PROJET DMF- Démat Factures Manuel d utilisation Utilisateur P2D2 pilotage Version 1.0 Mai 2013

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1 PROJET DMF- Démat Factures Manuel d utilisation Utilisateur P2D2 pilotage Version 1.0 Mai 2013 Réalisé par La Direction des systèmes d'information du CNRS (DSI)

2 Mises à jour du manuel 1.0 Mai 2013 Création du document Table des matières A propos de ce manuel Utilisation de ce manuel Conventions Assistance... 4 Performance analytics Présentation de Performance analytics... 5 La navigation dans Performance analytics Accès au portail BFC Résultats et personnalisation... 7 Les états AP Volume de document AP Vue d ensemble des erreurs Evènement transition Timing processus Taux d automatisation document MM ABC AP montant TTC du document Vue d ensemble des documents Taux de document d achats par rapport aux FI Factures passées en compte par chargé de dossier AP historique des messages Statistiques document OCR Factures vérifiées par chargé de dossier Champ statistiques OCR Documents avec interaction manuelle pendant la vérification AP Temps de traitement AP Statut transitions AP Temps de traitement Work Cycle AP Analyse des ressources workflow Volumétrie des workflows /52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

3 A propos de ce manuel Ce manuel utilisateur s adresse aux utilisateurs du pôle P2D2 qui analyseront et piloteront le traitement des documents fournisseurs dans Process Director. Ce manuel utilisateur a pour but d expliquer Comment naviguer dans les différents états, Les différents états et leur contenu. 1. Utilisation de ce manuel Ce manuel est un manuel applicatif et non métier. 2. Conventions Ce pictogramme identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours des instructions exposées. Ce pictogramme identifie des informations à lire et/ou à exécuter impérativement qui peuvent influencer le cours des instructions suivantes. Ce pictogramme identifie un renvoi vers un chapitre, une partie ou une page où est décrite la suite des instructions. <Nom menu> Identifie le nom des menus de l application. {Nom onglet} Identifie le nom des onglets d une page. [Nom champ] Identifie le nom des champs de saisie de l application. Option1/Option2 Identifie les options successives d un menu à sélectionner lien hypertexte Identifie un lien hypertexte Identifie les actions effectuées à la souris ou au clavier. PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 3/52

4 3. Assistance En cas de problème dans l exécution des instructions exposées dans ce manuel, vous avez la possibilité de contacter : En cas de problème dans l exécution des instructions exposées dans ce manuel, vous avez la possibilité de saisir une demande d assistance via le lien proposé dans le bandeau du portail BFC. Sélectionner le produit «DMF BFC». Puis le module «DMF-SCTD Invoices». L assistance aux utilisateurs du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 14h00 à 17h30 au ou via [email protected] 4/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

5 Contrôles et analyse des erreurs Performance analytics 1. Présentation de Performance analytics Performance Analytics est la solution Readsoft pour piloter les différents processus du flux dématérialisation de factures. Il collecte les données des différents outils Invoices, Process Director et les restituent au travers de requêtes préconçues. Cet outil s appuie sur la plateforme SAP BI déjà implémentée au CNRS. Il ne s agit donc pas de produire des états en temps réel mais de fournir des états d analyse et d aide au pilotage. L outil ne supplante pas Process Director dans le suivi opérationnel quotidien. Performance Analytics ne traite que les documents qui sont ou ont transités dans Process Director. Une facture restant dans Invoices n apparait pas dans Performance Analytics. PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 5/52

6 La navigation dans Performance analytics 1. Accès au portail BFC L accès à DMF Démat factures se fait à partir du portail BFC. Sélectionner l onglet {Etats de suivis DMF} Le panneau de navigation sur la gauche liste l ensemble des requêtes disponibles : Requête Description Besoin métier couvert AP Volume de document Volumétrie des factures AP Vue d ensemble des erreurs Evènement transition Timing processus document Délai moyen de la prise en charge d une facture conforme aux critères de contrôle Délai moyen de la réception de la facture à sa prise en charge à construire Taux d automatisation document MM ABC AP Montant TTC du document Vue d ensemble des documents Taux document d achat par rapport aux FI Factures passées en compte par chargé de dossier AP historiques des messages Statistiques document OCR Nb de factures sans intervention manuelle incluant les montants sans WF et sans P2D2 et taux Nbre de documents dans PDAP dont la date d entrée est supérieure à 15 jours se fait directement dans PDAP Mesure de la performance par vidéo-codeur Délai moyen de la facture à 6/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

7 Annexe Factures vérifiées par chargé de dossier Champ statistiques OCR Documents avec interaction manuelle pendant la vérification AP Temps de traitement AP Statut transitions AP Temps de traitement Work Cycle Analyses des ressources Workflow Volumétrie des workflows partir de sa numérisation jusqu à son transfert dans PDAP Taux de factures en vidéocodage Performance de la reconnaissance des champs Délai moyen de traitement des workflows Volumétrie des workflows Statut des pièces avec leurs codes en attente dans les WKF Volumétrie des workflows 2. Résultats et personnalisation Pour la description des manipulations de données (à l exception de la gestion des vues décrite ciaprès), veuillez vous référer au manuel utilisateur de l infocentre : BFC-MUT-INFC-Généralités-V1.5 Remarque : l accès aux vues peut se faire directement depuis une requête dans Performance analytics en cliquant sur le bouton ouvrir : PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 7/52

8 Dans l onglet «Mon portefeuille» vous retrouvez les vues que vous y avez sauvegardées : 8/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

9 Annexe Les états 1. AP Volume de document Cet état restitue une vue d ensemble des documents (factures/avoirs), volumes et valeurs. Exemples de questions auxquelles répond cet état: Combien de documents sont actuellement dans PDAP? Combien de document sans commande sont dans PDAP? Quel est le statut de traitement de ces documents? 1.1 Les variables de sélection Aucune 1.2 Les axes disponibles Année civile Année civile/semaine Année civile/mois Année civile/trimestre Jour calendaire date de conversion de devises Devise du document Division Domaine activité Drapeau Ind. Facture Fournisseur ID Systéme Source Description Date de création de la version du document Process Director Date de création de la version du document Process Director Date de création de la version du document Process Director Date de création de la version du document Process Director Date de création de la version du document Process Director La date de conversion vaut la date comptable. Elle est vide si le document n est pas comptabilisé Devise indiquée en entête du document Process Director Division indiquée en entête du document Process Director. Cette zone est vide pour les factures multi-imputées Domaine indiquée en entête du document Process Director Indicateur facture. Si cette indicateur est vide il s agit d un avoir. Nom et code BFC du fournisseur (différents attributs peuvent être affichés par le menu contextuel notamment les données d adresse, les identifiants fiscaux, le code blocage) Indique le système ERP source. Non signi- PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 9/52

10 ficatif au CRNS Mode pass. cpte Vaut toujours «Contrôle MM logistique de factures» pour les documents pris en charge. Vide sinon. Nr. document PD Numéro interne du document dans le module Process Director Account Payable Origine du document Un document a deux origines possibles : OCR lorsqu il est numérisé, et Interface Idoc lorsqu il provient de la plateforme de dématérialisation fiscale Pièce FI / MM Indique s il s agit d une pièce sans commande (FI) ou sur commande (MM) Société Société facturé Statut Document Les différents statuts possible sont : Traitement incorrect Passé en compte avec succès Supprimé Partiellement passé en compte WORK CYCLE WORK CYCLE pour information Payé Rejeté TSA Type d'écriture Type de document SAP Type de processus TSA indiqué lors de la numérisation Indique si le document a été pris en compte manuellement, automatiquement ou par Repetitor Type de pièce utilisé dans BFC pour la prise en charge (RE pour les factures et RA pour les avoirs) Indique le processus qui a généré cette version de document Process Director (par exemple recevoir ou transfert FI->MM) Type document INVOICES COCKPIT Vaut avoir, facture sur commande prévisionnelle ou facture sur commande standard 1.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut Compteur document Affiché Nombre de document Process Director Montant HT en devise locale Affiché Montant HT de la pièce converti en EUR (sur la base des derniers connus par SAP) Montant HT ayant changé en devise locale Affiché Montant HT des documents ayant été modifiés (dans DMF tout document est nécessairement modifié soit par le système, soit par un utilisateur) Montant TTC en devise locale Masqué Montant TTC converti en EUR (sur la base des derniers connus par SAP) Montant TTC ayant chan- Masqué Montant TTC des documents ayant été 10/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

11 Annexe gé en devise locale Compteur document : changé Compteur document : Entrée Compteur document : Sortie Masqué Masqué Masqué modifiés (dans DMF tout document est nécessairement modifié soit par le système, soit par un utilisateur) Nombre de documents ayant été modifiés (dans DMF tout document est nécessairement modifié soit par le système, soit par un utilisateur) Compteur d entrée d un document dans une version Compteur de sortie d un document de sa version (sous-entendu vers une autre version de ce document) PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 11/52

12 2. AP Vue d ensemble des erreurs Cet état permet d avoir une vue globale des erreurs survenues dans les documents Process Director. Exemples de questions : Quelles sont les erreurs le plus fréquemment rencontrées? Sur quelle partie du document les retrouve-t-on? 2.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Période de reporting Seuls les messages relatifs aux documents modifiés/créés dans la période de reporting sont affichés. Mois en cours (de la date de début de mois jusqu à la date d exécution) 2.2 Les axes disponibles Année civile Année civile/semaine Année civile/mois Année civile/trimestre Jour calendaire Mois calendrier Type de contrôle supplémentaire Description Date de création de la version du document Process Director Date de création de la version du document Process Director Date de création de la version du document Process Director Date de création de la version du document Process Director Date de création de la version du document Process Director Date de création de la version du document Process Director Code du contrôle : 0001 FR Différences entre prix de la facture et prix à la commande 0002 FR Fournisseur est aussi fournisseur dans la commande 0003 FR Quantité facturée supérieure à quantité non encore facturée mais livrée 0004 FR Données bancaires de la facture identiques à données de base 0005 FR Document déjà existant (doublons) 0006 FR Société est aussi la société de la commande 0007 FR Montant de la facture dépasse la limite 0009 FR Contrôle de l'id de la banque société et/ou du type de banque partenaire 0010 FR Contrôle du taux couvert et du montant 0011 FR Quantité facturée supérieure à quantité commandée 0012 FR Postes de commande corrects 12/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

13 Annexe Type de processus Nom champ interne Structure dans laquelle l erreur est apparue Numéro de poste Division Domaine activité Drapeau Ind. Facture Fournisseur ID Systéme Source Nr. document PD Origine du document Pièce FI / MM Société 0013 FR Auteur de la facture bloqué 0014 FR Coûts indirects d'acquisition non prévus dans le document FI 0015 FR Données fiscales correctes 0016 FR Dépassement des limites 0017 FR Tolérances employés 0018 FR Montant de base de l'impôt à la source n'a pas été saisi ou est nul Z002 FR Contrôle du RIB / IBAN Z004 FR Contrôle de la cohérence entre le n de commande et le n de contrat cadre Z005 FR Contrôle de l indicateur exception (mention proforma, duplicata ou affactureur) Z007 FR Contrôle n de carte achats Z010 FR Contrôle du rejet de la commande Z011 FR Pour un avoir, contrôle que la facture en référence a bien été prise en charge Z012 FR Contrôle fournisseur dans les fonctions partenaires du marché Z013 FR Différences entre prix de la facture et prix à la commande Z014 FR Contrôle de tolérance sur frais supplémentaires non planifiés Z015 FR Fournisseur est aussi fournisseur dans la commande Processus au cours duquel l erreur est survenue (par exemple 6 Contrôler) Nom technique du champ source de l erreur Structure portant le champ générant l erreur Numéro du poste de document Process Director générant l erreur Division indiquée en entête du document Process Director. Cette zone est vide pour les factures multi-imputées Domaine indiquée en entête du document Process Director Indicateur facture. Si cet indicateur est vide il s agit d un avoir. Nom et code BFC du fournisseur (différents attributs peuvent être affichés par le menu contextuel notamment les données d adresse, les identifiants fiscaux, le code blocage) Indique le système ERP source. Non significatif au CRNS Numéro interne du document dans le module Process Director Account Payable Un document a deux origines possibles : OCR lorsqu il est numérisé, et Interface Idoc lorsqu il provient de la plateforme de dématérialisation fiscale Indique s il s agit d une pièce sans commande (FI) ou sur commande (MM) Société facturé PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 13/52

14 TSA Type de document SAP Type document INVOICES COCKPIT TSA indiqué lors de la numérisation Type de pièce utilisé dans BFC pour la prise en charge (RE pour les factures et RA pour les avoirs) Vaut avoir, facture sur commande prévisionnelle ou facture sur commande standard 2.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut Compteur Affiché Nombre de message d erreur 14/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

15 Annexe 3. Evènement transition Cet état indique le temps moyen constaté (en jours) entre deux évènements pour l ensemble des documents sur une période donnée. Les différents statuts sont : Scan Interprétation (LAD) Vidéo-codage Transfert vers PDAP Entrée dans PDAP (date de transfert depuis Invoices ou Generix) Dernière erreur Lancement du premier workflow Lancement du dernier workflow Fin du premier workflow Fin du dernier workflow Première erreur constatée sur le document Dernière erreur constatée sur le document Prise en charge Rejet En approbation 3.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Intevalle mois calendrier Seuls les évènements survenus dans la période indiquée sont analysés Vide (tous les évènements sont analysés) 3.2 Les axes disponibles Année civile Année civile/semaine Horodatage UTC évènement Année civile/trim. Année civile/mois Jour calendaire Mois calendrier Année civile/semaine Evènement de début Evènement de fin L événement de début est le premier Description Date de survenance de l évènement Date de survenance de l évènement Date de survenance de l évènement Date de survenance de l évènement Date de survenance de l évènement Date de survenance de l évènement Date de survenance de l évènement Date de survenance de l événement L état calcul le délai entre 2 évènements. Cet axe indique l événement à partir duquel les délais sont calculés. L état calcul le délai entre 2 évènements. Cet axe indique l événement jusqu auquel les délais sont calculés. Indique qu il s agit du premier évènement rencontré sur le document Process Driector PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 15/52

16 L événement de fin est le dernier Drapeau de transition directe Indique qu il s agit du dernier évènement rencontré sur le document Process Director Indicateur de continuité. Cette indicateur vaut X si l événement de début et de fin sont contigus (par exemple début = scan et fin = interpret) N de document Process Director Numéro interne du document dans le module Process Director Account Payable Fournisseur Type de document SAP Origine du document Type document INVOICES COCKPIT TSA Division Drapeau indicateur facture Domaine d activité Pièce FI/MM Société Nom et code BFC du fournisseur (différents attributs peuvent être affichés par le menu contextuel notamment les données d adresse, les identifiants fiscaux, le code blocage) Type de pièce utilisé dans BFC pour la prise en charge (RE pour les factures et RA pour les avoirs) Un document a deux origines possibles : OCR lorsqu il est numérisé, et Interface Idoc lorsqu il provient de la plateforme de dématérialisation fiscale Vaut avoir, facture sur commande prévisionnelle ou facture sur commande standard TSA indiqué lors de la numérisation Division indiquée en entête du document Process Director. Cette zone est vide pour les factures multi-imputées Indicateur facture. Si cet indicateur est vide il s agit d un avoir. Domaine indiquée en entête du document Process Director Indique s il s agit d une pièce sans commande (FI) ou sur commande (MM) Société facturé 3.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut Temps moyen de transition (jours) Affiché Temps moyen en jours entre l événement de début et l événement de fin Temps de transition (jours) Masqué Temps exact en jours entre l événement de début et l événement Compteur de document Masqué Nombre de document process director entre l événement de début et l événement de fin 16/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

17 Annexe Temps pour transition Masqué Temps exact en secondes entre l événement de début et l événement PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 17/52

18 4. Timing processus Cet état permet de restituer par document (ou à maille moins fine) les horodatages de scan, de transfert vers PDAP, du dernier workflow ou de prise en charge. Il permet ainsi de calculer le délai de prise en charge par document ou le délai moyen par division, TSA ou n de lot. 4.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Société Société facturée Vide. Toutes les sociétés sont considérées Fournisseur Fournisseur émetteur du document Vide. Tous les fournisseurs sont considérés Année civile/mois Date de l événement 4.2 Les axes disponibles AP Document unique Description Référence technique au document dans le module Process Director Account Payable N de document Process Director Numéro interne du document dans le module Process Director Account Payable Société Fournisseur TSA Division Domaine d activité Pièce FI/MM Société facturée Nom et code BFC du fournisseur (différents attributs peuvent être affichés par le menu contextuel notamment les données d adresse, les identifiants fiscaux, le code blocage) TSA indiqué lors de la numérisation Division indiquée en entête du document Process Director. Cette zone est vide pour les factures multi-imputées Domaine indiquée en entête du document Process Director Indique s il s agit d une pièce sans commande (FI) ou sur commande (MM) 4.3 Les ratios disponibles 18/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

19 Annexe Affiché/masqué Description par défaut Horodatage scan Date Affiché Date du scan du document Horodatage scan Temps Affiché Heure du scan du document Horodatage transfert vers Affiché Date de transfert du document vers PDAP PDAP Date Horodatage transfert vers Affiché Heure de transfert du document vers PDAP PDAP Temps Horodatage envoi du dernier Affiché Date de transfert du document vers PDAP workflow Date Horodatage envoi du dernier Affiché Heure de transfert du document vers PDAP workflow Temps Horodatage Approbation Affiché Date de transfert du document vers PDAP Date Horodatage Approbation Affiché Heure de transfert du document vers PDAP Temps Horodatage passage en Affiché Date de transfert du document vers PDAP compte - Date Horodatage passage en Affiché Heure de transfert du document vers PDAP compte Temps Durée total - Heure Affiché Nombre de document process director entre l événement de début et l événement de fin Horodatage passage en compte Minute Affiché Temps exact en secondes entre l événement de début et l événement Durée totale balayage Passage en Compte Masqué Temps en seconde entre le scan et la prise en charge Durée totale Transfert Passage en Compte Masqué Temps en seconde entre le transfert dans PDAP et la prise en charge Durée totale entrée WC Passage en Compte Masqué Temps en seconde entre le dernier lancement de workflow et la prise en charge Durée totale approbation Passage en Compte Masqué Temps en seconde entre la dernière validation de workflow et la prise en charge PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 19/52

20 5. Taux d automatisation document MM Cette requête indique le volume de factures pris en charge automatiquement c est à dire sans avoir fait l objet d un workflow. Ramené au nombre total de factures sur commande sur la période elle en calcule le taux d automatisation en nombre et en valeur. 5.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Date de reporting Les documents dans process Date du jour director sont versionnés. La date de reporting permet de figer la photo du stock à analyser Intervalle mois calendrier Sélection de documents sur la base de la date de photo. Seuls les documents dont au mois une photo à l intérieur de cette période de sélection répond Vide Processeur Workflow Pièce FI/MM aux critères sont sélectionnés L état ne tient compte que des documents pour lesquels aucun workflow n a été lancé L état ne tient compte que des factures/avoirs sur commande Valeur vide masquée non modifiable Valeur MM masquée non modifiable 5.2 Les axes disponibles Description N de document Process Director Numéro interne du document dans le module Process Director Account Payable Société Société facturée TSA TSA indiqué lors de la numérisation Division Division indiquée en entête du document Process Director. Cette zone est vide pour les factures multi-imputées Domaine d activité Domaine d activité indiqué en entête du document Process Director Date de conversion de devises Date du cours lorsque celle-ci a été précisée en entête de document Process Director (ce n est en principe pas le cas au CNRS) Mode paiement Code BFC du mode de paiement exploité (ou à exploiter) pour le paiement Clé des conditions de paiement Code BFC des conditions de paiement précisées dans le document process director 20/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

21 Annexe Statut Document Les différents statuts possibles sont : Traitement incorrect Passé en compte avec succès Supprimé Partiellement passé en compte WORK CYCLE WORK CYCLE pour information Payé Rejeté Blocage paiements Code BFC du blocage paiement Drapeau Ind. Facture Indicateur facture. Si cet indicateur est vide il s agit d un avoir. Origine du document Un document a deux origines possibles : OCR lorsqu il est numérisé, et Interface Idoc lorsqu il provient de la plateforme de dématérialisation fiscale Date comptable pièce Date comptable du document s il est pris en charge, vide sinon Type d écriture Indique par quel moyen le document a été pris en charge : En ligne (un opérateur clique sur le bouton prise en charge arrière plan) Submit (un opérateur exécute le procesus de prise en charge écran par écran, interdit au CNRS) Repetitor (la prise en charge a été effectuée par le program Repetitor) Work cycle (prise en charge effectuée directement par la dernière étape de workflow) EDI cockpit (prise en charge automatique par le module EDI) Inport (le document existe dans BFC et est importé dans PDAP) Passation Cpte : UID Identifiant de l utilisateur ayant procédé à la prise en charge Mode pass. Cpte Vaut toujours «Contrôle MM logistique de factures» pour les documents pris en charge. Vide sinon. Type de procesus Indique le processus qui a généré cette version de document Process Director (par exemple recevoir ou transfert FI->MM) Type de document SAP Type de pièce utilisé dans BFC pour la prise en charge (RE pour les factures et RA pour les avoirs) Dernier Modif. Doc Identifiant de l utilisateur ayant modifié le document en dernier Année civile/trim. Année civile/trim. PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 21/52

22 Jour calendaire Année civile/semaine 5.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut Total MM Affiché Nombre de document (facture ou avoir) sur commande MM automatisés Affiché Nombre de facture (avoirs inclus) sur commande pris en charge automatiquement c est à dire sans workflow Taux d automatisation Affiché Ratio taux d automatisation sur la base du nombre de document Total MM TTC en EUR Affiché Montant total des documents (facture ou avoir) sur commande MM automatisés en EUR Affiché Montant total des factures (avoirs inclus) sur commande pris en charge automatiquement c est à dire sans workflow Taux d automatisation en EUR Affiché Ratio taux d automatisation sur la base du montant des documents 22/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

23 Annexe 6. ABC AP montant TTC du document Cet état ABC peut être utiliser pour identifier les fournisseurs les plus importants en volume de factures ou en montant, les statuts les plus couramment rencontrer, Il permet répartir le volume de factures en montant ou en nombre selon plusieurs critères. Exemples de questions : Quel fournisseur m envoie le plus de facture? Avec quel fournisseur je fais le plus gros chiffre? 6.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Date de reporting Les documents dans process Date du jour director sont versionnés. La date de reporting permet de figer la photo du stock à analyser Indicateur facture L état ne tient compte que des documents facture Valeur X masquée non modifiable 6.2 Les axes disponibles Description N de document Process Director Numéro interne du document dans le module Process Director Account Payable Société Société facturée TSA TSA indiqué lors de la numérisation Division Division indiquée en entête du document Process Director. Cette zone est vide pour les factures multi-imputées Domaine d activité Domaine d activité indiqué en entête du document Process Director Devise du document Devise inscrite dans l entête de document process Director. Les documents sans devise sont exclus de cette requête Statut du document Les différents statuts possibles sont : Traitement incorrect Passé en compte avec succès Supprimé Partiellement passé en compte WORK CYCLE WORK CYCLE pour information Payé Rejeté Drapeau indicateur Facture Indicateur facture. Si cet indicateur est vide il s agit d un avoir. PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 23/52

24 Type de document SAP Origine du document Type de document Invoices Cockpit Pièce FI/MM Fournisseur Date de conversion des devises Type de pièce utilisé dans BFC pour la prise en charge (RE pour les factures et RA pour les avoirs) Un document a deux origines possibles : OCR lorsqu il est numérisé, et Interface Idoc lorsqu il provient de la plateforme de dématérialisation fiscale Vaut avoir, facture sur commande prévisionnelle ou facture sur commande standard Indique s il s agit d une pièce sans commande (FI) ou sur commande (MM) Nom et code BFC du fournisseur (différents attributs peuvent être affichés par le menu contextuel notamment les données d adresse, les identifiants fiscaux, le code blocage) Date du cours lorsque celle-ci a été précisée en entête de document Process Director (ce n est en principe pas le cas au CNRS) 6.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut Montant TTC Affiché Montant de la facture Montant TTC cumulé Affiché Montant cumulé de toutes les factures de la première ligne jusqu à la ligne en cours Montant TTC cumulé en pourcentage Affiché Fraction du montant cumulé par rapport au total Compteur de document Affiché Nombre de factures Compteur de document cumulé Affiché Nombre de factures cumulées de la première ligne de l état à la ligne en cours Compteur de document cumulé en pourcentage Affiché Fraction du compteur cumulé sur le nombre total de factures 24/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

25 Annexe 7. Vue d ensemble des documents Cet état restitue les informations de nombre et de valeur des documents (factures, avoirs) dans la devise locale et dans la devise du document, pour une période donnée. Il est principalement utilisé pour un reporting opérationnel, exemples : Nombre de documents non traités, avec ou sans erreur, Backlog, Nombre de documents traités (comptabilisés, payés), Nombre de documents impayés (sans document de clearing SAP). Exemples de questions : Combien de documents comptabilisés et non comptabilisés sont dans le système sur le dernier mois? Quels sont les documents non comptabilisés avec et sans erreur? 7.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Date de reporting Les documents dans process director sont versionnés. La date de reporting permet de figer la photo du stock à analyser Date du jour 7.2 Les axes disponibles Description N de document Process Director Numéro interne du document dans le module Process Director Account Payable Date dernier changement Société Société facturée TSA TSA indiqué lors de la numérisation Division Division indiquée en entête du document Process Director. Cette zone est vide pour les factures multi-imputées Domaine d activité Domaine d activité indiqué en entête du document Process Director Devise du document Devise inscrite dans l entête de document process Director. Les documents sans devise sont exclus de cette requête Statut du document Les différents statuts possibles sont : Traitement incorrect Passé en compte avec succès Supprimé Partiellement passé en compte WORK CYCLE WORK CYCLE pour information Payé Rejeté PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 25/52

26 Drapeau indicateur Facture Type de document SAP Origine du document Type de document Invoices Cockpit Pièce FI/MM Fournisseur Type de processus Type d écriture Mode pass. Cpte Nr. Document PD Chargé de dossier Devise du document Date de conversion devises Année civile/trim. Indicateur facture. Si cet indicateur est vide il s agit d un avoir. Type de pièce utilisé dans BFC pour la prise en charge (RE pour les factures et RA pour les avoirs) Un document a deux origines possibles : OCR lorsqu il est numérisé, et Interface Idoc lorsqu il provient de la plateforme de dématérialisation fiscale Vaut avoir, facture sur commande prévisionnelle ou facture sur commande standard Indique s il s agit d une pièce sans commande (FI) ou sur commande (MM) Nom et code BFC du fournisseur (différents attributs peuvent être affichés par le menu contextuel notamment les données d adresse, les identifiants fiscaux, le code blocage) Indique le processus qui a généré cette version de document Process Director (par exemple recevoir ou transfert FI->MM) Indique par quel moyen le document a été pris en charge : En ligne (un opérateur clique sur le bouton prise en charge arrière plan) Submit (un opérateur exécute le procesus de prise en charge écran par écran, interdit au CNRS) Repetitor (la prise en charge a été effectuée par le program Repetitor) Work cycle (prise en charge effectuée directement par la dernière étape de workflow) EDI cockpit (prise en charge automatique par le module EDI) Inport (le document existe dans BFC et est importé dans PDAP) Vaut toujours «Contrôle MM logistique de factures» pour les documents pris en charge. Vide sinon. Numéro interne du document dans le module Process Director Account Payable Utilisateur BFC ayant traitant le document dans Process Director Devise inscrite dans l entête de document process Director. Les documents sans devise sont exclus de cette requête Date du cours lorsque celle-ci a été précisée en entête de document Process Director (ce n est en principe pas le cas au CNRS) 26/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

27 Annexe Jour calendaire Mois calendaire Année civile Année civile/mois Année civile/semaine AP Document unique Référence technique univoque du document Process Director 7.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut Montant TTC en devise du document Masqué Montant TTC du document dans la devise du document Montant HT en devise du document Masqué Montant HT du document dans la devise du document Montant TTC en devise locale Affiché Montant TTC du document converti en devise locale (EUR) selon le taux du jour (à défaut le dernier taux connu) Montant HT en devise locale Affiché Montant HT du document converti en devise locale (EUR) selon le taux du jour (à défaut le dernier taux connu) Compteur documents Affiché Nombre de documents fournisseur PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 27/52

28 8. Taux de document d achats par rapport aux FI Cet état permet de piloter le nombre de documents sans commande dans le système. Rappelons ici qu une facture sans commande n existe qu à l état transitoire dans DMF. Elle doit impérativement être convertie en facture sur commande avant sa prise en charge. 8.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Date de reporting Les documents dans process Date du jour director sont versionnés. La date de reporting permet de figer la photo du stock à analyser Société Société facturée Vide (vaut toujours CNRS) Fournisseur Code BFC du fournisseur émetteur du document Vide. Tous les fournisseurs sont considérés AP Chargé de dossiecument Utilisateur BFC traitant le do- Vide dans Process Director Intervalle mois calendrier Sélection de documents sur la base de la date de photo. Seuls les documents dont au mois une photo à l intérieur de cette période de sélection répond aux critères sont sélectionnés Vide 8.2 Les axes disponibles Société Fournisseur Dernier Modif. Doc Année civile/mois Année civile/trim. Jour calendaire Mois calendrier Année civile Année civile/semaine Description Société facturée Code BFC du fournisseur émetteur du document Code BFC de l utilisateur ayant modifié le document en dernier 28/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

29 Annexe Domaine activité Domaine d activité indiqué en entête du document Process Director 8.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut Total MM Affiché Nombre de documents fournisseur de type «sur commande» Total FI Affiché Nombre de documents fournisseur de type «sans commande» Factures totale Affiché Nombre total de factures Ratio documents d achat Affiché Pourcentage des documents fournisseur sur commande par rapport au volume total de documents PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 29/52

30 9. Factures passées en compte par chargé de dossier Cet état restitue les prises en charge (manuelles ou automatiques). Il permet de répondre aux questions de type : Combien de factures ont été passées en compte sur une division? par qui? Combien de factures ont été passées en automatique? en manuel? 9.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Date de reporting Les documents dans process Date du jour director sont versionnés. La date de reporting permet de figer la photo du stock à analyser Société Société facturée Vide (vaut toujours CNRS) Utilisateur Code BFC de l utilisateur ayant procédé à la passation en compte Vide. Tous les utilisateurs sont condsidérés. Intervalle mois calendrier Sélection de documents sur la base de la date de photo. Seuls les documents dont au mois une photo à l intérieur de cette période de sélection répond aux critères sont sélectionnés Vide 9.2 Les axes disponibles Société Fournisseur Division Année civile/mois TSA NR. Document PD Passation Cpte : UID Pièce FI/MM Description Société facturée Code BFC du fournisseur émetteur du document Division indiquée en entête du document Process Director. Cette zone est vide pour les factures multi-imputées TSA indiqué lors de la numérisation Numéro interne du document dans le module Process Director Account Payable Identifiant de l utilisateur ayant procédé à la prise en charge Indique s il s agit d une pièce sans com- 30/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

31 Annexe Type d écriture mande (FI) ou sur commande (MM) Indique par quel moyen le document a été pris en charge : En ligne (un opérateur clique sur le bouton prise en charge arrière plan) Submit (un opérateur exécute le procesus de prise en charge écran par écran, interdit au CNRS) Repetitor (la prise en charge a été effectuée par le program Repetitor) Work cycle (prise en charge effectuée directement par la dernière étape de workflow) EDI cockpit (prise en charge automatique par le module EDI) Inport (le document existe dans BFC et est importé dans PDAP) 9.3 Les ratios disponibles Compteur document #KR+KG Affiché/masqué par défaut Affiché Description Nombre de document tel que le type de pièce SAP vaut KR ou KG (facture sans commande en principe toujours nul) Compteur document RE Affiché Nombre de document tel que le type de pièce SAP vaut RE (facture avec commande) Total Affiché Nombre total de documents PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 31/52

32 10. AP historique des messages Cet état indique le nombre de messages système générés sur une période et leur typologie. Il s agit des messages retournés par Process Director dans le journal de traitement d un document. Exemples de questions : Le volume de message est-il en augmentation ou en diminution? Sur quels documents? 10.1 Les variables de sélection Aucun critère de sélection 10.2 Les axes disponibles Année civile/trim. Jour calendaire Année civile Année civile/mois Année civile/semaine ID utilisateur SAP Description Identifiant SAP de l utilisateur ayant généré le message Type de Message Indique la classe d erreur du message : E : Erreur I : Information S : interruption lajeure W : attention NR. Document PD Pièce FI/MM Type de document SAP Société Origine du document Type de document Invoices Cockpit Numéro interne du document dans le module Process Director Account Payable Indique s il s agit d une pièce sans commande (FI) ou sur commande (MM) Type de pièce utilisé dans BFC pour la prise en charge (RE pour les factures et RA pour les avoirs) Société facturée Un document a deux origines possibles : OCR lorsqu il est numérisé, et Interface Idoc lorsqu il provient de la plateforme de dématérialisation fiscale Vaut avoir, facture sur commande prévisionnelle ou facture sur commande standard 32/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

33 Annexe Fournisseur TSA Domaine d activité Division Code BFC du fournisseur émetteur du document TSA indiqué lors de la numérisation Domaine d activité indiqué en entête du document Process Director Division indiquée en entête du document Process Director. Cette zone est vide pour les factures multi-imputées 10.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut Compteur documents Affiché Nombre de message PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 33/52

34 11. Statistiques document OCR L état Statistiques document OCR restitue les statistiques de traitement sur les temps de traitement dans les modules INVOICES. Il permet de répondre par exemple aux questions : Quel est le délai global de traitement d une facture dans Invoices? Comment évolue la durée du vidéo-codage? 11.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Période de reporting Seules les factures dont la date le transfert vers PDAP (correspondant à la date de création des statistiques dans Performance Analytics) incluse dans la période de reporting sont affichées. Mois en cours (de la date de début de mois jusqu à la date d exécution) Indicateur facture Sélection masquée, seules les factures sont affichées (les avoirs sont masqués) X (sélection masquée non modifiable) 11.2 Les axes disponibles Description Année civile Date de création des informations de statistiques de numérisation (équivaut à la date de transfert vers Process Director) Année civile/semaine Date de création des informations de statistiques de numérisation (équivaut à la date de transfert vers Process Director) Année civile/mois Date de création des informations de statistiques de numérisation (équivaut à la date de transfert vers Process Director) Année civile/trimestre Date de création des informations de statistiques de numérisation (équivaut à la date de transfert vers Process Director) Jour calendaire Date de création des informations de statistiques de numérisation (équivaut à la date de transfert vers Process Director) Mois calendrier Date de création des informations de statistiques de numérisation (équivaut à la date de transfert vers Process Director) Numéro de document Numéro du document Process Director Société Code de la société (toujours Z900) Pièce FI/MM Indicateur de facture sans commande ou sur commande Drapeau Ind. Facture Indicateur facture (vaut toujours X dans cette requête à cause de la sélection mas- 34/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

35 Annexe Type de document SAP Système source Fournisseur Etape processus Invoices Profil Invoices Terminal Invoices Utilisateur Invoices Utilisateur Win NT TSA Domaine d activité Division quée) Type de pièce SAP Indique le socle ECC source (dans la solution CNRS il n y en a qu un par environnement) Code BFC du fournisseur Les différentes étapes du processus Invoices sont : SCAN INTERPRET VERIFY TRANSFERT Profil de factures utilisé (en principe il n y en a qu un) Identifiant de l ordinateur ayant traité le processus Invoices Nom de l utilisateur Invoices ayant traité le processus Identifiant windows de l utilisateur Invoices ayant traité le processus TSA de la facture Domaine d activité de la facture Code division remonté en entête de la facture (donc vide pour les factures multiimputées) 11.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut Date d interprétation Affiché Date à laquelle la facture est passée dans la lecture automatique (module Verify) Interprétation, Temps Affiché Heure à laquelle la facture est passée dans la lecture automatique (module Verify) Ouvert en vérification Date Affiché Date à laquelle la facture a été ouverte pour la première fois en vidéo-codage Ouvert en vérification Temps Affiché Heure à laquelle la facture a été ouverte pour la première fois en vidéo-codage Transféré à PDAP Date Affiché Date à laquelle la facture a été transférée vers Process director (date de fin du processus de transfert) OCR : Temps de fin Affiché Heure à laquelle le processus de transfert de la facture vers Process Director s est terminé. Temps net, minutes Affiché Somme des temps effectifs de chacune des trois phases de l OCR (interprétation, vidéo-codage, transfert) Temps brut, minutes Affiché Délai entre le début de l interprétation et la fin du transfert (délai global de résidence PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 35/52

36 Temps en seconde, Interprétation Temps en seconde, Vérification Masqué Masqué dans Invoices) Conversion en seconde de la durée effective de la phase d interprétation Conversion en seconde de la durée effective de la phase de vidéo-codage (si un document a été ouvert en vidéo-codage mais sauvegardé alors qu il est incomplet, la durée effective court jusqu à la fin du vidéo-codage en facture validée) Conversion en seconde de la durée effective du transfert de Invoices vers PDAP Temps en seconde, Transfert Masqué Date début, Transfert Masqué Date de début du processus de transfert d Invoices vers PDAP. Temps début, Transfert Masqué Heure de début du processus de transfert d Invoices vers PDAP Différence date, Transfert Interprétation Masqué Délai entre l interprétation d une facture et son transfert Différence date Transfert Vérification Masqué Délai entre le vidéo-codage d une facture et son transfert Différence date, Transfert Masqué Durée du transfert (en jours) Temps en minutes, Transfert Interprétation Masqué Délai en minutes entre l interprétation et le transfert vers PDAP Temps en minutes Transfert Vérification Masqué Délai en minutes entre le vidéo-codage et le transfert Temps en minutes, Transfert Masqué Durée en minutes de la phase de transfert 36/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

37 Annexe 12. Factures vérifiées par chargé de dossier Cet état restitue les volumes de factures traitées en vidéo codage par utilisateur Verify. Elle permet de suivre par mois les volumes traités par utilisateur Les variables de sélection Description Valeur par défaut Période de reporting Seules les factures dont la date le transfert vers PDAP (correspondant à la date de création des statistiques dans Performance Mois en cours (de la date de début de mois jusqu à la date d exécution) Analytics) incluse dans la période de reporting sont affichées. Utilisateur Utilisateur Invoices ayant mené à bien le INVOICES Indicateur facture processus Sélection masquée, seules les factures sont affichées (les avoirs sont masqués) X (sélection masquée non modifiable) 12.2 Les axes disponibles Description Année civile/mois Date de création des informations de statistiques de numérisation (équivaut à la date de transfert vers Process Director) Numéro de document PD Numéro du document Process Director Société Code de la société (toujours Z900) Pièce FI/MM Indicateur de facture sans commande ou sur commande Drapeau Ind. Facture Indicateur facture (vaut toujours X dans cette requête à cause de la sélection masquée) Système source Indique le socle ECC source (dans la solution CNRS il n y en a qu un par environnement) Fournisseur Code BFC du fournisseur TSA TSA de la facture Domaine d activité Domaine d activité de la facture Division Code division remonté en entête de la facture (donc vide pour les factures multi-imputées) Utilisateur INVOICES Utilisateur déclaré dans Invoices ayant mené à bien l étape. PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 37/52

38 12.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut Compteur document KR+KG Affiché Nombre de factures sans commande traitées par l opérateur Compteur document RE Affiché Nombre de factures sur commande traitées par l opérateur Total Affiché Nombre total de factures traitées par l opérateur 38/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

39 Annexe 13. Champ statistiques OCR Cet état permet de surveiller le taux de correction par champ Les variables de sélection Description Valeur par défaut Période de reporting Seules les factures dont la date le transfert vers PDAP (correspondant à la date de création des statistiques dans Performance Analytics) incluse dans la période de reporting sont affichées. Indicateur facture Sélection masquée, seules les factures sont affichées (les avoirs sont masqués) Mois en cours (de la date de début de mois jusqu à la date d exécution) X (sélection masquée non modifiable) 13.2 Les axes disponibles Année civile Année civile/semaine Année civile/mois Année civile/trimestre Jour calendaire Mois calendrier Numéro de document Drapeau Ind. Facture Description Date de création des informations de statistiques de numérisation (équivaut à la date de transfert vers Process Director) Date de création des informations de statistiques de numérisation (équivaut à la date de transfert vers Process Director) Date de création des informations de statistiques de numérisation (équivaut à la date de transfert vers Process Director) Date de création des informations de statistiques de numérisation (équivaut à la date de transfert vers Process Director) Date de création des informations de statistiques de numérisation (équivaut à la date de transfert vers Process Director) Date de création des informations de statistiques de numérisation (équivaut à la date de transfert vers Process Director) Numéro du document Process Director Indicateur facture (vaut toujours X dans cette requête à cause de la sélec- PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 39/52

40 Système source Fournisseur Nom de champ invoice TSA Domaine d activité Division tion masquée) Indique le socle ECC source (dans la solution CNRS il n y en a qu un par environnement) Code BFC du fournisseur Nom du champ tel que défini dans le profil de facture dans le paramétrage Invoices TSA de la facture Domaine d activité de la facture Code division remonté en entête de la facture (donc vide pour les factures multi-imputées) 13.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut # entrée TRANSFERT Affiché Nombre de champs transférés vers Process Director sur la période analysée. % changements avant Affiché Taux de champs modifiés avant le transfert TRANSFERT % entrée VERIFICATION Affiché Nombre total de factures traitées par l opérateur Pourcentage changement pendant la verification Affiché Taux de champs modifiés pendant l étape de vidéo-codage Total INTERPRETE -> VERIFIE Masqué Nombre de champs ayant transités entre l interprétation et le transfert Changements INTERPRETATION -> Masqué Nombre de champs modifiés entre l interprétation et le vidéo-codage VERIFICATION Total VERIFIE -> TRANSFERE Masqué Nombre de champs ayant transités entre le vidéo-codage et le transfert Changements VERIFIE -> TRANSFERE Masqué Nombre de champs modifiés entre le vidéo-codage et le transfert Total INTERPRETE -> Masqué Nombre de champs ayant transités entre TRANSFERE Changements INTERPRETATION -> VERIFICATION Masqué l interprétation et le transfert Nombre de champs ayant été modifiés entre l interprétation et le vidéo-codage 40/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

41 Annexe 14. Documents avec interaction manuelle pendant la vérification Cet état permet de suivre la performance de la capture (par fournisseur par exemple). C est cet état qui peut fournir le taux de reconnaissance Les variables de sélection Description Valeur par défaut Période de reporting Seules les factures dont la date le transfert vers PDAP (correspondant à la date de création des statistiques dans Performance Mois en cours (de la date de début de mois jusqu à la date d exécution) Analytics) incluse dans la période de reporting sont affichées. Utilisateur Utilisateur ayant procédé au vidéocodage Aucune de la facture Société Entité comptable CNRS (vaut toujours Aucune Z900) Profil Invoices Profil de facture utilisé (unique au CNRS vaut toujours CNRS ) Aucune Fournisseur Code BFC du fournisseur Aucune Indicateur facture Sélection masquée, seules les factures sont affichées (les avoirs sont masqués) X (sélection masquée non modifiable) 14.2 Les axes disponibles Année civile Année civile/semaine Année civile/mois Année civile/trimestre Jour calendaire Mois calendrier Numéro de document AP Document Unique Drapeau Ind. Facture Type de document SAP Fournisseur TSA Domaine d activité Description Date de vidéo-codage Date de vidéo-codage Date de vidéo-codage Date de vidéo-codage Date de vidéo-codage Date de vidéo-codage Numéro du document Process Director Référence technique interne du document Process Director Indicateur facture (vaut toujours X dans cette requête à cause de la sélection masquée) Type de pièce BFC utilisé (ou sera utilisé) lors de la passation en compte Code BFC du fournisseur TSA de la facture Domaine d activité de la facture PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 41/52

42 Division Code division remonté en entête de la facture (donc vide pour les factures multi-imputées) Société Code de la société (toujours Z900) 14.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut # entrée en verification Affiché Nombre de champs entrés en vidéo-codage # changé pendant la verification Affiché Nombre de champs modifiés en vidéocodage Quantité totale Affiché Nombre total de champs (incluant les factures ne passant pas en vidéo-codage) Pourcentage de changement pendant la vérification Affiché Pourcentage de champs modifiés pendant le vidéo-codage Taux de reconnaissance Affiché Taux de reconnaissance calculé sur l ensemble des factures Quantité totale (itrp -> tran) Masqué Nombre de champs entre l interprétation et transfert Quantité totale (veri -> Masqué Nombre de champs entre le vidéo-codage tran) Quantité totale (itrp -> veri) Masqué et le transfert Nombre de champs entre l interprétation et le vidéo-codage 42/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

43 Annexe 15. AP Temps de traitement Cet état restitue les durées de traitement à compter de l entrée du document dans le système (dans INVOICES et dans DMF) jusqu à sa prise en charge dans BFC. Exemples de questions : Combien de temps avant que le travail ne commence sur le document? Combien de documents sont actuellement à une étape donnée? Quel âge ont les documents non comptabilisés? Combien de temps pour comptabiliser les documents depuis leur entrée dans PDAP? 15.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Etat d entrée : date Fin de sélection de la date de version de < ou = au au document dans PDAP Etat d entrée : date du Début de sélection de la date de version de document dans PDAP > ou = au Les axes disponibles Description Année civile Année civile/semaine Année civile/mois Année civile/trimestre Jour calendaire Numéro de document Numéro du document Process Director Statut Document Les différents statuts possibles sont : Traitement incorrect Passé en compte avec succès Supprimé Partiellement passé en compte WORK CYCLE WORK CYCLE pour information Payé Rejeté Drapeau Ind. Facture Indicateur facture (vaut toujours X dans cette requête à cause de la sélection masquée) Type de document SAP Type de pièce BFC utilisé (ou sera utilisé) PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 43/52

44 lors de la passation en compte Fournisseur Code BFC du fournisseur TSA TSA de la facture Domaine d activité Domaine d activité de la facture Division Code division remonté en entête de la facture (donc vide pour les factures multi-imputées) Société Code de la société (toujours Z900) Chargé de dossier Code BFC de l utilisateur ayant généré la version de document Process Director Pièce FI/MM Indicateur de facture sans commande ou sur commande Type de document INVOICES COCKPIT Vaut avoir, facture sur commande prévisionnelle ou facture sur commande standard Origine du document Un document a deux origines possibles : OCR lorsqu il est numérisé, et Interface Idoc lorsqu il provient de la plateforme de dématérialisation fiscale 15.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut Document dans statut Affiché Nombre de document dans le statut indiqué (ayant toujours ce statut) Pourcentage dans statut Affiché Taux de document dans le statut par rapport aux autres statut Pourcentage atteint Affiché Taux de document ayant ou ayant eu le statut par rapport au nombre total de document Nombre de jours moyen jusqu à première entrée Affiché Nombre de jours moyen constaté pour atteindre le statut Temps moyen jusqu au premier statut (heures) Affiché Temps moyen en heure pour atteindre le statut (en complément du nombre de jours ci-dessus) Temps moyen calculé en minutes pour atteindre le statut Temps moyen jusqu au Masqué premier statut (minutes) Minutes jusqu au statut Masqué Nombre exact de minutes par document pour atteindre le statut Compteur : Entrée statut 1 Masqué Nombre de document dans le statut Compteur : statut fermé Masqué Nombre de document n ayant plus ce statut Compteur : Documents Masqué Nombre de documents quelque soient le statut Tous les documents comptés Masqué Somme du nombre de documents quelque soient le statut 44/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

45 Annexe 16. AP Statut transitions Cet état offre une vision synthétique des temps moyen de transition entre les différents statuts des documents. A noter que toutes les combinatoires entre statuts sont calculés et pas seulement les temps entre statuts contigus. Exemples de questions : Quel est le temps moyen entre l envoi d un document dans un workflow et sa comptabilisation? 16.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Etat d entrée : date Fin de sélection de la date de version de < ou = au au document dans PDAP Etat d entrée : date du Début de sélection de la date de version de document dans PDAP > ou = au Les axes disponibles Description Année civile Année civile/semaine Année civile/mois Année civile/trimestre Jour calendaire Statut à l entrée Satut du document Process Director à l entrée Statut à la sortie Statut du document Process en sortie Numéro de document PD Numéro du document Process Director Dernier Modif. Doc Code BFC de l utilisateur ayant modifié cette version du document Process Director pour la dernière fois Drapeau Ind. Facture Indicateur facture (vaut toujours X dans cette requête à cause de la sélection masquée) Type de document SAP Type de pièce BFC utilisé (ou sera utilisé) lors de la passation en compte Fournisseur Code BFC du fournisseur TSA TSA de la facture Domaine d activité Domaine d activité de la facture Division Code division remonté en entête de la facture (donc vide pour les factures multi-imputées) Société Code de la société (toujours Z900) PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 45/52

46 Chargé de dossier Code BFC de l utilisateur ayant généré la version de document Process Director Pièce FI/MM Indicateur de facture sans commande ou sur commande Type de document INVOICES COCKPIT Vaut avoir, facture sur commande prévisionnelle ou facture sur commande standard Origine du document Un document a deux origines possibles : OCR lorsqu il est numérisé, et Interface Idoc lorsqu il provient de la plateforme de dématérialisation fiscale 16.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut Temps moyen pour la transition (jours) Affiché Temps moyen en minutes entre les deux statuts (entrée à sortie) Temps moyen pour la transition (heures) Affiché Temps moyen en heures entre les deux statuts (entrée à sortie) Temps moyen pour la transition (minutes) Affiché Temps moyen en minutes entre les deux statuts (entrée à sortie) Pourcentage Affiché Répartition en pourcentage des différentes combinatoire (statut entrée/statut sortie) en nombre de documents. Minutes dans le statut Masqué Temps exact en minutes entre les deux statuts Compteur : Sortie Masqué Compteur document ayant quitté le statut d entrée 46/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

47 Annexe 17. AP Temps de traitement Work Cycle Cet état restitue les durées moyennes de traitement des différents workflows.. Exemples de questions : Combien de document par type de workflow? Combien de temps pour répondre à ce type de workflow en moyenne? 17.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Période de reporting Seuls les workflows relatifs aux documents modifiés/créés dans la période de reporting sont affichés. Mois en cours (de la date de début de mois jusqu à la date d exécution) 17.2 Les axes disponibles Année civile Année civile/semaine Année civile/mois Année civile/trimestre Jour calendaire Action d étape Réponse étape Identification étape Position de l étape Numéro de document PD TSA Division Statut Workflow Description Action effectuée. Vaut en général «Envoyé» ou «en traitement» Réponse résultant de l action ci-dessus. Vaut «Autorisé», «En traitement», «Interrompu» ou «Refusé» Par exemple une action «Envoyé» entraine une réponse «En traitement» Libellé (et code) de l étape de workflow Position de l étape de workflow dans le workflow (au CNRS il n existe que des workflows à 1 étape donc vaut toujours 1) Numéro du document Process Director TSA de la facture Code division remonté en entête de la facture (donc vide pour les factures multi-imputées) Satut actuel du workflow. Dans la solution CNRS, tous les workflows étant à 1 étape, ette donnée est identique à la réponse étape. PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 47/52

48 AP Workflow Document Processeur Wfl Type d utilisateur Workflow ID Workflow Dernier modificateur Code interne de l identification du document dans le workflow Destinataire du workflow (code du groupe dans le cas des laboratoires) Indique si le destinataire de workflow est un utilisateur BFC SFC (Type S) ou intranet laboratoire (type I) Libellé (et code) du workflow Code du dernier utilisateur ayant modifié le document 17.3 Les ratios disponibles Nombre de jours moyen jusqu à réponse Affiché/masqué par défaut Affiché Description Le nombre de jour moyen est calculé par rapport aux documents sélectionnés. Une modification des sélections entraine une modification des moyennes Heures moyenne jusqu à la réponse Affiché Calcul du délai moyen de réponse en heures Nombre d actions Affiché Nombre de fois que l action (voir caractéristique) a été exécutée. Variance Masqué Element intermédiaire du calcul de la variance Variance relative Affiché Variance relative Heures dans statut Masqué Element intermédiaire du calcul de la variance Heure au carré dans le statut Masqué Element intermédiaire du calcul de la variance Moyenne des carrés Masqué Element intermédiaire du calcul de la variance Carrée de la moyenne Masqué Element intermédiaire du calcul de la variance 48/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

49 Annexe 18. AP Analyse des ressources workflow Cet état permet d analyser le volume de workflow sur une période donnée. Exemples de questions : Combien de documents sont passés par quel workflow sur la période? Qui a initié le workflow? Qui a traité le workflow? 18.1 Les variables de sélection Description Valeur par défaut Période de reporting Seuls les workflows relatifs aux documents modifiés/créés dans la période de reporting sont affichés. Mois en cours (de la date de début de mois jusqu à la date d exécution) 18.2 Les axes disponibles TSA Domaine d activité AP Document unique ID étape Workflow Sous-Position Wfl E Type d utilisateur Workflow Position étape Wfl Statut Workflow AP Workflow Document Processeur Wfl Nr. Document PD ID Workflow Dernier modificateur Description TSA de la facture Domaine d activité de la facture Référence technique interne du document Process Director Domaine d activité de la facture Vaut toujours 1 dans la mesure ou tous les workflows n ont qu une seule étape Indique si le destinataire de workflow est un utilisateur BFC SFC (Type S) ou intranet laboratoire (type I) Position de l étape de workflow dans le workflow (au CNRS il n existe que des workflows à 1 étape donc vaut toujours 1) Vaut «Autorisé», «En traitement», «Interrompu» ou «Refusé» Code interne de l identification du document dans le workflow Code utilisateur du destinaire (code du groupe s il s agit d une groupe) Numéro du document Process Director Libellé (et code) du workflow Code du dernier utilisateur ayant modifié le document 18.3 Les ratios disponibles PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 49/52

50 Affiché/masqué Description par défaut Compteur Affiché Nombre de workflow 50/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation

51 Annexe 19. Volumétrie des workflows Cet état permet de compter le nombre de workflows automatiques (identifiés par deux utilisateurs systèmes, l un lors du transfert de l image du scan, l autre lors pour le programme Repetitor) et le nombre de workflows manuels sur une période donnée Les variables de sélection Description Valeur par défaut Période de reporting Seuls les workflows relatifs aux documents modifiés/créés dans la période de reporting sont affichés. Mois en cours (de la date de début de mois jusqu à la date d exécution) 19.2 Les axes disponibles TSA Domaine d activité Division Statut Workflow Nr. Document PD ID Workflow Dernier modificateur Statut Document Description TSA de la facture Domaine d activité de la facture Division indiquée en entête du document Process Director. Cette zone est vide pour les factures multi-imputées Vaut «Autorisé», «En traitement», «Interrompu» ou «Refusé» Numéro du document Process Director Libellé (et code) du workflow Code du dernier utilisateur ayant modifié le document Statut du document dans Process Director (vaut en général 2 traitement incorrect lorsqu un workflow est envoyé) Origine du document Un document a deux origines possibles : OCR lorsqu il est numérisé, et Interface Idoc lorsqu il provient de la plateforme de dématérialisation fiscale Fournisseur Un document a deux origines possibles : OCR lorsqu il est numérisé, et Interface Idoc lorsqu il provient de la plateforme de dématérialisation fiscale 19.3 Les ratios disponibles Affiché/masqué Description par défaut Workflows manuels Affiché Nombre de workflow lancé par un utilisa- PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation 51/52

52 teur autre que celui procédant au transfert des factures Workflows automatiques Affiché Nombre de workflow déclenchés par l utilisateur système en charge des transferts de factures d invoices vers PDAP Total workflow Affiché Somme des workflow manuels et automatiques 52/52 PROJET DMF Démat Factures Manuel d utilisation