é p e n s e a u S C T D : l e s c o n t r ô l e s, l e s w o r k f l o w s, l e s r e l a t i o n s S C T D / u n i t é s / S F C L e s n o u v e a u x o u t i l s l i é s a u S C T D L e c a l e n d r i e r p r é v i s i o n n e l e t l a c c o m p a g n e m e n t

3 Sommaire L e S e r v i c e C e n t r a l d e T r a i t e m e n t d e l a D é p e n s e : c o n t e x t e e t o b j e c t i f s P r é s e n t a t i o n d u S C T D L e p é r i m è t r e d u S C T D L e c i r c u i t d e l a d é p e n s e a u S C T D : l e s c o n t r ô l e s, l e s w o r k f l o w s, l e s r e l a t i o n s S C T D / u n i t é s / S F C L e s n o u v e a u x o u t i l s l i é s a u S C T D L e c a l e n d r i e r p r é v i s i o n n e l e t l a c c o m p a g n e m e n t

4 La dématérialisation du circuit de la dépense C est l occasion de poursuivre une démarche de modernisation engagée depuis 2005 qui a notamment permis au CNRS de généraliser une logique de contrôle a posteriori de produire des comptes certifiés par des CAC de systématiser le recours à la monétique, etc. mais aussi, une opportunité pour résoudre des difficultés récurrentes liées au : au non déploiement de services facturiers aux limites de la carte achat (niveau 3) à l hétérogénéité des pratiques entre DR à la conservation et au classement des PJ, etc. Intervenant l mentions légales.

5 La dématérialisation du circuit de la dépense Objectif poursuivi : la suppression du papier sur l ensemble de la chaine de la dépense (du marché jusqu aux états de synthèse) La solution retenue : deux approches complémentaires un portail d achats en ligne (AEL) destiné à doter les acheteurs d un outil (place de marché) intégré à GESLAB, leur permettant d accéder directement aux catalogues fournisseurs du CNRS afin de commander en ligne un outil de dématérialisation destiné à traiter les supports papier résiduels Intervenant l mentions légales.

6 La dématérialisation du circuit de la dépense La dématérialisation supprime des tâches matérielles et répétitives, dégage des marges de manœuvre pour permettre aux services (labos et SFC) : de se focaliser sur leurs métiers de base (engagements et commandes, respect de la réglementation de la dépense et de la recette, comptabilisation, etc ) de s investir sur de nouveaux enjeux : contrats de recherche, suivi des autorisations budgétaires en AE/CP, connaissance des coûts, restitutions, délais de clôture, etc Intervenant l mentions légales.

7 Sommaire L e S e r v i c e C e n t r a l d e Tr a i t e m e n t d e l a D é p e n s e : c o n t e x t e e t o b j e c t i f s P r é s e n t a t i o n d u S C T D L e p é r i m è t r e d u S C T D L e c i r c u i t d e l a d é p e n s e a u S C T D : l e s c o n t r ô l e s, l e s w o r k f l o w s, l e s r e l a t i o n s S C T D / u n i t é s / S F C L e s n o u v e a u x o u t i l s l i é s a u S C T D L e c a l e n d r i e r p r é v i s i o n n e l e t l a c c o m p a g n e m e n t

8 Le SCTD Le SCTD est un service de la DCIF A court terme, un service qui aura pour mission : - de traiter les données dématérialisées des fournisseurs (les 60 plus gros fournisseurs représentent fin factures) - d intégrer les flux liés aux relevés d opération monétique ( factures de cartes achats, factures et avoirs de carte logée) - de dématérialiser les factures papier ( /an) - de garantir la cohérence entre la commande, le SF et le fournisseur - d enregistrer les données et de préparer le règlement des dépenses et le plus rapidement possible : - de traiter les états de frais dématérialisés (plus de états/an) - d assurer le stockage et l archivage légal de près d un million de pièces Intervenant l mentions légales.

9 Le SCTD Un service articulé autour de deux axes complémentaires une fonction de pilotage (qualité de l information) : - veille réglementaire et juridique - respect des règles et des procédures - maîtrise des risques et contrôle interne - comptabilisation - restitutions et valorisation une fonction d exploitation (production de l information) : - dématérialisation des pièces papier et intégration des flux - tenue des référentiels (tiers, fournisseurs, RIB, etc.) - partage et mise en cohérence des données Intervenant l mentions légales.

10 SCTD : organisation Organigramme à fin 2014 (30 ETPT) Responsable pôle exploitation Rosaria DONATO DCIF Bernard ADANS Chef du service SCTD xxx Responsable pôle pilotage B. RASSEMUSSE Plate-forme unique de traitement des factures : site SCTD Nancy Centralisation de la réception des factures au SCTD Centralisation de la gestion base Fournisseurs Principes d organisation Exploitation Cellule référentiel Equipe pilotage Traitement des factures par région Région IDF Région Grand- Est Région Grand Ouest Région Sud Centralisation du contrôle des procédures de gestion de la dépense

11 Organisation du SCTD en 4 TSA «Tri Service Arrivée»

12 Sommaire L e S e r v i c e C e n t r a l d e Tr a i t e m e n t d e l a D é p e n s e : c o n t e x t e e t o b j e c t i f s P r é s e n t a t i o n d u S C T D L e p é r i m è t r e d u S C T D L e c i r c u i t d e l a d é p e n s e a u S C T D : l e s c o n t r ô l e s, l e s w o r k f l o w s, l e s r e l a t i o n s S C T D / u n i t é s / S F C L e s n o u v e a u x o u t i l s l i é s a u S C T D L e c a l e n d r i e r p r é v i s i o n n e l e t l a c c o m p a g n e m e n t

13 Factures n entrant pas dans le périmètre du SCTD (liste non exhaustive) Intervenant l mentions légales. Dépenses de missions, menues dépenses Factures de médecins, allocations enfants handicapés, CORAS, Facturation interne Opérations immobilières Décisions de subventions, frais de changement de résidence, congés bonifiés Conventions d accueil en délégation / détachement / chaires d excellence Monétique: carte achat, carte logée Factures FI: 1) Ré imputation comptable des factures en erreur 2) Factures rectificatives pour régularisation d un avoir d une autre délégation sur ROP carte logée 3) Pertes de change, frais bancaires.

14 Sommaire L e S e r v i c e C e n t r a l d e Tr a i t e m e n t d e l a D é p e n s e : c o n t e x t e e t o b j e c t i f s P r é s e n t a t i o n d u S C T D L e p é r i m è t r e d u S C T D L e c i r c u i t d e l a d é p e n s e a u S C T D : l e s c o n t r ô l e s, l e s w o r k f l o w s, l e s r e l a t i o n s S C T D / u n i t é s / S F C L e s n o u v e a u x o u t i l s l i é s a u S C T D L e c a l e n d r i e r p r é v i s i o n n e l e t l a c c o m p a g n e m e n t

15 Présentation du circuit de la dépense Gestion de la base tiers par le SCTD 1 Laboratoire passe la commande Envoi de la facture par le fournisseurs Réception facture par le SCTD et tri 2 3 Contrôles et prise en charge par le SCTD 4 5 Contrôles éventuels SFC et paiement Pilotage et contrôle de la dépense par le SCTD 6

16 Les contrôles réalisés au SCTD Contrôle des doublons Contrôle de l existence de la commande Contrôle exceptions : affacturage, pro forma/duplicata/copie qui nécessite la validation du laboratoire Contrôle commande rejetée Contrôle cohérence numéro de marché sur la facture et/ou commande Contrôle carte achat Contrôle prix/quantité : contrôle SF, commande prévisionnelle, contrôle écart prix dans le seuil de tolérance, contrôle écart quantité Contrôle fournisseur : bloqué ou non Contrôle RIB Contrôle équilibre pièce/tva

17 CDE1 Incohérence Commande / Marché CDE2 Motif de rejet dans la commande PREV1 Facture sur commande prev Liste des workflows (1/3) En général adressé aux laboratoires Lorsque les informations de marché et de commande transmises sur la facture présentent des incohérences avec celles de la commande, ce workflow est envoyé au laboratoire pour demander la correction/validation des données. En général adressé aux laboratoires Des commandes saisies dans Geslab peuvent être rejetées lors de l intégration BFC (à la création ou à la modification). Dés lors, la prise en charge est bloquée. Ce workflow informe le laboratoire qui valide l étape après correction de la commande. En général adressé aux laboratoires La facture porte sur une commande prévisionnelle. Les commandes prévisionnelles ne requérant pas d entrée marchandise, Process Director ne peut procéder aux contrôles quantité et prix unitaire. Une validation du laboratoire est obligatoire pour la prise en charge de la facture.

18 QTE Litige Quantité PRIX Litige prix unitaire FPORT Litige frais de port Liste des workflows (2/3) En général adressé aux laboratoires Ce workflow est déclenché lorsque la quantité précisée dans la facture ne correspond pas à la quantité livrée (service fait). Cela correspond au cas où le service fait n a pas été saisi, ou que la commande est soldée, ou que la quantité saisie dans le service fait est inférieure strictement à la quantité facturée. En général adressé aux laboratoires Ce workflow est déclenché lorsque le système détecte un écart de prix hors tolérance. En général adressé aux laboratoires Ce workflow est déclenché lorsque la facture présente des frais de port hors tolérance.

19 Liste des workflows (3/3) Concerne le SFC TVA non déterminée CDE3 Commande non déterminée AD_HOC Ad Hoc Ce worklfow est déclenché lorsque le système n a pas pu déterminer automatiquement le code TVA à appliquer. En général adressé aux laboratoires Lorsqu aucune commande BFC n a pu être déterminée, ce workflow permet au SCTD de demander les références de commande nécessaire pour prendre en charge la facture. En général adressé aux laboratoires Workflow à tout faire. Permet notamment de traiter la «coche exception» déterminée à la numérisation du document (mention d affacturage, de duplicata ou pro forma).

20 Les relations SCTD/laboratoires/SFC Relations SFC /LABOS : Même assistance qu aujourd hui en ce qui concerne Geslab. Assistance accrue des SFC pour sensibiliser les laboratoires à la qualité des commandes. Aide à la compréhension des workflows reçus Complément de formation si nécessaire. Relations LABOS / SCTD : Echanges de workflows pour finaliser la prise en charge des factures. Ce sont les SFC qui restent les interlocuteurs des laboratoires. En période de traitement des factures des sites pilotes, l assistance est assurée par le SCTD, la DCIF, la DSI. Intervenant l mentions légales.

21 Les relations SCTD/laboratoires/SFC Relations SCTD / SFC : Le pôle pilotage du SCTD éditera quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement différents états faisant apparaître les carences au niveau des bonnes pratiques des labos, notamment celles qui impactent le DGP : Etat récapitulant le temps de traitement des workflows. Etat faisant apparaître l ensemble des erreurs (abus d utilisation de commandes prévisionnelles, retard dans la certification du service fait..). Etat sur le délai global de paiement des factures via la SCTD. Ces états seront analysés au SCTD, leurs résultats seront communiqués aux SFC afin que ceux-ci interviennent auprès des labos pour rappel des bonnes pratiques et soutien métier. Intervenant l mentions légales.

22 Sommaire L e S e r v i c e C e n t r a l d e Tr a i t e m e n t d e l a D é p e n s e : c o n t e x t e e t o b j e c t i f s P r é s e n t a t i o n d u S C T D L e p é r i m è t r e d u S C T D L e c i r c u i t d e l a d é p e n s e a u S C T D : l e s c o n t r ô l e s, l e s w o r k f l o w s, l e s r e l a t i o n s S C T D / u n i t é s / S F C L e s n o u v e a u x o u t i l s l i é s a u S C T D L e c a l e n d r i e r p r é v i s i o n n e l e t l a c c o m p a g n e m e n t

23 Les nouveaux outils Trois nouveaux outils seront à disposition. 1 pour les SFC et 2 pour les gestionnaires de laboratoire : Pour les SFC : Un nouvel onglet «DMF Démat factures» sera disponible au niveau de BFC Pour les gestionnaires de laboratoire : * Workcycle Web : Une application web pour traiter les demandes d action «Web DMF Suivi Workflow» * Web Board : une application web pour la consultation des factures «Web DMF Consultation des des factures» Intervenant l mentions légales.

24 Accès SFC sur BFC DMF Démat facture

25 Accès SFC sur BFC DMF Démat facture Consultation Permet de vérifier le statut de la facture et voir les workflows en cours Permet d afficher le scan de la facture et les détails Intervenant l mentions légales.

26 Accès SFC sur BFC DMF Démat facture Suivi Workflow Accès : DMF-Démat factures / Suivi workflow L utilisateur a la possibilité de reprendre, autoriser ou refuser le document à l aide des boutons. Les écrans sont semblables à la consultation des factures. Reprendre le document S attribue l action de workflow Autoriser le document Autorise l étape du workflow Refuser le document Refuse l étape du workflow Intervenant l mentions légales.

27 Accès laboratoire Workcycle (1) Les destinataires des workflow WORKCYCLE (WC) sont alertés par une notification . Un groupé est envoyé aux destinataires (par exemple plusieurs gestionnaires dans un même laboratoire). Ce message envoie la liste des nouvelles factures / avoirs faisant l objet d un workflow à leur intention. Exemple de mail : Bonjour.., Vous venez de recevoir des documents destinés à être traités au sein de l'application DMF Suivi workflow des factures : Les documents à traiter sont accessibles via : Liste des documents Pour toute question, vous pouvez contacter le référent de votre délégation. Cordialement, L'exploitation DMF. Conseils : 1/ Dans le cas d'un workflow " Commande non déterminée " : Saisir dans le workflow le numéro de commande dans le champ prévu à cet effet et préciser en réponse dans la notice si la facture est à payer. 2/ Dans le cas d'un workflow " Quantité/Service Fait/Commande soldée ": Vérifier sur la base de l'image de la facture scannée : que les quantités facturées sur la facture fournisseur correspondent bien aux quantités livrées et aux quantités commandées saisies dans Geslab. Intervenant l mentions légales. Vérifier que la commande n'est pas soldée.

28 Accès laboratoire Workcycle (2) Le système permet de visualiser toutes les factures directement adressées à l utilisateur dans Workcycle. Chaque facture traitée disparaît de la réserve de travail. On peut retrouver ces factures dans l onglet «Historique». Un tri croissant ou décroissant peut être mis en place en appuyant sur le titre correspondant de la colonne. Par défaut le tri est fait par rapport à l ordre d arrivé dans DMF suivi. Intervenant l mentions légales.

29 Accès laboratoire Web Board Navigation par onglet Aide à la recherche Valider la recherche Intervenant l mentions légales.

30 Intervenant l mentions légales. Accès laboratoire Web Board

31 Sommaire L e S e r v i c e C e n t r a l d e Tr a i t e m e n t d e l a D é p e n s e : c o n t e x t e e t o b j e c t i f s P r é s e n t a t i o n d u S C T D L e p é r i m è t r e d u S C T D L e c i r c u i t d e l a d é p e n s e a u S C T D : l e s c o n t r ô l e s, l e s w o r k f l o w s, l e s r e l a t i o n s S C T D / u n i t é s / S F C L e s n o u v e a u x o u t i l s l i é s a u S C T D L e c a l e n d r i e r p r é v i s i o n n e l e t l a c c o m p a g n e m e n t

32 Planning général Planning prévisionnel déploiement Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre 01/03 Déploiement Grand Est (24%) DR6 : fin Centre Est (Pilote) DR8 Grand-Ouest : fin Centre Limousin Poitou Charente (Pilote) DR10 : Alsace DR7 : Rhône Auvergne (Pilote) DR11 : Alpes 01/05 DR4 : Gif DR1 : Paris A DR2 : Paris B DR5 : Meudon DR16 : PMA DR3 : Thiais Déploiement IDF (+31%) Déploiement Sud (+27%) 01/09 DR20 : Côte d'azur DR12 : Provence & Corse DR14 : Midi Pyrénées DR13 : Languedoc Roussillon Légende Go Live Fin déploiement GEL Décalage mars 2014 Déploiement Grand Ouest (+18%) 01/11 DR18 : Nord Pas de Calais Picardie DR17 : Bretagne Pays de la Loire DR15 : Aquitaine DR19 : Normandie

33 Déploiement et accompagnement du changement 120 formateurs mobilisés, 6 par DR en moyenne et 1 relais Gestionnaire Programme Démat Facture (GPDM) 360 sessions organisées pour former utilisateurs Déroulement type du déploiement : Entre J et J-60 : sessions de formations des laboratoires par session de 12 personnes sur 2 jours A la fin de cette formation, conférence téléphonique pour «GO/NOGO» ; les laboratoires formés et prêts démarreront la semaine suivante de leur formation. S-2 : formation des formateurs sur 2 jours par l équipe projet pour assurer l assistance et coordination au déploiement