Messagerie collaborative et unifiée de l Inra

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1 Messagerie collaborative et unifiée de l Inra Prestation d expertise et d assistance à maitrise d ouvrage pour la conception d un nouveau service. Page 1 sur 7

2 SUIVI DES MODIFICATIONS Version Eléments concernés Date Auteur Nature Raison de l évolution /07/2013 F. Cedelle Création /07/2013 F. Cedelle Corrections Relectures M. Meunier et C. Chapuis /07/2013 F. Cedelle Relecture JM. Perez- Cano PROCESSUS DE VALIDATION Fonction Noms Date Statut Rédacteurs F. Cedelle 25/07/2013 Terminé Validateur M. Meunier 30/07/2013 Validé Page 2 sur 7

3 Sommaire 1. Objectif et contexte de la consultation Objectif de la consultation Présentation de l Inra Contexte du projet Objectifs Organisation du projet 5 2. Description de la prestation Interlocuteurs Livrables Durée de l offre 6 3. Conditions de réalisation et de suivi Pilotage et coordination Validation et vérification des prestations Calendrier de la consultation Structuration des dossiers de réponse Critères d évaluation des offres 7 Page 3 sur 7

4 1. Objectif et contexte de la consultation 1.1. Objectif de la consultation Dans le cadre d un projet de conception d un nouveau service de messagerie collaborative et unifiée, l Inra souhaite se faire accompagner pendant la phase d étude qui précédera la phase de déploiement de la solution à l horizon Le présent document a pour objet la description de la prestation attendue et d en préciser les différentes modalités, contraintes et exigences Présentation de l Inra L Inra, Institut National de la Recherche Agronomique, est un établissement public à caractère scientifique et technologique (EPST) placé sous la double tutelle des Ministères de la Recherche et de l Agriculture. Les articles R à R du Nouveau Code Rural précisent les missions, l organisation et le fonctionnement de l Inra et spécifient que l Inra est un établissement public national à caractère scientifique et technologique placé sous la tutelle du ministre chargé de la recherche et du ministre chargé de l agriculture. Les missions statutaires de l Inra sont les suivantes : réaliser toute recherche intéressant l agriculture et les industries qui lui sont liées ; contribuer à la politique nationale de recherche dans les domaines relevant de sa compétence ; publier et diffuser les résultats de ses travaux, et concourir au développement de l Information scientifique et à la diffusion des connaissances scientifiques ; apporter son concours à la formation à la recherche et par la recherche ; participer à la valorisation de ses recherches ; effectuer des expertises scientifiques dans son champ de compétences. Ces travaux visent à produire, assembler, diffuser et valoriser des connaissances et des savoir-faire autour de six axes stratégiques actuellement définis comme suit : améliorer le cadre de vie, préserver l environnement et produire durablement ; améliorer l alimentation humaine, préserver la santé des consommateurs, comprendre leur comportement ; diversifier les produits et leurs usages, améliorer leur compétitivité ; développer les stratégies génériques pour la connaissance du vivant ; adapter les espèces, les pratiques et les systèmes de production à des contextes changeants ; éclairer la décision des acteurs publics et privés, comprendre leurs organisations, en dégager les significations. Une présentation détaillée de l organisation et des activités de l Institut est disponible sur le site L Inra en quelques chiffres clés : 18 Centres de recherche régionaux 14 départements de recherche ~ 400 unités (de recherche, expérimentale ou d appui à la recherche) Page 4 sur 7

5 ~ 200 sites géographiques distincts ~ 8500 agents de l Inra ~ 8000 personnels non Inra ~ 2000 partenaires ~ 2500 publications par an 1.3. Contexte du projet Objectifs La mission poursuit à l horizon 2015 les objectifs suivants : proposer un nouveau service de messagerie d établissement intégrée et collaborative pour les utilisateurs Inra. répondre aux besoins des utilisateurs à travers l évolution de l offre de service actuelle (fonctionnalités complémentaires ou améliorées). se doter d indicateurs de qualité de service objectifs, pertinents et affichables. Pour cela, l Inra à lancé en 2013 une phase d étude ayant pour objectifs de : définir le niveau de service attendu définir le périmètre humain, fonctionnel et technique mettre en lumière les choix, politiques ou techniques, ayant des impacts forts et en détailler les conséquences proposer des scénarios d hébergement pour répondre au niveau de service attendu proposer des scénarios de migration des données et d accompagnement au changement Ces éléments constitueront la description du futur service et un cahier des charges décrivant précisément la solution attendue, son mode de déploiement et d accompagnement Organisation du projet Les chefs de projets désignés sont Fabrice Lepage et François Cedelle. En outre, la gestion du projet reposera sur : Un comité de pilotage : Réuni tous les 15 jours pour assurer l encadrement global du projet, donner des orientations et prendre des décisions. Un comité technico-fonctionnel : Réuni tous les 15 jours pour produire les livrables du projet et emmètre des avis techniques. Un comité utilisateurs : Réuni une fois par mois autour d ateliers pour définir les besoins, valider les orientations fonctionnelles et les éléments de communication et d accompagnement au changement. 2. Description de la prestation La prestation d expertise et d assistance à maitrise d ouvrage ne couvre pas l ensemble des objectifs du projet décrit ci-dessus. L équipe projet Inra sollicite le futur prestataire sur les points suivants : Page 5 sur 7

6 La conception et l animation de 3 ateliers d utilisateurs (en visio-conférence) afin de définir les besoins, de valider les scénarios retenus et le plan de communication. Une analyse comparative des solutions du marché en regard des besoins priorisés. Une relecture experte du cahier des charges qui sera produit par l équipe projet Inra. La définition d un plan de communication et d accompagnement au changement auprès des différentes populations de l institut. N Activité Livrable Date 1 Analyse des solutions du marché en regard des besoins Grilles d analyses et document de synthèse CDSI du 25 septembre Conception et animation d ateliers utilisateurs 3 Ateliers et leur compterendu 1 atelier d une demijournée par mois en octobre, novembre et décembre Définition de la communication auprès Plan de communication novembre 2013 des populations Inra 4 Définition de l accompagnement au Plan d accompagnement au novembre 2013 changement auprès des populations Inra changement 5 Relecture du cahier des charges annoté décembre 2013 Le nombre précis de jours d accompagnement n est pas défini. L Inra souhaite donc pour une prestation modulable à base de tickets, mais le soumissionnaire est libre dans sa réponse de proposer les modalités d exécution de cette prestation. Les modalités seront définitivement précisées lors de la phase de mise au point du marché Interlocuteurs L Inra souhaite avoir un seul et même interlocuteur pour tout ce qui concerne le pilotage et le suivi de l ensemble des prestations demandées dans le cadre de ce marché, et ce pendant toute sa durée d exécution Livrables Les livrables devront être transmis à l équipe projet par courriel ou via une plateforme de téléchargement en ligne. Le titulaire devra mettre en place les moyens ou méthodes nécessaires pour s assurer que l Institut a bien reçu les livrables. Quand les livrables sont des documents, ceux-ci doivent être écrits en français dans un format type bureautique et éditable avec les suites Microsoft Office et Libre Office Durée de l offre L offre devra être faite pour 1 année, reconductible une fois. La consultation est faite dans le cadre d un Marché À Procédure Adaptée (MAPA). 3. Conditions de réalisation et de suivi 3.1. Pilotage et coordination Le suivi de la prestation sera réalisé directement par les chefs de projets et présenté lors des comités de pilotage (COPIL) du projet. Ce comité prendra les décisions stratégiques du projet pour ce qui concerne sa planification et son suivi d avancement, ses orientations stratégiques, ses évolutions notoires, et la résolution de problèmes importants. Page 6 sur 7

7 De son côté, le titulaire aura la responsabilité d assurer l initialisation du marché, d assister les chefs de projets Inra dans la coordination des travaux, de participer à des réunions et de fournir à l Inra les documents et informations nécessaires au suivi de la prestation (tableaux de bords, compte-rendu, documentation de mise en place...) par les instances de l Inra Validation et vérification des prestations La phase de recette a pour but de vérifier la conformité des prestations relativement au Cahier des charges et se déroulera sous la forme d une VA (Vérification d Aptitude). Dans les 4 semaines suivant la livraison des prestations par le titulaire, l Inra procédera à la vérification de ceux-ci et remontera les éventuelles anomalies au titulaire qui devra alors mettre sa prestation en conformité. La VA donne lieu au final à l émission d un procès-verbal signé des deux parties Calendrier de la consultation Les principales étapes de cette procédure sont : publication de la présente consultation sur le Portail de l Inra le 30 juillet 2013 ; réception des offres sous format électronique, date limite le 02 septembre 2013 à 16 h à l adresse suivante ; 3.4. Structuration des dossiers de réponse Les candidats auront à produire un dossier complet comprenant obligatoirement : un document présentant l offre du candidat ; le ou les curriculum vitae des personnes prévues pour la prestation ; des références clients ; et éventuellement, tout autre document permettant d évaluer la prestation Critères d évaluation des offres Les critères d évaluation retenus pour la comparaison des différentes offres sont par ordre décroissant : 1. Expérience et qualité des intervenants (40 %) : Ce critère prend en compte les profils des membres de l équipe que le soumissionnaire va mettre en place pour l exécution de la prestation. 2. Qualité de l offre (30 %) : Ce critère prend en compte la compréhension du contexte, des méthodes d organisations du pilotage et du suivi de la prestation. 3. La proposition financière (30 %) : Ce critère prend en compte le montant de la proposition financière du candidat. Page 7 sur 7

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