Présentation des guides d audit et du processus d audit d un réseau académique de formation continue

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1 Décembre 2011 Inspection générale de l'administration de l'éducation nationale et de la Recherche Inspection générale de l'éducation nationale Présentation des guides d audit et du processus d audit d un réseau académique de formation continue - 1 -

2 MINISTÈRE DE L EDUCATION NATIONALE, DE LA JEUNESSE ET DE LA VIE ASSOCIATIVE Inspection générale de l administration de l éducation nationale et de la recherche Inspection générale de l éducation nationale Présentation des guides et du processus d audit d un réseau académique de formation continue Décembre 2011 Bernard BETANT Jean-Claude RAVAT Michel ROIGNOT Inspecteurs généraux de l administration de l éducation nationale et de la recherche Jean-Pierre COLLIGNON François LE GOFF Jean-Marie PANAZOL Inspecteurs généraux de l éducation nationale - 2 -

3 SOMMAIRE I. PRÉSENTATION DU GUIDE D AUDIT... 4 A. LE GUIDE D AUDIT SE COMPOSE DE HUIT TRAMES THÉMATIQUES... 4 B. LE GUIDE D AUDIT EST DESTINÉ À ENCADRER ET À FACILITER LE TRAVAIL DES AUDITEURS... 4 C. LE RAPPORT DE SYNTHÈSE S APPUIE SUR DES ANNEXES THÉMATIQUES... 5 II. PROCESSUS D AUDIT D UN RÉSEAU ACADÉMIQUE DE FORMATION CONTINUE... 5 A. COMPOSITION DE L ÉQUIPE D AUDIT... 5 B. DONNÉES STATISTIQUES NATIONALES DISPONIBLES SUR LES RÉSEAUX ACADÉMIQUES DE FORMATION CONTINUE... 6 C. DÉROULEMENT ET MODALITÉS DE L AUDIT... 6 D. DOCUMENTS À FOURNIR À LA MISSION Documents généraux Politique académique, activité de la DAFCO et du GIP FCIP Activité du GRETA Construction de l offre de formation Analyse de la gouvernance et du pilotage Budget, finances et comptabilité Ressources humaines Gestion immobilière Système d information III. ANNEXES

4 INTRODUCTION La loi n du 17 mai 2011 de simplification et d amélioration de la qualité du droit impose de transformer les GRETA en groupements d intérêt public (GIP) dans les deux ans suivant la date de sa promulgation. Dans une lettre de saisine du 6 juin 2011 (annexe n 1), le ministre de l Éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative demande aux inspections générales «d élaborer les outils indispensables à la conduite des audits des GRETA et d aide à la mise en place d une carte de formation continue au sein de chaque académie». Pour permettre à chaque académie d identifier ses points forts et ses faiblesses dans la perspective de la mise en place d une organisation efficace de son réseau de formation continue, les inspections générales ont élaboré un guide d audit. Ce guide vise à encadrer les audits qui seront menés dans chaque académie et à apporter au recteur une aide méthodologique. Il permet, par ailleurs, de disposer d une approche homogène et rigoureuse garantissant une comparabilité des résultats. En revanche, il n a pour but de modéliser ni la nouvelle organisation ni le futur fonctionnement des réseaux académiques de formation continue. Enfin, les inspections générales considèrent que les audits des GRETA doivent se situer dans un contexte de réseau incluant également la DAFCO 1, le GIP FCIP 2 et le FAM. 3 I. PRÉSENTATION DU GUIDE D AUDIT A. LE GUIDE D AUDIT SE COMPOSE DE HUIT TRAMES THÉMATIQUES un volet relatif à la politique académique et à l activité de la DAFCO et du GIP FCIP ; un volet relatif à l activité des GRETA ; un volet relatif à la construction de l offre de formation ; un volet gouvernance et pilotage ; un volet budgétaire, financier et comptable ; un volet relatif à la gestion des ressources humaines ; un volet relatif à la gestion immobilière ; un volet relatif aux systèmes d information. Pour certains volets, un fichier EXCEL constitué de tableaux à renseigner, à remettre au coordinateur de l équipe d audit est associé. B. LE GUIDE D AUDIT EST DESTINÉ À ENCADRER ET À FACILITER LE TRAVAIL DES AUDITEURS Les trames thématiques listent les différents éléments devant faire l objet d une étude par l auditeur. Ils sont construits selon une même logique : 1 Délégation Académique à la Formation COntinue 2 Formation Continue et Insertion Professionnelle 3 Fonds Académique de Mutualisation - 4 -

5 un «mémo» identifie, pour chacun des sujets recensés, les questions auxquelles l auditeur doit répondre ; les principaux documents pouvant éclairer l auditeur dans ses travaux sont indiqués ; les tableaux ou questionnaires ont pour objet de faciliter la quantification, la visualisation ou la compréhension des différents sujets. Ce guide d audit est un document standard. Il appartient aux auditeurs de se l approprier et de distinguer, pour chaque académie, les sujets méritant un approfondissement particulier ou ceux pouvant, le cas échéant, être passés en revue plus rapidement. C. LE RAPPORT DE SYNTHÈSE S APPUIE SUR DES ANNEXES THÉMATIQUES L objectif de l audit est de faire émerger les vérités cachées et mettre en lumière forces et faiblesses, efficacité et viabilité, voies et moyens d un passage à une autonomie juridique et financière découlant de la restructuration des GRETA. Les investigations aboutissent à la production d un rapport de synthèse auquel sont jointes les annexes relatives aux volets thématiques. Ces dernières présentent les constats, analyses et recommandations de l auditeur. Elles peuvent être illustrées par des tableaux ou des graphiques. Ce rapport de synthèse donne l avis des auditeurs sur le degré de préparation de l académie à la réforme et sur sa capacité à s emparer des opportunités offertes par la loi. Il propose au recteur des actions à engager en vue de définir un projet structurant pour son réseau de formation continue, lisible autant au sein du système qu à l extérieur. Il servira de base aux assises académiques de la formation continue qui auront à finaliser le projet, arrêter la nouvelle organisation et fixer le calendrier de sa mise en œuvre. II. PROCESSUS D AUDIT D UN RÉSEAU ACADÉMIQUE DE FORMATION CONTINUE Les auditeurs conduisent des entretiens avec les responsables politiques et pédagogiques œuvrant dans le réseau de formation continue ainsi qu avec les gestionnaires de la DAFCO, du GIP FCIP et des GRETA. Pour préparer dans les meilleures conditions ces entretiens, l académie fait parvenir à la mission d audit, avant la date des premières rencontres, les documents dont la liste figure ci-dessous. La mission d inspection générale est consciente de l ampleur du travail demandé aux académies notamment pour la collation des informations. Cependant, elle souligne que l objectivité et la pertinence du diagnostic dépendent de la qualité des informations communiquées aux auditeurs. A. COMPOSITION DE L ÉQUIPE D AUDIT La mission d inspection générale préconise que la coordination de la mission d audit soit confiée à un DAFCO ou un DAFPIC qui soit extérieur à l académie auditée. Trois raisons dictent ce choix : les DAFCO et DAFPIC sont les professionnels de la formation continue et connaissent les enjeux liés à la transformation des GRETA ; les DAFCO et DAFPIC sont les premiers concernés dans la mise en œuvre de la nouvelle organisation des réseaux de formation continue ; - 5 -

6 l examen de la situation d une autre académie que celle où ils exercent sera une garantie d objectivité et la conduite d un audit leur permettra d enrichir leurs propres pratiques en observant une autre académie. La mission d inspection générale établit la liste des coordinateurs en liaison avec la DGESCO et la propose aux différents recteurs. Le recteur désigne l équipe d audit qui épaule le coordinateur. Il s assure que l équipe dispose des compétences requises pour chacun des volets thématiques. Il veille à désigner une équipe d audit composée par des experts externes à la DAFCO, aux GRETA et au GIP FCIP. L indépendance de l équipe d audit permet de justifier les décisions qui seront prises par l équipe de direction recteur, SGA et DAFPIC (ou DAFCO). Ces derniers sont, donc, par principe exclus de l équipe d audit. Il adresse une lettre de mission au coordinateur lui précisant le contour de l audit et ses attentes particulières. La même équipe, ou du moins le même coordinateur, audite l ensemble des GRETA de l académie, du GIP FCIP, de la DAFCO et du FAM afin d avoir une vision d ensemble du réseau académique de formation continue. Lors de la réunion de lancement de l audit, le recteur pourra faire appel à un des membres de la mission d inspection générale sur les GRETA. Liste non exhaustive des personnels pouvant constituer une ressource d auditeurs de l académie : le commissaire du gouvernement du GIP FCIP ; le coordonnateur à la formation continue dans l enseignement supérieur ; un agent comptable hors EPLE (université ou du Trésor public) ; un directeur de service universitaire de formation continue. hors l académie : un SGA adjoint en charge de la GRH ; un IA DSDEN ; un IA IPR économie et gestion ; un IA IPR STI ; un président de GRETA ; un agent comptable de GRETA ; le vivier des auditeurs de GRETA + AFNOR pour majorité des CFC. B. DONNÉES STATISTIQUES NATIONALES DISPONIBLES SUR LES RÉSEAUX ACADÉMIQUES DE FORMATION CONTINUE Quatre sources d informations sur les GRETA sont actuellement disponibles : l enquête 63 de la DGESCO ; les données comptables de COFI Pilotage de la DAF 4 ; les bilans pédagogiques et financiers (BPF) adressés à la DRTEFP ; en 2011, la DGRH a lancé sa propre enquête sur les GRETA. C. DÉROULEMENT ET MODALITÉS DE L AUDIT L audit se déroule en trois temps : le temps du dossier ; le temps du dialogue ; 4 À noter que l application GIP de la DAF n est plus utilisée par les agents comptables

7 le temps des propositions. L audit est lancé à l occasion d une première réunion organisée par le recteur, au cours de laquelle les objectifs généraux, la méthodologie utilisée et la liste des entretiens souhaités sont évoqués. Un correspondant, interlocuteur de la mission, est désigné pour toutes les questions matérielles (plannings, salles, stockage des informations sur l intranet de l académie, ). La mission d audit se rend à la DAFCO, au GIP FCIP, dans les établissements support des GRETA et dans l établissement support du FAM pour constituer et éclairer le dossier d audit. À l issue de cette période d observation et d entretiens, le coordinateur de la mission présente au recteur le rapport de synthèse et ses annexes, retraçant les observations et les préconisations de la mission. Il appartient alors au recteur de présenter son projet lors des assises académiques de la formation continue. D. DOCUMENTS À FOURNIR À LA MISSION 1. Documents généraux 1. Projet académique 2. Projet académique de formation continue et le volet GRETA 3. Le plan stratégique académique de formation continue 4. Bilan ou rapport académique d activité du réseau des GRETA 5. Tableaux de bord utilisés par l académie (tableaux généraux et éventuels tableaux sectoriels relatifs aux fonctions financières, immobilières et de gestion des ressources humaines) 6. Rapports d audit relatifs au réseau de formation continue (DAFCO, GIP FCIP et GRETA) établis par la Cour des comptes, la Chambre régionale des comptes, le Trésor public, l Inspection générale ) 7. Rapports d audit du réseau ou des GRETA pour une labellisation GRETA Plus 8. Circulaires académiques adressées à chacune des structures (GIP FCIP, GRETA, FAM) 9. Le dossier académique du dialogue de gestion Le rapport annuel du commissaire du gouvernement du GIP FCIP 11. Le rapport d activité du GIP FCIP 12. Les conseillers en formation continue : Nombre? En poste à la DAFCO?Répartition par GRETA? Ancienneté à la DAFCO? Lettres de missions? Répartition par type d organisation (par pôle, par secteur, par axe du plan stratégique, autres)? Bilans d activité? 13. Données socio-économiques de la région 14. Rapports et communications du conseil économique, social et environnemental régional (CESER) 2. Politique académique, activité de la DAFCO et du GIP FCIP Documents à fournir (s ils existent) 1. Bilans quantitatifs de la politique académique de formation continue - 7 -

8 2. Contrats d objectifs coordonnés des GRETA issus du plan stratégique académique 3. Charte de valeurs partagées (engagements de service par exemple) 4. Chiffre d affaires académique par type de marché (public, privé) et par type de publics 5. Cartographie des principaux bassins d'activité par type de marchés 6. Lettre de mission du DAFCO 7. L organigramme hiérarchique et fonctionnel de la DAFCO 8. La cartographie des processus (démarche qualité) 9. Le rapport du dernier audit de la DAFCO 10. Le compte rendu de la dernière revue de direction de la DAFCO 11. Le bilan de la contractualisation entre l échelon académique et le réseau des GRETA 12. Nombre de GRETA dans l académie, typologie, justification 13. Les tableaux de bord de suivi du réseau des GRETA 14. Arrêté de nomination et lettre de mission du directeur du GIP FCIP 15. L organigramme hiérarchique et fonctionnel du GIP FCIP 16. Cartographie des processus (démarche qualité) 17. Budget du GIP FCIP 18. Ventilation du chiffre d affaires du GIP FCIP par activités, 19. PV du conseil d administration et du conseil d orientation du GIP FCIP 3. Activité du GRETA Documents à fournir (s ils existent) 1. Le volet GRETA du projet académique 2. Le plan de développement de chaque GRETA 3. Le programme annuel d activité de chaque GRETA 4. Le rapport annuel d activité de chaque GRETA 5. Le plan de formation des personnels, 7. Le bilan des formations mixées 8. Tableaux descriptifs de l activité de chaque GRETA : 9. Contrat d objectifs de chaque GRETA issu du plan stratégique académique 10. PV des réunions de direction du réseau 4. Construction de l offre de formation Documents à fournir (s ils existent) 1. Organigrammes hiérarchique et fonctionnel du GRETA 2. Cartographie des processus (qualité) 3. Grille de répartition des frais pédagogiques, de fonctionnement et autres pour les établissements d accueil 4. Document de suivi en amont, pendant et à l issue de la formation - 8 -

9 5. Bilan des audits qualité, des audits labellisation GretaPlus 6. Compte-rendu des revues de direction liées à la démarche qualité 7. Nombre d entités labellisées ou certifiées (périmètre de la certification) 8. Documents de suivi en amont, pendant et à l issue de la formation 9. Extraits de fichiers clients 10. Répartition de la réalisation des prestations entre les établissements adhérents 5. Analyse de la gouvernance et du pilotage a) Documents à fournir (s ils existent) 1. La convention constitutive du GIP FCIP 2. Les conventions constitutives de chaque GRETA 3. Les lettres de mission des CESUP, des directeurs de GRETA, du directeur du GIP FCIP 4. Les derniers PV des CA, CE des différentes structures 5. Fiches de postes des agents en charge de la gouvernance et du pilotage 6. Fiches de procédures 7. Cartographie des risques 8. Comptes rendus d analyses de contrôle de gestion 9. Comptes rendus d audits internes b) Documents à renseigner - tableau 1 : Organisation du réseau académique de formation continue - tableau 2 : Effectifs consacrés à la fonction pilotage - tableau 3 : Indicateurs stratégiques - tableau 4 : Indicateurs de gestion 6. Budget, finances et comptabilité a) Documents à fournir (s ils existent) 1. Organigramme des services financiers et des agences comptables de chacune des structures 2. Liste des délégations de pouvoir et de signature 3. Comptes financiers et rapports de présentation des deux dernières années 4. Fiches de poste des agents en charge de la fonction budgétaire, financière et comptable 5. Budgets (y compris budgets de gestion), lettres de cadrage, DBM, plannings, rapports de présentation et autres documents budgétaires des deux dernières années 6. Projets d activités de la DAFCO, du FAM, du GIP FCIP et des GRETA 7. Documents relatifs à la comptabilité analytique 8. Liste des dépenses communes, documents budgétaires afférents, facturation de ces charges 9. Tarifs des prestations de chacune des structures 10. Diagramme de circulation des engagements et mandatements - 9 -

10 11. Documents de suivi de la consommation des crédits 12. Liste des ressources affectées 13. Etat de développement des soldes 471 et 472 et leurs subdivisions 14. Etat récapitulatif des charges à payer et des produits à recevoir 15. Etat des reports de crédits des deux derniers exercices budgétaires ; 16. Derniers procès-verbaux du conseil du FAM 17. Situation comptable du FAM à la fin de l année Liste des régies d avance, de dépenses et de recettes b) Documents à renseigner Tableaux pour l analyse budgétaire - tableaux 5 (A, B et C) : Cartographie budgétaire et comptable du réseau académique de formation continue - tableau 6 : Agents en charge de la fonction budgétaire, financière et comptable - tableau 7 : Parcours professionnels des agents en charge de ces trois fonctions - tableau 8 : DBM (nombre, fréquence, montant) - tableau 9 : Évolution de l exécution des dépenses de fonctionnement - tableau 10 : Ensemble des moyens hors budget - tableau 11 : Taux annuel d exécution des dépenses - tableau 12 : Calendrier des mandatements - tableau 13 : Taux de rejet des mandats - tableau 14 : Tableau de suivi des motifs de rejets de mandats - tableau 15 : Montant des intérêts moratoires payés - tableau 16 : Taux annuel d exécution des recettes - tableau 17 : Calendrier des émissions des titres de recettes - tableau 18 : Taux de rejet des recettes - tableau 19 : Tableau de suivi des motifs de rejets de recettes Tableaux pour les GRETA - tableau 20 : Evolution des charges - tableau 21 : Evolution des produits - tableau 22 : Suivi de la trésorerie - tableau 23 : Indicateurs financiers Tableaux pour le GIP - tableau 24 : Evolution des charges - tableau 25 : Evolution des produits Tableaux pour l analyse financière et comptable - tableau 26 : Soldes intermédiaires de gestion - tableau 27 : Bilan fonctionnel

11 - tableau 28 : Suivi de la trésorerie - tableau 29 : Capacité d autofinancement - tableau 30 : Structure du bilan - tableau 31 : État de développement des soldes de la classe 4 - tableau 32 : Indicateurs financiers 7. Ressources humaines a) Documents à fournir (s ils existent) 1. L organigramme de la DRH du réseau académique de formation continue 2. Fiches de poste de l ensemble des agents travaillant dans les services RH 3. Bilan social du réseau académique de formation continue 4. Notes, circulaires ou documents internes relatifs à la politique de RH dans le réseau de formation continue 5. Fiches procédures 6. Comptes rendus de réunions RH locales ou académiques b) Documents à renseigner - tableau 33 : décompte en ETPT des effectifs consacrés à la fonction RH au 1 er janvier tableau 34 : ventilation des effectifs RH par sous-fonction au 1 er janvier tableau 35 : ancienneté des agents du service RH dans leur poste au 1 er janvier tableau 36 : principales applications informatiques utilisées pour la gestion des ressources humaines - tableau 37 : dépenses de personnel sur budget Etat - tableau 38 : dépenses de personnel sur ressources propres - tableau 39 : total des dépenses de personnels - tableau 40 : répartition des emplois de titulaires et de non titulaires au 1 er janvier - tableau 41 : répartition des emplois et des dépenses de personnels - tableau 42 : distribution des heures d activité des formateurs selon leurs statuts 8. Gestion immobilière a) Documents à fournir (s ils existent) 1. Tableaux d inventaires 2. Tableaux d amortissement 3. Etats de vétusté des locaux 4. Cartes de localisation 5. Tableaux d inventaire des immobilisations 6. Tableaux de vétusté des matériels et mobiliers 7. Tableaux d amortissement des biens inventoriés 8. Tableau des immobilisations par régime juridique

12 9. Actes officiels relatifs au patrimoine 10. Copie des factures relatives aux biens qui font l objet de l inventaire général (nature, date d acquisition, prix, fournisseur) 11. Fiches de poste des personnels attachés à la maintenance, l entretien et la sécurité du patrimoine du GRETA et du GIP 12. Evaluation des prorata temporis des personnels concernés 13. Etat des contrats liés au patrimoine 14. Etat des méthodes de valorisation des actifs - Méthodes d amortissement et de provision : historique et mécanismes mis en œuvre - Méthode de valorisation des biens réalisés en régie 15. Etat de vérification de l actif des EPLE supports 16. Tableaux des coûts du patrimoine (détailler les méthodes adoptées) b) Tableaux à renseigner - tableau 43 : décompte en ETPT des effectifs consacrés à la fonction patrimoine - tableau 44 : cartographie des compétences - tableau 45 : inventaire physique des immobilisations - tableau 46 : inventaire comptable des immobilisations 9. Système d information a) Documents à fournir (s ils existent) 1. Schéma directeur informatique du réseau académique de formation continue 2. Organigramme du système d information (réseau, système, TICE, informatique de gestion, etc.) 3. Cartographie des applications informatiques 4. Fiches de poste des personnels en charge des services informatiques 5. Comptes rendus des réunions des comités de pilotage ou groupe de projets 6. Modalités de contrôle de la qualité des données, fiches de procédures de contrôle 7. Statistiques relatives au nombre d informations erronées corrigées b) Documents à renseigner - tableau 47 : Effectifs consacrés à la fonction support informatique - tableau 48 : Cartographie des compétences ; - tableau 49 : Principales applications informatiques de gestion utilisées par le GRETA - tableau 50 : Utilisation de ProgrÉ - tableau 51 : Coût d équipement, de maintenance et de fonctionnement des applications - tableau 52 : Coût annuel du système d information

13 III. ANNEXES Tableaux n 1 à

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