Déploiement national de la carte d achat au CNRS

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1 Déploiement national de la carte d achat au CNRS Délégations pilotes 18 septembre 2007 Délégation Paris B

2 Qu est-ce que la Carte d achat? La carte d achat est un moyen de paiement confié à certains agents pour effectuer des achats de faible montant C est aussi un outil de gestion et d optimisation du processus de traitement des achats C est surtout un outil mis à disposition des laboratoires pour la modernisation et la simplification du processus achat Ce qu il n est pas : Un outil imposé et obligatoire Un outil d achat se substituant à tous les autres Un outil permettant de s affranchir des règles d achat (mise en concurrence ) 2

3 Quel est l intérêt de la carte d achat? Simplifier le processus d achat en responsabilisant les acheteurs (délégation du droit de commande) Achat et paiement sur Internet, Passation de commande rapide, Compte adossé au budget de l unité. Simplifier le processus de traitement des factures en délégation par intégration automatique dans BFC d un ROP regroupant mensuellement toutes les transactions «carte d achat» Réduire les coûts de gestion de l acte d achat et du délai de règlement des fournisseurs Dématérialiser complètement la chaîne de traitement d un achat Optimiser la politique d achat du laboratoire et de l établissement 3

4 Comment fonctionne le système Carte d achat? Système monétique géré par un partenaire bancaire permettant (grâce à une plate-forme informatisée) : Les transactions sécurisées auprès de fournisseurs CB (niveau 1) et de fournisseurs référencés par le CNRS (niveau 3) La récupération des informations liées aux transactions auprès des fournisseurs Le contrôle permanent de ses achats par la visualisation en ligne et l envoi de relevés d opérations (par porteur, par unité, par DR) L envoi de ROP électronique des transactions pour intégration dans le SI BFC Carte Bancaire pourvue de particularités de paramètrage Plafonnement des dépenses (par commande, par période, par unité, par carte ) Carte à autorisation systématique (respect des plafonds, protection contre des utilisations frauduleuses ou abusives ) Pas de retrait d espèces possible 4

5 Que peut-on acheter? Carte d achat de «niveau 1» Carte dédiée aux achats ponctuels de faible montant (< 2000 ) Nominative avec code secret Objectifs : Faciliter les achats en ligne (achats sur le web difficiles aujourd hui) : Inscriptions aux colloques ( factures/an), Logiciels (hors marchés locaux et nationaux), Documentation (hors marchés locaux et nationaux), Faciliter les achats de proximité (face à face, achats de dépannage) Réduire les régies d avances et supprimer progressivement les avances pour menues dépenses (5 500 factures / an actuellement pour ) Utilisation Fonctionne avec tous les commerçants du réseau VISA pour des achats «dits de proximité» (utilisation de la puce et de code secret) ou pour des achats sur Internet (limite BNPP de 8000 / carte / jour). Ce mode entraîne une restitution d information limitée (données type facturette ou équivalent, pas de détail facture ni du montant TVA) qu il est possible d enrichir depuis le site Internet carte d achat de BNPP Principe général : 1 carte par gestionnaire d unité Notion de carte de «paiement» 5

6 Que peut-on acheter? Carte d achat de «niveau 3» Carte dédiée aux commandes récurrentes de faible montant (<4000 euros) et aux paiements correspondants Nominative Objectifs : Pour les labos, simplifier la commande auprès des fournisseurs référencés par le CNRS (notamment via les sites Web de e-commerce des fournisseurs) : achat au plus près du besoin, 24h/24, 7j/7 Dématérialiser tout le processus d achat et de paiement Affirmer et déployer la politique d achat Utilisation Fonctionne avec des fournisseurs inscrits sur la plate-forme carte d achat VISA, référencés par le CNRS et permettant une restitution d information de niveau 3 (Restitution du détail de la facture ainsi que du détail de la TVA) Principe général : 1 carte par acheteur concerné Notion de carte d «approvisionnement» 6

7 Périmètre d utilisation des 3 cartes : logée, affaires, d achat Objectif : simplifier et progresser par la dématérialisation des processus d achats et de paiements Avant MISSION Pendant UNITE autres achats au quotidien CARTE LOGÉE «carte virtuelle» : aucun impact sur l utilisateur Titres de transport, hôtels en France, véhicules de location Paiement de l agence de voyages (marché national) CARTE AFFAIRES (compte personnel de l agent) Hôtel à l étranger, restaurant, taxi, véhicule de location, achat petits matériels ou documentation sur le lieu de mission, frais de réception réduction du nombre d avances sur missions avances en 2005 Niveau 1 < (mode de règlement) paiement WEB (inscription aux colloques), menues dépenses CARTE D ACHAT Niveau 3 < (carnet de commandes) Achat auprès de fournisseurs référencés Titres de transport (notamment vols intérieurs à l étranger), hôtels, véhicules de location * * hors flux normal marché «missions» 7 Frais de réception, petits matériels et documentation, inscriptions aux colloques

8 CNRS Mise en oeuvre de la «carte de paiement» (Niveau 1) 8

9 Mise en oeuvre de la «carte de paiement» - Niveau 1-1 En laboratoire Le D.U. autorise la mise en oeuvre de la carte, conformément au cadrage national Désignation des porteurs de cartes Montant maximum des dépenses par porteur par période annuelle Montant par unité Le gestionnaire de l unité, titulaire de la carte, est au cœur du système carte d achat : Il initialise le programme carte d achat dans son unité et assure la gestion et le contrôle des achats effectués par cette carte de paiement. A noter : Une deuxième carte peut être envisagée pour un agent «habilité à effectuer des achats» Pour les labos importants ou multisites Le nombre de cartes nécessaire est à déterminer avec le D.U. 9

10 Mise en oeuvre de la «carte de paiement» - Niveau 1-1 En délégationd Le gestionnaire de programme carte d achat en DR (GPCA) Reçoit et conserve la fiche de paramétrage établie par le D.U. Paramètre les cartes en conséquence (notamment plafonds) Le référent carte achat en DR (et/ou GPCA) Apporte une assistance de 1er niveau aux porteurs de cartes (utilisation de la carte, fournisseurs, plafonds ) L agent comptable secondaire (ACS) Conseille le délégué sur l outil «carte d achat» Aide le D.U. à définir ses besoins 10

11 Les plafonds de la carte d achat de niveau 1 Plafond Unité pour l ensemble des cartes niveau 1 3 plafonds à 3 niveaux - à la transaction - à la carte (porteur) - pour l ensemble de l unité Plafond Porteur Carte d achat niveau 1 Plafond fixe de la Transaction Carte d achat niveau 1 11

12 CNRS Utilisation de la «carte de paiement» (Niveau 1) 12

13 Utilisation de la «carte de paiement» Le porteur de carte En France, se déplace pour effectuer son achat de proximité et revient avec sa facture, En France, sur Internet, commande et paie en ligne et, autant que possible, demande une facture, A l étranger, commande et paie en ligne, Visualise très régulièrement le montant télécollecté (par le fournisseur) sur le site Internet BNPP Le «service fait» est considéré fait par défaut. Le gestionnaire d unité Saisit une commande dans XLAB pour chaque achat effectué au vu de la facture, Conserve les factures et les reçus électroniques pour les achats en ligne, Visualise les montants télécollectés (par les fournisseurs) sur le site Internet BNPP, Enrichit le relevé d opérations des informations indispensables depuis le site Internet : n d engagement comptable (code division + n commande XLAB), nature de la dépense, enrichissement des transactions du montant de la TVA si celle-ci connue. Le directeur d unité Est destinataire du ROP consolidant l ensemble des transactions effectuées dans l unité, (Signe le ROP pour approbation des transactions effectuées). Le Service Financier & Comptable de la délégation Intègre le ROP dans le SI BFC, Paie la BNPP dans un délai de 45 jours (après réception du ROP), Contrôle a posteriori les opérations dans le cadre d un plan d audit. 13

14 CNRS Conduite du projet 14

15 Accompagnement - Impacts Acteurs et processus impactés, pour le client : Processus «achat» Logique de délégation des achats, Evolution du fonctionnement des services achats, diminution des stocks, Commandes passées directement par l acheteur, Simplification des processus de commande, Diminution des tâches administratives liées aux commandes (signatures, courrier ) Mise en place d un guide des bonnes pratiques Réflexion sur l optimisation du dispositif d achat en laboratoire Processus «traitement des factures» Disparition de certains contrôles (service fait par défaut), Automatisation des liquidations et du paiement Repositionnement vers des tâches à valeur ajoutée Réflexion sur l organisation des Services Financiers & Comptables Acteurs et processus impactés, pour le fournisseur Traitement des commandes (intégration ds l ERP, évolution e-commerce ) Importance de la cohérence du déploiement des différentes cartes 15

16 Déploiement de la carte d achatd Expérimentation niveau 1 - Paris B et Côte d Azur Buts de l expérimentation : Mettre au point et valider les aspects formation et documentation utilisateurs, Tester les procédures (plus particulièrement l enrichissement des données) Tester le traitement des commandes et des factures, Tester l intégration des données du ROP dans BFC, Tester le choix du mode de déploiement, Evaluer et solutionner les impacts sur les organisations dans les unités et les SFC, Collecter les «bonnes pratiques» existantes en laboratoire. Dresser un bilan complet avant le déploiement national Calendrier : septembre à décembre 07 Intégration manuelle des relevés d opérations mensuels en délégation Phase intermédiaire de validation de l intégration automatique (période d observation de 2 à 3 mois) Puis tous les labos des DR pilotes avec intégration automatique Déploiement national «carte de paiement» (niveau 1) De janvier à mai 2008 Période d observation (~2 mois) Déploiement national «carte d approvisionnement» (niveau 3) De mai juin à septembre-octobre