Utiliser Internet pour les achats

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1 L évolution de la fonction achats, ces dernières années, s est encore accélérée sous l impulsion d Internet. La conjonction d éléments différents, tels la reconnaissance de l importance économique des achats en tant que fonction vitale pour l entreprise, la création de formations initiales dédiées spécifiquement à cette fonction, la mise en œuvre de processus achats et méthodes professionnalisés, la séparation des deux sous-fonctions achats et approvisionnement, l informatisation poussée et le fonctionnement en réseau, a permis l émergence de nouvelles manières d acheter ou d approvisionner. Ainsi, en complément des ERP, de nouveaux outils ont été créés via Internet qui, en modifiant les processus d achat, permettent à l acheteur d obtenir des réductions de coûts non négligeables. 2

2 Le e-achat : principes et atouts 1. Le e-achat : principes et atouts A. Les progiciels de gestion intégrée Les progiciels de gestion intégrée ou ERP (de l anglais Enterprise Resource Planning), ont modifié la fonction Achats et la relation client-fournisseur. Ils ont permis l intégration des approvisionnements dans une logique MRP, ou de contrat-cadre avec appels de livraison. Mais les ERP présentent pour les services achats quelques points faibles majeurs : comment réaliser une consultation? quelle aide pour la négociation des conditions du contrat? comment gérer les marchés passés? comment gérer la grande famille des achats dits de «hors production»? Ces familles d achats sont souvent de faible valeur (zone C de la courbe de Pareto), d une immense variété (des produits et des prestations de service), récurrents ou non. Dans le cas particulier des achats hors-production ou achats indirects, ou encore achats MRO pour l anglais Maintenance Repair and Operations, les ERP, qui sont un outil de back office, ne sont plus adaptés pour une gestion rigoureuse de ces familles de références. En plus des quelques points cités ci-dessus, ajoutons que la codification d un produit ou d un service est compliquée et que l ERP est difficile d utilisation pour un utilisateur occasionnel. C est pourquoi l idée est venue de créer un outil de front office : le e-approvisionnement ou e-procurement. B. Le e-approvisionnement (ou e-procurement) Évoluant avec les performances d Internet, le e-approvisionnement ou e-procurement est un outil d utilisation facile répondant aux besoins de l acheteur. Outil de back offi ce: outil informatique applicatif de gestion de commande, des stocks et de la facturation, sans relation avec les fournisseurs ou les clients. Outil de front offi ce : outil informatique applicatif gérant les relations entre les fournisseurs et les clients. a. Les principes de fonctionnement Le e-procurement repose sur deux grands principes : un nœud d échanges interentreprises ; un portail individuel : accès sur le poste de travail de tout utilisateur de façon conviviale (sans formation), à un point d accès unique. Tout est traité par l outil de workflow depuis le poste de travail de l utilisateur (sauf les achats nomenclaturés sur réapprovisionnement qui restent traités par l ERP en gestion de flux : EDI/Web). Workfl ow : processus ou circuit informatique d approbation des commandes. Définition Remarque Lien Internet 3

3 L intérêt du e-procurement est d offrir un système décentralisé d approvisionnement depuis le poste de travail de tout utilisateur, dans le cadre de contrats préalablement négociés. La séparation achats/approvisionnement est totalement intégrée dans le process. Buy side : place de marché hébergée sur le serveur de l entreprise cliente, derrière le parefeu protégeant le système informatique de l entreprise. Sell side : place de marché hébergée sur le serveur du fournisseur. Pratiquement tous les types d achats peuvent être couverts par le e-procure-ment : les produits standards sont référencés dans des catalogues, en solution buy side, sell side ou place de marché neutre ; les produits standards personnalisés (achats configurés), sont également proposés sur catalogues, mais plutôt en solution extranet ou hébergés chez le fournisseur. Par exemple : catalogue d agence de voyage ; les produits spécifiques récurrents sont l objet d une démarche de devis électroniques et de bordereaux type de prix (consultation simplifiée). Seuls les achats de produits spécifiques non récurrents (par exemple : produit ou service de maintenance industrielle), restent dans un cadre plus traditionnel d approvisionnement. Le e-procurement élargit l éventail des fonctionnalités électroniques des achats et couvre la quasi-totalité du périmètre des achats de l entreprise. Internet permet d intégrer : l existant de l entreprise (contrats négociés, process et procédures d achats) ; la liaison EDI avec les fournisseurs principaux (ceux de la zone A de la courbe de Pareto fournisseurs) ; la purchasing card, si elle est utilisée dans l entreprise ; des fonctionnalités nouvelles disponibles sur le Web : catalogues électroniques des fournisseurs avec possibilité de commande en ligne, sourcing, gestion de consultation, enchères inversées ou contre-enchères, places de marché, etc. b. Les atouts du e-procurement pour la fonction achats Les principaux arguments pour justifier la mise en œuvre du e-procurement sont les suivants : un élargissement du panel des fournisseurs de l entreprise ; une source importante d informations externes sur les technologies, les produits, les prestations, les marchés, les fournisseurs, les consultations et les appels d offres ; une réduction des prix d achats par une meilleure couverture de la politique d achats (diminution des approvisionnements réalisés hors des contrats cadres), une globalisation des besoins et approvisionnements, une réduction du nombre des fournisseurs (les deux derniers éléments sont des leviers porteurs de gain très puissants), une stimulation des fournisseurs 4

4 Le e-achat : principes et atouts par mise en concurrence directe et en temps réel (autre levier porteur de gain : la concurrence) ; une diminution des coûts administratifs de commande par une automatisation du process achats, de la création de la demande d achats à l envoi de la commande, voire jusqu au paiement de la facture. Le e-procurement permet aussi : de standardiser et personnaliser les catalogues des fournisseurs par une agrégation de différents catalogues de différents fournisseurs pour créer un catalogue multi-fournisseurs ; de faciliter le contrôle des achats et le reporting par une utilisation plus large des fournisseurs référencés, une limitation des achats hors contrats. Les informations internes disponibles sont d ordre statistique ou informatif sur les fournisseurs et les contrats qui les lient aux clients ; de réduire les stocks par une information des intervenants internes et par le suivi des commandes, ainsi que par une livraison rapide. Le processus d approvisionnement se résume ainsi, à quelques phases précises : saisie de la demande d achats ; circuit d approbation ; réception ; contrôle de la facture ; règlement de la facture. Achats traditionnels Achats sur Internet Prix matières et services 5 à 10 % de réduction Cycle Achats et d exécution des commandes 7,3 jours 2 jours Coûts administratifs 107 US $ 30 US $ Stocks Sources : Aberdeen Group. Coût moyen d une commande ponctuelle Sources : Cegos et K Buy à 30 % de réduction des coûts de stocks 8,4 Tab. 1.1 L apport des achats sur Internet aux achats traditionnels. Ainsi, le e-procurement modifie le processus d achats en transférant la création de commande vers l utilisateur, tout en respectant les procédures définies et les autorisations d engagement de dépense. De même, la réception peut également être effectuée en ligne, l utilisateur ayant à tout moment une information sur l état d avancement de sa commande. En résumé, les résultats immédiats sont : Définition Remarque Lien Internet 5

5 la diminution des coûts administratifs, y compris les coûts de gestion des consultations ; la réduction du temps du cycle de commande ; le gain de temps pour les acheteurs qui peuvent alors se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le marketing achats ou la négociation de produits ou services de la zone A de la courbe de Pareto articles. Les facteurs clés d un projet de e-procurement Pour mener à bien un projet de e-procurement, il est nécessaire de : mobiliser les ressources nécessaires ; amorcer le projet avec un nombre suffisant de fournisseurs ; repenser les processus internes de l entreprise ; faire adhérer les utilisateurs internes ; réussir la montée en charge du contenu. c. L offre e-achat Les offres pour une solution électronique d e-achat sont de trois natures : 1. Les solutions Sell Side Une solution sell side correspond à un accès en ligne aux catalogues fournisseurs depuis le site du ou des fournisseurs. Ces catalogues sont créés par les fournisseurs afin de diminuer leurs coûts internes en automatisant leur process de traitement des commandes des clients. 2. Les solutions Buy Side Une solution buy side correspond à des catalogues en ligne, accessibles depuis l intranet de l entreprise, les catalogues des fournisseurs sont hébergés par le système informatique de l entreprise acheteuse. Cette approche a l avantage de déléguer à l utilisateur la création de la commande avec un accès unique à l ensemble des catalogues négociés par les achats et de s interfacer avec l environnement Comptabilité/Gestion pour un strict respect des procédures de l entreprise. 3. Les places de marché neutres Les places de marché neutres constituent la solution alternative aux solutions sell side et buy side, puisqu elles sont indépendantes des places de marché des sociétés acheteuses ou vendeuses. Elles autorisent les transactions entre de multiples partenaires commerciaux ; il s agit de la relation many to many, de nombreux acheteurs communiquent et font du commerce avec de nombreux vendeurs. Très présentes aux États-Unis, les places de marché neutres commencent à se développer sur le marché français. 6