CAHIER DES CHARGES CONCERNANT «La communication web 2013 de la Maison de l Emploi de Marseille»

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1 CAHIER DES CHARGES CONCERNANT «La communication web 2013 de la Maison de l Emploi de Marseille» CONTEXTE ET ENJEUX Le positionnement de la Maison de l Emploi de Marseille (MDEM) repose sur les trois points suivants : - La MDEM est un cadre partenarial de coordination et d enrichissement des politiques d emploi - Elle est également un cadre partenarial d observation et de diffusion de l information économique locale - Elle est enfin un lieu d émergence de l innovation en matière d emploi En 2012, la Maison de l Emploi a mis en œuvre un plan de communication ambitieux qui visait d une part à stabiliser sa communication institutionnelle grâce à ses différentes publications et d autre part à renforcer sa communication web. Une réflexion stratégique a été menée pour améliorer la pertinence et la lisibilité de son système d information web, pour aboutir à la création d un portail web dédié à l offre de service pour l emploi sur le bassin marseillais. OBJECTIFS ET BENEFICIAIRES DE LA MISSION 2 objectifs de communication identifiés pour 2013 : 1. Renforcer la pertinence et la cohérence du système d information web de la Maison de l Emploi de Marseille en améliorant et en diversifiant son contenu. 2. Améliorer la diffusion de l information Bénéficiaires 3. Instances décisionnelles et équipe opérationnelle MDE, 4. Structures partenaires de la Maison de l Emploi (institutionnels, acteurs socioéconomiques) 5. Opérateurs de l emploi/formation/insertion/création d activités du territoire marseillais. 6. Grand public 1

2 CONTENU ET DEROULEMENT DE LA MISSION Le portail emploi de la MDEM : est un CMS en Drupal. Prestations attendues dans le cadre de ce cahier des charges : 1. Redesign de la page d accueil du site. Les rubriques de la page d accueil «évènements» et «actualités» qui comportent aujourd hui la mise en avant d une seule information par thème devront être redésignée afin de mettre en avant 3 actualités et 3 évènements. La rubrique «des outils et services à votre disposition» comportant 5 pictogrammes et notamment les 2 pictogrammes «Kit Discri et Kit RSE» ne devront plus faire qu une seule rubrique «Kit et services aux entreprises» 2. Création de pages et intégration d un formulaire d inscription A partir de la nouvelle rubrique «Kit et services aux entreprises» le prestataire devra intégrer dans l administration de drupal la création de nouvelles pages intégrant chacun des thèmes suivants «Kit RSE», ««Kit mobilité», autres Kit. Les pages comporteront un descriptif texte ainsi qu éventuellement la possibilité de téléchargez des documents. La page dédiée au «Kit mobilité» aura cependant une spécificité. En effet le Kit mobilité destiné aux entreprises ne pourra être téléchargeable qu à partir du moment où une entreprise renseignera un formulaire (raison sociale, nom du contact, adresse, , ). Ce formulaire fera une vérification de l adresse mail avant de mettre à disposition le fichier téléchargeable. Ces informations seront ensuite administrables par la MDEM au travers d une interface simplifiée. 3. Réalisation de 2 clips (film) vidéos de 2 à 4 minutes La MDEM souhaite réaliser 2 vidéos mettant en avant l action territoriale de la MDEM et notamment le territoire prioritaire ZFU/Nord et le service d amorçage de projet (création d activité). 4. Intégration d une nouvelle fonctionnalité dans la rubrique «Appel d offre» La MDEM souhaite intégrer un outil type FAQ associé à la rubrique appel d offre. 2

3 Cet outil devra permettre, pour chaque appel d offre, de poser des questions et d afficher les réponses afin qu une équité parfaite soit instaurée pour tous les prestataires. Cet outil devra intégrer un système de modération et un back office. 5. Diffusion de l information a. ing de masse La Maison de l Emploi de Marseille produit régulièrement des documents de communication destinés au public et à ses partenaires. Ces documents sont disponibles en version imprimée et en téléchargement depuis le portail web de la MDE. Il s agira d améliorer et de faciliter la diffusion en ligne de ces publications. Les besoins de la MDEM en termes de campagne d ing massif sont de l ordre de 4 à 8 par an. Pour un nombre de contacts autour des 500 adresses mail. En s appuyant sur les documents fournis par la MDEM (listes de contact, types de publication, etc.), le prestataire devra proposer et chiffrer la prise en charge de la création et de la diffusion des campagnes d ing massif, en fonction des besoins identifiés de la MDEM. La prestation comprendra : La création de newsletters (création graphique, l habillage, mise en page, etc.) La gestion des campagnes (différentes campagnes, paramètres de diffusion, etc.) L envoi des mails (listes de contact, anti-spam, etc.) Le suivi des campagnes via des outils statistiques (taux d ouverture, taux de retour pour erreur, adresses erronées, etc.) Dans la partie budgétaire, le candidat chiffrera cet item sur la base fixe de 4 campagnes d ing en rajoutant le coût supplémentaire par campagne complémentaire. RESULTATS / LIVRABLES ATTENDUS Livrables relatifs aux prestations 1 et 2 : Récapitulatif des prestations, en versions papier et numérique, comportant : - les fichiers informatiques source (pages HTML, graphismes, bases de données, programmes) - les documents décrivant les outils développés, leur architecture et leur fonctionnement Livrables relatifs à la prestation 3 : - Le clip vidéo mettant en scène le territoire ZFU/Nord - Le clip vidéo sur le service d amorçage de projets 3

4 Livrables relatifs à la prestation 4 : - Notice d utilisation concernant la fonctionnalité «FAQ» Livrables relatifs à la prestation 5 : - 4 campagnes d ing - Résultats du suivi des campagnes CALENDRIER ET DUREE Le présent cahier des charges concerne l année mai 2013 : lancement de l appel à prestataires - 17 Juin 2013 : date limite de remise des offres - 1 er juillet 2013 : date prévisionnelle de début de la prestation - 31 décembre 2013 : fin de la prestation PROPRIETE DES DONNEES, OUTILS ET SECRET PROFESSIONNEL L ensemble des données recueillies, produits et outils créés restera la propriété exclusive de la Maison de l Emploi de Marseille. Le prestataire sera tenu au secret professionnel pour tout ce qui a trait aux renseignements ou documents qu il aurait pu recueillir au cours de ses travaux. MODALITES ET MOYENS DE L INTERVENTION L intervention du candidat retenu sera formalisée dans le cadre d une convention de prestation qui sera signée par la personne habilitée et contresignée par le Président de la Maison de l emploi de Marseille. Cette convention rappellera les objectifs de la commande, les résultats attendus ainsi que les modalités financières liées au déroulement de la convention FINANCEMENT ET MODALITES DE PAIEMENT La rémunération globale proposée par le candidat ne devra pas excéder le coût estimé à TTC. En dessus de ce montant, les offres seront considérées comme inacceptables et ne feront pas l objet d une notation par le jury. Le paiement s effectuera en 3 tranches : - Une avance de 30 % sera versée à la signature de la convention de prestation, sur présentation d une facture. - un acompte de 30 % sera versé sur présentation d un bilan intermédiaire justifiant la 4

5 réalisation significative de la commande (au moins 60% de la prestation) et sur présentation d une facture. - Le solde sera réglé au plus tard le 31/12/2013 sur présentation d une facture, il fera l objet d une pro-ratisation en fonction de l atteinte des résultats/livrables/objectifs. - Procédure de passation ORGANISATION DE LA CONSULTATION Le présent marché est passé selon la procédure de passation des marchés prévue par l Ordonnance n du 6 juin 2005 modifiée relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics. - Délai de validité des offres La durée de validité des offres est de 90 jours à compter de la date limite de réception des offres. - Documents à produire par les candidats L offre d intervention devra comporter les documents suivants : Une proposition détaillée répondant à tous les points du présent cahier des charges La décomposition du prix par phase/poste/activité en HT et TTC de la prestation proposée (et le coût total de la proposition) Le nombre de journées (en Jour/Homme) prévues affectées à la mission ainsi que la décomposition du nombre de journées pour chaque phase/poste/activité Le descriptif des compétences et moyens humains mis à disposition pour le bon déroulement de la mission et la justification d une expertise sur le secteur 1 copie extrait Kbis 1 copie registre INSEE Une attestation de l Administration des impôts et de URSSAF prouvant que le candidat a satisfait à ses obligations fiscales et sociales au 31 décembre de l année précédente A produire seulement dans le cas où le marché lui est attribué. Dans le cas où le candidat ne serait pas à jour de ses obligations fiscales et sociales, il ne pourra pas faire l objet d une convention avec la MDEM. - Conditions d envoi et de remise des propositions Les offres doivent parvenir à l adresse courrier suivante : Maison de l emploi de Marseille A l attention de Philippe PEYSSON 38 rue Breteuil Marseille 5

6 ET à l adresse mail suivante : ppeysson@mdemarseille.fr COPIE à : mkhalifa@mdemarseille.fr Les offres devront être adressées à la Maison de l emploi de Marseille dans le délai imparti (le cachet de la Poste faisant foi) sous enveloppe cachetée et portant le nom du candidat et la mention «réponse à l appel à prestataire concernant la communication Web 2013 de la Maison de l emploi - NE PAS OUVRIR». Il est conseillé aux candidats d utiliser la remise directe des offres, sous pli cacheté portant le nom du candidat et la mention «réponse à l appel à prestataire concernant la communication Web 2013 de la Maison de l emploi à l attention de Philippe Peysson - NE PAS OUVRIR», contre récépissé au secrétariat de la Maison de l emploi de Marseille. Les offres doivent être remises avant le lundi 17 juin 2013 à 17 heures. A noter que le dossier de réponse qui sera reçu par la MDEM (proposition et tous les éléments constitutifs -justificatifs de production-) ne pourra être renvoyé au candidat postulant. Ce dossier sera conservé par la MDEM pendant une année et sera ensuite détruit sauf demande préalable du candidat au moment de la transmission de la proposition à la MDEM. LES CRITERES DE SELECTION DES OFFRES L analyse des offres s effectuera selon les critères pondérés et hiérarchisés ci-dessous : 1. Valeur technique de l offre : coefficient de pondération (70 %) Ce critère sera apprécié au regard des éléments fournis dans la proposition, en fonction des sous critères suivants :: - La pertinence de la méthode proposée pour atteindre les résultats demandés et la clarté de la proposition (30 %) - L expérience et les compétences acquises sur des prestations de nature comparable par l équipe proposée pour cette mission (20 %) - Les moyens mis à disposition par le candidat pour cette mission (20 %) 2. Prix de l offre : coefficient de pondération (30 %) Le prix de la prestation proposée ainsi que le détail du prix pour chaque poste/phase/activité. Les offres qui ne répondront que partiellement au présent cahier des charges seront considérées comme irrégulières et ne feront l objet ni d un examen ni d un classement par le jury de sélection. 6

7 Date et heure limites de remise des offres : 17 juin 2013 à 17 heures 7